KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat yang telah
dikaruniakan kepada penyusun, sehingga pedoman Pengorganisasian Unit Pembukuan Rumah
Sakit Elizabeth ini dapat selesai disusun.
Pedoman Pengorganisasian Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth ini merupakan
pedoman bagi semua pihak yang berkaitan dengan Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth
dalam tata cara penyelenggaraan organisasi Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth
Dalam pedoman ini diuraikan tentang gambaran umum Rumah Sakit, visi, misi,
motto, falsafah, nilai, dan Tujuan Rumah Sakit, struktur organisasi Rumah Sakit, , visi, misi,
motto, falsafah, nilai, dan Tujuan Unit Pembukuan, Uraian Jabatan, Tata hubungan kerja, Pola
Ketenagan dan Kualifikasi Personil, Penilaian Kinerja, Kegiatan Oriantasi, Pertemuan atau
Rapat, serta Pelaporan Unit Pembukuan.
Tidak lupa penyusun sampaikan terimakasih sedalam-dalamnya atas bantuan semua
pihak dalam menyelesaikan Pedoman Pengorganisasian Unit Pembukuan Rumah Sakit
Elizabeth.
Situbondo, September 2015
Penyusun
i
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar .................................................................................................................... i
Daftar Isi ............................................................................................................................. ii
Daftar Gambar .................................................................................................................... iii
Daftar Tabel ........................................................................................................................ iv
Peraturan Direktur Rumah Sakit Elizabeth Situbondo
Nomor: ................................................................ Tentang Pedoman Pengorganisasian
Unit Pembukuan.................................................................................................................. v
BAB I Pendahuluan............................................................................................................. 1
BAB II Gambaran Umum Rumah Sakit Elizabeth ............................................................. 2
BAB III Visi, Misi, Motto, Falsafah, Nilai dan Tujuan Rumah Sakit Elizabeth................. 4
BAB IV Struktur Organisasi Rumah Sakit Elizabeth ......................................................... 6
BAB V Motto, Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan
Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth............................................................................ 7
BAB VI Struktur Organisasi Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth ............................. 8
BAB VII Uraian Jabatan ..................................................................................................... 9
BAB VIII Tata Hubungan Kerja ........................................................................................ 13
BAB IX Pola Ketenangan dan Kualifikasi Personil ........................................................... 15
BAB X Kegiatan Orientasi ................................................................................................. 19
BAB XI Pertemuan / Rapat................................................................................................. 23
BAB XII Pelaporan ............................................................................................................ 25
ii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Elizabeth ............................................. 6
Gambar 6.1 Struktur Organisasi Unit Pembukuan........................................................ 8
Gambar 8.1 Tata Hubungan kerja Unit Pembukuan ..................................................... 13
iii
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 9.1 Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil di Unit Pembukuan
RS. Elizabeth......................................................................................................... 35
iv
BAB IPENDAHULUAN
Laporan keuangan merupakan tonggak dari berjalannya suatu perusahaan. Dimana
laporan keuangan adalah produk akhir dari proses akuntansi. Dengan alasan tersebut apabila
perusahaan menginginkan mengembangkan usahanya maka harus dimulai dengan pembukuan
yang rapi dan teratur sehingga membantu dalam pengawasan keuangan. Sistem akuntansi
yang disertai produk akhirnya yaitu laporan keuangan yang benar dan wajar, akan tercipta
proses internal control agar tidak terjadi kesalahan perhitungan serta penyelewangan dana
pihak yang tidak bertanggung jawab.
Setiap perusahaan menginginkan pembukuan seefektif dsan seefisien mungkin.
Efektif dengan pengertian bahwa sistem yang dipakai teliti dan mengikuti kaidah akuntansi
dan efisien dalam arti sistem yang ada disertai dengan sistem laporan keuangan yang mudah
dengan rincian data yang lengkap dan terintegrasi. Dan disesuaikan dengan keadaan dan
situasi akan tetapi pada dasarnya basic dari seluruh pembukuan yaitu pada akhir tutup buku
pasti keluar Laporan Laba Rugi, Neraca dan Prognosa.
Untuk itulah setiap perusahaan mempunyai perhitungan uang tersendiri guna
pengambilan keputusan, memerlukan laporan keuangan yang akurat, terperinci dan up to date
sehingga fungsi efektif dan efisien terpenuhi. Dari penjelasan diatas ada satu hal yang paling
penting yaitu analisis biaya. Informasi ini membantu manajemen untuk menetapkan sasaran
laba perusahaan, menetapkan target yang menjadi pedoman manajemen menuju pencapaian
sasaran akhir.
1
BAB IIGAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT ELIZABETH
Rumah Sakit Elizabeth adalah salah satu rumah sakit di pusat kota Situbondo yang
dikelola oleh PT Nusantara Sebelas Medika. Letak Rumah Sakit Elizabeth sangat strategis
karena berada tepat dipersimpangan pintu masuk kota Situbondo, sehingga mudah dijangkau
oleh masyarakat Situbondo dan sekitarnya yang membutuhkan pelayan kesehatan.
Rumah sakit Elizabeth awalnya hanya melayani karyawan PTPN XI beserta batihnya, akan
tetapi pada perkembanganya pelayanan di Rumah Sakit Elizabeth bukan hanya untuk
karyawan PTPN XI melainkan diperuntukkan bagi masyarakat luas yang memerlukan jasa
pelayanan medis yang lebih baik. Terbatasnya penyedia jasa pelayanan kesehatan di kota
Situbondo menjadikan RS Elizabeth menjadi salah satu rumah sakit rujukan dengan fasilitas-
fasilitas yang memadai.
Pada Tahun 2014 Rumah sakit Elizabeth menjadi anak perusahaan dari PTPN XI
yang bernama PT Nusantara Sebelas Medika (PT NSM). Tetapi dari segi pelayanan Rumah
sakit Elizabeth tidak mengalami perubahan. Kini Rumah Sakit Elizabeth semakin berkembang
pesat seiring dengan tuntutan dalam hal memberikan pelayanan kesehatan yang prima untuk
masyarakat yang membutuhkan pelayanan kesehatan. Untuk lebih meningkatkan pelayanan
kesehatan Rumah Sakit Elizabeth berbenah dalam hal pelayanan kesehatan sesuai dengan
teknologi yang disesuaikan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dalam hal kesehatan.
Dalam hal melayani masyarakat akan kebutuhan kesehatan maka Rumah Sakit
Elizabeth memberikan beberapa fasilitas untuk menunjang pelayanan kesehatan kepada
masyarakat yaitu:
1. Unit Rawat Jalan (Poli Umum, Poli Gigi,dan Poli Spesialis)
2. Instalasi Gawat Darurat dengan pelayanan 24 Jam
3. Unit Hemodialisa (Cuci Darah)
4. Unit Fisioterapi
5. Unit Gizi
6. ICU
7. Unit Rawat Inap yang meliputi:
- Rawat inap umum
- Rawat inap Kandungan Dan Kebidanan (Bersalin)2
8. Unit Laboratorium Klinik dengan pelayanan 24 Jam meliputi:
- Pemeriksaan Kimia Klinik
- Pemeriksaan Hematologi
- Pemeriksaan Imunologi,dan serologi
- Pemeriksaan General Medical Chekup (GMC)
9. Unit Radiologi
- Photo Rontgen
- USG
10. Unit Farmasi
11. Unit Kamar Operasi
Fasilitas tersebut diharapkan dalam memberikan pelayanan kesehatan yang tepat, akurat,
dan dapat dipercaya oleh masyarakat luas sehingga mampu memberikan pelayanan kesehatan
yang dapat bermanfaat oleh masyarakat yang membutuhkan pelayanan kesehatan.
3
BAB III
VISI, MISI, MOTTO, FALSAFAH, DAN TUJUANRUMAH SAKIT ELIZABETH SITUBONDO
A. Visi Rumah Sakit Elizabeth
Menjadi perusahaan yang tangguh, tumbuh dan terkemuka di bidang pelayanan kesehatan
di wilayah Jawa Timur.
B. Misi Rumah Sakit Elizabeth
1. Memberikan pelayanan kesehatan yang prima (excellent), bermutu, komprehensif
kepada masyarakat/lingkungan dalam mewujudkan kesehatan dan keselamatan pasien
2. Memberikan kontribusi nilai tambah yang optimal bagi stakeholder, perusahaan,
karyawan, mitra kerja dan stakeholder lainnya
3. Mengembangkan kompetensi sumber daya manusia rumah sakit untuk membangun
daya saing perusahaan yang berkelanjutan.
C. Motto Rumah Sakit Elizabeth
“Keselamatan dan Kesehatan Anda adalah Prioritas Kami”
D. Falsafah Rumah Sakit Elizabeth
Profesionalisme dengan dilandasi pengabdian yang tulus dan memberikan kepuasan
kepada masyarakat/pelanggan.
E. Nilai Rumah Sakit Elizabeth
Tata nilai perusahaan terdiri dari 5 unsur yaitu Produktif, Amanah, Berkualitas,
Simpatik, dan inovatif selanjutnya disingkat PROAksi.
PRO duktif
Sikap dan perilaku yang mampu memberikan hasil, manfaat, atau nilai tambah yang
optimal bagi perusahaan.
A manah
Sikap dan perilaku yang menjadikan seseorang dipercaya oleh orang lain, kelompok
kerja, manajemen dan masyarakat
Ber K ualitas
4
Sikap dan perilaku yang menunjukkan upaya terbaik dalam menggunakan setiap input
dan menjalankan proses serta menghasilkan hasil/ output yang terbaik.
S impatik
Sikap dan perilaku yang yang dapat membuat orang lain senang, merasa dihargai, dan
dihormati
I novatif
Sikap dan perilaku yang menunjukkan banyaknya ide, gagasan, dan temuan yang lebih
baru, lebih baik, dan atau lebih banyak,yang bernilai tambah bagi perusahaan baik
dalam bentuk sikap kerja, cara kerja, sistem kerja, atau teknologi
F. Tujuan Rumah Sakit Elizabeth
1. Memberikan pelayanan kesehatan untuk masyarakat luas serta karyawan dan
pensiunan PT. Nusantara Sebelas Medika dan PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero)
beserta batihnya
2. Mendapatkan nilai tambah tanpa meninggalkan keuntungan dan fungsi sosial
kemasyarakatan.
5
BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT ELIZABETH
Struktur Organisasi Rumah Sakit ElizabethRumah Sakit Elizabeth dipimpin oleh seorang Kepala Rumah Sakit yang
membawahi 2 (dua) bagian. Kedua bidang tersebut adalah bidang pelayanan medis dan
bidang Administrasi Umum dan Keuangan. Dalam menjalankan tugasnya Kepala Rumah
Sakit dibantu oleh beberapa perangkat antara lain Komite Etik Medis Mediko Legal, Tim
Pelaksana Fungsional, Komite Medik, Kelompok Staff Medis, Komite Keperawatan.
Struktur Organisasi Rumah Sakit Elizabeth digambarkan sebagai berikut:
Gambar 4.1. Struktur Rumah Sakit Elizabeth
6
BAB VMOTTO, VISI, MISI, FALSAFAH DAN TUJUAN
UNIT PEMBUKUAN
A. Visi Unit Pembukuan RS ElizabethVisi Unit Pembukuan RS Elizabeth adalah “Menjadikan sumber daya Unit Pembukuan
yang modern dengan manajemen yang bermutu serta didukung oleh sarana dan prasarana
yang memadai yang dapat memberikan pelaporan kinerja keuangan yang tepat dan
akurat”.
B. Misi Unit Pembukuan RS ElizabethMisi Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth adalah :
Memberikan pelaporan keuangan beserta hasil analisisnya tentang posisi keuangan
untuk Manajemen Rumah Sakit Elizabeth
C. Motto Unit Pembukuan RS ElizabethMotto Unit Pembukuan RS Elizabeth adalah “Laporan Keuangan Efektif dan Efisien”
D. Falsafah dan nilai Unit Pembukuan RS ElizabethDalam memberikan laporan keuangan berkeyakinan bahwa :
1. Manusia adalah individu yang mempunyai kebutuhan biopsikososial dan spiritual.
2. Pelaporan yang diberikan untuk kepentingan bagi manajemen rumah sakit yang
bertujuan untuk pengembangan rumah sakit.
3. Unit Pembukuan bertanggung jawab serta memiliki wewenang dalam melaksanakan
pekerjaan sesuai dengan kaidah akuntansi.
4. Pengembangan sumber daya manusia dilakukan melalui pendidikan, pelatihan dan
workshop yang berkelanjutan.
E. Tujuan Unit Pembukuan RS Elizabeth 1. Memberikan pelaporan keuangan yang benar dan wajar bagi manajemen rumah sakit
2. Mencegah terjadinya kesalahan perhitungan serta penyelewengan oleh pihak yang
tidak bertanggung jawab
3. Memberikan suasana dan lingkungan kerja efektif dan efisien
7
BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI UNIT PEMBUKUAN
Gambar 6.1 Struktur Organisasi Unit Pembukuan
8
Petugas Tagihan Petugas PengadaanPetugas Gudang Non Medis
BAB VII
URAIAN JABATAN
1. Nama Jabatan : Kepala Unit Pembukuan
Pengertian : Seorang tenaga non klinis yang diberi tanggung jawab dan
wewenang dalam mengatur dan mengendalikan kegiatan di Unit
Pembukuan.
Hasil Kerja : Memberikan laporan keuangan yang tepat akurat sesuai pedoman
akuntansi.
Tanggung Jawab : Secara struktural bertanggung jawab kepada Kasub Bag Keuangan
dan Pembukuan terhadap hal-hal :
1. Kebenaran dan ketepatan administrasi tenaga pembukuan,
Admin Billing Pasien, pergudangan non medis, persediaan dan
pengadaan.
2. Kebenaran dan ketepatan pelaksanaan proses pembukuan,
Admin Billing Pasien, pergudangan non medis, persediaan dan
pengadaan.
3. Kebenaran dan ketepatan penyelesaian tutup buku dari neraca
bulanan tepat waktu.
Wewenang : 1. Memberi pertimbangan kepada Kasub Bag Keuangan dan
Pembukuan dalam pengolahan pembukuan Rumah Sakit.
Uraian Jabatan : a. Melaksanakan Fungsi perencanaan meliputi :
1. Merencanakan dan membuat program kerja, program diklat
dan program mutu di Unit Pembukuan.
2. Merencanakan kebutuhan kerja.
3. Bersama Kepala Unit Keuangan melaksanakan penyusunan
RKAP.
4. Menyusun neraca bulanan perusahaan.
5. Merencanakan dan menambah serta perbaikan sarana dan
prasarana di Unit Pembukuan.
b. Melaksanakan Fungsi Pelaksanaan meliputi :
1. Berperan serta dalam memberikan bimbingan agar
terlaksananya peningkatan mutu dan program kerja di unit
Pembukuan.
9
2. Berperan serta dalam memberikan bimbingan agar
pelaksanaan program orientasi tenaga baru di Unit
Pembukuan dapat berjalan lancar.
3. Bekerja sama dengan Unit lain di bagian AUK mengenai
penyelenggaraan rapat bagian agar dapat berjalan secara
berkala atau sewaktu-waktu bila diperlukan.
4. Menyelenggarakan administrasi pembukuan atas mutasi kas
bank, mutasi jurnal, mutasi gudang untuk diposting dan
pengadaan.
5. Melaksanakan administrasi asset benda.
6. Menyelenggarakan Neraca Bulanan dan Tutup Buku.
7. Menyusun Laporan Manajemen.
c. Melaksanakan Fungsi Pengawasan, Pengendalian, Penilaian,
meliputi :
1. Berperan serta dalam pemeriksaan kebenaran bukti-bukti
pembukuan.
2. Menyelenggarakan fungsi pengendalian finansial dan
operasional sebagai internal kontrol.
3. Mengadakan analisa neraca.
4. Melayani penyajian data atas permintaan pemeriksaan
internal maupun eksternal.
5. Berperan serta dalam mengendalikan pendayagunaan
peralatan dan alat kantor secara efektif dan efisien.
Syarat Jabatan : 1. Pendidikan minimal SMK (Akuntansi)
2. Tenaga Pembukuan minimal 2 tahun.
2. Nama Jabatan : Petugas Pelaksana Pembukuan
Pengertian : Seorang tenaga non klinis yang diberi wewenang di dalam
mengelola Pembukuan.
Hasil Kerja : 1. Terselenggara pelaporan di Unit Pembukuan dengan baik dan
lancar
2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan di Unit Pembukuan
Tanggung Jawab : Secara struktural bertanggung jawab Kepala Unit Pembukuan
dalam mengelola pembukuan
10
Wewenang : Memberi usulan kepada Kepala Unit Pembukuan mengenai
kelancaran pekerjaan di Unit Pembukuan
Uraian Tugas : 1. Input mutasi kas bank.
2. Membuat jurnal memorial RK Beban Kanpus, Perkes ke Unit
PTPN XI
3. Membuat lampiran Neraca Bulanan
4. Membuat laporan berkala kepada Kepala Unit Pembukuan
Syarat Jabatan : 1. Minimal SMK (Akuntansi)
2. Teliti dan Jujur
3. Nama Jabatan : Petugas Billing Pasien Intern dan Ekstern
Pengertian : Seorang tenaga non klinis yang diberi wewenang di dalam
mengelola Sub Unit Billing Pasien Intern dan Ekstern.
Hasil Kerja : 1. Terselenggara pelaporan Billing Intern dan Ekstern dengan
baik dan lancar
2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan di Unit Pembukuan
Uraian Tugas : 1. Petugas menerima berkas nota pasien intern dari apotik dan
admin untuk diceklist dengan SIM RS
2. Petugas memilah nota tagihan berdasarkan nota tagihan PTPN
XI dan nota ragihan PTPN lain.
3. Membuat rekapitulasi nota tagihan di setiap periode minggu ke
I s/d minggu IV.
4. Membuat jurnal memorial setiap periode mingguan
Rekapitulasi nota tagihan PTPN XI dan nota tagihan PTPN
lain diperiksa kepada Ka Unit Pembukuan.
5. Rekapitulasi nota tagihan dari penderita PTPN XI dan PTPN
lain diberi materai, stempel Rumah Sakit Elizabeth dan nama
terang kepala Bagian AUK kemudian diberikan kepada Kepala
Unit Pembukuan untuk dicek dan diparaf
6. Petugas memilah kembali antara nota tagihan asli dan duplikat
7. Petugas menyetor nota tagihan PTPN XI ke Unit Personalia &
Umum setiap tutupan minggu ke I s/d minggu ke IV untuk
dibuatkan lampiran tagihan.
11
8. Petugas menyetor nota tagihan PTPN XI dan PTPN lain
(sesaudara) ke Unit Pembukuan untuk dibuatkan lampiran
tagihan (buku besar).
Tanggung jawab : Bertanggung jawab terhadap ketepatan dan kebenaran Admin
Billing Intern dan Ekstern di Unit Pembukuan.
Wewenang : tidak ada
Syarat Jabatan : 1. Pendidikan minimal SMK
2. Teliti dan Jujur
4. Nama Jabatan : Pengadaan
Pengertian : Seorang tenaga non klinis yang diberi wewenang di dalam
mengelola pengadaan barang, obat dan alat kesehatan.
Hasil Kerja : 1. Terselenggara pelaksanaan pengadaan barang, obat dan
alat kesehatan dengan baik dan lancar
2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan di Unit Pembukuan
Uraian Tugas : 1. Membuat tanda terima faktur serta memeriksa kelengkapan
faktur
2. Membuat PB 24 dari masing – masing unit selain unit farmasi
3. Membuat SP (kecil) dan menghubungi rekanan untuk
pemesanan barang sesuai dengan PB 24
4. Membuat SP (besar) sesuai faktur untuk kelengkapan kasbon
5. Memilah faktur, serta mengeset SP (besar) dan Bukti
Penerimaan Barang (BPB) untuk ditempelkan pada faktur
penjualan.
6. Membuat kasbon tagihan
Tanggung jawab : Melaksanakan administrasi pemesanan, pembelian, dan
pembayaran barang, obat dan alat kesehatan.
Wewenang : memberi saran kepada Kepala Unit Pembukuan mengenai
kelancaran pekerjaan di unit pembukuan
Syarat Jabatan : 1. Pendidikan minimal SMK
2. Teliti dan Jujur
12
BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA
Gambar 8.1 Tata Hubungan kerja Unit Pembukuan
1. Tata Hubungan Kerja dengan Bagian Keuangan
a. Unit keuangan menyerahkan kasbon yang telah dibuat dan diverifikasi Kasub Bag
Keuangan dan Pembukuan serta Kepala AUK
b. Petugas pembukuan menginput kasbon yang dibuat oleh unit keuangan ke dalam
neraca.
2. Tata Hubungan Kerja Dengan Bagian Administrasi
1. Sekretariat
a. Petugas Unit Pembukuan mengajukan permohonan ke bagian sekretariat untuk
pengajuan SK dan hal surat menyurat.
b. Petugas sekretariat meneruskan surat permohonan sesuai permintaan Unit
Pembukuan ke Kepala RS.
2. Personalia atau Kepegawaian dan Pengembangan SDM
a. Petugas personalia memberi lembaran penilaian kinerja kepada Kepala Unit
Pembukuan.
b. Kepala Unit Pembukuan memberi penilaian dan mengembalikan kepada personalia.
c. Pendidikan dan Pelatihan
d. Kepala Unit Pembukuan mengajukan permohonan untuk mengikuti pelatihan atau
simposium atau seminar.
13
e. Bagian diklat mengajukan pada Kepala RS dan Kepala RS memberi rekomendasi.
f. Bagian diklat memberi lembaran rekomendasi yang telah disetujui oleh Kepala RS
kepada Unit Pembukuan.
3. SIM (Sistem Informasi Manajemen)
a. Petugas Unit Pembukuan menghubungi Petugas SIM apabila ada gangguan program
komputer.
b. Petugas SIM melakukan pengecekan baik software, hardware komputer.
c. Petugas SIM membuat catatan di lembaran Unit Pembukuan.
3. Tata Hubungan Kerja dengan Bagian Farmasi
a. Pada akhir bulan Unit farmasi menyerahkan file memorial untuk diimport dan diproses
di Aplikasi KVA
b. Petugas pembukuan memposting file dari unit farmasi di aplikasi KVA.
c. Hasil dari posting tersebut di proses di aplikasi neraca dengan jurnal memorial lainnya.
14
BAB IX
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
Rumah Sakit Elizabeth adalah rumah sakit swasta yang dalam kegiatan pelayanannya
diperuntukkan bagi semua lapisan masyarakat yang membutuhkan tanpa adanya perbedaan
dengan tetap berpegang pada motto, visi, dan misi rumah sakit.
Dalam melayani masyarakat Rumah Sakit Elizabeth menghadapi masalah yang tidak
jauh berbeda dengan rumah sakit lainnya yang ada di Situbondo.
Mengingat permasalahan diatas maka untuk meningkatkan pelayanan kesehatan yang
bermutu dan menyeluruh, rumah sakit Elizabeth makin mengembangkan program pelayanan
sekaligus meningkatkan mutu sumber daya manusia.
Sebagai petugas di Unit Pembukuan mempunyai tugas, tanggung jawab dan
wewenang dalam kegiatan harian yang masing-masing dalam pelaksanaan :
1. Sebagai Petugas Pelaksana Pembukuan.
2. Sebagai Petugas Billing Pasien Intern dan Ekstern.
3. Sebagai Petugas Pengadaan.
Uraian tugas sebagai berikut :
1. Nama Jabatan : Petugas Pelaksana Sub Unit Pembukuan
Pengertian : Seorang petugas pelaksana yang diberi wewenang di dalam
mengelola Sub Unit Pembukuan.
Hasil Kerja : 1. Terselenggara pelaporan di Unit Pembukuan dengan baik dan
lancar
2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan di Unit Pembukuan
Tanggung Jawab : Secara struktural bertanggung jawab Kasub Bag Keuangan dan
Pembukuan serta Kepala AUK dalam mengelola pembukuan
Wewenang : memberi usulan ke Kepala Unit mengenai kelancaran pekerjaan di
Unit Pembukuan
Uraian Tugas : 1. Input mutasi kas bank.
4. Membuat jurnal memorial RK Beban Kanpus, Perkes ke Unit
PTPN XI
5. Membuat lampiran Neraca Bulanan
5. Membuat laporan berkala kepada Kepala Unit Pembukuan
15
Syarat Jabatan : 1. Minimal SMK (Akuntansi)
3. Teliti dan Jujur
2. Nama Jabatan : Petugas Billing Pasien Intern dan Ekstern
Pengertian : Seorang petugas pelaksana yang diberi wewenang di dalam
mengelola Sub Unit Billing Pasien Intern dan Ekstern.
Hasil Kerja : 1. Terselenggara pelaporan di Sub Unit Billing Intern dan Ekstern
dengan baik dan lancar
2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan di Unit Pembukuan
Uraian Tugas : 1. Petugas Menerima berkas nota pasien intern dari apotik dan
admin untuk diceklist dengan SIM RS
2. Petugas memilah nota tagihan berdasarkan nota tagihan PTPN
XI dan nota ragihan PTPN lain.
3. Membuat rekapitulasi nota tagihan di setiap periode minggu ke
I s/d minggu IV.
4. Membuat jurnal memorial setiap periode mingguan
Rekapitulasi nota tagihan PTPN XI dan nota tagihan PTPN lain
diperiksa kepada Ka Unit Pembukuan.
5. Rekapitulasi nota tagihan dari penderita PTPN XI dan PTPN
lain diberi materai, stempel Rumah Sakit Elizabeth dan nama
terang kepala Bagian AUK kemudian diberikan kepada Kepala
Unit Pembukuan untuk dicek dan diparaf
6. Petugas memilah kembali antara nota tagihan asli dan duplikat
7. Petugas menyetor nota tagihan PTPN XI ke Unit Personalia &
Umum setiap tutupan minggu ke I s/d minggu ke IV untuk
dibuatkan lampiran tagihan.
8. Petugas menyetor nota tagihan PTPN XI dan PTPN lain
(sesaudara) ke Unit Pembukuan untuk dibuatkan lampiran
tagihan (buku besar).
Tanggung jawab : Bertanggung jawab terhadap ketepatan dan kebenaran Admin
Billing Intern dan Ekstern di Unit Pembukuan.
Wewenang : memberi usulan ke Kepala Unit mengenai kelancaran pekerjaan di
Unit Pembukuan
Syarat Jabatan : 1. Minimal SMK
16
2. Teliti dan Jujur
3. Nama Jabatan : Pengadaan
Pengertian : Seorang petugas pelaksana yang diberi wewenang di dalam
mengelola Sub Unit pengadaan.
Hasil Kerja : 1. Terselenggara pelaksanaan di Sub Unit Pengadaan dengan
baik dan lancar
2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan di Unit Pembukuan
Uraian Tugas : 1. Membuat tanda terima faktur serta memeriksa kelengkapan
faktur
2. Membuat PB 24 dari masing – masing unit selain apotek
3. Membuat SP (kecil) dan menghubungi rekanan untuk
pemesanan barang sesuai dengan PB 24
4. Membuat SP (besar) sesuai faktur untuk kelengkapan kasbon
5. Memilah faktur, serta mengeset SP (besar) dan Bukti
Penerimaan Barang (BPB) untuk ditempelkan pada faktur
penjualan.
6. Membuat kasbon tagihan
Tanggung jawab : Melaksanakan administrasi pemesanan, pembelian, dan
pembayaran barang/obat.
Wewenang : Memberi saran ke Ka Unit Pembukuan mengenai kelancaran
pekerjaan di Unit Pembukuan
Syarat Jabatan : 1. Minimal SMK
2. Teliti dan Jujur
17
STANDAR BEBAN KERJAPETUGAS UNIT PEMBUKUAN
WKT 107.640 Menit/Tahun
NO. KEGIATAN POKOK KUANTITAS
Waktu yang
dibutuhkan (menit)
SBK SKLKebutuhan
Tenaga
a b c=WKT/b d=a/c1 Apel pagi 256 30 3.588
0,1316
0,072 Rencana Kerja harian 256 2 53.820 0,003 Menginput kasbon harian 256 60 1.794 0,144 Membuat prognosa 12 180 598 0,025 Membuat neraca 12 2700 40 0,306 Mengerjakan KVA 256 240 449 0,577 Cash In 256 60 1.794 0,14
TOTAL SBK 1,25
SBK + SKL 1,39
KEBUTUHAN TENAGA 2
POLA KETENAGAAN UNIT PEMBUKUAN
No Nama JabatanKualifikasi Pengalaman dan
kualifikasiJumlah
Formal Sertifikat
1. Kepala Unit
Pembukuan
Sarjana - Memiliki kemampuan
dalam kepemimpinan
Disiplin dan teliti
1
2. Petugas Pelaksana
Unit Pembukuan
SMK - Memiliki kemampuan
menangani pasien
Disiplin dan teliti
1
3. Petugas Billing
Pasien Ekstern
dan Intern
SMK - Memiliki kemampuan
di bidang administrasi
Disiplin dan teliti
1
4. Petugas Bagian
Pengadaan
SMK - Memiliki kemampuan
di bidang perpajakan
Disiplin dan teliti
1
18
BAB X
KEGIATAN ORIENTASI
DEFINISI Orientasi adalah orientasi kerja yang dilaksanakan terhadap calon karyawan baru dan
mutasi ke unit kerja baru.
PESERTA ORIENTASIPeserta orientasi adalah calon karyawan baru dan karyawan mutasi yang ditempatkan di
Unit Pembukuan.
KELENGKAPAN ORIENTASIKelengkapan orientasi yang harus dimiliki dan digunakan oleh peserta orientasi di
lingkungan AUK adalah sebagai berikut:
1. Name tag yang bertulisan nama lengkap beserta keterangan training di bawah nama
2. Peserta orientasi wajib menggunakan baju atasan putih polos dan bawahan celana
panjang kain berwarna putih polos
3. Peserta orientasi wajib menggunakan sepatu warna hitam dan hak sepatu maksimal 3cm
(sepatu wanita) selama masa orientasi.
WAKTU DAN TEMPAT ORIENTASIa. Orientasi dilaksanakan dalam waktu 2 bulan, bagi calon keryawan yang lulus seleksi
rekrutmen PT Nusantara Sebelas Medika yaitu 1 minggu orientasi organisasi dan
kebijakan manajemen SDM, 7 minggu orientasi di Unit Pembukuan.
b. Orientasi dilakukan dalam waktu 2 bulan bagi karyawan yang mutasi dari unit kerja lain
yaitu 1 minggu orientasi organisasi dan kebijakan manajemen SDM, 7 minggu orientasi
di Unit Pembukuan.
KEGIATAN ORIENTASI
1. Orientasi Organisasi
a. Struktur organisasi dan tata laksana dalam pelayanan rumah sakit.
b. Visi, misi, nilai dan tujuan organisasi dan motto di rumah sakit.
19
c. Jenis-jenis pelayanan program mutu, Program Pengendalian Pencegahan Infeksi &
Program K3. Program Keselamatan pasien Rumah Sakit yang tersedia atau
dilaksanakan.
d. Fasilitas-fasilitas yang ada di rumah sakit.
e. Prosedur yang digunakan untuk pemeliharaan untuk pemeliharaan fasilitas-fasilitas
rumah sakit.
f. Sistem pengamanan dan ketertiban termasuk peraturan di rumah sakit.
2. Orientasi kebijakan tentang manajemen SDM
a. Evaluasi kinerja staf.
b. Hak dan kewajiban pegawai (contoh: insentif, libur, cuti, pensiun dan kesejahteraan).
c. Sistem penghargaan dan sanksi (reward and punishment).
d. Sistem pengembangan staf.
3. Orientasi khusus di Unit Pembukuan
a. Organisasi dan tata ruang dari unit Pembukuan.
b. Fasilitas-fasilitas dan peralatan yang tersedia di unit Pembukuan.
c. Perkenalan dengan semua staf di unit Pembukuan.
d. Tugas dan tanggung jawab serta wewenang dalam unit Pembukuan.
e. Prosedur administrasi serta dokumen pendukungnya.
f. Model penugasan, tata cara kerja dan hal-hal lain yang berlaku.
METODE
a. Kuliah singkat
b. Penugasan
c. Kerja kelompok
d. Diskusi pleno
JADWAL PELAKSANAAN
Pelaksanaan kegiatan orientasi:
Hari : Senin-Sabtu
Tanggal :
20
Adapun materi dan pemateri pada pelaksanaan orientasi adalah :
NO MATERI ORIENTASI PEMATERI
1. Visi, misi, dan tujuan rumah sakit Direktur Rumah Sakit
2. Struktur organisasi, etika dan etos kerja Kepala Bagian A.U.K
3.Hak dan kewajiban karyawan serta peraturan
rumah sakit
Kepala Sub Bagian SDM/Umum
4. Hak pasien Kepala Bagian Pelayanan
5. Patient safety Tim KPRS
6. INOS rumah sakit Tim PPI
7. Kesehatan dan keselamatan kerja Tim K3 rumah sakit
8.Ketentuan orientasi di unit kerja masing-
masing
Kepala Sub Bagian Pelayanan
Medik
9. Pemasaran Kepala Sub Bagian SDM/Umum
10. Rekam medis Kepala Unit Rekam Medis
11. Alat medis dan maintenance Kepala Unit IPSRS
12. Gizi Kepala Unit Gizi
13. Farmasi Kepala Unit Farmasi
14 Radiologi Kepala Unit Radiologi
EVALUASI ORIENTASI
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi dari jadwal
kegiatan. Jadwal kegiatan tersebut akan dievaluasi pada masa akhir orientasi, sehingga bila
dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera
diperbaiki sehingga tidak menggangu program secara keseluruhan.
Batas waktu diperlukan untuk mendapatkan standar minimal dari kapasitasnya dari
setiap karyawan baru yang masih dalam masa orientasi. Evaluasi dilakukan dengan
menggunakan alat evaluasi (checklist) sesuai kebutuhan dan dilaporkan kepada pihak yang
berwenang.
LAPORAN ORIENTASI
Laporan orientasi dibuat oleh Kepala Unit Pembukuan untuk mendapatkan data yang
objektif tentang kemajuan dan kapabilitas yang telah diraih oleh setiap karyawan AUK baru
21
khususnya Unit Pembukuan, sehingga dapat diketahui seberapa jauh tujuan dari orientasi
telah dapat diraih yang akan diperlukan untuk pengambilan keputusan selanjutnya.
22
BAB XI
PERTEMUAN / RAPAT
Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth merupakan salah satu unit tersendiri yang
terpisah dari unit lain yang ada di rumah sakit, dan mempunyai anggota tim yang memerlukan
pengorganisasian. Pertemuan atau perlu dilaksanakan untuk mengkoordinasikan dan
merencanakan hal yang berhubungan dengan kemajuan unit.
Rapat berkala di Unit Pembukuan terdiri dari:
1. Rapat Rutin Bulanan
Rapat rutin bulanan diselenggarakan pada:
Waktu : Minggu ke 2 hari senin
Jam : 12.00 sampai selesai
Tempat : Ruang Komite Medik
Peserta : Staf Unit Pembukuan
Materi : Evaluasi kinerja, evaluasi perencanaan kerja, dan lain-lain
Kelengkapan rapat : Daftar hadir dan Notulen rapat
2. Rapat Insidentil
Rapat insidentil diselenggarakan pada:
Waktu : Sewaktu-waktu, bila ada masalah atau sesuai hal yang perlu
dibicarakan secara urgent
Peserta : Semua petugas Unit Pembukuan
Materi : Sesuai dengan masalah yang ada
Kelengkapan rapat : Daftar hadir dan notulen rapat
Penyusun Rencana Kerja dan Evaluasi
A. Penyusun Rencana Kerja
Rencana Kerja dibuat oleh Unit Pembukuan yang berorientasi pada macam kegiatan
rutin.
Rencana Kerja terdiri atas :
Rencana Kerja Tahunan
23
Rencana kerja tahunan disusun setiap tahun berdasarkan temuan, dan bahasan dalam
evaluasi pada tahun sebelumnya. Rencana kerja ini diajukan kepada pimpinan setiap
tahun pada bulan September.
Laporan rencana tahunan meliputi: Rencana penambahan tenaga sesuai dengan analisa
kebutuhan tenaga yang telah dihitung. Rencana pengembangan staf melalui pelatihan
atau pendidikan untuk meningkatakan kemampuan kinerja.
Rencana kerja harian
Rencana kerja harian dibuat sesuai dengan kegiatan pembukuan yang ditentukan.
B. Evaluasi Kerja
Evaluasi kerja meliputi :
Evaluasi kinerja karyawan secara individu dilakukan melalui penilaian karyawan tiap
2 tahun
Evaluasi ketepatan dan kelengkapan pengiriman laporan keuangan ke Direksi tiap 3
bulan.
24
BAB XII
PELAPORAN
A. Laporan HarianLaporan harian input kasbon ke Aplikasi Neraca
B. Laporan Bulanan1. Laporan Neraca 2. Laporan Prognosa3. Laporan Internal cek
C. Laporan TriwulanLaporan Triwulan Persediaan Bahan/Perlengkapan Barang
D. Laporan TahunanLaporan penyusunan angka dasar dan biaya RKAP yang terkait dengan Pembukuan
E. Laporan Sewaktu1. Laporan sewaktu yang dibuat atas permintaan Kepala Rumah Sakit atau Direksi
berupa data rumah sakit.
2. Laporan tentang Pelaksanaan Orientasi Karyawan baru ke Kasub Bag Keuangan dan
Pembukuan yang selanjutnya diserahkan ke Kepala Administrasi Umum dan
Keuangan.
25