1
Administratieve Organisatie
Interne Controle
Brandweer Brabant-Noord
Datum: 06 december 2012
Versie 1.3
Opdrachtgevers: Anne Hellings, Niek Mertens
Opstellers: Arjen Timmermans en Thijs Jagersma
Update uitgevoerd door: Arjen Timmermans
Vastgesteld door het KMT op 10 dec. 2012
2
Administratieve Organisatie / Interne Controle
Handboek AO/IC met daarin een beschrijving van de (financiële) Administratieve
Organisatie en een bijbehorend plan voor de Interne Controle.
3
Inhoud Inhoud ............................................................................................................................. 3 1. Inleiding ......................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1.1 Doel van het handboek AO/IC ................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.2 Overzicht en afbakening Administratieve Organisatie BBN . Fout! Bladwijzer
niet gedefinieerd. 1.3 Beschrijven van processen ....................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.4 Totstandkoming van dit Handboek .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.5. Borging en Doorontwikkeling ................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
2. Proces Inkoop.......................................................................................................... 5
2.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkoop .................. Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. 2.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
3. Proces Salarisverwerking en vergoedingen ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.1 Afbakening en Omschrijving Proces Salarisverwerking en vergoedingen Fout!
Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.2. Relevante Regelgeving ........................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
3.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.4 Bijlagen .................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
4. Proces Inkomsten ........................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
4.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkomsten ............ Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. 4.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
5. Proces Financieel Administratief ................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.1 Afbakening en Omschrijving Proces Financieel Administratief ............... Fout!
Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
5.4 Bijlagen .................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6. Planning & Control ..................................................................................................... 5
6.1 Afbakening en Omschrijving Proces Planning & Control ................................ 5 6.2 Relevante Regelgeving ..................................................................................... 7 6.3 Procesmodellen ................................................................................................. 9
7. Treasury ............................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
7.1 Afbakening en Omschrijving Proces Treasury ............... Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. 7.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Bijlagen handboek ................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Bijlage 1 Voorbeeld bestelformulier ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 2 Declaratieformulier ................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Bijlage 3 Registratieformulier verstrekken bankpas ..................... Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. Bijlage 4 Geleideformulier pinpas- en creditcardtransacties ........ Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. Bijlage 5 Presentielijst brand ................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Bijlage 6 Presentielijst hulpverlening .................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
4
Bijlage 7 Urenlijst (declaratie-uren) ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 8 Presentielijst oefenen (voorbeeld) .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 9 Declaratieformulier reiskosten auto ....... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 10 Declaratieformulier reiskosten openbaar vervoer ....... Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. Bijlage 11 Declaratieformulier verblijfskosten ...... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 12 Voorschottenbeleid ............................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 13 Formulier voorschot salaris .................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 14 Werkinstructie registreren uren vrijwilligers .............. Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. Bijlage 15 Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot .. Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. Bijlage 16 Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas ... Fout! Bladwijzer
niet gedefinieerd. Bijlage 17 Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas ............... Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. Bijlage 18 Paraafformulier ..................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
5
6. Planning & Control
In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van het
proces van Planning & Control van Brandweer Brabant-Noord.
6.1 Afbakening en Omschrijving Proces Planning & Control
Met het proces Planning & Control wordt ook wel de P&C-cyclus bedoeld. Het doel
van de P&C-cyclus is het systematisch sturen en beheersen van de organisatie waarbij
resultaten, effecten, ontwikkelingen en middelen in samenhang worden bezien en
beoordeeld. De cyclus is voortschrijdend, dat wil zeggen, gaat verder op basis van
eerder genomen besluiten, en stelt die besluiten bij als dat op basis van herijking nodig
is.
De P&C-cyclus:
De P&C-cyclus is een beleidscyclus, met daarin de volgende stadia (zie figuur
Deming):
• Ontwerpen (plannen en budgetteren): Kijk naar huidige werkzaamheden en
ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze
verbetering doelstellingen vast. Hierbij is het belangrijk om vast te stellen wat
we gaan doen om welke doelen te realiseren en met welke inzet van middelen.
Dit wordt weergegeven door de 3 W’s (welke terugkomen in de verschillende
producten):
- Wat willen we bereiken?;
- Wat gaan we er voor doen?;
- Wat gaat het kosten?;
• Uitvoeren (doen): Voer de geplande verbetering uit binnen de kaders van de
planning.
• Controleren (check): Meet het resultaat van de verbetering, vergelijk deze met
de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. Het
meten en vergelijken van de voortgang geschiedt middels vastgestelde
indicatoren.
• Bijstellen (acteren): Analyseer de verschillen, verklaar deze, mede aan de hand
van ontwikkelingen en bepaal of en hoe bijsturing moet plaatsvinden.
Figuur: De kwaliteitscirkel van Deming
Producten P&C-cyclus BBN:
6
De P&C-cyclus binnen BBN kent meerdere producten. De producten welke bij BBN
voorkomen in de P&C-cyclus zijn de volgende:
• Beleidskader: Het beleidskader is een uiteenzetting van de uitgangspunten
(kader) die gehanteerd worden bij het opstellen van de programmabegroting.
• Programmabegroting: De programmabegroting wordt opgesteld middels
voorcalculaties en de uitgangspunten uit het beleidskader. De
programmabegroting is een uitwerking van de drie W-vragen (zie hierboven)
voor de verschillende programma’s binnen BBN en de ontwikkelingen waarmee
rekening gehouden dient te worden.
• Beheersbegroting: De beheersbegroting is de werkbegroting van BBN. De
beheersbegroting bevat de budgetten welke middels voorcalculaties en de
uitgangspunten uit het beleidskader worden opgesteld.
• Managementinformatie (intern): Wegens de reorganisatie van BBN is dit P&C-
product nog in ontwikkeling. De eerste aanzet hiervoor is reeds gegeven. De
opzet is om managementinformatie het hele jaar door op vaste momenten aan
te leveren. De managementinformatie bestaat uit een budgetoverzicht wat 12
maal per jaar (elke 15e van de maand) in de organisatie zal worden uitgezet en
de managementrapportages (vier per jaar).
• Bestuursrapportage: De bestuursrapportage is een beschrijving van de
uitvoering van de programmabegroting voor wat betreft de periode januari t/m
augustus van het betreffende boekjaar en een uiteenzetting over de
eindejaarsverwachting.
• Jaarverantwoording: De jaarverantwoording is een uitwerking van de
realisatie van de drie W-vragen voor de verschillende programma’s binnen
BBN en een uitwerking van de ontwikkelingen van het afgelopen boekjaar.
Trajecten P&C-cyclus:
De trajecten van de verschillende producten kunnen gelijktijdig in behandeling zijn. De
overlapping van de verschillende producten binnen BBN wordt weergegeven door de
onderstaande figuur.
7
dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan
Beleidskader jaar t+1
Jaarverantwoording t-1
Programmabegroting t+1
Managementinformatie jaar t
Bestuursrapportage jaar t
Beleidskader jaar t+2
Jaar t
Beh.begr. jaar t+1
Procesonderdelen:
We maken in het proces Planning & Control onderscheid tussen de volgende
procesonderdelen.
Hoofdproces Procesonderdelen/subprocessen Interne Controle
Planning &
Control
Planning & Control NVT
6.2 Relevante Regelgeving
De relevante interne en externe regelgeving voor het proces ‘Planning & Control’
bestaat uit onder andere de volgende documenten:
Externe regelgeving
- Wet gemeenschappelijke regelingen.
- Algemene Wet Bestuursrecht.
- Wet Fido.
- SISA.
- Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Noord 2011.
- Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
- Gemeenschappelijk financieel toezichtkader.
Interne regelgeving
- Programmabegroting.
- Beleidskader.
- Controleverordening.
- Financiële verordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007.
- Organisatieverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007.
- Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid 2007.
- Controleprotocol Veiligheidsregio Brabant-Noord 2012.
- Mandaatregeling 2011.
- Budgethoudersregeling 2009.
- Aanwijzing budgethouders 2012.
- Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012.
8
- Treasurystatuut 2011.
9
6.3 Procesmodellen
6.3.1 Planning & Control
JaNee
Aanlever en aanAlgem een Best uur
P&C- adviseur
34
Planning voornieuw pr oduct gaatvan st ar t
1
For m at en planningdoor st ur en naarKM T
P&C- adviseur
3
O nt vangen ensam envoegenaandeel BBN
P&C- adviseur
8
Bespr ekenconcept st ukken VR
KM T
14
Bespr ekenconcept st ukken VR
Regiegr oep
17
Bespr ekenconcept st ukken VR
Veiligheidsdir ect ie
19
Bespr ekenconcept st ukken VR
Cont act am bt enar en
21
Bespr ekenconcept st ukken VR
Financiële com m issie
24
G oedkeur enconcept st ukken VR
Dagelijks Best uur
27
Advies aancollega- am bt enar en
Cont act am bt enar en
22
Bespr ekenzienswijzegem eent en
Dagelijks Best uur
33
Bespr eken in Raad
G em eent er aden
30
Bespr eken f or m aten planning
KM T
4
Vast st ellenaangelever dest ukken
Algem een Best uur
35
Evaluat ie ver loopp&c- t r aject
P&C- adviseur
37
Advies aanDagelijks Best uur
Financiële com m issie
26
I s er een zienswijzebenodigd vangem eent er aden?
P&C- adviseur
28
Aanlever inggeaccor deer dest ukken
G HO R, G M C
11
Aanlever enzienswijze aanDagelijks Best uur
Secr et ar is VR
32
O pst ellen f or m at enplanning
P&C- adviseur
2
Einde pr oces
38
Aanlever en aanFinanciëleCom m issie
Cont r / Team l F&C/ P&C- adv
23
Aanlever enaandeel BBN aanKM T
P&C- adviseur
9
Vast gest eldest ukkenver spr eiden
P&C- adviseur
36
Aanlever en aanDagelijks Best uur
P&C- adviseur
25
O nt vangen ensam envoegenst ukken
P&C- adviseur
12
Aanlever en aanVeiligheidsdir ect ie
P&C- adviseur
18
Bespr eken f or m aten planning m etG HO R/ G M C
Cont r / Team l F&C/ P&C- adv
6
For m at en planningdoor st ur en naarG HO R/ G M C
P&C- adviseur
5
Ver zoek zienswijzegem eent er aden
Dagelijks Best uur
29
Uit zet t en f or m at enplanning in deVeiligheidsr egio
P&C- adviseur
7
Aanpassingendoor voer en
P&C- adviseur
31
Aanlever en aanRegiegr oep+O R
P&C- adviseur
15
Aanlever en aanCont act am bt enar en
P&C- adviseur
20
Advies aanRegionaalCom m andant
O R
16
Concept st ukkenVR naar KM T
P&C- adviseur
13
Bespr eken aandeelBBN
KM T
10
10
Beschrijving bij procesmodel Planning & Control
Naam Functionaris Omschrijving 1. 1 Planning voor nieuw
product gaat van start
De aanleiding voor de start van het proces
is het verstrijken van een deadline voor
aanvang van een product op de planning
& control kalender.
2. 2 Opstellen format en
planning
P&C-adviseur Door de P&C-adviseur wordt het format
van het product en de planning van het
verdere proces opgesteld.
3. 3 Format en planning
doorsturen naar KMT
P&C-adviseur Het opgestelde format en de planning
worden vervolgens, vóór het verstrijken
van de deadline in de planningskalender,
doorgestuurd naar het KMT.
Het format en de planning laten zien
welke medewerkers welke gegevens
moeten aanleveren.
4. 4 Bespreken format en
planning
KMT Het format en de planning worden in het
KMT besproken.
Eventuele aanpassingen en opmerkingen
worden doorgegeven aan de P&C-
adviseur.
5. Format en planning
doorsturen naar
GHOR/GMC
P&C-adviseur Door de P&C-adviseur wordt het format
van het product en de planning van het
verdere proces doorgestuurd naar de
contactpersonen van de GHOR en het
GMC.
6. Bespreken format en
planning met
GHOR/GMC
Controller/ Teamleider
F&C / P&C-adviseur
Door de controller, de teamleider
Financiën & Control en een P&C-
adviseur van BBN worden het format en
de planning besproken met de
contactambtenaren van de GHOR en het
GMC.
7. 5 Uitzetten format en
planning in de
Veiligheidsregio
P&C-adviseur Eventuele aanpassingen en opmerkingen
worden in het format en de planning
aangepast door de P&C-adviseur.
Na eventuele aanpassingen wordt door de
P&C-adviseur het format en de planning
uitgezet binnen de Veiligheidsregio. Het
format en de planning worden uitgezet
naar alle medewerkers waarvan
toelichting vereist is.
11
8. 6 Ontvangen en
samenvoegen aandeel
BBN
P&C-adviseur De stukken welke vanuit medewerkers
van BBN worden aangeleverd worden
door de P&C-adviseur verzameld en
samengevoegd tot één geheel (de
conceptstukken).
Door de P&C-adviseur wordt ook een
controle gedaan op de inhoud van de
aangeleverde toelichtingen. Hierbij wordt
gekeken of de toelichting aansluit op wat
er gevraagd is.
9. 7 Aanleveren aandeel
BBN aan KMT
P&C-adviseur Door de P&C-adviseur worden de
conceptstukken welke betrekking hebben
op BBN aangeleverd aan het KMT ter
bespreking. Het gaat hierbij om de
tekstuele toelichtingen welke bij het
P&C-product benodigd zijn.
10. 8 Bespreken aandeel
BBN
KMT De conceptstukken van BBN worden in
het KMT besproken. Het gaat hierbij om
de tekstuele bijdrage welke door de
verschillende medewerkers binnen BBN
is aangeleverd.
Eventuele aanpassingen en opmerkingen
worden doorgegeven aan de P&C-
adviseur.
11. Aanlevering
geaccordeerde stukken
GHOR, GMC Door het GHOR en het GMC worden de
geaccordeerde stukken aangeleverd.
12. 9 Ontvangen en
samenvoegen stukken
P&C-adviseur De geaccordeerde stukken welke vanuit
de verschillende onderdelen van de
Veiligheidsregio (BBN,GHOR,GMC)
worden aangeleverd worden door de
P&C-adviseur verzameld en
samengevoegd.
De aangeleverde stukken van elk
afzonderlijk onderdeel van de
Veiligheidsregio dienen door het eigen
MT geaccordeerd te zijn alvorens dit
aangeleverd wordt.
13. 1 Conceptstukken VR
naar KMT
P&C-adviseur Het samengevoegd geheel
(conceptstukken) van de geaccordeerde
stukken wordt naar het KMT gestuurd.
14. 1 Bespreken KMT De conceptstukken worden, na
12
conceptstukken VR samenvoeging, in het KMT besproken.
Eventuele aanpassingen en opmerkingen
worden doorgegeven aan de P&C-
adviseur.
15. 1 Aanleveren aan
Regiegroep + OR
P&C-adviseur Na het verwerken van eventuele
aanpassingen levert de P&C-adviseur de
conceptstukken aan de Regiegroep en de
OR.
Regiegroep wordt verder besproken bij
stap 16.
OR wordt verder besproken bij stap 15.
16. Advies aan Regionaal
Commandant
OR De OR bespreekt de ontvangen
conceptstukken en stelt op basis daarvan
een advies op richting de Regionaal
Commandant.
17. 1 Bespreken
conceptstukken VR
Regiegroep De Regiegroep bespreekt het conceptstuk
van de VR.
Eventuele aanpassingen en opmerkingen
worden doorgegeven aan de P&C-
adviseur.
18. 1 Aanleveren aan
Veiligheidsdirectie
P&C-adviseur Na het verwerken van eventuele
aanpassingen leveren de P&C-adviseur de
conceptstukken aan de
Veiligheidsdirectie.
19. 1 Bespreken
conceptstukken VR
Veiligheids-directie De Veiligheidsdirectie bespreekt de
conceptstukken van de VR.
Eventuele aanpassingen en opmerkingen
worden doorgegeven aan de P&C-
adviseur.
20. 1 Aanleveren aan
Contactambtenaren
P&C-adviseur Na het verwerken van eventuele
aanpassingen leveren de P&C-adviseur de
conceptstukken aan de
contactambtenaren.
21. 1 Bespreken
conceptstukken VR
Contact-ambtenaren In het contactambtenarenoverleg worden
het conceptstuk van de VR besproken.
De contactambtenaren geven aan wat zij
als advies gaan doorgeven aan de collega-
13
ambtenaren.
22. Advies aan collega-
ambtenaren
Contact-ambtenaren De contactambtenaren geven op basis van
de verkregen informatie advies aan
collega-ambtenaren ter voorbereiding op
de zienswijze van de gemeenten.
23. 1 Aanleveren aan
Financiële Commissie
Controller /
Teamleider F&C /
P&C-adviseur
De controller, teamleider Financiën &
Control en een P&C-adviseur maken de
afweging of er aanpassingen gemaakt
dienen te worden naar aanleiding van de
adviezen van de contactambtenaren.
Na het verwerken van eventuele
aanpassingen levert de P&C-adviseur het
conceptstuk aan de Financiële
Commissie.
24. 1 Bespreken
conceptstukken VR
Financiële Commissie De Financiële Commissie bespreekt de
conceptstukken van de VR.
Eventuele aanpassingen en opmerkingen
worden doorgegeven aan de P&C-
adviseur.
25. 2 Aanleveren aan
Dagelijks Bestuur
P&C-adviseur Na het verwerken van eventuele
aanpassingen levert de P&C-adviseur de
conceptstukken aan het Dagelijks
Bestuur.
26. Advies aan Dagelijks
Bestuur
Financiële Commissie De Financiële Commissie vormt een
advies op basis van het verslag van de
bijeenkomst van de financiële commissie
(stap22) en op basis van het advies van de
contactambtenaren aan de collega-
ambtenaren (stap 21). Het advies van de
Financiële Commissie wordt aan het
Dagelijks Bestuur verzonden.
27. 2 Goedkeuren
conceptstukken VR
Dagelijks Bestuur Dagelijks Bestuur bespreekt het
conceptstuk van de VR. De
conceptstukken worden vervolgens
goedgekeurd door het Dagelijks Bestuur.
Eventuele aanpassingen en opmerkingen
worden doorgegeven aan de P&C-
adviseur.
28. Is er een zienswijze
benodigd van
P&C-adviseur Niet bij alle P&C-producten is er een
zienswijze van de gemeenteraden vereist.
14
gemeenteraden?
Is er een zienswijze benodigd van de
gemeenteraden?:
Ja, ga naar stap 28.
Nee, ga naar stap 32.
29. 2 Verzoek zienswijze
gemeenteraden
Dagelijks bestuur Door de P&C-adviseur wordt (namens
het Dagelijks Bestuur) een brief opgesteld
voor de gemeenten met daarin een
verzoek tot een zienswijze op de door het
Dagelijks Bestuur goedgekeurde stukken.
De brief en de bijbehorende
(goedgekeurde) stukken worden
vervolgens naar de gemeenten verstuurd.
30. 2 Bespreken in Raad Gemeenteraden De verschillende gemeenteraden
bespreken de aangeleverde stukken. Naar
aanleiding van de uitkomsten van deze
bespreking wordt er een zienswijze
opgesteld.
De zienswijze wordt vervolgens naar de
VR gezonden. De P&C-adviseur
verzamelt alle reacties.
31. 2 Aanpassingen
doorvoeren
P&C-adviseur Na het verwerken van eventuele
aanpassingen levert de P&C-adviseur de
conceptstukken en een recapitulatie van
de zienswijzen aan de secretaris van de
Veiligheidsregio.
32. Aanleveren zienswijze
aan Dagelijks Bestuur
Secretaris VR De secretaris van de Veiligheidsregio
levert de conceptstukken en een
recapitulatie van de zienswijzen aan het
Dagelijks Bestuur.
33. 2 Bespreken zienswijze
gemeenten
Dagelijks Bestuur In het Dagelijks Bestuur worden de
zienswijzen van de gemeenten besproken.
34. 2 Aanleveren aan
Algemeen Bestuur
P&C-adviseur De P&C-adviseur leveren de
conceptstukken en de recapitulatie van de
zienswijzen aan het Algemeen Bestuur.
De nagekomen zienswijzen worden hier
nog in meegenomen.
35. 2 Vaststellen
aangeleverde stukken
Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur stelt de
aangeleverde stukken vast.
15
36. 2 Vastgestelde stukken
verspreiden
P&C-adviseur De besluiten van het Algemeen Bestuur
worden door de P&C-adviseur verwerkt.
Verder worden door de P&C-adviseur de
vastgestelde stukken verspreid onder de
belanghebbenden (gemeenten, provincie,
CBS, OR, etc.).
37. 3 Evaluatie verloop
P&C-traject
P&C-adviseur Na afloop van het P&C-traject wordt er
door de controller, de teamleider
Financiën & Control en de P&C-adviseur
een evaluatie gehouden van het afgeronde
P&C-traject.
In de evaluatie wordt gekeken naar de
verbeterpunten voor volgende trajecten.
Deze verbeterpunten worden opgenomen
in de werkwijze. Dit gebeurt middels
aanpassingen in de detailplanning van het
P&C-product.
38. Einde proces Na de evaluatie van het P&C-traject is het
P&C-traject ook daadwerkelijk
geëindigd.