dokumenthanteringsplan barnomsorg och utbildningsociala medier ... inom barnomsorg och utbildning...

Dokumenthanteringsplan för

barnomsorg och utbildning

Fastställd 2015-03-27, dnr HN 2015/31

Dokumentkategori: Styrdokument

Dokumenttyp: Regel

TROSA KOMMUN 2015-03-27 Barnomsorg och utbildning

1

Innehållsförteckning

Dokumenthanteringsplan för barnomsorg och utbildning ................................... 2

Gallring ............................................................................................................ 2 Leverans till arkivet ........................................................................................... 2 Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling ...................... 2 Gallringsråd ...................................................................................................... 2

Handlingar som är av tillfällig betydelse............................................................. 3

Administration .................................................................................................... 5

Remisser och enkäter ........................................................................................ 6 Arkiv och diarier ................................................................................................ 7 Personaladministration ....................................................................................... 7 Budget och ekonomisk uppföljning ....................................................................... 7 Sociala medier .................................................................................................. 8

Styrning och ledning ........................................................................................... 9

Ekonomi .......................................................................................................... 9

Förskoleverksamhet ......................................................................................... 12

Grundskola ....................................................................................................... 14

Övergripande planering .................................................................................... 14 Elevregistrering ............................................................................................... 15 Studieorganisation .......................................................................................... 16 Undervisningsplanering .................................................................................... 17 Elevutveckling och lärande ............................................................................... 18

Särskola ........................................................................................................... 21

Intagning ......................................................................................................... 23

Elevhälsa .......................................................................................................... 24

Övriga skolrelaterade verksamheter ................................................................ 25

Skolskjutsar ................................................................................................... 25 Skolbibliotek ................................................................................................... 26 Skolkök ......................................................................................................... 26


2

Dokumenthanteringsplan för barnomsorg och utbildning Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras.

För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun.

Arkivansvarig ansvarar för att verksamheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Inom barnomsorg och utbildning är det enhetscheferna som är arkivansvariga.

Arkivredogörare utses av enhetscheferna. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet.

Gallring

Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför

förlust av betydelsebärande data,

förlust av möjliga sammanställningar,

förlust av sökmöjligheter, eller

förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.

När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2014, kan alltså gallras tidigast i januari 2025.

Vid gallring ska ett gallringsprotokoll fyllas i. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för instruktioner.

Leverans till arkivet

Leverans till kommunarkivet bör ske efter tio år eller när arkivansvarig gör bedömningen att leverans bör ske tidigare. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet.

Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling

Handlingar som uppkommer inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling redovisas i egna dokumenthanteringsplaner.

Gallringsråd

Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra.


3

Handlingar som är av tillfällig betydelse

A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse

Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet.

Exempel på ovanstående handlingar:

1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll.

2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär.

3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse.

4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd.

5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet.

6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift.

7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post.

8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras.

9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion.

B. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar

Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet.

Exempel på ovanstående handlingar:

1. Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper.


4

2. Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad form, till exempel fax, om en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit senare. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet avslutas, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt.

3. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar.


5

Administration

Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras

Anmärkning

Protokoll från humanistiska nämnden

Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt

Bevaras Använd Arkiv 100 papper

Protokoll binds in i böcker löpande

Protokollsutdrag Diarieförs i Diabas tillsammans med ärendet

Bevaras Kopieras på Arkiv 80 papper

Diarieförs tillsammans med ärendet

Delegeringsbeslut Förvaras tillsammans med ärendet

Bevaras

Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden

K:\Nämnder…

Bevaras på resp. nämnd och årsvis

Bevaras

Tjänsteskrivelser till nämnd Diarieförs i Diabas Bevaras

Organisationsutredningar Diarieförs i Diabas Bevaras

Arbetsordning, reglementen Diarieförs i Diabas Bevaras

Kvalitetsdokumentsbeskrivning/ miljöledningssystem, process- och organisationsbeskrivningar

Bevaras

MBL-protokoll/ Samverkansprotokoll

Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt

Bevaras

Protokoll/mötesanteckningar från ledningsgrupp, avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten och liknande som innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten

Bevaras

Diarieförda handlingar Bevaras Undantag: om man diariefört handlingar av tillfällig eller ringa karaktär kan dessa gallras efter särskilt beslut

Korrespondens av tillfällig betydelse

Gallras efter 2 år

Avtal, överenskommelser och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär

Diarieförs i Diabas Bevaras Kopia på avtal som gäller inköp ska till Avtalskalendern


6


Anmärkning

Avtal och kontrakt av kortvarig karaktär

Gallras två år efter upphörd giltighet

T.ex. avtal med konsulter, kontrakt och leasingavtal

Kopia på avtal som gäller inköp ska till Avtalskalendern

Handlingar, slutrapport, protokoll etc. från utredningar och projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten

Diarieförs i Diabas Bevaras

Statistik, verksamhetsspecifik egenproducerad


Informationsskrifter och broschyrer som framställs inom den egna verksamheten

Arkivkartong Bevaras

Pressklipp som har direkt anknytning till verksamheten

Bevaras

Beskrivningar av IT-system (ADB-register)

Bevaras

Erinringar mot förslag till föreläggande

Gallras efter 10 år

Inventarieförteckningar Bevaras

Ansökningar om externa medel Diarieförs i Diabas Bevaras

Remisser och enkäter


Anmärkning

Remisser, egna upprättade med sammanställning


Remisser, svar på inkommande Diarieförs i Diabas Bevaras

Enkäter, egenproducerade av långsiktig betydelse

Bevaras Även svar på inkommande

Enkäter av tillfällig betydelse Gallras vid inaktualitet

Inkommande och egenproducerade

Enkätsvar, inkomna Gallras Om sammanställning finns


7

Arkiv och diarier


Anmärkning

Arkivredovisningar, arkivbeskrivningar och arkivförteckningar


Dokumenthanteringsplan Diarieförs i diabas Bevaras

Diarier och övriga register som ger sökingångar till handlingar

Bevaras

Diarieplan Diarieförs i Diabas Bevaras

Personaladministration


Anmärkning

Kompetensutvecklingsplaner Gallras när anställning upphört

Utvecklingsplaner, individuella Gallras när anställning upphört

Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser

Gallras när anställning upphört

Utvecklingssamtal, övriga anteckningar

Gallras vid inaktualitet

Personalscheman eller motsvarande som redovisar personaltäthet, öppettider m.m.

Bevaras

Utdrag ur polisens belastningsregister

Gallras efter 1 år

Under förutsättning att dokumentation finns som visar att arbetsgivaren tagit del av registerutdraget

Övriga personalärenden Se separat dokumenthanteringsplan för personaladministration

Budget och ekonomisk uppföljning


Anmärkning

Budgetförslag Diarieförs i Diabas Bevaras Underlag gallras vid inaktualitet

Budget och flerårsplan Diarieförs i Diabas Bevaras


8


Anmärkning

Internbudget Diarieförs i Diabas Bevaras

Ekonomisk uppföljning med helårsprognos, t.ex. kvartalsrapport


Bokslut och verksamhetsberättelse


Övriga ekonomiärenden Se sidan 9 samt separat dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration

Sociala medier


Anmärkning

Olämpliga inlägg på sociala medier

Bevaras Inläggen raderas men skrivs ut på papper för att fungera som underlag för en eventuell polisanmälan

Inlägg på sociala medier Gallras vid inaktualitet

Utdrag från sociala medier Gallras vid inaktualitet


9

Styrning och ledning Handling Förvaring och sortering Bevaras/

Gallras Anmärkning

Beslut om upptagningsområden Diarieförs i Diabas Bevaras

Likabehandlingsplaner, årliga planer för att förebygga och förhindra diskriminering och kränkningar samt utredningar och uppgifter om vidtagna åtgärder


Avtal och handlingar rörande entreprenader respektive uppdragsutbildning.


Handlingar rörande kommunens tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg.


Kvalitetsredovisning, årligen upprättad. Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts. Gäller samtliga skolformer


Överklaganden, beslut och handlingar


Statistik till andra myndigheter Gallras vid inaktualitet

Beställda återkommande från SCB, skolverket m fl

Ekonomi


Anmärkning

Bidragsansökningar till Skolverket


Beslut från Skolverket gällande bidragsansökningar


Yttranden från elevers hemkommuner kring vårdnadshavares/elevs önskemål om utbildningsplats i annan kommun samt beslut att ta emot elev från annan kommun. Förteckningar eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner

Bevaras


10


Anmärkning

Förteckningar eller register över elever som går i skolan i en annan kommun. Uppgift om skolkommun bör finnas i registret eftersom uppgifter rörande eleven kan behöva sökas även efter mycket lång tid

Bevaras

Överenskommelser om interkommunal ersättning

Bevaras

Förteckningar över fördelning av premier och stipendier


Redovisningshandlingar, villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder

Bevaras

Årsredovisning rörande utbetalning av fondmedel om uppgifterna inte finns bevarade i den kommungemensamma redovisningen

Bevaras

Uppgifter om bidragskriterier Bevaras

Handlingar rörande bidrag till enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnomsorg

Bevaras

Handlingar rörande bidrag till fristående skolor m.m.

Bevaras

Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg

Gallras efter 3 år

Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett

Fakturor rörande interkommunal ersättning, skolskjuts m.m.


Verifikationer, övrig räkenskapsinformation


Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning

Gallras efter 2 år

Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts

Handlingar rörande fördelning och redovisning av premier och stipendier

Gallras efter 3 år

Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljas

Handlingar rörande nedsättning av avgifter

Gallras efter 3 år


11


Anmärkning

Inkomstuppgifter Gallras efter 3 år

Underlag för avgifter inom förskola och skolbarnomsorg

Rapporter till CSN kring behöriga elever/deltagare

Gallras efter 3 år

Behöriga elever: studietid, frånvaro, resultat

Redovisningshandlingar rörande undervisning


Underlag för kontroll till löneutbetalningar och statsbidragsansökningar lämnade av lärare med uppgifter om undervisningstimmar och genomgångna kursmoment

Rekvisitioner från bidragsansökningar



12

Förskoleverksamhet Handling Förvaring och sortering Bevaras/

Gallras Anmärkning

Ansökan och beslut om reducerad avgift.

Bevaras

Ansökan/utredningar och beslut om att få bedriva verksamhet inom pedagogisk omsorg.


Förteckningar över barn i respektive förskola, pedagogisk omsorg, etc.

Bevaras

Förteckningar över förskolor m.fl.

Bevaras Kan ingå i verksamhets-/årsberättelserna

Handlingar och beslut i förtursärenden etc.

Bevaras

Köstatistik, beläggningsstatistik. Bevaras Kan ingå i verksamhets-/årsberättelserna

Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom förskolan eller annan avgränsning, t.ex. skola-fritid, skola-näringsliv

Bevaras

Protokoll, verksamhetsmöten med bilagor eller motsvarande

Bevaras

Dagböcker och planeringskalendrar

Bevaras Bör bevaras i de fall de har förts löpande och i sådan form att de dokumenterar verksamheten

Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet

Bevaras

Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten

Bevaras

Handlingar och beslut rörande avstängningar från förskoleverksamhet.

Bevaras

Handlingar och beslut rörande barn med särskilda behov.

Individuell elevvårdsakt Bevaras Se även avsnittet Elevhälsa

Handlingar rörande skador och/eller tillbud



13


Anmärkning

Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan

Bevaras

Arbetsplaner, lokala Bevaras

Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial

Bevaras Utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingarna till protokollen. De ger en god bild av skolenheternas resurser och skolmiljön, och bör bevaras centralt

Verksamhetsberättelser, årsberättelser från de olika omsorgsformerna

Bevaras

Ansökningar om plats eller ändring av plats inom förskola/pedagogisk omsorg


Placeringsmeddelanden Gallras vid inaktualitet

När svar inkommit

Svar på placeringsmeddelanden Gallras vid inaktualitet

När barnet registrerats

Kölistor Gallras vid inaktualitet

Köstatistik bör bevaras

Närvarolistor Gallras efter 3 år

Uppgifter om vistelsetid Gallras efter 3 år

Planerad vistelse

Uppsägning av plats inom förskola/pedagogisk omsorg

Gallras efter 2 år


14

Grundskola

Övergripande planering


Anmärkning

Protokoll, elevrådsmöten Bevaras

Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan eller annan avgränsning, t.ex. skola-fritid, skola-näringsliv

Bevaras

Protokoll, lokala styrelser, skolråd/föräldrarråd/klassråd

Bevaras

Protokoll, skolkonferenser Bevaras

Organisationsplaner Bevaras

Arbetsplan, arbetsmiljöplan, jämställdhetsplan, hälsoplan, lokalt utarbetade

Bevaras

Skolplaner Bevaras

Statistik, egen upprättad enhetsspecifik

Bevaras

Förteckning över fördelning av premier och stipendier

Bevaras


Bevaras



Läromedel, egenproducerat. Bevaras I den mån kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras


15


Anmärkning

Kvalitetsredovisningar Bevaras Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts (skollagen SFS 2010:800)


Bevaras

Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor m fl


Statistik till andra myndigheter (t.ex. SCB, Skolverket)


Statistiken sammanställs ur verksamhetssystemet, varför varje enskild rapport kan återupprepas

Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse


Elevregistrering


Anmärkning

Elevhistorik (”elevkort”). Uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc.) vid ett elektroniskt bevarande bör säkerställas att dessa uppgifter kan sammanställas ur uttaget

Sorteras på år och personnummerordning

Bevaras

Klasslistor/gruppförteckningar. Slutgiltig med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress.

Sorteras på läsår Bevaras

Skol- (elev-) kataloger, t.ex. fotokataloger eller motsvarande


Handlingar rörande val av skola Gallras efter 1 år

Skolvalsblanketter

Anhörighetsblanketter Gallras vid inaktualitet


16


Anmärkning

Ansökan om att få gå om årskurs eller uppflyttning till högre årskurs


Underlag för registrering Gallras vid inaktualitet

Meddelanden om skol- eller klassbyten, in- och avflyttning, frånvaro m.m.

Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet, blankett


Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som person bär skydd runt personuppgift

Handlingar rörande samtycken enligt PuL


För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång

Studieorganisation


Anmärkning

Ansökan och beslut till särskola Bevaras

Förteckningar över elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning

Bevaras

Förteckningar över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering (PRAO)

Bevaras

Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval

Bevaras

Disciplinära åtgärder, handlingar rörande (avstängning/förvisning av elev, varning etc)

Bevaras

Anmälan/avanmälan om modersmålsundervisning


När eleven slutat skolan

Anmälan och beslut om svenska som andraspråk


Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål



17


Anmärkning

Handlingar rörande praktik och praktikplatser


T.ex. arbetsplatskontakter, praktikbesked, omdömen. Under förutsättning att uppgifter om genomförd praktik dokumenteras i elevmatrikel eller motsvarande

Ledighet för elev, ansökan Gallras vid inaktualitet

Då elev slutat skolan

Närvaro- och frånvarouppgifter Gallras vid inaktualitet

Rutinkorrespondens Gallras vid inaktualitet

Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från gymnastik m.m.

Språkval Gallras vid inaktualitet

Överenskommelser om t.ex. datoranvändning


Då eleven slutat skolan

Undervisningsplanering


Anmärkning

Läsårsdata (kan ingå i skolkatalog)

Bevaras

Protokoll från klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa t.ex. arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, klasskonferenser, studiekonferenser

Bevaras

Lokala kursplaner, arbets- och timplaner

Bevaras

Läromedel, egenproducerade. Bevaras I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras

Läromedel, förteckningar Bevaras


18


Anmärkning

Schema, klass- (slutlig för varje läsår och skolenhet)


Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor

Bevaras

Ansökan och beslut m.fl. handlingar om särskilda utbildningsinsatser, t.ex. särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång

Bevaras

Ansökan och beslut m.fl. handlingar rörande särskild undervisning, t.ex. på sjukhus, specialpedagog m.m.

Bevaras

Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse

Bevaras

Beställningar av läromedel Gallras vid inaktualitet

Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter


T.ex. medgivande från vårdnadshavare kring deltagande

Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter


Lärarschema Gallras efter 3 år

Klasschema ska bevaras (se ovan)

Elevutveckling och lärande


Anmärkning

Elevvårdskonferenser, protokoll Individuell elevvårdsakt Bevaras Se även avsnittet Elevhälsa

Särskilt stöd, särskild undervisning (med ev. underlag t.ex. läkarintyg), ansökan och beslut om


Åtgärdsprogram Individuell elevvårdsakt Bevaras Se även avsnittet Elevhälsa

Anpassad studiegång, ansökan och beslut om

Bevaras


19


Anmärkning

Betygskatalog, betygssammanställningar.

Bevaras Eventuella förkortningar och sifferkoder ska förklaras. Tas fram årsvis efter klass. Ska vara ett pappersdokument enligt SKOLFS 2007:27

Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter

Bevaras

Intyg om anpassad studiegång. Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg, och åtföljer detta

Bevaras

Resultat av prövning, med anteckning om betyg. Har samma betydelse som betygskatalog och bör förvaras tillsammans med denna

Bevaras

Individuella utvecklingsplaner med omdömen

Bevaras


Bevaras

Nationella prov i svenska och svenska som andra språk, elevlösningar, samtliga delar

Sorteras på läsår Bevaras CD-skivor med provet, eller andra medier (tidigare kassettband), kan gallras när verksamheten inte behöver de längre

Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska

Bevaras

Överklaganden (gäller beslut om placering i särskild undervisningsgrupp)

Bevaras

Omprövning av betyg, beslut och handlingar

Bevaras

Intyg om avgång från grundskola (utfärdas om elev avgår utan slutbetyg).

Bevaras Bör förvaras tillsammans med betygskatalog

Utvecklingssamtal eller motsvarande, anteckningar från


Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m.m. dokumenteras i t.ex. åtgärdsprogram


20


Anmärkning

Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska

Sorteras på läsår Gallras efter 5 år

Gallras 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i svenska bevaras, se ovan.

CD-skivor med provet, eller andra medier (tidigare kassettband), kan gallras när verksamheten inte behöver de längre.

Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska

Gallras efter 5 år

Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras, se ovan

Kunskapsprofiler Gallras vid inaktualitet

Gäller samtliga ämnen

Diagnostiska prov, elevlösningar Gallras vid inaktualitet

Skriftliga tester och prov, elevlösningar


Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut


21

Särskola Handling Förvaring och sortering Bevaras/

Gallras Anmärkning

Ansökningar med underlag och beslut om mottagande

Bevaras

Överklaganden Bevaras

Arbetsplaner Bevaras


Bevaras

Handlingar rörande elevens val Bevaras

Kursplaner Bevaras

Timplaner Bevaras

Handlingar rörande särskild undervisning, t.ex. på sjukhus

Bevaras


Bevaras



Pedagogiska utredningar/journaler med bilagor

Bevaras

Protokoll, beslutskonferenser Bevaras

Protokoll, elevvårdskonferenser och klassråd, och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa t.ex. arbetsenhetskonferenser, klasskonferenser, skolkonferenser eller motsvarande

Bevaras


22


Anmärkning

Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan eller annan avgränsning, t.ex. skola-fritid, skola-näringsliv

Bevaras

Protokoll, lokala styrelser, skolråd/föräldraråd/klassråd

Bevaras

Individuella utvecklingsplaner med omdömen

Bevaras

Scheman, individuella Bevaras

Studieomdömen Bevaras

Åtgärdsprogram Bevaras Se även avsnittet Elevhälsa

Intyg om genomgången utbildning

Bevaras

Betygskataloger, betygssammanställningar

Bevaras Förkortningar och sifferkoder förklaras, tas fram årsvis efter klass.

Samlat betygsdokument. I de fall det getts i stället för slutbetyg

Bevaras

Slutbetyg, kopia (avgångsbetyg). Gäller främst gymnasiet

Bevaras

Individuella studieplaner Gallras då eleven slutat skolan

Gymnasiesärskola. Uppgifter om studieväg, kursval, fullständigt eller utökat program

Rutinkorrespondens Gallras vid inaktualitet

Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från gymnastik, m.m.


23

Intagning Handling Förvaring och sortering Bevaras/

Gallras Anmärkning

Protokoll med beslut om intagning

Bevaras

Överklagande, handlingar rörande (görs till skolväsendets överklagandenämnd)

Bevaras

Informationsmaterial Bevaras

Intagningsstatistik, uppgifter som ger en sammanfattning av intagningen. T.ex. antal intagna per utbildning och behörighet, kvoter etc.

Bevaras

Ansökningshandlingar för ej intagna elever

Gallras efter 1 år

Efter avslutad reservintagning

Ansökningshandlingar för intagna elever


När eleven slutat sin skolgång kan handlingarna gallras på intagningsenheten

Bekräftelser, på intagning till gymnasieskolan


Intagningslistor Gallras vid inaktualitet

Efter avslutad reservintagning

Korrespondens Gallras vid inaktualitet

Rutinmässig korrespondens av ringa betydelse rörande intagning, ansökningar etc

Register och listor som används för sortering och kontroll


Tidplan med instruktioner Gallras efter 1 år

Yttrande/beslut över skolgång i annan kommun


Efter avslutad skolgång. Underlag/kontroll för interkommunal ersättning


24

Elevhälsa Handling Förvaring och sortering Bevaras/

Gallras Anmärkning

Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering

Elevvårdsakt Bevaras

Åtgärdsprogram Elevvårdsakt Bevaras

Protokoll, elevvårdskonferenser Elevvårdsakt Bevaras

Olycksfalls-/incidentrapporter Elevvårdsakt Bevaras

Arbetsskada (elev), handlingar rörande. T.ex. vid PRAO

Elevvårdsakt Bevaras

Barnhälsovårdsjournaler (tillhör normalt landstingen)

Bevaras

Skolhälsovårdsjournaler. I skolhälsovårdsjournalen ingår bl.a. remisser, kostintyg, läkarintyg, vaccinationstillstånd.

Bevaras

Register/förteckningar över journaler/journaluppgifter som har överlämnats till annan huvudman

Bevaras

Handlingar som rör skolkurators verksamhet, t.ex. kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar

Bevaras

Skolpsykologjournaler med underlag som t.ex. testmaterial

Bevaras

Övrig utrednings-/kartläggningsdokumentation avseende enskilda elever (t.ex. pedagogiska, sensomotoriska, talutredningar eller basutredningar kring psykisk ohälsa)

Bevaras


25

Övriga skolrelaterade verksamheter

Skolskjutsar


Anmärkning

Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende

Bevaras

Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade

Bevaras

Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilt fall

Bevaras

Skolskjutsplaner/regler Diarieförs i Diabas Bevaras

Skolskjutsreglementen Diarieförs i Diabas Bevaras

Kostnadsredovisningar avseende skolskjutsning

Bevaras Ingår vanligen i kommunens gemensamma ekonomisystem

Årsstatistik över skolskjutsverksamheten

Bevaras Kan återfinnas bland handlingar till protokollen

Ansökan och beslut om skolskjuts

Gallras efter 2 år

Om ansökan inte gäller vid växelvis boende eller om ärendet överklagats, se ovan

Avtal med utförare Gallras efter 2 år

Efter att avtalet upphört.

Kopia på avtal ska till Avtalskalendern

För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m.


Med uppgift om till kommunen inkomna bidrag, vad kommunen betalat ut och eventuellt vad som är återbetalningspliktigt

Buss-/skolkort, handlingar rörande

Gallras efter 2 år

Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett

Skolskjutsregister Gallras 3 år efter senaste anteckningen

T.ex. med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m.m. kan gallras under förutsättning att statistik bevaras

Övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten


Med undantag av räkenskapsinformation


26

Skolbibliotek


Anmärkning

Beståndsregister Biblioteksdatabas Bevaras Kan tas ut med en viss periodicitet, t.ex. vart tredje år. Elektroniskt uttag är att föredra om omfattningen är stor

Handlingar rörande samverkan, projekt m.m.

Bevaras

Informationsbroschyrer, egenupprättade

Bevaras

Inköp/prenumerationer. Förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på tidskrifter etc.

Bevaras

Statistik; låntagare, antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok etc.

Biblioteksdatabas Bevaras

Uppgift om lån per elev Gallras vid inaktualitet

Vid återlämnande

Register över låntagare Gallras vid inaktualitet

Avtal/förbindelse med låntagare om lånekort

Gallras efter 2 år

Efter upphörd giltighet

Skolkök


Anmärkning

Protokoll från kostråd/matråd eller motsvarande

Förvaras på skolorna/förskolorna

Bevaras

Prover, friskintyg, egenkontroll Gallras efter 1 år

Distributionslistor Vid inaktualitet

dokumenthanteringsplan barnomsorg och utbildningsociala medier ... inom barnomsorg och utbildning...

Documents