dokumentenmanagement mit alfresco

www.it-novum.com© it-novum GmbH

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Enterprise Content Management

als zentrale Informationsverwaltung in einer klassischen Unternehmens-

Umgebung



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Agenda

Kurzvorstellung it-novumOpenSource DiamantHerausforderung ECMLösungsbeispiele mit Alfresco & Ko

PortalWCMDMSArchiv

Zusammenfassung

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it-novum: Ihr Partner für Open Minded Business Lösungen

>55 Mitarbeiter, ø 16% Wachstum pro Jahr>50% externe Kunden, Kunden aus Mittelstand und GroßkonzernenNiederlassungen in D-A-CH*Datacenter der KAP-Konzerngruppe (SAP CCC - CustomerCompetenceCenter, SAP BusinessPartner, Nagios Enterprise Partner)Synergieeffekte & Innovationen durch Konzernzugehörigkeit

Projektmanagement und Beratung

Einführung und Schulung

Integration und Schnittstellen

Support undSubscription

Hosting und Managed Services

Konzeption und Architektur

„Best-Source“

Abdeckung der kompletten Wertschöpfungskette

* D seit 1960, seit 2000 als it-novum GmbH , AT seit 2008, CH in 2009 geplant



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Dat

enin

tegr

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d -t

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fer

Frontend & PortaleOffice-Anwendungen, Browser, mobile Geräte

InfrastrukturBetriebssystem, Virtualisierung, Storage, Datenbanken, Backup, Mail…

CRM ECM ERP ITSM Kunden spez.

Workflow & Prozessengine

Dashboards, Kennzahlen, Reporting und Analyse

it-novum Lösungsportfolio



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Open Source Diamant: Mehr Wertbeitrag für IT-Projekte

AbhängigkeitVom Hersteller/LieferantVon Releasezyklen

SicherheitSicherheitslücken im CodeStabilität des „Intellectual Assets“

FlexibilitätIndividuelle AnforderungenSchnittstellen / Integration

KostenLizenzen, WartungImplemetierung, Support

InnovationProzessunterstützung„Kooperative Individualentwicklungen“

abhängigkeit

Open SourceClosed Source



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Herausforderung ECM„The technologies used to capture, manage, store, deliver and preserve

information to support business processes“ – AIIM 2003

alle Dokumente und Informationenim Kontextfrei von Typ, Quelle und Nutzungjederzeitüberall

ein revisionssicheres Archiv, d.h. leistungsfähiges ECM als Werkzeug füreffiziente Geschäftsprozesse



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Ziel: Informationsverfügbarkeit

Alfresco

Office-Applikationen

E-MailExchange, Lotus Notes, etc.

DatenbankenReports

Unternehmens-Applikationen

TIFF/PDF

TIFF/PDForiginär

TIFF/PDForiginär

TIFF/PDF

API

MAPI/API

ODBC

API

TIFF/Spooldaten

TeamworkOrdnerStrukturenVorlagenInhalte

ScannerMFGFaxDruckerTIFF/PDF



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Informationsaustausch am Beispiel E-Mail

Ein geschäftsrelevanter E-Mail ProzessWiederfindbarkeitNachvollziehbarkeit Vermeidung Redundanzen



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Anwend. BProzess B

Anwend. CProzess C

Prozess übergreifender Informationsaustausch

Anwend. AProzess A

Anwend. DProzess D



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Informations- und Versionsmanagement

Anwend. BProzess B

Anwend. CProzess C

Anwend. AProzess A

Anwend. DProzess D



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Papier ECM/DMS ECM/DMS

BearbeitungZugriff und AblageVerteilung/Durchlauf

Einsparpotentiale

Quelle: Andersen Consulting, ITN

(eigene Erfahrung)



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Die Open Source Alternative für ECM: AlfrescoUnser Ziel ist es, mit Alfresco ein Open Source Enterprise Content Managementanzubieten, das kommerzielle Produkte wie Documentum oder Microsoft®SharePoint® in Funktionsumfang und Nutzen übertrifft



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Architektur Alfresco

Alfresco Share

Alfresco Surf

AlfrescoDocument

Management

AlfrescoWeb ContentManagement

JavaServerFaces (JSF)

REST & WebServices API CMIS MS Office

SharePoint ProtocolCIFS, WebDAV,

FTP & NFS JAVA

Alfresco Repository

Components

Pages Templates

Sites People CollaborationComponents YUI



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Beispiele: DMS und CIFS IntegrationDas Alfresco-Repository entspricht einem freigegebenen Laufwerk. Sie könnenalso einfach dieselben Anwendungen wie bisher weiterbenutzenz.B. Microsoft Office, Open Office, Dreamweaver oder AutoCAD



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Dateisystem in AlfrescoAlfresco verwandelt das einfache, freigegebene Laufwerk in ein virtuelles Datei-system, in dem Sie mithilfe einfacher Assistenten die von Ihnen benötigtenContent-Anwendungen erstellen können



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Integration in MS OfficeAlfresco lässt sich in Microsoft Office und Open Office integrieren. Sie könnenfolglich wie gewohnt in Ihrer Office-Umgebung weiterarbeiten, ohne sich in einneues Programm einarbeiten zu müssen



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So sieht es aus: Alfresco Portal



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Alfresco Simple Workflow



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Alfresco Advanced Workflow



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SAP Archiv Link – Architektur allgemein

SAPGUI ECMClient

Index Download

ECMServer

SAP Kommunikationsschnittstelle ECM

ECM Archiv

Link

BAPI

FB

Tabellen

SAPServer

Hard Coded (ABAP)

HTTP„KGS“Content

ServerModule

FI, SD, PP, MM, HR,..

DOC id

Indexwert

Workitemmit Index

„KGS“ Activator

API

IndexdownloadHTTP

RFC

Indexupload



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SAP Archiv Link – Architektur ITN

SAPGUI ECMClient

ITN Connector

ECMServer

SAP Kommunikationsschnittstelle ECM

BAPI

FB

Tabellen

SAPServer

HTTP HTTP

ITN Content Server

ModuleFI, SD, PP, MM, HR,..

DOC id

Indexwert

createcreate

view view

RFC RFC

API API

Indexdownload

ECM Funktionalitäten

Indexupload



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Alfresco und revisionssichere ArchivierungFür die revisionssicher Archivierung müssen Hardware, als auch Software sowiedas Verfahren GDPdU konform funktionieren.Alfresco wird beim Abspeichern der zu archivierenden Datei das Flag„schreibgeschützt“ zusammen mit dem Flag “Letzer Zugriff“ (Haltedatum)setzen, um die Retention Times auf der Storage (NetApp) zu erzwingen



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Anwendungsszenario 1: Versionierung, Ver-teilung und Automatisierung von Dokumenten

V1 ……. Vn

Freigabe-prozesse

Ablage-prozesse

Publish-prozesse

L1 ... R1...

RechnungenLieferscheinePacklisten

BeschreibungenQS-Dokumente

AutorisierterZugriff per WEB



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Anwendungsszenario 2: Alfresco-Plattform im Druckfreigabeprozess

Online-Auftragstasche

mit Kommentar-

funktion

Kommentar-protokollierung

Datei-versionierung

automatisierteDarstellung

frei konfigurierbarerFreigabeprozessKunde

ApogeePrepress

Server

PowerSwitch

PitStopServer

DruckDialogProduktion JDF

vert

ikal

e Pr

ozes

se(k

aufm

änni

sche

Pro

zess

e)

Horizontale Prozesse(produktionsorientierte Prozesse)



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Anforderung Kommerzielle SW Alfresco

Lizenzkosten

Betriebskosten – Subscription & Support (Abhängig von Projekt)

Input-Management (Capturing, Indizierung, Delivery)

Output-Management (Ausgeben (senden, drucken, faxen) , COLD, PDF)

Integration eBusinessportale

Herstellerunabhängig

Eigenentwicklung von Plugins möglich (kundenspezifische Anwendungen)

Kurze Projektlaufzeiten

Dokument-, Web- und Collaboration Management (Web 2.0)

Workflow (Simple-, Advanced Workflow)

Eigenständige Erweiterung des Quellcodes

Geringer Schulungsaufwand

Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren)

Anwenderfreundlich

Mehrwerte Alfresco vs. kommerziellen Lösungen

Standard bzw. einfachnicht möglich bzw. hoch Optional bzw. aufwendig



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Positionierung Alfresco

alsmächtiges Framework offen modern (Architektur)flexibelanpassbarpreisgünstig

CommunityEnterprise

eben ein wirklicher Enterprise Content Manager



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Unsere Mehrwerte

alsBest Source - Best Practice Anbieter

Closed Source erfahren - Mircosoft Gold PartnerOpen Source minded - Alfresco Partner

hohes SAP Know How - SAP CustomerCompetence Centerhohe Projekterfahrung

interner Dienstleistermehr als 400 Kunden

ECM Erfahrung in vielen DMS und SAP ProjektenIntegration

eben der ideale ECM Partner



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Vielen dank!

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