doświadczenia i rekomendacje kontrolera
DESCRIPTION
Doświadczenia i rekomendacje kontrolera. Bielsko - Biała, 9 grudnia 2013 r. Kontroler pierwszego stopnia w województwie śląskim. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Doświadczenia i rekomendacje kontrolera
Bielsko - Biała, 9 grudnia 2013 r.
Kontroler pierwszego stopnia w województwie śląskim
1. Wojewoda Śląski – na podstawie Porozumienia z 22 sierpnia 2008 r. zawartego z Ministrem Rozwoju Regionalnego, który pełni rolę Instytucji Zarządzającej w Programie.
2. Zadania związane z kontrolą pierwszego stopnia realizowane są w Wydziale Informacji Europejskiej i Projektów Transgranicznych Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Oddziale realizacji projektów transgranicznych.
Specyfika pracy kontrolera
1. Przyporządkowanie pracowników Oddziału do poszczególnych Partnerów projektów.
2. Zasada „dwóch par oczu”: każda kontrola prowadzona jest przez co najmniej dwie osoby w oparciu o listy sprawdzające. Akceptacja dokumentów sprawozdawczych i rozliczeniowych następuje po weryfikacji dokonanej przez każdego z kontrolerów.
Specyfika pracy kontrolera
3. Różnorodność stosowanych dokumentów.4. Uznaniowość – niezależny osąd kontrolera.5. Terminowość – opóźnienia w procesie kontroli:
ograniczenia administracyjne, duża liczba procedur kontrolnych.
6. Kontrole zewnętrzne do kilku razy w ciągu roku: IZ, UKS, NIK, KE.
Rola kontrolera1. Współtworzenie systemu kontroli w Programie.2. Zapewnienie kontroli w trybie ciągłym w każdym
realizowanym projekcie.3. Celem kontroli jest zweryfikowanie: • czy zadeklarowane przez beneficjenta wydatki zostały
rzeczywiście poniesione; • czy środki zostały racjonalnie wydatkowane (gospodarowanie
środkami publicznymi);• czy roboty budowlane zostały zrealizowane, a usługi, towary i
dzieła dostarczone zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie;
• czy projekt i wydatki w części realizowanej przez polskiego partnera są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.
Zadania kontrolera1. Przeprowadzanie regularnego monitoringu
merytorycznego projektu (kontrola raportów).2. Certyfikowanie zadeklarowanych wydatków.3. Przeprowadzanie kontroli i wizyt monitorujących
w siedzibie beneficjenta oraz na miejscu realizacji projektu.
4. Raportowanie o nieprawidłowościach do Instytucji Zarządzającej.
5. Opiniowanie zmian w projektach.6. Udzielanie beneficjentom wskazówek.7. Prowadzenie szkoleń.
Zadania kontrolera „w terenie”
Kontrole na miejscu
planowe- na zakończenie (mikroprojektu)
- w trakcie realizacji
- systemowe
doraźne
inne- na wniosek IZ
- wsparcie kontroli
administracyjnej
wizyty monitorujące
Zadania kontrolera „w terenie”
Liczba kontroli przeprowadzonych na miejscu
Liczba wizyt monitorujących
44 16
w tym kontrole mikroprojektów
w tym kontrole pozaplanowe
9 3
Stan wdrażania Programu w województwie
Zdjęcia z kontroli na miejscu
Zdjęcia z kontroli na miejscu
Wnioski z kontroli
PLUSY I MINUSY
Wnioski z kontroliMINUSY1. Zaburza pracę instytucji.2. Generuje koszty związane
z wykrytymi nieprawidłowościami.
3. Angażuje czas na wyjaśnienia nawet drobnych uchybień.
4. Powoduje stres pracowników.
PLUSY1. Może wskazać problemy
i poprawić funkcjonowanie instytucji.
2. Poprawia wydatkowanie środków publicznych.
3. Podniesienie kwalifikacji pracowników poprzez dokształcanie się.
4. Satysfakcja z efektów.
Wnioski z kontroli1. Projekt dobrze zaplanowany i opisany we wniosku
aplikacyjnym – mniej zmian, minimalizacja ryzyka wystąpienia kosztów niekwalifikowalnych, sprawniejsza weryfikacja, szybsza refundacja.
2. Projekt właściwie rozliczony administracyjnie – mniej niespodzianek podczas kontroli na miejscu.
3. Projekt ukierunkowany na osiągnięcie celu transgranicznego, a nie pozyskanie funduszy jako celu samego w sobie – przemyślane działania dają wymierne efekty podczas kontroli.
Wnioski z kontroli1. Wypełnianie dokumentacji sprawozdawczo – rozliczeniowej z
pominięciem zapisów instrukcji i dokumentacji programowej.
2. Zbyt rozbudowane i przeszacowane budżety we wnioskach aplikacyjnych:
a) koszty osobowe,b) koszty ogólne.3. Pozycje budżetowe niezwiązane z działaniami
w projekcie, albo przeciwnie: niezaplanowanie wydatków, które usprawniłyby działania projektowe.
4. Myślenie budżetem, a nie projektem: nieprzemyślane „czasowo” zakupy.
Wnioski z kontroli c.d.5. Koordynatorzy zewnętrzni, a pracownicy partnera – loteria czy
inwestycja?6. Lakoniczne pod względem formalnym protokoły odbioru, niezgodność
pomiarów powykonawczych z projektami budowlanymi, zła jakość dokumentacji technicznej przyczynami:
a) częstych zmian w projektach, b) nieterminowego kończenia projektów,c) problemów z rozliczeniem wskaźników.7. Stosowanie procedur ustawy Prawo zamówień publicznych źródłem: a) najczęstszych nieprawidłowości, b) korekt finansowych,c) zwrotów środków zrefundowanych,
najpoważniejszych skutków finansowych dla Beneficjentów.
Rekomendacje - zamówienia publiczneJak minimalizować ryzyko wystąpienia nieprawidłowości?
1. Działanie zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych i rozporządzeń okołoustawowych.
2. Kontrola ex - ante dokumentacji przetargowej.3. Znajomość „Taryfikatora” – dokumentu pn. „Wymierzanie korekt
finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE”.
4. Zapoznanie się z listami sprawdzającymi do kontroli ex – post postępowań przetargowych.
5. Informowanie Wykonawców o źródłach finansowania zamówienia zgodnie z zasadami promocji i informacji Programu.
Rekomendacje - zamówienia publiczneNa co zwrócić szczególną uwagę?
• Na dyspozycje zawarte w art. 29 ustawy Prawo zamówień publicznych, dotyczące zakazu opisywania przedmiotu zamówienia w sposób nieprecyzyjny, niejednoznaczny, a przede wszystkim nieobiektywny (poprzez wskazywanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia).
• Na opisywanie warunków udziału w postępowaniu adekwatnie do celu, jaki zamierza osiągnąć Zamawiający.
• Na żądanie od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania – zgodnie z rozporządzeniem: art. 25 ust. 2.
• Na ostrożne stosowanie pozacenowych kryteriów oceny ofert.
Rekomendacje – cechy dobrego projektu
Definicja
Rekomendacje – cechy dobrego projektu
Projekt to zorganizowany i ułożony w czasie ciąg wielu działań zmierzających do osiągnięcia konkretnego i mierzalnego celu.Działania projektu realizowane są:
w zdefiniowanym terminie w określonej przestrzeni wydzielonymi zasobami ludzkimi wydzielonymi zasobami rzeczowymi wydzielonymi zasobami finansowymi.
Rekomendacje – cechy dobrego projektu
Definicja Williama H. Kilpatricka: „Projekt to odważne, planowe działanie, wykonywane całym sercem w środowisku społecznym.”
Rekomendacje – cechy dobrego projektu1. Wartość dodana współpracy
transgranicznej.2. Odpowiedź na realne problemy
i potrzeby zidentyfikowane na obszarze wsparcia.
3. Wspólna wizja Partnerów projektu – realna współpraca zespołów realizujących projekt po obydwu stronach granicy.
Rekomendacje – cechy dobrego projektu c.d.5. Przemyślany i dobrze napisany wniosek aplikacyjny.6. Jednoznaczny opis celów, działań. 7. Uwzględnianie uwarunkowań (np. możliwości
finansowych jednostki). 8. Racjonalny budżet.9. Rozsądny czas realizacji.10. Wskaźniki jednoznaczne i mierzalne powiązane z
zaplanowanymi działaniami.11. Skuteczna i poprawna pod względem formalnym
promocja.
Rekomendacje – cechy złego projektu
1. Pozyskanie funduszy.2. Zabezpieczenie pensji i finansowania
jednostki.3. Brak możliwości wdrożenia rezultatów
projektu: „projekty do szuflady”.4. Powtarzalność –
w opozycji do innowacyjności i unikatowości.
Wartość wnioskowana (euro)
Wartość zcertyfikowana (euro)
Wydatki kwalifikowalne
13 966 801,94 13 269 286,07
Refundacja z EFRR 11 852 287,53 11 276 396,70
Stan wdrażania Programu w województwie
Stan wdrażania Programu w województwie
Liczba wystawionych Certyfikatów: 187.Średnia wartość Certyfikatu (w euro): • koszty kwalifikowalne: 58 455,00• refundacja z EFRR: 49 675,76.Średni koszt kontroli pierwszego stopnia: ok. 2% zcertyfikowanych kwot.
Stan wdrażania Programu w województwie
26 Partnerów zrealizowało lub wciąż realizuje 25 projektów.Kontroler zakończył rozliczanie 15 projektów.Dwóch partnerów nie rozpoczęło jeszcze rozliczania wydatków w projektach. Kontroler wystawił 171 Certyfikatów kontroli pierwszego stopnia (z wyłączeniem projektu parasolowego).W ramach projektu parasolowego: 16 Certyfikatów.
Stan wdrażania Programu w województwie
Rodzaje raportów cząstkowych*
Liczba złożonych i zatwierdzonych raportów
Średnia liczba korekt raportów
bezkosztowe 33 1,06
kosztowe 173 1,78łącznie 206 1,42
*z wyłączeniem projektu parasolowego
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘRadosław Kowalik
Śląski Urząd WojewódzkiWydział Informacji Europejskiej i Projektów Transgranicznych
Oddział realizacji projektów transgranicznych