dosyalama;

DOSYALAMA;

Kurum veya kuruluşa çeşitli yollarla gelen ya da kurumun faaliyetleri neticesinde oluşan her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemlerine DOSYALAMA denmektedir.

Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun

ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır.kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır.

Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınmış olacaktır.altına alınmış olacaktır.

Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir.faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir.

Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. Bilgi Edinme Hakkı doğrultusunda Bilgi Edinme Hakkı doğrultusunda

vatandaşın bilgi ve belge talebi anında vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasilerin karşılanarak, demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışı sağlanmış olacaktır.anlayışı sağlanmış olacaktır.

Bilgi ve belgenin kontrol altında Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, İdarenin alacağı kararlarda bulunması, İdarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenmeayrıntılı bilgilenme imkanını sağlayacak; imkanını sağlayacak; kararların doğru ve isabetli alınmasını kararların doğru ve isabetli alınmasını sağlayacaktır.sağlayacaktır.

Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. İdarenin bilgi ve belge talebi personeli İdarenin bilgi ve belge talebi personeli

telaş ve paniğe sevketmeyecektir.telaş ve paniğe sevketmeyecektir. İşlemi tamamlanan belgelerin İşlemi tamamlanan belgelerin

kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için bürolarda ortadan kaldırılmayı bekleyen bürolarda ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar uçuşmayacak, işlemi biten kağıtlar uçuşmayacak, işlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir.kaldırılabilecektir.

Dosyalama yönetimi Dosyalama yönetimi kkurum ve urum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını engelleyecektir.ve iş kaybını engelleyecektir.

DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ

Alfabetik Dosyalama Sistemi Kronolojik Dosyalama Sistemi Coğrafi Esasa Göre Dosyalama

Sistemi Numaralı Dosyalama Sistemi Desimal Dosyalama Sistemi Tek Konu-Tek Dosya Sistemi

Alfabetik Dosyalama SistemiSistemde, dosya isimleri esas alınarak, dosyalar alfabetik harf sırasına göre dizilmektedir.

Sistemin uygulanabilmesi için mutlaka dosyaların isimlerle ilgili ve aramada isimlerin ön planda olması gerekmektedir.

Saraç, S

elvet

Köksal, T

ahir

Karslı, G

üzden

Gürsoy, Ş

akir

Gönül, H

ülya

Bingöl, E

sra

Kronolojik Dosyalama Sistemi

Bu sistemde tarihler ön plana çıkarılarak, dosyalar tarih sırasına göre dizilmektedirler.

Bu tür dosyalamada esas olan dosyaların tarihidir. Tarih esasına göre kullanımı söz konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir ve arşivlenirler.

01.06.1975-30.06.1975

01.05.1975-30.05.1975

01.04.1975-30.04.1975

01.03.1975-30.03.1975

01.02.1975-28.02.1975

01.01.1975-31.01.1975

Coğrafik Dosyalama Sistemi

Sistem, kurum ve kuruluşların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafik bölgeleri esas almaktadır.

Belgeler, ait olduğu coğrafik bölge dikkate alınarak dosyalanır ve dosyalar alfabetik olarak arşivde yerleştirme işlemine tabi tutulurlar. Arama ve ulaşımda coğrafi yer adları kullanılır.

Yenim

ahalle-AN

KA

RA

Mam

ak-AN

KA

RA

Keçiören-A

NK

AR

A

Gölbaşı-A

NK

AR

A

Çankaya-A

NK

AR

A

Altındağ-A

NK

AR

A

Numaralı Dosyalama Sistemi

Bu sistemin uygulanabilmesi için dosyaların sayılarla aranabilecek özellikler ihtiva etmesi gerekmektedir.

Belgeler, ihtiva ettiği özel sayılar esas alınmak suretiyle dosyalanır ve bu sayılar dikkate alınarak arşivlenir. Sistem, dosyaları tanımlayan bir araştırma vasıtasına (katalog, indeks vb.) ihtiyaç duymaktadır.

67-752-013

67-752-011

65-752-105

65-752-034

63-752-126

63-752-125

Desimal Dosyalama Sistemi

Bu dosyalama sisteminin amacı kurum Bu dosyalama sisteminin amacı kurum ve kuruluşlara gelen yazıların konusu ve kuruluşlara gelen yazıların konusu ön plana çıkarılarak, konu bazında ön plana çıkarılarak, konu bazında ayrımının sağlanmasıdır.ayrımının sağlanmasıdır.

Bu tasnif sisteminin özelliği, kurumda Bu tasnif sisteminin özelliği, kurumda görülen hizmetlerin on ana konu görülen hizmetlerin on ana konu grubuna bölünmesi ve her ana konu grubuna bölünmesi ve her ana konu grubunun kendi içerisinde onlu olarak grubunun kendi içerisinde onlu olarak alt konulara ayrılması şeklinde alt konulara ayrılması şeklinde düzenlemeyi esas almasıdır.düzenlemeyi esas almasıdır.


Bu sistemin uygulanabilmesi için kurum Bu sistemin uygulanabilmesi için kurum yada kuruluşun tüm hizmet ve yada kuruluşun tüm hizmet ve faaliyetlerini içine alacak şekilde bir faaliyetlerini içine alacak şekilde bir araştırma yapılarak, bu hizmet ve araştırma yapılarak, bu hizmet ve faaliyetleri kapsayacak on ana faaliyet faaliyetleri kapsayacak on ana faaliyet belirlenmelidir. Belirlenen ana belirlenmelidir. Belirlenen ana faaliyetlerle ilgili alt faaliyetler ise, ait faaliyetlerle ilgili alt faaliyetler ise, ait olduğu ana faaliyetin altında olduğu ana faaliyetin altında gruplandırılmalı ve alt gruplara bağlı tali gruplandırılmalı ve alt gruplara bağlı tali konular içinde aynı yöntem konular içinde aynı yöntem uygulanmalıdır.uygulanmalıdır.


Bu yapının oluşturulmasının ardından Bu yapının oluşturulmasının ardından numaralandırma işlemine geçilerek, ana numaralandırma işlemine geçilerek, ana konular onlu dilimler halinde; ana konular onlu dilimler halinde; ana konulara bağlı alt konular ise, konulara bağlı alt konular ise, bulunduğu dilim içerisinde bir rakam bulunduğu dilim içerisinde bir rakam eklenmek suretiyle kodlanmalıdır. Alt eklenmek suretiyle kodlanmalıdır. Alt konulara bağlı tali konular için de aynı konulara bağlı tali konular için de aynı usul uygulanarak, birer rakam eklenmek usul uygulanarak, birer rakam eklenmek suretiyle kodlanmalıdır.suretiyle kodlanmalıdır.


Numaralandırma da dikey bölünme Numaralandırma da dikey bölünme “onlu” olarak sınırlı yatay bölünme ise “onlu” olarak sınırlı yatay bölünme ise sınırsızdır.sınırsızdır.

Desimal dosya tasnif sisteminde “0” Desimal dosya tasnif sisteminde “0” rakamı ile biten numaralar daima rakamı ile biten numaralar daima “Genel” i; “9” ile biten rakamlar ise, “Genel” i; “9” ile biten rakamlar ise, daima “Diğer İşler”i ifade etmektedir.daima “Diğer İşler”i ifade etmektedir.


ANA KONULARANA KONULAR0000 MevzuatMevzuat1010 Araştırma, Planlama,İstatistikAraştırma, Planlama,İstatistik2020 Personel, EğitimPersonel, Eğitim3030 BütBütçe ve Tahakkuk İşlemleriçe ve Tahakkuk İşlemleri4040 İdari, Mali, Yapı ve Onarım İşleriİdari, Mali, Yapı ve Onarım İşleri5050 Hukuk, Teftiş, Savunma, EnformasyonHukuk, Teftiş, Savunma, Enformasyon6060 Kültür FaaliyetleriKültür Faaliyetleri7070 Kültür ve Tabiat varlıklarının KorunmasıKültür ve Tabiat varlıklarının Korunması8080 Uluslar arası İlişkilerUluslar arası İlişkiler9090 Kamu İlişkileri, HaberleşmeKamu İlişkileri, Haberleşme


1. ALT KONULAR1. ALT KONULAR2020 Personel, EğitimPersonel, Eğitim2121 Kadro İşlemleri,Kadro İşlemleri,2222 İş Talepleri, Sınavlar ve Atamalarİş Talepleri, Sınavlar ve Atamalar2323 Personel Özlük İşleriPersonel Özlük İşleri2424 İzin İşleriİzin İşleri2525 Emeklilik İşleriEmeklilik İşleri2626 Disiplin ve Ödüllendirme İşlemleriDisiplin ve Ödüllendirme İşlemleri2727 Hizmetiçi Eğitim İşleriHizmetiçi Eğitim İşleri2828 Burs İşlemleriBurs İşlemleri2929 Diğer İşlemlerDiğer İşlemler


2. ALT KONULAR2. ALT KONULAR230230 Personel Özlük İşleriPersonel Özlük İşleri231231 Tezkiye İşlemleriTezkiye İşlemleri232232 Terfi İşlemleri,Terfi İşlemleri,233233 İntibak İşlemleriİntibak İşlemleri234234 Asalet Tasdik İşlemleriAsalet Tasdik İşlemleri235235 NakillerNakiller236236 ............................................237237 ............................................238238 ............................................239239 Özlük konusunda diğer işlemlerÖzlük konusunda diğer işlemler


Desimal dosya tasnif sisteminin uygulandığı Desimal dosya tasnif sisteminin uygulandığı kurum ve kuruluşlarda hazırlanan yazı, plana kurum ve kuruluşlarda hazırlanan yazı, plana göre hangi konuyu ihtiva ediyorsa bu konu için göre hangi konuyu ihtiva ediyorsa bu konu için belirlenmiş numara yazının sayı bölümüne belirlenmiş numara yazının sayı bölümüne yansıtılacaktır. Bu şekilde bir uygulama, yansıtılacaktır. Bu şekilde bir uygulama, yazının hangi konuyu ihtiva ettiğinin yazının hangi konuyu ihtiva ettiğinin göstermesi yanında işlemi tamamlandıktan göstermesi yanında işlemi tamamlandıktan sonra hangi dosyaya kaldırılacağını da sonra hangi dosyaya kaldırılacağını da belirleme özelliğini taşımaktadır. belirleme özelliğini taşımaktadır. Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır.dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır.


Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır.

Desimal dosyalama tasnif sisteminde belirlenmiş konu numaraları merkez ve taşra birimleri olmak üzere tüm teşkilatta aynen kullanılmalıdır.

235. Nakiller

234. A. T

asdik İşlem.

233. İntibak İşlemleri

232. Terfi İşlem

leri

231. Tezkiye İşlem

leri

230. Pers. Ö

zlük İşl

Tek Konu-Tek Dosya Sistemi

ANA KONULARME MevzuatAP Araştırma, Planlama, Koord., İstatistikPE Personel, EğitimBT Bütçe ve Tahakkuk İşlemleriİM İdari, Mali, Yapı ve Onarım İşleriHT Hukuk, Teftiş, Savunma, EnformasyonKÜ Kültür FaaliyetleriKT Kültür ve Tabiat varlıklarının KorunmasıUL Uluslar arası İlişkilerKİ Kamu İlişkileri, Haberleşme


1. ALT KONULARPE Personel, EğitimPE-1 Kadro İşlemleri,PE-2 İş Talepleri, Sınavlar ve AtamalarPE-3 Personel Özlük İşleriPE-4 İzin İşleriPE-5 Emeklilik İşleriPE-6 Disiplin ve Ödüllendirme İşlemleriPE-7 Hizmetiçi Eğitim İşleriPE-8 Burs İşlemleriPE-9 Diğer İşlemler


2. ALT KONULARPE-3Personel Özlük İşleriPE-3-1 Tezkiye İşlemleriPE-3-2 Terfi İşlemleri,PE-3-3 İntibak İşlemleriPE-3-4 Asalet Tasdik İşlemleriPE-3-5 NakillerPE-3-9 Özlük konusunda diğer işlemler


Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır.

PE

-3-5 Nakiller

PE

-3-4 A. T

asdik İşlem.

PE

-3-3 İntibak İşlemleri

PE

-3-2 Terfi İşlem

leri

PE

-3-1 Tezkiye

İşlemleri

PE

-3 Pers. Ö

zlük İşl

dosyalama;

Documents