Surf’s Up
KennisLAB zomercongres24 juni 2010
Rob Klaverstijn & Patrick Dochez Kokministerie van VWS
JaMaar®Marjolein kan niet surfen
Project ‘Marjolein’Digitalisering Documenthuishouding
ministerie VWS
KennisLAB Zomercongres 2010
24 juni 2010
Even voorstellenRob Klaverstijn
Senior Adviseur Informatiestrategie minVWSProjectcoördinatie project ‘Marjolein’
Patrick Dochez KokProjectleider Digitalisering minVWSProjectcoördinatie project ‘Marjolein’
Marjolein SchaapstraBeleidsambtenaar minVWSNaamgeefster project ‘Marjolein’
3Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010
Hoe lang nog?
Ben jij bang voor het nieuwe werken?
4Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010
DigitaliseringMin VWS
DigitaliseringMin VWS
INLEIDINGINLEIDING
AANPAK PROJECTAANPAK PROJECT
Dagprogramma
TIPSTIPS
BEVINDINGENBEVINDINGEN
OPZET SYSTEEMOPZET SYSTEEM
DA’S TOCH MOEILIJK
middag
middag
middag
ochtend
WERKING SYSTEEMWERKING SYSTEEM
continu (Lounge)
middag
ochtend+middag
PROJECT‘MARJOLEIN’
PROJECT‘MARJOLEIN’
ochtend
5Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010
PROJECT ‘MARJOLEIN’
Rob KlaverstijnSenior Adviseur InformatiestrategieMinVWS
Achtergrond - Waarom digitaliseren?
VWSVWS
Maatschappelijkeontwikkelingen
Eigen bedrijfsvoering
Ontwikkelingen wet- en regelgeving
Rijksbrede overheids-
programma’s
7Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010
Achtergrond - Waarom ?
•Waar staat wat? Wie heeft wat?
•Wat is de laatste versie?
•Waar staat de laatste versie?
•Is dit wel alles?
•Wie heeft hier aan gewerkt?
•Wanneer is wat verstuurd?
•Ik zoek …
•Wie heeft dat dossier meegenomen?
•Wat is hiervan de status?
•Hier was toch een email over gestuurd?
•Wat wanneer overbrengen naar het
archief?
Kwaliteitsverbetering informatiehuishouding
Pijnpunten nu:
• Dingen kwijt• Niet correct
• Niet compleet
• Vinden is weleens problematisch
• Veel gegevens elders in deelarchieven
• Als in gebruik door anderen, dan niet beschikbaar
• Nog steeds veel kopiëren op papier• Meervoudige opslag van hetzelfde
8Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010
Achtergrond - Doelstelling
“Door digitalisering van de documenthuishouding de
a) vindbaarheid, toegankelijkheid, volledigheid, authenticiteit en beschikbaarheid van ontvangen/opgeslagen/verzonden documenten sterk verbeteren en
b) de voortgang en de bewaking van werkprocessen sterk te verbeteren”
“Door digitalisering van de documenthuishouding de
a) vindbaarheid, toegankelijkheid, volledigheid, authenticiteit en beschikbaarheid van ontvangen/opgeslagen/verzonden documenten sterk verbeteren en
b) de voortgang en de bewaking van werkprocessen sterk te verbeteren”
9Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010
Startpunt – lessons learned (VWS Digidoc 2001-2003)• Beschouw een dergelijk project als een ingrijpend veranderingstraject en niet als een technisch project
• Begin niet zonder de nadrukkelijk commitment van de ambtelijke leiding
• Zorg voor een transparant en zichtbaar project
• Beleg project niet uitsluitend bij externe adviseurs
• Benoem op sleutelposities in het project eigen medewerkers met voldoende kennis, tijd en mandaat
• Voorkom als (te) star ervaren digitale werkprocesondersteuning
• Start nooit een pilotimplementatie zonder dat door-en-doorgetest is
• Zorg voor voldoende financiële reserves
10Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010
Achtergrond - Uitgangspunten• gehele kernministerie
• standaardisering en uniformering werkwijzen
• geleidelijke invoering
• inrichting in nauwe samenwering met organisatie/gebruikers
• uitvoerig proberen en toetsen
• wordt hét systeem voor elkeelke medewerker VWS-kerndepartement(incl. management)
• wordt hét systeem voor allealle documenten, mail e.d. (content) van het VWS-kerndepartement
• rekening houden met wet- en regelgeving en standaarden en rijksbrede ontwikkelingen
• samenwerken met de andere (FileNet) ministeries
11Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010
Projectaanpak - Planhierarchie
Projectplan
Digitalisering document-
huishoudingVWS
2008
Projectplan
Digitalisering document-
huishoudingVWS
2008Plan van aanpak
Proef-implementatie
2008
Plan van aanpak
Proef-implementatie
2008
I- en IT-visie&
Informatiseringsagenda VWS2007-2012
2007
I- en IT-visie&
Informatiseringsagenda VWS2007-2012
2007
Programma ‘Digitaal werken’
12Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010
Projectaanpak – Groeimodel
digitaledocumenthuishouding
VWS-breed
proefsysteem
demosysteem
tijd
ma
te v
an
(d
igit
ale
) fu
nct
ion
ali
teit
2007 2008
begrijpen
geloven
uitdragen
2009 20102002 2003 2011 20122004 2005 2006
P-Direkt
Digidoc
Subsidieplein
ideeëngedachtenplannen
beslissen
bedenken
gebruiken
ve
ran
de
rstr
ate
gie
13Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010
Release 1
DM/WFM
RM
2009 2010
Besluit VWS
Uitgesteld (prio 2 lijst)Uitgesteld (prio 2 lijst)
Proefperiode 1
Bevindingen proefperiode 1Bevindingen proefperiode 1
Uitgesteld (nieuwe fu’s)Uitgesteld (nieuwe fu’s)
Subdossiers (wetgeving/projecten)Subdossiers (wetgeving/projecten)
Inrichting RMInrichting RM
Projectplanning
jan mrtfeb apr mei jun
Release 2
Proefperiode 2
14Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010
DA’S TOCH MOEILIJK
Digitaliseren / Digitaal werken:Ja, maar … digitaliseren is toch ontzettend moeilijkJa, maar … digitaliseren is toch simpel
Ja, maar … digitaliseren is helemaal niet nodig
Ja, maar … daar hebben wij helemaal geen behoefte aanJa, maar … daar zitten mijn medewerkers helemaal niet op te wachten
Ja, maar … dat is toch iets voor secretariaten
Ja, maar … dat is toch niets voor onsJa, maar … moet ik dan alles van scherm lezen
Ja, maar … mag ik dan niets meer printen
Ja, maar … dat is toch iets voor de archiefjongensJa, maar … mijn huidige functie dan
Ja, maar … moet dat nou
Ja, maar … ik kan helemaal niet surfen !
16Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010