dokumenthanteringsplan - kristianstad
TRANSCRIPT
Dokumenthanteringsplan för omsorgsnämnden i Kristianstads kommun
Antagen av omsorgsnämnden 2017-12-14
Dokumenthanteringsplan OmsorgsnämndenAntagen 2017-12-14
InledningEnligt det kommunala arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige 2017-10-17 § 221, ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten samt hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras årligen. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen.
Dokumenthanteringsplanen är strukturerad efter Kristianstads kommuns klassificeringsstruktur, antagen av kommunfullmäktige 2017-04-18 § 118. Klassificeringsstrukturen är baserad på VerkSAM diarium version 2.2, ett klasificeringsschema som förvaltas av kommunalförbundet Sydarkivera.
Bevaras: innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet tidigast ett år efter avslut.Gallras: innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. Sekretessbelagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form gallras i systemet. Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen gallras (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas det gallringsbeslut på en handlingstyp så är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen.Gallras vid inaktualitet: innebär att handling gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Förvaringsplats: avser den plats där handlingen förvaras innan den gallras eller skickas till kommunarkivet.Registreras: anger om handlingen ska registreras.
Kommunövergripande gallringsbeslut finns i gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse, beslutad i kommunfullmäktige 2017-10-17 § 222.
BegreppKod: är den punktnotation som används i klassificeringsstrukturen för att hierarkiskt och systematiskt ordna de rubriker som motsvarar verksamhetsområden, processgrupper och processer.Handlingstyp: är en benämning på handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process.
Informationssäkerhetsklassning: klassning som görs utifrån konsekvenser som uppstår om t ex informationen inte kan nås, om den förvanskas, brister i åtkomstbegränsning eller det inte går att följa upp vem som gjort vad med informationen. Denna kolumn måste utredas ytterligare.Sekretess: anger om handlingen kan beröras av sekretess och i så fall enligt vilket lagrum.Kommentar: innehåller kompletterande uppgifter.
Hur hittar man i planen?Det enklaste sättet att hitta en handling eller en rubrik är genom sökfunktionen (Ctrl+F) i Adobe Reader. Klassificeringsstrukturen kan användas som en innehållsförteckning.
DokumenthanteringsplanOmsorgsnämnden
Antagen 2017-12-14
1
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
1DEMOKRATI OCH LEDNING
1. 2 Politiskt beslutsfattande1. 2. 1 Politiska beslut
Protokoll BevarasEvolution och närarkiv
Det sammanhängande protokollet. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet.
Protokollsanteckningar BevarasEvolution och närarkiv Ingår i protokollet.
Reservation BevarasEvolution och närarkiv Ingår i protokollet.
Uppropslistor/ närvarolistorSe kommentar
Evolution och närarkiv Ingår i protokollet. Om inte ska de bevaras.
Omröstningslistor/voteringslistor BevarasEvolution och närarkiv Ingår i protokollet.
Besluts- underlag/ utredningSe kommentar
Evolution och närarkiv
Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten.
1. 2. 2 Offentlig dialogAnteckningar från möten Bevaras Evolution Registreras
Medborgarförslag BevarasEvolution och närarkiv Registreras
Tjänsteskrivelse Bevaras Evolution RegistrerasProtokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Bevaras Evolution Registreras
1. 2. 3 Redovisa delegation
Delegationsbeslut BevarasEvolution och närarkiv Registreras
Tillhör ärendet/akten. Tjänsteskrivelse och beslut.
Delegationslista Bevaras Evolution Registreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
2
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
1. 2. 5Tillsätta och entledigaförtroendevaldaAvsägelse av uppdrag från förtroendevald Bevaras
Evolution och i närarkiv Registreras
1. 2. 6
Initiativ från förtroendevalda,nämnd, revisorer, bolag,fullmäktigeberedningMotionProtokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Bevaras Evolution RegistrerasTjänsteskrivelse/Yttrande Bevaras Evolution Registreras Om remitterad till förvaltning
Protokollsutdrag/Beslut nämnd Bevaras Evolution Registreras Om remitterad till nämndInterpellationProtokollsutdrag/beslut Kf Bevaras Evolution RegistrerasYttrande/svar Bevaras Evolution RegistrerasFrågaProtokollsutdrag/beslut Bevaras Evolution Registreras
1. 2. 7 Återkoppla till förtroendevaldaRapporter och anmälningsärenden i ON Bevaras Evolution Registreras Informationsärenden.
Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm i ON Bevaras Evolution Registreras Informationsärenden.Rapporter och anmälningsärenden i ON Bevaras Evolution Registreras Informationsärenden.
1. 3 Verksamhetsledning1. 3. 1 Styrande dokument
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
3
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Delegeringsordning Bevaras Evolution RegistrerasBeslut om vidaredelegering Bevaras Evolution RegistrerasFörslag till förändrad delegeringsordning Bevaras Evolution RegistrerasTjänsteskrivelse Bevaras Evolution RegistrerasProtokollsutdrag/beslut Bevaras Evolution RegistrerasReglemente Bevaras Evolution Registreras Antas i fullmäktige.
Planer, verksamhetsledning Bevaras Evolution Registreras
Antas i fullmäktige. T ex likabehandlingsplan, jämställdhetsplan, plan mot kränkande behandling.
Policy Bevaras Evolution Registreras
Antas i fullmäktige eller nämnd. Avser policydokument utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren, t.ex. hälsoplan, antimobbningspolicy, arbetsmiljöpolicy, drogförebyggande insatser, hälso- och sjukvårdsarbete.
Riktlinjer Bevaras Evolution Registreras Antas i nämnd.Handlingsprogram Bevaras Evolution Registreras Förebyggande verksamhet.
Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker
Se kommentar Evolution
1 arkivex bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet. Avser t ex rutinbeskrivningar etc. utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren.
LathundarGallras vid inaktualitet Evolution Gallras när ny version upprättats.
Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär
Gallras vid inaktualitet Evolution
Klassificeringsstrukturer Bevaras Evolution RegistrerasDokumenthanteringsplaner Bevaras Evolution RegistrerasTaxor och avgifter Bevaras Evolution Registreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
4
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
1. 3. 2
Organisera och fördela arbete ochansvarOrganisationsplan/beskrivning Bevaras Evolution RegistrerasTjänsteskrivelse Bevaras Evolution RegistrerasProtokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf/Nämnderna Bevaras Evolution RegistrerasAttest- och utanordningsbehörigheter Bevaras Evolution RegistrerasAttestregister Bevaras EvolutionDelegationer rörande övergripande ansvar Bevaras Evolution Registreras
T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet.
1. 3. 3 Leda det interna arbetet
Protokoll/anteckningar Bevaras Evolution Registreras
T ex interna verksamhetskonferenser, personalkonferenser, ledningsmöten, råd och kommittéer.
1. 3. 4Samverka med personal ochfackliga organisationerProtokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Bevaras Evolution RegistrerasFörhandlingsfullmakt för facklig företrädare Bevaras Evolution RegistrerasProtokoll Löneöversyn Bevaras Evolution RegistrerasAvtal/överenskommelse om lokal samverkan Bevaras Evolution Registreras
Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Bevaras Evolution Registreras
Protokollsutdrag från tex central samverkansgrupp bör ligga i alla ärenden som samverkas, tex när styrdokument tas, budget, omorganisationer, lönesättning mm.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
5
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare (SVG) Bevaras Evolution RegistrerasPartssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG Bevaras EvolutionProtokoll/anteckningar från arbetsplatsträffar/ arbetslagsmöten
Se kommentar Evolution
Om de innehåller beslut som inte finns någon annanstans måste de bevaras annars kan de gallras efter 2 år.
Kallelse med bilagorGallras efter 1 år
Evolution och G-mapp
1. 4
Planering och uppföljningav verksamheten
1. 4. 1 Mål- och ekonomistyrning
Budget med flerårsplan Bevaras
Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Registreras
Slutdokument för budgetprocessen. Anger fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige.
Budgetunderlag (beräkningsunderlag, verifikationer, justeringsverifikationer, övrigt budgetunderlag)
Gallras efter 10 år Digitalt, G-server
Tilhör ärendet om budget som registreras i samband med ärendets behandling.
Målsättningar Bevaras
Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Registreras
Finns som ett avsnitt i Budget med flerårsplan som är slutdokument för budgetprocessen. Enligt kommunens styrsystem.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
6
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Månadsuppföljningar Gallras efter 1-3 år
Digitalt, G-serverRegistreras
Underlag delårsrapport/-bokslut (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. Resultat- och balansräkning, saldo kontoklass 3-8. Specifikationer till vissa tillgångs- och skuldkonton.) Bevaras
Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne
Tilhör ärendet om delårsrapport som registreras i samband med ärendets behandling.
Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder. Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret
Intern kontrollBevaras 1-3 år Digitalt, G-server Registreras
Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande). Årliga rapporter blir ärenden som diarieförs.
Årsredovisning Bevaras
Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Registreras
Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnd, styrelse och fullmäktige.
Underlag årsredovisning/årsbokslut (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. Resultat- och balansräkning, saldo kontoklass 3-8. Specifikationer (bokslutsbilagor) till samtliga tillgångs- och skuldkonton.) Bevaras
Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne
Tilhör ärendet om årsredovisning som registreras i samband med ärendets behandling.
Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder. Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret
Räkenskapssammandrag till SCB
Gallras 6 år efter redovisningsåret
Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
7
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Årsförbrukning (bokfört belopp på resp slag/konto samt ansvarskod) Bevaras
Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne
Tilhör ärendet om årsredovisning som registreras i samband med ärendets behandling.
Ingår i huvudbok som finns i årsbokslut. Förvaras även digitalt i 10 år i resp år bokslutsmapp på G:server. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret.
Avtal
Gallras 3 år efter det redovisningsår då avtalet löpt ut
Kassaskåp i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne
Förteckning över avtal finns på G-server "Värdearkiv"
1. 4. 2Begära ökat anslag/tilläggsbudgetBegäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Bevaras RegistrerasBeslut/protokollsutdrag Bevaras Registreras
1. 4. 3 Investeringar
1. 5 Kvalitetsledning1. 5. 1 Kvalitetsstyra
Direktiv gällande ledningssystemet
Se kommentar Registreras Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument.
Granskning av ledningssystem, resultat av Bevaras RegistrerasDokumentation från kvalitetsarbete, underlag
Gallras vid inaktualitet
Kvalitetsdokument Bevaras Registreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
8
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Mål för kvalitets-och säkerhetsarbetet
Se kommentar Registreras Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument.
ÅtgärdsplanerSe kommentar Registreras Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument.
Rapporter, uppföljningar Bevaras RegistrerasProtokollsutdrag/beslut Bevaras Registreras
Uppföljning av mål Bevaras RegistrerasAvser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå.
Uppföljning av verksamhet och kvalitét Bevaras Registreras
Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts.
Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Bevaras
Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten.
1. 5. 2 Mäta verksamhetskvalitetIntern kontroll
Intern kontrollplanSe kommentar Registreras Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument.
Riskanalys vid större förändring BevarasRapporter, uppföljning Bevaras RegistrerasProtokollsutdrag/beslut Bevaras Registreras
AvvikelserapporterSe kommentar Flexite Registreras
Födelsedatum 05, 15, 25 bevaras. Övriga gallras 10 år efter sista anteckning.
Checklistor Bevaras Registreras
DokumentationGallras efter 5 år Episerver
Avser dokumenterad kontroll t.ex. steriliserings- och desinfektionsrutiner på avdelning/enhet
Analyser Bevaras Registreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
9
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Inspektionsrapporter Bevaras RegistrerasKontroller Bevaras RegistrerasBeslut Bevaras RegistrerasEnkät
Enkäter, egenproducerademed intern eller extern mottagare Bevaras Registreras
Svaren kan gallras vid inaktualitet om sammanställning hargjorts. Annars bevaras svaren. Ett exemplar av frågeformuläretbevaras.
Enkäter, svar på inkomnainterna
Gallras efter 2 år
Bevaras ihop med enkäten om svaret utgör myndighetenssvar eller är av annan betydelse för verksamheten. Annarsgallras vid inaktualitet efter att sammanställning gjorts.
Sammanställning Bevaras RegistrerasStatistik
Statistik, allmän av betydelseSe kommentar
Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet
Statistik, verksamhetsspecifikSe kommentar
Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet
1. 5. 3Säkra och förbättraverksamhetskvalitetVerksamhetsplan Bevaras Business objectsTjänsteskrivelse Bevaras RegistrerasProtokollsutdrag/Beslut Bevaras Registreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
10
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Bevaras Business objects
Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts.
1. 5. 5 Anmälan enligt lag
Avser anmälan mot myndigheten. T.ex. Lex Sarah, Lex Maria eller kränkande behandling av skolelev.
Anmälan om missförhållande BevarasEvolution och närarkiv Registreras Kan gälla t.ex. Lex Sarah, Lex Maria.
Anmälan om kränkande behandling Bevaras Registreras Kan gälla kränkande behandling av skolelev
Klagomål till IVO BevarasEvolution och handläggare Registreras
Avser klagomål som gäller vårdenhet hos den egna vårdgivaren.
Utredning/rapport BevarasEvolution och handläggare Registreras
Tjänsteskrivelse BevarasEvolution och handläggare Registreras
Beslut BevarasEvolution och handläggare Registreras
Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Bevaras Registreras Egna journalkopior gallras vid inaktualitet.
1. 5. 6 Forum för samråd
Protokoll/minnesanteckningar Bevaras
Evolution och i pärm hos nämndsekreterare Registreras
Exempelvis protokoll från Kommunala pensionärsrådet/Kommunala rådet för funktionsnedsatta.
Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Bevaras
Evolution och närarkiv Registreras Exempelvis Förvaltningsövergripande samverka
Skrivelser från representanter i samråd Bevaras Registreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
11
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
1. 6Verksamhetsutveckling och samverkan
1. 6. 1 Omvärldsbevakning
Omvärldsanalyser Se kommentar Registreras
Omvärldsanalyser som underlag till beslut bevaras, omvärldsanalyser av tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet
Redovisningar från externa projekt och utredningar
Se kommentar Registreras
Redovisningar från externa projekt och utredningar som underlag till beslut bevaras, omvärldsanalyser av tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet
Redovisningar från studiebesök och konferenser
Gallras vid inaktualitet
1. 6. 2 ProjektFörstudier
Tjänsteskrivelse BevarasHos respektive avdelning Registreras
Beslut BevarasHos respektive avdelning Registreras
Direktiv BevarasHos respektive avdelning Registreras
Plan BevarasHos respektive avdelning Registreras
Utvärdering BevarasHos respektive avdelning Registreras
Sammanställning BevarasHos respektive avdelning Registreras
ProjektAnsökan om att inleda projekt/projektansökan Bevaras
Hos respektive avdelning Registreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
12
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Beslut om inledande av projekt BevarasHos respektive avdelning Registreras
Avtal BevarasHos respektive avdelning Registreras
Anteckningar från mötenSe kommentar
Hos respektive avdelning
Minnesanteckningar utan beslut kan gallras efter 2 år. Anteckningar som innehåller beslut ska bevaras
Beslutsförteckningar BevarasHos respektive avdelning Registreras
Projektanvisningar BevarasHos respektive avdelning Registreras
Projektdirektiv BevarasHos respektive avdelning Registreras
Projektplan BevarasHos respektive avdelning Registreras
Korrespondens BevarasHos respektive avdelning Registreras
Deltagarförteckningar BevarasHos respektive avdelning
Teknisk plan BevarasHos respektive avdelning
Resursplan BevarasHos respektive avdelning Registreras
Tidplan BevarasHos respektive avdelning Registreras
Utvärderingar BevarasHos respektive avdelning Registreras
Delrapporter BevarasHos respektive avdelning Registreras
Ex: Kartläggningsrapport, rapporter från SKL eller andra myndigheter
Förteckning över styrgruppens medlemmar Bevaras
Hos respektive avdelning Registreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
13
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Styrgruppens protokoll BevarasHos respektive avdelning Registreras
Broschyrer och annat egenproducerat material Bevaras
Hos respektive avdelning
Tidningsannonser BevarasHos respektive avdelning
Hemsidor BevarasHos respektive avdelning
Budget BevarasHos respektive avdelning Registreras
Bokföringsplan BevarasHos respektive avdelning Registreras
Revisionshandlingar BevarasHos respektive avdelning Registreras
Ansökningar och beslut om utbetalningar Bevaras
Hos respektive avdelning Registreras
Ekonomisk slutredovisning BevarasHos respektive avdelning Registreras
Slutrapporter BevarasHos respektive avdelning Registreras
Handbok BevarasHos respektive avdelning Registreras
Enkät, upprättad BevarasHos respektive avdelning Registreras
Enkätsvar, inkomnaGallras efter 2 år
Hos respektive avdelning
Sammanställning av enkätsvar BevarasHos respektive avdelning Registreras
FakturorGallras efter 10 år
Hos respektive avdelning
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
14
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Intervjuer
Gallras efter 2 år efter projektets slut
Hos respektive avdelning
Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport
MeddelandenGallras efter 2 år
Hos respektive avdelning
Månadsrapporter - ekonomiGallras efter 2 år
Hos respektive avdelning Registreras
Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport
Observationsanteckningar
Gallras efter 2 år efter projektets slut
Hos respektive avdelning
Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport
Underlag för budgetberäkningGallras efter 10 år
Hos respektive avdelning
Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport
EU-projekt
Dokumentationen i ett EU-projekt är viktig. Den behövs bl.a. eftersom att EU genom revisioner och om dokumentationen inte är komplett kan kräva tillbaka hela eller delar av EU-bidraget. Revision sker i Strukturfonderna upp till 3 år efter att sista betalningen är gjort från EU. Övriga fonder kan ha revision upp till 5 år efter slutbetalning.
Innan projektet startar
Protokoll från nämnder/styrelse rörande EU-ansökan Bevaras
Hos respektive avdelning Registreras
Beslut från nämnder/styrelser rörande EU-ansökan Bevaras
Hos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.
Projektansökan BevarasHos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
15
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Projektbeslut BevarasHos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.
Fördjupad projektplan BevarasHos respektive avdelning Registreras
Inbegriper godkänd, reviderade och ej godkända projektplaner.
Partnerskapsavtal BevarasHos respektive avdelning Registreras Medfinansieringsintyg.
Samverkansavtal BevarasHos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.
Kontrakt BevarasHos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.
Korrespondens av vikt BevarasHos respektive avdelning Registreras
Avser korrespondens med ex medfinansiärer och projekt-partners. Kopia i projektdokumentationen.
Källmaterial och statistik som varit underlag för projektets problembeskrivning Bevaras
Hos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.
Underlag och uträkningar BevarasHos respektive avdelning Registreras
Vid budgetering och framtagande av beräkningsunderlag. Kopia i projektdokumentationen.
Kommunikationsstrategi/ kommunikationsplan Bevaras
Hos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.
Under projektets gång
Ansökan om utbetalning BevarasHos respektive avdelning Registreras
Utbetalning av stöd AoU (även ansökningar om utbetalning i förskott). Inklusive missiv med underlag såsom löneunderlag, fakturaunderlag och finansieringsunderlag m.m. kallades tidigare rekvisition.
First Level Control Certificate BevarasHos respektive avdelning Registreras Intyg från kontrollen på förstanivån.
Lägesrapporter BevarasHos respektive avdelning Registreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
16
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Korrespondens BevarasHos respektive avdelning Registreras
Korrespondens av vikt. Avser bl. a korrespondens med finansiärer (EU- och medfinansiärer) och projektpartners.
Information om partners och underleverantörer Bevaras
Hos respektive avdelning
Information om deltagare BevarasHos respektive avdelning Deltagarförteckningar, kursintyg.
Avtal BevarasHos respektive avdelning Registreras
Projektkontrakt, samverkansavtal. (Hyres-, leasing- och underentreprenörsavtal får gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision)
Partnerskapsavtal BevarasHos respektive avdelning Registreras
Mellan parter som samverkar i ett projektgenomförande
Protokoll från styrgrupps- och projektmöten Bevaras
Hos respektive avdelning Registreras
Dokumentation från (se även grupp 3) protokoll, mötesanteckningar och signerade listor. T ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer
Avsiktsförklaring BevarasHos respektive avdelning Registreras
(Letter of intent/commitment) ”Letter of intent” innebär att de organisationer som ska vara med i projektet skriftligen intygar bl. a hur mycket arbetstid och vilka finansiella resurser de tänker lägga in i arbetet
Revisionsintyg BevarasHos respektive avdelning Registreras
Intyg från godkänd eller auktoriserad revisor som granskar och bestyrker riktigheten i de uppgifter som stödmottagaren lämnar i ansökan om utbetalning.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
17
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Rapporter BevarasHos respektive avdelning Registreras
Lägesrapporter, följeforskning, interimsrapport/delrapport, meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet försenas, reserapport.
Plan BevarasHos respektive avdelning Registreras
PLAN för projektets följeforskning. Bifogas den första lägesrapporten.
Pressklipp etc BevarasHos respektive avdelning Registreras
Artiklar och annonser om projektet i tidskrifter, webbtidningar etc.
Pressmeddelanden BevarasHos respektive avdelning Registreras Om det egna projektet
Strategi-/handlingsplan BevarasHos respektive avdelning Registreras För implementering av projektresultat
Uppdragsbeskrivning BevarasHos respektive avdelning Registreras
Avser bl. a projektpersonal, utvärderare/följeforskare
Marknadsförings- och informationsmaterial Bevaras
Hos respektive avdelning Registreras
Annonser om egna projektet, broschyrer och informationsfoldrar etc. nyhetsbrev, affischer, roll-ups och skyltmaterial etc., faktablad, filmer och fotografier om projektet. Skyltmaterial ska avbildas genom t ex fotografering. Efter avbildning kan skyltmaterialet gallras.
Hemsida externt/intranät BevarasHos respektive avdelning
Information av allmän karaktärGallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Från programförvaltande myndigheter i Sverige
Föreskrifter och reglerGallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Dagböcker (projektdagböcker)Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision
Arbetsplaner, tidsplaner Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
18
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
ArbetstidsredovisningGallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
För redovisning av personal som är anställd i projektet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision
Friställningsintyg för offentligt anställd personal (ERUF)
Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision
Avräkningsplan för förskottGallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision
Fullmakter för projektledarenGallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision
Deltagarrapportering till SCBGallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Projektdeltagarnas personnummer, antal timmar de deltagit per månad och eventuella avbrottsorsaker. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision
UNDERLAG FÖR UTGIFTER t ex förbrukningsinventarier, biljetter, övernattning, konferenslokal, kopiatoranvändning, traktamenten och hyra av bil, utbildnings-material, förbruknings-material och nyttjande av nödvändig utrustning för projektet
Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
T ex underlag för korttidshyra t ex datorprojektor som används vid enstaka tillfällen och kanske hyrs vid varje användningstillfälle. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision
Dokument som visar SYNLIGGÖRANDE/publicitet (allt material som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts).
Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Det kan ex vara kopior av annonser, artiklar/notiser, marknadsföringsmaterial, foton av skyltar, trycksaker, visitkort, skärmdumpar eller utskrift av hemsida som byggts upp för projektet samt filmer och fotografier från utställningar m.m. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
19
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
SOCIALA MEDIER t ex Facebook, Twitter, bloggar, Linkedin m fl. kanaler för information och utökad medborgadialog om projektet.
Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Meddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Meddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision
KORRESPONDENS av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär
Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision
Utdrag ur RÄKENSKAPER t ex Ekonomiska månads-rapporter, plusgiro- och bankgirolistor (där det framgår att betalning gjorts). Utskrift ur ekonomidatabasen
Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.
Kopior av VERIFIKATIONER t exLeverantörsfakturakopior, reseräkningar, kvitton och boardingcards Gallras vid
inaktualitetHos respektive avdelning
Original ibland ekonomihandlingarna i huvudmannens arkiv. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.
Kopior av REKRYTERINGSÄRENDEN
Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Avser bl. a kopior av annons, sökandeförteckning, anställningsavtal, ansökan, rekryteringsbeslut. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
20
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Kopia av ANSTÄLLNINGSAVTAL Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Original i huvudmannens personaldossié. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.
Utdrag ur LÖNELISTAGallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Original i personaldatabasen. För redovisningen av personalkostnader ska personalavdelningen och den som hanterar lön kontaktas för att hitta lämpliga rutiner för att särskilja projektets lönekostnader från ordinarie verksamhet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision
Uppgifter om kopiatoranvändning/beräkning av indirekta kostnader Gallras vid
inaktualitetHos respektive avdelning
Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.
UPPHANDLINGSÄRENDEN Beslut om upphandling, anbudsinbjudan, förfrågningsunderlag, annonsering, anbudsförteckning/anbudsöppningsprotokoll, antaget anbud, utvärderings-protokoll, tilldelningsbeslut, efterannonsering
Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.
Kopia av AVTAL/ KONTRAKT T ex med antagen leverantör
Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Original i huvudmannens diarium. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
21
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Dokumentation från STYRGRUPPS- OCH PROJEKTMÖTEN Dagordningar och kallelser, t ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer
Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.
PROJEKTPLANER kring varje aktivitet
Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.
Dokumentation kring/från arrangemang och aktiviteter
Gallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
AKTIVITETER t ex inbjudningar, anmälningar, program-/mötesagenda, deltagarförteckningar/närvarolistor, egenproducerat utbildningsmaterial o dyl. kursdokumentation, Power Point presentationer, filmer och fotografier), provformulär/ifyllda provformulär, prov-/examensresultat, kursintyg. T ex från mässor, konferenser och kickoffer.Bevaras eller Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision, se motsvarande handling i huvudmannens arkiv.
Rekryteringsärenden BevarasHos respektive avdelning Registreras
Kopior av handlingarna ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet.
Budget med kalkyler BevarasHos respektive avdelning Registreras
Ekonomisk redovisning BevarasHos respektive avdelning Registreras
Kopior ur den ekonomiska redovisningen ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
22
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
VerifikationerSe kommentar
Hos respektive avdelning
Ska vara ställda till projektägaren och utan svårighet kunna kopplas till projektet Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision
Bank- och postgirobetalningarSe kommentar
Hos respektive avdelning
Räcker med kopior som visar att pengarna betalts in/ut. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision
Ekonomiska transaktionerSe kommentar
Hos respektive avdelning
Projektägare ska sär-redovisa projektet så att transaktioner direkt kan utläsas i redovisningen. Transaktionerna ska även vara tillgängliga digitalt i sitt ursprungs-sammanhang för revision. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision
Administrativa kostnaderSe kommentar
Hos respektive avdelning
Uträkningar av både direkta och indirekta kostnader Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision
boende
kommentar
avdelning
Gallras tidigast EFTER sista tidpunkt för
LönekostnaderSe kommentar
Hos respektive avdelning
Projektägare ska sär-redovisa projektet så att lönekostnader direkt kan utläsas i redovisningen. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision
Underlag för pension och försäkringar (PO – 55,658%)
Se kommentar
Hos respektive avdelning
Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.
Upphandlingsärenden BevarasHos respektive avdelning Registreras
De olika stegen i upphandlingen ska dokumenterat skriftligt och kunna visas upp. För att en kostnad i ett strukturfondsprojekt ska betraktas som stöd-berättigad ska den upp-kommit genom ett en offentlig upphandling ha gjorts, när så krävs. För mer information se 2. 6. 1 Genomföra upphandling
Avsluta projektet
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
23
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Beslut om avslut BevarasHos respektive avdelning Registreras
Avslut enligt plan och förtida avslut. Kopia i projektdokumentationen.
Information om projektresultat/avslutat projekt Bevaras
Hos respektive avdelning Registreras
Inbjudningar, anmälningar, presentationsmaterial. Kopia i projektdokumentationen.
Utvärderingsplan BevarasHos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.
Korrespondens av vikt BevarasHos respektive avdelning Registreras
Rapporter BevarasHos respektive avdelning Registreras
Meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet avbryts. Kopia i projektdokumentationen.
Upphävande av beslut och återbetalnings-skyldighet Bevaras
Hos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.
Revision av projektet
Revisionsärende BevarasHos respektive avdelning Registreras
Ex avisering om revisionsbesök, revisionsrapport.
1. 6. 3 Samverka externt
Samverkansavtal BevarasHos respektive avdelning Registreras
Överenskommelse BevarasHos respektive avdelning Registreras
MinnesanteckningarGallras efter 2 år
Hos respektive avdelning
Protokoll
Bevaras i värdkommunen.
Hos respektive avdelning Registreras
1. 7Allmänna handlingar och arkiv
1. 7. 1 Post och postöppning
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
24
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Rutiner för postöppning Bevaras
PostöppningsfullmaktGallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
1. 7. 2 Lämna ut allmänna handlingar
Förfrågningar om att ta del av allmän handling som saknar pågående ärende klassificeras här. Om det finns ärende så ingår förfågan i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas om överklagan sker.
Inkommen begäran om att ta del av allmän handling och handlingen lämnas ut
Gallras efter utlämnande
Inkommen begäran om att ta del av allmän handling och handlingen nekas helt eller delvis att lämnas ut
Se kommentar
I ärenden som överklagas ska begäran om att ta del av allmän handling bevaras annars kan de gallras vid inaktualitet.
Observera att beslut att inte lämna ut allmän handling kan överklagas inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Inkommen begäran som nekats kan alltså gallras tidigast efter tre veckor.
Beslut om att inte lämna ut allmän handling helt eller delvis Bevaras RegistrerasBesvärshänvisning Bevaras Registreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
25
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Kopior av utlämnade handlingarSe kommentar Registreras
I ärenden som överklagas ska kopior på de utlämnade handlingarna bevaras annars kan de gallras vid inaktualitet.
Observera att beslut att inte lämna ut allmän handling kan överklagas inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Kopior av de utlämnade handlingar där uppgifter maskats kan alltså gallras tidigast efter tre veckor.
Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Bevaras RegistrerasBeslut/dom från kammarrätten Bevaras Registreras
1. 7. 3 Redovisa information
Ärendekort BevarasSkrivs ut och arkivläggs tillsammans med ärendet så länge ärendet bevaras på papper.
Arkivbeskrivning Bevaras Ska upprättas enligt ArkL 6 §. Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Bevaras OSL 4 kap, 2 §. Kan ingå i arkivbeskrivningen.
Dokumenthanteringsplan BevarasRegistreras, se kommentar Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument
1. 7. 4 Vårda och förvara arkivKvittenser på interna lån av handlingar
Se kommentar Handläggare Gallras när handlngarna återlämnats
1. 8 Tillsyn och Revision1. 8. 1 Revision och granskning
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
26
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Bevaras
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Registreras
Begäran om yttrande Bevaras
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Registreras
Yttrande/svar Bevaras
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Registreras
Protokollsutdrag/beslut Bevaras
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Registreras
Beslut från revisionen Bevaras
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Registreras
1. 8. 2 Tillsyn från tillsynsmyndighet
Här klassificeras handlingingar gällande när den egna verksamheten blir utsatt för tillsyn. När den egna verksamheten utför tillsyn klassificeras dessa handlingar under sitt eget område.
Meddelande om förestående inspektion Bevaras
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Registreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
27
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Bevaras
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Registreras
Underrättelse om inkommen anmälan Bevaras
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Registreras
Begäran om uppgifter/yttrande Bevaras
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Registreras
Yttrande/svar Bevaras
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Registreras
Protokollsutdrag/beslut Bevaras
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Registreras
Beslut/dom Bevaras
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Registreras
Kontrollplan Bevaras
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv
Register över ansvariga Bevaras
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
28
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Handlingar rörande återkommande rutinmässiga kontroller av kortvarig betydelse
Gallras efter 2 år
Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Egenkontroll, t ex livsmedel.
1. 9
Remisser, undersökningar och statistik
1. 9. 1 Externa remisserRemiss/begäran om yttrande Bevaras RegistrerasYttrande/svar Bevaras RegistrerasProtokollsutdrag/Beslut Bevaras RegistrerasBeslut från remitterande organ Bevaras Registreras
1. 9. 2 Externa undersökningar
Enkäter, inkomnaSe kommentar
Registreras och bevaras om de är av vikt annars gallras vid inaktualitet
Enkätsvar, avgivetSe kommentar
Registreras och bevaras om de är av vikt annars gallras vid inaktualitet
1. 9. 3 Statistik till andra myndigheter
Begäran om uppgifterGallras vid inaktualitet
Lämnade uppgifterSe kommentar
1 arkivex av den egna organisationens sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet
1. 11. 2 VänortsutbyteInbjudningar, brev och svar Bevaras Evolution Registreras
Samarbetsavtal och uppsägelser Bevaras Evolution Registreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
29
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Rapporter, protokoll och underlag från vänortsmöten Bevaras Evolution Registreras
Gåvor till kommunen Bevaras EvolutionSärskilt dokument upprättas därinformaton om fysiska gåvor från vänorter förs in.
1. 12 Dataskydd
1. 12. 1Personuppgiftsombud/ dataskyddsombud
Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen
Gallras vid inaktualitet
Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud
Gallras vid inaktualitet
Ingår i Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen
Förordnande av personuppgiftsombud Bevaras
Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar
Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen
Gallras vid inaktualitet
Inrättande av personuppgiftsombud Bevaras
Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar
1. 12. 2 SamtyckenFörbindelse, policy för PuL, informationsamt samtycken/återtaganden avsamtycken till behandlingav personuppgiftersamt återtagandenav samtyckentill utlägg påwebbplats Bevaras Närarkiv Förvaras i personalakt
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
30
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
1. 12. 3 PersonuppgiftsbehandlingAnmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen BevarasAnmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet
Gallras vid inaktualitet
Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Bevaras
Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar
Personuppgiftsbiträde, avtal med BevarasPersonuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse t ex säkerhet
Gallras vid inaktualitet
Personuppgfitsbiträde, instruktioner för Bevaras
Registerförteckningar Bevaras
Personuppgiftsombudets förteckning och beskrivning överpersonregister
Registerutdrag (begäran om) samt svar
Gallras efter 1 år
2 INTERN SERVICE2. 1 Mötesadministration2. 1. 1 Mötesplanering
Sammanträdesplanering (kalender) Bevaras
Ingår i protokoll. Sammanställning över sammanträdestider bevaras ej.
Protokollsutdrag/beslutBevaras
Evolution och närarkiv
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
31
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Beställningar av fika och lokaler Gallras efter genomförande Handläggare
2. 1. 2 Genomföra mötenKallelse/ärendelista/föredragningslista med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet)
Gallras efter sammanträde
Evolution, G-mapp eller handläggare. Beror på vilken typ av sammanträde som hålls.
Kallelse/ärendelista/föredragningslista Se
kommentarEvolution, G-mapp eller handläggare.
Får gallras om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras.
Kungörelse Gallras efter 2 år
Justeringsanslag Gallras efter vunnit laga kraft Skickas via internpost till Rådhuset för anslag.
2. 2Administration av förtroendevalda
2. 2. 2Ersättning och arvoden tillförtroendevalda
Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.)
Gallras efter 10 år
Evolution och pärm hos nämndsekreterare
2. 2. 3Utveckla förtroendevaldaskompetensProtokollsutdrag/beslut Bevaras Evolution Registreras
Inbjudan till externa kurser och konferenser för förtroendevalda
Se kommentar Handläggare Gallras efter genomförande
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
32
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
2. 2. 4 Avtacka/hedra förtroendevalda
Riktlinjer för gåvorSe kommentar Evolution, intranät
Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och klassificeras under 1.3.1 Styrande dokument.
Register över gåvorGallras vid inaktualitet Evolution Beskrivning av valbara gåvor.
Beslut om utdelade gåvor Bevaras Evolution
2. 3Informera och kommunicera internt
2. 3. 1 Internt informationsmaterialKataloger eller annat informationsmaterial kring bl.a kursutbud och tjänster, interna Bevaras Ett exemplar av varje ska bevaras.Verksamhetens historia Bevaras
OmvärldsbevakningGallras vid inaktualitet
Notified-extern pressbevakningstjänst
Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakningmed direkt anknytning till verksamheten köps in via ett externt företag- Notified.
KalenderGallras vid inaktualitet Kalender för skolans verksamhet.
Broschyrer, foldrar (för internt bruk) Bevaras Handläggare 1 arkivexemplar skickas till kommunarkivet.Fotografier, filmer och animationer framtagna för t ex information och utbildning
Gallras vid inaktualitet G:mapp eller Flickr
2. 3. 2 Intern webb
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
33
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Handböcker/interna rutinerSe kommentar
Kristianstadskommuns hemsida
Klassificeras under 1.3.1 Styrande dokument. 1 ex sparas vid större förändringar
DokumentbibliotekGallras vid inaktualitet Uppdateras löpande
Webbsidor BevarasKristianstadskommuns hemsida
Sparas i XML- eller XHTLM-format en gång per år samt vid större förändringar. Scheman, dokumenttypsdefinitioner ochlayout-mallar framställs och bevaras i form av elektroniska mallar.
2. 3. 3Projekt- och samarbetsytor på webben
SamarbetsytorGallras vid inaktualitet
Informationen måste ha sparats på annan plats.
ProjektytorGallras vid inaktualitet
Informationen måste ha sparats på annan plats.
DokumentbibliotekGallras vid inaktualitet
Informationen måste ha sparats på annan plats.
2. 3. 4Direktkommunikation med medarbetareMassutskick via e-post eller sms, informationsträffar
Gallras vid inaktualitet Handläggare
Material från interna informationsträffar
Gallras vid inaktualitet Handläggare
2. 4 Ekonomiadministration2. 4. 1 Kontoplan/gällande
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
34
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Attest- och utanordningsbehörigheter (Beslut om attest)
Gallras 3 år efter beslutsåret Digitalt, G-mapp
Styrelsens beslut om att delegera beslutsrätt för attest och utanordning finns i delegationsordning. Resp. delegats beslut om attest sparas som mail i outlookserver. Blankett med behörighetsuppgifter gallras vid inaktualitet.
Affärssystem Visma (Ekonomiadministrativa handlingar)
Se kommentar
Innehåller en mängd handlingstyper rörande beställning, faktura, redovisning och reskontra som bevaras/gallras beroende på vilken information de innehåller.
2. 4. 2 LeverantörsreskontraOriginalkvitton till reseräkningar, utlägg och betalkortsfakturor
Gallras 10 år efter redovisningsåret
På respektive enhet, arkiv
Originalkvitton på papper där själva handlingen (reseräkning, betalkortsfaktura) är elektronisk. Kvittona finns även skannade till verifikationen.
Egenskapade leverantörsbetalning ("Ny faktura"), typ 100, 121
Gallras 10 år efter redovisningsåret
På respektive enhet, arkiv
10-årsregel eftersom fakturaoriginal förekommer.
Övriga utbetalningar, typ 110 Gallras 10 år efter redovisningsåret
På respektive enhet, arkiv
Utbetalningar anhörigstöd, typ 365
Gallras 10 år efter redovisningsåret
På myndighetsenheten, arkiv
Internfakturering mm, typ 14x
Gallras 10 år efter redovisningsåret
Förvaras i affärssystemet
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
35
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
2. 4. 3 Kundreskontra
Debiteringslista (förteckning över genomförd fakturering samt underlag)
Gallras 10 år efter redovisningsåret
Förvaras på papper eller digitalt hos registrerande förvaltning.
Kundfakturor Gallras 10 år efter redovisningsåret
Förvaras digitalt i affärssystemet.
Gallras normalt efter 10 år förutsatt att ej betalda fakturor överförts till långtidsbevakning.
2. 4. 5 Fakturera interntUnderlag Gallras efter 2
årInterdebitering/kostnadsfördelning
Gallras efter 10 år Närarkiv
Bokföringsorder Gallras efter 10 år Närarkiv
Avstämningslista Gallras efter 10 år Närarkiv
2. 4. 6 Löpande bokföring/redovisningKassabok Gallras tio år
efter redovisningsåret
Hos respektive enhet
Privata medel, matkassa
Omföringar och rättningar Gallras 10 år efter redovisningsåret
Närarkiv Omföringar och rättningar som sker på samma vernr som original.
Kontoavstämningar Gallras vid inaktualitet
Handläggare Kontoavstämningar i samband med delårsbokslut och bokslut ingår som bokslutsbilaga i fastställt bokslut.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
36
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Bokföringsorder på papper, typ 230, 280, 290
Gallras 10 år efter redovisningsåret
Handläggare, närarkiv
Bokföringsorder, elektronisk typ 299
Gallras 10 år efter redovisningsåret
Förvaras i ekonomisystemet
Budgetverifikationer, typ 6xx
Gallras 10 år efter redovisningsåret
Handläggare, närarkiv
Kassaregister Gallras 10 år efter redovisningsåret
Sammanställning förvaras hos registrerande enhet. Förvaras som papper.
Kontrollremsor eller journalminnen över försäljningens transaktioner.
Kvittokopior Gallras 10 år efter redovisningsåret
Förvaras hos registrerande/säljande enhet.
Kvittokopior vid kontant försäljning där kassaregister saknas betecknas som räkenskapsmaterial.
Dagskasserapport Gallras tio år efter redovisningsåret
Förvaras hos registrerande/säljande enhet.
Gemensam dagskasserapport/verifikation upprättas över den aktuella periodens försäljning (kontant, kort, swish) och är räkenskapsmaterial. Dagskasserapporten i original ska vara signerad av den som upprättat den. Kopia på dagskasserapport ingår i dagbokföringen, typ 220.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
37
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Sammanställning över swishbetalningar
Gallras tio år efter redovisningsåret
Sammanställning förvaras hos registrerande enhet. Kan förvaras som datafil eller papper.
Sammanställning med transaktionsdetaljer över swishbetalningar bör tas ut med månadsintervall och är att betrakta som räkenskapsmaterial.
2. 4. 7 Ekonomiska anspråkBestridande av faktura Bevaras Handläggare Registreras PrövasÄrenden om reducerad avgift Bevaras Registreras Prövas
2. 4. 9 Utbetalningar
Direktutbetalningar RoR Gallras efter tio år
Handläggare och arkiv Flit-peng, oms-resor, skadestånd
Föreningsbidrag Handläggare Registreras2. 4. 11 Kontantkassa
Kassarullar Gallras efter 10 år
Hos respektive avdelning
Redovisning av kassa Gallras efter 10 år
Hos respektive avdelning
Babs-kvitton, kassakvitton Gallras efter 10 år
Hos respektive avdelning
Bankinsättningar Gallras efter 10 år
Hos respektive avdelning
2. 5. 2 Inkommande bidrag
EU-bidrag
Gallras efter speciella regler för EU-projekt
Hos respektive avdelning Registreras Underlag till projekt sparas, ej inbetalningen
StatsbidragGallras efter 10 år Registreras Underlag till projekt sparas, ej inbetalningen
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
38
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Uppgifter om bidragskriterier Bevaras Registreras Underlag till projekt sparas, ej inbetalningen
Redovisning av statsbidrag Bevaras Registreras Underlag till projekt sparas, ej inbetalningen2. 6 Inköp och försäljning2. 6. 1 Genomföra upphandling
Tjänsteskrivelse Bevaras Evolution Registreras
Protokollsutdrag/beslut Bevaras Evolution Registreras T.ex. beslut om att genomföra upphandling.
Fullmakt Bevaras Evolution RegistrerasT.ex. fullmakt om att genomföra samordnad upphandling.
Annons och förfrågningsunderlagBevaras Evolution Registreras
OSL 19 kap 3 §
Frågor och svarBevaras Evolution Registreras
OSL 19 kap 3 §
Kompletteringar/KFU Bevaras Evolution RegistrerasOSL 19 kap 3 §
Öppningsprotokoll BevarasEvolution och handläggare Registreras
OSL 19 kap 3 §
Upphandlingsprotokoll BevarasEvolution och handläggare Registreras
OSL 19 kap 3 §
Anbudsutvärdering Bevaras Evolution RegistrerasOSL 19 kap 3 §
Anbud, ej antaget - Över tröskelvärde
Se kommentar Registreras
OSL 19 kap 3 §
Gallras efter 5 år. Upphandlingar annonserade i TED måste ej antagna anbud bevaras.
Anbud, ej antaget - Under tröskelvärde
Gallras efter 5 år
Antaget anbud Bevaras Evolution RegistrerasOSL 19 kap 3 §
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
39
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Tilldelningsbeslut Bevaras Evolution Registreras
Avbruten upphandlingSe kommentar Registreras
Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras.Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges.
Överprövning Bevaras Registreras2. 6. 2 Avropa från ramavtal
OffertGallras vid inaktualitet Handläggare
Tjänsteskrivelse Bevaras HandläggareProtokollsutdrag/beslut Bevaras Handläggare
BeställningsbekräftelseGallras vid inaktualitet Handläggare
GarantibevisGallras vid inaktualitet Handläggare
ProduktdokumentationGallras vid inaktualitet Handläggare
Följesedel Gallras Handläggare
2. 6. 3 Genomföra direktupphandling
Förfrågningsunderlag/upphandlingsdokument direktupphandling Bevaras Evolution Registreras
OfferterGallras vid inaktualitet
OrderbekräftelseGallras efter 2 år
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
40
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Garantibevis
Gallras vid garantitidens upphörande
ProduktdokumentationGallras vid inaktualitet
FöljesedelGallras efter 2 år
2. 6. 4 Förvalta avtalRamavtal Bevaras Evolution Registreras
Avtal av rutinmässig karaktärGallras vid inaktualitet Evolution Se kommentar
Registreras. T.ex. leasingavtal. Om huvudavtal registreras ska även detta registreras
Avtalsuppföljning BevarasEvolution och handläggare Registreras
Avtalsförlänging BevarasEvolution och upphandlingssystem Registreras
Avtal av vikt Bevaras Evolution Registreras
Avtal som omfattas av avskrivning eller med lång rättslig betydelse. Avtal ingångna genom upphandling.
2. 6. 5 Kommuninterna tjänster
Hantera kunder, beställningar, leveranser, klagomål etc. Till exempel i samband med intraprenader när tjänster säljs till förvaltningar, Repro mm. Hela processen - både köp och sälj av interna tjänster, utom fakturering (se ekonomi).
2. 7 Personaladministration2. 7. 1 Rekrytera personal
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
41
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Annons, arbetsanalys och kravprofil Bevaras Verksamhetssystem Registreras Förvaras i rekryteringsverktyget
Sammanställning över sökandeGallras efter 2 år Verksamhetssystem Registreras
Ansökningar, ej erhållen tjänstGallras efter 2 år Verksamhetssystem Registreras
Pågrund av möjligheten att överklaga enligt § 23 i lag om förbud mot diskriminering
Ansökningshandlingar, CV, personligt brev, betyg/intyg, legitimation, erhållen tjänst Bevaras Närarkiv Förvaras i personalaktAnsökningshandlingar, när sökande återtar sin ansökan
Gallras efter 2 år Verksamhetssystem Registreras
Ansökningshandlingar, när tjänsten dras tillbaka
Gallras efter 2 år Verksamhetssystem Registreras
2. 7. 2 Anställa personal
Anställningsavtal, anställningsbevis Bevaras Närarkiv
Förvaras i personalakt. Gäller både tillsvidareanställning och tillfälliga anställningar
Uppdragsbeskrivning Bevaras Närarkiv Förvaras i personalakt.Introduktionsplan för medarbetare
Gallras vid inaktualitet
Beställning av användarkontoSe kommentar
Kontohantering klassificeras under 2.11.2 Förvalta IT-system. Gäller beställning av nytt konto, bekräftelse och uppsägning av konto.
Beställning av passerkort och tjänsteID-kort, SITHS-kort
Se kommentar
Klassificeras under 5.5.1 Skydda byggnader och egendom
Kvittens för nycklar och passerkort, SITHS-kort
Se kommentar
Klassificeras under 5.5.1 Skydda byggnader och egendom
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
42
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Ansvarsförbindelse för digital kommunikation (IT-policy) och medgivande att hantera personadresserad post Bevaras Närarkiv Finns med i anställningsavtal
MobiltelefonavtalGallras efter 10 år Närarkiv Förvaras i personalakt
Förbindelser rörande sekretess och tystnadsplikt Bevaras Närarkiv Förvaras i personalaktTjänstebilsavtal Bevaras Närarkiv Förvaras i personalakt.
Registerutdrag enligt kontroll för arbete inom skola/förskola, för arbete med barn med funktionsnedsättning, för arbete i hem för vård eller boende som tar emot barn, för övrigt arbete med barn/kontakt med barn
Se kommentar I personalakt
Timavlönade inom SoS. Registerutdraget uppvisas men behålls ej, dock görs en notering personalsystemet.
2. 7. 3 Bemanning och ledigheter
Ledigheter Bevaras Verksamhetssystem Registreras Alla ledigheter registreras i personalsystemByte av semesterdagstillägg mot ledig tid
Gallras efter 2 år Närarkiv Registreras Förvaras hos Lönesupport
SemesterlistorGallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
2. 7. 4 Administrera anställningarFörändringar och tillägg i anställningsvillkoren Bevaras Närarkiv Registreras Förvaras i personalakt
Utredning av bisysslaGallras vid inaktualitet Närarkiv Förvaras personalakt
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
43
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Beslut och övriga underlag kopplat till lönebidrag från Arbetsförmedlingen Bevaras Närarkiv Förvaras i personalakt
2. 7. 5 Personalhälsa
Sjukanmälan Bevaras Verksamhetssystem Registreras Registreras i personalsystemLäkarintyg (ej rehabiliteringsärenden)
Gallras efter 2 år Verksamhetssystem Registreras Förvaras i rehabiliteringsverktyg
Läkarintyg i samband med rehabilitering Bevaras Verksamhetssystem Registreras
OSL kap 39 § 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg
Rehabiliteringsutredning Bevaras Verksamhetssystem RegistrerasOSL kap 39 § 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg
Dokumentation i samband med rehabmöten Bevaras Verksamhetssystem Registreras
OSL kap 39 § 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg
Remiss samt svar på rehabiliteringsbedömning/arbetsförmågebedömning via AME Bevaras Verksamhetssystem Registreras
OSL kap 39 § 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg
Dokumentation och handlingar från Försäkringskassan Bevaras Verksamhetssystem Registreras Förvaras i rehabiliteringsverktygBehandlingskontrakt och återkoppling Bevaras Verksamhetssystem Registreras
OSL kap 39 § 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg
Beslut om förstadagsintyg Bevaras Verksamhetssystem RegistrerasOSL kap 39 § 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg
Beslut om sjukersättning, rehabiliteringsersättning mm från Försäkringskassan Bevaras Närarkiv Registreras
OSL kap 39 § 2 Förvaras i personalakt.
Besked och underrättelse om omreglering av anställningsvillkor vid partiell sjukersättning Bevaras Närarkiv
OSL kap 39 § 1-2 Förvaras i personalakt.
Handlingar och beslut rörande omplacering Bevaras Verksamhetssystem Registreras
OSL kap 39 § 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
44
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Utredning om diskriminering, trakasserier eller kränkande särbehandling Bevaras Verksamhetssystem Registreras
OSL kap 39 § 2 Diarieförs i ärendehanteringssystem
Personalhälsovårdsjournal Bevaras AME
2. 7. 6 Utbilda och utveckla personal
Medarbetarsamtal, individuella utvecklingsplaner
Gallras när nytt dokument är upprättat eller när anställning avslutas
Hos respektive avdelning
Lönesamtal
Gallras när nytt dokument är upprättat
Hos respektive avdelning
Intyg om fortbildning inom ramen för anställningen Bevaras Närarkiv Förvaras i personalaktFritidsstudie, beslut Bevaras Närarkiv Förvaras i personalakt
KursmaterialGallras vid inaktualitet
Hos respektive avdelning
2. 7. 7 Disciplinåtgärder för personalDokumentation om misskötsamhet Bevaras Verksamhetssystem Registreras Förvaras i rehabiliteringsverktyg
Underlag, yttrande inför disciplinär åtgärd samt beslut. Bevaras Närarkiv Registreras
Förvaras i personalakt. Beslut är offentliga men sekretessprövning görs beträffande underlag.
PolisanmälanSe kommentar I personalakt Klassificeras under 5.5.7 Anmäla till polis
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
45
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
2. 7. 8 Uppvakta personal
Riktlinjer för gåvorSe kommentar Evolution, intranät
Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och klassificeras under 1.3.1 Styrande dokument.
Sammanställningar över aktuell personal
Gallras vid inaktualitet
2. 7. 9 Avsluta anställningUppsägning på egen begäran Bevaras Närarkiv Registreras Förvaras i personalaktAnsökan om pension Se 2.10.1 PensionBesked om avgångsskyldighet vid hel sjukersättning Bevaras Närarkiv Registreras Förvaras i personalaktAvslut av anställning genom överenskommelse Bevaras Närarkiv Registreras Förvaras i personalakt
Beslut om uppsägning eller avsked från arbetsgivarens sida Bevaras
Närarkiv/ Verksamhetssystem Registreras
Förvaras i personalakt/ ärendehanteringssystem
MBL-protokoll Bevaras Verksamhetssystem Registreras Förvaras i ärendehanteringssystemTjänstgöringsbetyg, kopia Bevaras Närarkiv Förvaras i personalakt
Tjänstgöringsintyg, kopiaGallras efter 2 år Verksamhetssystem Registreras Förvaras i verksamhetssystem
Dödsfallsintyg Bevaras Närarkiv Registreras Förvaras i personalakt
2. 8Systematiskt arbetsmiljöarbete
2. 8. 1 Arbetsmiljö-/skyddsrond
Årlig uppföljning Bevaras Verksamhetssystem RegistrerasMyndighetsspecifik dokumentation bevaras. Förvaras i ärendehanteringssystem
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
46
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Arbetsmiljörond/Skyddrond Bevaras Verksamhetssystem Registeras
Riskbedömning Bevaras Verksamhetssystem RegistrerasHandlingsplan arbetsmiljöåtgärder Bevaras Verksamhetssystem Registreras
2. 8. 2 Utreda arbetsmiljö
Beslut från arbetsmiljöverket Bevaras Verksamhetssystem Registreras Förvaras i ärendehanteringssystem
Delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter
Gallras när ny ansvarig har utsetts Närarkiv Förvaras i personalakt
Sjukfrånvarostatistik, riskanalysSe kommentar
Klassificeras under 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Utredningar arbetsmiljöGallras efter 5 år Närarkiv Registreras
Tex teamutveckling, kartläggning av psykosocialaförhållanden, utredning av inomhusmiljö.
2. 9 Löneadministration
2. 9. 1 Registrera tjänstgöring och lön
TimlistorGallras efter 5 år I personalakt
LäkarintygGallras efter 2 år Adato Skannas in, ingen papperskopia sparas.
Sjukanmälan till Försäkringskassan
Gallras efter 2 år Heroma
2. 9. 2Beräkna lön, arvoden ochersättningar
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
47
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
PersonalstatistikSe kommentar Handläggare
Statistik klassificeras under 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet
2. 9. 3Verkställa lön, arvoden ochersättningar
2. 10 Pension2. 10. 1 Pensioner
Ansökan om pension Bevaras Handläggare Förvaras i personalakt2. 11 IT och telefoni2. 11. 1 Införa IT-system
Utredning/underlagSe kommentar G-mapp Se kommentar
Utredningar/underlag av vikt bevaras och registreras, resten gallras vid inaktualitet.
KravspecifikationSe kommentar G-mapp Se kommentar
Kravspecifikation av vikt bevaras och registreras, resten gallras vid inaktualitet.
Avtal med leverantörSe kommentar G-mapp
Avtal av rutinmässig karaktär gallras vid inaktualitet, avtal av vikt bevaras.
Korrespondens med leverantörSe kommentar Handläggare
Korrespondens av vikt bevaras, resten gallras efter 3 månader
LeveransgodkännandeSe kommentar
Handläggare, G-mapp
Leveransgodkännande av vikt bevaras, resten gallras efter kontroll att leveransen stämmer. Leveransgodkännande kan vara e-post, orderbekräftelse, betald faktura
Inbjudan till utbildningGallras vid inaktualitet Handläggare
Internt utbildningsmaterialGallras vid inaktualitet G-mapp
Rutin för införande av systemGallras vid inaktualitet G-mapp
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
48
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Informationsklassning, informationssäkerhetsklassning Bevaras?
ProjekthandlingarSe kommentar
Projekthandlingar klassificeras under 1.6.2 Projekt
2. 11. 2 Förvalta IT-system
Förvaltningsplan för systemSe kommentar G-mapp
Gallras när systemet avvecklats eller ny plan upprättats
Riskanalys för systemSe kommentar G-mapp
Gallras när systemet avvecklats eller ny riskanalys upprättats
Systemdokumentation (verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation)
Se kommentar G-mapp
Systemdokumentation av vikt bevaras. Övrig systemdokumentation gallras när systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats.
Rutiner för kontrollerSe kommentar G-mapp
Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats
Rutiner för versionshanteringSe kommentar G-mapp
Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats
Dokumentation om metoder och verktyg
Se kommentar G-mapp
Gallras när systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats
Rutiner för utvärderingarSe kommentar G-mapp
Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats
RutinbeskrivningarSe kommentar G-mapp
Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats
Roll- och ansvarsbeskrivningarSe kommentar G-mapp
Gallras när systemet avvecklats eller nya beskrivningar upprättats
Lista över användareGallras vid inaktualitet
Ligger i respektive system
SITHS-kortSe kommentar
Klassificeras under 5.5.1 Skydda byggnader och egendom
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
49
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Inom oms förv används för Webbaserade portaler, NPÖ, Mina planer, Seniro alert och Pascal
Förbättringsvägen Bevaras DigitaltStödsystem för systematisk förbättringshantering
Handböcker Bevaras Digitalt OF handböcker
Ledningssystemet Bevaras Digitalt
OF Huvudprocesser (Kundprocessen och Förebyggandeprocessen) samt processer för Ordinärt boende, Vård och omsorgsboende, Daglig verksamhet, Boende LSS och Korttidsvistelse/tillsyn LSS.
OFCourse Bevaras DigitaltAnmälningssystem för kurser som OF arrangerar för OF' personal.
Åtkomstkontrollen Gallras efter 2 år Digitalt
Stödsystem för slumpmässig åtkomstkontroll i Procapita VoO
Avtal med IT leverantörerGallras efter 2 år Papper/digitalt Registreras När avtalstiden gått ut.
BiträdesavtalGallras efter avtalets slut Digitalt Registreras När avtalstiden gått ut.
KomKat (HSA katalog)Gallras 4 ggr/år Digitalt
Nationell katalog, databas driftas av Kommunförbundet Skåne
Behörighets blanketter Gallras efter 10 år Digitalt Efter avslut
BehörighetsformulärGallras efter 10 år Papper/digitalt Efter avslut
Facebook Bevaras Närarkiv Registreras Kommungemensamt
2. 12 Fordon och materiel
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
50
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
2. 12. 1 Förråd och lager
InventeringarGallras efter 2 år
Hos respektive avdelning
2. 12. 2 Fordon
Fordonsplan/register över fordonRevideras fortlöpande
Fordonsägaren, G-mapp Investering/planering. Revideras fortlöpande.
KörjournalGallras efter 2 år Bilansvarig
Kvitton, bränsle och tillbehör
Gallras 10 år efter redovisningsåret Bilansvarig
BesiktningsprotokollGallras efter 2 år Bilansvarig
Registreringsbevis, leasing LeasingföretagetRegistreringsbevis, kommunägd bil
Se kommentar Närarkiv
Gallras när fordonet inte längre ägs av kommunen
Årssammanställning Bevaras Fordonsägaren Registreras2. 12. 3 Utrustning och inventarier
Besiktningsprotokoll, logistik
Gallras 2 år efter avtalstiden utgång
Garanti- och avtalsahandlingar
Gallras när garantin/avtalet har gått ut Handläggare
Antalsstatistik per artikelGallras efter 2 år
Artikar med negativt saldo, månadslista
Gallras efter 2 år
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
51
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Artiklar med överlagerGallras efter 2 år
Beställningar, listorGallras efter 2 år
Beställningar, beställningsbekräftelser
Gallras efter 10 år
Bokföringsjournaler, förrådGallras efter 10 år
Bokföringsjournaler, listorGallras efter 2 år
Debiteringslistor, listorGallras efter 2 år
FöljesedelslistorGallras efter 2 år
FöljesedlarGallras efter 2 år
Om motsvarande faktura är specificerad och inte en samlingsfaktura
FörbrukningslistorGallras efter 2 år
Förbrukningsrapporter Gallras efter 2 år
Kassationslistor
Gallras efter 2 år (ej månad 12 år, 13)
KassationsrapporterGallras efter 2 år
Kassationsrapporter, årsrapportGallras efter 10 år
Materialinventarium
Gallras efter 2 år (ej månad 12 år, 13)
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
52
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
MateriallistorGallras efter 2 år
Registreringsunderlag för inventering
Gallras efter 2 år
ReklamationerGallras efter 2 år
RekvisitionerGallras efter 2 år
Rekvisitioner, kopiorGallras vid inaktualitet
Rekvisitioner, listorGallras efter 2 år
2. 13Interna servicefunktioner
2. 13. 1 Tryckeri och repro
BeställningarGallras vid inaktualitet Handläggare Gäller beställningar till externa tryckeriet
Pliktexemplar till KBSe kommentar Handläggare
1 ex av allt tryck skickas till KB. Förvaras hos Kungliga Biblioteket, Stockholm
2. 13. 5 Posthantering
Kvittenser, rek.brevGallras efter 2 år
Kvittenser, paketGallras efter 2 år
Kvittenser, värdeförsändelserGallras efter 2 år
FrankeringGallras efter 2 år
Kvittens Gallras efter 2 år
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
53
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
2. 14Tillagnings- och mottagningskök
2. 14. 1 Planera och förbereda måltider
AvtalGallras efter 2 år Evolution Registreras Förnyas varje år
Beställning av mat/matportionerGallras efter 1 år Mashie
DistributionslistorGallras vid inaktualitet Mashie
Egenkontroll, LivsmedelGallras efter 1 år
Egenkontroll, RengöringGallras efter 1 år
Enkät, sammanställning G-mapp
Info allergener - märkningslagen MashieKontrollrapport,riskklassificering, Miljö och hälsoskydd,
Gallras efter 10 år Evolution Registreras
MatsedlarGallras efter 1 år Mashie
NäringsvärdesberäkningarGallras efter 1 år Mashie
Portioner, statistikGallras vid inaktualitet G-mapp
Prislistor gästerGallras vid inaktualitet G-mapp
Prislistor, internaGallras vid inaktualitet G-mapp
Prislistor, livsmedelGallras vid inaktualitet Mashie
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
54
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
ReceptGallras vid inaktualitet Mashie
Restaurangrapport Evolution Registreras
Minnesanteckn. Kostenhetens träffGallras efter 3 år
3 SAMHÄLLSSERVICE3. 3 Medborgarservice3. 3. 1 Hantera frågor
Rutinmässiga frågorGallras efter 1 år Flexite Registreras
Personuppgifter och bifogade filer tas bort. Frågor som även registreras i andra verksamhetssystem, hanteras enligt respektive förvaltnings bevarande och gallringsregler.
Rutinmässiga svar och hänvisningar
Gallras efter 1 år Flexite Registreras Personuppgifter och bifogade filer tas bort
Överrenskommelser/Samtjänstavtal
Gallras 5 år efter upphörd giltighet Närarkiv Registreras Överenskommelse med Medborgarcenter.
Policy, instruktioner,övergripande dokumentationav verksamheten i medborgarcenter
Gallras efter upphörd giltighet Sharepoint
SynpunkterGallras efter 2 år
Flexite och i pärm hos nämndsekreterare Registreras
Medborgarcenter registrerar och skickar sedan Synpunkten till nämndsekreterare. Förvaras i pärm.
Uppgifter om användare
Gallras när uppgifterna är inaktuella Flexite Uppgifter om behörighet i Flexite, mm.
3. 4Extern information och kommunikation
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
55
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
3. 4. 1 Ge kommuninformation
Broschyrer och foldrar (för externt bruk) Bevaras Handläggare
Ett arkivexemplar av egenproducerat material (som broschyrer och foldrar) skickas till kommunarkivet.
Sociala medier Bevaras
Evolution (I PDF-format) samt närarkiv Registreras
T.ex. Facebook, Twitter. Varje halvår/varje år/vid större förändring ska utdrag göras. Datum för detta är den 28 februari samt 28 augusti. Ögonblicksbild av det sociala mediet bevaras genom skärmdump i PDF/A-format. Även chattlogg från sociala medier sparas ner om sådan finns.
Bloggar, extern webbplatsVid inaktualitet Se kommentar
Inlägg som innehåller sekretessbelagd information ska omedelbart tas bort, samt tas om hand för diarieföring/ registrering och handläggning.
Bloggar, egna webbplatsen Bevaras Se kommentar
Sparas ner en gång om året tillsammans med intranät och webbplats.Inlägg som innehåller sekretessbelagd information ska omedelbarttas bort, samt tas om hand för diarieföring/ registrering och handläggning.
Pressmeddelanden Bevaras MynewsdeskDigitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande.
Tidningar, egenproducerade reklambilagor Bevaras Evolution Registreras
Ett arkivexemplar av fysiska tidningar skickas till kommunarkivet. Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
56
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Publikationer Bevaras1 exemplar av varje ska bevaras i kronologisk ordning
E-pliktsexemplar
Ett exemplar av alla de filer som vänder sig till allmänheten och som finns på webbsidan och som ersatt ex. broshyrer ska levereras till KB
3. 9Stiftelser, fonder och donationer
3. 9. 1 StiftelserBidragsansökningar och beslut Bevaras
Papper/Digitalt 2 år
På ansvarig avdelnigng
Registreras Även beslutsunderlag bevaras.
Övrig dokumentation som kan förekomma, bevaras eller gallras enligt vad som för övrigt anges i dokumenthanteringsplanen
Övrig korrespondens, uppgifter om förtroendevalda ledamöter, blanketter och information
3. 9. 2 FonderBidragsansökningar och beslut Bevaras
Papper/Digitalt 2 år
På ansvarig avdelning
Registreras Även beslutsunderlag bevaras.
Övrig dokumentation som kan förekomma, bevaras eller gallras enligt vad som för övrigt anges i dokumenthanteringsplanen
På ansvarig avdelning
Övrig korrespondens, blanketter och information
3. 9. 3 DonationerBidragsansökningar och beslut Bevaras
Papper/Digitalt 2 år
På ansvarig avdelning
Registreras Även beslutsunderlag bevaras.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
57
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Övrig dokumentation som kan förekomma, bevaras eller gallras enligt vad som för övrigt anges i dokumenthanteringsplanen
På ansvarig avdelning
Övrig korrespondens, uppgifter om förtroendevalda ledamöter, blanketter och information
4 SAMHÄLLSBYGGNAD
4. 5Byggnader och anläggningar
4. 5. 4 Uthyrning
Andrahandskontrakt lägenheter/elevrum
Gallras 2 år efter avslutad hyresperiod
Närarkiv/administrativ personal
Boendeplan
Gallras när eleven slutar på gymnasiet Elevens pärm
Avtal med bredbandsbolag och Canal Digital
Gallras vid inaktualitet
5TRYGGHET OCH SÄKERHET
5. 5 Skydd och säkerhet
5. 5. 1 Skydda byggnader och egendom
Nyckelkvittenser - personal Riksgymnasiet
Gallras när anställning avslutats
I pärm i elevhem eller hos administrativ personal
Nyckelkvittenser - elever Riksgymnasiet
Gallras när eleven slutar I pärm i elevhem
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
58
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
5. 5. 6 Säkerhet för brukareRegister över innehavare av trygghetstelefon/-larm
Gallras vid inaktualitet
LarmloggarGallras efter 2 år
Larmrapporter med register Gallras efter 5 år
Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning
Nyckelkvittenser till brukares boenden
Gallras 2 år efter upphörd service
Nyckellistor, brukares nycklar, dagliga
Gallras efter 2 år
Nyckelkvittenser , personal, enhetens nycklar
Gallras 2 år efter återlämnande
Register över brukares nycklarGallras vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt
5. 5. 7 Anmäla till polisPolisanmälningar, allmänna
Gallras efter 2 år
Anmälande förvaltning/ bolag
Nej, avsteg kan förekomma
Avstegen avser enskilda uppgifter som kan omfattas av sekretess, exempelvis personuppgifter.
Polisanmälningar, rörande personal
Bevaras I personalakt
Nej, avsteg kan förekomma
Avstegen avser enskilda uppgifter som kan omfattas av sekretess, exempelvis personuppgifter.
Polisanmälningar, rörande elever
Bevaras I elevakt
OSL 10:20-21 samt andra avsteg kan förekomma
Avstegen avser enskilda uppgifter som kan omfattas av sekretess, exempelvis personuppgifter.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
59
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
5. 7Skade- ochtillbudsrapportering
5. 7. 4 TillbudUppgifter kopplat till individ i samband med arbetsskada och tillbud Bevaras
Verksamhetssystem eller i personalakt Registreras
OSL kap 39 § 1-2
Förvaras i verktyget för arbetsskador och tillbud. Förvaras i personalakt i de fall de kommer in i pappersform
Anmälan om arbetsskada till Försäkringskassan Bevaras Verksamhetssystem Registreras
OSL kap 39 § 1-2
Förvaras i verktyget för arbetsskador och tillbud
Sammanställning av tillbud, olycksfall och arbetsskador Bevaras Verksamhetssystem Registeras
Ingår i systematiskt arbetsmiljöarbete. Anmälningar registreras och bevaras i verktyget för arbetsskador och tillbud
7 SKOLA7. 7 Gymnasiesärskola7. 7. 1 Anta och placera i
Antagningsbesked
Gallras när eleven slutar på gymnasiet G-mapp
7. 7. 2Planera utbildning i gymnasiesärskola
7. 7. 3Följa upp utbildning i gymnasiesärskola
7. 7. 4 Närvaro i gymnasiesärskola
8 VÅRD OCH OMSORG
8. 1Förebyggande vård och omsorg
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
60
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
8. 1. 1 Stöd för anhöriga Stöd till anhöriga oavsett verksamhet.
8. 1. 2 Uppsökande verksamhet
8. 2 Hälso- och sjukvård Enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL)
8. 2. 1 Samordna vårdplanering
Enligt lag (2017: 612) om samverkan vid utskrivning från sluten vård. Sköts i ett delat IT-system.
Inskrivningsmeddelande Gallras efter 5 år
Meddelandefunktion Gallras efter 5 år
Kartläggning Gallras efter 5 år
Ställningstagande inför utskrivning
Gallras efter 5 år
Kallelse till SIP Gallras efter 5 år
Utskrivningklar Gallras efter 5 år
Meddelande om makulerad utskrivning
Gallras efter 5 år
Utskrivningsmeddelande/utskriven från sjukhus
Gallras efter 5 år
Tvärprofessionell epikris Se kommentar
Födelsedatum 05, 15, 25 bevaras. Övriga gallras 10 år efter sista anteckning.
Samordnad individuell plan Se kommentar
Födelsedatum 05, 15, 25 bevaras. Övriga gallras 10 år efter sista anteckning.
Utskrivningsinformation Se kommentar
Födelsedatum 05, 15, 25 bevaras. Övriga gallras 10 år efter sista anteckning.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
61
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
8. 2. 2 Hantera läkemedel
HSLF-FS 2017:37 Socialstyrelsens föreskrifter och allmäna råd om ordination och hantering av läkemedel i hälso-och sjukvården
Förbrukningsjournal över narkotika, förråd
Se kommentar
Läkemedels-förråden
Avser journal för förrådsadministration av narkotika. Gallras 10 år efter inaktualitet. (Journal över enskild patients förbrukning se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal
Förteckning över narkotikaansvariga sjuksköterskor Se
kommentar
MASLäkemedels-förråden
Sjuksköterskor utsedda att kontrollräkna narkotika i basläkemedelsförråd. Gallras 3 år efter inaktualitet.
Förteckningar över utlämnade kort och nycklar till läkemedelsförråd
Se kommentar Ansvarig chef
Instruktioner för läkemedelshantering Bevaras Episerver Finns i Hälso- och sjukvårdshandboken.Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten
Se kommentar Evolution
Registreras
Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet
Läkemedelslista för enskild patient
Se kommentar Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal
Ordinationshandling för insulin Se kommentar Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal
Ordinationshandling/Läke-medelslista Dos
Se kommentar Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal
Ordinationshandling Waran Se kommentar Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal
Ordinationshandling ögondroppar Se kommentar Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal
Ordinationshandling, övrig Se kommentar Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
62
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Ordinationer enligt generella direktiv
Gallras efter 10 år Evolution
RegistrerasDvs. 10 år efter inaktualitet
Packlista för doser Gallras vid inaktualitet Handläggare
Packlistan sparas till nästa leverans och gallras därefter.
Rekvisitioner till apotekGallras efter 10 år
Sjuksköterske-expeditionen
Avser rekvisitioner över läkemedel (inkl. narkotiska preparat) eller teknisk sprit till läkemedelsförråd
Uttag från Basläkemedelsförråd Gallras efter 1 år
Basläkemedels-förråd
Dokumentation av uttag ur basläkemedelsförrådet
Signerad hämtad beställning från Närförråd
Gallras efter 1 år
Basläkemedels-förråd
Dokumentation av hämtad beställning till närförråd
Signeringslistor över administrerade läkemedel Gallras efter
10 år
Signeringslista läkemedel, Vid behovsläkemedel. Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal.
8. 2. 3 Patientsäkerhet och avvikelser Enligt Patientsäkerhetslagen (2010:659)Anmälningar enligt bestämmelser om t.ex. lex Maria.Anmälningar enligt 3 kap. 7§ PSL Anmäla legitimerad personal
Se kommentar Evolution Registreras Se 1.5.5 Anmäla enligt Lag
Ansvar i patientsäkerhetsarbetet, dokumentation
Bevaras Evolution RegistrerasAvvikelserapporter rörande enskilda patienter
Se kommentar Flexite
Födelsedatum 05, 15, 25 bevaras. Övriga gallras 10 år efter sista anteckning.
Checklistor för vårdenheternas egenkontroll (motsv.)
Gallras efter 2 år Vårdenheten
HSAN-beslut Se kommentar Evolution Registreras Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
63
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Hygienrond, dokumentation Se kommentar Evolution Registreras Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
HändelseanalyserSe kommentar
EvolutionFlexite Registreras
Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitetlex Maria registreras i Evolution.Övriga bifogas Flexiteutredningen.
Inspektionen för vård och omsorg (IVO):s beslut
Se kommentar Evolution
Registreras Se 1.5.5 eller 1.8.2 beroende på om det är ett beslut efter tillsyn på grund av anmälan i ett specifikt fall eller mer övergripande tillsynsverksamhet.
Kontroller, dokumentationGallras efter 5 år Episerver
Avser dokumenterad kontroll t.ex. steriliserings- och desinfektionsrutiner på avdelning/enhet
Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare och patientnämnd/förtroende-nämnd
Se kommentar Evolution Registreras Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare och patient
Bevaras Evolution
Registreras
Läkemedelsförsäkringsföreningens försäkringsbolags beslut
Se kommentar Evolution Registreras Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Mål för kvalitets-och patientsäkerhetsarbetet
Se kommentar Se 1.4.1 Mål och ekonomistyrning
Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren
Se kommentar Evolution Registreras Se 1.5.5 Anmälningar enligt lag
Patientsäkerhetsberättelse
Bevaras Evolution
Registreras Enligt 3 kap 10 § PSL ska vårdgivaren senast 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse.
Riskanalyser Se kommentar G-mapp
RegistrerasSe 1.5.2 Mätning av verksamhetskvalitet
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
64
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Rekommendationer (motsv.) om vårdhygien
Se kommentar Episerver
Se 1.3.2 Organisera och fördela arbete och ansvar
Rådgivning, dokumenterad
Bevaras Evolution
Registreras Avser rådgivning vid särskilda tillfällen, t.ex vid hantering av vatten, mat, disk, avfall, tvätt etc.
Sammanställningar, statistik etc. över vårdhygieniska mätdata resultat mfl. uppgifter
Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Skadeståndsärenden vid patientskada Bevaras Evolution
Registreras
Statistik, allmän Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Uppföljningar av rutiner, dokumentation
Se kommentar Episerver
Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet
Utbildning i vårdhygieniska frågor, dokumentation
Se kommentar Episerver
Information som är egenproducerad eller framtagen för myndighetens, vårdgivarens etc. räkning (bildspel, text etc.) bevaras. Powerpoint-bilder kan bevaras som utskrift eller digital fil, over-headbilder kan (i förekommande fall) överföras till papper eller bevaras som skannad fil. Ej verksamhetsunik information som använts i utbildningen gallras vid inaktualitet.
Åtgärdsplaner Bevaras Evolution Registreras Avser lokala planer. 8. 2. 4 Undersöka, vårda, behandla
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
65
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Bilder av patientspecifika skador, åtgärder etc.
Se kommentar
Analoga och elektroniska bilder samt teckningar. Bilder som ej utgör journalhandling (t.ex. som med patientens medgivande tas för undervisningssyfte) gallras vid inaktualitet. Bilder av betydelse för patientens vård och behandling, eller som används för information och dialog med patient ingår i patientjournal och bevaras där.
Checklistor till grund för uppföljning av kvalitet i vårdprocessen
Se kommentar Evolution Registreras Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Delegering och eventuellt återkallande av delegering för medicinska arbetsuppgifter
Se kommentar
Procapita (verksamhets-system)Arbetsplatsen
Delegering i verksamhetssystemet gallras efter 10 år. Påskrivna pappersexemplaret förvaras på arbetsplatsen. Gallras efter 10 år.
Minnesanteckningar vid överrapportering
Se kommentar
Avser personalens minnesanteckningar för tillfälligt bruk rörande brukare vilket är arbetsmaterial och rensas bort vid inaktualitet. Förs normalt i verksamhetssystem
Signaturförtydligandelistor (handstilsprov)
Bevaras Pappersjournal
Avser listor med signatur och namnförtydliganden som identifierar personal som dokumenterar och signerar i patientjournal. 8.2.5 Dokumentera i patientjournal.
Signeringslistor Se kommentar Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
66
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Övervakningslistor och noteringar vid övervakning
Se kommentar
Se listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, temperatur, vakenhet etc. 8.2.5 Dokumentera i patientjournal
8. 2. 5 Föra patientjournal, generellt
Allt som berör en enskild patient ska samlas i en patientjournal. Ev. pappersakt ska sorteras på personnummer. Rutiner för vad som finns i pappersakt respektive vad som finns i den digitala akten ska finnas.
Patientjournal (generellt)
Gallras efter 10 år
Kommunarkiv, Procapita (verksamhets-system)Närarkiv
Födelsedatum 05, 15, 25 bevaras. Övriga journaler gallras 10 år efter sista anteckning. Förvaras i närarkivet.
Patientjournal som inte är möjlig att härleda till en specifik patient
Gallras efter 10 år
Närarkiv,Procapita (verksamhets-system)
Avser journal som är helt eller delvis oläslig, saknar namnuppgift eller där det av annan anledning inte går att fastställa vilken person journalen avser
Patientjournal som skannats
Se kommentar
Patientjournal på papper som skannats gallras efter skanningen, under förutsättning att en fullständig och likalydande kopia bevaras i skannad form. För att uppfylla kravet på likalydande kopia krävs rutiner och teknik som ger betryggande garantier för att innehållet i den skannade versionen helt överensstämmer med originalet. Observera att färgade bilder etc. kan behöva skannas i färg.
Patientjournal som upprättats i elektronisk form i original Bevaras
Födelsedatum 05, 15, 25 bevaras. Övriga gallras 10 år efter sista anteckning.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
67
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
8. 2. 6 Dokumentera i patientjournal
Avser patientjournal förd av samtliga journalföringspliktiga yrkesgrupper. Se uppräkning nedan av handlingstyper som kan ingå i patientjournal och företrädesvis arkiveras där.
Patientjournal i kommunal hälso- och sjukvårdAnmälan, rapportering etc. till andra myndigheter Bevaras Avser t.ex. anmälan till socialtjänstenAnsvarsövertagande vid läkemedelshantering, dokumentation Bevaras
Kopia på läkarens dokumentation avseende ansvarsövertagande. Se 8.2.5.
Avbildningar, skisser etc. som beskriver planerad åtgärd eller resultat av åtgärd Bevaras Se 8.2.5.Bilder av patientspecifika skador, åtgärder etc.
Se kommentar
Analoga och elektroniska bilder samt teckningar. Bilder av betydelse för patientens vård och behandling, eller som används för information och dialog med patient ingår i patientjournal, se 8.2.5. Övriga bilder (t.ex. som med patientens medgivande tas för undervisningssyfte) gallras vid inaktualitet.
Blodtryckslista Bevaras Se 8.2.5.Blåsträningslista Bevaras Se 8.2.5.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
68
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Brev eller meddelande till, från eller avseende patient
Se kommentar
Brev eller meddelande av betydelse för vård och behandling bevaras i patientjournal. Brev som inte behövs för en god och säker vård av patienten diareförs i dokument- och ärendehanteringssystemet. Brev eller meddelande av tillfällig eller ringa karaktär gallras vid inaktualitet
Checklistor av betydelse för behandling, bedömning, beslut och diagnos Bevaras Se 8.2.5.Checklistor av tillfällig eller ringa betydelse
Gallras vid inaktualitet Närarkiv
Avser checklistor som t.ex. "Checklista vid hemgång" o.dyl.
Daganteckningar rörande patienter Bevaras Kallas även rapportblad. Se 8.2.5.Dietjournal Bevaras Kallas även kostlista. Se 8.2.5.Filmsekvenser (elektroniska eller video)
Gallras efter 10 år
Ingår i 8.2.5. Film av betydelse för patientjournalens syfte och innehåll. Ingår i patientjournal, men förvaras vid behov separat, för att inte skadas eller skada andra handlingar. I journalen görs notering om att film finns och var den förvaras. Film som saknar betydelse för patientjournalens syfte gallras vid inaktualitet t.ex. film som tagits i undervisningssyfte.
Förbrukningsjournal över narkotika, individuell Bevaras Se 8.2.5.Borttagna narkotiska läkemedelsplåster
Se kommentar Lämnas till Apoteket för destruktion.
Hemsjukvård, ansökningar och beslut Bevaras Se 8.2.5.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
69
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Injektionslistor/signeringslistorBevaras Se 8.2.5.
Intyg
Bevaras
Den som utfärdar intyget ska anteckna detta i journalen och även spara en kopia av intyget. Se 8.2.5.
Journalkopior som beställs från annan vårdgivare Bevaras Förs till den egna patientjournalenListor över administrerade (intagna) läkemedel för enskild patient Bevaras Se 8.2.5.Listor över intag av mat, vätska etc, generellt
Gallras efter 10 år
Dessa handlingar kan aktualiseras i ett anmälnings- eller försäkringsärende och bör betraktas som journalhandling och bör därför bevaras i 10 år
Listor över utförsel av uppmätt urin avföring, kräkning etc, generellt
Gallras efter 10 år Journalhandling. Kallas även miktionlista
Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, temperatur etc, generellt Bevaras Kallas också övervakningslistor. Se 8.2.5.Ljudupptagningar
Gallras efter 10 år
Ljudupptagning av betydelse för undersökning, vård och behandling bevaras som del av patientjournal, se 8.2.5. Övriga ljudupptagningar gallras vid inaktualitet
Läkemedelsbiverkningar, uppgift om Bevaras Se 8.2.5.Läkemedelslistor, individuella
BevarasKopia som förvaras hos patient gallras vid inaktualitet
Ordinationer, generelltBevaras
Avser ordinationslistor, ordinationskort, noteringar om telefonrecept etc. Se 8.2.5.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
70
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Remisser, utgående svar/utlåtanden (generellt)
Bevaras
Svar ska bevaras i sin helhet, oavsett om uppgifterna skrivits av eller förts över till journaltexten. Svar på papper bevaras på papper eller om inskannad fullständig och likalydande kopia skapad med betryggande metoder och rutiner (pappersoriginalet kan då gallras vid inaktualitet). Elektroniskt överförda svar integreras och bevaras i elektronisk form. Se 8.2.5.
Rättad uppgift i journal
Bevaras
Ev. rättelse ska göras på sådant sätt att ursprungstexten fortfarande är läsbar. Vid digital journalföring ska ändringar bevaras i systemets historik. Se 8.2.5.
Samordnad individuell planBevaras
Skrivs ut från Mina planer och förs till patientjournal. Se 8.2.5.
Samtal med patient, dokumentation
Se kommentar
Avser även samtal före och efter vårdtillfället. Antecknade samtal med patient av betydelse för vård och behandling bevaras i patientjournal, övriga gallras vid inaktualitet.
Signeringslistor vid läkemedelsadministration (att ge läkemedel) till enskild patient Gallras efter
10 år. Se 8.2.5.Signeringslista, övriga Gallras efter
10 år.Exempelvis kontroll av antidecubitusmadrasser. Se 8.2.5.
SondmatningsschemaSe kommentar
Schemat gallras efter 3 år förutsatt att alla uppgifter om sondmatningen antecknats i patientjournalen
Telefonrådgivning Se kommentar Se Samtal med patient, dokumentation
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
71
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Testinstrument
Bevaras
Observera den särskilda sekretessen för uppgifter i psykologiska prov i 17 kap 4 § OSL (Går även under benämningen instrumentsekretess). Självskattningsinstrument etc. av betydelse för undersökning bedömning, beslut, diagnos eller uppföljning, se 8.2.5. Självskattningsinstrument etc. av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet.
Tvärprofessionell epikris Bevaras Se 8.2.5.Utskrivningsinformation Bevaras Se 8.2.5.Vändschema
Se kommentar
Vändschemat gallras efter 10 år, om anteckning i journal att vändschema satts in och hur ofta vändning ska utföras har gjorts som bevaras.
8. 3 Rehabilitera
Rehablitering innebär insatser som syftar till att en patient med förvärvad funktionsnedsättning återvinner eller bibehåller bästa möjliga funktionstillstånd. Insatserna kan vara av arbetslivsinriktad, medicinsk, pedagogisk, psykologisk, social eller teknisk art. Verksamheten kan hanteras på olika sätt i olika landsting och kommuner
8. 3. 1Erbjuda fysioterapi och arbetsterapiSigneringslista, träning Gallras efter
10 år. Se 8.2.5.8. 3. 2 Tillhandahålla hjälpmedel
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
72
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Ankomstkontroller, dokumentation
Se kommen-tar Handläggare Gallras tre år efter att produkten tagits ur bruk.
Avtal rörande inköp av medicintekniska produkter och apparaturer
Se kommentar
Hanteras i enligt med ekonomihandlingar i övrigt. Se 2.4 Ekonomiadminstration
Avtal rörande service och underhåll
Se kommentar
Hanteras i enligt med ekonomihandlingar i övrigt. Se 2.4 Ekonomiadminstration
Bostadsanpassning, handlingar rörande
Se kommentar
Avser kopia av intyg eller andra handlingar som kompletterar ansökan. (Själva ansökan hanteras av den enhet som fattar beslut i frågan.) Bevaras i patientjournal
Dokumenterade kvalitetskontroller av produkter Se
kommentar Handläggare
Avser kontroll utförd av särskild personal. Gallras tre år efter att produkten tagits ur bruk. Gallras av ansvarig personal.
Felanmälningar och servicebeställning
Se kommentar Handläggare
Gallras 3 år efter utförd åtgärd. Gallras av ansvarig personal.
Funktionshandlingar rörande produkt
Se kommentar Handläggare
3 år efter att produkten tagits ur bruk. Gallras av ansvarig personal.
Försäljning av nya eller utarangerade hjälpmedel, handlingar rörande
Se kommentar
Hanteras i enligt med ekonomihandlingar i övrigt. Se 2.4 Ekonomiadminstration
Garantisedlar o.dyl.
Se kommentar Handläggare
Garantisedlar som hanteras vid hjälpmedelsenheten gallras efter att produkten sålts eller på annat sätt tagits ur bruk (garantisedlar som överlämnats av sjukvården till kund omfattas inte av gallringsbeslut i denna plan.)
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
73
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Informationsblad etc. om hjälpmedel
Bevaras
1 arkivex. av information som är egenproducerad eller framtagen för vårdgivarens, enhetens etc. räkning bevaras, övriga gallras vid inaktualitet.
Kalibreringsrapporter Gallras efter 3 år Handläggare
Lån av hjälpmedel, handlingar rörande
Se kommentar Närarkiv
Avser t.ex. låneförbindelser och kvitteringar vid återlämnande av lånade hjälpmedel. Gallras 3 år efter återlämnandet.
Registeruppgifter över medicintekniska produkter
Bevaras G-server
Inventarium för registrering av uppgifter om medicinteknisk utrustning, benämning, placering, åtgärd etc.
Rekvisition av hjälpmedel
Se kommentar Handläggare
Avser egen utgående rekvisition. Rekvisition som ej utgör räkenskapsinformation gallras efter 5 år. Rekvisition som utgör räkenskapsinformation gallras efter 10 år.
Temperaturavläsning, dokumentation
Gallras efter 3 år Handläggare Läkemedelskylskåp
Tillbudsrapporter rörande medicintekniska produkter
Se kommentar Flexite Registreras Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
UnderhållsschemanGallras efter 3 år Handläggare
Utbytesdelar, uppgift omGallras efter 3 år Handläggare
Gallras 3 år efter att produkten tagits ur bruk. Gallras av ansvarig personal.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
74
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
8. 4 Logga händelser
Loggning i nätverk eller i databassystem har flera syften. Loggar som dokumenterar tillgång till information, vilka sökningar som utförts, av vem och från vilken datorplats mfl. uppgifter kan underlätta revisioner, disciplin- och ansvarsärenden, samt undanröja misstankar om manipulation och förebygga missbruk. Vårdgivaren har enligt 5 kap 5 § PdL skyldighet att på begäran lämna ut loggningsuppgifter till patient. Uppgifterna ska enligt 4 kap 10 § HSLF-FS 2016:40 vara så tydligt utformade att patienten kan bedöma om åtkomsten till journaluppgifterna varit befogad, och loggen ska innehålla uppgifter om vårdenhet och tidpunkt för när någon tagit del av journalinformationen. I den offentliga sjukvården kan patienten även begära att få ta del av namnet på dem som varit inloggade, vilket kan ske efter sekretessprövning enligt OSL.
8. 4. 1 Loggar Logguppgifter
Gallras efter 5 år Åtkomstkontrollen
Om uppgifter i logg leder till åtgärd ska uppgifterna bevaras tillsammans med det ärende som då bildas.Avser rutinmässiga loggar som dokumenterar loggar över åtkomst till patientjournaler (anropens ursprung och plats, ansvarig användare för operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden etc.)
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
75
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
8. 5Föra vårdrelaterade register
8. 5. 1Lämna uppgifter till interna och externa registerHSA-katalogen
Bevaras
Avser lokala kataloguppgifter länkade till det nationella Hälso- och sjukvårdens samlade adressregister (HSA-katalogen) med gemensam sökbild. Bevaras i versioner genom uttag av data 1 gång per år. Ev. ändringar och rättelser av katalogen får genomföras om ändringarna bevaras i systemets historik.
Underlag för ändring och rättelse av personuppgifter i lokala system
Se kommentar
Avser blankett (motsv.) med uppgifter om vilka personuppgifter som ska ändras/rättas, orsak, samt ev. kontroll. Underlaget gallras efter 10 år, om ändringar/rättelser bevaras i systemets historik.
Uppgifter i lokalt kvalitetsregister
Bevaras
Uppgifter får gallras enbart om registrerad patient motsätter sig att uppgifterna ska finnas med i registret. Ändringar och rättelse av felaktiga uppgifter får genomföras om dessa bevaras i systemets historik
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
76
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Uppgifter i lokalt patientadministrativt system
Se kommentar
Ny information får tillföras. Kontaktuppgifter (adress, tel etc.) får uppdateras löpande utan krav på historik. Personuppgifter (namn, personnummer etc.) bevaras. Alla övriga personanknutna uppgifter t.ex. vilken klinik som besökts bevaras. Ev. ändringar och rättelser av felaktiga personuppgifter eller vårdrelaterade uppgifter får genomföras om ändringarna bevaras i systemets historik.
Uppgifter i övriga lokala vårdrelaterade system
Bevaras
Ny information får tillföras. Kontaktuppgifter (adress, tel etc.) får uppdateras löpande utan krav på historik. Se 8.2.5. Ev. ändringar och rättelser av felaktiga personuppgifter eller vårdrelaterade uppgifter får genomföras om ändringarna bevaras i systemets historik.
Uppgifter till kommunala hälso- och sjukvårdsregistret
Se kommentar
Hälso- och sjukvården har uppgiftsskyldighet till detta register. Beslutas och hanteras av Inspektionen för vård och omsorg (IVO)
Uppgifter som lämnats till externa system, generellt
Se kommentar
Beslutas och hanteras av resp. mottagare (dvs. informationsägaren).
8. 6
Hantera journaler, förfrågningar och tillstånd
8. 6. 1Hantera journaler och förfrågningar
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
77
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Avtal rörande förvaring av journaler
Bevaras
Registreras Avtalen gäller journaler som fortfarande används av den dagliga verksamheten och ej överlämnats till arkivmyndighet. Se även 1.5.7 Juridska handlingar
Avtal rörande skanning av journaler
Bevaras
Registreras Avtalen gäller journaler som fortfarande används av den dagliga verksamheten och ej överlämnats till arkivmyndighet. Se även 1.5.7 Juridska handlingar
Avtal rörande utlån av journaler
Bevaras
Registreras Avtalen gäller journaler som fortfarande används av den dagliga verksamheten och ej överlämnats till arkivmyndighet. Se även 1.5.7 Juridska handlingar
Beställningar och rekvisitioner av journaler
Bevaras
Avser inkomna förfrågningar och egna utgående. Lånekvitton, påminnelser etc. gallras vid inaktualitet om uppgift om att journalen lånats ut, när och till vem bevaras på annat sätt (t.ex. i låneliggare eller uppgift som bifogats journal).
Fullmakter för utlämnande av uppgifter
Gallras efter 70 år
Förstörande av uppgifter i patientjournal på begäran av enskild person, handlingar rörande Se
kommentar
Registreras Avser t.ex. IVOs beslut om förstörande av uppgifter. När beslut finns om att en hel journal ska förstöras får ingen mapp eller dokumentation finnas på journalens plats. Bevaras bland diarieförda handlingar
Förteckning (motsv.) över patienter och journaler
Bevaras
Avser förteckningar (i förekommande fall), som dokumenterar förflyttningar av journaler mellan t.ex. BVC och skola, eller överlämnande av journaler till arkivmyndighet. Förteckningarna är användbara vid återsökning.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
78
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Förteckning (motsv.) över inlånade, utlånade eller kopierade journaler
Bevaras
Bevaras med tanke på ev. framtida begäran o journalförstöring eller ändring. Gäller även kopior från mikrofilmade, skannade eller helt digitala journaler.
Journalkopior inkomna från annan vårdgivare
Bevaras
Avser kopior som beställts för patient som man har en aktuell vårdrelation till. Papperskopior förs till den egenupprättade patientjournalen. Se 8.2.5. Inkomna elektroniska uppgifter bifogas egen elektronisk journal.
Journalkopior, uppgift om utlämnade kopior
Bevaras
Vid utlämnande av journalkopior ska det enligt PdL 3 kap. 11§ dokumenteras i patientjournalen vem som har fått handlingen, avskriften eller kopian och när denna har lämnats ut. Detta gäller dock inte utlämnande genom direktåtkomst. Se 8.2.5.
Journalnummerförteckningar (motsv.) Bevaras I förekommande fallMikrofilmsregister Bevaras I förekommande fallPatientförteckningar upprättade i samband med förflyttning av journaler Bevaras I förekommande fallReversal över överlämnade journaler Bevaras
Upprättas vanligen vid överlämnande till arkivmyndighet.
Samtycke till utlämnande eller delning av uppgifter i journal
Gallras efter 70 år
Avser skriftliga samtycken eller noteringar i journal i förekommande fall.
Spärr samt hävande av spärr rörande tillgång till uppgifter i patientjournal, uppgift om Bevaras
Avser uppgifter i system för sammanhållen journalföring
Utlån av journal, uppgifter om Se kommentar Se Beställningar och rekvistioner av journaler
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
79
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
8. 6. 2Handlägga forskningsansökningarAnsökan om att få forska i medicinsk dokumentation Bevaras
Registreras Avser förfrågan med beskrivning av forskningen och annat underlag.
Förbehåll vid forskning Bevaras RegistrerasGodkännande från etisk nämnd om forskning Bevaras
RegistrerasBevaras tillsammans med forskningsansökan
Sekretessförbindelser Bevaras RegistrerasTillstånd att bedriva forskning Bevaras Registreras
8. 7 Stöd och omsorg Enligt Socialtjänstlagen SoL.
8. 7. 1Administration av stöd och omsorgAnmälningar till ansvarig nämnd enligt Lex Sarah
Se kommentar Se 1.5.5 Anmälningar enligt lag
Avtal med enskilda utförare Bevaras RegistrerasProtokoll från pensionärsråd, förtroenderåd och motsvarande organ
Se kommentar
Evolution och närarkiv Registreras Se 1.5.6 Forum för samråd
Styr- och policydokument rörande verksamheten
Se kommentar Se 1.3.1 Styrande dokument
Dokumentatation från metod- och verksamhetsutveckling
Se kommentar
Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet
Dokumentation från kvalitetsarbete
Se kommentar
Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet
Årsstatistik över antal brukare i olika verksamhetsformer
Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Sammanställning över brukarenkäter
Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter
Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
80
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Avtal med enskilda utförare BevarasKorrespondens med enskilda utförare Bevaras
Registreras
Förteckningar över institutioner och serviceinrättningar
BevarasAnmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende
Gallras efter 5 år
RegistrerasSka registreras tillsammans med beslut och underlag för beslut i allmänna diariet.
Anmälningar som resulterar i ett ärende
Gallras efter 5 år
Registreras Notering görs om att ärendet överförts till verksamhetssystem i allmänna diariet.
Arbetsmiljöbesiktningar t.ex. skyddsrond
Se kommentar Se 2.8 Systematiskt arbetsmiljöarbete
Beslut om att inte starta ett ärende Gallras efter 5 år
Registreras
Brukarenkäter Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär Bevaras
RegistrerasSe även 1.5.7 Juridska handlingar
Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende
Gallras efter 2 år
Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende
Gallras efter 2 år
8. 7. 2Dokumentera i personakt enligt SoL inom omsorg
Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
81
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Handläggarfas
Anmälningar som tillhör ärende eller som ger upphov till ärende 5 år/Bevaras Registreras Registreras i Procapita/LifecareAnsökningar från enskild om bistånd eller service med eventuella bilagor 5 år/Bevaras Registreras Registreras i Procapita/LifecareBeslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats 5 år/Bevaras Registreras Registreras i Procapita/LifecareAvslag i enskilt ärende om bistånd och/eller insats 5 år/Bevaras Registreras Registreras i Procapita/LifecareMottagningsbevis
Gallras vid inaktualitet
I fysisk akt, procapita/lifecare
Mottagningsbevis inkommande i samband med delgivning av beslut om avslag.
Domar 5 år/Bevaras I fysisk akt Registreras Registreras i myndighetsjournalDokumentation av planering som rör den enskild
5 år/Bevaras I fysisk akt
T.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner, genomförandeplaner, Sippar,
Fullmakter5 år/Bevaras
I fysisk akt, procapita/lifecare
Registerutdrag Vid inaktualitet
I fysisk akt, procapita/lifecare Registerutdrag om ställföreträdarskap
Inkommande och utgående handlingar av betydelse i ärendet
5 år/BevarasI fysisk akt, procapita/lifecare
Ex. läkarintyg, ADL-bedömningar, personakt från verkställighet när person avlider/avslutar insatser el. byter utförare Sol/LSS. Yttranden. Mejl.
Registerkontroller som utgör underlag för beslut 5 år/BevarasAvgiftsbeslut 5 år/BevarasUpprättade handlingar av betydelse i ärendet 5 år/Bevaras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
82
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Ärendeblad, journalblad 5 år/BevarasÖverklaganden, med bilagor
5 år/BevarasI fysisk akt, procapita/lifecare
Underlag för fastställande av avgift
Gallras efter 5 år
Ex. matdistribution, dagverksamhet, korttidsboende, frånvaro, matavdrag särskilt boende. OBS! Kan gallras efter 3 år men kan underlätta för verksamheten om man gallrar både pappershandlingar och i verksamhetssystemet efter 5 år för att slippa göra plockgallring (om underlaget skannas in kan pappershandlingarna gallras efter kontroll av läsbarhet)
Kallelser (till möte med handläggare m.m.)
Gallras vid inaktualitet
Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc.
Gallras vid inaktualitet
Anmälningar om missförhållande5 år/Bevaras
I fysisk akt, procapita/lifecare
RegistrerasOriginal i diariet och kopia i personakt
Meddelanden om utskrivning, från sluten hälso- och sjukvård eller liknande
Gallras vid inaktualitet
I fysisk akt, procapita,/lifecare
Genomförandefas/verkställighetAvtal om handhavande av annans medel 5 år/Bevaras Genomförandeakt
Social journal SoL/LSS 5 år/BevarasProcapita och genomförandeakt
Arbetsanteckningar SoL/LSS
Gallras vid inaktualitet. Se kommentar
Procapita och genomförandeakt
Granskas innan de förstörs då de kan innehålla uppgifter som ska tillföras journalen.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
83
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Genomförandeplaner (arbetsplaner, omsorgsplaner m.m.) 5 år/Bevaras
Procapita och genomförandeakt
Utredning/Beställning SoL/LSS5 år/Bevaras
Procapita och genomförandeakt
Handlingar som rör avvikelsehantering 5 år/Bevaras Flexite
Registreras Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärenden bevaras med ärendeakten.
Signaturförtydligandeblankett SoL/LSS 5 år/Bevaras GenomförandeaktInkomna/upprättade handlingar/skrivelser SoL/LSS, som tillför sakuppgifter i ärendet.
5 år/Bevaras GenomförandeaktFullmakter 5 år/Bevaras GenomförandeaktLegal företrädare 5 år/Bevaras GenomförandeaktSigneringslista för genomförande av insats 5 år/Bevaras GenomförandeaktSenior Alert-blanketter
5 år/Bevaras Genomförandeakt
Födda dag 5, 15 och 25 bevaras. Till centralarkivet efter 5 år. Gäller enbart kunder där informationen inte registreras i kvalitetsregistret.
Kallelser (till möte med handläggare m.m.)
Gallras vid inaktualitet Genomförandeakt
Levnadsberättelser 5 år/Bevaras Genomförandeakt
8. 7. 3 Omsorg
Vård- och omsorgsboende, korttidsboende/växelboende. Boenden har kallats för olika saker under åren, till exempel ålderdomshem, servicebostad, gruppboende. Kallas numera särskilt boende för äldre
Förteckning över boenden Bevaras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
84
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Boenderegister Gallras vid inaktualitet Under ständig bearbetning
Brukarenkäter, enkäter till närstående
Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram
Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Förteckning över aktiva i verkställighet
Gallras vid inaktualitet
Under ständig bearbetning och visar brukare som är aktuella för omsorgen
HyresgästkortGallras vid inaktualitet
Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc för bostäder som tillhandhålls av socialtjänsten
Gallras efter 2 år
Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningskommentar inte kvarstår
LarmloggarSe kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare
Matsedlar Se kommentar Se 2.14.1 Planera och förbereda måltider
Månadsredovisning utförda timmar
Gallras efter 2 år
Månadsuppföljning till hemkommun
Gallras efter 2 år Underlag för debitering
Nyckelkvittenser, boendes nycklar Se kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare
Nyckelkvittenser till brukares boenden
Se kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare
Nyckelkvittenser , personal, enhetens nycklar
Se kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare
Närvaro- och frånvarorapporter Gallras efter 2 år Underlag för debitering
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
85
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Planering av genomförande av insatser
Gallras vid inaktualitet
Protokoll/mötesanteckningar från boenderåd (eller motsvarande samråd med de boende/och eller deras närstående Se
kommentar Se 1.5.6 Forum för samrådProtokoll/mötesanteckningar från möten med föreståndare för de särskilda boendeformerna Se
kommentar Se 1.3.3 Leda det interna arbetetRegister över innehavare av trygghetstelefon/-larm
Se kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare
PersonalschemanGallras efter 2 år
Vårdtyngdsmätningar, underlag Gallras vid inaktualitet När sammanställning gjorts
Handlingar rörande de boendeKontaktmannaskap - bekräftelse från anställd och information till boende
Gallras vid inaktualitet
Redovisning av "handhavda" medel
Gallras efter 10 år
Fickpengsredovisning Gallras efter 2 år
Tillhörighetslistor Gallras vid inaktualitet Efter kvittens
FärdtjänstkortSe kommentar
Tillhör brukaren och är inte allmän handling. Vid inaktualitet åter till brukare/dödsbo
8. 7. 4 Aktiviteter/öppen verksamhetTill exempel dagverksamhet för personer med demenssjukdom
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
86
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Aktivitetsutbud, program i dagverksamhet BevarasAvpersonifierad deltagarstatistik i dagverksamheten
BevarasVerksamhetsberättelser Se
kommentar Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrningDeltagarlistor Gallras vid
inaktualitet Under ständig bearbetningNärvarorapporter Gallras efter 2
år Underlag för debitering
8. 8Insatser för funktionsnedsatta Insatser enligt Lagen om Stöd och Service, LSS
8. 8. 1Administration av insatser för funktionsnedsattaAnmälningar till ansvarig nämnd Se
kommentar Se 1.5.5 Anmäla enligt lagAnmälan till Länsstyrelsen om personskada
Se kommentar Se 5.7.4 Tillbud
Avtal med enskilda Bevaras Registreras Se även 1.5.7 Juridska handlingarAvtal med entreprenörer Bevaras Registreras Se även 1.5.7 Juridska handlingarDokumentation av egenproducerade utbildningar och informationsinsatser för personal, anhöriga etc BevarasEgenproducerat informationsmaterial om funktionshinder och stödformer Se
kommentar Se 3.4.1 Ge kommuninformation
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
87
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Korrespondens med enskilda utförare BevarasProtokoll och mötesanteckningar från samverkan med frivilligorganisationer Se
kommentar Se 1.5.6 Forum för samrådStyr- och policydokument rörande verksamheten
Se kommentar Se 1.3.1 Styrande dokument
Kvalitetsdokument, process- och organisationsbeskrivningar
Se kommentar
Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet
Statistik över olika insatser Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
8. 8. 2Utreda insatser för funktionsnedsatta
Personakt enligt Lagen om stöd och service (LSS), barn och ungdom
Personakter som upprättats i samband med insats rörande boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar utanför familjehemmet. Det måste framgå av beslut och åtgärder/insatser vilken lag som använts, alltså SoL eller LSS. Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning
HandläggarfasAnmälan om ställföreträdare/god man/förvaltare Vid
inaktualitet Procapita/lifecare Registeras i SOL-akten i Procapita.Registerutdrag om ställföreträdarskap
Vid inaktualitet
I fysisk akt, procapita/lifecare
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
88
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Begäran/ansökan om insats med eventuella bilagor
5 år/BevarasI fysisk akt, procapita/lifecare
Bilagor kan vara läkarutlåtande, utredningar, försäkringskassan, arbetsförmedling, skola. Anteckningar från personal inom verksamheten.
Beslut5år/bevaras Procapita/lifecare
T ex insatsbeslut, avskrivningsbeslut och beslut om förhandsbesked
Beslut/domar 5 år/Bevaras Procapita/lifecare
Individuell plan 5 år/ Bevaras Procapita/lifecare Individuell plan enl.§10 LSS
Samordnad individuell plan 5 år/ bevaras I fysisk aktFullmakter Vid
inaktualitetI fysisk akt, procapita/lifecare
Inkommande och utgående handlingar av betydelse i ärendet
5 år/ BevarasI fysisk akt, procapita/lifecare
Ex. läkarintyg, ADL-bedömningar, personakt från verkställighet när person avlider/avslutar insatser el. byter utförare Sol/LSS. Yttranden. Mejl.
Anmälningar om missförhållande5 år/Bevaras
I fysisk akt, procapita/lifecare
Registreras Orosanmälan gällande barn/ personer med missbruk.
Upprättade handlingar av betydelse i ärendet 5 år/ BevarasÄrendeblad/utredningsdokument social 5 år/ BevarasÖverklaganden, med bilagor
5 år/ BevarasI fysisk akt, procapita/lifecare
Genomförandefas/verkställighetAnmälning enligt Lex Sarah Bevaras Registreras Se 1.5.5 Anmälningar enligt lag
Social journal SoL/LSS 5 år/BevarasProcapita och genomförandeakt
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
89
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Arbetsanteckningar SoL/LSS
Gallras vid inaktualitet. Se kommentar.
Procapita och genomförandeakt
Granskas innan de förstörs då de kan innehålla uppgifter som ska tillföras journalen.
Genomförandeplaner (arbetsplaner, omsorgsplaner m.m.) 5 år/Bevaras
Procapita och genomförandeakt
Utredning/Beställning SoL/LSS5 år/Bevaras
Procapita och genomförandeakt
Handlingar som rör avvikelsehantering 5 år/Bevaras Flexite
Registreras Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärenden bevaras med ärendeakten.
Signaturförtydligandeblankett SoL/LSS 5 år/Bevaras GenomförandeaktInkomna/upprättade handlingar/skrivelser SoL/LSS, som tillför sakuppgifter i ärendet.
5 år/Bevaras GenomförandeaktFullmakter 5 år/Bevaras GenomförandeaktLegal företrädare 5 år/Bevaras GenomförandeaktSenior Alert-blanketter
5 år/Bevaras Genomförandeakt
Till centralarkivet efter 5 år. Gäller enbart kunder där informationen inte registreras i kvalitetsregistret.
Kallelser (till möte med handläggare m.m.)
Gallras vid inaktualitet Genomförandeakt
Levnadsberättelser5 år/Bevaras Genomförandeakt
Födda dag 5, 15 och 25 bevaras. Till centralarkivet efter 5 år.
8. 8. 3 Personlig assistansTidsredovisning LASS till Försäkringskassan
Gallras efter 10 år
Hos respektive avdelning
Debiteringsunderlag. Original till FK, kopia sparas på enheten.
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
90
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Utbetalningsbesked från försäkringskassan
Gallras tio år efter redovisningsåret Närarkiv
Kopior på beslut från försäkringskassan, avtal, räkningar
Gallras efter 2 år
Hos respektive avdelning
8. 8. 4 Ledsagarservice
8. 8. 5Utse kontaktperson för funktionsnedsatta
Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov.
Anmälan mot kontaktpersoner/kontaktfamilj, resultat av utredning och beslut
5 år/Bevaras
Registreras
Original i diariet. Kopior i kontaktpersonsakt samt i personakt för placerat barn/vuxen.
Ansökan om att bli kontaktperson/kontaktfamilj 5 år/BevarasAnsvarsförbindelser 5 år/BevarasAvtal om ersättningar vid vårdnadsöverflyttningar 5 år/Bevaras
Avtal med t.ex. kontaktpersoner 5 år/BevarasBeslut om vård/medgivande 5 år/BevarasBeslut om placering 5 år/BevarasUtredningar av kontaktfamilj/kontaktperson 5 år/Bevaras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
91
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Ärendeblad, journalblad 5 år/BevarasEkonomiska uppgifter om kontaktfamiljsersättning
Gallras efter 10 år
Separat akt i kontaktfamilj/kontaktpersonsakten
Intervjuunderlag från kontaktafamilj/kontaktperson
Gallras efter gjord sammanfattning
8. 8. 6 Avlösarservice i hemmet
8. 8. 7Korttidsvistelse utanför hemmet
8. 8. 8Korttidstillsyn för skolungdom över tolv år
8. 8. 9Bostad med särskild service för barn och ungdomar Anmälningar till ansvarig nämnd Se
kommentar Se 1.5.5 Anmäla enligt lagBoendeenkäter, enkäter till närstående
Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Dagböcker, meddelandeböcker Gallras vid inaktualitet Får inte innehålla uppgifter om enskilda
Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m enligt egenkontrollprogram
Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Fickpengsredovisning Gallras efter 2 år
Förteckning över boende i bostäder med särskild service
Gallras vid inaktualitet Under ständig bearbetning
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
92
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare
Gallras vid inaktualitet När boende utgår ur verksamheten
LarmloggarSe kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare
Larmrapporter med register Se kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare
Månadsuppföljning till hemkommun
Gallras efter 2 år Underlag för debitering
Närvaro- och frånvarorapporter Gallras efter 2 år Underlag för debitering
Nyckelkvittenser, boendes nycklar Se kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare
Planering av genomförande av insatser
Gallras vid inaktualitet
Redovisning av boendes privata medel
Gallras efter 10 år
Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm
Se kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare
Utbetalning av habiliteringsersättning
Gallras efter 2 år
Vårddagsuppgifter Gallras efter 2 år
8. 8. 10Bostad med särskild service för vuxnaAnmälningar till ansvarig nämnd Se
kommentar Se 1.5.5 Anmäla enligt lagBoenderegister Gallras vid
inaktualitetBoendeenkäter, enkäter till närstående
Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
93
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Dagböcker, meddelandeböcker Gallras vid inaktualitet Får inte innehålla uppgifter om enskilda
Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m enligt egenkontrollprogram
Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
Fickpengsredovisning Gallras efter 2 år
Förteckning över boende i bostäder med särskild service
Gallras vid inaktualitet Under ständig bearbetning
Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare
Gallras vid inaktualitet När boende utgår ur verksamheten
LarmloggarSe kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare
Larmrapporter med register Se kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare
Månadsuppföljning till hemkommun
Gallras efter 2 år Underlag för debitering
Närvaro- och frånvarorapporter Gallras efter 2 år Underlag för debitering
Nyckelkvittenser, boendes nycklar Se kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare
Planering av genomförande av insatser
Gallras vid inaktualitet
Redovisning av boendes privata medel
Gallras efter 10 år
Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm
Se kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare
Utbetalning av habiliteringsersättning
Gallras efter 2 år
Vårddagsuppgifter Gallras efter 2 år
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
94
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
8. 8. 11Daglig verksamhet för funktionsnedsattaAktivitetsutbud, program i dagverksamhet BevarasAvpersonifierad deltagarstatistik i dagverksamheten
BevarasVerksamhetsberättelser Se
kommentar Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrningDeltagarlistor Gallras vid
inaktualitet Under ständig bearbetningNärvarorapporter Gallras efter 2
år Underlag för debitering8. 8. 12 Fritid för funktionsnedsatta
8. 9Insatser för psykiskt funktionsnedsatta
Se 8.8 Insatser för fysiskt funktionsnedsatta. OBS! Samma innehåll i strukturen oavsett om det är psykiskt eller fysiskt funktionsnedsatta.
8. 9. 1Administration av insatser psykiskt funktionsnedsatta
8. 9. 2Utreda insatser för psykiskt funktionsnedsatta
8. 9. 3Dagverksamhet för psykiskt funktionsnedsatta
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
95
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
8. 9. 4Sysselsätta psykiskt funktionsnedsatta
8. 9. 5Bostad med särskild service för psykiskt funktionsnedsatta
8. 9. 6Boendestöd för psykiskt funktionsnedsatta
8. 9. 7Utse kontaktperson för psykiskt funktionsnedsatta
8. 10 Bostadsanpassning
Lagen om bostadsanpassningsbidrag (1992:1574). OBS! Akterna kan bevaras av forskningsskäl vilket Sydarkivera rekommenderar.
8. 10. 1Ansöka om bostadsanpassningsbidragAnsökningsblankett Gallras 10 år
efter beslutRegistreras
Bygglov för bygglovpliktiga åtgärder
Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Foton Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Intyg från läkare, arbetsterapeut eller sakkunnig
Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Plan- och uppställningsritningar vid omfattande inredningsarbeten Gallras 10 år
efter beslut
Registreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
96
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Ritning av bostaden före respektive efter ändringen vid ändrad planlösning
Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Tjänsteskisser Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Anbudsförfrågan Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Anbud/offerter Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Sammanställning över offerter Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Tackbrev skickas till de vars anbud inte antagits
Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Orderbekräftelse Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Tjänsteanteckning Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Faktura, kopia Gallras 10 år efter beslut
Registreras Kommer in från entreprenör, fastighetsägare etc.
Slutbesiktning, efter åtgärd Gallras 10 år efter beslut
RegistrerasTjänsteanteckningar
Delegationsbeslut om bostadsanpassningsbidrag och utbetalning
Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Delegationsbeslut. Register över åtgärdade lägenheter och hus BevarasStatistiska sammanställningar Se
kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
8. 10. 2 Ansöka om återställningsbidragAnsökan Gallras 10 år
efter beslutRegistreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
97
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Anbudsförfrågan Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Anbud/offerter Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Sammanställning över offerter Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Tackbrev skickas till de vars anbud inte antagits
Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Orderbekräftelse Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Tjänsteanteckning Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Beslut om återställningsbidrag Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Beslut om återanvändning Gallras 10 år efter beslut
Registreras
Faktura, kopia Gallras 10 år efter beslut
Registreras
8. 11 Färdtjänst
Huvudmannen/kommunen kan hantera färdtjänsten, men verksamheten har ofta överlåtits till Trafikhuvudmannen, ex. till länstrafik/motsvarande
8. 11. 1Ansöka om färdtjänst/riksfärdtjänstAnsökan Skånetrafiken RegistrerasDelegationsbeslut Gallras 5 år
efter inaktualitet
Registreras
Dom Gallras 5 år efter inaktualitet
Registreras
Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden
Antagen 2017-xx-xx
98
Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats
Registreras (diarieförs) Sekretess
Info.säk-klass Kommentar
Läkarintyg Gallras 5 år efter inaktualitet
Registreras
Anteckningar Gallras vid inaktualitet
Registreras
Återkallelse av tillstånd Gallras efter 5 år
Registreras
8. 11. 2 Följa upp färdtjänstÅrsstatistik Se
kommentar Skånetrafiken Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitetRegister/förteckningar över färdtjänstberättigade
Gallras efter 5 år