dossier - .global · 2019. 4. 5. · directeur général demanche numérique. réalités multiples...

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PAYS : France PAGE(S) : 16-18;20-22;24-25SURFACE : 700 %PERIODICITE : Mensuel

JOURNALISTE : Nelly Moussu

1 janvier 2019 - N°23

MUTUALISEZVOS MOYENSpour réussir vos projets

Face à la baisse des dotations de l'état et au manque de ressources humaines, nombrede collectivités ont depuis longtemps fait le choix de la mutualisation de certainsservices. Avec la transformation numérique et les nouvelles obligations en matièred'ouverture des données publiques et de protection des données personnelles, le mou-vement va-t-il s'accélérer ? Un rapprochement des communes, que ce soit pour acheterdes biens de manière groupée ou pour partager l'expertise de leurs agents, pourraitlargement bénéficier aux usagers et aux projets d'un territoire, NELLY MOUSSU




1 janvier 2019 - N°23

Avec les nouvelles obligations en matièred'ouverture des données publiques (open data)

^ m ^ et de protection des données personnelles (RGPD),les collectivités locales pourraient accélérer la mutualisa-tion de leurs agents et de leurs outils, faute de ressourceshumaines et financières suffisantes pour tout gérer indivi-duellement. Le numérique serait alors une opportunité pourétendre ce que certaines communes appliquent déjà : la miseen commun de leurs personnels et de leurs moyens tech-niques. « Les systèmesd'information sont en tête de pelotonde ce que les collectivités mutualisent le plus, rapporte SimonMauroux, responsable des affaires juridiques et institution-nelles à l'ADCF (Assemblée des communautés de France).Ensuite, cesont les servicesfinanciers et RH, cequi entraîne,à terme, l'harmonisation deslogiciels. »

Premières questions à seposer pour entrer dans la voie dela mutualisation : combien d'agents du territoire travaillentdéjà sur telle question ? Et dans quel secteur est-il priori-taire de mutualiser ? Pour inciter les collectivités à réaliserce travail de recensement puis à étudier comment optimi-ser l'organisation locale, une loi datant de 2010 impose auxEPCI (établissements publics de coopération intercom-munale) d'adopter un schéma de mutualisation, une sortede feuille de route concertée des actions à mener. En 2017,Vitré Communauté - 46 communes - a ainsi voté son schéma

de mutualisation. Le document donne la priorité à la miseen commun des ressources pour les questions juridiques,informatiques, RH et de gestion de la voirie, et réorganise lesservices entre la ville de Vitré, le CCAS (centre communald'action sociale) et la communauté d'agglomération.

Gagner en efficacitéLa mutualisation a plusieurs visages.Elle peut consister à re-grouper une commande, à mettre à disposition des moyens(l'infrastructure d'hébergement desarchives, la sécurisationdes données, un logiciel, etc.), à partager une compétence(un savoir-faire technique...). Objectifs : rationaliser et ga-gner en efficacité. « Avant de mutualiser, chacun bricolait, parexemple sur la question de la réservefoncière, avec les raresagents affectésau sujet. Lorsqu'untel était malade, on n'avan-çait pas, confie Pierre Brault, directeur général des services

Les systèmes d'information sont en tête de pelotonde ce que les collectivités mutualisent le plus.Ensuite, ce sont les services financiers et RH, ce qui

entraîne, à terme, l'harmonisation des logiciels. »

SIMON MAUROUX, responsable des affairesjuridiques et institutionnelles à l'ADCF




1 janvier 2019 - N°23

Géodéchets: mutualiserla communicationParmi les outils proposéspar le groupe Open auxacteurs publics, FullMapsInfo-Tri leur permet de mieuxcommuniquer auprès de leursadministrés sur la gestion desdéchets. « Des collectivitésont déjà suggéré que cet outilmériterait d'être déployéauprès d'un groupement decommunes afin de mutualiser

leurs informations etd'apporter ainsi davantagede lisibilité aux citoyens »témoigne Thierry Aumeunier,responsable des solutionsGéo et Mobilité chez Open.Les administrés disposeraientainsi d'un seul point d'entréepour connaître la façon donttel ou tel déchet est géré, sansse soucier de savoir quelle

institution en à la charge.

L'idée d'une communicationglobale a mûri du côtéde rétablissement publicterritorial Est Ensemble, quiregroupe 9 communes. Pourrépondre à cette attente, legroupe Open a développé uneapplication web, Géodéchets,basée sur FullMaps Info-tri,qui géolocalise les habitantset leur indique les pointsde collecte et de dépôtsdes déchets à proximité.Cet outil les informeégalement du calendrierde collecte en porte-à-porte et des règles de tri.

Thierry Aumeunier,responsable des solutionsGéo et Mobilité chez Open

de Vitré et de Vitré communauté. Enfaisant monter lesgensen compétencesur cette thématique et en mutualisant sages-tion, on a apporté davantage de sécurité au fonctionnementdescollectivités. »

Un autre impact est d'ordre financier. « En massifiantl'achat d'objets connectés, nous avons réduit leur coût pourles collectivités, qui restent ensuite libres de signer - ou non- des contrats pour les déployer sur leur territoire », sou-ligne Geneviève Descharles, directrice du pôle Numériqueet Ville connectée au Sipperec (syndicat intercommunal

La ville de Dunkerque et la CUD(communauté urbaine deDunkerque) ont mutualisé leur

service informatique ; la CUD et chaquecommune de l'agglomération ontmutualisé la conservation des archives ;toutes les communes ont mutualiséentre elles un logiciel de paie. »

ISABELLE KERKHOF, maire déléguée deCoudekerque Village et vice-présidente dela communauté urbaine de Dunkerque

de la périphérie de Paris pour les énergies et réseaux de com-munications). Les communes gagnent également du tempssur les procédures, puisque les contrats sont déjà préparéspar le syndicat. « Elles peuvent ainsi seconcentrer sur l'opti-misation de leurs serviceset non sur la comparaison desdevisou sur la procédure d'achat » poursuit la directrice.

Une question de cohérence de territoireL'intégrateur Sogetrel travaille avec le Sipperec pourdéployer notamment des solutions de vidéoprotectionauprès des communes adhérentes du syndicat. « Mutua-liser permet aux petites collectivités de disposer de la mêmequalité de service que les autres, commente Thibault Boullé,chargé d'affaires Smart city de l'entreprise. Le regroupementde marchés apporte une homogénéité technique à un territoire,et par conséquent répond au besoin grandissant d'interopéra-bilité dessolutions. » Les collectivités de petite taille peuventaccéder à des outils performants auxquels elles n'auraient,en temps normal, pasaccès, faute de moyens financiers pourles acheter ou de moyens humains pour les utiliser. Afinde faciliter l'achat de ce types solutions par les communes(devidéoprotection, de performance énergétique ou encorede mobilité propre), le Sipperec les a regroupées cette annéeau sein d'une centrale d'achat, SIPP'n'CO. Pour lecitoyen, c'estla garantie d'une expérience-usager plus fluide et cohérente.




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Et pour la collectivité, c'est la concrétisation de la notion desolidarité territoriale.

Manche Numérique, un autre syndicat mixte, s'est éga-lement penché sur la question de l'homogénéité d'un terri-toire. « Des communes aspirent à mutualiser le déploiementd'outils numériques dans les écolesvia leur intercommunali-té, tandis que le département de la Manche souhaite un pland'équipement numérique pour les collèges. La mutualisationest donc envisagéeà grande échelle, pour équiper l'ensembledesétablissementsscolaires du territoire, et doter ainsi tout lemonde de manière plus équilibrée », indique Morgan Hervé,directeur général de Manche Numérique.

Réalités multiplesCar la mutualisation peut être appliquée entre différentsacteurs publics : l'EPCI peut mettre ses moyens à disposi-tion de plusieurs communes, une commune peut mettreses moyens à disposition de l'EPCI, plusieurs communespeuvent partager leurs moyens indépendamment del'EPCI. « La ville de Dunkerque et la CUD (communautéurbaine de Dunkerque) ont mutualisé leur serviceinformatique ; la CUD et chaque commune de l'agglomé-ration ont mutualisé la conservation des archives ; touteslescommunes ont mutualisé entre ellesun logiciel de paie »,cite en exemple Isabelle Kerkhof, maire déléguée de Coude-

La ville de Dunkerque et la communauté urbaine deDunkerque ont mutualisé leur service informatique.

kerque Village et vice-présidente de la CUD, en charge duDéveloppement des solidarités intercommunales, du sché-ma de mutualisation et du numérique.

« La question estde savoir si la mutualisation peut être miseen place dans le cadre actuel ou s'il faut changer l'organisa-tion des services,par exemple basculer les agents du service




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Gestionfinancière :un logiciel communpour plus d'homogénéitéCGI accompagne latransformation numériquedes institutions publiquesen leur proposant plusieurstypes de prestationset logiciels. L'un de sesoutils, Grand Angle, estaujourd'hui utilisé par plus de

70 collectivités territoriales.Il permet de mieux géreret piloter les aspectsbudgétaires et métiers(prévision budgétaire, gestiondes achats et des stocks,gestion des subventionsversées et reçues, etc.).

Pour Claude Baradat, vice-président en charge descollectivités locales chez

CGI, « la mutualisation d'untel système, au sein deplusieurs communes d'unemétropole par exemple,permet d'accélérer et

Claude Baradat, vice-président en charge descollectivités locales chez CGI

d'homogénéiser les facturestraitées ou encore lesdemandes de subvention. »Grand Angle est par ailleursmis à disposition en modeSaas (accès à distance),« ce qui est actuellementconsidéré comme un coûtde fonctionnement par lescollectivités, poursuit leresponsable. Du coup, ellesne récupèrent pas la TVA. Ilfaudrait donc faire évoluerles choses pour favoriserl'utilisation de ces outils ».

L'outil Grand Angle estaujourd'hui utilisé par plus de 70collectivités territoriales.

informatique d'une commune vers l'intercommunalité »ajoute Simon Mauroux. Créer un service commun représenteune évolution importante dans le fonctionnement local, quiimplique une préparation en amont et d'avancer par étapesafin d'apprendre à travailler ensemble. « Pour que la mu-tualisation s'installe dans le paysage local, on peut commen-cer par l'achat d'une même prestation de service, ce qui nemobilise pas un agent donc est moins engageant, poursuitle responsable de l'ADCF. Ensuite, on peut envisager de réor-ganiser l'existant, de créer de nouveaux services, ou encore despécialiser du personnel. »

Sur le territoire de la Manche, la mutualisation estenvisagée à grande échelle pour équiper l'ensembledes établissements scolaires de manière homogène

Changer les processus et les organisationsIl s'agit donc d'un bouleversement pour les collectivités, tantpour leur organisation que pour leur personnel. Dans le casd'une mutualisation d'un service informatique, la premièreétape est d'identifier ce que fait chaque commune en lamatière, puis le niveau de chaque agent qui s'occupaitjusqu'à présent de cette thématique - s'il est expert ou plutôt

Nous avons commencé parréunir les agents du territoiretraitant des mêmes sujets, pour

comparer leurs méthodes de travail,leurs outils métiers, etc. Lamutualisation est une opportunité pours'interroger sur nos modes defonctionnement et transformer nosprocessus.»

PIERRE BRAULT, directeur général desservices de Vitré et de Vitré communauté




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d'écouter leurs remarques, car ce sont eux les experts mé-tiers. »

L'accompagnement se passeégalement au niveau des élus.Car comme le rappelle Simon Mauroux de l'ADCF, « il im-porte de s'assurer qu'aucune commune ne se sente à l'écartou \dépossédée\». « Les maires ruraux ont notamment peurde payer, via l'agglomération, pour des agents qui vont agiressentiellement au bénéfice de la ville-centre ; et de son côté,la ville-centre peut craindre de mettre ses experts à disposi-tion de l'agglomération, alors que c'estgrâce à la contribution

financière de celle-ci que de nouveaux experts sont recrutés ausein de la ville pour répondre, en partie, à sesbesoins, précisePierre Brault. Alors, lorsqu'on veut créer un service communet muter des agents à l'agglo, il est nécessaire de clarifier lesrègles financières et defaire de la pédagogie. » Les respon-sablesde Vitré Communauté éditent pour cela un journal àdestination de tous les agents du territoire, ainsi qu'une lettreadresséeaux élus, afin de les informer régulièrement sur lamutualisation.

Le numérique, un accélérateurde la mutualisation ?La transformation numérique des administrations favorise-ra-t-elle une meilleure acceptation de la mutualisation ? Lesnouvelles obligations, en matière d'ouverture des données et

polyvalent... - et d'évaluer l'opportunité de mieux formercet agent ou de le basculer sur une autre mission. « Nousavons commencé par réunir le personnel traitant de ce sujetsur notre territoire pour comparer les méthodes de travail etles outils métiers, serappelle Pierre Brault. Nous avons vu lamutualisation comme une opportunité pour s'interroger surnos modes defonctionnement et transformer nosprocessus.»Côté ressources humaines, l'accompagnement du person-nel est incontournable. « Pour les agents desanciens servicesinformatique des communes, la mutualisation signifie qu'ilsne sont plus localisés dans leur mairie mais à la communau-té urbaine, souligne Isabelle Kerkhof. De plus, ils s'occupentalors de plusieurs communes, et non uniquement de la leur.Leur façon de travailler change forcément. Il est nécessaire

La question du DPO mène àenvisager la standardisation desdonnées par effet de capillarité.

C'est une externalité positive ! »

MORGAN HERVE, directeur généralde Manche numérique




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Le conseil communautaire de Vitré

de protection des données, inciteront-elles les acteurs publicsà davantage de mise en commun ? Le RGPD - règlementgénéral sur la protection des données personnelles -impose notamment aux collectivités territoriales de nommerun DPO - délégué à la protection des données. Or, allouerun budget à ce poste de même que recruter une personne

L'accompagnementsepasseégalementau niveau desélus.

compétente dans ce domaine peut se révéler difficile pourcertaines communes. « Le RGPD change le regard des mairessur la mutualisation, estime Isabelle Kerkhof. La contraintede la loi les incité à mutualiser leur DPO car elles n'ont pastoujours un expert en interne ni la ressourcefinancière néces-saire à son recrutement. »

« La question du DPO mène à envisager la standardisationdes données par effet de capillarité, ajoute Morgan Hervé.C'est une externalitépositive ! » Car l'un des enjeux de la mu-tualisation, ce sont les datas, et plus précisément leur

leur mise en commun pour créer de la valeuret améliorer les services publics. La mutualisation passe parun traitement cohérent de la donnée entre plusieurs collec-tivités, afin de les rendre compatible. « Quand on mutua-lisé, on réduit le nombre de solutions techniques disponibles.Par conséquenton rend plus homogène leformat des données,ajoute Thibault Boullé. Elles seront donc, à terme, plus faci-lement exploitable dans une logique d'open data. » Ce n'estpeut-être pas l'ouverture des données qui accélèrerera lamutualisation, mais l'inverse. •




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