Download - Учет договоров в "1С:Документообороте 8"
![Page 1: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/1.jpg)
Архив финансовой документации
![Page 2: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/2.jpg)
2
Проблемы современной компании
Современная компания при работе с финансовыми документами сталкивается с рядом проблем:
в организации накапливается огромное количество документов:
счет идет на сотни тысяч и миллионы,
на поиск документов тратятся часы,
документы теряются,
на хранение документов уходит много места, бумаги, трудозатрат,
организация проходит международный и отечественный аудит:
нужно обеспечить предоставление запрашиваемой информации,
требуется быстрое получение выборок документов,
организация имеет распределенную структуру:
нужен доступ к документации филиала.
![Page 3: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/3.jpg)
3
Электронный архив финансовой документации
Решение есть – электронный архив документов!
Электронный архив – это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий структурированное хранение документов в электронном виде.
Электронный архив финансовой документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.
![Page 4: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/4.jpg)
4
Преимущества электронных архивов
Преимущества электронных архивов по сравнению с обычными бумажными:
удобный и быстрый поиск документов,
мгновенная выборка документов по заданным параметрам,
высвобождение офисных площадей от накопившихся документов,
защита документов от безвозвратной утраты или повреждения,
четкое разграничение доступа к документам,
быстрая отправка копий документов,
возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей.
![Page 5: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/5.jpg)
5
Электронный архив в «1С:Документообороте 8»
Электронный архив в «1С:Документообороте 8»:
все готово,
можно изменить под клиента на внедрении,
привлекательная цена,
компоненты сканирования, распознавания, штрихкодирования входят в поставку.
![Page 6: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/6.jpg)
6
Карточка электронного документа
Электронные документы хранятся в карточках.
Карточка содержит необходимый набор реквизитов:
Вид документа − договор, акт, накладная, счет-фактура и т. п.,
Гриф документа − ограничивает доступ к секретным документам,
Контрагент,
Номер и дата документа,
Наименование документа,
Краткое описание,
Ответственный,
Организация,
и прочие,
лишние поля можно выключить.
К карточке прилагается отсканированная копия документа.
![Page 7: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/7.jpg)
7
Структура папок
Внутренние документы хранятся в иерархической структуре папок:
структура папок обеспечивает классификацию документов,
быстроту и легкость поиска,
права доступа к документам.
Могут применяться различные подходы к построению структуры папок в зависимости от потребностей и структуры документооборота организации.
Пример организации иерархической структуры папок:
На верхнем уровне − подразделение: Отдел кадров, Бухгалтерия, Юридический отдел.
На втором уровне − вид документа.
На третьем уровне − собственная организация: если на предприятии несколько юрлиц.
На четвертом уровне − корреспондент: если корреспондентов много, то вначале первая буква корреспондента.
![Page 8: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/8.jpg)
8
Права доступа
Для обеспечения сохранности и конфиденциальности документов предусмотрены развитые возможности настройки прав доступа.
Можно настроить ограничение доступа:
по видам документов,
по грифам доступа: например, «Для служебного пользования», «Секретно»,
по папкам внутренних документов.
Для папок электронного архива рекомендуется давать права на изменение минимальному количеству ответственных пользователей.
Большинство пользователей должны иметь права только на чтение.
![Page 9: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/9.jpg)
9
Хранение файлов
Файлы со сканами документов, прикрепленные к карточкам, рекомендуется хранить «В томах на диске».
Это означает, что файлы будут сохраняться в файловом хранилище на выделенном для этого сервере:
размещение в томах на диске включается в настройках программы,
имеется возможность ограничить максимальный размер тома,
а также настроить правила размещения файлов в томах.
Для целей безопасности доступ к файловому хранилищу должен быть закрыт всем, кроме пользователя под которым работает сервер «1С:Предприятия»:
для этого пользователя должен быть обязательно установлен сложный пароль.
![Page 10: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/10.jpg)
10
Место нахождения бумажных документов
Для учета фактического нахождения бумажных документов в ДО8 поддерживается ведение дел и номенклатуры дел:
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в деятельности организации,
Дело – это совокупность документов помещенных под одну обложку.
В ДО8 ведется справочник дел, имеющихся в организации:
для дела указывается место его хранения,
в карточке документа отражается, в какое дело (папку) помещен документ,
таким образом, из карточки электронного документа видно, где находится его бумажный оригинал.
![Page 11: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/11.jpg)
11
Первичное наполнение электронного архива документов
Первым этапом организации электронного архива является загрузка уже существующих в организации архивных документов.
Для этого требуется:
создать карточки электронных документов,
отсканировать накопленные документы,
прикрепить отсканированные копии к карточкам.
Это трудоемкие этапы:
количество документов может составлять сотни тысяч,
ДО8 помогает облегчить эти работы.
![Page 12: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/12.jpg)
12
Создание карточек электронных документов
Создание и заполнение карточки вручную занимает много времени и ресурсов:
например, для 100 000 документов при затратах 1 мин. на карточку итоговое время 100 000 мин. = 1600 чел*час = 200 чел*дней.
Соответствующие отделы могут вести реестры финансовых документов, например, в Excel.
В ДО8 можно загрузить данные из этих реестров:
для этого используется механизм внешних источников данных,
так как формат и состав таких реестров у всех разный, то настройка внешних источников выполняется при внедрении.
Другой способ – загрузка карточек документов из учетных систем при помощи механизма правил обмена.
![Page 13: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/13.jpg)
13
Потоковое сканирование
ДО8 позволяет выполнять потоковое сканированиес одновременным прикреплением отсканированных файлов к карточкам документов:
для этого на каждый документ наклеивается шрихкод,
шрихкод распечатывается из карточки документа и наклеивается на первую страницу соответствующего бумажного документа,
документы с наклеенными штрихкодами загружаются в потоковый сканер,
в ДО8 запускается обработка, которая принимает отсканированные изображения, распознает штрихкод, находит карточку по штрихкоду и прикрепляет скан-копию к найденной карточке.
Распечатка и наклейка шрихкодов могут быть трудоемким этапом.
![Page 14: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/14.jpg)
14
Потоковое сканирование
Преимущества ДО8:
свой собственный встроенный компонент распознавания штрихкодов,
решения у конкурентов дороже: модули сканирования и распознавания нужно приобретать отдельно.
Требования к параметрам сканирования для ДО8:
DPI: от 150 до 300,
цветность: цветное (не монохром и не grayscale),
формат: tif или png.
Расчет времени на сканирование:
сканеры из средней ценовой категории сканируют со скоростью 40 стр. в минуту,
100 000 страниц = 2500 мин. = 5 рабочих дней,
без учета времени на поднос и загрузку бумаги.
![Page 15: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/15.jpg)
15
Оперативное наполнение электронного архива
Выполняется по мере поступления новых документов:
создается и заполняется карточка документа,
в карточках документов есть команда Сканировать,
позволяет выполнить сканирование одного документа:
для одностраничных - bmp, jpg, gif, png, tif, pdf, для многостраничных - tif, pdf.
поддерживаются все сканеры, работающие через интерфейс TWAIN,
сканер должен быть подключен к локальному компьютеру.
Для оперативного наполнения также можно применять потоковое сканирование.
![Page 16: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/16.jpg)
16
Поиск
ДО8 содержит широкие возможности по выполнению поиска нужных документов:
В списке – по кнопке «Найти».
Полнотекстовый – по содержимому документов:
отсканированные копии распознаются,
используется бесплатная программа распознавания CuneiForm.
По реквизитам:
поиск по вхождению в интервал или список,
расширенный поиск по произвольным условиям.
![Page 17: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/17.jpg)
17
Интеграция с учетными системами
ДО8 поддерживает интеграцию электронного архива с учетными системами.
Интеграция реализуется при помощи веб-сервисов:
модуль интеграции входит в БСП,
сейчас встраивается в УТ и УПП.
Работая в учетной системе, пользователь имеет доступ к электронной карточке и сканам соответствующего первичного документа, хранящегося в ДО:
может как просматривать, так и добавлять сканыпрямо из учетной системы.
![Page 18: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/18.jpg)
18
Прочие возможности
Отправка документов по электронной почте.
Шифрование документов.
Поддержка электронной подписи.
Организация распределенных систем.
Формирование реестров документов по заданным условиям.
Формирование статистики:
по количеству документов,
размеру хранимых файлов.
И т. п.
![Page 19: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/19.jpg)
19
В итоге
В настоящий момент создание электронных архивов документации является популярным направлением во многих компаниях.
Обычно потребителями являются крупные и средние организации.
это серьезные и дорогие проекты, которые нельзя упускать.
Если к вам обращается клиент с такой задачей, беритесь за нее − все уже готово.
А если чего-то не хватает, то мы поможем!
![Page 20: Учет договоров в "1С:Документообороте 8"](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081414/54c2857b4a79594a698b457c/html5/thumbnails/20.jpg)
Архив финансовой документации