Download - a de Caja Ny Banco
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 1/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
Sistema de Caja y Bancos
PREVDA Actividad A.1.2 Resultado 1: Desarrollo Organizacional
Consultoría a corto plazo – abril 2009
LIC. OSKAR ARROYO D.
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 2/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
1
Tabla de Contenido
2. Políticas y Procedimientos ....................................................................................... 2
a) Del Fondo de Caja Chica y sus Arqueos ....................................................... 2
b) Manejo de los Fondos de Caja Chica .............................................................. 3
c) Apertura de Cuentas Bancarias y Registro de Firmas.................................. 4
d) Administración de Claves de Accesos a Sistemas Bancarios enInternet .................................................................................................................. 4
e) Emisión, Custodia y Archivo de Cheques Voucher ....................................... 5
i) Emisión de Cheques Voucher........................................................................... 5
ii) Procedimiento General para la Emisión de Cheques ................................... 5
iii) Custodia de los Cheques NO cobrados .......................................................... 6
iv) Emisión de Cheques a Empleados y Funcionarios ....................................... 7
v) Del Archivo de los Cheques Voucher ............................................................. 8
f) Transferencias Bancarias .................................................................................. 8
g) Cambio de Divisas (Moneda Extranjera) ......................................................... 8
h) Conciliaciones Bancarias ................................................................................... 8
i) Emisión y Custodia de Constancias de Exención del Impuesto al Valor
Agregado ............................................................................................................ 10
j) Procedimientos Ante Fraudes Ocurridos ...................................................... 10
k) Reglamento para el Uso de Fondos en el CEPREDENAC........................ 11
3. Glosario de Términos ............................................................................................. 11
4.1 Firmas Registradas:............................................................................................... 11
4.2 Fondo de Caja Chica: ............................................................................................. 11
4.3 Constancia de Exención del Impuesto al Valor Agregado (IVA): .................... 11
4. Diagramas de Flujos ............................................................................................... 12
4.1 Simbología Utilizada en los Flujogramas ...................................................... 12
4.2 Diagrama del Procedimiento de Solicitud y Entrega de Fondos deCaja Chica .......................................................................................................... 13
4.3 Diagrama del Procedimiento de Liquidación de Anticipos ......................... 14
4.4 Diagrama del Procedimiento de Gastos Directos ........................................ 15
4.5 Diagrama del Procedimiento de Reintegro del Fondo de Caja Chica ...... 16
4.6 Diagrama del Procedimiento de Apertura de Cuentas Bancarias............. 17
4.7 Diagrama del Procedimiento de Claves de Acceso a las CuentasBancarias ............................................................................................................ 19
4.8 Diagrama del Procedimiento de Emisión, Registro y Custodia deCheques Voucher.............................................................................................. 20
4.9 Diagrama del Procedimiento de Transferencia Bancaria ........................... 23
4.10 Diagrama del Procedimiento de Cambio de Divisas ................................... 25
4.11 Diagrama del Procedimiento de Conciliaciones Bancarias........................ 26
4.12 Diagrama del Procedimiento de Constancias de Exoneración del
Impuesto al Valor Agregado (IVA).................................................................. 27
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 3/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
2
1. Alcance y Control
Este Sistema contiene las políticas y los flujogramas de procedimientos descritos acontinuación:
a) Fondo y Arqueos de Caja Chica y su Flujograma de Procedimientos
b) Manejo de Caja Chica y su Flujograma de Procedimientos
c) Apertura de Cuentas Bancarias, Registro de Firmas y su Flujograma
d) Administración de Claves de Accesos a Sistemas Bancarios en Internet
e) Custodia, Emisión y Archivo de Cheques Voucher y sus flujogramas• De la Custodia de los Voucher en Blanco• De la Emisión en general• Emisión de Cheques Voucher a Empleados y Funcionarios• Archivo de Cheques Voucher
f) Transferencias Bancarias y su Flujograma de Procedimientos
g) Cambio de Divisas (Moneda Extranjera) y su Flujograma de Procedimientos
h) Conciliaciones Bancarias y su Flujograma de Procedimientos
i) Emisión y Custodia de Constancias de Exención del Impuesto al ValorAgregadoFlujogramas de Procedimientos
j) Procedimientos Ante Fraudes Ocurridos
2. Políticas y Procedimientos
a) Del Fondo de Caja Chica y sus Arqueos
• Se establece un fondo de caja chica para cubrir gastos menores delCEPREDENAC y de los proyectos que administra, por un valor de Q 2,000.00 yen dólares de los Estados Unidos de Norteamérica por un valor de US$2,000.00. Los gastos cubiertos con el fondo de caja chica deben ser hasta porun monto máximo de Q 350.00 o US$ 300.00, dependiendo de la moneda quese utilice.
• Para pagos mayores a estos valores debe emitirse un cheque utilizando elprocedimiento establecido en el Sistema de Bancos y de Cuentas por Pagar.
• Todo desembolso de caja chica deberá ser aprobado por el Administrador (a)del CEPREDENAC.
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 4/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
3
• El Técnico (a) Financiero (a) deberá efectuar arqueos sorpresivos al fondo decaja chica por lo menos una vez al mes, con el objetivo de tener certeza de lautilización adecuada y de la documentación de los gastos utilizando el fondo decaja chica.
b) Manejo de los Fondos de Caja Chica
• Por los desembolsos de caja chica que aún no cuenten con la documentaciónde soporte correspondiente (anticipos entregados), el funcionario deberá firmarun vale de caja chica por el efectivo que recibe (Anexo 1). El anticipo otorgadodebe ser liquidado con la documentación correspondiente en un períodomáximo de cinco (5) días hábiles posteriores a la finalización de la actividad enla que se utilizaron los fondos, o de que se haya realizado el gastocorrespondiente.
• El empleado o funcionario que haya recibido anticipos de caja chica y quedentro del plazo establecido no los haya liquidado, se le descontará dichoanticipo de sus honorarios o de su salario. Dicho descuento será reintegrado
cinco (5) días después de que el empleado o funcionario haya liquidadosatisfactoriamente el anticipo.
• Los documentos que soporten gastos pagados con el fondo de caja chica,deben presentarse en original (no fotocopias) y consignar un sello con la frase“Pagado con Caja Chica”, además debe contener la fecha de pago y númerodel cheque de reembolso del fondo de caja chica.
• Las solicitudes de reembolso de caja chica deben ser elaboradas ypresentadas cuando el encargado (a) haya utilizado el 50% monto establecidodel fondo, con el objetivo de contar siempre con disponibilidad de efectivo.
• La Liquidación de fondos de caja chica debe mostrar como mínimo, lasiguiente información por cada gasto realizado (Anexo 2):
o Fecha de facturao Número de facturao Nombre del proveedoro Descripción del gastoo Monto neto del gasto (sin incluir impuestos)o Número de cuenta contableo Descripción de cuenta contable
• Al final de cada mes el (la) encargado (a) del fondo de caja chica deberápresentar solicitud de reembolso por el monto utilizado, aún cuando el mismosea menor al 50% del monto establecido del fondo, con el objetivo de
contabilizar los gastos en el mes en que se realizaron.• En el mes de diciembre de cada año se debe liquidar el fondo de caja chica en
su totalidad, y proceder a su apertura en el mes de enero del siguiente año.Esta disposición aplica únicamente para las cajas chicas correspondientes alPrograma Regular.
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 5/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
4
c) Apertura de Cuentas Bancarias y Registro de Firmas
• Cada proyecto debe contar como mínimo con dos cuentas bancarias, unacuenta en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US$) y otra cuentaen Quetzales (Q). Cuando la entidad cooperante lo requiera o a convenienciadel CEPREDENAC, se podrá aperturar una cuenta bancaria en euros (€).
• Se deberán registrar firmas mancomunadas para la emisión de chequesvoucher y como mínimo deberán ser dos (2) firmantes.
• En todas las cuentas bancarias aperturadas a nombre del CEPREDENAC o delos proyectos que administra, deberá ser registrada la firma del SecretarioEjecutivo, quien debe firmar en cada uno de los cheques que se emitan.
• Las personas que deben tener firma registrada en las cuentas bancarias son:• Secretario (a) Ejecutivo (a) (persona que firma en todos los cheques
emitidos).• Director (a) de Cooperación Internacional (firma en cheques de honorarios y
transferencias).• Administrador (a) (firma en todos los cheques excepto los de honorarios y
transferencias).
En casos de ausencia del Director (a) de Cooperación Internacional o bien delAdministrador (a), si surge un pago de suma urgencia, uno (una) podrá sustituiral otro (a).
Para proyectos en donde las firmas registradas para la emisión de cheques enlas cuentas bancarias son mancomunadas entre un funcionario delCEPREDENAC y un representante de la entidad cooperante, el que deberátener la firma registrada por parte del CEPREDENAC será el SecretarioEjecutivo.
d) Administración de Claves de Accesos a Sistemas Bancarios en Internet
Al momento de aperturar una cuenta bancaria, el Director (a) Financiero (a) y elSecretario (a) Ejecutivo (a), solicitarán a la institución bancaria la habilitación deuna clave de acceso para consultas y transacciones de la cuenta bancaria,utilizando el sistema de banca en línea.
El Director (a) Financiero (a), podrá solicitar una clave de acceso para elCoordinador (a) del Proyecto, si el caso lo amerita. Estas claves de accesodeberán autorizar únicamente a realizar consultas e impresión de estados decuenta bancarios.
Es responsabilidad de los empleados y funcionarios del CEPREDENAC eladecuado uso que le den a las claves de acceso de cuentas bancarias que lessean habilitados.
Al momento en que una de las personas con clave de acceso habilitado deje delaborar para el CEPREDENAC, es responsabilidad del Director (a) Financiero (a) laelaboración de una carta dirigida a la institución bancaria solicitando la
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 6/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
5
cancelación de dicha clave de acceso, esto con el objetivo de prevenir el mal usode la misma.
e) Emisión, Custodia y Archivo de Cheques Voucher
i) Emisión de Cheques Voucher
• Todos los cheques voucher (Anexo 3) serán emitidos por el Auxiliar Contable ydeben contar con la documentación de respaldo correspondiente, para el pagoa proveedores se deben adjuntar adicionalmente, los documentos generadosen los procedimientos indicados en el manual de Compras (Sección 3, Inciso g)Políticas Generales, Numeral 3). Los documentos que deben adjuntar a cadauno de los cheques , según el origen del pago son:
Pago a Proveedores:
Factura original Cotizaciones realizadas
Orden de compra Contrato de servicios (si aplica)
Pagos a Funcionarios:
• Factura original (si aplica)• Informe de actividades• Contrato de trabajo
ii) Procedimiento General para la Emisión de Cheques
El procedimiento para la emisión de cheques para pago a proveedores es el
siguiente:1) La Recepcionista recibe la factura del proveedor y emite contraseña de
pago.
2) Traslada la factura al Administrador (a) para autorización del pago.
3) La Recepcionista hace solicitud del cheque y reúne documentación desoporte.
4) Traslada la documentación al Contador (a) General para revisión yelaboración de la partida de diario.
5) El Contador (a) General elabora la partida de diario correspondiente,traslada la documentación al Auxiliar Contable para la emisión del cheque yConstancia de Exención del Impuesto al Valor Agregado (Anexo 5).
6) El Auxiliar Contable traslada el cheque voucher elaborado, la constancia deexención y la documentación de soporte a el Técnico (a) Financiero (a) parasu revisión y aprobación.
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 7/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
6
7) Al estar aprobado el cheque voucher el Técnico (a) Financiero (a) lotraslada al Asistente Contable para continuar el proceso.
8) El Auxiliar Contable traslada el cheque voucher a los funcionarios con firmaautorizada en las cuentas bancarias para consignar la firmacorrespondiente.
9) Luego se traslada el cheque firmado a la Recepcionista para que seaentregado a los beneficiarios.
• Para los cheques voucher emitidos por la cancelación de honorarios afuncionarios del CEPREDENAC debe adjuntarse como respaldo el informede actividades elaborado por el funcionario o empleado con el visto buenocorrespondiente y la factura (si es funcionario local) o recibo (si es funcionarioy/o consultor extranjero), también debe adjuntar copia del contrato de trabajofirmado entre el CEPREDENAC y el funcionario.
• Previo al traslado del cheque a los funcionarios con firma autorizada, el Técnico(a) Financiero (a) debe revisar y aprobar la documentación de soporte y firmará
el cheque voucher para dejar evidencia del procedimiento realizado.• La documentación de soporte del cheque voucher deberá ser revisada por el
Técnico (a) Financiero (a) antes de la emisión del cheque voucher respectivo.
• Posterior a la revisión y aprobación los cheques voucher, deben sertrasladados adjuntando la documentación de soporte correspondiente, a losfuncionarios que tienen firma registrada para la emisión de cheques. Para talefecto se debe de tomar en cuenta lo indicado en el inciso c) de este manual(Apertura de cuentas bancarias y registro de firmas).
• Queda terminantemente prohibido la firma de cheques voucher en blanco.
• Todos los cheques deberán de consignar la frase “No Negociable”.
• Queda terminantemente prohibido la emisión de cheques voucher alportador.
iii) Custodia de los Cheques NO cobrados
• Los cheques con las firmas de autorizado, deberán ser trasladados a laRecepcionista, quien será la persona encargada de la entrega de los chequesa los beneficiarios. Los cheques que no sean cobrados en el horarioestablecido deberán ser entregados a el Director (a) Financiero (a) para sualmacenamiento en la caja fuerte.
• Se establece que los días y horario para pagos a proveedores de bienes yservicios serán los viernes de 14:00 a 17:00 horas.
• Si el beneficiario no se presenta a las instalaciones del CEPREDENAC arecoger el cheque por el período de 6 meses desde la emisión, el cheque debeser trasladado con nota justificativa emitida por la encargada de entrega de loscheques, a el Director (a) Financiero (a) para su anulación tanto en el sistema
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 8/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
7
como física, la cual deberá ser realizada por el Contador (a) General.
• Los cheques voucher que se elaboren con errores, deberán ser anulados físicamente y en el sistema inmediatamente por el Contador (a) General yarchivados en el correlativo de cheques voucher emitidos.
• Al momento en que el beneficiario se presenta a recoger el cheque voucherdebe:
• Firmar de conformidad al recibir el cheque.
• Cancelar la factura correspondiente indicando la fecha de recepción delpago.
• O emitir el recibo de caja correspondiente cuando se trate de facturacambiaria.
• Entregar la contraseña de pago emitida por el CEPREDENAC.
• Luego de la entrega de los cheques, la documentación deberá ser trasladada alAsistente Contable para el archivo correspondiente. (firmando el control derecepción de documentos).
iv) Emisión de Cheques a Empleados y Funcionarios
• Los cheques para pago de honorarios a funcionarios y empleados delCEPREDENAC, deberán ser emitidos el penúltimo día hábil de cada mes.Dichos cheques deberán ser elaborados por el Auxiliar Contable y cumplir conel proceso de revisión y aprobación establecido para el pago a proveedores(Sección e) de este manual).
• La documentación requerida consistirá en el reporte de actividades delfuncionario, el cual comprenderá las actividades del día 21 del mes anterior aldía 20 del mes en curso. Salvo los casos cuando en el contrato de trabajo seespecifiquen otras condiciones. El reporte de actividades debe ser entregadoal Auxiliar Contable a más tardar el día 25 de cada mes . Los informes deactividades deberán estar firmados por el jefe inmediato superior de cadaempleado. (Ejemplo: personal de proyectos serán evaluados por loscoordinadores (as) de proyectos, y los coordinadores (as) de proyectos seránevaluados por el Secretario Ejecutivo).
Al momento en que un empleado inicie relaciones laborales con elCEPREDENAC, se deberá elaborar un plan de trabajo durante el períodoque dure el contrato, por lo que mensualmente se deberá comparar el informede actividades con el plan de trabajo elaborado al inicio de la relación laboral.
• A los funcionarios y/ó empleados que no han liquidado oportunamenteanticipos recibidos para gastos diversos se les realizará el descuentocorrespondiente del pago de sus honorarios. Se les reintegrará el montoretenido cinco días después que realicen la liquidación respectiva (Vernormativa en el manual de Cuentas por Cobrar en Sección d), Anticipos aFuncionarios para Realización de Actividades).
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 9/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
8
v) Del Archivo de los Cheques Voucher
• Todos los cheques emitidos y cobrados por los beneficiarios deberán serarchivados y ordenados por número correlativo, por fecha de emisión (días,
meses, años), así como por proyectos y cuentas bancarias.• La custodia y responsabilidad de los cheques voucher en blanco estará a
cargo del Director (a) Financiero (a) de la entidad. En tanto los chequesvoucher emitidos y anulados estarán bajo la responsabilidad del AuxiliarContable y de el Contador (a) General.
f) Transferencias Bancarias
• Únicamente el Director Financiero (a) y el Contador (a) General de la entidadestán autorizados (as) para la realización de transferencias bancarias. Ya seaentre cuentas bancarias de la institución o para la realización de pagos porconcepto de anticipos o contrapartidas a entidades relacionadas con el
CEPREDENAC. Dichas transferencias deberán contar con la firma de vistobueno del Secretario Ejecutivo del CEPREDENAC.
g) Cambio de Divisas (Moneda Extranjera)
• Para las operaciones en moneda extranjera, se aplicará el tipo de cambioestablecido por el banco al momento de realizar las transferencias bancariascorrespondientes.
• No se manejará diferencial cambiario (derivado de negociación de divisas).
h) Conciliaciones Bancarias
• Se deben elaborar conciliaciones bancarias por todas las cuentas aperturazas(activas) a nombre del CEPREDENAC y de los proyectos que administra, amás tardar el día 10 del mes siguiente al que se concilia. Los estados decuenta correspondientes deben ser impresos utilizando el servicio en líneabancario el primer día hábil del mes (Anexo 6).
• Al momento de recibir los estados de cuenta bancarios originales del banco, sedeben sustituir los estados de cuenta impresos utilizando el servicio en líneaofrecido por el banco, verificando que no existan diferencias entre los mismos,en caso de que las hubiese deben ser reportadas.
• El saldo del banco mostrado en las conciliaciones bancarias debe coincidir conel saldo mostrado en los estados de cuenta recibidos del banco.
• Debido a que los estados financieros se presentan en US$ dólares, el tipo decambio que se debe utilizar para re-expresar la moneda local (Quetzales) aUS$ dólares deberá ser el tipo de cambio que proporciona el banco al
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 10/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
9
momento de efectuar las transferencias bancarias de US$ dólares a quetzales.
• Los cheques en circulación con períodos de 6 meses o más deberánanularse y registrarse en una cuenta pendiente de pago al beneficiario delcheque voucher.
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 11/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
10
i) Emisión y Custodia de Constancias de Exención del Impuesto al ValorAgregado
• Estas se emitirán únicamente por los gastos que realice el CEPREDENAC enel giro normal de sus operaciones y únicamente por los fondos que administra.
•
Queda terminantemente prohibido emitir constancias de exención por gastospersonales de funcionarios del CEPREDENAC. Como ejemplo de estos gastosse mencionan los pagos de seguros de dependientes del personal que laborapara el CEPREDENAC, excepto aquellos funcionarios que en sus contratos seexprese lo contrario.
• Se deben emitir constancias de exención de IVA en todas las compras debienes o servicios que se adquieran por montos iguales o mayores a Q 400.00.
• Las constancias de exención de IVA deben ser custodiadas por el AuxiliarContable del CEPREDENAC quien es responsable del correcto uso de lasmismas.
• Trimestralmente se debe enviar al Ministerio de Relaciones Exteriores uninforme de todas las constancias de exención emitidas durante el trimestrecalendario, este reporte deberá ser elaborado por el Auxiliar Contable y con elvisto bueno del Contador (a) General (Anexo 7).
j) Procedimientos Ante Fraudes Ocurridos
• Es responsabilidad del Director (a) Financiero (a) y el Técnico (a) Financiero (a)del CEPREDENAC, establecer los controles necesarios que permitan detectarde forma oportuna posibles fraudes e irregularidades en el manejo de losfondos del Programa Regular y los fondos de los Proyectos que administra el
CEPREDENAC.• Al momento en que se establezca o determine que algún Funcionario o
Empleado del CEPREDENAC está haciendo uso indebido de los fondos a sucargo, se deberá realizar el procedimiento siguiente:
1) Se deberá citar al Funcionario o Empleado y se le solicitará la documentaciónbajo su responsabilidad.
2) El Técnico (a) Financiero (a) en presencia de el Director (a) Financiero (a),deberá realizar un arqueo de la documentación y establecer la razonabilidad delos mismos.
3) Si se determina que efectivamente existen irregularidades en el manejo defondos por parte del Funcionario o Empleado, se deberá informar alAdministrador (a) para que proceda a elaborar el Acta Administrativa.
4) A partir de ese momento el Funcionario o Empleado involucrado en el manejoirregular de fondos, quedará inhabilitado para ejercer sus funciones.
5) Temporalmente y mientras se aclare la situación, al Contador (a) Generalcustodiará la documentación recibida del empleado.
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 12/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
11
6) Si el monto de la irregularidad detectada es mayor a US$ 5,000, se deberácontratar los servicios de una firma de auditoría externa para la revisión delfraude, de lo contrario bastará con la revisión realizada por el Técnico (a)Financiero (a) para determinar y certificar el monto de la irregularidad.
7) Después de realizar las investigaciones y procedimientos de verificación de ladocumentación, y se determina que el Funcionario o Empleado efectivamenteincurrió en irregularidades en el manejo de los fondos, a partir de ese momentofinalizará su relación laboral con el CEPREDENAC, así mismo el Administrador(a) deberá realizar los procesos penales y administrativos ante lasautoridades competentes para la recuperación del monto no utilizado para losfines del CEPREDENAC.
8) Si el empleado aclara todas las dudas surgidas, inmediatamente retornará asus actividades ordinarias.
k) Reglamento para el Uso de Fondos en el CEPREDENAC
• Para todo funcionario o empleado que como parte de sus funciones seestablezca el uso y manejo de efectivo se debe adquirir una fianza defidelidad, esto con el objetivo de que al momento en que se detecten fraudes eirregularidades que involucren al funcionario, el CEPREDENAC pueda ejecutarla fianza (el costo de la fianza correrá a cargo del funcionario).
3. Glosario de Términos
4.1 Firmas Registradas: Son las firmas registradas ante el banco y aceptadas poreste para pago de los cheques emitidos.
4.2 Fondo de Caja Chica: Efectivo disponible para cubrir gastos menores delCEPREDENAC y de los proyectos que administra.
4.3 Constancia de Exención del Impuesto al Valor Agregado (IVA): Documentoque se extiende a los proveedores de bienes y servicios para cubrir el monto delImpuesto al Valor Agregado (IVA), debido a que el CEPREDENAC es una entidadexenta del pago de dicho impuesto.
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 13/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
12
4. Diagramas de Flujos
4.1 Simbología Utilizada en los Flujogramas
Símbolo Descripción
Inicio / Final
Determina el inicio o final de una operación.
Proceso
Almacenamiento / Archivo
Almacenamiento en archivos especiales de
documentos o en el sistema de cómputo.
Documento
Todo documento preimpreso o impreso
Decisión
Indica una decisión sobre una actividad
o proceso.
Se utiliza para describir una actividad, un
proceso o verificación realizados.
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 14/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
13
4.2 Diagrama del Procedimiento de Solicitud y Entrega de Fondos de Caja Chica
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a),Técnico(a) Financiero(a),Contador(a) General,Auxiliar Contable,Administrador(a),Coordinador(a) Proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1
Responsable Flujograma Descripción
1)
Administración 2)
Personal CEPREDENAC 3)
Personal Proyectos
Encargado (a) de Caja Chica 4)
5)
Técnico (a) Financiero (a)
6)
Encargado (a) de Caja Chica
7) Se entrega la cantidad solicitada por el personal
Encargado (a) de Caja Chica
Encargado (a) de Caja Chica 8)
Encargado (a) de Caja Chica 9)
10) Fin del proceso
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Archiva el vale debidamente firmado por el empleado a la espera de su
liquidación
Revisa y aprueba la solicitud de los fondos por parte del personal
Se crea un fondo de caja chica para cubrir gastos menores del
programa regular y de los proyectos que se administra elCEPREDENAC.
La administración designaráa la persona encargadadel manejode cajachica
Llenan una solicitud para solicitar que se les asigne cierta cantidad deefectivo para cubrir gastos menores.
Recibe la solicitud y la traslada a el (la) Técnico (a) Financiero (a) para
su revisión y aprobación
Después de aprobada la solicitud se traslada a el (la) encargado (a)deCaja Chica
El empleado o funcionario recibe el efectivo y firma el vale que amparala misma (Anexo 1)
Inicio
Solicitud
Aprobación
Entrega de
dinero solicitado
Archivo
Personaencargada
Entrega dedinero solicitado
Entrega dedinero solicitado
Firma de vale
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 15/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
14
4.3 Diagrama del Procedimiento de Liquidación de Anticipos
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador (a) de Proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1
Responsable Flujograma Descripción
Empleado o Funcionario 1)
Encargado (a) de Caja Chica 2)
No
Encargado (a) de Caja Chica 3)
Si
4)
Encargado (a) de Caja Chica
Encargado (a) de Caja Chica 5) Archiva la documentación de soporte
6) F inali za el proceso
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Anula el vale que amparaba los anticipos de caja chica al funcionario y
adjunta la documentación recibida como parte del f ondo de caja chica.
Aprueba los documentos que se adjuntan como l iquidación de caja
chica o de lo contrario los traslada nuevamente a la persona
responsable.
Se presenta a liquidar el anticipo otorgado utilizando fondos de caja
chica.
Verifica que la documentación que se adjunta cumpla con los requisitos
establecidos en manual de compras (Sección g), Políticas Generales).
Inicio
Revisión
Aceptación
Arribo
Fin
Se anula el vale
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 16/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
15
4.4 Diagrama del Procedimiento de Gastos Directos
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador(a) de proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1
Responsable Flujograma Descripción
Personal Cepredenac 1)Personal Proyectos
Personal Cepredenac 2)
Personal Proyectos
Encargado (a) de Caja Chica 3)
Encargado (a) de Caja Chica 4)
Encargado (a) de Caja Chica 5) Se entrega la cantidad solicitada por el personal .
Encargado (a) de Caja Chica 6)
7) Fin del proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Revisala documentación, queeste a nombre de CEPREDENAC conel
NITcorrecto y queel gasto este aprobado por el (la) Administrador (a) o
por el (la) Coordinador (a) del proyecto según sea el caso.
Revisa y aprueba la documentación de los fondos por parte del
personal.
Se presentan con el (la) encargado (a) de Caja Chica para la liquidaciónde gastos realizados, utilizando fondos propiedad del empleado.
Archiva la documentación para soportar la liquidación de caja chica.
El personal entrega a el (la) encargado (a) de Caja Chica la
documentación que solicita ser liquidada.
Aprobación
Entrega dedinero solicitado
Archivo
Inicio
Documentaciónde soporte
Revisión dedocumentación
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 17/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
16
4.5 Diagrama del Procedimiento de Reintegro del Fondo de Caja Chica
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1
Responsable Flujograma Descripción
Encargado (a) de Caja Chica 1)
Encargado (a) de Caja Chica 2)
Encargado (a) de Caja Chica 3)
Encargado (a) de Caja Chica 4) Revisará y aprobará la liquidación y solicitud de reintegro.
Encargado (a) de Caja Chica 5)
Técnico (a) Financiero (a) 6)
Auxiliar Contable 7)
Auxiliar Contable 8) Archivo de documentos.
9) Fin del proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Elaborará solicitud de emisión de cheque para reintegro de caja chica.
Elaborará cheque de reintegro de caja chica (Ver Sección e), Emisión,Custodia y Archivo de Cheques Voucher).
Al momento de que se agoten los fondos asignados para caja chica, se
deberá solicitar el reintegro de la misma.
D ebe rá so li cita r e l re in te gr o de ca ja ch ica ut il iza nd o e l for ma toestablecido (Anexo 2).
Deberá trasladar esta solicitud de reintegro a el (la) Administrador (a)para su revisión.
Rev isará y aprobará la documentación que ampara la sol ic it ud dereintegro de caja chica.
Inicio
Reintegro decaja chica
Traslado
Revisión
Solicitud decheque
Revisión dedocumentación
Elaboración deche ue
Archivo
Fin
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 18/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
17
4.6 Diagrama del Procedimiento de Apertura de Cuentas Bancarias
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a) , Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador (a) de Proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2
Responsable Flujograma
1)
2)
Administración 3)Departamento Financiero
4)Bancos del Sistema
Bancos del Sistema 5) Se cumplen con todos los requisitos establecidos por el banco
No
6) La entidad bancaria autoriza la apertura de las cuentas bancarias.
Bancos del Sistema
Si
7)
Contador (a) General
Contador (a) General 8)
No
9)
Técnico (a) Financiero (a)
Si
Revisa la póliza de diario, si no cumple con los procedimientosestablecidos, deberá ser devuelta a el (la) Contador (a) General para su
corrección. Si el documento es correcto continúa el proceso.
Descripción
El proceso inicia al momento en que se f irman los conven ios con las
entidades donantes y el CEPREDENAC.
Por políticas internas del CEPREDENAC cada proyecto administrado
deberá contar con una cuenta bancaria en US$ dólares, una en moneda
local (Quetzales) y una en Euros (€).
La administración conjuntamente con la Dirección Financiera Contable
son los encargados de cumpli r con los requ is itos sol ic itados por las
instituciones bancarias para la apertura de las cuentas bancarias.
El Banco del sistema designado será el que reciba la papelería y efectuará
los trámites necesarios para la apertura de las cuentas bancarias.
(Se debe de tomar en cuenta que las firmas registradas deberán ser delos s igu ientes funcionarios: Secretar io E jecut ivo , Director (a) de
Cooperación Internacional y el (la) Administrador (a)).
El (la) Contador (a) General después de realizar los procesos anteriores,
deberá de e laborar la par tida de d iario para e l reg is tro de la cuenta
contable en la contabilidad del proyecto o programa regular.
Se traslada la póliza de diario a el (la) Técnico (a) Financiero (a) para su
revisión y aprobación.
Inicio
Políticasinternas
Requisitos
Aprobación
Elaboración de
Póliza de diario.
Revisión y
aprobación
Verificación
El banco recibepapelería
Traslado
1
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 19/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
18
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director (a) Financiero (a), Financiero (a), Contador (a) , Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 2/2
Responsable Flujograma
Contador (a) General 10) Se contabilizan las pólizas de diario elaboradas.
Contador (a) General 11) Se archivan las pólizas contables.
12) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Descripción
Contabilizaciónde pólizas de
diario
Archivo
Fin
1
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 20/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
19
4.7 Diagrama del Procedimiento de Claves de Acceso a las Cuentas Bancarias
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/1
Responsable Flujograma
1)
Director (a) Financiero (a)
2)
3)
Banco del Sistema
4)
Banco del Sistema
Director (a) Financiero (a) 5)
6) Fin del proceso
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Deberá guardarse las claves de acceso a las cuentas bancarias en una
caja fuerte bajo llave, en la que únicamente tendrán acceso el Secretario
(a) Ejecutivo (a) y el (la) Director (a) Financiero (a).
El proceso inicial al momento en que se apertura una cuenta bancaria a
nombre del CEPREDENAC o de los proyectos que administra.
El banco en donde se aperturó la cuenta bancaria deberá proceder con el
trámite de otorgamiento de las claves de acceso de las cuentas bancarias.
El ( la) Director (a) Financiero (a), deberá sol icitar al banco en la que se
aperturó la cuenta bancar ia, e l acceso a través de internet a estas
cuentas. La solicitud deberá ser por medio de carta proporcionada por el
banco para el efecto.
El banco en donde se aperturó la cuenta bancaria, designará la forma en
la cual se asigne la c lave de acceso a dicha cuenta. Unicamente elSecretario (a) Ejecutivo (a), el ( la) Director (a) Financiero (a) y el ( la)
Contador (a) General del CEPREDENAC, tendrán acceso a las clavespara el manejo de las cuentas bancarias.
Descripción
Inicio
Claves de
Acceso
El banco recibepapelería
Claves de
Acceso
Archivo
Fin
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 21/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
20
4.8 Diagrama del Procedimiento de Emisión, Registro y Custodia de ChequesVoucher
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2
Responsable Flujograma
1)
Secretaria Recepcionista 2)
3)
Secretaria Recepcionista
No
Administrador (a) 4)
Si
Administrador (a) 5)
Secretaria Recepcionista 6)
Secretaria Recepcionista 7) La Secretaria traslada a el (la) Contador (a) la solicitud de
cheque y la documentación de soporte para su revisión.
Descripción
La emisión de los cheques se originan por las siguientesrazones: pago a proveedores por compra de bienes y
suminist ros, pago de honorar ios por servicios prestados,
anticipos otorgados a funcionarios y empleados delCEPREDENAC, reintegro de caja chica, pagos a contrapartidas
por convenios suscritos.
El (la) Administrador (a) verificará que la factura cumpla con los
requ is itos necesar ios, que e l producto o servicio se haya
recibido satisfactoriamente, procederá a autorizar el pago de lafactura.
La Secretar ia e labora la sol ic itud de l cheque y prepara la
documentación de soporte necesarias (Ver Manual de Compras,
Sección g) Políticas Generales, Numeral 3).
La Secretaria Recepcionista recibe la factura del proveedor y
emite la contraseña de pago (Anexo 4).
Traslada la factura recibida del proveedor a el (la) Administrador
(a) para la aprobación del pago.
Traslada la factura del proveedor a la Secretaria Recepcionista.
Inicio
Contraseña de
pago
Autorización
Traslado
Traslado
2
Solicitud de cheque y
documentación de
soporte
Traslado
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 22/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
21
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador (a) de Proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 2/2
Responsable Flujograma
Contador (a) General 8)
Contador (a) General 9)
Auxiliar Contable 10)
Auxilar Contable 11)
NO
12)Técnico (a) Financiero (a)
SI
13)
Técnico (a) Financiero (a)
Descripción
El (la) Contador (a) General traslada la documentación a el (la)Auxiliar Contable para la elaboración del cheque voucher y la
constancia de exención del Impuesto al Valor Agregado.
Trasladará el cheque elaborado, la constancia de exención delImpuesto al Valor Agregado y la documentación de soporte a el
(la) Técnico (a) Financiero (a) para su aprobación (Anexo 3).
El ( la) Técnico (a) Financiero (a) revisa y aprueba el chequevoucher, la constancia de exención del Impuesto al Valor
Agregado y la documentación de soporte.
El (la) Contador (a) General, recibe la documentación las revisa
y al cumplir los requisi tos establecidos, elabora la partida de
diario en el sistema contable.
El (la) Técnico (a) Financiero (a) después de revisar y aprobar el
cheque y la documentación, traslada nuevamente la infomación
a el (la) Auxiliar Contable.
El (la) Auxiliar Contable, elabora el cheque voucher, así como laconstancia de exención del Impuesto al Valor Agregado.
Revisión yelaboración de
patida de diario
Firma decheques
Traslado
2
Elaboración de
Cheques y
constancias de
exención
Revisión yaprobación
Traslado
3
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 23/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
22
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1
Responsable Flujograma
Auxiliar Contable 14)
Funcionarios con firma autorizada 15)
Auxiliar Contable 16)
17)Auxiliar Contable
18)Secretaria Recepcionista
Secretaria Recepcionista 19)
20) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Recibe los cheques voucher y es la encargada de la entrega delos mismos a los beneficiarios.
Elabora un listado de todos los cheques emitidos, listos para serentregados a los beneficiarios.
Después de elaborar el listado, traslada los cheques con firmaautorizada y la documentación de soporte a SecretariaRecepcionista para la entrega a los beneficiarios
Verificanque loscheques consignendocumentación de sopoteyque hayan sido previamente revisados para consignar su firma.
Después de entregar los cheques a los beneficiarios, trasladalos cheques voucher a el (la) Auxiliar Contable para su archivo.
Descripción
Recibe los cheques aprobados por el (la) Técnico (a) Financiero
(a) para ser trasladados a los funcionarios con firma autorizada.Traslado aFuncionarios
para firma
Entrega decheque voucher al
beneficiario
Archivo
Fin
Elaboración delitado de cheques
3
Traslado
Traslado
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 24/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
23
4.9 Diagrama del Procedimiento de Transferencia Bancaria
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a) , Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2
Responsable Flujograma
1)
Administrador (a) / Asistente 2)
Administrador (a) / Asistente 3) Se elabora solicitud de emisión de transferencia.
4)
Contador (a) General
5)
Auxiliar Contable
No
Director (a) Financiero (a) 6) Aprueba la operación.
Si
Auxiliar Contable 7)
Secretario Ejecutivo 8) El Secretario Ejecutivo deberá consignar su firma de visto bueno
en las solicitud de transferencia.
Traslado a el (la) Director (a) Financiero (a) para su revisión yaprobación para lo cual se deberá adjuntar toda ladocumentación de soporte necesaria: Factura, sol icitud de
emisión de cheque, contraseña de pago.
Revisará y verif icará que la documentación que ampara la
solicitud de emisión de transferencia sea correcta y quecumplacon los procedimientos establecidos en el manual de compras.
Descripción
Las transfencias bancar ias se orig inan por los s igu ien tes
motivos: traslados entre cuentas, por pago de contrapartidas porconvenios suscritos entre el CEPREDENAC y otrasinstituciones.
El proceso inicia al momento en que se emite la contraseña depago porparte de la Administraciónde CEPREDENAC o cuando
una institución de los países miembros o entidad co-ejecutorasolicita anticipo de fondos.
Traslada las solic itudes de transferencias a el Secre tar ioEjecutivo para su aprobación y visto bueno.
Inicio
Contraseña de
pago
Solicitud detransferencia
Verificación
Aprobación
Traslado
Traslado
Firma deAprobación
2
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 25/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
24
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a) , Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 2/2
Responsable Flujograma
Secretario Ejecutivo 9)
Auxiliar Contable 10)
Director (a) Financiero (a) 11)
Contador (a) General 12)
Administrador (a) / Asistente
13)
14) Fin del proceso
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Se realiza el proceso de transferencias bancarias, ya sea para
instituciones co-ejecuotoras de proyectos o para entidades de
países miembros del CEPREDENAC.
Devuelve la solicitud de transferencia autorizado a el (la) Auxiliar
Contable.
Se archivan los documentos
Traslada la autorización a el (la) Director (a) Financiero (a) para
realizar la transferencia respectiva.
Realizará la partida de diario por la transferencia realizada ycontabilizará cumpliendo con el proceso de revisión de la póliza
por parte de el (la) Técnico (a) Financiero (a).
Descripción
Partida de diario
Archivo
Fin
Traslado
Realización deTrasnferencias
2
Traslado
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 26/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
25
4.10 Diagrama del Procedimiento de Cambio de Divisas
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a) , Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/1
Responsable Flujograma
1)
2)
Contador (a) General
3)
Contador (a) General
4)Contador (a) General
No
Técnico (a) Financiero (a) 5) Aprobará la operación.
Si
Técnico (a) Financiero (a) 6)
7)Contador (a) General
Contador (a) General 8)
10) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
El (la) Contador (a) General deberá archivar los documentosque amparan los gastos registrados o las trasnferencias.
El ( la) Contador (a) Genera l a l tener e l v isto bueno de el ( la)Técnico (a) Financiero (a) con respecto a los tipos de cambio
apl icados, deberá proceder con los registros contables en els is tema contable del CEPREDENAC o del proyecto a l que
corresponde la operación realizada.
El tipo de cambio que se utilizará para las cuentas bancarias enmoneda extranjera, se deberá basar en el t ipo de cambio queestablece el banco al momento de realizar la trasnferencia
banciaria. Por lo que no se manejará diferencial cambiario enninguna operación.
El (la) Contador (a) General deberá trasladar las transferenciasy/o partidas de gastos registradas a el (la) Técnico (a)Financiero (a) con el f in de que sea revisado el t ipo de cambioaplicado en cada una de las transacciones registradas.
El cambio de divisas se origina al momento en que se realizanpagos en moneda diferente a la moneda en que se aperturó la
cuenta bancaria, tal es el caso de pagos en quetzales realizados
con cuentas aperturadas en US$ dólares , pagos en Eurosrealizados con cuentas aperturadas en US$ dólares.
Para efectos de determinar los montos de gastos se deberá
utilizar el tipo de cambio de la primera transferencia recibida deldonante, has ta agotar d icho monto. Es dec ir que el t ipo decambio para el registro de los gastos se deberá calcular conbase al tipo de cambio en el que se realizó el desembolso.
Trasladará las transferencias y/o partidas con el visto buenopara que las mismas puedan ser operadas en el sis temacontable.
Descripción
Inicio
Aprobacion
Traslado
Traslado
RegistroContable
Pago otransferencia de
fondos
Registro degastos
Archivo
Fin
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 27/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
26
4.11 Diagrama del Procedimiento de Conciliaciones Bancarias
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1
Responsable Flujograma
Contador (a) General 1)
Contador (a) General 2)
Contador (a) General3)
No
Técnico (a) Financiero (a) Si 4) Revisa y aprueba la conciliación bancaria.
SI
Contador (a) General 5)
Contador (a) General 6) Archiva las conciliaciones bancarias.
7) Fin del proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Descripción
Traslada a el (la) Técnico (a) Financiero (a) para su revisión yaprobación.
Este proceso inicia al momento en que el banco envía el estadode cuenta bancario.
Coteja con estados financieros los montos de la conciliaciónbancaria.
Elabora conciliación bancaria utilizando el formato establecido(Anexo 2).
Inicio
Conciliación
bancaria
Traslado
Revisión
Comparación conestados
financieros
Archivo
Fin
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 28/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
27
4.12 Diagrama del Procedimiento de Constancias de Exoneración del Impuestoal Valor Agregado (IVA)
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a),Técnico(a) Financiero(a), Contador (a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2
Responsable Flujograma
Asistente Administrativo 1)
Asistente Administrativo 2)
3)
Contador (a) General / Auxiliar Contable
4)
Contador (a) General / Auxiliar Contable
Técnico (a) Financiero (a) 5)
6)
Auxiliar Contable
7)
Asistente Administrativo
8)
Asistente Administrativo
Ver if icará la cor recta elaboración de las constancias de
exención de IVA.
El proceso inicia al momento en que se recibe la factura delproveedor y se emite la contraseña de pago (Anexo 4).
Elabora solicitud de emisión de cheque voucher dirigido a el (la)Auxiliar Contable.
Descripción
Al momento de la elaboración del cheque voucher de pago,tomará en cuenta que el Impuesto al Valor Agregado -IVA- noserá pagado, utilizando constancias de exención. (Ver Anexo 5)
Trasladará a el ( la) Técnico (a) Financiero (a) los cheques
voucher emitidos y las constancias de exención de IVA para surevisión.
Trasladará a el (la) Asistente Administrativo (a) los chequesvoucher de pago a proveedor es por bienes o servic ios,adjuntando las constancias de exención de IVA.
Llegado el momento de la realización de los pagos aproveedores, entregará los cheques acompañados de lasconstancias de exención de IVA. Deberá entregar al proveedor
la constancia de exención original y la copia la adjuntará alcheque voucher.
Trasladará el total de cheques voucher entregados aproveedores a el (la) Auxiliar Contable para su archivo.
Inicio
Solicitud deemisión de
cheque
Elaboración deconstancia de
exención
Traslado
Revisión
Traslado
Entrega aproveedores
Traslado
4
5/11/2018 a de Caja Ny Banco - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/a-de-caja-ny-banco 29/29
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
28
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 2/2
Responsable Flujograma
Auxiliar Contable 9)
10)
Contador (a) General / Auxiliar contable
Auxiliar Contable 11)
Auxiliar Contable 12) Fin del proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Trimestralmente el (la) Auxiliar Contable deberá elaborar un
informe de todas las constancias de IVA emitidas durante elper íodo, para ser t ras ladado a l Minister io de Relaciones
Exteriores (Anexo 7).
Se archivan las constancias de exención emitidas y los reportesenviados al Ministerio de Relaciones Exteriores.
Archivará los cheques voucher adjuntando las constancias de
exención de IVA emitida.
Descripción
Archivo
Elaboración deinforme de
constanciasemitidas
Archivo
Fin
4