REGLAMENTO ADMINISTRACIÓN DEPOSITO DE ALMACENES Y SUBALMACENES
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
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REGLAMENTO ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES
TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
Artículo 1º. Definición del Reglamento
El Reglamento de Administración de Almacenes de la Universidad de San Francisco Xavier,
es el conjunto de normas y disposiciones que regulan las actividades de la Administración del
Almacenes.
Define los aspectos institucionales de atribuciones y responsabilidades, asignación de tareas;
procedimientos y otros aspectos, para lograr la administración eficaz y eficiente de los bienes
de consumo e interrelacionado con el Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
En razón a que las Normas Básicas del SABS y el Reglamento Específico del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios son explícitos y consignan los procedimientos a realizar,
el presente Reglamento Específico constituye un conjunto de disposiciones complementarias
y reglamentarias que dan especificidad a aquellos aspectos de las Normas Básicas del SABS y
del Reglamento Específico tratan en forma general.
Artículo 2º. Finalidades y objetivos
El presente Reglamento Específico, tiene la finalidad de constituir el marco de aplicación del
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de la
Universidad y con los siguientes objetivos:
a) Ser un instrumento que regula la Administración de los Almacenes de bienes de consumo,
y materiales de laboratorio según lo estipulado por la Ley 1178 y las NB-SABS,
ajustándose a las características, naturaleza y Estatuto Orgánico de la Universidad.
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b) Establecer los elementos de organización, funcionamiento y control interno de los
diferentes Almacenes de la Universidad, desde su requerimiento hasta la disposición final
de lo mismos.
c) Identificar a las unidades y cargos de los funcionarios responsables de funcionamiento de
los Almacenes.
d) Lograr transparencia, eficiencia y eficacia en los diferentes procedimientos de
administración de los almacenes.
Artículo 3º. Ámbito de Aplicación
El presente reglamento es de aplicación y cumplimiento obligatorio en todas las áreas
funcionales establecidas en el ANEXO I del presente reglamento.
Artículo 4º. Marco Jurídico
El Marco Jurídico del RE-SABS comprende:
a) Ley 1178 del 20 de julio de 1990 de Administración y Control Gubernamentales.
b) Decreto Supremo 23318-A de 3 de noviembre de 1992, de Responsabilidad de la Función
Pública.
c) Decreto 25964 de 21 de octubre del 2000, que aprueba las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios.
d) Estatuto Orgánico de la Universidad.
e) Decreto Supremo 26208 de 15 de junio de 2001 que modifica y ajusta las NB-SABS y
determina su aplicación plena a partir del 7 de junio de 2001.
f) Decreto Supremo Nº 27328 de 31 de enero de 2004 que modifica el Subsistema de
Contratación de Bienes y Servicios.
g) Decreto Supremo 26237 de 29 de junio de 2001 que aprueba las modificaciones al Decreto
Supremo 23318-A de Responsabilidad por la Función Pública.
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h) Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República.
i) Otras disposiciones específicas que estén relacionadas con la aplicación de las NB-SABS.
Artículo 5º. Revisión y Actualización del Reglamento Específico
La Universidad revisará por lo menos una vez al año, y de ser necesario lo actualizará en base
al análisis de la experiencia de su aplicación, la dinámica administrativa, el funcionamiento de
otros sistemas y de las modificaciones de las Normas Básicas del Sistema de Administración
de Bienes y Servicios. Para el proceso de revisión y ajuste se conformará una Comisión con la
participación del Director Administrativo y Financiero, Jefe de la División de Suministros y
Almacenes y el Jefe de la Unidad de Organización y Métodos, quienes velarán porque el
ajuste del Reglamento se realice en el marco de las NB-SABS.
TITULO II
ADMINISTRACIÓN DEPÓSITO DE ALMACEN Y SUBALMACENES
CAPITULO I
ORGANIZACION
Artículo 6º. Definición de Almacenes.
Almacén es el espacio físico que permite el cuidado y custodia de bienes de consumo e
insumos de laboratorio, farmacia y centros médicos de la Universidad sobre la base del
presente Reglamento.
Artículo 7º. Alcance del Reglamento Específico para la Administración de Almacenes.
Las disposiciones contenidas en este capítulo se aplicarán a los almacenes y subalmacenes de
bienes de consumo de la Universidad.
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Artículo 8º. Organización de almacenes.
I. La División de Suministros y Almacenes, es la unidad dependiente de la Dirección
Administrativa y Financiera, encargada de la administración de almacenes en la
Administración Central.
II. La Universidad cuenta con un almacén central, que está a cargo de la División de
Suministros y Almacenes.
III. En las diferentes áreas académicas, existen subalmacenes, a cargo de un funcionario,
quién responde ante el Administrador de cada área o en su caso ante el Jefe inmediato
superior.
IV. El presente reglamento establece que algunas áreas, podrán crear subalmacenes de
productos específicos, como farmacéuticos, reactivos, químicos, etc., quedando a cargo
de personal especializado. Los encargados de los subalmacenes estarán bajo la
supervisión del Administrador, en cuanto a las funciones y responsabilidad de
almacenaje, y éste responderá ante el Jefe de Suministros y Almacenes en cuanto a la
aplicación de procedimientos y cumplimiento de normas en materia de administración
de almacenes.
V. Los almacenes y subalmacenes deberán estar especialmente diseñados y habilitados
para facilitar el ingreso y recepción de bienes, procurar condiciones de seguridad,
armonizar la asignación de espacios según las características de los bienes, simplificar
sus operaciones, facilitar la manipulación y el transporte.
VI. En función del volumen, complejidad y características técnicas de los bienes que
administra, un almacén deberá contar con personal operativo calificado.
VII. La Universidad, cuenta con los siguientes almacenes y subalmacenes.
• Un Depósito Almacén General en el edificio de la ex Refinería (REFISUR), cuyo
responsable es Encargado Depósito Almacenes
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• Subalmacén Proyecto UNI II en el edifico del Hospital UNI II, cuyo responsable es
el Auxiliar Subalmacén
• Subalmacén Facultad de Odontología en el edificio de la Facultad, cuyo responsable
es el Auxiliar Subalmacén
• Subalmacenes de reactivos en Laboratorios de Institutos Médicos de la
Universidad.
• Subalmacenes de material de construcción.
• Farmacia Universitaria
CAPITULO II
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Artículo 9º. Funciones del Encargado de Almacén o Sub-almacén
De acuerdo a lo establecido en el Manual de Organización y Funciones de la Universidad, el
Encargado de Almacén en la Administración Central y/o del encargado del Sub-almacén en
unidades desconcentradas y proyectos de la Universidad, tienen las siguientes funciones:
a. Certificar la existencia o no de materiales, suministros y/o reactivos de laboratorio.
b. Cumplimentar los formularios de salida de materiales, suministros, reactivos de
laboratorio.
c. Cumplimentar los formularios de ingreso de materiales, suministros, reactivos de
laboratorio.
d. Levantar inventarios periódicos del depósito, en coordinación con la División de Activos
Fijos, Auditoría Interna.
e. Revisar la documentación de adquisición para su envío a Contabilidad.
f. Participar en la recepción de materiales, suministros, reactivos de laboratorio.
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g. Registrar las compras directas en tarjetas de Kardex físico.
h. Archivar la documentación de respaldo.
i. Enviar copias de facturas a la División de Activos Fijos
Artículo 10º. Funciones del auxiliar Sub - Almacén en la Facultad de Odontología .
a. Proveer material odontológico para la enseñanza y práctica de los estudiantes de la Carrera
b. Solicitar oportunamente los materiales odontológicos necesarios para el uso en las
diferentes clínicas
c. Agilizar la provisión de materiales odontológicos a través de las cotizaciones
d. Proveer de material en forma individual a enfermeras y médicos odontólogos de clínicas
e. Apoyar a la administración en la elaboración de inventarios periódicos a través del control
de kardex físico.
Artículo 11º. Funciones del Encargado de Farmacia
a. Atender al público en el despacho de productos farmacéuticos
b. Registrar el kardex físico valorado
c. Apoyar a la Administración con la toma de inventarios periódicos.
d. Suministrar al personal médico información continua sobre la disponibilidad de
medicamentos en la farmacia.
e. Efectuar pedidos de medicamentos de acuerdo a necesidades del servicio
f. Controlar el ingreso y salida de medicamentos
g. Informar mensualmente el movimiento de la farmacia universitaria
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Artículo 12º. Funciones del bioquímico y Biotecnólogo.
a. Realizar todos los análisis necesarios y de laboratorio, preparar informes del trabajo
realizado.
b. Mantener los equipos del laboratorio en buenas condiciones de funcionamiento
c. Registrar oportunamente lo referente a las actividades del laboratorio, emitiendo informes
al Jefe de Laboratorio
d. Prever los diferentes requerimientos de reactivos y otros para el laboratorio
e. Llevar registro detallado de los reactivos utilizados en el laboratorio
f. Llevar control detallado de los análisis por realizar, en proceso y de los resultados
Artículo 13º. Responsabilidad de los funcionarios encargados del depósito de almacén,
subalmacenes y de laboratorios médicos.
a. Los responsables con independencia de la jerarquía dentro de la Universidad, tienen la
obligación de rendir cuentas por el destino de los bienes que les fueron confiados, del
rendimiento de su gestión, de los resultados logrados.
b. Disponer de información útil, oportuna y confiable de su gestión y de sus resultados, para
su análisis y evaluación por parte de autoridad competente.
c. Por el equipo y mobiliario a su cargo
d. Control adecuado en la recepción de bienes de consumo o reactivos de laboratorio,
cotejando las especificaciones técnicas requeridas.
e. Responder de la integridad de los activos entregados para sus funciones
f. Responder sobre la conservación de los reactivos y el uso adecuado de los mismos
g. Responder ante la autoridad competente sobre la perdida, merma, substracción y
negligencias en la ejecución de su trabajo.
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h. Por la salvaguarda y custodia de los bienes de consumo, reactivos y otros materiales a su
cargo.
i. El responsable de la farmacia universitaria deberá responder ante la autoridad competente,
respecto a la fecha de vencimiento de los medicamentos de stock, con el objeto de evitar
mermas y perdida a la entidad, este inciso se hace extensivo a los responsables de los
laboratorios en lo referente al manejo de los reactivos.
CAPITULO III
GESTION Y SALVAGUARDA
SECCION I
VALUACIÓN REGISTRO Y CONTROL
Artículo 14º. Ingreso
I. Recepcionados los bienes, reactivos y otros materiales de laboratorio el responsable del
depósito de almacenes y/o Subalmacén realizará el registro de ingreso a almacenes.
El ingreso de bienes podrá ser:
a) Por compras, mediante cualquier modalidad de contratación
b) Por transferencia entre Sub-almacenes de Facultades.
c) Por ajuste de inventario.
(i) Por reposición
(ii) Sobrantes
(iii) Producción
(iv) Por nacimientos, en caso de semovientes
(v) Por producción, en caso de viveros
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d) Reingreso
(i) Por desmantelamiento
(ii) Por recuperación de bienes
(iii) Por reconstrucción de equipos y otros
A todo ingreso se adjuntará la siguiente documentación:
a) El formulario FORM 005 de “ingreso materiales y/o bienes al almacén”.
Es el documento que acredita la entrada real del bien, que debe ser llenado por el
encargado con la siguiente información:
(i) Lugar y fecha de recepción
(ii) Número de orden correlativo
(iii) Identificación del funcionario que recepciona
(iv) Concepto de la transacción y número de documento respaldatorio
(v) Nombre del Proveedor, número de factura, número, fecha del pedido y NIT del
mismo
(vi) Código del bien o material, descripción, cantidad, unidad de medida, firma del
responsable de la recepción.
b) Documento de compra FORM 004 que podrá ser: orden de compra, nota de
adjudicación, contrato; o documento de convenio de donación o transferencia.
c) Nota de remisión.
Asimismo, enviará copia del documento de recepción oficial de bienes al área contable
de la Universidad y/o de la Administración en las unidades desconcentradas.
d) Todo ingreso de bienes al almacén debe estar debidamente registrado.
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Artículo 15º. Identificación
La identificación consiste en la denominación básica asignada a cada bien de consumo,
reactivo de laboratorio y su descripción de acuerdo a sus características propias, físicas y/o
químicas, de dimensión y funcionamiento y otras que permitan su discriminación respecto a
otros similares o de otras marcas.
Artículo 16º. Codificación
I. La codificación de los bienes consiste en asignar un símbolo a cada rubro de bienes o
materiales para permitir:
a) Su clasificación.
b) Su ubicación y verificación
c) Su manipulación.
II. La codificación de los bienes de consumo existentes en almacenes se basará en normas
nacionales vigentes y en su ausencia, en normas internacionales, tomando como base:
a) La utilización del método alfa numérico.
b) Para diseñar la codificación, se debe considerar el principio de significación que se
refiere a la existencia de una relación lógica entre el símbolo y lo que representa.
c) La codificación tomará en cuenta los siguientes criterios:
(i) Amplitud, que significa estimar los límites del universo de los bienes susceptibles
de codificación.
(ii) Concisión, que implica emplear el menor número posible de cifras o letras para
designar cada bien.
(iii) Funcionalidad, que significa permitir la adaptación del código a las necesidades
operativas de la Universidad.
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Artículo 17º. Clasificación
I. Para facilitar su identificación y su ubicación, los bienes se clasificarán en grupos de
características afines. Estas características pueden ser: volumen, peso, aspecto,
composición química, frecuencia de rotación, grado de peligrosidad, etc.
II. La clasificación servirá para organizar su almacenamiento, según compartan
características iguales, similares o sean complementarios.
Artículo 18º. Catalogación
La catalogación consiste en la elaboración de listas de bienes codificados y clasificados según
un orden lógico. Los responsables del Depósito de Almacenes y/o Subalmacenes deberán
mantener catálogos actualizados de sus bienes de consumo, reactivos de laboratorio y
productos farmacéuticos, que faciliten la consulta y control de los materiales y sus existencias.
La catalogación puede realizarse en las siguientes formas:
a) Según los grupos de clasificación de bienes, que utilizan la denominación básica de los
bienes como criterio de orden.
b) Según el código que utilizan como criterio de orden correlativo, el código de los bienes.
c) Según la marca comercial, que permite identificar características comerciales de los bienes.
Artículo 19º. Almacenamiento
El almacenamiento, estará a cargo de los responsables de la administración de los depósitos de
productos, y tiene por objetivo facilitar la conservación, manipulación, salvaguarda y entrega
de los bienes que ingresan al almacén. Estas operaciones se realizarán tomando en cuenta lo
siguiente:
a) Clasificación de bienes, materiales, reactivos de laboratorio y productos farmacéuticos
b) Asignación de espacios.
c) Disponibilidad de instalaciones y medios auxiliares.
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d) Uso de medios de transporte: equipo motorizado, no motorizado.
e) Conservación.
f) Seguridad.
Artículo 20º. Asignación de espacios
Con el propósito de facilitar la recepción y la entrega del bien se asignarán espacios a los
bienes de acuerdo a uno o más de los siguientes criterios:
a) Según la clase del bien.
b) Según la velocidad de su rotación.
c) Según su peso y volumen.
Cualquiera sea el criterio adoptado, la asignación de espacios debe facilitar la recepción y la
entrega del bien.
Artículo 21º. Salida de Almacenes
I. Es la distribución o entrega física de los bienes, que implica:
a) Atender las solicitudes de bienes, reactivos de laboratorio y productos farmacéuticos.
b) Comprobar que la calidad, cantidad y características de los bienes a entregar
correspondan a lo solicitado.
c) Utilizar técnicas estándar para empacar y rotular los bienes, en función de sus
características y su destino.
d) Registrar la salida de bienes de almacén.
II. La salida de un bien necesariamente debe estar respaldada por el “Formulario de Salida
de Materiales del Almacén” FORM 06 con visto bueno del Jefe de Suministros y
Almacenes en la administración central y del Administrador en las unidades
desconcentradas, el mismo que permita establecer la cantidad y condiciones del bien
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entregado, identificar a su receptor, constatar la conformidad de la entrega y conocer su
destino.
III. En la farmacia universitaria la salida del producto farmacéutico se realizará previa
presentación de la receta médica extendida por profesional competente.
Artículo 22º. Registro de almacenes
I. El registro tiene por objeto facilitar el control de las existencias y el movimiento de bienes
de consumo en el almacén, reactivos en los laboratorios y otros materiales en los
diferentes subalmacenes, permitiendo tomar decisiones sobre adquisiciones, disposición
de bienes, bajas y otros.
II. Los almacenes deberán contar con registros de entrada, de almacenamiento y de salida, de
todos y cada uno de los bienes existentes en el almacén, utilizando los documentos
necesarios, los mismos que deberán generar inventarios. Esta función estará ejercida por
el Encargado de Almacenes en la administración central y por el auxiliar del Subalmacén
en las unidades desconcentradas.
III. Una vez recibido el bien el encargado de almacén o Subalmacén, registrará en las tarjetas
de ingreso y procederá a ubicar físicamente teniendo en cuenta el código asignado en el
catálogo y la numeración de la estantería, este es el instrumento de registro en el cual sólo
se incluirán cantidades.
IV. Como registro complementario a las tarjetas de ingreso, utilizarán también tarjetas de
inventarios de almacén, para control de bienes en depósito, donde registrarán las
cantidades recibidas, la fecha, el origen y el número de la nota de recepción de los bienes,
estableciendo así el nuevo saldo de existencias.
Artículo 23º. Gestión de existencias
La gestión de existencias en la Universidad es responsabilidad, en la administración central del
Jefe de Suministros y Almacenes, en las unidades desconcentradas del Administrador y tiene
por objeto prever la continuidad del suministro de bienes, las decisiones sobre adquisiciones,
transferencias temporales, enajenaciones y bajas. Especialmente el suministro oportuno de
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bienes, reactivos de laboratorio y productos farmacéuticos, para evitar la interrupción de las
tareas académicas y administrativas, para el efecto, deberá contar con registros de ingreso,
almacenamiento y salida según el método siguiente:
I. Método físico.-
Consiste en el uso de una tarjeta por cada bien en estantería. A medida que las cantidades
del material son retiradas se van dando de baja en la ficha. En ella se estipula un nivel
mínimo (según el producto) sobre la base del consumo promedio. El encargado cuando
percibe que el producto ha llegado a ese nivel, solicita la provisión.
II. Método de punto de reaprovisionamiento.-
Para el efecto, se define previamente una cantidad de existencia mínima, de acuerdo al
movimiento del producto Ejemplo. Cuando se ha consumido el 80 %, se procede al
reaprovisionamiento. Una vez alcanzado el límite mínimo de stock, el responsable
informará al Director Administrativo Financiero y/o al administrador, para que se inicie el
proceso de compra.
Artículo 24º. Medidas de higiene y seguridad.
El Jefe de Suministros y Almacenes y/o el Administrador de unidad desconcentrada en
coordinación con el Jefe de Suministros deberán considerar las normas y reglamento
existentes y desarrollar los procedimientos y/o instructivos específicos de higiene y seguridad
para la prevención de probables accidentes originados por el grado de peligrosidad de los
bienes, reactivos y productos farmacéuticos. Para el efecto, se debe considerar los siguientes
aspectos mínimos:
a) Facilidad para el movimiento de los bienes en el almacén.
b) Señalización para el tránsito y transporte.
c) Condiciones ambientales de ventilación, luz, humedad y temperatura.
d) asignación de espacios protegidos para substancias peligrosas.
e) Utilización de ropa de trabajo y equipo de seguridad industrial.
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f) Adopción de programas de adiestramiento en seguridad industrial
g) Determinación de medidas de emergencia en casos de accidentes.
h) Adopción de medidas contra incendios, inundaciones, etc.
i) Adopción de medidas de primeros auxilios.
Artículo 25º. Medidas de salvaguarda
I. La Salvaguarda comprende actividades de conservación y protección para evitar daños,
mermas, pérdidas y deterioro de las existencias, así como lograr la identificación fácil,
segura y el manipuleo ágil de los bienes.
II. Las medidas de salvaguarda tienen los propósitos de:
a) Implantar procedimientos para la custodia, guarda de las existencias y uso de
instalaciones auxiliares y medios físicos.
b) Implantar medidas de seguridad física y fortalecer las medidas de control, para que los
bienes no sean ingresados, movidos internamente, ni retirados sin la autorización
correspondiente.
c) Establecer criterios para la contratación de seguros que fortalezcan las medidas de
seguridad física e industrial.
Para contribuir a estos propósitos se deberá:
a) Solicitar la contratación de seguros contra robos, incendios, siniestros y otros; para tal
efecto la División de Activos Fijos en coordinación con el Jefe de Suministros y
Almacenes presentará anualmente ante el Director Administrativo y Financiero, la
solicitud de contratación de los servicios hasta el 30 de septiembre para ser insertado
en el POA institucional.
b) Realizar la inspección periódica a instalaciones, que deberá ser por lo menos una vez al
mes.
c) Realizar la toma de inventarios físicos periódicos.
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La toma de inventarios físicos deberá practicarse en las siguientes situaciones y
características:
• Inventario permanente o de existencias en almacén, se refiere al registro de
bienes que corresponde asentar a los encargados de almacén y subalmacén, a través
de listados, de acuerdo a registros de tarjetas kardex. Información que deberá
responder a un criterio de periodicidad y cuando sea requerida por las autoridades.
• Inventario por vacación o cambio de encargado, se realizará para la entrega del
almacén o subalmacén, por vacación, transferencia, retiro o destitución del
encargado. En el momento del hecho administrativo, se realizará el recuento físico
de los bienes depositados, los que deben ser iguales en calidad, cantidad, marca,
estado de conservación etc. a los registrado en los listados y tarjetas kardex.
• Inventario anual, es el recuento físico detallado, ordenado y valorizado, de los
productos y bienes de propiedad de la Universidad, que se encuentren en almacén
o Subalmacén. Su recuento físico será realizado a fin de gestión y para los efectos
del cierre del ejercicio y con personal diferente al asignado al almacén.
Artículo 26º. Stock de almacenes.
Los inventarios o stocks que pueden ser definidos, como una provisión de materiales, con el
objeto de facilitar la continuidad de las actividades académicas administrativas, y la
satisfacción de los pedidos de las diferentes unidades y áreas funcionales y en particular de las
unidades académicas.
En el caso de la Universidad, el aprovisionamiento consistirá en la compra de productos
terminados que la entidad va a entregar a los funcionarios para el cumplimiento de sus
actividades en oficina o en centros médicos.
Artículo 27º. Características.
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Los inventarios se encuentran integrados por los herramientas, material eléctrico, reactivos de
laboratorio, productos farmacéuticos y otros, adquiridos con recursos propios o financiamiento
externo, donados o transferidos por otras instituciones.
La administración de almacenes es la función que comprende las actividades y procedimientos
relativos al ingreso, registro, almacenamiento, distribución, medidas de salvaguarda y control .
Los almacenes de la Universidad deberán estar especialmente diseñados y habilitados para
facilitar el ingreso y recepción de bienes, procurar condiciones de seguridad, armonizar la
asignación de espacios según las características de los bienes, simplificar sus operaciones,
facilitar la manipulación y el transporte. Asimismo, deben contar con personal operativo
calificado en función del volumen, complejidad y características de los bienes que administra.
La recepción de bienes de la Universidad se deben basar en documentos que autoricen sus
ingresos. En el momento de la recepción el Encargado del Depósito de Almacenes o el
Auxiliar del Subalmacén deberán verificar no solo cantidad sino también los atributos técnicos
y funcionales de los bienes. Todo los bienes ingresados deben estar debidamente registrados
identificados y codificados.
Las salidas de los bienes, materiales necesariamente deben estar respaldados por documentos
con autorización escrita que establezca cantidad y condiciones del bien, como así también el
receptor y la constancia de su conformidad por la entrega
Artículo 28º. Control de Inventarios.
El control de los inventarios se debe realizar periódicamente en forma planificada o sorpresiva
para el logro de los siguientes objetivos.
a) Actualizar la existencia de los bienes.
b) Proporcionar información sobre la condición y estado físico de los bienes, fecha de
vencimiento de reactivos y productos farmacéuticos.
c) Ser fuente principal de los ajustes
d) Programar adquisiciones futuras,
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e) Tomar decisiones para mejorar las deficiencias eventuales en la salvaguarda de los bienes.
Artículo 29º. Valuación de los inventarios.
La de las adquisiciones es el costo de compra. Al cierre del ejercicio debe realizarse el ajuste
por inflación de las existencias considerando la variación del índice correspondiente.
La valuación al cierre no debe superar el valor recuperable de las existencias. Dicho valor
recuperable es un valor de comparación que surge de los precios de mercado próximo a la
finalización de cada gestión.
La Universidad en un momento determinado, posee una lista de productos en inventario con
un valor monetario asociado a cada uno de ellos. La suma de todos estos valores monetarios
da lugar a la cantidad que aparece como "existencias" en el balance de situación de la
Universidad.
El valor asignado a cada producto y, por tanto, el valor total del inventario emergerá del
método contable utilizado por la Universidad.
El Encargado del Depósito de Almacenes en la Administración Central y los Auxiliares de
los Subalmacenes en las Unidades Desconcentradas utilizarán el método contable de
valoración de inventarios PEPS Primeros en Entrar Primeros en Salir, significa que el costo de
los bienes consumidos durante el periodo refleja el costo de productos comprados
anteriormente en el tiempo, mientras que los productos mantenidos en el inventario reflejan
costes más recientes. Por ejemplo:
Supongamos que en el Almacén de la Universidad han realizado los siguientes movimientos
en el almacén a lo largo de un periodo de tiempo.
Existencias
• Existencias iniciales día 10 de febrero de 2004: 600 unidades físicas de cintas para
impresoras Epson LQ - 2180
• 12 de febrero 2004. compra de 500 unidades físicas de cintas Epson LQ - 2180
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• 20 de febrero 2004 compra de 450 unidades físicas de cintas Epson LQ - 2180
Salidas.
• 13 de febrero de 2004.
o La Facultad de Tecnología requiere 50 unidades de cintas Epson LQ - 2180
o Medicina requiere 60 unidades de cintas Epson LQ - 2180
o Economía requiere 150 unidades de cintas Epson LQ - 2180
o Farmacia Bioquímica requiere 200 unidades de cintas Epson LQ - 2180
o Administración de Empresas 300 unidades de cintas Epson LQ - 2180
o Ingeniería Comercial 40 unidades de cintas Epson LQ - 2180
Un total de 800 unidades de cintas Epson LQ - 2180
• 14 de febrero 2004, a través de Rectorado se solicita 200 unidades de cintas Epson LQ -
2180.
• 21 de febrero 2004, Pos Grado solicita 150 unidades de cintas Epson LQ - 2180.
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KARDEX FISICO VALORADO
Cinta Epson LQ - 2180
ENTRADAS SALIDAS
FECHA ENTRADA COSTO
Bs.
VALOR SALDO FECHA SALIDA COSTO VALOR
10/02/04 600 10,00 6.000.- 6.000.-
12/02/04 500 11,00 5.500.- 11.500.-
13/02/04 600.-
200.-
800.-
10,00
11,00
6.000.-
2200.-
SALDO
13/02/04
300
11,00
3.300.-
3.300.-
14/02/04 200 11.00 2.200.-
SALDO
14/02/04
20/02/04
100
450
11.00
12.00
1.100.-
5.400.-
4.400.-
9.800.-
14.200.-
21/02/04
100
50
150
11,00
12.00
1.100.-
600.-
SALDO
21/02/04
400
12.00
4.800.-
4.800.-
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Artículo 30º. Consideraciones para el recuento físico.
En la Administración Central, el Jefe de División Suministros y Almacenes debe instruir por
escrito al Encargado del Depósito de Almacenes, en las Unidades Desconcentradas el máximo
ejecutivo de la unidad deberá instruir al Auxiliar del Subalmacén sobre los siguientes
aspectos:
Preparación
• Ordenamiento previo del área de almacenes
• Acomodar los materiales en pilas
• Marcación y separación de materiales que no son de propiedad de la Universidad
• Preparación de las hojas de recuento mostrando las partidas a ser contadas.
Durante el recuento.
• Métodos para pesar, recontar, registrar, etc, y medios de identificación de materiales y su
estado
• Evitar la duplicación u omisión en el recuento marcando partidas o contadas o colocando
etiquetas, etc.
• Anotación de ítemes deteriorados, obsoletos, de poco movimiento
• Alcance de la verificación de ítemes en bultos, cajones cerrados, etc.
Después del recuento
• Verificación de los resultados del recuento con los registros de existencias
• Investigación de las diferencias significativas entre registro de existencias y el recuento
físico.
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Artículo 31º. Corte de movimiento de inventario
El Jefe de Suministros y Almacenes deberá efectuar un corte de documentación con el objeto
de evitar la inclusión o exclusión de existencias en forma errónea, lo que traería aparejado
consecuencias en el activo, pasivo y los resultados.
El Encargado del Depósito de Almacenes en la Administración Central y/o el Auxiliar del
Subalmacén en las Unidades Desconcentradas deberá anotar los últimos números de los
comprobantes que se han utilizado hasta el cierre de la gestión para el movimiento de las
existencias y luego verificar su registro correspondiente.
Este procedimiento permitirá la verificación de la aplicación adecuada del criterio de lo
devengado.
Artículo 32º. Prohibiciones
Los responsables, del almacén Central y de los subalmacenes están prohibidos de:
a. Mantener bienes en almacenes sin haber regularizado su ingreso.
b. Entregar bienes sin documento de autorización emitido por la instancia.
c. Entregar bienes en calidad de préstamo.
d. Usar o consumir los bienes para beneficio particular o privado.
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SECCION II
ALMACEN DE MATERIALES PARA CONSTRUCCIÓN
Artículo 33º. Manejo adecuado de los materiales de construcción.
El manejo adecuado de los materiales de construcción se refiere a un control en la recepción,
almacenamiento y disposición, tanto de materiales como de agregados de construcción
Artículo 34º. Adquisición de material de construcción.
La compra de material de construcción para obras universitarias deberá realizarse en el marco
de lo dispuesto por el Reglamento Específico de Contrataciones de la Universidad.
Artículo 35º. Construcciones, por cuenta de Unidades Desconcentradas.
Las construcciones de obras en unidades desconcentradas, a través de administración directa
se realizará la adquisición de materiales con recursos propios.
Los agregados y materiales de construcción adquiridos serán depositados en ambientes
adecuados o construidos para el efecto para evitar mermas y perdida de los mismos.
Artículo 36º. Administración de los materiales de construcción adquiridos con recursos
propios
Los materiales adquiridos con recursos propios de la unidad desconcentrada, serán
administrados por un encargado del depósito de materiales de construcción que será nombrado
por el ejecutivo de la unidad, bajo la supervisión del Administrador de la unidad académica o
administrativa.
Artículo 37º. Control y registro de los materiales de construcción.
El encargado del depósito de materiales de construcción bajo la supervisión del administrador,
deberá registrar en un kardex todo el movimiento del materiales adquiridos con destino a la
construcción; se habilitarán tarjetas kardex (físico valorado) tantas como materiales existan en
los ambientes del depósito, en el registro del material se utilizará el método PEPS (primeros en
entrar primeros en salir), según el artículo 29º del presente Reglamento.
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El encargado del depósito de materiales en construcción en coordinación con el administrador
diseñaran sistemas de control de los materiales tantos como sean necesarios:
• La solicitud de material de construcción para la compra, deberá ser solicitado cumpliendo
los procedimientos insertados en Reglamento Específico de Contrataciones.
• Todo material adquirido con destino a la construcción, deberá ingresar al depósito de
almacenes previa verificación de la cantidad y especificaciones técnicas, dicha verificación
realizará el Encargado del Depósito con la supervisión del Administrador.
• Para la entrega de material con destino a la construcción, se deberá cumplimentar el
formulario "entrega de Material" mismo que deberá ser prenumerado y firmado por el
Encargado del Depósito, del que recibe y el Vº Bº del Administrador de la Unidad o del
Ingeniero Encargado de la Obra.
• El encargado del deposito en coordinación con el Administrador de la unidad
desconcentrada, deberán verificar y realizar un análisis de consistencia entre los pedidos
de materiales con destino a la obra y el calculo estructural - presupuesto del material,
elaborado al inicio de la obra por el Encargado de la Obra.
Artículo 38º. Sobrante de materiales en construcción.
Concluida la Obra el material de construcción sobrante, deberá ser inventariado y almacenado
en ambientes adecuados para evitar mermas y sustracciones.
Si el material ha sido adquirido a través de Administración Central, los mismos deberán ser
trasladados bajo inventario al deposito de la Sección de Infraestructura de la Universidad.
Cuando la construcción se ejecute a través de financiamientos externos, es decir a través del
Proyecto Sucre Ciudad Universitaria, el sobrante de material sobrante será de propiedad de
acuerdo al convenio firmado.
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ANEXO Nº 1
AREAS FUNCIONALES DE LA UNIVERSIDAD DE SAN FRANCISCO XAVIER DE
CHUQUISACA
Administración Central
Área Funcional Autoridad Responsable
Dirección y Coordinación Superior Rector
Dirección y Coordinación Académica Vicerrector
Dirección Administrativa y Financiera Director Administrativo
Unidades Desconcentradas
Área Funcional Autoridad Responsable
Facultad de Derecho Ciencias Políticas y Sociales Decano
Facultad de Medicina Decano
Facultad de Odontología Decano
Facultad de Ciencias Farmacéuticas y Decano
Facultad de Contaduría Pública Decano
Facultad de Ciencias Económicas y Adm. Decano
Facultad de Tecnología Decano
Facultad de C. Agrícolas, Pecuarias y Forestales Decano
Facultad de Humanidades Decano
Facultad Técnica Decano
Carrera de Enfermería Director de Carrera
Carrera de Tecnología Médica Director de Carrera
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Otros Programas
Área Funcional Autoridad Responsable
Investigación Científica y Tecnológica Jefe de Departamento
Interacción Social Jefe de Departamento
Postgrado Director del Centro
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BIBLIOGRAFÍA
1. Decreto Supremo Nº 25964 de 21 de octubre de 2000 que aprueba el Sistema de
Administración de Bienes y Servicios
2. Reglamento Especifico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de la
Universidad
3. Reglamento Específico del Sistema de Contrataciones de la Universidad
4. Resolución CGR-1/070/200 Principios; Normas Generales y Básicas de Control Interno
Gubernamental
5. CENCAP Centro de Capacitación, Contraloría General de la República, "Curso de
Confiabilidad de los Registro y Estados Financieros"
6. Texto curso Auditoria del Ciclo de Ingresos, Inventarios y Activo Fijo (Lic. Miguel Ángel
Varó) .
7. Cursos. Fenz en Gestión de Almacenes Madrid - España