Download - 管理者向けの Gmail 設定 織向けに Gmail の設定を行うには、まず管理 コンソールで Gmail のページにアクセスします。次に、主要なビジネス機能を有効にします。Google
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このガイドの内容
1. 管理コンソールで各機能を有効にする
2. 古いメールを読み込む
3. ラベルと検索を使用する
4. 署名を追加する
5. 予備のメールアドレスで Gmail を使用する
6. ユーザーをトレーニングする
必要なもの
G Suite 管理者アカウント
30 分
管理者向けの Gmail 設定
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ご家族やお友達と連絡を取る手段として Gmail を利用し
ている方も多いと思いますが、Gmail には高度なビジネス
用途向けの機能も備わっていることをご存じですか。
G Suite アカウントがあれば、Gmail を使用し
て簡単に重要なメールを整理したり、検索したりで
きます。また、上司が自身のメールボックスの使用
を部下に委任することも可能です。
他にも、受信トレイからハングアウト会議のスケジュール
を立てるなど、さまざまな機能があります。
ここでは、おすすめの機能について紹介します。
仕事に Gmail を使う
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組織向けに Gmail の設定を行うには、まず管理
コンソールで Gmail のページにアクセスします。
次に、主要なビジネス機能を有効にします。
Google 管理コンソールに、G Suite の完全なメールアドレスとパスワードでログイ ンします。
1. ダッシュボードの [アプリ] をクリックします。
2. [G Suite] をクリックします。
3. 下方向にスクロールしてサービスのリ
ストから [Gmail] をクリックします。
Google 管理コンソールで Gmail を探す 見たい手順をクリック
1. 設定の調整 2. メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
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組織のユーザーによるメールの送信や管理方法に関する
設定を、管理コンソールの [Gmail] ページから行えます。
ユーザーが従来のメール プログラムのメールを読み込み、
メールの開封確認を受信し、メールボックスを他のユー
ザーに委任できるようにオプションを設定することをおすす
めします。
まず、[ユーザー設定] をクリックして [詳細設定] ページを
開きます。
Gmail の設定を開く
1. 設定の調整 2. メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
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組織におすすめの設定を有効にする
Gmail の [詳細設定] ページで次のセクションを見つけ、おすすめの機能を有効にします。この画面では、他の設定も確
認できます。
設定を完了したら、忘れずに変更を保存してください。
1. 設定の調整 2. メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
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設定の調整 2. メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
古いメールを G Suite に読み込む
受信トレイにこれまでのやり取りが保存されている場合は、古いメールを新しい G Suite Gmail アカウ
ントに読み込みたいのではないでしょうか。
古いメールを読み込む手順については、以下のリンクから、以前使っていたメール プログラムに合った
ものをクリックして確認してください。このガイドの外部に移動するので、手順の確認を終えたら、このガ
イドに戻って先に進みます。
メールが保存されている場所
● Microsoft Outlook® 2003~2013®
● Mac のプログラム(Apple メールや Thunderbird® など)
● ウェブメール ホスト(Yahoo®、Hotmail、AOL® など)
● 個人の Gmail アカウント
詳細: すべての読み込み方法を見る
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設定の調整 メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
主な Gmail 機能を有効にし、古いメールの読み込みも完了したら、いよいよ仕
事で使えるように Gmail の受信トレイを準備しましょう。
Gmail は次の方法で開くことができます。
1. ブラウザのアドレスバーに mail.google.com/a/yourdomain.com(Gmail サービス アドレスをカスタマイズしている場合は
mail.yourdomain.com)と入力します。
2. カレンダーやドライブなど、別の G Suite サービスにログインしている状態
で、ページ上部の アプリ ランチャーをクリックして [メール] をクリック
します。
(管理者は管理コンソールから直接 Gmail を開き、アプリ ランチャーを使
用して再び管理コンソール画面を表示することができます)
Gmail 受信トレイに移動する
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ラベルを使用してメッセージを整理する
メッセージをビジネス目的で整理したいことがあると思います。
これまでのメール プログラムでは、残したいメッセージを「フォ
ルダ」に保存していたことでしょう。
Gmail では、フォルダではなく「ラベル」を使用します。メール
には複数のラベルを付けることができるので、検索もずっと簡
単になります。
たとえば、クライアントからのメールには、「クライアント」ラベル
と「プロジェクト」 ラベルを付けることができます。メールは 1 通だけですが、どちらのラベルをクリックしても、このメールを
確認できます。
設定の調整 メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
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ラベルを作成してメール メッセージに付ける手順は次のとおりです。
1. メール メッセージ上部の をクリックします。
2. [新規作成] を選択し、新しいラベルの名前を入力して
[作成] をクリックします。
3. ラベルがメッセージに自動的に適用されます。
利点: 1 通のメッセージに必要な数だけラベルを割り当てることができます。
ラベルを付けたメッセージは、ラベルを使用して検索可能です。
より多くのメッセージにラベルを付けるには:
受信トレイでメールのチェックボックスをオンにして選択し、ラベル をクリックして、メッセージに追加するラベルのチェックボックスをオンにしま
す。
ラベルを割り当てるメッセージにタグを付けるには:
設定の調整 メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
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特定のラベルが付いたメッセージをすべて表示するには、次のいずれかを行います。
● [作成] の左下にあるサイドバーで、
目的のラベルをクリックします。
● 検索ボックスに、「in:labelname」(labelname は目的のラベル名)
と入力します。
次は、Gmail の検索ボックスの他の使い方
を見てみましょう。
ラベル付きのメールを検索する
詳細: ラベルの作成方法
設定の調整 メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
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キーワードでメールを検索する
前のスライドでは、Gmail の検索ボックスを使用して特定
のラベルの付いたメッセージを検索する方法を紹介しまし
たが、検索には他の利用方法もあります。
まず、メッセージの任意の場所(件名、本文、送信者名)に
あるキーワード(複数可)を検索できます。
結果には、すべてのキーワードを含むメッセージが表示さ
れます。
設定の調整 メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
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検索をさらに絞り込み、他の検索オプションを表示するには、Gmail 検索バーで [検索オプションを表示] の矢印をクリックします。
ここで、メールの日付や添付ファイルの有無など、特定の検索条件を
入力できます。
たとえば、特定の期間に Alice から送信された添付ファイル付きの
メッセージを検索することができます。
さらに簡単に検索できる方法もあります。
検索を絞り込む
設定の調整 メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
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検索オプションを開かなくても、検索ボックスに検索条件を直接
入力することができます。
たとえば、Alice からのメッセージを検索するには、検索ボックス
に「from:alice」と入力します。
「has:attachment」を追加すると、添付ファイル付きの Alice からのメッセージのみに検索結果を絞り込むことができます。
検索条件の間にはスペースを挿入します。
受信トレイのサイズが膨大になっても、驚くほど簡単に特定のメッ
セージを見つけられます。
検索ショートカットを使用する
詳細: Gmail での検索
設定の調整 メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
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設定の調整 メールを読み込む ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
送信メッセージに自動的に署名を追加できます。署名に
は、名前、役職、会社の連絡先情報などを含めることがで
きます。
1. Gmail のページ上部にある をクリックし、
[設定] を選択します。
2. [全般] タブで [署名] セクションまでスクロールし、署
名を作成します。書式設定バーを使用して、テキスト
の色、スタイル、リンクを追加できるだけでなく、画像
を追加することもできます。
変更を保存する前に、もう 1 つ重要な設定があります。
仕事用のメールの署名を作成する
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署名は送信したメッセージの最後に表示されますが、指定しない
限り、そのメッセージへの返信には表示されません。
返信メールを含め、常に署名を表示するには、[引用テキストの
前に署名を挿入する] チェックボックスをオンにします。
設定を終えたら [変更を保存] をクリックします。
返信に署名を表示する
設定の調整 メールを読み込む ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
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設定の調整 メールを読み込む ラベルと検索を使用する 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
予備のメールアドレスを持ちたい場合は、メール エイリアスを追加して、同
じ Gmail 受信トレイで 2 つのアドレスのメールを送受信します。たとえば、
[email protected] と [email protected] を併用する
ことができます。
エイリアスを追加しても、ユーザー数の制限にはカウントされません。
エイリアスを使用する場合、同じ Gmail 受信トレイでメインのアドレスか予
備のアドレスのどちらかを選んでメッセージを送信することもできます。
エイリアスを設定したら、新しいメッセージの [From] 欄でアドレスをクリック
し、受信者に表示したいメールアドレスを選択します。
エイリアスを使用してメールを送信する
詳細: エイリアスからメールを送信する
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1. G Suite にログインし、Gmail を開きます。
2. 右上の をクリックし、[設定] を選択します。
3. [アカウント] タブの [送信元メールアドレス] で [別のメー
ルアドレスを追加] をクリックします。
4. 別のメールアドレスを(必要に応じて新しい名前も)入力し、
既定の [エイリアスとして扱います] チェックボックスをオンの
ままにして、[次のステップ] をクリックします。
5. [確認メールの送信] をクリックします。
6. 新しいエイリアスを確認するには、次のいずれかを行います。
● 別のメールアドレスにログインし、確認メールに記載されたリンクをクリックします。
● または、G Suite のメール設定の [アカウント] セクションに確認コードを入力します。
注: 確認メールが届かない場合は、G Suite 管理者に問い合わせてドメイン エイリアスまたはメール エイリアスが
設定されていることを確認してください。
Gmail でエイリアスを設定する
詳細: メール エイリアスの管理
設定の調整 メールを読み込む ラベルと検索を使用する 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
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設定の調整 メールを読み込む ラベルと検索を使用する 署名を追加する エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
Gmail のいくつかのビジネス機能が使えるようになりましたので、次は組織で Gmail を使い始められるようにしましょう。こ
こでは、組織の各ユーザーが最初にしておくとよい事項を説明します。
各ユーザーが行う操作:
1. 古いメールを G Suite に読み込む。
2. メール送信の基本事項を学習する。
3. 署名、ラベル、フィルタを作成する。
Gmail でユーザーが行う操作
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次のステップとして、管理者の方にもユーザーの方にも、G Suite ラーニング センター
(gsuite.google.jp/learning-center)で Gmail のその他の情報とトレーニングをご覧いただくことをおすすめします。
ユーザー向けのその他のトレーニング
次のコンテンツをご覧いただけます。
● Gmail のトレーニング ガイドと動画
● ビジネス ユーザー向けのよくある質問
● Gmail のさまざまなビジネス機能
ラーニング センターを見る
設定の調整 メールを読み込む ラベルと検索を使用する 署名を追加する エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
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学習した内容:
管理コンソールで Gmail の設定を調整する
メールを G Suite に読み込む
ラベルを使用してメッセージを整理、検索する
Gmail メッセージを検索する
仕事用の署名を作成する
別のメールアドレス(エイリアス)を追加する
Gmail を使用できるようにユーザー トレーニングを行う
これで組織向けの Gmail の設定は完了です
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