5W + 1H COLLECTION5W + 1H COLLECTION5W + 1H COLLECTION5W + 1H COLLECTION
TRAINING KOMPREHENSIF USAHA JASA PEMBIAYAAN
AGENDA
1. WHAT?
2. WHY?
3. WHEN?4. WHO?
5. WHERE?
6. HOW?
The rules:
1. Silent your phone
2. Respect others
3. Raise your hand if you
want to ask
4. Stay focus
5. Let’s make it works
Marketing &
Product Dev.
Sales &
Channel
Mgmt.
Account
Acquisition
Accout
Maint.
Re-
Marketing
AR Mgt.
Remedial
AR Mgt.
(Collection)
Information Technology.
Financial, Strategic, & Treasury
Risk, Compliance, & Human Capital
Support: Audit Intern; Change Management Office; Corp. Secretary
Multifinance Process
SIKLUS PEMBIAYAAN
Adm & CatatAdm & Acc
SINERGICapai Tujuan Perusahaan
Sumber DanaFinance
BookingMarketing
TagihanCollection
Share
Pencatatan & Pelaporan
Pemasukan dana ke perusahaan
AR Management Process
Penagihan
melalui telp
PENERBITAN LKP
& Surat
Peringatan
Konsumen
Penagihan
melalui FIELD
COLL
Pembuatan Surat
Tugas Penarikan
untuk Field Coll
Penarikan
Kendaraan oleh
Field Coll
Pembuatan surat
kuasa penarikan
untuk pihak
ekternal
Pemilihan
pelaksana
ekteranal
PembuatanLKR,Surat tugas,
Penarikan & BASTBJ
untuk REPOSESSOR
PENARIKAN
KENDARAAN oleh
REPOSESSOR
Pembayaran biaya
penarikan
kendaraaan & biaya
penyelesaian kasus
pihak Eksternal
Penarikan
kendaraan
melalui pihak
remedial
Perpanjangan
perjanjian
kerjasama untuk
pelaksana
eksternal
Penerimaan
kendaraan tarikan
dari ekternal
Collection oleh
Admin Coll
Penerimaan
kendaraan
tarikan oleh
Admin Coll
Penerimaan
kendaraan
tarikan dari
ekternal
Pembuatan
Perjanjian
Kerjasama untuk
Pelaksana Eksternal
Pembuatan
LKR,Surat tugas,
Penarikan & BASTBJ
untuk REMEDIAL
Penarikan
kendaraan
melalui pihak
ekternal
PERINGATAN PENAGIHAN PENARIKAN INVENTORY
AR Management Goals
Pengendalian operasi
Collection yang
handal dan terukur
Risk Mgt.
VS
Account
Mgt.
3. Manage
Risk
Pencapaian
produktifitas yang
tinggi (OD rendah)
Cash Mgt.
VS
Account Payable
1. Increase
Revenue
Penanganan A/R yang
cepat & tepatAsset Mgt
VS
Relationship Mgt
2. Reduce
Loss
Definisi (bebas)
AR Collection adalah segala aktifitas yang dilakukan yang berhubungan dengan pengelolaan dan
pengendalian piutang yang ditujukan untuk menunaikan piutang tersebut � to turn account
receivable to cash
Komponennya:
1. Kesepakatan(konsumen vs M/F Coy)
2. Piutang (hutang uang)
3. Pembayaran kembali
Account Receivable (Piutang) =
Hak/tuntutan terhadap debituryang timbul karena penjualan
barang/jasa secara kredit
1. Konsumen membelikendaraan secara kredit
2. M/F Coy melunasipembelian kredit konsumen
kepada dealer
3. Timbul hak & kewajiban
Kesepakatan:
1. Konsumen meminjam uanguntuk membeli kendaraan
2. M/F Coy memberikanpinjaman kepada konsumen
3. Pinjaman: Pokok + Bunga
4. Dikembalikan denganmencicil
5. Kendaraan tsb sebagaijaminan
Pembayaran kembali
1. Konsumenmembayar kembali
2. M/F Coy berhakmenagih
3. Angsuran bulanan
Kesepakatan pembiayaan kredit antara konsumen vs M/F Coy
memunculkan piutang
Konsumen
M/F Coy
Dealer
1. Konsumen datang ke dealer untuk membeli kendaraan secara kredit
6. Dealer mengirimkan kendaraaan ke konsumen
2. Meneruskan permohonan ke M/F Coy
5. M/F Coy memberikan persetujuan / penolakan
aplikasi konsumen.
3. M/F Coy melakukan survey ke konsumen
4. M/F Coy dan konsumen sepakat mengikat
perjanjian pembiayaan konsumen
7. Konsumen melakukan pembayaran kembali
pinjamannya ke M/F Coy
11
22
33
44
55
66
77
Account Receivable (Piutang)
PokokPinjaman
BungaTotal
Hutang
Angsuran PokokPinjaman
Investasi
Angsuran Bunga
Pendapatan
Pengembalian investasi dan perolehan pendapatan lewat
angsuran bulanan selama jangka waktu kredit
Ada resiko yang harus dikelola agar pengembalian INVESTASI dan perolehan
PENDAPATAN bisa dipastikan lancar , lewat aktifitas penagihan piutang
ANGSURAN BULANAN
Diatur :
1. Tenor (jangka waktu kredit) : 36 bulan
2. Tanggal jatuh tempo bulanan : Tanggal 17 setiap bulannya
3. Jumlah angsuran bulanan : Rp. 700.000
Tanggal 17 adalah tanggal paling lambat
konsumen harus melakukan pembayaran
angsurannya
Lewat tanggal 17 belum bayar,
maka konsumen tersebut
MENUNGGAK (Overdue – OD)
Kewajiban konsumen membayar tepat waktu Hak perusahaan pembiayaan menagih
Bayar sebelum jatuh tempo1. Bayar terlambat
2. Menunggak
Bayar tepat waktu
1 3017
Tujuan investasi pembiayaan kredit adalah
Untuk mendapatkan keuntungan lewat
perolehan pendapatan bunga dari piutang
konsumen
Tidaktertagih
Kegagalaninvestasi
Kerugianusaha
INVESTASI
KEUNTUNGAN
Oleh sebab itu piutang konsumen harus
dikelola dengan baik lewat operasi penagihan
yang terkendali sehingga pengembalian
investasi yang menguntungkan bisa terjamin
Piutang yang tak tertagih itu beresiko
bagi kelangsungan hidup M/F Coy ?
Piutang tidaktertagih
• Kualitas booking yang jelek
• Kegagalan pengelolaan operasi collection
• Produktifitas team collection yang rendah
• Kinerja team collection yang tidak terkendali
• Kualitas booking yang jelek
• Kegagalan pengelolaan operasi collection
• Produktifitas team collection yang rendah
• Kinerja team collection yang tidak terkendali
KegagalanInvestasi
• Tingkat pengembalian investasi rendah
• Menurunnya kepercayaan investor
• Kesulitan sumber dana pembiayaan kredit
• Cost of fund tinggi
• Tingkat pengembalian investasi rendah
• Menurunnya kepercayaan investor
• Kesulitan sumber dana pembiayaan kredit
• Cost of fund tinggi
KerugianUsaha
• OD (Tunggakan) tinggi
• NPL Tinggi
• Kredit macet tinggi
• Pendapatan < biaya
• OD (Tunggakan) tinggi
• NPL Tinggi
• Kredit macet tinggi
• Pendapatan < biaya
Akibat yang ditimbulkan bila piutang tidak tertagih – (Contoh)
PIUTANG TIDAK TERTAGIH
OD (tunggakan) tinggi
Semakin besar jumlah uang yang tidak tertagih (resiko tinggi)
OD (tunggakan) tinggi
Semakin besar jumlah uang yang tidak tertagih (resiko tinggi)
Umur piutang semakin tua
Semakin tinggi hari OD, semakin susah ditagih
Umur piutang semakin tua
Semakin tinggi hari OD, semakin susah ditagih
Dibutuhkan banyak tenaga kerja penagihan
Semakin tinggi biaya-biaya yang dikeluarkan
Dibutuhkan banyak tenaga kerja penagihan
Semakin tinggi biaya-biaya yang dikeluarkan
Sulit melakukan kontrol yang maksimal
Semakin besar potensi masalah yang muncul karena faktor manusia
Sulit melakukan kontrol yang maksimal
Semakin besar potensi masalah yang muncul karena faktor manusia
Kontrol yang lemah, resiko meningkat
Semakin tinggi resiko, semakin tidak terjamin pengembalian investasi
Kontrol yang lemah, resiko meningkat
Semakin tinggi resiko, semakin tidak terjamin pengembalian investasi
TERJADI KERUGIAN
Sumber dana pembiayaan kredit
Credit yang success adalah kredit
yang berhasil dibayar tepat
waktunya (bayar angsuran bulanan
lancar) hingga lunas, bukan pada
saat berhasilnya booking
(pembiayaan) dilakukan
Pencatatan & pelaporan
Uang Angsuran
Salah satu sumber dana pembiayaan
1. Angsuran tertagih
2. ………………………….
3. ………………………….
Share
Adm & Catat
Adm & Acc
Tagihan
Collection
Sumber Dana
Finance
Booking
marketing
SINERGI
Capai tujuanperusahaan
Operasi penagihan piutang adalah operasi yang
berlangsung terus menerus selama kredit belum lunas
Masapembentukan
pola bayarkonsumen
Masa meyakinkanpembayaran
piutang lancar
Kesempatanmembangung
hubungan yang langgeng (RO)
1. Berkenalan dengan
konsumen
2. Lakukan segera setelah AR
muncul
3. Tegaskan cara pembayaran
4. Tegaskan konsekuensi
5. Tegaskan batasan toleransi
6. Tagilah sesering mungkin
7. Tagihlah secepat mungkin
1. Memahami kebiasaan
pembayaran konsumen
2. Pengelompokan pola bayar
konsumen
3. Penanganan yang tepat
4. Mengukur tingkat resiko
5. Pelihara hubungan baik
1. Diferensiasi konsumen
2. Diferensiasi penagihan
3. Pintu informasi bagi kredit
konsumen
4. Semuanya untuk
kepentingan konsumen
(everything for you…me)
5. Potensi RO
6. Potensi : Low cost booking
1/3 Tenor 1/3 Tenor 1/3 Tenor
JANGKA WAKTU KREDIT (TENOR)
SASARAN PENANGANAN AR COLLECTION PADA TIAP FASE
Sebelum OD
• Membangunhubungan baik
• Membentukpola bayarkonsumen
• Memastikanmetodepenangananyang tepat
• Membangunhubungan baik
• Membentukpola bayarkonsumen
• Memastikanmetodepenangananyang tepat
Saat OD
• Mendidikkonsumenagar taatbayar
• Mengingatkankonsekuensigagal bayar
• “ Bina ataubinasakan”
• Mendidikkonsumenagar taatbayar
• Mengingatkankonsekuensigagal bayar
• “ Bina ataubinasakan”
Penarikan -Inventory
• Pengamananaset daripotensikerugian besar
• Kualitasinventory
• Recovery kerugianinvestasi
• Pengamananaset daripotensikerugian besar
• Kualitasinventory
• Recovery kerugianinvestasi
Siapa saja yang dilibatkan dalam operasi penagihan piutang ?
INTERNAL EKSTERNAL
Team Collection Dept Institusi Perorangan
1. Desk Collector
2. Field Colllector
3. Respossessor
4. Remedial
1. Perbankan
2. PT. Pos
3. Merchant network
4. Jaringan dealer
5. Outsource company
1. Proffessional Collector
Pihak yang terlibat dalam operasi AR Collection
HAL – HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MELIBATKAN
PIHAK-PIHAK LAIN DALAM MENANGANI AR
1. Control
• 1.
• 2.
2. Teknologi
• 1.
• 2.
3. Investment
• 1.
• 2.
4. Network
• 1.
• 2.
5. People Management
• 1.
• 2
6. Wellknow organisasi
• 1.
• 2.
Keuntungan & kerugian melibatkan pihak external dalam
operasi penagihan hutang
NO KEUNTUNGAN KERUGIAN
1 Fokus penanganan masalah Potensi informasi terputus
2 Man power supply Koordinasi yang lemah
3 Mengalihkan resiko penagihan Standar pelayanan berunah
4 Efektifitas penanganan masalah Acaman kredibilitas perusahaan
5 Efisiensi ruangPotensi tuntutan hukum dari
konsumen
Aliran pembiayaan
Aliran penagihan
M/F Coy Masyarakat /
konsumen
INTERNAL EKSTERNAL
Inside (Controlled)
Keputusan kredit (investasi) internal :
1. Prudent (hati – hati)
2. Acceptable (sesuai kebutuhan
masyarakat)
3. Antisipate (antisipatif)
4. Controllable (terkendali)
5. Profitable (menguntungkan)
Outside (Out
Of Controlled)
Investasi (uang) M/F Coy berada di pihak
luar :
1. Disalurkan ke banyak konsumen
2. Tersebar di wilayah yang luas
3. Dinamika sosial ekonomi budaya
politik
4. Di luar kendali M/F Coy
5. Beragam potensi masalah
HIGH RISKHIGH RETURN
M / F
Coy
Konsumen
DEMI – COLORE – PISAN
Pembiayaan
Pasar besar (+/- 8,2 jutaunit),
80 : 20 (credit : cash),
Low DP strategy,
Self financing by dealer
Bank / ATPM punya M/F
Competittor anyak,
Kompetisi ketat,
Perang harga
Konsumen
Menengah bawah, low education,
spekulatif, tersebar hingga ke
pelosok, rentanakan pengaruh
fluktuasi ekonomi, gejolak sosial
Dealer :
Resmi/chanel/makelar, banyak, sampai
pelosok, grup dealer & ATPM
MARKET CONDITION
Contoh : Pembiayaan motor
Bagaimana pasar yang lain ?
1. Sinkronisasi Visi Misi Nilai Perusahaan – AR Management
Perusahaan Collection
Visi
Pembiayaan
Terkemuka
Terpercaya
Pilihan Indonesia
Visi
Kualitas pembiayaan
Sehat
Terkendali
Misi
Pembiayaan
Unggul
Terbaik
Menguntungkan
Misi
Collection
Meningkatkan penerimaan
Menekan kerugian
Mengelola resiko
Nilai
Prinsip bekerja
Integritas
Kerjasama
Menjadi yang terbaik
Orientasi pada kualitaas
Fokus pada nasabah
Nilai
Team Collection bekerja
Berkenaan pada Tuhan & Perusahaan
Sinergi
Bertanggung jawab
Kreatif
Iklan hidup agar konsumen R/O
Keberhasilan kita bertumpu pada PEOPLE yang ada
STRATEGI
COLLECTION
2. People Dev &
Management
Capacity building Character building
VISION
To Build a healthy A/R in a powerfull environment
multifinance company
MISSION
3 Mission of Collection :
1. Increase revenue
2. Reduce loss
3. Manage risk
VALUE
Sinergy (collection success is depends to all people
contribution in the teamwork atmosphere)
PROCESS
Professional transformation
1. Collection Strategic Management � MVP Strategy
2. Collection Policy � SOP
3. Collections System � IT System technologies
4. Collection Operation Management � Controllable
5. Collection Internal Control � Tight
Be – ASK COMPETENCIES
1. Knowledge (K)
2. Skill (S)
CAPABILITY
1. To Solve the problem
2. To find the new idea/things to increase our capability
LIFE RECREATION
Success � Collection professional side
Fulfill our responsibility as professional collection
TRAINING – COACHING – MENTORING - ASSIGNING
BELIEF
We work (as a collection team) for the glory of company
PARADIMN
1. Collection is a chain circle in the credit cycle
2. Collection is the machine that mves the company
3. Collection is the profit maker in credit sales company (turn
A/R to cash)
VALUE
Integrity (our powerful participation starts from the trust that
build in the heart)
PEOPLE
Spritual transformation
1. Belief
2. Value
3. Attitude
4. Behaviour
Be – ASK COMPETENCIES
1. Attitude (A)
2. Behaviour (Be)
WISDOM
1. To empowering Collection team
2. To do our responsibilities prudently in best quality
LIFE RECREATION
Happinest �Collection spiritual side
Fulfill our responsibility as creation of GOD
3. Function Covering
Jlh Kons Kode Pos Area FC I FC II Repo Rem.I Rem II External
(optional)
250 1 1 11
1
100 22 2
11 1
2
150 3 2 2 3
200 43 3
4
50 5
3
5
100 6
4 475 7
25 8
450 9
500 10 5 5
6 6
Tergantung
jumlah konsumen
dalam 1 kode pos
Jumlah manpower yang dibutuhkan di fungsi berikutnya tergantung rasio konsumen yang ditetapkan
menjadi beban tagih masing-masing fungsi tsb.
Cth. 1 FC : 450 kons , 1 Repo : 30 Kons, 1 Rem I : 15 kons…dst
4. Strategi penanganan konsumen
Bucket Management vs Fungsi Penanganan
Function Adm Coll Desk Coll Field Coll RepossessorRemedial
Staff
Professional
CollWO
Bucket OD 0 – 3 days 0 – 60 days 61 – 90 days 91 – 120
days
121 – 180
days
180 up
Task Collection
Adm
Collect by
phone
Collect
Resposses
Repossess Repossess Repossess
Superior Koordinator Koordinator
Collection Head
BM
Bucket disusun sedemikian rupa untuk :
1. Penekanan FOKUS penanganan konsumen di masing – masing bucket
2. Fungsi berlapis yang juga sebagai MEKANISME KONTROL untuk mendeteksi kemungkinan adanya
penyimpangan di fungsi sebelumnya
Strategi Penanganan KonsumenSasaran kerja di 2 area operasi AR Collection
D
u
e
d
a
t
e
=
J
/
T
Activities :
1. Field collection
2. Proses hukum
3. Repossession
� Internal
� Eksternal
Mengelola, menagih konsumen
yang menunggak agar menjadi
lancar
Overdue Customer
1. Menjaga konsumen yang
tetap menjadi lancar
2Activities :
1. Collect by phone
2. Sending Warning Letters
3. Field Collection
Current Customer
Strategi Penanganan Konsumen3 Tujuan AR Collection
J
/
T
Mengelola konsumen menunggak agar menjadi
lancar
Overdue Area
1. Field Collection
2. Repossession1. Menjaga konsumen
yang lancar tetap lancar
21. Collect by phone
2. Field collection
Current Area
Pengendalian operasi
collection yang handal
& terukur
Risk Mgt vs
account Mgt
Penanganan A/R yang
cepat & tepatAsset mgt vs
Relationship Mgt
Pencapaian
produktifitas yang
tinggi (OD Rendah)
Cash Mgt vs Account
Payable
Strategi Penanganan KonsumenPenagihan – Penarikan vs harga Jual Barang Tarikan – Sisa PH
Konsumen menunggak
Strategi FOKUS
PENAGIHAN
I
III
II
Bila harga jual barang tarikan ada
di atas sisa pokok hutang = sisa
pokok hutang = untung POR (Profit
Of Repossession
Strategi FOKUS
PENAGIHAN
Strategi Penanganan KonsumenPenagihan – Penarikan vs harga Jual Barang Tarikan – Sisa PH
Menghitung LOR (Loss of Repossession)
Case 1
Konsumen menunggak di angsuran ke 7 selanjutnya akan susah melakukan pembayaran
angsuran. Berpotensi pindah tangan. Sisa pokok hutang Rp. 8.000.000, harga barang bekas
konsumen di pasaran = Rp. 7.000.000
Bila barang konsumen ditarik dan di jual , berapa LOR nya ?
Case 2
Konsumen yang sama, tipe barang beda. Harga jual barang bekas konsumen di pasaran Rp.
8.750.000. Bila barang konsumen ditarik & dijual, berapa LOR nya ?
Collection Internal Control Framework
Internal control collection � Proses yang dirancang & diimplementasikan oleh Collection Division untuk
mencapai tujuannya dengan kemampuan memetakan resiko & penanganannya
Collection Internal Control
1. Control Environment
2. Risk Assessment
3. Control Activities
4.Information & Communication
5. Monitoring
Menciptakan lingkungan organisasi yang mendukung bagi
suksesnya operasi Collection
(visi, misi, value,corporate conduct,policy,SOP,TOP Mgts.
Complience, Guidelines, Commitment)
Analisis & Antisipasi resiko yang mungkin muncul akibat
operasi Collection baik secara internal & eksternal
(Pola penanganan konsumen, SWOT analysis, penerapan
strategi collection)
Pengendalian operasi Collection yang handal
OD naik / turun vs Controllable operation
(semua aktifitas collection dikontrol secara ketat baik
melalui pengamatan langsung di lapangan maupun melalui
analisa laporan yang ada
Membangun pola komunikasi yang jelas,adaptif,
informatif, inter – koneksi
(Komunikasi dengan TOP Mgts ke bawah & sebaliknya, dari
pusat ke cabang &sebaliknya, cepat tanggap atas situasi &
kondisi R/R, Komunikasi kepada konsumen
Pengendalian operasi collection agar tidak melanggar
kebijakan & prosedur yang ditetapkan
(Collection 5W1H, pengembalian keputusan,
otorisasi,verifikasi,rekonsiliasi,review,pembagian tugas,
pengawasan)
1
2
3
4
5
Collection Internal Control Framework
Implementation
FRAMEWORK TO BE MANAGED
Control Environment � Sosialisai visi,misi,nilai perusahaan & departemen
collection
� Sinkronisasi dengan operasional harian collection
� Sesi motivasi
Risk Assestment � Analisa-analisa atas operasi collection
� Memetakan potensi resiko
� Menemukan solusi yang tepat atas tiap resiko
Control Activities � Collection 5W 1H
� Kontrol kerja masing-masing fungsi
� Mekanisme random checking
� Early warning system
Information & communication � Meeting yang harus ada & dilakukan secara
reguler di cabang & head office
� Mekanisme informasi & komunikasi collection dari
pusat ke cabang & sebaliknya
Monitoring � Jenis laporang yang wajib ada di tingkat cabang,
area, regional & pusat
� Penggunaan laporan untuk evaluasi
TERIMA KASIH