ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Sistem informasi akuntansi adalah informasi yang berhubungan dengan data finansial terutama informasi keuangan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan. Ada berbagai macam definisi tentang system informasi akuntansi, salah satunya : Menurut TMBooks (2015) sistem informasi akuntansi merupakan system yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan beserta informasi lainnya yang diperoleh dari proses rutin transaksi akuntansi. Menurut Krismiaji (2015:4) sistem informasi akuntansi adalah sebuah system yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut :
1. Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkannya ke dalam sistem 2. Memproses data transaksi 3. Menyimpan data untuk keperluan dimasa mendatang 4. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan, atau
memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan di komputer.
5. Mengendalikan seluruh proses sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan (Jogiyanto, 2005). Analisis perancangan sistem informasi akuntansi merupakan identifikasi terhadap permasalahan yang terjadi pada sebuah sistem informasi akuntansi, kemudian sistem informasi akuntansi tersebut diperbaiki agar kinerjanya lebih efektif dan efisien. Sistem informasi akuntansi yang lama perlu diperbaiki disebabkan karena beberapa hal, yaitu :
1. Adanya permasalahan yang timbul di sistem yang lama, dapat berupa: • Ketidakberesan • Pertumbuhan Organisasi
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan 3. Adanya instruksi-instruksi
Dalam pembelajaran ini , kita akan menganalisis dan merancang sistem baru dari 2 jenis
kegiatan sistem akuntansi , yaitu Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai dan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 1
UNIVERSITAS GUNADARMA
KASUS SISTEM AKUNTANSI PENErIMAAN KAS DArI
PENjUAlAN TUNAI
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 2
UNIVERSITAS GUNADARMA
KASUS 1 SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI
A. Pengertian Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk
kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai.
Sistem Akuntansi Penjualan Tunai didefinisikan sebagai metode dan
prosedur pencatatan dengan mengidentifikasi, merangkai, menganalisis dan
melaporkan atas pembayaran harga barang yang terlebih dahulu dilakukan pembeli.
B. Jaringan Prosedur yang yang membentuk sistem akuntansi penjualan:
a. Prosedur Order Penjualan
b. Prosedur Penerimaan Kas
c. Prosedur Penyerahan Barang
d. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
e. Prosedur pencatatan Penjualan
C. Fungsi yang terkait
Fungsi Penjualan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
Fungsi ini berada di tangan kasir. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan, pencatatan penerima kas, dan pembuat laporan penjualan.
Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke Fungsi Pengiriman.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 3
UNIVERSITAS GUNADARMA
D. Dokumen Yang Digunakan
Faktur Penjualan Tunai (FPT) Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
Pita Register Kas (Cash Register Tape) / (PRK) Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi
kas. Dokumen PRK ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan
mesin register kas (cash register).
Surat Pengeluaran Barang (SPB)
Dokumen ini merupakan bukti pengeluarang barang yang dikeluarkan oleh
fungsi Gudang.
Bukti Setor Bank (BSB)
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.
Laporan Penerimaan Kas (LPK) Laporan ini digunakan untuk memberitahukan penerimaan kas perusahaan kepada pimpinan
Surat Jalan Barang (SJB) Dokumen yang dibuat oleh vendor untuk menjelaskan barang yang telah dikirim
E. Catatan Akuntansi Yang Digunakan Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan jasa.
Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk
mencatat harga pokok persediaan yang dibeli
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 4
UNIVERSITAS GUNADARMA
1. Bagan alir dokumen (Flowchart)
Flowchart adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menggambarkan
kegiatan yang terjadi di dalam sistem. Penggunaan flowchart lebih bermanfaat dibandingkan
dengan uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem.
Simbol-Simbol Flowchart Terkomputerisasi
Simbol Nama Simbol Makna Simbol
Terminal
Digunakan untuk memulai, mengakhiri, atau titik henti dalam sebuah proses atau program, juga digunakan untuk pihak eksternal.
Dokumen
Sebuah dokumen atau laporan, dokumen dapat dibuat dengan tangan atau dicetak oleh komputer
Dokumen rangkap
Digambarkan dengan menumpuk simbol dokumen
dan pencetakan nomor dokumen di bagian depan dokumen pada bian kiri atas
Input/output
Digunakan untuk menggambarkan berbagai media
input dan output dalam sebuah bagan alir program.
Menggambarkan jurnal dan buku besar dalam bagan alir dokumen
2 Faktur 1
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 5
UNIVERSITAS GUNADARMA
Tampilan
Informasi ditampilkan oleh alat output on-line seperti terminal CRT atau monitor
komputer PC
Pemasukan Data
On-line
Entri data oleh alat on-line seperti terminal CRT atau komputer pribadi
Kegiatan campuran
Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan dengan menggunakan alat
selain komputer
Pemrosesan
Komputer
Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan oleh komputer, biasanya
menghasilkan perubahan
terhadap data atau informasi
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 6
UNIVERSITAS GUNADARMA
SISTEM PENJUALAN TUNAI DAN PENERIMAAN KAS PADA TOKO PENDRIYANTI
Toko pendriyanti merupakan toko yang menjual berbagai jenis pakaian mulai dari
pakaian anak-anakhingga pakaian dewasa dan perlengkapan bayi. Sistem yang dijalankan
pada toko pendriyanti ini adalah penjualan tunai.
BAGIAN PENJUALAN Sistem penjualan pada toko pendrayanti dimulai dengan menerima pelanggan lalu
menerima order dari pelanggan. Kemudian membuka database barang untuk melihat
ketersediaan barang, lalu menampilkan database barang pada layar monitor PC. Kemudian
membuat Faktur Penjualan Tunai, lalu mencetak Faktur Penjualan Tunai sebanyak 3 lembar.
Kemudian FPT 1 diberikan kepada pembeli, FPT 2 diberikan pada bagian akuntansi dan
FPT 3 diarsip berdasarkan tanggal.
BAGIAN PENERIMAAN KAS
Bagian menerima FPT 1 beserta uang dari pembeli, kemudian bagian kas
mencocokan antara FPT 1 dan jumlah uang yang diterima, jika tidak cocok FPT 1 beserta
uang dikembalikan kepada pembeli. Jika cocok, FPT 1 diotorisasi dengan membubuhkan
tanda tangan. Kemudian bagian kas mengentry data kas sesuai dengan FPT 1 yang telah
ditanda tangani ke dalam database kas. Lalu, FPT 1 yang telah ditandatangani dikembalikan
kepada pembeli.
BAGIAN AKUNTANSI
Bagian akuntansi menerima FPT lembar 2 dari bagian penjualan dan menerima FPT 1 yang
telah diotorisasi dari pembeli. kemudia bagian akuntansi mencocokan antara FPT 2 dengan
FPT 1 otorisasi, jika tidak cocok FPT 1 otorisasi dikembalikan ke pembeli dan FPT 2
dikembalikan ke bagian penjualan. jika cocok bagian akuntansi akan membuat jurnal
penerimaan kas, lalu membuat laporan penerimaan Kas (LPK). kemudian mencetak LPK.
kemudian LPK diserahkan ke pimpinan, FPT 1 dan FPT 2 diarsip berdasarkan tanggal, lalu
Jurnal dicatat ke Buku Besar (BB) dan dicatat di Kartu Persediaan.
Buatlah Flowchatnya!!
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 8
UNIVERSITAS GUNADARMA
SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Sistem pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran
yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen (Mulyadi :
Sistem Akuntansi : 163).
Pengendalian intern adalaha rencana organisasi organisasi dan metode yang
digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan
dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan
manajemen (Krismiaji: Sistem Informasi Akuntansi:216).
Sistem pengendalian intern menurut COSO (Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission) :
Sistem pengendalian internal merupakan suatu proses yang melibatkan dewan
komisaris, manajemen, dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan keyakinan
memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut ini:
• Efektivitas dan efisiensi operasi
• Keandalan pelaporan keuangan
• Kepetuhan kerhadap hukum dan peraturan yang berlaku)
Tujuan sistem pengendalian intern menurut mulyadi adalah :
Menjaga kekayaan organisasi
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
Mendorong efisiensi
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Komponen-komponen pengendalian internal menurut COSO antara lain:
1. A control environment (lingkungan pengendalian).
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 9
UNIVERSITAS GUNADARMA
Merupakan tanggung jawab manajemen puncak untuk menyatakan dengan jelas
nilainilai integritas dan kegiatan tidak etis yang tidak dapat ditoleransi.
2. Risk assessment (penaksiran resiko). Perusahaan harus mengidentifikasi dan menganalisis faktor-faktor yang
menciptakan resiko bisnis baik dari intern atau ekstern dan harus menentukan
bagaimana caranya mengelola resiko tersebut.
3. Control activities (aktivitas pengendalian).
Untuk mengurangi terjadinya kecurangan, manajemen harus merancang kebijakan
dan prosedur untuk membantu menghadapi resiko-resiko tertentu yang dihadapi
perusahaan sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
4. Information and communication (informasi dan komunikasi).
Sistem informasi yang elevan terhadap tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi
mengumpulkan, mencatat, memproses, menyimpan, meringkas, dan mengkomunikasikan informasi mengenai sebuah organisasi. Sistem pengendalian internal harus dikomunikasikan dan diinfokan kepada seluruh karyawan perusahaan
dari atas hingga bawah.
5. Monitoring (pemantauan).
Sistem pengendalian internal harus dipantau secara berkala. Apabila terjadi
kekurangan yang signifikan, harus segera dilaporkan kepada manajemen puncak
dan ke dewan komisaris.
Sistem Pengendalian Internal Pada Penerimaan Kas dengan Penjualan Tunai
1. Lingkungan Pengendalian
Pada Toko Pendriyanti harus mempunyai struktur organisasi yang jelas dalam
bentuk grafis, serta harus menetapkan otoritas dan tanggung jawab bagi setiap
pekerjaan, sehingga dapat diketahui secara jelas penanggung jawabnya. Selain itu,
setiap karyawan yang direkrut oleh perusahaan harus mempunyai komitmen terhadap
integritas dan nilai nilai etika serta memiliki kemampuan yang sesuai dengan
pekerjannya.
2. Penilaian Resiko
Akuntan memainkan peran yang penting dalam membantu manajemen
mengontrol bisnis dengan mendesain sistem pengendalian yang efektif, dan
APSIA ATA 18/19 LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 10
UNIVERSITAS GUNADARMA
mengevaluasi sistem yang ada untuk memastikan bahwa sistem tersebut berjalan
dengan efektif. Akuntan dapat mengevaluasi sistem pengendalian internal dengan
menggunakan strategi manajemen resiko. Toko Pendriyanti sudah terdapat bagian
akuntansi sehingga dapat membantu manajemen mengontrol bisnis dan mengevaluasi
sistem dengan baik. Namun, pada Toko Pendriyanti tidak terdapat bagian penyerahan
barang yang bertugas menyerahkkan barang kepada pembeli.
3. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan peraturan yang menjamin
bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dicapai.
Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai menurut Mulyadi (2008) terdiri dari :
A. Struktur Organisasi
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
Fungsi penjualan merupakan fungsi operasi yang berhubungan dengan
penjualan dimana harus dipisahkan dari fungsi kas yang merupakan fungsi
penyimpanan kas yang diterima dari pelanggan. Penerimaan kas dilakukan
oleh bagian kasir yang nantinya dicek kebenarannya oleh Bagian Order
Penjualan, karena penerimaan kas terjadi setelah faktur penjualan dikeliarkan
oleh bagian order penjualan.
Pada Toko Pendriyanti, fungsi penjualan sudah terpisah dari fungsi
penerimaan kas. Fungsi penjualan sudah berjalan dengan baik oleh Bagian
penjualan tanpa merangkap fungsi penerimaan kas yang sudah dijalankan
oleh bagian penerimaan kas.
Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Fungsi akuntansi merupakan fungsi yang melakukan pencatatan penjualan
tunai harus dipisahkan dari fungsi kas yang fungsinya sebagai fungsi
penyimpanan. Hal ini untuk menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Pada Toko Pendriyanti, fungsi kas sudah terpisah dari fungsi
akuntansi.fungsi akuntansi sudah dijalankan dengan baik oleh bagian
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 11
UNIVERSITAS GUNADARMA
Accounting npa merangkap fungsi kas yang sudah dijalankan oleh bagian
penerimaan kas.
Penyerahan barang kepada pelanggan harus dilaksanakan oleh fungsi
penyerahan barang.
Tidak ada bagian penyerahan barang yang melaksanakan penyerahan barang
ke pelanggan dan mencocokan faktur dengan barang yang kemudian
mengirimnya ke pelanggan.
Pada Toko Pendriyanti, belum terdapat fungsi penyerahan barang yang
bertanggung jawab dalam mengyerahkan atau mengirim barang kepada
pelanggan yangdilaksanakan oleh bagian penyerahan barang
B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Penerimaan order dari pembelian diotorisasi oleh fungsi-fungsi
penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjulan tunai.
Transaksi penjualan tunai dimulai dengan dikeluarkannya faktur penjualan
tunai oleh fungsi penjualan. Faktur penjualan tunai harus diotorisasi oleh
fungsi penjualan agar menjadi dokumen yang sah.
Pada Toko Pendriyanti , fungsi penjualan sudah mengotorisasi dalam
menerima orderan dan pembuatan formulir faktur penjualan tunai telah
dilakukan oleh fungsi penjualan.
Penerimaan kas diotorisasikan oleh fungsi kas dengan membubuhkan cap
“lunas” pada faktur penjualan tunai disertai denga pita register kas
Sebagai bukti bahwa fungsi penerimaan kas telah menerima kas dari
pembeli, fungsi tersebut harus membubuhkan cap “ lunas” disertai dengan
pita register kas, dokumen faktur penjualan tunai dapat memberikan bukti
sah bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.
Pada Toko Pendriyanti, penerimaan kas telah diotoriasi oleh fungsi kas
dengan cara membubuhkan tanda tangan tetapi belum disertai dengan
pita register kas.
APSIA ATA 18/19 LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 12
UNIVERSITAS GUNADARMA
Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi penyerahan dengan cara
membuat dokumen Surat Pengeluaran Barang (SPB)
Membuat dokumen Surat Pengeluaran Barang (SPB) sebagai bukti bahwa
barang telah diserahkan kepada pelanggan.
Pada Toko Pendriyanti, belum ada fungsi penyerahan yang melaksanakan
kegiatan membuat dokumen Surat Pengeluaran Barang (SPB) saat barang
telah diserahkan kepada pelanggan
Pencatatan Akuntansi Didasarkan atas Dokumen Sumber yang Diserti
dengan Dokumen Pendukung .
Catatan informasi yang berasal dari dokumen sumber yang sah. Kesahihan
dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung
yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh bagian yang berwenang.
Pada Toko Pendriyanti sudah terlaksananya kegiatan pencatatan
akuntansi yang dilaksanakan oleh fungsi akuntansi yang menghasilkan
jurnal penerimaan kas dan Laporan Penerimaan Kas
C. Praktik yang sehat
Penggunaan Dokumen Urut Tercetak
Semua dokumen diatas merupakan dokumen sumber sebagai dasar
pencatatan biaya ke dalam jurnal dan laporan keuangan .Pengawasan
terhadap pemakaian berbagai dokumen dapat dilakukan dengan membuat
dokumen tersebut dalam bentuk bernomor urut tercetak. Penggunaan nomor
urut tercetak tersebut harus dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang
berwenang untuk menggunakannya. Pada Toko Pendriyanti dokumen-
dokumen yang digunakan sudah menggunakan nomor urut tercetak.
Penerimaan kas dari Penjualan Tunai Disetorkan Seluruhnya
ke Bank .
Penyetoran segera seluruh jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai
ke Bank akan menambah ketelitian dan keandalannya dengan
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 13
UNIVERSITAS GUNADARMA
menggunakan informasi dari bank yang tercantum dalam rekening koran
bank.
Pada Toko Pendriyanti Belum terlaksananya kegiatan penyetoran kas
ke bank setelah kegiatan penjualan tunai.
4. Informasi dan Komunikasi
Pada Toko Pendriyanti setiap kebijakan, jobdesk, dan wewenang yang telah
ditetapkan oleh perusahaan harus dikomunikasikan dan diinformasikan kepada
setiap seluruh karyawan perusahaan. Serta adanya komunikasi antara manajer
puncak dengan bawahan setidaknya minimal terjalin 1 kali komunikasi sehingga
tidak mengurangi kesalahpahaman yang akan timbul. Dan harus menghasilkan
pelaporan keuangan yang mencatat semua transaksi secara absah, menguraikan
engan tepat waktu menurut periode yang ditentukan dan secara tepat menyajikan
laporan keuangan.
5. Pemantauan
Pada Toko Pendriyanti adanya pengawasan ataupun pemantauan terhadap sistem
pengendalian internal yang telah ditentukan sehingga setiap kekurangan yang
masih ada dapat langsung dilaporkan kepada manajemen puncak untuk dilakukan
evaluasi dan mengambil tindakan yang diperlukan.
Tugas :
Buatlah usulan setelah dilakukannya SPI dan buatlah flowchartnya disesuailan
usulan yang telah dibuat.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 14
UNIVERSITAS GUNADARMA
2. DFD (Data Flow Diagram) DFD (Data Flow Diagram) adalah diagram aliran data untuk memisahkan secara
jelas proses logis dalam analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem.
Ada 3 jenis diagram dalam DFD, yaitu :
1. Diagram Konteks : Diagram yang menjelaskan gambaran umum / garis besar dalam
suatu sistem.
2. Diagram Nol : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada
dalam Diagram Konteks.
3. Diagram Level : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada
dalam Diagram Nol.
Simbol-Simbol dalam DFD : Simbol Nama Simbol Shape Keterangan
Entity
(External
Entity 1)
Miscellaneous Orang atau organisasi yang mengirim data ke atau menerima data dari sistem yang mewakili
terminal.
Proses
(Devided
Process 2)
Miscellaneous Menggambarkan pemrosesan data dalam sistem.
Arus Data Line / Connector Tool
Menggambarkan arus data dalam sistem.
Data Store
Data Flow
Diagram
Shapes
Tempat untuk menyimpan / mengambil data dalam suatu
sistem.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 15
UNIVERSITAS GUNADARMA
DFD KASUS 1
SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI
Sistem Penerimaan Kas pada Toko Pendriyanti diawali dari sistem menyerahkan Faktur
Penjualan Tunai (FPT) kepada pembeli. Kemudian sistem menerima Faktur Penjualan Tunai
(FPT) dari pembeli. Kemudian sistem menyerahkan Faktur Penjualan Tunai “lunas” (FPT
“lunas”) dan Pita Register Kas (PRK) kepada pembeli. Kemudian pembeli menyerahkan
Faktur Penjualan Tunai “lunas” (FPT “lunas”) dan Pita Register Kas (PRK) ke sistem. Lalu
sistem menyerahkan Faktur Penjualan Tunai “lunas” (FPT “lunas”) dan Pita Register Kas
(PRK) ke pembeli. Lalu, sistem menerima Bukti Setor Bank (BSB) dari Bank. Kemudian
sistem menyerahkan Laporan Penerimaan Kas (LPK) kepada pimpinan.
Dalam Sistem Penerimaan Kas terdapat 5 proses, yaitu Membuat Faktur Penjualan Tunai
(FPT), Membuat Dokumen Keuangan, Membuat Surat Pengeluaran Barang (SPB), Input
Bukti Setor Bank (BSB), dan Pencatatan Akuntansi. Dalam proses Membuat Dokumen
Keuangan terdapat proses lanjutan yaitu Membuat Pita Register Kas (PRK) dan Mencap
“lunas” FPT. Lalu dalam proses Pencatatan Akuntansi terdapat proses lanjutan yaitu
Membuat Jurnal Umum (JU) dan Membuat Laporan Penerimaan Kas (LPK).
Dalam proses Membuat Faktur Penjualan Tunai (FPT), sistem membutuhkan DATA
BARANG untuk menginput DATA BARANG. Lalu, menghasilkan Faktur Penjualan Tunai
(FPT) yang akan diserahkan kepada pembeli.
Dalam proses Membuat Dokumen Keuangan sistem menerima Faktur Penjualan Tunai (FPT)
dari pembeli. Kemudian sistem membutuhkan DATA KAS untuk menginput dan mengupdate
DATA KAS. Kemudian sistem menghasilkan FPT “lunas’ dan PRK yang akan diserahkan ke
pembeli dan proses Pencatatan Akuntansi.
Dalam proses Membuat Surat Pengeluaran Barang (SPB) sistem menerima FPT “lunas” dan
Pita Register Kas (PRK) dari pembeli. Kemudian sistem membutuhkan DATA BARANG
untuk menginput dan mengupdate DATA BARANG. Kemudian sistem menghasilkan FPT
“lunas” dan Pita Register Kas (PRK) yang diserahkan kepada pembeli. Kemudian
menghasilkan Surat Pengeluaran Barang (SPB) yang diserahkan ke proses Pencatatan
Akuntansi.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 16
UNIVERSITAS GUNADARMA
Dalam proses Input Bukti Setor Bank (BSB), sistem menerima Bukti Setor bank (BSB) dari
Bank. Lalu sistem membutuhkan DATA KAS untuk menginput DATA KAS. Kemudian
sistem menghasilkan BSB yang akan diserahkan kepada proses Pencatatan Akuntansi.
Dalam proses Pencatatan Akuntansi sistem menerima FPT “lunas” dan PRK dari proses
membuat Dokumen Keuangan, Surat Pengeluaran Barang (SPB) dari proses Membuat SPB
dan Bukti Setor Bank (BSB) dari proses Input BSB. Kemudian sistem menghasilkan LPK
yang akan diserahkan kepada pimpinan.
Dalam proses Membuat Dokumen Keuangan terdapat proses lanjutan yaitu Membuat Pita
Register Kas (PRK) dan Mencap “lunas” Faktur Penjualan Tunai (FPT). Pada kegiatan
Membuat Pita Register Kas (PRK) sistem menerima Faktur Penjualan Tunai (FPT) dari
pembeli. Kemudian sistem membutuhkan DATA KAS untuk menginput dan mengupdate
DATA KAS. Kemudian sistem menghasilkan Faktur Penjualan Tunai (FPT) dan Pita Register
Kas (PRK) yang diserahkan ke kegiatan selanjutnya yaitu Mencap “lunas” FPT. Pada
kegiatan Mencap “lunas” FPT sistem menerima Faktur Penjualan Tunai (FPT) dan Pita
Register Kas (PRK) dari kegiatan sebelumnya. Kemudian sistem menghasilkan FPT “lunas”
dan PRK yang akan diserahkan ke pembeli dan proses Pencatatan Akuntansi.
Dalam proses Pencatatan Akuntansi terdapat proses lanjutan yaitu Membuat JPK dan
Membuat LPK. Pada kegiatan Membuat Jurnal Umum, sistem menerima FPT “lunas” dan
PRK dari proses Membuat Dokumen Keuangan, Surat Pengeluaran Barang (SPB) dari proses
Membuat SPB dan Bukti Setor Bank (BSB) dari proses Input BSB. Kemudian sistem
menghasilkan JPK yang akan diserahkan ke kegiatan selanjutnya yaitu Membuat LPK. Pada
kegiatan Membuat LPK sistem menerima Jurnal Umum dari kegiatan sebelumnya. Kemudian
sistem menghasilkan LPK yang akan diserahkan kepada pimpinan.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 17
UNIVERSITAS GUNADARMA
MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access adalah program aplikasi keluaran Microsoft yang berguna untuk
membuat, mengolah, dan mengelola database (basis data).
Database (basis data) yaitu kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling relasi atau
berhubungan sehingga menghasilkan informasi.
Memulai Microsoft Access dapat dilakukan beberapa cara antara lain:
1. Memulai menu utama Window Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Access.
2. Klik dua kali ikon/shortcut Microsoft Access jika telah buat di wallpaper window.
ELEMEN DASAR MICROSOFT ACCESS
Untuk memperlancar membuat program sebaiknya mengenal elemen dasar Microsoft
Access terlebih dahulu , yang terdiri dari :
1. Baris Judul (Title Bar)
Baris judul merupakan informasi yang berisi informasi aplikasi yang sedang aktif.
2. Baris Menu (Menu Bar)
Baris menu adalah menu yang berbentuk pulldown dapat di pilih dengan
mengklik menunya. Menu pilihan antara lain: File, Home, Create, External Data,
Database Tools, Fields, dan Table.
3. Baris Toolbar (Toolbars)
Baris toolbar adalah ikon yang berisi perintah yang sering digunakan, berada di
bawah baris menu.
4. Task Pane
Task Pane adalah jendela yang ditampilkan sebelah kanan area kerja
(sebelah kiri pengguna), yang membantu pemakai dalam mengedit atau
menyunting database, isinya disesuaikan dengan pekerjaan yang sedang
dilakukan.
5. Tombol Ukuran (Sizing Button)
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 18
UNIVERSITAS GUNADARMA
Tombol ukuran berisi tombol minimize untuk memperkecil ukuran window,
tombol maximize untuk memperbesar ukuran window, tombol restore untuk
mengembalikan ke ukuran semula atau ukuran sebelumnya dan tombol close untuk
menutup jendela dan mengakhiri program aplikasi.
6. Baris Penggulung (Scroll Bar)
Baris penggulung adalah fasilitas untuk melihat objek-objek yang terdapat pada
jendela database dengan menarik batang mendatar (Horizontal Scroll Bar) dan batang
tegak (Vertical Scroll Bar).
TIPE-TIPE DATA (DATA TYPE) DI MICROSOFT ACCESS
a. Text
Text dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca.Kapasitas text dapat menampung
hingga 255 karakter.
b. Memo
Memo dapat menerima teks apa saja dengan panjang maksimal 65535 karakter.
c. Number
Number dapat menerima data yang berisi bilangan.
d. Date / Time
Date / Time dapat menerima tanggal / waktu range tahun 100 hingga 9999.
e. Currency
Currency data dalam bentuk mata uang, dengan karakter 15 digit di sebelah kiri titik
desimal dan 4 digit di sebelah titik desimal.
f. AutoNumber
Auto Number berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak yang unik secara otomatis.
g. Yes / No
Yes / No berisi nilai Yes atau No.
h. OLE Object
OLE Object berisi objek yang dikaitkan (linked) atau disisipkan (embedded).
i. Hyperlink
Hyperlink dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) supaya terkait dengan objek atau
data yang tersimpan di lokasi tertentu.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 19
UNIVERSITAS GUNADARMA
j. Lookup Wizard
Lookup Wizard untuk memilih nilai dari tabel lain atau dari daftar nilai menggunakan
list box atau combo box.
SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI
MERANCANG DAN MEMBUAT TABLE BARU DENGAN FASILITAS CREATE TABLE IN DESIGN VIEW
Tabel adalah tempat data atau record-record diletakkan, tabel terdiri dari baris (row) sering
juga disebut dengan record dan kolom (column) sering juga disebut dengan field.
Berikut adalah struktur daftar table Keterangan :
(*) : Primary Key
(**) : Secondary Key
1. Tabel_Pembeli Field Name Data Type Field Size
*Kode_Pembeli Text 10
Nama_Pembeli Text 20
Alamat Text 40
No_Telp Text 15
2. Tabel_Memiliki Field Name Data Type Field Size Format
**Kode_Pembeli Text 10
**No_Kas_Masuk Text 25
3. Tabel_Kas Field Name Data Type Field Size Format
*No_Kas_Masuk Text 25
Tgl_Kas_Masuk Date/Time Medium Date
Jumlah_Kas Currency “Rp”#,###
APSIA ATA 18/19 LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 20
UNIVERSITAS GUNADARMA
4. Tabel_Mengurangi Field Name Data Type Field Size Format
**No_Kas_Masuk Text 25
**Kode_Barang Text 10
5. Tabel_Barang Field Name Data Type Field Size Format
*Kode_Barang Text 10
Nama_Barang Text 20
Jumlah_Barang Text 20
Harga_Satuan Currency “Rp”#,###
Berikut Daftar Tabel pada Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Toko Pendriyanti:
1. Tabel_Pembeli Kode_Pembeli Nama_Pembeli Alamat No_Telp
AF Alfi JL. Lily No. 12 Cengkareng 021-100100
FR Firda JL. Tulip No. 19 Depok 021-101011
HN Hana Jl. Daisy No. 46 Kalimalang 021-110110
2. Tabel_Memiliki Kode_Pembeli No_Kas_Masuk
AF TP-434
FR TP-435
HN TP-436
3. Tabel_Kas No_Kas_Masuk Tgl_Kas_Masuk Jumlah_Kas
TP-434 08-Agst-2018 Rp 1.200.000
TP-435 23-Okt-2018 Rp 1.800.000
TP-436 12-Des-2018 Rp 2.700.000
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 21
UNIVERSITAS GUNADARMA
4. Tabel_Mengurangi No_Kas_Masuk Kode_Barang
TP-434 KM-101
TP-435 DR-561
TP-436 RT-408
5. Tabel_Barang Kode_Barang Nama_Barang Jumlah_Barang Harga_Satuan
KM-101 Kemeja Motif 102 Rp 80.000
DR-561 Dress Renda 98 Rp 120.000
RT-408 Rok Tutu 55 Rp 135.000
Membuat database dengan menggunakan Ms. Access
1. MEMBUAT TABEL
Langkah-langkah membuat tabel :
1) Pilih New Blank Database-Blank Database
2) Pada kotak isian File Name, ketik nama file database Nama_Kelas
3) Klik Create
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 22
UNIVERSITAS GUNADARMA
4) Lalu akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Pilih tool bar View
dipojok kiri dan pilih Design View. Lalu isi table name dengan Tabel_Pembeli.
Klik OK
5) Setelah itu akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Isi Field Name,
Data Type dan Field Size sesuai struktur Tabel_Pembeli diatas.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 23
UNIVERSITAS GUNADARMA
6) Kemudian untuk field Kode_Pembeli dijadikan kunci utama (Primary Key).
Untuk membuats uatu field yang akan menjadi kunci utama, klik field yang akan
menjadi kunci utama, kemudian klik ikon primary key atau klik kanan pada field
Kode_Pembeli dan pilih Primary Key.
7) Bila semua sudah selesai dikerjakan, maka simpanlah tabel yang telah dibuat
dengan mengklik kanan pada Tabel_Pembeli, kemudian klik kanan pilih Save.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 24
UNIVERSITAS GUNADARMA
8) Setelah itu masukkan record dengan cara mengetik manual isi data yang ada pada
Tabel_Pembeli dengan cara mengklik View pojok kiri atas pada menu bar, maka
tabel akan tampil menjadi seperti dibawah ini:
9) Untuk langkah-langkah pembuatan Tabel_Memiliki, Tabel_Kas,
Tabel_Mengurangi, dan Tabel_Barang sama saja, yang membedakan hanya
pada saat membuat beberapa field menjadi kunci utama (primary key).
2. MERELASIKAN TABEL
Untuk menjaga integritas data maka perlu menghubungkan field-field dari satu tabel
dengan tabel yang lain, hubungan antar tabel biasanya berdasarkan field-field yang
sama (field penghubung). Model objek juga dapat dipakai untuk mengetahui
hubungan antar tabel, hubungan antar tabel biasanya berdasarkan kunci utama
(primary key).
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 25
UNIVERSITAS GUNADARMA
Langkah-langkah merelasikan table :
1) Close semua table, lalu pilih Database Tools pada menu bar, lalu klik
Relationship.
2) Setelah itu klik Show Table dan muncul kotak dialog. Pilih seluruh table dengan
menekan Ctrl + Nama Tabelnya, kemudian klik add.
APSIA ATA 18/19 LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 26
UNIVERSITAS GUNADARMA
3) Sehingga akan tampil window seperti ini:
4) Cara merelasikan fieldnya dilakukan secara manual yaitu dengan klik field kunci
primary key dari tabel pemasok lalu Drag ke masing-masing tabel lainnya sesuai
dengan field kunci yang sama, maka akan muncul kotak dialog seperti ini:
5) Beri tanda ceklis pada pilihan Enforce Referential Integrity di Edit
Relationships lalu pilih Tabel_Pembeli pada Table/Query dan pada Related
Table/Query akan keluar Tabel_Memiliki secara otomatis. Setelah itu klik
Create.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 27
UNIVERSITAS GUNADARMA
6) Lakukan langkah diatas untuk semua tabel sehingga akan menampilkan hasil
akhir relationship tabel Sistem Pembelian Tunai seperti dibawah ini :
APSIA ATA 18/19 LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 28
UNIVERSITAS GUNADARMA
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Sistem informasi akuntansi adalah informasi yang berhubungan dengan data finansial terutama informasi keuangan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan. Ada berbagai macam definisi tentang system informasi akuntansi, salah satunya : Menurut TMBooks (2015) sistem informasi akuntansi merupakan system yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan beserta informasi lainnya yang diperoleh dari proses rutin transaksi akuntansi. Menurut Krismiaji (2015:4) sistem informasi akuntansi adalah sebuah system yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut :
1. Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkannya ke dalam sistem 2. Memproses data transaksi 3. Menyimpan data untuk keperluan dimasa mendatang 4. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan, atau
memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan di komputer.
5. Mengendalikan seluruh proses sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan (Jogiyanto, 2005). Analisis perancangan sistem informasi akuntansi merupakan identifikasi terhadap permasalahan yang terjadi pada sebuah sistem informasi akuntansi, kemudian sistem informasi akuntansi tersebut diperbaiki agar kinerjanya lebih efektif dan efisien. Sistem informasi akuntansi yang lama perlu diperbaiki disebabkan karena beberapa hal, yaitu :
1. Adanya permasalahan yang timbul di sistem yang lama, dapat berupa: • Ketidakberesan • Pertumbuhan Organisasi
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan 3. Adanya instruksi-instruksi
Dalam pembelajaran ini , kita akan menganalisis dan merancang sistem baru dari 2 jenis
kegiatan sistem akuntansi , yaitu Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai dan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 29
UNIVERSITAS GUNADARMA
KASUS SISTEM AKUNTANSI PENGElUArAN KAS DArI
PEMBElIAN TUNAI
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 30
UNIVERSITAS GUNADARMA
KASUS 2SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DARI PEMBELIAN TUNAI
A. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Tunai
Sistem Akuntansi Pembelian adalah sistem yang digunakan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan dimana pembayarannya dilakukan secara tunai.
Sistem ini dijalankan perusahaan saat perusahaan membutuhkan pengadaan barang yang diperlukan perusahaan baik untuk memenuhi persediaan persediaan atau memenuhi kebutuhan lainnya dari perusahaan.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian
1. Prosedur permintaan pembelian
2. Posedur pemilihan pemasok
3. Prosedur order pembelian
4. Prosedur penerimaan barang
5. Prosedur pengeluaran kas
6. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
B. Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian
Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai
dengan posisi persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang telah
diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang – barang yang langsung pakai (tidak ada
persediaan barangnya di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
Fungsi Pembelian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang,
menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order
pembeliaan kepada pemasok yang dipilih.
Fungsi Penerimaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima barang serta melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, & kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan apakah barang tersebut dapat diterima atau tidak oleh perusahaan.
Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab atas keluarnya kas perusahaan.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 31
UNIVERSITAS GUNADARMA
Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam arsip
dokumen sumber. Fungsi ini juga bertanggung jawab melakukan penjurnalan akuntansi.
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan bertanggung jawab untuk mencatat
harga pokok persediaan barang yang dicatat ke dalam kartu persediaan.
C. Dokumen terkait yang digunakan dalam system akuntansi pembelian tunai
Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini diisi oleh fungsi gudang atau pemakai barang untuk meminta fungsi
pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang
tersebut dalam surat permintaan. surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua
lembar.
Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang
diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantiitas seperti yang
tercantum dalam surat order pembelian
Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.
Faktur
Bukti transaksi pembelian barang yang diterima dari pihak penjual atas dikirimnya
barang.
Faktur Lunas Faktur yang diterima dari pihak penjual sebagai bukti bahwa barang yang sudah
dikirim pihak penjual sudah dibayar secara lunas oleh perusahaan.
Laporan Pembelian Tunai
Laporan Pembelian Tunai dibuat oleh fungsi akuntansi yang akan diserahkan kepada pimpinan.
Surat Permintaan Penawaran Harga
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 32
UNIVERSITAS GUNADARMA
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang tidak bersifat berulang yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
D. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
a. Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal ini digunakan untuk mencatat semua pengeluaran uang tunai atau kas dari berbagai jenis transaksi yang terjadi pada perusahaan.
b. Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga
pokok persediaan yang dibeli.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 33
UNIVERSITAS GUNADARMA
2. Bagan alir dokumen (Flowchart)
Flowchart adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menggambarkan
kegiatan yang terjadi di dalam sistem. Penggunaan flowchart lebih bermanfaat dibandingkan
dengan uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem.
Simbol-Simbol Flowchart Terkomputerisasi
Simbol Nama Simbol Makna Simbol
Terminal
Digunakan untuk memulai, mengakhiri, atau titik henti dalam sebuah proses atau program, juga digunakan untuk pihak eksternal.
Dokumen
Sebuah dokumen atau laporan, dokumen dapat dibuat dengan tangan atau dicetak oleh komputer
Dokumen rangkap
Digambarkan dengan menumpuk simbol dokumen
dan pencetakan nomor dokumen di bagian depan dokumen pada bian kiri atas
Input/output
Digunakan untuk menggambarkan berbagai media
input dan output dalam sebuah bagan alir program.
Menggambarkan jurnal dan buku besar dalam bagan alir dokumen
2 Faktur 1
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 34
UNIVERSITAS GUNADARMA
Tampilan
Informasi ditampilkan oleh alat output on-line seperti terminal CRT atau monitor
komputer PC
Pemasukan Data
On-line
Entri data oleh alat on-line seperti terminal CRT atau komputer pribadi
Kegiatan campuran
Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan dengan menggunakan alat
selain komputer
Pemrosesan
Komputer
Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan oleh komputer, biasanya
menghasilkan perubahan
terhadap data atau informasi
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 35
UNIVERSITAS GUNADARMA
KASUS 2
SISTEM PEMBELIAN TUNAI
PT Fajar Surya Utama merupakan perusahaan yang bergerak dibidang usaha bengkel
mobil yang dikenal dengan nama “Techno Auto Care”. Kegiatanya meliputi penjualan barang
dan jasa dimana barang berupa spare part mobil dan jsa berupa service mobil. Dalam
kegiatanya perusahaan melayani khusus kendaraan dengan merk Isuzu dan Daihatsu. Untuk
dapat meningkatkan pelayanan pada pelanggan maka PT Fajar Surya Utama harus senantiasa
memenuhi permintaan pelqnggan akan spare part dan servis dengan baik.
BAGIAN GUDANG
Sistem pembelian tunai PT Fajar Surya Utama dimulai dari bagian Gudang membuka
Database Persediaan untuk melihat persediaan. Kemudian menampilkan Database Persediaan.
Lalu melanjutkan dengan kegiatan membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) berdasarkan
Database Persediaan. Kemudian mencetak SPP sebanyak 2 lembar. Selanjutnya, SPP lembar 1
diarsip berdasarkan tanggal dan bagian gudang menyerahkan SPP2 ke bagian pembelian.
Bagian gudang menerima SOP lembar 2 dari bagian pembelian. Setelah itu, menerima
Faktur bersama barang dari pemasok. Kemudian, mencocokkan SOP lembar 2, Faktur
bersama barang. Jika tidak cocok, SOP lembar 2 dikembalikan ke bagian pembelian, Faktur
bersama barang dikembalikan ke pemasok. Apabila cocok, maka akan dilanjutkan ke kegiatan
selanjutnya yaitu melakukan kegiatan entry data kedalam Database Persediaan berdasarkan
SOP lembar 2 dan Faktur. Kemudian menampilkan Database Persediaan. Setelah itu
membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB). Kemudian mencetak Laporan Penerimaan
Barang (LPB) sebanyak 2 lembar. Selanjutnya LPB lembar 1, Faktur, dan SOP lembar 2
diserahkan ke bagian keuangan, sedangkan LPB lembar 2 diarsip berdasarkan tanggal
BAGIAN PEMBELIAN
Bagian pembelian menerima SPP2 dari bagian gudang. Lalu kegiatan selanjutnya adalah
menelephone pemasok untuk mengkonfirmasi apakah spare part yang dipelukan tersedia.
Kemudian membuat Surat Order Pembelian (SOP). Kemudian mencetak SOP sebanyak 3
lembar. Setelah itu, bagian pembelian menyerahkan SOP lembar 1 kepada pemasok melalui
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 37
UNIVERSITAS GUNADARMA
fax, SOP lembar 2 ke bagian gudang, sedangkan SOP lembar 3 dan SPP lembar 2 diarsip
berdasarkan tanggal.
BAGIAN KEUANGAN
Bagian keuangan menerima LPB lembar 1, Faktur, dan SOP lembar 2 dari bagian
gudang. Lalu memeriksa LPB lembar 1, Faktur, dan SOP lembar 2. Setelah itu melakukan
pembayaran via ATM. Selanjutnya, menerima Bukti Transfer (BT). Selanjutnya melakukan
kegiatan entry data kedalam Database Pembayaran berdasarkan Bukti Transfer (BT).
Kemudian menampilkan Database Pembayaran. Lalu membuat BKK berdasarkan database
pembayaran. Kemudian mencetak BKK sebanyak 2 lembar. Kemudian memfotocopy Bukti
Transfer (BT) sebanyak 1 lembar. Setelah itu, BKK lembar 1 dan Fotokopi Bukti Transfer
diberikan kepada pemasok, sedangkan BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP lembar 2,
dan Bukti Transfer (BT) diarsip berdasarkan tanggal.
Bagian keuangan menerima Faktur Lunas (FL) dari pemasok. Lalu mencocokkan
dokumen BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP lembar 2 dengan FL. Jika tidak cocok,
FL dikembalikan ke pemasok. Apabila cocok, maka BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur,
SOP lembar 2 dan Faktur Lunas (FL) diserahkan ke bagian akuntansi.
BAGIAN AKUNTANSI
Bagian akuntansi menerima BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP lembar 2 dan
Faktur Lunas (FL) dari bagian keuangan. Setelah itu, memeriksa BKK lembar 2, LPB lembar
1, Faktur, SOP lembar 2, dan Faktur Lunas (FL). Selanjutnya membuat Jurnal Penerimaan
Kas (JPK). Lalu membuat Laporan Pembelian Tunai (LPT). Kemudian mencetak LPT 1
lembar. Kemudian LPT diserahkan ke pimpinan, BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP
lembar 2 dan Faktur Lunas diarsip berdasarkan tanggal, lalu Jurnal Penerimaan Kas dicatat ke
Buku Besar (BB) dan dicatat di Kartu Persediaan.
Buatlah flowchatnya!!!
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 38
UNIVERSITAS GUNADARMA
SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Sistem pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran
yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen (Mulyadi : Sistem Akuntansi : 163).
Pengendalian intern adalaha rencana organisasi organisasi dan metode yang
digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan
dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan
manajemen (Krismiaji: Sistem Informasi Akuntansi:216).
Sistem pengendalian intern menurut COSO (Committee of Sponsoring Organization of
The Treadway Commission) :
Sistem pengendalian internal merupakan suatu proses yang melibatkan dewan
komisaris, manajemen, dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan keyakinan
memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut ini:
• Efektivitas dan efisiensi operasi • Keandalan pelaporan keuangan
• Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Tujuan sistem pengendalian intern menurut mulyadi adalah :
Menjaga kekayaan organisasi
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
Mendorong efisiensi Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 39
UNIVERSITAS GUNADARMA
Komponen-komponen pengendalian internal menurut COSO antara lain:
1. A control environment (lingkungan pengendalian).
Merupakan tanggung jawab manajemen puncak untuk menyatakan dengan jelas
nilainilai integritas dan kegiatan tidak etis yang tidak dapat ditoleransi.
2. Risk assessment (penaksiran resiko).
Perusahaan harus mengidentifikasi dan menganalisis faktor-faktor yang
menciptakan resiko bisnis baik dari intern atau ekstern dan harus menentukan
bagaimana caranya mengelola resiko tersebut.
3. Control activities (aktivitas pengendalian).
Untuk mengurangi terjadinya kecurangan, manajemen harus merancang kebijakan
dan prosedur untuk membantu menghadapi resiko-resiko tertentu yang dihadapi
perusahaan sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
Unsur-unsur sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2016:130) adalah sebagai berikut:
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan fungsi operasi yang memilih wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan harus terpisah dari fungsi akuntansi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatat yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 40
UNIVERSITAS GUNADARMA
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh fungsi setiap perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (suprised audit). Hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 41
UNIVERSITAS GUNADARMA
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisani, tanpa ada campur tangan dari orang atau satu unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat ini, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkapkan oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk
mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksaan intern. Adanya satuan pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektifitas unsurunsur sistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya. 4. Information and communication (informasi dan komunikasi).
Sistem informasi yang relevan terhadap tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi mengumpulkan, mencatat, memproses, menyimpan, meringkas, dan mengkomunikasikan informasi mengenai sebuah organisasi. Sistem pengendalian
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 42
UNIVERSITAS GUNADARMA
internal harus dikomunikasikan dan diinfokan kepada seluruh karyawan perusahaan dari atas hingga bawah.
5. Monitoring (pemantauan).
Sistem pengendalian internal harus dipantau secara berkala. Apabila terjadi kekurangan
yang signifikan, harus segera dilaporkan kepada manajemen puncak dan ke dewan
komisaris.
Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai
1. Lingkungan Pengendalian
Pada PT. Fajar Surya Utama harus mempunyai struktur organisasi yang jelas
dalam bentuk grafis, serta harus menetapkan otoritas dan tanggung jawab bagi setiap
pekerjaan, sehingga dapat diketahui secara jelas penanggung jawabnya. Selain itu, setiap
karyawan yang direkrut oleh perusahaan harus mempunyai komitmen terhadap integritas
dan nilai nilai etika serta memiliki kemampuan yang sesuai dengan pekerjannya.
2. Penilaian Resiko
Akuntan memainkan peran yang penting dalam membantu manajemen mengontrol
bisnis dengan mendesain sistem pengendalian yang efektif, dan mengevaluasi sistem yang
ada untuk memastikan bahwa sistem tersebut berjalan dengan efektif. Akuntan dapat
mengevaluasi sistem pengendalian internal dengan menggunakan strategi manajemen
resiko. PT. Fajar Surya Utama sudah terdapat bagian akuntansi sehingga dapat membantu
manajemen mengontrol bisnis dan mengevaluasi sistem dengan baik.
3. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan peraturan yang menjamin bahwa
tujuan pengendalian pihak manajemen dicapai.
Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai menurut Mulyadi (2008) terdiri
dari :
A. Struktur Organisasi
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 43
UNIVERSITAS GUNADARMA
Fungsi Pembelian Harus Terpisah dari Fungsi Penerimaan
Kegiatan fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual yang dapat
dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan perusahaan. Untuk menjamin
barang yang dipesan oleh fungsi pembelian, diperlukan fungsi lain untuk
melakukan pengecekan secara independen mengenai kesesuaian jenis, spesifikasi,
kuantitas dan mutu barang. Oleh karena itu, perlu dibentuk fungsi penerimaan
terpisah dari fungsi pembelian agar dapat dilakukan pengecekan intern terhadap
berbagai informasi barang yang dibeli fungsi pembelian. Pada PT. Fajar Surya
Utama, fungsi pembelian sudah terpisah dari fungsi penerimaan. Walaupun
belum ada fungsi penerimaan, tetapi fungsi pembelian sudah dijalankan dengan
baik oleh Bagian Pembelian tanpa merangkap fungsi penerimaan .
Fungsi Pembelian harus terpisah dari Fungsi Akuntansi
Dalam sistem pembelian tunai, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan
pesediaan barang dan harga pokok pembelian harus dipisahkan dari fungsi
pembelian yang melaksanakan transaksi pembelian.
Pada PT. Fajar Surya Utama, fungsi akuntansi sudah terpisah dari fungsi
penjualan. Fungsi akuntansi sudah dijalankan dengan baik oleh Bagian
Accounting tanpa merangkap fungsi pembelian yang sudah dijalankan oleh
bagian pembelian.
Fungsi Penerimaan harus terpisah dari Fungsi Penyimpanan Barang Fungsi
penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan atau penolakan barang yang
diterima oleh pemasok sementara fungsi penyimpanan barang bertanggung jawab
atas penyimpanan barang yang telah dinyatakan diterima oleh fungsi penerimaan.
Kedua fungsi tersebut perlu dipisahkan.
Pada PT. Fajar Surya Utama belum terdapat pemisahan fungsi antara fungsi
penerimaan dengan fungsi penyimpanan barang. Sehingga proses pengecekan
kualitas dan mutu barang masih dilakukan fungsi penyimpanan barang yang
seharusnya dilakukan oleh fungsi penerimaan.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 44
UNIVERSITAS GUNADARMA
B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Permintaan Pembelian Diotorisasi oleh Fungsi Gudang dengan menggunakan
Surat Permintaan Pembelian
Transaksi pembelian dimulai dengan diterimanya surat permintaan pembelian oleh
fungsi pembelian dari fungsi gudang. Kegiatan pembelian diwujudkan dalam
bentuk pembuatan surat permintaan pembelian yang dibuat oleh fungsi gudang.
Pada PT. Fajar Surya Utama fungsi gudang sudah mengotorisasi surat
permintaan pembelian sebagai awal mula terlaksananya transaksi pembelian.
Laporan Penerimaan Barang diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan Sebagai bukti
telah diterimanya barang dari pemasok, fungsi penerimaan harus membuat laporan
penerimaan barang .
Pada PT. Fajar Surya Utama belum terdapat fungsi penerimaan sehingga
otorisasi Laporan Penerimaan Barang (LPB) belum dilakukan oleh fungsi
penerimaan dan masih dilakukan oleh fungsi gudang.
Permintaan Penawaran Harga diotorisasi oleh Fungsi Pembelian dengan
menggunakan Surat Permintaan Penawaran Harga
Fungsi pembelian harus melakukan penawaran harga kepada para pemasok
sebelum akhirnya menentukan pemasok yang akan dipilih Kegiatan ini diwujudkan
dalam bentuk pembuatan surat permintaanpenawaran harga. Pada PT. Fajar
Surya Utama fungsi pembelian belum membuat Surat Permintaan Penawaran
Harga yang ditujukan kepada pemasok.
C. Praktik yang Sehat
Penggunaan Dokumen Urut Tercetak
Semua dokumen diatas merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan
biaya ke dalam jurnal dan kartu persediaan.Pengawasan terhadap pemakaian
berbagai dokumen dapat dilakukan dengan membuat dokumen tersebut dalam
APSIA ATA 18/19 LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 45
UNIVERSITAS GUNADARMA
bentuk bernomor urut tercetak. Penggunaan nomor urut tercetak tersebut harus
dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang berwenang untuk menggunakannya.
Pada PT. Fajar Surya Utama dokumen-dokumen yang digunakan sudah
menggunakan nomor urut tercetak.
Barang diperiksa mutu dan kuantitasnya oleh Fungsi Penerimaan Barang
Barang yang diterima harus diperiksa dahulu mutu serta kuantitas barangnya sesuai
dengan Surat Permintaan Pembelian yang diajukan oleh fungsi penyimpanan
barang untuk mencegah terjadinya kesalahan .
Pada PT. Fajar Surya Utama belum melakukan kegiatan pemeriksaan mutu dan
kuantitas barang karena belum adanya fungsi penerimaan .
Bukti Kas Keluar di cap “Lunas” oleh Fungsi Akuntansi setelah faktur diterima dari pemasok.
Bukti kas keluar harus di otorisasi dengan memberikan cap “Lunas” setelah fungsi
akuntansi menerima faktur lunas dari pemasok . Untuk memastikan bahwa kas
yang dikeluarkan sudah sesuai dengan pembayaran yang dilakukan kepada
pemasok.
Pada PT. Fajar Surya Utama belum ada kegiatan otorisai cap “Lunas” pada
Bukti Kas Keluar.
D. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya. PT. Fajar Surya Utama melakukan training secara berkala baik kepada karyawan baru
maupun lama untuk diperbaharui kemampuannya serta mengasah karyawan menjadi lebh
baik lagi. Penempatan karyawan serta pekerjaannya sudah sesuai dengan kualifikasi yang
ditetapkan perusahaan.
9. Informasi dan Komunikasi
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 46
UNIVERSITAS GUNADARMA
Pada PT. Fajar Surya Utama setiap kebijakan, jobdesk, dan wewenang yang telah
ditetapkan oleh perusahaan harus dikomunikasikan dan diinformasikan kepada setiap
seluruh karyawan perusahaan. Serta adanya komunikasi antara manajer puncak dengan
bawahan setidaknya minimal terjalin 1 kali komunikasi sehingga tidak mengurangi
kesalahpahaman yang akan timbul. Dan harus menghasilkan pelaporan keuangan yang
mencatat semua transaksi secara absah, menguraikan engan tepat waktu menurut periode
yang ditentukan dan secara tepat menyajikan laporan keuangan.
10. Pemantauan
Pada PT. Fajar Surya Utama adanya pengawasan ataupun pemantauan terhadap sistem
pengendalian internal yang telah ditentukan sehingga setiap kekurangan yang masih ada
dapat langsung dilaporkan kepada manajemen puncak untuk dilakukan evaluasi dan
mengambil tindakan yang diperlukan.
Tugas :
Buatlah usulan setelah dilakukannya SPI dan buatlah flowchartnya disesuailan usulan yang
telah dibuat
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 47
UNIVERSITAS GUNADARMA
2. DFD (Data Flow Diagram) DFD (Data Flow Diagram) adalah diagram aliran data untuk memisahkan secara jelas proses logis
dalam analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem.
Ada 3 jenis diagram dalam DFD, yaitu :
1. Diagram Konteks : Diagram yang menjelaskan gambaran umum / garis besar dalam suatu
sistem.
2. Diagram Nol : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam
Diagram Konteks.
3. Diagram Level : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam
Diagram Nol.
Simbol Nama Simbol Shape Keterangan
Entity
(External
Entity 1)
Miscellaneous Orang atau organisasi yang mengirim data ke atau menerima data dari sistem yang mewakili
terminal.
Proses
(Devided
Process 2)
Miscellaneous Menggambarkan pemrosesan data dalam sistem.
Arus Data Line / Connector Tool
Menggambarkan arus data dalam sistem.
Data Store
Data Flow
Diagram
Shapes
Tempat untuk menyimpan / mengambil data dalam suatu
sistem.
APSIA ATA 18/19 LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 48
UNIVERSITAS GUNADARMA
DFD KASUS 2
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI
Sistem informasi akuntansi Pembelian Tunai PT. Fajar Surya Utama
diawali dari sistem memberikan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada pemasok.
Kemudian pemasok menyerahkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada sistem.
Lalu sistem menghasilkan Surat Order Pembelian (SOP) yang diserahkan kepada pemasok.
Kemudian pemasok menyerahkan Faktur dan Surat Jalan Barang (SJB) kepada sistem.
Kemudian Bank memberikan Bukti Transfer kepada sistem. Lalu sistem menyerahkan Bukti
Kas Keluar (BKK) kepada pemasok. Selanjutnya sistem menerima Faktur Lunas (FL) dari
pemasok. Kemudian sistem menghasilkan Laporan Pembelian Tunai (LPT) yang diserahkan
kepada pimpinan.
Dalam sistem informasi akuntansi Pembelian Tunai terdapat 6 proses, yaitu
Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP), Membuat Dokumen Pembelian, Membuat
Laporan Penerimaan Barang (LPB), Memperbaharui Data Persediaan, Membuat Bukti Kas
Keluar (BKK), dan Pencatatan Akuntansi. Dalam proses Membuat Dokumen Pembelian
terdapat proses lanjutan yaitu proses Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
dan Membuat Surat Order Pembelian (SOP). Lalu pada proses Pencatatan Akuntansi terdapat
proses lanjutan yaitu Otorisasi Bukti Kas Keluar (BKK), Membuat Jurnal Pengeluaran Kas
(JPK), dan Membuat Laporan Pembelian Tunai (LPT).
Dalam proses Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) sistem
membutuhkan DATA PERSEDIAAN untuk menginput DATA PERSEDIAAN. Lalu sistem
menghasilkan Surat Permintaan Pembelian (SPP) yang diserahkan ke proses selanjutnya.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 49 UNIVERSITAS GUNADARMA
Dalam proses Membuat Dokumen Pembelian, sistem menerima Surat Permintaan Pembelian
(SPP) dari proses sebelumnya. Kemudian sistem mengirimkan Surat Permintaan Penawaran
Harga (SPPH) kepada pemasok. Lalu sistem menerima Surat Permintaan Penawaran Harga
(SPPH) dari pemasok. Selanjutnya sistem menghasilkan Surat Order Pembelian (SOP) yang
akan diserahkan kepada pemasok, proses selanjutnya yaitu Membuat Laporan Penerimaan
Barang (LPB) dan proses Memperbaharui Data Persediaan.
Dalam proses Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) sistem
menerima Surat Order Pembelian (SOP) dari proses sebelumnya. Lalu sistem juga menerima
Faktur dan Surat Jalan barang (SJB) dari pemasok. Selanjutnya sistem menghasilkan Laporan
Penerimaan Barang (LPB) yang diserahkan ke proses selanjutnya dan Faktur diserahkan ke
proses Membuat Bukti Kas Keluar (BKK).
Dalam proses Memperbaharui Data Persediaan sistem menerima Laporan
Penerimaan Barang (LPB) dari proses sebelumnya. Lalu sistem juga menerima Surat Order
Pembelian (SOP) dari proses Membuat Dokumen Pembelian. Kemudian sistem membutuhkan
DATA PERSEDIAAN untuk menginput dan mengupdate DATA PERSEDIAAN.
Selanjutnya sistem melanjutkan Laporan Penerimaan Barang (LPB) ke proses selanjutnya.
Dalam proses Membuat Bukti Kas Keluar (BKK), sistem menerima
Laporan Penerimaan Barang dari proses sebelumnya dan Faktur dari proses Membuat
Laporan Penerimaan Barang (LPB). Selain itu sistem juga menerima Bukti Transfer (BT) dari
Bank. Lalu sistem membutuhkan DATA PEMBAYARAN untuk menginput dan mengupdate
DATA PEMBAYARAN. Kemudian sistem menghasilkan Bukti Kas Keluar (BKK) ke
pemasok dan mengirimkan Bukti Kas Keluar (BKK) ke proses selanjutnya.
Dalam proses Pencatatan Akuntansi sistem menerima Faktur Lunas dari
pemasok dan Bukti Kas Keluar (BKK) dari proses sebelumnya. Kemudian sistem
menghasilkan Laporan Pembelian Tunai (LPT) yang diserahkan kepada pimpinan.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 50 UNIVERSITAS GUNADARMA
Dalam proses Membuat Dokumen Pembelian terdapat proses lanjutan yaitu Membuat
Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) dan Membuat Surat Order Pembelian (SOP).
Pada kegiatan Membuat SPPH sistem menerima Surat Permintaan Pembelian (SPP) dari
proses sebelumnya. Lalu sistem menyerahkan SPPH kepada pemasok. Lalu pemasok
menyerahkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) ke kegiatan selanjutnya yaitu
Membuat Surat Order Pembelian (SOP). Pada kegiatan Membuat Surat Order Pembelian
(SOP) sistem menerima SPPH dari kegiatan sebelumnya. Lalu sistem menghasilkan Surat
Order Pembelian (SOP) yang akan diserahkan kepada pemasok dan proses selanjutnya yaitu
Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) dan Memperbaharui Data Persediaan.
Dalam proses Pencatatan Akuntansi terdapat proses lanjutan yaitu Otorisasi
Bukti Kas Keluar (BKK), Membuat Jurnal Pengeluaran Kas, dan Membuat Laporan
Pembelian Tunai (LPT). Pada kegiatan Otorisasi Bukti Kas Keluar (BKK) sistem menerima
Faktur Lunas (FL) dari pemasok dan Bukti Kas Keluar (BKK) dari proses sebelumnya. Lalu
sistem menghasilkan Bukti Kas Keluar Otorisasi dan Faktur Lunas yang akan dikirim ke
kegiatan selanjutnya. Pada kegiatan Membuat Jurnal Pengeluaran Kas (JPK) sistem
menghasikan Jurnal Pengeluaran Kas (JPK) yang dikirim ke kegiatan selanjutnya yaitu
Membuat Laporan Pembelian Tunai (LPT). Pada kegiatan Membuat Laporan Pembelian
Tunai (LPT) sistem menghasilkan Laporan Pembelian Tunai (LPT) yang dikirim kepada
pimpinan.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 51 UNIVERSITAS GUNADARMA
MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access adalah program aplikasi keluaran Microsoft yang berguna untuk membuat,
mengolah, dan mengelola database (basis data).
Database (basis data) yaitu kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling relasi atau
berhubungan sehingga menghasilkan informasi.
Memulai Microsoft Access dapat dilakukan beberapa cara antara lain:
1. Memulai menu utama Window Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Access. 2. Klik dua kali ikon/shortcut Microsoft Access jika telah dibuat di wallpaper window.
ELEMEN DASAR MICROSOFT ACCESS
Untuk memperlancar membuat program sebaiknya mengenal elemen dasar Microsoft Access
terlebih dahulu , yang terdiri dari :
1. Baris Judul (Title Bar)
Baris judul merupakan informasi yang berisi informasi aplikasi yang sedang aktif.
2. Baris Menu (Menu Bar)
Baris menu adalah menu yang berbentuk pulldown dapat di pilih dengan mengklik menunya. Menu
pilihan antara lain: File, Home,Create, External Data, Database Tools, Fields, dan Table.
3. Baris Toolbar (Toolbars)
Baris toolbar adalah ikon yang berisi perintah yang sering digunakan, berada di bawah baris menu.
4. Task Pane
Task Pane adalah jendela yang ditampilkan sebelah kanan area kerja (sebelah kiri pengguna), yang
membantu pemakai dalam mengedit atau menyunting database, isinya disesuaikan dengan
pekerjaan yang sedang dilakukan.
5. Tombol Ukuran (Sizing Button)
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 52 UNIVERSITAS GUNADARMA
Tombol ukuran berisi tombol minimize untuk memperkecil ukuran window, tombol maximize
untuk memperbesar ukuran window, tombol restore untuk mengembalikan ke ukuran semula atau
ukuran sebelumnya dan tombol close untuk menutup jendela dan mengakhiri program aplikasi.
6. Baris Penggulung (Scroll Bar)
Baris penggulung adalah fasilitas untuk melihat objek-objek yang terdapat pada jendela database
dengan menarik batang mendatar (Horizontal Scroll Bar) dan batang tegak (Vertical Scroll Bar).
TIPE-TIPE DATA (DATA TYPE) DI MICROSOFT ACCESS
1. Text
Text dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca.Kapasitas text dapat menampung hingga 255
karakter.
2. Memo
Memo dapat menerima teks apa saja dengan panjang maksimal 65535 karakter.
3. Number
Number dapat menerima data yang berisi bilangan.
4. Date / Time
Date / Time dapat menerima tanggal / waktu range tahun 100 hingga 9999.
5. Currency
Currency data dalam bentuk mata uang, dengan karakter 15 digit di sebelah kiri titik desimal dan 4 digit di
sebelah titik desimal.
6. AutoNumber
Auto Number berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak yang unik secara otomatis.
7. Yes / No
Yes / No berisi nilai Yes atau No.
8. OLE Object
OLE Object berisi objek yang dikaitkan (linked) atau disisipkan (embedded).
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 53 UNIVERSITAS GUNADARMA
9. Hyperlink
Hyperlink dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) supaya terkait dengan objek atau data yang
tersimpan di lokasi tertentu.
10. Lookup Wizard
Lookup Wizard untuk memilih nilai dari tabel lain atau dari daftar nilai menggunakan list box atau combo
box.
MEMBUAT DATABASE BARU
Database adalah suatu wadah tempat table-table, queries, forms, reports, pages, macros, modules dan
lainnya.
Cara membuat Database baru, sebagai berikut :
a. Pilih New Blank Database-Blank Database
b. Pada kotak isian File Name, ketik nama file database db_nama_npm Klik
Create, sehingga tampilan seperti gambar di bawah ini:
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 54 UNIVERSITAS GUNADARMA
SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI MERANCANG DAN MEMBUAT TABLE BARU DENGAN FASILITAS
CREATE TABLE IN DESIGN VIEW
Tabel adalah tempat data atau record-record diletakkan, tabel terdiri dari baris (row) sering juga disebut
dengan record dan kolom (column) sering juga disebut dengan field.
Berikut adalah struktur daftar table Keterangan :
(*) : Primary Key
(**) : Secondary Key
1. Tabel_Pemasok Field Name Data Type Field Size
*Kode_Pemasok Text 10
Nama_Pemasok Text 30
Alamat Text 45
No_Telp Text 15
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 55 UNIVERSITAS GUNADARMA
2. Tabel_Mengirim Field Name Data
Type Field Size
Format
**Kode_Pemasok Text 10
**Kode_Persediaan Text 10
3. Tabel Persediaan Field Name Data
Type Field Size
Format
*Kode_Persediaan Text 10
Nama_Persediaan Text 20
Jumlah_Persediaan Text 20
Harga_Satuan Currency 15 “Rp”#,###
4. Tabel_Mengurangi Field Name Data
Type Field Size
Format
**Kode_Persediaan Text 10
**Id_Transaksi Text 20
5. Tabel_Pembayaran Field Name Data
Type Field Size
Format
*Id_Transaksi Text 20
Tgl_Kas_Keluar Date/Time Medium Date
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 56 UNIVERSITAS GUNADARMA
Jumlah_Kas_Keluar Currency “Rp”#,###
Berikut Daftar Tabel pada Sistem Pembelian Tunai PT.FAJAR SURYA UTAMA:
6. Tabel_Pemasok Kode_Pemasok Nama_Pemasok Alamat No_Telp
SB Sabrina
JL. Saturnus No. 23 Bekasi
021-889880
LS Lisa
JL. Uranus No. 3 Karawaci
021-888908
RH Rohana
Jl. Neptunus No. 98 021-880098
7. Tabel_Mengirim
Kode_Pemasok Kode_Persediaan
SB BP-233
LS KR-423
RH SO-105
8. Tabel_Persediaan Kode_Persediaan Nama_Persediaan Jumlah_Persediaan Harga
Satuan
APSIA ATA 18/19 LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 57
UNIVERSITAS GUNADARMA
BP-233 Bumper 8 Rp 1.125.000
KR-423 Kampas Rem 12 Rp 420.000
SO-105 Saringan Oli 26 Rp 34.000
9. Tabel_Mengurangi Kode_Persediaan Id_Transaksi
BP-233 FSU-225
KR-423 FSU-224
SO-105 FSU-223
10. Tabel_Pembayaran Id_Transaksi Tgl_Kas_Keluar Jumlah_Kas_Keluar
FSU-225 10-Mar-2018 Rp 1.125.000
FSU-224 26-Mei-2018 Rp 840.000
FSU-223 21-Jun-2018 Rp 170.000
Membuat database dengan menggunakan Ms. Access
1. MEMBUAT TABEL
Langkah-langkah membuat tabel : 10) Pilih New Blank Database-Blank Database
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 58 UNIVERSITAS GUNADARMA
11)Pada kotak isian File Name, ketik nama file database Nama_Kelas
12) Klik Create
13) Lalu akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Pilih tool bar View dipojok kiri
dan pilih Design View. Lalu isi table name dengan Tabel_Pemasok. Klik OK
APSIA ATA 18/19 LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 59
UNIVERSITAS GUNADARMA
14) Setelah itu akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Isi Field Name, Data
Type dan Field Size sesuai struktur Tabel_Pemasok diatas.
15) Kemudian untuk field Kode_Pemasok dijadikan kunci utama (Primary Key). Untuk
membuats uatu field yang akan menjadi kunci utama, klik field yang akan menjadi kunci utama,
kemudian klik ikon primary key atau klik kanan pada field Kode_Pemasok dan pilih Primary Key.
16) Bila semua sudah selesai dikerjakan, maka simpanlah tabel yang telah dibuat dengan
mengklik kanan pada Tabel_Pemasok, kemudian klik kanan pilih Save.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 60 UNIVERSITAS GUNADARMA
17)Setelah itu masukkan record dengan cara mengetik manual isi data yang ada pada
Tabel_Pemasok dengan cara mengklik View pojok kiri atas pada menu bar, maka tabel akan
tampil menjadi seperti dibawah ini:
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 61 UNIVERSITAS GUNADARMA
18) Untuk langkah-langkah pembuatan Tabel_Mengirim, Tabel_Persediaan,
Tabel_Mengurangi, dan Tabel_Pembayaran sama saja, yang membedakan hanya pada saat
membuat beberapa field menjadi kunci utama (primary key).
3. MERELASIKAN TABEL
Untuk menjaga integritas data maka perlu menghubungkan field-field dari satu tabel dengan tabel
yang lain, hubungan antar tabel biasanya berdasarkan field-field yang sama (field penghubung).
Model objek juga dapat dipakai untuk mengetahui hubungan antar tabel, hubungan antar tabel
biasanya berdasarkan kunci utama (primary key).
Langkah-langkah merelasikan table :
7) Close semua table, lalu pilih Database Tools pada menu bar, lalu klik Relationship.
8) Setelah itu klik Show Table dan muncul kotak dialog. Pilih seluruh table dengan menekan Ctrl +
Nama Tabelnya, kemudian klik add.
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 62 UNIVERSITAS GUNADARMA
9) Sehingga akan tampil window seperti ini:
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 63 UNIVERSITAS GUNADARMA
10) Cara merelasikan fieldnya dilakukan secara manual yaitu dengan klik field kunci primary
key dari tabel pemasok lalu Drag ke masing-masing tabel lainnya sesuai dengan field kunci yang
sama, maka akan muncul kotak dialog seperti ini:
11) Beri tanda ceklis pada pilihan Enforce Referential Integrity di Edit Relationships lalu
pilih Tabel_Pemasok pada Table/Query dan pada Related Table/Query akan keluar
Tabel_Mengirim secara otomatis. Setelah itu klik Create.
12) Lakukan langkah diatas untuk semua tabel sehingga akan menampilkan hasil akhir
relationship tabel Sistem Pembelian Tunai seperti dibawah ini :
APSIA ATA 18/19
LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 64 UNIVERSITAS GUNADARMA