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ACCOUNTING4WORK DF
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„Accounting“ steht für die
• Erfassung,
• Verwaltung und
• Kontrolle von Druckabläufen in einer definierten Umgebung.
Ziel einer Accounting-Lösung ist,
• Klicks zu „personalisieren“ (Verursacherprinzip) Wer hat was auf welchem System gedruckt?
• Kostenrechnung in Druckumgebungen zu ermöglichen: Wer druckt auf welche Kostenstelle? Können Ausdrucke Mandanten / Projekten zugewiesen werden?
• Kosten zu kontrollieren und zu planen: Wo entstehen weshalb welche Druckkosten? Werden die Systeme wirtschaftlich optimal genutzt?
Was ist ACCOUNTING4WORK DF
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Erfassen des gesamten Druckaufkommens
DFDruck- ServerMidrange / Host
System
DFAccounting Server
Windows PC
Windows PC
Windows PC
Netzwerkdrucker
Netzwerkdrucker
Netzwerkdrucker
Lokaler Drucker
Lokaler Drucker
Netzwerk-
drucker
Hochleistungs- Netzwerkdrucker
Multifunktions- gerät
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Erfassen von Datenmengen und Druckseiten
1. Auswertungsstufe:
• Erfassen von Druckaufkommen und Datenmengen
• Daten können über beliebige Zeiträume erfasst und gespeichert werden
• Druckerspezifische Auswertung möglich.
Ziel: Ermittlung der Performance des jeweiligen Ausgabegerätes
• Unabhängig, ob Office, Multifunktional- oder Produktionsdrucker kann
am jeweiligen Standort der entsprechende Drucker mit den optimalsten
und effizientesten Leistungsmerkmalen definiert werden
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Ermitteln von Geräteauslastung und Papierbedarf
• automatische und effiziente Ermittlung der jeweiligen Geräteauslastung
• Accounting Server erfasst alle Druckdaten und nimmt eine vollautomatische
Analyse von Druckaufkommen, Datenmengen und Geräteauslastung vor
• Druckaufkommen und Geräteauslastung ermöglichen eine leichte Ermittlung
des Papierbedarfs
• Datenstrom erkennt bei vorgedruckten Formularen und Geschäftspapier
in welchen Druckern und Schächten Papier nachgelegt werden muss
Windows 2k / XP / 2k3Accounting Client
System DienstPCL Parser
PostScript Parser
Prescribe Parser
PDF Parser
<?> Parser
Windows DruckServer
DFAccounting Server
Wer, Wie, Wann, Wohin, Wie viel
Windows 2k / XP / 2k3Accounting Server
System Dienst SNMP
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Erfassen von Job Parametern im LAN und Host-Umgebung
• Erkennung von Parametern in Abhängigkeit der unterschiedlichen Datenströme
wie z.B. PDF, PCL 3/4/5/6, Postscript, Prescribe
Erfasst werden können im LAN folgende Parameter:
• Druckauftragsname
• Benutzer
• Zeitpunkt
• Zieldrucker
• Seitenzahl
• Papierart
• Simplex / Duplex
• Farbe
• Host-Daten können nach PCL, Postscript oder PDF konvertiert werden und in
ein standardisiertes TCP/IP Netzwerk integriert werden
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3 Blätter, A4 80g á 0,050 €3 Simplex-Drucke á 0,015 €1 Bearbeitungskosten á 0,001 €Gesamtkosten 0,196 €
3 Blätter, A4 80g á 0,050 €3 Simplex-Drucke á 0,015 €1 Bearbeitungskosten á 0,001 €Gesamtkosten 0,196 €
Beispiel: Ermittlung von Druckkosten
• Die Druckkosten der einzelnen Druckaufträge setzen sich aus einzelnen Parametern des Druckauftrages und – bei Bedarf – verschiedenen Preislisten zusammen.
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Druckkosten Geräte- und Papierbezogen
• zur sinnvollen Accounting-Auswertung werden die Druckdaten den
jeweiligen
druckerspezifischen Daten gegenübergestellt
• folgende Parameter müssen hierfür als Grundlage vom Anwender in das
System
eingegeben werden: Klickkosten, Art und Kosten des Papiers bezogen auf
Nutzung
des jeweiligen Druckerschachtes, Kosten für Farb- oder Monochrom Druck,
evtl.
zusätzliche Grundkosten des Gerätes
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Abgleich der ZählerständeMultifunktionsgeräte
• die Druckdaten werden über das Netzwerk erfasst
Was passiert mit Kopien die vor Ort an multifunktionalen Drucksystemen erstellt werden?
• es erfolgt eine automatische Abfrage der Zählerstände am Drucker über SNMP
• die über das Netzwerk erfassten Druckseiten werden mit den Zählerständen der
einzelnen Geräte verglichen
• die jeweiligen Differenzen werden unter einem vordefiniertem Konto im System erfasst
Druckaufträge: 1000 Seiten
Zähler: -1150 Seiten
Kopien: 150 Seiten
SNMP
150 Kopien
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Seitenkontrolle mit PJL
• Accounting4Work DF untersucht und überwacht alle Druckdaten auf
Vollständigkeit im Ergebnis
• PJL Funktionalität meldet dem druckenden System, ob der jeweilige Druckauftrag
angekommen, gedruckt oder abgebrochen wurde
• jeder Druckauftrag wird auf Vollständigkeit und erfolgtes Drucken überprüft
• es wird vermieden, dass abgebrochene und wiederaufgenommene Druckaufträge
doppelt abgerechnet werden
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Zentraler Accounting Server und Client
• alle in den Datenströmen erfassten Daten sowie alle Parameter über Benutzer,
Drucksysteme und Druckkosten werden im zentralen Accounting Server archiviert
• Archivierung erfolgt in standardisierter SQL Umgebung
• Anwender kommuniziert über eigene Applikation
• Anwender kann eigene Auswertungsapplikationen oder Schnittstellen zu anderen
Systemen entwickeln, z.B. Dokumentensysteme
• durch Verknüpfung der Druckdaten mit Anwenderdaten und Kosten ist eine
Kostenstellenanalyse möglich
• Benutzer- Abteilungs- und Mandantenkonten
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Auswertung
• frei wählbare Berichtszeiträume
• beliebige Auswertungen
• Auswertungen erfolgen Betriebssystemneutral und Hardwareunabhängig
Mögliche Auswertungen:
• Geräteliste
• Benutzerliste
• Abteilungsliste
• Mandantenliste
• Benutzer pro Abteilung
• Mandanten pro Benutzer
• Mandanten pro Abteilung
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Reports nach gegebenem Zeitraum (z.B.: Jahr, Quartal, Monat, Woche oder benutzerdefiniert)
• Kontoauszug des Benutzers
• Kontoauszug der Abteilung
• Kontoauszug des Mandanten
• Aktivität nach Gerät
• Aktivität nach Abteilung
• Aktivität nach Mandanten
• Gerätenutzung
• Papiernutzung
Auswertung
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Beispiel: für eine Auswertung von Druckkosten
• Eine Vielzahl vorgefertigter Berichte ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die gesammelten Daten und stellt diese z. B. als Kosten- grafik da.
• Der Auswertungs- zeitraum und die angezeigten Personen, Abteilungen oder Kostenstellen sind dabei frei wählbar.
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ACCOUNTING4WORK Erfassungsmodul
Anwender werden die folgenden Informationen über seinen Druckauftrag aktuell
zur Verfügung gestellt:
• Wann wurde der Druckauftrag generiert?
• Auf welchen Drucker wird der Druckauftrag ausgegeben?
• Wie viele Druckaufträge gehen dem spezifischen Druckauftrag voraus?
• Konnte der spezifische Druckauftrag erfolgreich gedruckt werden?
Es können nicht nur Druckaufträge aus Windows und Office Umgebungen angezeigt
werden, sondern auch aus der sogenannten Mainframe und Host Welten
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ACCOUNTING4WORK WP
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ACCOUNTING4WORK WP
ACCOUNTING4WORK WP
(IP Bereich 192.168.1.xxx)(IP Bereich 172.169.18.xxx)
(IP Bereich 192.168.120.xxx)
(Router)