dokumentacja pracownicza. · 2018-12-31 · planowane zmiany – rozp. dot. dokumentacji...
TRANSCRIPT
Dokumentacja pracownicza.
Anna Kamińska-Pietnoczko
Akty prawne
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych (Dz.Urz. UE L Nr 119, s. 1)
Kodeks pracy – trwają prace nad nowelizacją KP w zakresie danych
osobowych.
Rozporządzenie MPIPS z 8.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia
przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze
stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) – trwają prace nad nowym
rozporządzeniem.
Ustawa z 10.1.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze
skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich
elektronizacją (Dz.U. poz. 357)– wchodzi w życie 1.1.2019 r.
Ustawa o tzw. „elektronizacji”
Zakres zmian:
1. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
2. Elektroniczna forma dokumentacji pracowniczej –
możliwość wprowadzenia.
Okres przechowywania dokumentacji
pracowniczej – nowe zasady od
1.1.2019 r.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w
sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt
osobowych pracownika:
osoby zatrudnione przed 1.1.1999 r. – 50 lat
osoby zatrudnione w okresie od 1.1.1999 r. do 31.12.2018 r.
– możliwe skrócenie z 50 do 10 lat pod warunkiem
przekazania do ZUS raportu informacyjnego
osoby zatrudnione od 1.1.2019 r. – 10 lat
Okres przechowywania dokumentacji
pracowniczej – nowe zasady od
1.1.2019 r.
1. Złożenie przez pracodawcę oświadczenia do ZUS o
ewentualnym zamiarze przekazania raportów
informacyjnych – w dowolnym momencie.
2. Oświadczenie można odwołać do czasu złożenia
pierwszego raportu.
3. 10-letni okres przechowywania liczy się od końca
roku, w którym został złożony obowiązek
informacyjny.
Okres przechowywania dokumentacji
pracowniczej – nowe zasady od
1.1.2019 r.
4. Decyzja o skróceniu okresu przechowywania akt
osobowych dotyczy wszystkich zatrudnionych
(zgodnie z art. 41a ustawy systemowej
niedopuszczalny jest w tym zakresie wybór jedynie
części pracowników lub zleceniobiorców)
5. Od 1.1.2019 r. w przypadku ponownego nawiązania
stosunku pracy z tym samym pracownikiem w
okresie 10 lat liczonych od końca roku
kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiązał
się lub wygasł, pracodawca ma obowiązek
kontynuacji prowadzenia zarchiwizowanej
dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
Okres przechowywania dokumentacji
płacowej zleceniobiorcy (art. 125a
ustawy emerytalnej)
Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty
wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje
ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego,
przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:
• ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku
ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do
ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.;
• został złożony raport informacyjny,
Płatnik składek, który nie przekazał raportu informacyjnego za
ubezpieczonego, z wyjątkiem ubezpieczonego zgłoszonego do
ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r., jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody,
na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru
emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez
ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Skrócony okres przechowywania –
nowe obowiązki pracodawcy wobec
pracownika
Od 1 stycznia 2019 r., w przypadku rozwiązania lub
wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze
świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci
papierowej lub elektronicznej informację o:
okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji
pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego
następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej
nieodebrania we wskazanym okresie.
C&C Chakowski & Ciszek
Zniszczenie dokumentacji
Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w
sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w
terminie do 12 miesięcy po upływie okresu
przeznaczonego na odbiór dokumentacji
pracowniczej.
Wtedy też można wydać dokumentację
pracownikowi
Dokumentacja pracownicza – postać i
przechowywanie
Art. 94 KP
Pracodawca jest obowiązany w szczególności:
...
9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub
elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem
pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja
pracownicza);
9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób
gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności
oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ
rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują
dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
Planowane zmiany – rozporządzenie
dot. dokumentacji pracowniczej.
Zasady ogólne
Dokumentacja pracownicza:
1. Akta osobowe
2. Dokumentacja dotycząca spraw związanych ze
stosunkiem pracy
Akta osobowe papierowe będą się dzielić na cztery
części:
A (ubieganie się o zatrudnienie),
B (nawiązanie i przebieg stosunku pracy),
C (ustanie zatrudnienia),
D (kary porządkowe).
Planowane zmiany – rozp. dot.
dokumentacji pracowniczej.
Zasady ogólne
Nie będzie wzorów kwestionariuszy w treści rozporządzenia -
wzory o charakterze pomocniczym będą dostępne na stronie
MRIPPS.
Analogiczny zakres danych jak w Kodeksie pracy lub innych
przepisach (odesłanie w uzasadnieniu do rozp. do Kodeksu pracy
lub innych przepisów).
Część A akt osobowy dot. osoby ubiegającej się o zatrudnienie – charakter zamknięty. Tak samo Część D dot. kar porządkowych.
Części B i C – charakter otwarty. Można będzie do nich wpinać
inne dokumenty niż wymienione w projekcie rozporządzenia, ale w ramach przeznaczenia obu części – nawiązanie i przebieg
stosunku pracy oraz ustanie stosunku pracy
Planowane zmiany – rozp. dot.
dokumentacji pracowniczej.
Zasady ogólne
Projektowane rozporządzenie, od dnia jego wejścia w życie,
będzie miało zastosowanie do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowozatrudnionych pracowników.
Dostosowanie do nowych zasad dokumentacji pracowniczej w
stosunku do osób, które w dniu wejścia w życie rozporządzenia
pozostają w zatrudnieniu będzie dobrowolne (decyzja
pracodawcy). W przypadku niedostosowania, nowe zasady będą
dotyczyły dokumentów dołączonych do dokumentacji od 1.1.2019
r.
Nie będzie jednak dotyczyło ewidencji czasu pracy. W tym przypadku do karty ewidencji czasu pracy prowadzonej dla
danego pracownika w dniu 1.1.2019 r. pracodawca zastosuje
przepisy dotychczasowe, natomiast do kolejnych ewidencji czasu pracy prowadzonych dla tego pracownika będzie już stosował
nowe rozporządzenie.
Planowane zmiany – rozp. dot.
dokumentacji pracowniczej.
Zasady ogólne
W stosunku do pracowników, których stosunek pracy ustał
przed 1.1.2019 r. do prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze
stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
będzie się stosować przepisy nowego rozporządzenia
jedynie w zakresie warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji.
Do ww. osób wyłączone jest zatem stosowanie § 2 - § 6
nowego rozporządzenia - w tym zakresie trzeba będzie
stosować przepisy dotychczasowe.
Planowane zmiany – rozp. dot.
dokumentacji pracowniczej.
Zasady ogólne
W szczególności w stosunku do byłych pracowników
pracodawcy będą mieli 12 miesięcy od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia, na dostosowanie do wymogów
określonych w § 8 nowego rozporządzenia:
„Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające
dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub
utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności
przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym
przechowywana jest dokumentacja pracownicza odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie pomieszczenia przed
ostępem osób nieupoważnionych”.
Planowane zmiany – rozp. dot.
dokumentacji pracowniczej.
Zasady ogólne
Pracodawca będzie zakładał i prowadził dokumentację
odrębnie dla każdego pracownika.
Projekt rozporządzenia będzie dotyczył wszystkich osób
zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, a także,
zgodnie z art. 5 KP, w zakresie nieuregulowanym
przepisami szczególnymi, do dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych na innej podstawie prawnej
niż umowa o pracę.
Projekt rozporządzenia nie będzie dotyczył wykonawców
cywilnych i samozatrudnionych.
Od 1.1.2019 r. akta osobowe pracodawca będzie mógł
prowadzić dokumentację w postaci papierowej lub
elektronicznej. Obie postaci będą równorzędne pod
względem prawnym.
Planowane zmiany – rozporządzenie
dot. dokumentacji pracowniczej
Dane osobowe, których pracodawca będzie żądał od podmiotu
danych będą wynikać tylko z Kodeksu pracy lub z innych przepisów.
W przypadku zatrudnienia danej w aktach osobowych pracodawca
będzie gromadził kopie lub odpisy dokumentów składanych przez
kandydata lub pracownika - odpowiednio do części A lub B.
Oryginałów może żądać tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich
odpisów albo kopii.
Kopie dokumentów pracodawca (lub osoba upoważniona przez
pracodawcę) będzie dodatkowo poświadczał za zgodność z
przedłożonym dokumentem.
W oryginałach przechowuje się tylko dokumenty sporządzane przez
pracodawcę, np. umowa o pracę czy umowa o zakazie konkurencji po
ustaniu zatrudnienia.
Nawet jeżeli pracodawca opłaci udział pracownika w kursie, szkoleniu
czy studiach podyplomowych, nie może mu zabrać oryginału
zaświadczenia uczestnictwa, certyfikatu czy dyplomu, jeżeli dokumenty
te zostały imiennie wystawione na pracownika (stanowisko MPiPS).
Planowane zmiany – rozporządzenie
dot. dokumentacji pracowniczej.
Część A, B i C pracodawca będzie mógł podzielić na
„podzbiory” tak, by przechowywać w niej dokumenty i oświadczenia powiązane tematycznie, np.:
A1 – dokumenty złożone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
A2 – skierowania na badania i orzeczenia lekarskie
B1 – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy,
B2 – skierowania i orzeczenia lekarskie,
B3 – potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z wymaganymi
dokumentami
C1 – oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy itp.
Zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosuje się
wówczas oddzielnie do każdego podzbioru.
Planowane zmiany – rozporządzenie
dot. dokumentacji pracowniczej
W części D pracodawca gromadzi dokumenty związane z
ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które
przewidują zatarcie kary po określonym czasie (stały monitoring
pracodawcy w tym zakresie).
Część D pracodawca musi podzielić na „podzbiory”, obejmujące
dokumenty jednej kary porządkowej, np.
D1 – kara nałożona na pracownika najwcześniej,
D2 – druga kara nałożona na pracownika itd.
Zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosujemy wówczas
oddzielnie do każdego takiego podzbioru. W chwili zatarcia kary
pracodawca będzie musiał usunąć cały podzbiór jej dotyczący i
zmienić numerację wszystkich podzbiorów (nadaje się następujące po
sobie numery) oraz wymienić lub skorygować spisy treści.
Planowane zmiany – rozp. dot.
dokumentacji pracowniczej. Część A
W odniesieniu do osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca
może przetwarzać, czyli gromadzić w aktach osobowych
oświadczenia lub dokumenty:
na podstawie przepisu prawa (żądanie):
• danych osobowe, o których mówi Kodeks pracy w odniesieniu do
kandydata na pracownika (imiona i nazwisko, data urodzenia, wskazane
przez kandydata dane kontaktowe oraz dane niezbędne do wykonywania
pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku: wykształcenia,
kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia),
Uwaga! Zrezygnowano z ograniczenia, że pracodawca może wymagać od kandydata od pracy świadectw pracy potwierdzających okresy zatrudnienia przypadające w roku
kalendarzowym, w którym kandydat ubiega się o zatrudnienie.
• dane osobowe, których uzyskanie wynika z obowiązku prawnego
nałożonego na pracodawcę w innych przepisach
Np.: Od kandydata na pracownika samorządowego na stanowisko urzędnicze wolno żądać informacji w zakresie skazania prawomocnym wyroku sądu za przestępstwo
umyślne ścigane z oskarżenia publicznego albo umyślne przestępstwo skarbowe (art. 6).
Planowane zmiany – rozp. dot.
dokumentacji pracowniczej. Część A
dane osobowe na podstawie zgody kandydata
• nie dotyczy danych o wyrokach skazujących i naruszeń prawa
• co do zasady z inicjatywą może wyjść zarówno kandydat, jak i
pracodawca, przy czym nie dotyczy to danych wrażliwych –
wtedy inicjatywa musi być wyłącznie po stronie kandydata.
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie
• dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia (art. 229 § 1[1] i §
1[2] KP).
Planowane zmiany – rozp. dot.
dokumentacji pracowniczej. Część B
W części B akt osobowych pracodawca gromadzi oświadczenia lub
dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu
zatrudnienia, w tym np.:
dane osobowe, jakie pracownik musi podać na żądanie pracodawcy
na podstawie Kodeksu pracy lub innego przepisu prawa czyli niezbędne
do wykonania obowiązku pracodawcy;
dane osobowe zwykłe (za wyjątkiem dotyczących wyroków
skazujących i naruszeń), jakie pracownik podaje dobrowolnie za swoją
zgodą wyrażoną zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i własnej;
wrażliwe dane osobowe, jakie pracownik podaje dobrowolnie za swoją
zgodą wyrażoną wyłącznie z własnej inicjatywy;
umowa o pracę, a jeżeli nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie
ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,
zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo
w taki sposób określił zadania pracownika wynikające z umowy o
pracę,
Planowane zmiany – rozp. dot.
dokumentacji pracowniczej. Część B
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w szczególnych
warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu
ustawy o emeryturach pomostowych,
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:
• treścią regulaminu pracy,
• z przepisami i zasadami BHP,
• z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych
przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska
lub pełnionej funkcji,
potwierdzenie poinformowania pracownika:
• o warunkach zatrudnienia i o zmianie tych warunków,
• o dodatkowych warunkach zatrudnienia i o zmianie tych
warunków,
• o celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu,
• o ryzyku zawodowym oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
Planowane zmiany – rozp. dot.
dokumentacji pracowniczej. Część B
potwierdzenie otrzymania przez przedstawiciela ustawowego
pracownika młodocianego informacji o ryzyku zawodowym i
zasadach ochrony przed zagrożeniami,
zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP,
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków
umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
dokumenty dotyczące: powierzenia pracownikowi mienia z
obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się oraz przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie
powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się,
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji
zawodowych albo zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na innych zasadach niż dotyczące podnoszenia
kwalifikacji zawodowych,
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub
wyróżnienia,
Planowane zmiany – rozp. dot.
dokumentacji pracowniczej. Część B
dokumenty związane z ubieganiem się i z korzystaniem przez
pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu
macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu
wychowawczego,
dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu
rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy
udzielającego tego urlopu,
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy dla
pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia
od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 KP),
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem
dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień
określonych w przepisach wymienionych w art. 189[1] KP,
Planowane zmiany – rozp. dot.
dokumentacji pracowniczej. Część B
dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z
urlopu bezpłatnego,
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie
dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań
lekarskich,
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
Planowane zmiany – rozp. dot.
dokumentacji pracowniczej. Część B
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego
inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do
właściwego inspektora pracy,
dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z
reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku
pracy wymagających takiego współdziałania,
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie
telepracy.
Planowane zmiany – rozp. dot. dokumentacji
pracowniczej. Część C
W części C akt osobowych pracodawca będzie
gromadził dokumenty dotyczące rozwiązania lub
wygaśnięcia stosunku pracy, w tym:
oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia
świadectwa pracy,
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi
ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 KP),
kopię wydanego świadectwa pracy,
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem
wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym
postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 KPC),
Planowane zmiany – rozp. dot.
dokumentacji pracowniczej. Część C
umowę o zakazie konkurencji obowiązującą po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi
badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w
warunkach narażenia na działanie substancji i czynników
rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2
KP) – „po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana
osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami”.
Planowane zmiany w rozporządzeniu - dokumentacja w sprawach zwianych ze
stosunkiem pracy
Pracodawca będzie zakładał i prowadził odrębnie dla każdego
pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
obejmującą (katalog zamknięty):
1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których
wchodzą:
2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu
wypoczynkowego;
3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę
wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 KP);
4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu
pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i
konserwację (art. 237[6] i 237[7] KP)
C&C Chakowski & Ciszek
Zabezpieczenie dokumentacji
Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki
zabezpieczające dokumentację pracowniczą przed
zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem
osób nieupoważnionych.
Szacowanie ryzyka
Z operacją przetwarzania danych wiąże się ryzyko
naruszenia praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Może dojść do przypadkowego lub niezgodnego
z prawem: zniszczenia,
utraty,
modyfikacji,
nieuprawnionego dostępu,
nieuprawnionego ujawnienia - danych.
Uwaga! Przepisy RODO nakładają na administratora
obowiązek oszacowania ryzyka a następnie opracowania
planu postępowania z tym ryzykiem, czyli wprowadzenia
odpowiednich środków zabezpieczających dane.
C&C Chakowski & Ciszek
Zasady prowadzenia i przechowywania
dokumentacji elektronicznej
Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest
prowadzona i przechowywana w warunkach
zapewniających:
• zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem lub utratą
• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą
na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z
wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i
udokumentowanych procedur;
• stały dostęp do dokumentacji tylko dla osób
upoważnionych
• identyfikację osoby dokonującej wpisu i dokumentowanie
dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i
metadanych
C&C Chakowski & Ciszek
Kiedy dokumentacja elektroniczna będzie
uznana za zabezpieczoną?
jest zapewniona jej dostępność wyłącznie dla osób upoważnionych
jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym
zniszczeniem
są zastosowane metody i środki ochrony dokumentacji, których
skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana
Uwaga! Powyższe warunki muszą być spełnione razem i w sposób
ciągły
C&C Chakowski & Ciszek
Zmiana postaci prowadzenia dokumentacji –
przejście na formę elektroniczną i odwrotnie
Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w
postaci elektronicznej lub papierowej. Art. 948 § 2 KP:
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej
z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie
odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie
go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną
pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby,
potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z
dokumentem papierowym.
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na
papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie
go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej,
potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym
C&C Chakowski & Ciszek
Zmiana postaci prowadzenia dokumentacji –
obowiązek informowania pracowników
Pracodawca informuje pracowników (zbiorowo) w
sposób przyjęty u danego pracodawcy o:
• zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji
pracowniczej.
• możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji
pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji
(dotyczy to również byłych pracowników).
W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci
dokumentacji pracowniczej pracodawca może zniszczyć
poprzednią postać takiej dokumentacji.
C&C Chakowski & Ciszek
Doręczanie informacji o
możliwości odbioru dokumentacji
pracowniczej – § 15 rozporządzenia
Pracodawca doręcza, za pokwitowaniem pracownikowi
(indywidualnie) albo byłemu pracownikowi, informację o
możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej (dwa przypadki):
• art. 94[6] KP - rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy
• art. 94[9] KP - zmiana postaci dokumentacji pracowniczej
Pracodawca dokonuje tego doręczenia osobiście albo za
pośrednictwem:
• operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada
2012 r. - Prawo pocztowe (fikcja doręczenia)
• osoby upoważnionej przez pracodawcę;
• środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania
potwierdzenia doręczenia.
Odbiór dokumentacji pracowniczej następuje osobiście i za
pokwitowaniem.
C&C Chakowski & Ciszek
Prawo do kopi dokumentacji
Pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi
(również byłemu) kopię całości lub części posiadanej
dokumentacji na jego wniosek, nie później niż w
terminie 30 dni od daty otrzymania. Wniosek dołącza
się do części B lub C akt osobowych pracownika.
Jest to niezależne prawo od prawa dostępu do
danych wynikającego z RODO.
C&C Chakowski & Ciszek
Kary
Kto nie przechowuje dokumentacji pracowniczej
przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, art. 945 §
2 i art. 946 pkt 2 KP albo przez dłuższy okres,
jeżeli wynika on z odrębnych przepisów lub;
pozostawia dokumentację w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników
w warunkach grożących uszkodzeniem lub
zniszczeniem
podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Przepisy o ochronie danych osobowych również
przewidują kary.