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Alcatel Premium Reflexes Alcatel Easy Reflexes
Alcatel
OmniPCX Office
ARCHITECTS OF AN INTERNET WORLD
Manuel utilisateurEn choisissant un tlphone de la gamme Reflexes, vous faites confiance Alcatel : nous vous en remercions. Votre poste numrique vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus conviviale. Ergonomique, votre poste vous offre : un combin confort : forme ergonomique et zone de maintien en matire souple(1), des touches audio (coute amplifie, main libres(2),...) pour vous faciliter la vie, un clavier alphabtique confortable pour appeler vos correspondantspar leur nom(3), des touches transparentes effet loupe(4) pour une lecture immdiate de vos programmations (appels directs, fonctions,...). Convivial, votre poste vous propose : un cran pour voir le numro ou le nom de vos correspondants et guider vos programmations, des icnes de communication(5) (occup, libre, en attente) pour vous guider dans la gestion de vos appels (passer dun correspondant lautre,...), un ensemble complet de boitiers de connexions pour transmettre des donnes, utiliser des applications de tlphonie assiste (CTI*) ou connecter des terminaux analogiques (fax, rpondeur, Minitel...) ou RNIS (PC avec carte RNIS, fax G4...).how
pour le poste Premium REFLEXES uniquement : 1) 2) 3) 4) 5) Zones de matire souple Mains libres Clavier alphabtique Touches transparentes Icnes de communication *CTI : Couplage Tlphonique/Informatique
2
Comment utiliser ce guide ? ActionsDcrocher. Raccrocher. Description dune action ou dun contexte.how
Touches audioscoute amplifie. Mains libres. Rglage moins. Rglage plus.
AfficheurDupond Guy
Vue partielle de lafficheur.
Touches programmables eticonesTouche dappel. Icone associe une touche. Touche prprogramme (fonction symbolise par son icone). Clavier numrique. Clavier alphabtique. Touche spcifique du clavier numrique.
Autres touches fixesTouche fixe. Touche MENU.
Clavier
Autres symboles utilissAutre alternative la squence daction.
Informations importantes.
De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes implicites ou personnaliss sont prsents dans le tableau des codes figurant dans le feuillet annexe. Les fonctionnalits dcrites dans ce guide et marques dun astrisque (*) ne sont accessibles que pour certaines versions logicielles.
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SommaireDcouvrir votre tlphone Premium . . . . . . . p.8 Dcouvrir votre tlphone Easy. . . . . . . . . . . . p.10 1. Tlphoner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.121.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17 1.18 Appeler ou rpondre sans dcrocher votre combin (mains libres) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler lextrieur de lentreprise . . . . . . . . . . . . . . . Appeler lintrieur de lentreprise . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de lentreprise) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler par votre rpertoire personnel . . . . . . . . . . . . Appeler un numro du rpertoire collectif . . . . . . . . . . Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage dappel via la messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . Rappeler* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mmoriser temporairement un numro pour renouveler votre appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . mettre en frquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant RNIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . Garder secrte votre identit (appel RNIS). . . . . . . . . . Identifier un appelant malveillant (appel RNIS) . . . . . . . Mettre le haut-parleur en cours de communication (combin dcroch) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vous isoler de votre correspondant (secret). . . . . . . . . p.12 p.13 p.13 p.14 p.15 p.16 p.16 p.16 p.17 p.17 p.18 p.19 p.19 p.20 p.21 p.21 p.22 p.22Toc
4
2.
En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . p.23Appeler un second correspondant . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un second appel en cours de communication Transfrer un appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Passer dun correspondant lautre (va-et-vient) . . . . . Converser simultanment avec 2 correspondants internes et/ou externes (confrence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . 2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) 2.8 Sinformer sur les appels en attente . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9 Entrer en tiers dans une communication interne. . . . . . 2.10 Mmoriser un numro* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 p.23 p.24 p.24 p.25 p.26 p.27 p.28 p.29 p.30 p.30
3.
LEsprit dEntreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.313.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 Recevoir la sonnerie des appels superviss . . . . . . . . . . Rpondre la sonnerie gnrale . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage patron/secrtaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rpondre momentanment la place de lopratrice . . Devenir destinataire des appels dautres postes . . . . . . Groupement de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant interne sur son rcepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant sur son haut-parleur . . . . . . Envoyer un message crit un correspondant interne . Envoyer une copie dun message vocal. . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message vocal un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser un message sur les haut-parleurs dun groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rpondre au bip sonore de votre rcepteur portatif Allouer une ligne extrieure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31 p.31 p.32 p.32 p.33 p.34 p.35 p.36 p.36 p.37 p.40 p.41 p.42 p.42 p.43
5
Sommaire
4.
Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.444.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 Choix des appels renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels vers un autre numro (renvoi immdiat). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . Activer/dsactiver lassistant personnel . . . . . . . . . . . . . Lassistant personnel : un seul numro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels sur votre rcepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Faire suivre vos appels partir dun autre poste . . . . . . Effectuer un renvoi slectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels de votre groupement. . . . . . . . . . . A votre retour, annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels ds que vous tes en communication (renvoi sur occupation) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ne pas tre drang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . Laisser un message dabsence vos appelants internes. Consulter les messages crits laisss en votre absence. p.44 p.44 p.45 p.46 p.46 p.47 p.48 p.48 p.49 p.49 p.50 p.51 p.52 p.53 p.54
5.
Grer vos cots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.565.1 5.2 5.3 Imputer directement le cot de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56 Connatre le cot dune communication externe tablie pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . p.56 Imputer le cot dune communication externe votre Socit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57
6
6.
Votre poste sajuste vos besoins . . . . . . . . . . p.586.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier votre mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir votre sonnerie et rgler son volume. . . . . . . . . Rgler le contraste de votre cran. . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches dappel direct . . . . . . . . . . . . . Programmer votre rpertoire personnel . . . . . . . . . . . . Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . Connatre le numro de votre tlphone . . . . . . . . . . . Diffuser une musique dambiance sur votre haut-parleur Verrouiller votre poste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58 p.59 p.60 p.60 p.61 p.61 p.62 p.62 p.64 p.65 p.66 p.67
Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.68
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Sommaire
Dcouvrir votre tlphone PremiumVoyant lumineux indiquant la prsence de messages.
Pour vous informer ou pour modifier votre programmation. Appeler par votre rpertoire personnel.
Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus. Interphonie pour que votre poste rponde automatiquement un appel sans que vous nayez dcrocher.
Touche raccrocher pour terminer un appel ou une programmation.
Touches audioHaut-parleur (HP) : pour partager une conversation pour diminuer le pour augmenter volume du HP le volume du HP ou du combin ou du combin Mains libres : pour prendre une ligne ou rpondre un appel sans dcrocher.
Clavier alphabtiqueProtg par un rabat, permet lappel par le nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez dune tiquette autocollante Mmo placer lintrieur du rabat.
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Afficheur Comporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours.
Touches programmables et iconesPour appeler un correspondant, activer un service ou grer vos appels. A chacune de ces touches sont associes des icones : Icones de communication : Appel en cours (clignotant). Communication en cours. Communication en attente. Communication en garde commune. Icones de fonction : Fonction active. Fonction ncessitant une action. Occupation du poste ou dune ligne. Touches de fonction pr-programmes dorigine : Passer dune page de lafficheur lautre. Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Converser simultanment trois (confrence). Rmettre automatiquement le dernier numro compos (bis).
Accder aux diffrents services de messagerie. Transfrer une conversation vers un autre correspondant.
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Dcouvrir votre tlphone EasyAfficheurComporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours.Touches programmables et diodes Ces touches se rpartissent en touches dappel associes des diodes de communication et en touches de fonction. Diodes de communication Communication en cours Rception d'un appel (clignotement). Rappel (clignotement). Communication en attente (clignotement). Diodes de fonction Fonction active. Certaines touches de fonction sont prprogrammes : Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Accder aux diffrents services de messagerie. Accder votre rpertoire personnel. Rmettre automatiquement le dernier numro compos (bis). Passer dune page de lafficheur lautre. Transfrer un appel vers un autre poste.
i
Touche raccrocher Pour terminer un appel ou une programmation.
Voyant lumineux indiquant la prsence de messages ou de demandes de rappel.
Touches audio Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation pour diminuer le volume du HP ou du combin pour augmenter le volume du HP ou du combin
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Placer les tiquettes des touches programmablesVous disposez dtiquettes imprimes livres avec le poste, placer sous les touches programmables.How
1. 2. 3. 4.
Insrez un objet bout plat dans lencoche (1 encoche par bloc de touches). Soulevez le cache bloc de touches. Glissez votre tiquette imprime. Remettez le cache en place.
11
11.1
TlphonerOther
Appeler ou rpondre sans dcrocher votre combin (mains libres) *
touche dappel
n de votre correspondant
vous tes en position mains libres
terminer votre appel En cours de conversation, vous pouvez dcrocher votre combin sans interrompre lappel.
vous tes en communication
* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
12
11.2 Appeler lextrieur de lentreprise tablir un appel :
touche dappel N externe
n de votre correspondant
0155667000vous informe sur ltat de votre communication 0 est le code par dfaut pour accder au rseau tlphonique public.
1.3
Appeler lintrieur de lentreprise
n de poste
code par dfaut de la fonction Appel des opratricesle nom et le n de la personne appele saffiche
touche dappel n de poste
13
Tlphoner
11.4 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de lentreprise)
Dupond Guy
premires lettres du nom de votre correspondant
propose un nom suivi de son numro
Si le nom convient :
appeler votre correspondant
Si le nom de votre correspondant ne vous convient pas :Vous pouvez affiner votre recherche en compltant le nom par un nouveau caractre ou en consultant les diffrentes propositions.
pour afficher le nom suivant ou prcdent
pour afficher des informations complmentaires
pour effacer le nom affich Pour les postes Easy REFLEXES : cette fonction ncessite une touche programme Appel par le nom. Aprs avoir appuy sur cette touche :
14
1*un nom est affich
deux premires lettres du nom de votre correspondant
envoyer lappel si le nom convient
afficher le nom suivant ou prcdent
effacer un nom affich
* Entrer une lettre : les touches du clavier numrique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appui sur la touche.un seul appui, que ce soit pour A, B ou C
1.5
Appeler par votre rpertoire personnelle systme compose automatiquement le numro
numro de rpertoire souhait (0 9)Pour programmer vos numros voir 'Programmer votre rpertoire personnel'.
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder votre rpertoire personnel utiliser la touche pr-programme :
15
Tlphoner
11.6 Appeler un numro du rpertoire collectif
Votre poste a accs un rpertoire collectif de numros externes programms.n abrg
1.7
Recevoir un appelvotre poste sonne
Dupond Guy
nom ou numro du correspondant
Pour rpondre :
1.8
Filtrage dappel via la messagerie vocale
Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dpose son message vous pouvez entrer en communication avec elle.
Activer le filtrage :
touche programme 'Filtrage MV'
entrer votre mot de passe
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1 Tlphoner17
A la rception dun appel :0155667000nom ou n de lappelantvous entendez la personne dposer son message
mains libres pour prendre lappel
dcrocher
pour arrter lcoute seulementOther
mme touche pour arrter lcoute et dsactiver le filtrage
1.9
Rappeler*
slectionner la fonction "Bis"
slectionner le n parmi les 10 derniers mis
rappeler le numro de votre choix
1.10
Mmoriser temporairement un numro pour renouveler votre appelavant de raccrocher
le poste de votre correspondant ne rpond pas
touche programme N Temporairele numro reste mmoris jusqu lenregistrement dun autre numro
1 Rappeler ultrieurement le numro mmoris :touche programme N Temporaire
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder votre rpertoire personnel utiliser la touche pr-programme :
1.11
Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occup
correspondant interne occup
touche programme ou code de la fonction Rappel automatique si poste occuplacceptation du rappel saffiche
Pour annuler la demande de rappel :
touche programme ou code de la fonction Annulation dun rappel automatique
18
11.12 Recevoir un appel interne en interphonie *
Vous pouvez rpondre sans avoir dcrocher. Lorsquun correspondant interne appelle, votre poste sonne et vous tes directement connect en mode mains libres. Lafficheur indique alors lidentit de lappelant.la diode associe sallume
activer linterphonie
dsactiver linterphonie
* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
1.13
mettre en frquences vocales
En cours de communication, vous devez parfois mettre des codes en frquences vocales, par exemple dans le cadre dun serveur vocal, dun standard automatique ou dun rpondeur consult distance.vous tes en cours de communication
touche programme ou code de la fonction Surnumrotation FVtous les chiffres composs sont alors mis en frquence vocale
mme touche pour annulerLa fonction est automatiquement annule avec larrt de la communication.
19
Tlphoner
11.14 Appeler un correspondant RNISlcran affiche le n compos
touche programme ISDN
n du correspondant
Pour corriger le numro :
dplacer le curseur
Pour envoyer lappel :la led associe la touche ISDN reste allume pendant la communication
Envoyer une sous-adresse :Il peut tre ncessaire dajouter au numro de son correspondant une sousadresse de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son PC, son tlphone,...).
touche programme ISDN
n du correspondant
touche programme Adresse
composer la sous-adresse sur le clavier
valider et envoyer lappel
20
11.15 Garder secrte votre identit (appel RNIS)
Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonn RNIS, votre numro lui est automatiquement transmis. Il est possible de masquer votre identit avant denvoyer votre appel.laisse le secret actif tant que licone de la touche est allum
touche programme Secret
mme touche pour annuler
1.16
Identifier un appelant malveillant (appel RNIS)
Lors de la rception dun appel, vous pouvez demander loprateur public denregistrer des informations relatives la communication (numros des deux correspondants, date et heure de lappel, sous-adresse,...).vous tes en communication
code de la fonction 'Identification dappel malveillant'lacceptation du service saffiche
Lutilisation de ce service ncessite un abonnement pralable auprs de loprateur du rseau.
21
Tlphoner
11.17 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combin dcroch)vous tes en communication
activer le hautparleur
rgler le volume (7 niveaux)
dsactiver le haut-parleur
1.18
Vous isoler de votre correspondant (secret) * Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :en communicationla diode associe la touche sallume
dsactiver le micro
reprendre la conversation* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
22
22.1
En cours de communicationOther
Appeler un second correspondant *vous tes en communication
n du second correspondant
nom du second correspondant
touche dappel
n du rpertoire choisi (0 9)
le premier correspondant est mis en attente
Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :
touche dappel dont licone clignote En cas de fausse manuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. * Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
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2Recevoir un second appel en cours de communication Un second correspondant cherche vous joindre : 2.2vous tes en communicationDupond Guy
nom ou n de lappelant clignotant pendant 3 secondes
touche dappel dont licone clignote
le premier correspondant est mis en attente
Pour retrouver votre premier correspondant :
touche dappel associe licone Si vous raccrochez sans rpondre au second appel, votre poste sera rappel.
2.3
Transfrer un appel Vous voulez transfrer votre correspondant sur un autre poste :vous tes en communicationle premier correspondant est mis en attente
n du poste
24
2 En cours de communication25
Si le destinataire du transfert rpond :si la configuration du systme le permet
Vous pouvez aussi transfrer votre appel immdiatement, sans attendre la rponse de votre correspondant, par une des deux possibilits indiques cidessus. Le transfert entre deux correspondants externes nest gnralement pas autoris (dpend du pays concern et de la programmation du systme).
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Transfert utiliser la touche pr-programme :
2.4
Passer dun correspondant lautre (va-et-vient)
En communication, un deuxime correspondant est en attente. Pour le reprendre :le premier correspondant est mis en attente
touche dappel associe licone
22.5 Converser simultanment avec 2 correspondants internes et/ou externes (confrence)
En communication avec un correspondant, un deuxime est en attente :
converser trois
annuler la confrence et reprendre votre premier correspondant
raccrocher avec tous vos correspondants Si lissue de la confrence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison :
26
22.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) Mise en garde exclusive :Vous tes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultrieurement sur le mme poste.votre correspondant est mis en attente
touche dappel
Reprendre le correspondant en garde :
touche dappel associe licne
Mise en garde commune :Pour retrouver votre correspondant, partir de nimporte quel poste de votre installation qui supervise la ligne.votre correspondant est mis en attente et peroit la tonalit dattente
touche programme Garde
Reprendre le correspondant en garde partir de nimporte quel poste :touche dappel associe licone
27
En cours de communication
22.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage)
Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre partir dun autre poste :vous tes en communication
touche programme ou code de la fonction Parcagevotre correspondant est mis en attente et peroit la tonalit dattente
Pour retrouver votre correspondant parqu :
touche programme ou code de la fonction Reprise de parcage
n du poste lorigine du parcage
Si la communication mise en parcage nest pas reprise dans un temps donn (1mn 30 par dfaut), elle est aiguille vers lopratrice.
28
22.8 Sinformer sur les appels en attente Un correspondant cherche vous joindre :vous tes en communication, vous percevez un bip
bip sonorele correspondant est mis en attente automatiquement
Dupond Guy
affichage momentan de son identit
Vous souhaitez lui rpondre tout de suite :votre premier correspondant est mis automatiquement en attente
touche dappel associe licone Si plusieurs appels arrivent simultanment, seul le dernier appel est affich.
29
En cours de communication
22.9 Entrer en tiers dans une communication interne
Le poste de votre correspondant est occup. Si ce poste nest pas protg, vous pouvez, si vous y tes autoris, intervenir dans la conversation en cours :
touche programme 'Entre en tiers'
code de la fonction 'Entre en tiers'
mme touche pour annuler
Se protger contre lentre en tiers :
touche programme ou code de la fonction Protection dune communication
n de votre correspondant
La protection disparat lorsque vous raccrochez.
2.10
Mmoriser un numro*
En cours de communication, pour enregistrer dans le rpertoire personnel le numro affich :
slectionner une entre du rpertoire
saisir le nom de votre correspondant
valider (2 fois)
30
33.1
LEsprit dEntrepriseOther
Recevoir la sonnerie des appels superviss
Pour percevoir les bips correspondant aux appels destins un autre poste :
touche programme Sonnerie dappel supervis
mme touche pour annuler
Lutilisation de ce service ncessite une programmation pralable de votre installateur.
3.2
Rpondre la sonnerie gnrale
En labsence de lopratrice, les appels externes qui lui sont destins aboutissent une sonnerie gnrale. Pour rpondre :
touche programme ou code de la fonction Rponse la sonnerie gnrale
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33.3 Filtrage patron/secrtaire
La programmation du systme permet de constituer des groupes patron/ secrtaires permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrtaires.
A partir du poste patron ou secrtaire :les appels du poste patron sont filtrs par la personne choisie (secrtaire,...)
touche programme Filtrage
mme touche pour annuler Le filtrage est indiqu sur lcran-afficheur du poste patron et sur les touches programmes des postes patrons et secrtaires.
3.4
Intercepter un appel
Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau o personne ne peut rpondre. Si vous y tes autoris, vous pouvez rpondre partir de votre poste.
Si le poste qui sonne appartient au mme groupe dinterception que vous :
touche programme ou code de la fonction Interception dappel de groupe
32
3 LEsprit dEntreprise33
Si le poste nappartient pas au mme groupement que vous :
touche programme ou code de la fonction Interception dappel de poste
n du poste qui sonne
Par programmation du systme, certains postes peuvent tre protgs contre linterception.
3.5
Rpondre momentanment la place de lopratrice
A chaque communication externe destine au standard, votre poste sonnera et vous pourrez rpondre lappel :votre poste sonnera en mme temps que le standard
touche programme Aide opratrice
mme touche pour annuler
A chaque appel pour le standard :un appel pour le standard sonne sur votre poste
touche programme Aide opratrice
33.6 Devenir destinataire des appels dautres postes
Chaque poste peut devenir destinataire des appels dautres postes (8 numros maximum par touche programme) :votre poste sonnera en mme temps que les autres
touche programme Pilotage dappels
mme touche pour annuler
34
33.7 Groupement de postes Appel de postes dun groupement :Certains postes peuvent faire partie dun groupement, vous pouvez les joindre en composant le numro du groupement.
Sortir temporairement de votre groupement de poste :
touche programme ou code de la fonction Sortie de groupement
n de votre groupement
Rintgrer votre groupement :
touche programme ou code de la fonction Retour dans le groupement'
n de votre groupement
Lappartenance dun poste un groupement na aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste prcis du groupement par son propre numro.
35
LEsprit dEntreprise
33.8 Appeler un correspondant interne sur son rcepteur portatif (bip)
Le poste de votre correspondant ne rpond pas et vous savez quil dispose dun rcepteur portatif :
n du correspondant
touche programme ou code de la fonction Recherche de personne
affichage de la recherche en cours
Votre correspondant peut rpondre partir de nimporte quel poste de lentreprise.
3.9
Appeler un correspondant sur son haut-parleur
Votre correspondant interne ne rpond pas. Vous pouvez, si vous y tes autoris, dcrocher son poste distance :
touche programme Phonievous tes connect sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (sil possde la fonction mains libres)
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33.10 Envoyer un message crit un correspondant interne
message
n du poste destinataire
saisir les premires lettres du nom
Rappeler
premier message de la liste (27 au total)
faire dfiler les messages
lire la totalit des messages
changer la langue du message
envoyer le message slectionn
sortir de la messagerie
Si le message choisi est complter :
saisie des donnes ncessaires
effacer la saisie
envoyer le message slectionn
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LEsprit dEntreprise
3Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Message ou Transfert utiliser les touches pr-programmes :
effacer la saisie
38
31 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 RAPPELEZ RAPPELEZ DEMAIN RAPPELEZ A xx : xx (*) RAPPELEZ LE xx xx xx (*) RAPPELEZ LE STANDARD APPELEZ SECRETAIRE JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) JOIGNEZ PAR BIP PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI VISITEURS EN ATTENTE VOUS ETES ATTENDU A LACCUEIL REUNION A xx : xx (*) 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 REUNION LE xx xx xx (*) REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) ABSENT UN INSTANT ABSENT POUR LA JOURNEE ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) RENDEZ-VOUS EXTERIEUR A LEXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) JE SUIS EN SALLE N xxxx (*) EN REUNION - NE PAS DERANGER EN PAUSE DEJEUNER MALADE
(*)Messages complter via le clavier numrique
39
LEsprit dEntreprise
Les 27 messages sont les suivants :
33.11 Envoyer une copie dun message vocalaffichage du nombre de nouveaux et danciens messages
mot de passe
choisir le message copier
copier le message
n du poste destinataire
nom du destinataire
valider
ajouter un destinataire
enregistrer un commentaire
envoyer le message
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Message utiliser la touche pr-programme :
40
33.12 Envoyer un message vocal un destinataire / une liste de diffusion
mot de passe
n du destinataire ou de la liste
nom du destinataire ou de la liste
valider
Prt enreg.
ajouter un destinataire
enregistrer le message
Enregistrement..
Confirmez svp :
enregistrement en cours
fin de lenregistrement
valider
rcouter le message
renregistrer un message
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Message utiliser la touche pr-programme :
41
LEsprit dEntreprise
33.13 Diffuser un message sur les haut-parleurs dun groupe de postes
Ce message, ne ncessitant pas de rponse, est diffus sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion :parlez, vous disposez de 20 secondes
n du groupe de diffusion Seuls les postes au repos et quips de haut-parleurs entendent le message.
3.14
Rpondre au bip sonore de votre rcepteur portatif
Vous pouvez rpondre au bip sonore en utilisant nimporte quel poste de lentreprise.votre rcepteur portatif sonne
code de la fonction Rponse la recherche de personne
n de votre poste
42
33.15 Allouer une ligne extrieure
Si vous y tes autoris, vous pouvez transfrer une ligne extrieure un autre poste, lui permettant ainsi, dtablir une communication externe.en communication avec le correspondant interne
touche programme Allocation externevotre correspondant interne est sur le rseau public et peut numroter
Si vous voulez connatre le cot de la communication, appuyez sur la touche programme Allocation & taxation la place de la touche Allocation externe pendant lallocation (reportez-vous au chapitre Grer vos cots).
43
LEsprit dEntreprise
44.1
Rester en contactOther
Choix des appels renvoyer
Lors de lactivation dun renvoi, vous pouvez choisir le type dappels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous...le message 4-Renvoi saffiche
afficher 7-ExtLoc (appuis successifs)
renvoyer les appels internes et externes
renvoyer les appels externes
renvoyer les appels internes
valider votre choix
4.2
Renvoyer les appels vers un autre numro (renvoi immdiat)
Ce numro peut tre celui dun domicile, dun portable, dun tlphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui dun poste interne (opratrice, etc.).
touche renvoie ou code de la fonction Renvoi immdiat
n du poste destinataire
lacceptation du renvoi saffiche
votre poste revient au repos
44
4le renvoi et le numro ou le nom du destinataire saffichent
Remarque gnrale concernant les renvois : lors de la programmation, vous pouvez choisir le destinataire du renvoi. Toutefois, en labsence de ce dernier, le choix se fera lors de lactivation de la fonction.
Vous pouvez continuer passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre.
4.3
Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale
touche programme ou code du type de renvoi que vous souhaitez effectuer
n dappel de la messagerie vocale
45
Rester en contact
44.4 Activer/dsactiver lassistant personnelaffichage de ltat de lassistant personnel
assistant personnel
pour activer lassistant personnel
pour dsactiver lassistant personnel
valider
4.5
Lassistant personnel : un seul numro pour vous joindre
assistant personnel
choisir le type de renvoi
saisir le n dun collgue ou de votre assistante ou autre
saisir un numro externe
saisir le n de votre tlphone mobile ou de votre DECT
activer / dsactiver le transfert vers le standard
46
44.6 Renvoyer les appels sur votre rcepteur portatif de recherche de personne
Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos dplacements dans lentreprise :
touche programme ou code de la fonction Renvoi sur la recherche de personnelacceptation du renvoi saffiche
le message 4-Renvoi saffiche
lacceptation du renvoi saffiche
47
Rester en contact
44.7 Faire suivre vos appels partir dun autre poste Vous souhaitez que vos appels vous suivent :Vous devez activer la fonction partir du poste destinataire du renvoi.
touche programme ou code de la fonction Faire suivre ses appels
n de votre poste
le message 4-Renvoi saffiche
n de votre poste
4.8
Effectuer un renvoi slectif
Vous pouvez renvoyer slectivement vos appels en fonction de lidentit de lappelant :
touche programme ou code de la fonction Renvoi slectif
mme touche pour annuler
Lutilisation de cette fonction ncessite la programmation pralable des listes de renvois slectifs.
48
44.9 Renvoyer les appels de votre groupement
Vous pouvez renvoyer tous les appels destins votre groupement vers un destinataire interne :
touche programme ou code de la fonction Renvoi des appels de groupementlacceptation du renvoi saffiche
n du destinataire du renvoi
4.10
A votre retour, annuler tous les renvois
touche programme ou code de la fonction Annulation de tout renvoilacceptation de lannulation du renvoi saffiche, votre poste redevient disponible pour tous les appels
le message 4-Renvoi saffiche
Vous pouvez galement annuler un renvoi en programmant un autre type de renvoi.
49
Rester en contact
44.11 Renvoyer les appels ds que vous tes en communication (renvoi sur occupation)
touche programme ou code de la fonction Renvoi sur occupationlacceptation du renvoi saffiche
n destinataire du renvoi
le message 4-Renvoi saffiche
n du destinataire du renvoi
50
44.12 Ne pas tre drang
Vous pouvez rendre votre poste momentanment inaccessible tout appel.
touche programme ou code de la fonction Ne pas drangerle message Ne pas dranger saffiche
le message 4-Renvoi saffiche
51
Rester en contact
44.13 A votre retour, consulter votre messagerie vocale
Le voyant lumineux indique la prsence de messages.
mot de passeaffichage du nombre de nouveaux et danciens messages
diffusion des messages
rcouter le message
effacer le message
rappeler lauteur du message
slectionner le message de votre choix
copier le message Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Message utiliser la touche pr-programme :
52
44.14 Laisser un message dabsence vos appelants internes
Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoy sur lcranafficheur du poste qui vous appelle.
Rappeler
touche programme Renvoi texte
premier des 27 messages
choix du message en suivant les indications donnes
Le choix du message se fait de la mme faon que dans : 'Envoyer un message crit votre correspondant interne'.
53
Rester en contact
44.15 Consulter les messages crits laisss en votre absence
Le voyant lumineux indique la prsence de messages.le nombre de messages reus saffiche
le nom de la premire personne rappeler saffiche
le numro de lmetteur du message saffiche
afficher la date et lheure du message
afficher le contenu du message
lire la totalit du message
rappeler la personne *
effacer le message
passer au message suivant
revenir au message prcdent
mettre fin la consultation
* Le fait de rappeler la personne efface galement le message.
54
4Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Message utiliser la touche pr-programme :
effacer un message affich
55
Rester en contact
55.1
Grer vos cotsOther
Imputer directement le cot de vos appels sur des comptes clients
Vous pouvez imputer le cot de vos communications externes sur des numros de comptes associs vos clients.
touche programme ou code de la fonction Code affaire
n du compte client concern
Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication :touche programme Code affaire en cours de communication
5.2
Connatre le cot dune communication externe tablie pour un usager interne depuis votre poste
en communication avec lusager interne
touche programme ou code de la fonction Rappel de taxationvotre correspondant est mis en attente
n externe demand
transfert de lappel votre correspondant en attente
56
51.lire les informations relatives la communication (cot, dure, nombre de taxes...). 2.imprimer un ticket de taxation.
2 fois Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Transfert utiliser la touche pr-programme :
5.3
Imputer le cot dune communication externe votre Socit *
Si vous y tes autoris, vous pouvez, en cas de dplacement ou partir de votre domicile, appeler un abonn du rseau public et imputer le cot de la communication votre Socit.
n de votre socit
n du poste et le code de contrle
n du rseau public
* Pour plus de dtails, contacter le gestionnaire de votre systme.
57
Grer vos cots
En fin de communication, vous tes rappel et vous pouvez :
66.1
Votre poste sajuste vos besoinsOther
Initialiser votre messagerie vocalele voyant lumineux clignote
entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal
Le mot de passe est utilis pour accder votre messagerie vocale et pour verrouiller votre tlphone.
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Message utiliser la touche pr-programme :
58
66.2 Personnaliser votre accueil vocal
Vous pouvez remplacer lannonce daccueil par dfaut par une annonce personnelle.
messagerie vocaleConfirmez svp :
Enregistrement..
enregistrement en cours
fin de lenregistrement
valider
pour revenir lannonce par dfaut
59
Votre poste sajuste vos besoins
66.3 Modifier votre mot de passe
Le mot de passe est utilis pour accder votre messagerie vocale et pour verrouiller votre tlphone.
options
mot de passe
ancien code (4 chiffres)
nouveau code (4 chiffres)
valider
Tant que votre messagerie vocale na pas t initialise, le mot de passe est 1515.
6.4
Choisir votre sonnerie et rgler son volume
Vous pouvez choisir la sonnerie de votre poste (8 mlodies possibles) et rgler son niveau sonore (1 7).
le numro et le volume de la mlodie saffichent
appuis successifs pour choisir la sonnerie (8)
appuis successifs pour choisir le volume (7)
finir
60
66.5 Rgler le contraste de votre cran
le niveau du contraste cran - Icone saffiche
appuis successifs
finir
Les niveaux de contraste proposs vont de 4 16.
6.6
Choisir la langue
options
langue
choix de la langue (touche 1 ou 2)
valider votre choix
61
Votre poste sajuste vos besoins
66.7 Programmer les touches dappel direct
0_. . . . . . .appuyer sur une touche programme valeur courante de la touche slectionne
entrer le numro
valider
6.8
Programmer votre rpertoire personnel
Label :
n du rpertoire (0 9)
la valeur courante du label saffiche
effacer la valeur actuelle
saisir un nouveau label
0_. . . . . . .le n courant saffiche effacer la valeur actuelle n interne ou externe enregistrer
valider
62
6Pour effacer un caractre appuyer sur la touche '