Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45
ANNEX F ‐ Administratieve Procedures
Generieke Administratieve Procedures bij
Uitvoeringsovereenkomsten
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45
ANNEX F ‐ Administratieve Procedures
Generieke Administratieve Procedures bij
Uitvoeringsovereenkomsten
Opdrachtgever Projectbureau Zuidasdok
Zaaknummer 31088539
Opgesteld door Mischa van Saus
Verificatie Joost Vlek, Hjalmar Helmink
Autorisatie Hylke Lieshout
Vrijgave Peter den Dekker
Datum 18‐01‐2018
Documentnummer ZPA‐INS‐7833
Revisienummer 2
Status Definitief
Niets uit dit drukwerk/bestek mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van drukwerk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ZuidPlus, noch mag het zonder een dergelijke toestemming worden gebruikt voor enig ander werk dan waarvoor het is vervaardigd.
ANNEX F – Administratieve Procedures
ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018
Documenthistorie
Revisie Datum Status Toelichting
0 11‐01‐18 Concept Ter verificatie discipline
1 18‐01‐18 Definitief Eerste Vrijgave
ANNEX F – Administratieve Procedures
ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018
Inhoud
1 Inleiding 1
2 Communicatie 2 2.1 Algemeen 2
2.2 Nummering van correspondentie 3
2.3 Besprekingsverslagen 4
2.4 Technische vragen 4
2.5 Tekenbevoegdheid 5
3 Zekerheden en verzekeringen 6 3.1 Zekerheden 6
3.2 Verzekeringen 6
4 Rapportage en besprekingen 8 4.1 Dagrapportage 8
4.2 Voortgangsrapportage 8
4.3 Besprekingen 9
4.4 Risico management 10
5 Meer‐ en Minderwerk proces 11 5.1 Modificaties 11
5.2 Meer‐ en minderwerk Overeenkomst 15
6 Opneming, oplevering en close‐out 16 6.1 Opneming en Oplevering 16
6.2 Evaluatie 16
6.3 Close‐Out, Vrijwaring en laatste betaling 16
Bijlage 1. Overzicht van toepasselijke formulieren B1
ANNEX F – Administratieve Procedures | Pag 1
ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018 van 16
1 Inleiding
In dit document worden algemene administratieve procedures beschreven betreffende de communicatie
tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer. ZuidPlus kan aanvullende instructies geven betreffende specifiek voor
deze Overeenkomst te volgens procedures gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Opdrachtnemer voert
zijn communicatiecoördinatie uit conform deze instructies van ZuidPlus.
Gedurende de uitvoering van deze Overeenkomst worden alle mededelingen, tekeningen, specificaties en
overige gegevens, berekeningen of gegevensindieningen opgesteld in het Nederlands. Andere talen mogen
slechts bij uitzondering, zoals bepaald door ZuidPlus, worden gebruikt.
Pag 2 ANNEX F – Administratieve Procedures | Communicatie
van 16 ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018
2 Communicatie
2.1 Algemeen
Informele correspondentie en uitwisseling van informatie is vormvrij. Hierbij geniet verbale communicatie de
absolute voorkeur.
Wanneer over rechten en/of plichten uit de Overeenkomst wordt gecommuniceerd, wordt overgegaan tot
formele correspondentie in de vorm van (i) e‐mail, (ii) brieven of (iii) besprekingverslagen. Documenten
worden uitgewisseld onder begeleiding van een transmittal.
Routine correspondentie zal in beginsel per e‐mail zijn. Brieven zullen te allen tijde vooruitlopend op de fysieke
verzending worden gescand en per e‐mail worden verstuurd. De per e‐mail verstuurde scan van de brief zal
worden gezien als de formele brief en fysieke verzending is daarom in beginsel niet vereist.
Formele correspondentie zal alleen geschieden tussen daartoe door de partijen aangewezen personen.
De toon van correspondentie zal bondig en zakelijk zijn.
Alle formele correspondentie tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer wordt zowel door ZuidPlus als door
Opdrachtnemer voorzien van een uniek nummer.
In correspondentie wordt steeds 1 onderwerp behandeld, opdat correspondentie efficient kan worden
afgehandeld en afgesloten. Voor meerdere onderwerpen wordt daarom afzonderlijke correspondentie
gevoerd.
De onderwerp omschrijving zal eenduidig en specifiek zijn.
Lange e‐mail strings in formele correspondentie zullen worden vermeden. Bij het beantwoorden van een
eerdere formele e‐mail, wordt een nieuw correspondentie nummer gebruikt. Uit de tekst van de
beantwoordende e‐mail zal duidelijk blijken welke e‐mail beantwoord wordt, door middel van verwijzing naar
onderwerp en datum van ontvangst.
Wanneer informeel, verbaal of per e‐mail, afspraken zijn gemaakt of afstemming is gevonden, wordt dit altijd
door 1 van de partijen middels formele correspondentie vastgelegd en/of bevestigd.
ANNEX F – Administratieve Procedures | Communicatie Pag 3
ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018 van 16
2.2 Nummering van correspondentie
Bij Opdracht krijgt Opdrachtnemer een 3‐letterige afkorting (i.e. ‘TAG’) toegekend. Voor ZuidPlus is deze
afkorting ZPA. Opdrachtnemer zal deze TAG gebruiken om zijn correspondentie herkenbaar te maken.
Nummers van e‐mails, brieven en transmittals zullen opvolgende zijn.
Voor besprekingsverslagen zullen afzonderlijk worden geregistreerd.
Figuur 1: Voorbeeld correspondentie registratie
2.2.1 E‐mails, brieven en transmittals
Voor de nummering van correspondentie door Opdrachtnemer geldt het navolgende.
KXXXX‐ UITV‐ TAG‐ EML‐ XXXX ; Onderwerp van correspondentie
4‐cijfering opvolgende volgnummer van correspondentie, door
Opdrachtnemer te bepalen.
EML staat voor E‐mail, BRF voor brief en TML voor transmittal.
TAG betreft de afkorting van de afzender welke door ZuidPlus wordt
vastgesteld. Voor ZuidPlus is dit ‘ZPA’.
UITV staat voor uitvoeringsfase.
KXXXX betreft het overeenkomstnummer, zoals door ZuidPlus
bepaald.
2.2.2 Transmittals Transmittals zijn vormvrij.
Door ZuidPlus
Documenten worden aan Opdrachtnemer overgedragen middels een “Contract Document Transmittal‐
formulier” (CDT‐formulier) van ZuidPlus. Opdrachtnemer dient ontvangst van documenten te bevestigen door
navolging van de op het formulier genoemde vereisten en door ondertekening en retournering van het
formulier.
Door Opdrachtnemer
Documenten dienen aan ZuidPlus te worden overgedragen met een correspondentienummer van
Opdrachtnemer, zoals vermeld in Artikel 2.2.1 van deze procedure.
Na de Kick‐off meeting geeft ZuidPlus aan welke items van Annex A – Bijlage A3 ‘Documenten en Data
toezeggingen’ naar de Werklocatie moeten worden gestuurd in plaats van naar van het kantoor van ZuidPlus.
Een exemplaar van het door Opdrachtnemer overgedragen document (zonder bijlagen) moet ook worden
doorgestuurd naar ZuidPlus op de Werklocatie, ter attentie van de Ontwerpleider.
In de transmittal wordt tenminste het volgende per document vastgelegd:
Pag 4 ANNEX F – Administratieve Procedures | Communicatie
van 16 ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018
Document nummer
Document type (bijv. Tekening, rapport, etc.)
Document omschrijving
Status van het document
Revisie nummer
Datum van uitgifte
Reden van overdracht (ter informatie, ter review, ter goedkeuring, etc.)
Aantal kopieën en format (digitaal, hardcopy)
Document formaat (A4, A3, A0, etc.)
Aantal pagina’s.
2.3 Besprekingsverslagen
Naast formele en informele mededelingen tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer zijn gedurende de looptijd van
de Overeenkomst frequente formele routine besprekingen nodig om voortgang van de communicatie te
waarborgen en die vast te leggen voor de toekomst. Besprekingen kunnen wanneer nodig worden gepland om
problemen te bespreken en op te lossen. Bepaalde besprekingen worden regelmatig gepland. Deze betreffen
onder meer, maar zijn niet beperkt tot:
Pre‐constructie kick‐off meeting.
Algemene besprekingen betreffende veiligheid, gezondheid, milieu en welzijn (VGM meetings: Safety,
Health, Environment).
Voortgangsbesprekingen.
Commerciële besprekingen.
Algemene coördinatiebesprekingen.
Close‐out bespreking ten einde de Overeenkomst af te sluiten.
ZuidPlus bepaalt per bespreking welke partij verantwoordelijk is voor het opstellen van een verslag. Het verslag
zal daarbij de indeling van de agenda volgen. Indien gewenst, zal ZuidPlus een model besprekingsverslag
voorstellen. Bij iedere bespreking zal het verslag van de vorige bespreking worden vastgesteld.
KXXXX‐ UITV‐ TAG‐ VER‐ XXXX ; Onderwerp van correspondentie
4‐cijfering opvolgende volgnummer van correspondentie, door
Opdrachtnemer te bepalen.
VER staat voor verslag.
TAG betreft de afkorting van de afzender welke door ZuidPlus wordt
vastgesteld. Voor ZuidPlus is dit ‘ZPA’.
UITV staat voor uitvoeringsfase.
KXXXX betreft het overeenkomstnummer, zoals door ZuidPlus
bepaald.
2.4 Technische vragen
Technische vragen hebben betrekking tekeningen, specificaties of eisen waarvoor Opdrachtnemer toelichting
van ZuidPlus behoeft. Opdrachtnemer zal voor Technische vragen gebruik maken van bijgevoegd formulier
ZPA‐FRM‐7999, waarbij:
Opdrachtnemer een technische vragen register zal bijhouden. Technische vragen worden opvolgend
genummerd, beginnend met KXXXX‐TQ‐0001.
ANNEX F – Administratieve Procedures | Communicatie Pag 5
ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018 van 16
Opdrachtnemer een duidelijke omschrijving van de benodigde toelichting zal geven en uitleg waarom deze
toelichting noodzakelijk is.
Opdrachtnemer zijn interpretatie of uitleg van de tekeningen, specificaties of eisen zal geven, inclusief een
voorstel voor de te volgen uitleg/oplossing.
Opdrachtnemer zal de technische vragen aan de ontwerpleider richten.
ZuidPlus zal normaal gesproken binnen vijf (5) werkdagen de technische vraag beantwoorden, tenzij ZuidPlus
aangeeft langer nodig te hebben voor het bepalen van een antwoord.
Indien Opdrachtnemer een technische vraag indiend, waarbij een antwoord binnen 5 werkdagen noodzakelijk
is om Opdrachtnemer’s voortgang te verzekeren, zal Opdrachtnemer niet in aanmerking komen voor
termijnverlenging als gevolg van de tijd die ZuidPlus nodig heeft voor het bepalen van een antwoord.
De antwoorden die ZuidPlus op technische vragen geeft, worden per definitie geacht binnen de
Werkomschrijving uit de Overeenkomst te passen en worden derhalve niet automatisch als een wijziging van
de Overeenkomst gezien.
Mocht ZuidPlus op voorhand van mening zijn dat een antwoord een modificatie tot gevolg heeft, dan zal
ZuidPlus zelf het modificatieproces intiëren en een Werkinstructie (CSI) of Modificatie (MOD) verstrekken.
Indien Opdrachtnemer een antwoord ontvangt waarbij Opdrachtnemer meent recht te hebben op bijbetaling
en/of termijnverlenging, maar ZuidPlus intiëert het modificatieproces niet, dan zal Opdrachtnemer het
relevante deel van het Werk niet vervolgen met inachtneming van het door ZuidPlus gegeven antwoord.
Opdrachtnemer zal in dat geval ZuidPlus onverwijld informeren overeenkomstig het modificatieproces en het
relevant deel van het Werk pas hervatten, nadat ZuidPlus een Werkinstructie heeft verstrekt of een modificatie
heeft geïnstrueerd.
2.5 Tekenbevoegdheid
Opdrachtnemer verstrekt de namen en specimen handtekeningen van alle personen binnen de organisatie van
Opdrachtnemer die geautoriseerd zijn uit naam van Opdrachtnemer documenten te ondertekenen.
Opdrachtnemer dient tevens voor elke geautoriseerde persoon zijn of haar financiële of overige limieten te
vermelden.
Het handtekeningenformulier dient te worden ondertekend door de geautoriseerde medewerker van
Opdrachtnemer (Volmachthouder). Dit formulier dient te worden bijgewerkt en bij ZuidPlus te worden
ingediend in het geval Opdrachtnemer de tekenbevoegdheden wijzigt.
ZuidPlus informeert Opdrachtnemer over de namen van zijn tekenbevoegden tijdens de Pre‐constructie kick‐
off bespreking.
Zie document ZPA‐FRM‐7981 voor het model formulier.
Pag 6 ANNEX F – Administratieve Procedures | Zekerheden en verzekeringen
van 16 ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018
3 Zekerheden en verzekeringen
3.1 Zekerheden
3.1.1 Bankgarantie In alle gevallen dat Opdrachtnemer overeenkomstig de Overeenkomst een Bankgarantie dient te verstrekken,
dient daarvoor het bij deze procedure gevoegde model te worden gebruikt op briefpapier van de bank.
Zie document ZPA‐FRM‐71024 voor de Model Bankgarantie.
3.1.2 Moedergarantie In alle gevallen dat Opdrachtnemer onderdeel is van een groter of overkoepelend concern (i.e. een
moederbedrijf) heeft, dient Opdrachtnemer een concerngarantie te verstrekken.
Zie document ZPA‐FRM‐71023 voor de Model Moedergarantie
3.2 Verzekeringen
3.2.1 Verzekeringscertificaten Overeenkomstig de in Artikel 18 van Annex C gestelde verzekeringsvereisten, dient Opdrachtnemer ZuidPlus
voor aanvang van het Werk een volledig ingevuld Verzekeringsbewijs te verstrekken.
In het geval Opdrachtnemer werkzaamheden laat uitvoeren door onderopdrachtnemers, dient Opdrachtnemer
overeenkomstig het gestelde in Artikel 18 van Annex C, de betreffende onderopdrachtnemer te instrueren een
volledig Verzekeringsbewijs in te dienen bij Opdrachtnemer. Vervolgens dient Opdrachtnemer voor aanvang
van het Werk een kopie van het ingevulde formulier in te dienen bij ZuidPlus.
Zie document ZPA‐FRM‐71025 voor het Model Verzekeringscertificaat.
3.2.2 Schademelding en verzekeringsclaims In dit artikel worden de procedures uiteengezet voor de verwerking van verzekeringsclaims ten gevolge van
verlies of schade aan het Werk (zoals uiteengezet in de Overeenkomst) tijdens de uitvoer van het Werk
overeenkomstig het bepaalde in Artikel 18 van Annex C.
Deze procedure geldt niet voor verzekeringsclaims die verband houden met de uitvoering van het Werk.
Verantwoordelijkheden
ZuidPlus:
a) Registreert het schaderapport.
b) Verwijst Opdrachtnemer naar de verzekeringscoördinator van ZuidPlus in het geval een claim is vereist
en houdt contact met Opdrachtnemer tijdens de initiatie van verzekeringsclaims.
c) Wijst serienummers toe aan verzekeringsclaims en stuurt claims door voor verwerking door
verzekeraars.
d) Registreert correspondentie in verband met alle claims als een projectcoördinerende functie.
Opdrachtnemer:
a) Initieert schaderapporten in het geval van incidenten wanneer die zich voordoen.
b) bereidt verzekeringsclaim voor zoals van toepassing.
Procedure
a) Nadat een schaderapport is gemeld en ontvangen, wordt het door ZuidPlus geregistreerd.
ANNEX F – Administratieve Procedures | Zekerheden en verzekeringen Pag 7
ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018 van 16
b) ZuidPlus houdt Opdrachtnemer aansprakelijk voor verlies van of schade aan items of werken die aan de
zorg van Opdrachtnemer waren toevertrouwd en waarover Opdrachtnemer de controle had.
c) Opdrachtnemer kan een verzoek indienen voor het afhandelen van diens aansprakelijkheid onder de
projectverzekering.
d) Na de daaropvolgende indiening van een verzekeringsclaim wordt de ontvangst ervan door ZuidPlus
geregistreerd en wordt door ZuidPlus een claimserienummer toegewezen.
e) ZuidPlus doet geen uitspraken over de mate waarin een verzekeringsclaim relevant is met betrekking tot
de toepasselijkheid onder de verzekeringsvoorwaarden. Dergelijke beoordelingen zijn de
verantwoordelijkheid van de respectieve verzekeraars.
f) Alle handelingen in verband met verzekeringsclaims worden uitgevoerd door de respectieve
verzekeraars van de betreffende partijen.
g) Bedragen die niet door de verzekering worden vergoed, kunnen door ZuidPlus worden opgevoerd als
terugvorderingen.
Zie document ZPA‐FRM‐71027 voor het Model Schaderapport Verzekering (SRV).
Pag 8 ANNEX F – Administratieve Procedures | Rapportage en besprekingen
van 16 ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018
4 Rapportage en besprekingen
4.1 Dagrapportage
Opdrachtnemer verstrekt dagelijks een Mandagenregister (MDR) bij wijze van dagrapportage betreffende
personeel, materieel en activiteiten van Opdrachtnemer op de Werklocatie. Dagrapporten dienen
opeenvolgend te worden genummerd, te beginnen met KXXXX‐MDR‐0001
Het Mandagenregister is een dagelijks verslag van de activiteiten van Opdrachtnemer dat beide partijen inzicht
geeft in de activiteiten en werkomstandigheden van Opdrachtnemer. Voor elke kalenderdag dat het Werk op
de Werklocatie duurt, stelt Opdrachtnemer een opvolgend genummerd rapport op.
Als op een bepaalde dag geen werkzaamheden worden uitgevoerd, dient het rapport de tekst “geen
werkzaamheden” te vermelden met daarbij de reden daarvoor (zoals vakantie, gepland weekend, staking,
tekort aan materialen, weersomstandigheden, enzovoort).
Als Opdrachtnemer volgens planning gedurende een bepaalde tijd afwezig is van de Werklocatie, mag voor de
betreffende periode een enkel rapport worden ingediend op voorwaarde dat de datums en reden(en) voor
afwezigheid van de Werklocatie duidelijk zijn vermeld.
Rapporten moeten worden ingediend bij de hoofdtoezichthouder van ZuidPlus om 10.00 uur op de eerste
werkdag volgend op de dag waarover verslag wordt gedaan. De hoofdtoezichthouder van ZuidPlus beoordeelt
het rapport en reageert erop.
Volledige rapporten, ondertekend door de hoofdtoezichthouder van ZuidPlus, worden verdeeld door de
vertegenwoordiger van ZuidPlus en geretourneerd aan Opdrachtnemer.
Zie document ZPA‐FRM‐7984 voor het Model Mandagenregister.
4.2 Voortgangsrapportage
Indien zulks in de Overeenkomst is gespecificeerd, dient Opdrachtnemer een maandelijks voortgangsrapport te
verstrekken. Indiening van dit rapport geschiedt uiterlijk vijf (5) werkdagen na de afsluitingsdatums (cut‐off
dates) van ZuidPlus fiscale kalender. De voortgangsrapporten dienen informatie en statussen te vermelden
conform de planning en voortgangsmeting van Opdrachtnemer. Voortgangsrapporten dienen te worden
ingediend op briefpapier van Opdrachtnemer en omvatten tenminste de volgende informatie:
Korte samenvatting van de werkzaamheden in de rapportageperiode.
Vooruitblik naar belangrijke activiteiten in de komende periode.
Manuur besteding (gepland en werkelijk).
VGM‐gerelateerde activiteiten die in de periode zijn uitgevoerd en die volgens planning tijdens de
volgende rapportageperiode zullen worden uitgevoerd en ongevalstatistieken.
Behaalde resultaten.
Knelpunten.
Behaalde, opkomende en verstreken mijlpalen.
Als onderdeel van het maandelijkse voortgangsrapport wordt door Opdrachtnemer het volgende ingediend:
Overzicht van aan Opdrachtnemer verstrekte documenten, vrijgegeven voor constructie.
Meer‐ en Minderwerk overzicht, inclusief status.
Technische vragen overzicht, inclusief status.
Up‐to‐date verificatie en validatie matrix per ontwerp.
Up‐to‐date verificatie en validatie matrix per oplevering.
ANNEX F – Administratieve Procedures | Rapportage en besprekingen Pag 9
ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018 van 16
Uitvoeringsplanning met standlijn op basis van de behaalde voortgangRegistratie van verzoeken voor extra
compensatie van Opdrachtnemer die geen betrekking hebben op Contractwijzigingen en/of wijzigingen die
zijn vrijgegeven op tekeningen.
Voortgangscurves en schema's ter illustratie van geplande, werkelijke en geprognotiseerde voortgang op
de afsluitingsdatum.
Facturatieoverzicht.
4.3 Besprekingen
De volgende (routine) besprekingen kunnen plaats vinden gedurende de looptijd van de Werkzaamheden.
4.3.1 Pre‐constructie kick‐off bespreking Na toekenning van de Overeenkomst en voor aanvang van het Werk wordt tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer
een pre‐constructie kick‐off bespreking gehouden. Tijdens deze bespreking wordt kennisgemaakt met
personeel van beide organisaties dat bij het Werk betrokken zal zijn. Daarnaast worden details uitgewerkt die
nodig zijn voor aanvang van het Werk, worden de voor het Werk geldende basisregels of voorwaarden bepaald
en vastgelegd en wordt de toon gezet voor een toekomstige professionele werkrelatie gericht op
samenwerking.
4.3.2 Algemene besprekingen betreffende veiligheid, gezondheid, milieu en welzijn Geregeld kunnen algemene VGM besprekingen voor de Werklocatie worden belegd, waaraan alle
Opdrachtnemers op de Werklocatie zullen deelnemen. Deze besprekingen hebben ten doel alle
Opdrachtnemers op de hoogte te houden van elkaars activiteiten op de Werklocatie en afspraken te maken
over de raakvlakken tussen Opdrachtnemersactiviteiten, zodat iedereen zich steeds bewust blijft van kwesties
inzake veiligheid, gezondheid en milieu op de locatie.
E.e.a. in overeenstemming met Annex E bij de Overeenkomst.
4.3.3 Voortgangsbesprekingen Voortgangsbesprekingen worden periodiek gehouden, meestal twee‐wekelijks, tenzij de situatie vraagt om een
andere frequentie. Deze besprekingen bieden een platform voor de beoordeling van voortgang en planning,
voor het bespreken van problemen van Opdrachtnemer en ZuidPlus en het vaststellen van deadlines voor het
oplossen daarvan, evenals voor het coördineren van de activiteiten van alle betrokken partijen.
Technische documenten, voortgangsrapporten, urenspecificaties, planningen voor technische activiteiten en
alle overige documenten die nodig worden geacht voor de bespreking, moeten vooraf worden ingediend.
4.3.4 Commerciële besprekingen Het doel van de Commerciële meetings is het verkrijgen van een overzicht van alle openstaande commerciële
kwesties tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer en het oplossen daarvan of het opstellen van een
activiteitenagenda gericht op het vinden van een oplossing.
4.3.5 Algemene coördinatiebesprekingen Na de mobilisatie van de Opdrachtnemer of ten behoeve van technische servicecontracten kunnen frequent
coördinatiebesprekingen worden gehouden. Het doel van deze besprekingen is:
alle partijen volledig geïnformeerd te houden over alle aspecten van het Werk en het Project;
het bespreken en afstemmen van raakvlakken in de planning en uitvoering van werkzaamheden;
beoordelen en afstemmen van de onderlinge voortgang, status en planning;
bespreken en oplossen van (planning) conflichten tussen de diverse opdrachtnemers op de Werklocatie,
teneinde de voortgang te borgen.
Pag 10 ANNEX F – Administratieve Procedures | Rapportage en besprekingen
van 16 ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018
4.3.6 Close‐out bespreking ten einde de Overeenkomst af te sluiten Bij voltooiing van het Werk door Opdrachtnemer of zo snel mogelijk daarna wordt door ZuidPlus en
Opdrachtnemer een Close‐out bespreking gehouden. Het doel van deze meeting is het bereiken van
overeenstemming over alle openstaande items, zoals Meer‐ en Minderwerkovereenkomst(en), laatste
betalingen, prestatie van Opdrachtnemer, enzovoort.
4.4 Risico management
4.4.1 Aandragen nieuw risico Nader te bepalen.
ANNEX F – Administratieve Procedures | Meer‐ en Minderwerk proces Pag 11
ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018 van 16
5 Meer‐ en Minderwerk proces
5.1 Modificaties
Opdrachtnemer wordt op een van de volgende manieren op de hoogte gesteld van wijzigingen:
Een Modificatie (MOD), welke kan ontstaan door (i) het formeel vrijgeven van gewijzigde of aanvullende
technische gegevens of (ii) een schriftelijk verzoek van ZuidPlus.
Werkinstructie (CSI) waarin de reikwijdte van de wijziging uiteen wordt gezet. Werkinstructies mogen
uitsluitend worden gebruikt voor het uit voeren van Werkzaamheden als de eindwaarde van het in de
Werkinstructie uiteengezette Werk niet hoger is dan EUR 10.000,‐ en als het Werk minder dan een week in
beslag neemt (document ZPA‐FRM‐7983).
Naast Modificaties en Werkinstructies, kunnen Stand‐by, Overtijd en Terugvorderingen leiden tot wijzigingen in
de Overeenkomst, zoals hieronder nader omschreven.
Opdrachtnemer stelt voor iedere wijziging een Meer‐ en Minderwerk Onderbouwing (MMO) op en dient deze
ter goedkeuring in bij ZuidPlus. ZuidPlus
1. accepteert deze ongewijzigd, of
2. accepteert deze met commentaar, of
3. gaat met Opdrachtnemer in onderhandeling om tot consensus te komen, of
4. gaat niet akkoord.
Wijzigingen van en eventuele aanvullingen op de Overeenkomst zijn slechts geldig na onderling overleg en
wederzijds overeengekomen en getekende Meer‐ en minderwerk Overeenkomst.
5.1.1 Scope modificaties Een Modificatie (MOD), welke kan ontstaan door (i) het formeel vrijgeven van gewijzigde of aanvullende
technische gegevens of (ii) een schriftelijk verzoek van ZuidPlus.
Indien Opdrachtnemer van mening is dat een situatie zou moeten leiden tot een een modificatie, zal hij
ZuidPlus hiervan onmiddelijk en uiterlijk binnen 5 werkdagen nadat Opdrachtnemer kennis had kunnen nemen
schriftelijk op de hoogte stellen, in gebreken waarvan Opdrachtnemer het recht op aanvullende vergoeding
en/of termijnverlenging verliest.
Naar aanleiding van opdrachtnemers verzoek tot een modificatie, zal ZuidPlus Opdrachtnemer:
Een modificatie verstrekken; of
Een Werkinstructie verstrekken; of
Met opgaaf van redenen informeren over de afwijziging van Opdrachtnemer’s verzoek.
Pag 12 ANNEX F – Administratieve Procedures | Meer‐ en Minderwerk proces
van 16 ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018
Het administratieve proces omtrent Werkinstructies is als volgt gedefinieerd:
ANNEX F – Administratieve Procedures | Meer‐ en Minderwerk proces Pag 13
ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018 van 16
5.1.2 Werkinstructies Uitvoering van ZuidPlus kan Werkinstructies uitgeven aan Opdrachtnemer. Werkinstructies moeten binnen een
dag door Opdrachtnemer worden aanvaard en aan ZuidPlus worden geretourneerd.
ZuidPlus is in beginsel niet gehouden om voor een door Opdrachtnemer ondertekende Werkinstructie kosten
te betalen die hoger zijn dan EUR 10.000, behoudens indien en voorzover Opdrachtnemer ZuidPlus tenminste
twee werkdagen van tevoren heeft gemeld dat de ontstane kosten het bedrag van EUR 10.000,‐ zullen
overschrijden.
Binnen tien (10) werkdagen na ontvangst van een geautoriseerde Werkinstructie informeert Opdrachtnemer
ZuidPlus over de totale kosten van de Werkinstructie.
Waar Opdrachtnemer de opdracht heeft gekregen een Werkinstructie uit te voeren op basis van een uurtarief,
verstrekt Opdrachtnemer om 10.00 uur op de eerste werkdag volgend op de dag waarover verslag wordt
gedaan urenspecificaties betreffende de Werkinstructie.
Het administratieve proces omtrent Werkinstructies is als volgt gedefinieerd:
Pag 14 ANNEX F – Administratieve Procedures | Meer‐ en Minderwerk proces
van 16 ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018
5.1.3 Stand‐by Alleen en voorzover stand‐by van personeel en/of materieel ontstaat door toedoen van ZuidPlus, ontstaat
recht op vergoeding van ontstane kosten op basis van ANNEX B en de bijlagen daarbij.
Indien een situatie ontstaat waarbij Opdrachtnemer (een deel van) zijn personeel en/of materieel niet kan
inzetten (i) door toedoen van ZuidPlus, (ii) Opdrachtnemer kan (het deel van) zijn personeel en/of materieel
niet elders op de Werklocatie inzetten en (iii) als gevolg daarvan komt het bedoelde personeel en/of materieel
geheel in stand‐by, dan zal Opdrachtnemer:
ZuidPlus zo mogelijk voor en op zijn laatst binnen 30 minuten na ontstaan van deze situatie hiervan
(mondeling) op de hoogte brengen. Indien ZuidPlus hierbij direct een locatie kan duiden waar het
personeel en/of materieel productief kan worden ingezet, ontstaat geen stand‐by situatie.
Binnen 2 uur na het ontstaan van de situatie een gedocumenteerd stand‐by rapport indienen, op basis van
het modelrapport in document ZPA‐FRM‐7980.
Voor iedere dag dat de stand‐by situatie voortduurt een gedocumenteerd stand‐by rapport indienen, op
basis van het modelrapport in document ZPA‐FRM‐7980.
Het stand‐by rapport van de vorige dag, zal uiterlijk voor 10.00 uur ’s morgens op de opvolgende werkdag
ter goedkeuring worden ingediend.
Kosten en vertraging gerelateerd aan stand‐by worden niet vergoed, indien aan één of meerdere van de
volgende criteria wordt voldaan:
Personeel en/of materieel kan elders op de Werklocatie worden ingezet;
Stand‐by is het gevolg van “HOLDs” op tekeningen of gebrek aan informatie, welke voorkomen had kunnen
worden als Opdrachtnemer, ZuidPlus daarvan tijdig op de hoogte had gesteld.
Stand‐by tijd is besteed aan veiligheid gerelateerde zaken, zoals veiligheidsintroductie, veiligheids‐ /
toolbox besprekingen, veiligheids‐ of ontruimingsoefeningen, etc.
Door Opdrachtnemer te laat ingediende documentatie, zoals werkvergunningen, werk‐ en/of
keuringsplannen, etc.
Vertraagde verstrekking van een werkvergunning, tot een beloop van maximaal één (1) uur. Indien de
werkvergunning langer dan een uur te laat wordt vrijgegeven, dan komt de standby voor vergoeding in
aanmerking vanaf het moment waarop de werkzaamheden gepland waren aan te vangen.
Opdrachtnemer heeft ZuidPlus niet of niet binnen 30 minuten na aanvang op de hoogte gebracht van de
onstane stand‐by situatie, of Opdrachtnemer het het gedocumenteerde rapport niet binnen 2 uur na het
ontstaan van de situatie aangeleverd.
5.1.4 Overtijd Indien Opdrachtnemer overtijd wenst te maken, zal hij daarvoor middels het Verzoek tot Overtijd formulier
(document ZPA‐FRM‐7979) voorafgaande toestemming voor verkrijgen van ZuidPlus. Alleen indien en voor
zover de Overtijd door ZuidPlus wordt geïnstrueerd en de noodzaak tot het maken van Overtijd is veroorzaakt
door toedoen van ZuidPlus, komt Opdrachtnemer in aanmerking voor het verrekenen van de overtijdpremies
zoals vastgesteld in ANNEX B.
Indien uit de Werkomschrijving in ANNEX A blijkt dat Opdrachtnemer diende uit te gaan van de uitvoering
Werkzaamheden buiten kantooruren, komt Opdrachtnemer niet aanmerking voor het verrekenen van de
overtijdpremies zoals vastgesteld in ANNEX B.
5.1.5 Terugvordering Een terugvordering betreft de kosten welke ZuidPlus maakt en verrekend dienen te worden met
Opdrachtnemer omdat ZuidPlus zaken uitvoert waarvoor Opdrachtnemer volgens de Overeenkomst in beginsel
verantwoordelijk is.
Zonder enige beperking en enkel ter verduidelijking, zijn de volgende zaken voorbeelden van
Terugvorderingen:
ANNEX F – Administratieve Procedures | Meer‐ en Minderwerk proces Pag 15
ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018 van 16
5. Diensten geleverd door ZuidPlus of de Klant, op Opdrachtnemer’s verzoek, voor zaken welke volgens de
Overeenkomst de verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer zijn.
6. Kosten welke ZuidPlus maakt als gevolg van een tekortkoming van Opdrachtnemer.
7. Kosten welke ZuidPlus maakt om door Opdrachtnemer gemaakte fouten, tekortkomingen of schades te
(laten) herstellen.
8. Kosten welke ZuidPlus maakt om door tekortkomingen gedurende de garantieperiode te (laten)
herstellen.
Bij het door ZuidPlus identificeren van de noodzaak tot Terugvordeing, zal ZuidPlus een Overeenkomst van
Terugvordering (BC) sturen op basis van document ZPA‐FRM‐7982.
De terug te vorderen kosten omvatten:
1. Alle kosten in verband met de inzet van personeel, materieel en het gebruik van materialen, het
verhandelen, opslaan en transporteren en iedere andere vorm van kosten als gevolg van de door of
namens ZuidPlus gemaakte kosten in verband met de Terugvordering.
2. Alle belastingen, toeslagen en andere (administratieve) kosten verband houdend met de Terugvordering.
3. Tenzij anders overeengekomen, een opslag van 15% over de hiervoor onder 1. en 2. bedoelde kosten
voor indirecte kosten, AK, toezicht en administratie.
Binnen 2 werkdagen na ontvangst van de Terugvordering, zal Opdrachtnemer de BC getekend terugsturen, ter
bevestiging van (i) acceptatie van de kosten of (ii) acceptatie van de uit te voeren werkzaamheden, waarbij de
uiteindelijke kosten op een later moment worden vastgesteld.
5.2 Meer‐ en minderwerk Overeenkomst
Een Meer‐ en minderwerk Overeenkomst (document ZPA‐FRM‐7775) is het enige document door middel
waarvan de inhoud, prijs of planning van de Overeenkomst kan worden aangepast. Het document is pas geldig
wanneer het door beide partijen is ondertekend. Een Meer‐ en minderwerk Overeenkomst is de enige grond
waarop een door een modificatie veroorzaakte prijsaanpassing kan worden gefactureerd.
Een Meer‐ en minderwerk Overeenkomst wordt periodiek door ZuidPlus verstrekt voor opname van de impact
van modificaties in de Overeenkomst.
Alle Meer‐ en minderwerk Overeenkomsten worden opgesteld door ZuidPlus. Meer‐ en minderwerk
Overeenkomstem worden opvolgend genummerd en worden ondertekend door Volmachthouders van beide
partijen.
Pag 16 ANNEX F – Administratieve Procedures | Opneming, oplevering en close‐out
van 16 ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018
6 Opneming, oplevering en close‐out
6.1 Opneming en Oplevering
Wanneer Opdrachtnemer het Werk of een deel daarvan gereed heeft en het wenst over te dragen aan
ZuidPlus, zal hij middels het Verzoek tot Opneming formulier (document ZPA‐FRM‐7992) ZuidPlus verzoeken
het Werk op te nemen.
Naar aanleiding van de opname, zal ZuidPlus het Werk of deel daarvan (i) goedkeuren, (ii) goedkeuren met
restpunten (document ZPA‐FRM‐7993) of (iii) weigeren met opgave van reden (document ZPA‐FRM‐71000).
Ingeval van goedkeuring met restpunten of weigering, zal Opdrachtnemer na herstel ZuidPlus middels een
Verzoek tot Opneming opnieuw om goedkeuring verzoeken.
Voor Oplevering van het Werk en/of (tussen)mijlpalen, is goedkeuring door ZuidPlus middels een
Opleveringscertificaat (document ZPA‐FRM‐7993) vereist.
6.2 Evaluatie
Tijdens de uitvoering van het Werk worden de prestaties van Opdrachtnemer geregeld door ZuidPlus
geëvalueerd (document ZPA‐FRM‐71042). Deze prestatie‐evaluaties zijn gericht op de volgende aspecten:
‐ Veiligheid.
‐ Kwaliteit.
‐ Uitvoer van werkzaamheden.
‐ Commerciële kwesties.
Indien door ZuidPlus gewenst, zal Opdrachtnemer deelnemen aan evaluatiegesprekken.
6.3 Close‐Out, Vrijwaring en laatste betaling
Voorafgaand aan de laatste betaling voorziet Opdrachtnemer ZuidPlus van een Vrijwaring Laatste Betaling
(document ZPA‐FRM‐71044).
De Vrijwaring Laatste Betaling moet worden uitgevoerd door de geautoriseerde medewerker
(Volmachthouder) van Opdrachtnemer.
De in dit formulier op te nemen eindwaarde van de Overeenkomst wordt tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer
overeengekomen en vastgelegd overeenkomstig Annex B op basis van de Close‐out .
ANNEX F – Administratieve Procedures | Overzicht van toepasselijke formulieren Pag B1
ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018 van B1
Bijlage 1. Overzicht van toepasselijke formulieren
Document nummer Omschrijving
ZPA‐FRM‐7775 Meer‐ en minderwerk Overeenkomst
ZPA‐FRM‐7979 Verzoek tot Overtijd (VTO)
ZPA‐FRM‐7980 Standby Formulier (STB)
ZPA‐FRM‐7981 Opdrachtnemer Autorisatie Schema
ZPA‐FRM‐7982 Overeenkomst van Terugvordering (BC)
ZPA‐FRM‐7983 Werkinstructie (CSI)
ZPA‐FRM‐7984 Mandagenregister (MDR)
ZPA‐FRM‐7992 Verzoek tot Opneming (OPN)
ZPA‐FRM‐7993 Opleveringscertificaat (OPL)
ZPA‐FRM‐7999 Technische Vraag (TQ)
ZPA‐FRM‐71000 Weigeringscertificaat (WEI)
ZPA‐FRM‐71003 Voorstel Onderaannemer (VOA)
ZPA‐FRM‐71023 Model Moedergarantie
ZPA‐FRM‐71024 Model Bankgarantie
ZPA‐FRM‐71025 Model Verzekeringscertificaat
ZPA‐FRM‐71026 Voorstel Leverancier (VLE)
ZPA‐FRM‐71027 Model Schaderapport Verzekering (SRV)
ZPA‐FRM‐71042 Prestatiemeting Opdrachtnemer
ZPA‐FRM‐71043 Meer‐ en Minderwerk onderbouwing (MMO)
ZPA‐FRM‐71044 Vrijwaring Laatste Betaling
(Documenten worden op verzoek separaat verstrekt)
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-7775
Meer- en minderwerk Overeenkomst
OPDRACHTNEMER OMSCHRIJVING OVEREENKOMST DOC. NO.
<INVULLEN> <INVULLEN> ZPA-FRM-7775.docx
OVEREENKOMST
NUMMER:
NUMMER M&M-WERK
OVEREENKOMST
VERTEGENWOORDIGER
OPDRACHTNEMER
DATUM:
ZPA-XXX-KXXXX ZPA-KXXXX-MM-XXXX <naam vertegenwoordiger ON> DD/MMM/20JJ
MEER- EN MINDERWERK OPDRACHT
Tenzij hierin uitdrukkelijk anders wordt bepaald, stemt Opdrachtnemer er hierbij mee in de hieronder beschreven werkzaamheden uit te voeren overeenkomstig alle voorwaarden van de bovengenoemde Overeenkomst. Op facturen van Opdrachtnemer moeten de kosten voor deze werkzaamheden afzonderlijk worden gespecificeerd met vermelding van zowel het nummer van deze Meer- en Minderwerk Opdracht als het Overeenkomst nummer.
Ref. Omschrijving Prijsopstelling
001 <INVULLEN> EUR <INVULLEN>
002 <INVULLEN> EUR <INVULLEN>
003 <INVULLEN> EUR <INVULLEN>
TOTAAL VOOR DEZE MEER- EN MINDERWERK OPDRACHT EUR <INVULLEN>
Planning Met de uitvoering van deze werkzaamheden dient ten laatste te worden gestart op
<DD/MMM/20JJ> en de werkzaamheden mogen niet later zijn voltooid dan op
<DD/MMM/20JJ>.
SAMENVATTING
OORSPRONKELIJKE AANNEEMSOM / NTOW EUR <INVULLEN>
WAARDE EERDERE MEER- EN MINDERWERK OPDRACHTEN MET NUMMERS(XXXX)
T/M (XXXX)
EUR <INVULLEN>
BEDRAG VAN DEZE MEER- EN MINDERWERK OPDRACHT
ADDITIONEEL
KREDIET (i.e. IN MINDERING)
GESCHATTE WAARDE (i.e. O.B.V. NACALCULATIE)
VAST BEDRAG
EUR <INVULLEN>
HUIDIGE AANNEEMSOM / NTOW (INCLUSIEF DEZE MEER- EN MINDERWERK
OPDRACHT)
EUR <INVULLEN>
Effect op de planning van de Overeenkomst:
<INVULLEN>
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-7775
Deze Meer- en Minderwerk Opdracht betreft een definitieve aanpassing van enige en alle bedragen die aan Opdrachtnemer verschuldigd zijn of worden in verband met de hierin vermelde Meer- en Minderwerken. Opdrachtnemer ziet hierbij af van verdere claims en/of aanspraken, voorzover van toepassing, op additionele compensatie en/of termijnverlenging onder de Overeenkomst (behalve voorzover een dergelijke claim en/of aanspraak eerder, tijdig, schriftelijk en met in achtneming van de in de Overeenkomst hieromtrent opgenomen bepalingen aan Opdrachtgever kenbaar is gemaakt), inclusief en zonder enige beperking, rechten die Opdrachtnemer mogelijk heeft op additionele compensatie en/of termijnverlenging voortkomend uit vertragingen op of onderbrekingen van de planning van Opdrachtnemer die mogelijk voor de datum van deze Meer- en Minderwerk Opdracht zijn ontstaan. Tenzij hierin uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen, blijven de planning, mijlpaaldata en alle overige bepalingen en voorwaarden uit de Overeenkomst ongewijzigd van kracht.
HANDTEKENINGEN
Naam: Functie: Datum: Handtekening:
Namens Opdrachtnemer:
Namens Opdrachtgever:
Namens Opdrachtgever:
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-7979
Verzoek tot Overtijd (VTO)
OVEREENKOMST
NUMMER:
VTO NUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. K............-VTO-............. [Kies datum]
ALGEMENE INFORMATIE
Start overtijd Einde overtijd Locatie van Werkzaamheden in overtijd
: uur : uur
Naam van de Uitvoerder / verantwoordelijke die namens Opdrachtnemer aanwezig zal zijn tijdens de overtijd.
Naam: Telefoonnr.
INSCHATTING WERKZAAMHEDEN IN OVERTIJD
Datum Aantal
werkers
Functie(groep) Uren per
werker
Subtotaal
Uren
Opmerking / CSI nr.
<datum> <nr.> <functie(groep)> 2,5 7,5 <bijv. locatie>
<bijv. referentie naar CSI>
Totaal ingeschatte uren in overtijd 7,5
TOELICHTING
Korte omschrijving van de geplande Werkzaamheden in overtijd:
Rechtvaardiging noodzaak voor Overtijd:
Ondertekening van dit document door ZuidPlus geldt als bevestiging dat toestemming is verkregen voor het
werken tijdens de opgegeven uren. Opdrachtnemer blijft aansprakelijk voor het tijdig verkrijgen van enige
andere goedkeuring die mogelijk is vereist van autoriteiten die rechtsbevoegdheid hebben over het Werk.
De bij dit Verzoek tot Overtijd behorende overwerkpremies komen voor rekening van:
Opdrachtnemer / ZuidPlus / Nader te bepalen
HANDTEKENINGEN
Namens Opdrachtnemer Namens ZuidPlus
Uitvoeringsmanagement
Handtekening Handtekening
Naam: Naam:
Datum: Datum:
Opmerkingen:
1. Dit formulier dient tijdig te worden ingediend bij de ZuidPlus Uitvoeringsmanager of zijn gedelegeerde vertegenwoordiger.
2. Dit formulier wordt verspreid aan de Inkoop- en Subcontract afd., de uitvoeringsmanager, de VGM afd. en de beveiliging Werklocatie.
3. Ingeval van Meer- en Minderwerk, dient ter onderbouwing te allen tijde een goedgekeurd manurenregister te worden ingediend na
afloop van de (overtijd) werkzaamheden. Dit Verzoek tot Overtijd geldt niet als vervanger van het vereist mandagenregister.
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-7980
Standby Formulier (STB)
OVEREENKOMST
NUMMER:
STB NUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. K............-STB-............. [Kies datum]
ALGEMENE INFORMATIE
Werk gestopt
om:
Werk hervat
om:
Locatie van Werkzaamheden in standby
: uur : uur
TOELICHTING
Opdrachtnemer heeft op deze datum het werk niet kunnen voortzetten door omstandigheden waarop
Opdrachtnemer geen invloed heeft en die niet in de Overeenkomst zijn voorzien; namelijk:
BETROKKEN PERSONEEL
Aantal
werkers
Functie(groep) Werkgever Uren per werker Subtotaal
Uren
<nr.> <functie(groep)> <werkgever> 2,5 7,5
Totaal uren personeel in standby 7,5
BETROKKEN MATERIEEL
Aantal Materieelsoort Eigenaar / Verhuurder Uren per werker Subtotaal
Uren
<nr.> <functie(groep)> <werkgever> 2,5 7,5
Totaal uren materieel in standby 7,5
TOELICHTING
Instemming van ZuidPlus betekent uitsluitend dat de op dit formulier vermelde personeel en materieel van
Opdrachtnemer niet aan het werk/in gebruik waren. Kosten gerelateerd aan de standby zoals hierbij
gerapporteerd komen alleen voor vergoeding in aanmerking indien en voorzover Opdrachtnemer aan alle
betreffende voorwaarden van de Overeenkomst heeft voldaan.
HANDTEKENINGEN
Namens Opdrachtnemer Namens ZuidPlus
Uitvoerding
Namens ZuidPlus
Uitvoeringsmanagement
Handtekening Handtekening Handtekening
Naam: Naam: Naam:
Datum: Datum: Datum:
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-7981
Opdrachtnemer Autorisatie Schema
OVEREENKOMST
NUMMER:
OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. [Kies datum]
ALGEMENE INFORMATIE
Opdrachtnemer
vestigingsadres
Wettelijk vertegenwoordiger
VOLMACHTGEVING
De ondergetekende, wettelijk vertegenwoordiger, is geautoriseerd verplichtingen en overeenkomsten aan te
gaan voor en namens Opdrachtnemer zoals blijkt uit het bijgevoegde gewaarmerkte uittreksel uit de registratie
van de Kamer van Koophandel1.
Ondergetekende delegeert deze autoriteit hierbij in navolgende mate.
Naam Functie Voorbeeld handtekening Geautoriseerd tot
een bedrag van:
HANDTEKENINGEN
Namens Opdrachtnemer
Handtekening:
Naam:
Functie:
Datum:
1 Niet meer dan zes (6) maanden oud.
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-7982
Overeenkomst van terugvordering (BC)
OVEREENKOMST
NUMMER:
BC NUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. K............-BC-............. [Kies datum]
AANLEIDING TERUGVORDERING
<Korte omschrijving van de aanleiding van de terugvordering. Bijv.: Schade veroorzaakt, verloren materialen,
verspilde materialen, etc.. Indien beschikbaar schaderapport toevoegen>
OMSCHRIJVING VAN DE TERUG TE VORDEREN WERKZAAMHEDEN EN/OF MATERIALEN
<Korte omschrijving van terug te vorderen werkzaamheden. Bijv. herstellen schade, naleveren van materialen,
etc.. Indien beschikbaar Tarievenlijsten, offertes of andere prijsstellingen toevoegen>
PRIJSBASIS
Het terug te vorderen bedrag wordt als volgt bepaald:
Vast bedrag, namelijk € / Daadwerkelijke kosten plus opslag.
VOORWAARDEN IN GEVAL VAN DAADWERKELIJKE KOSTEN PLUS OPSLAG
Tenzij anders overeengekomen in ANNEX B of Artikel 17 van ANNEX C bij de Overeenkomst:
1. Wordt arbeid belast tegen kostprijs voor ZuidPlus, inclusief alle toepasselijke belastingen, verzekeringen,
reis- en verblijfkosten en overige toepasselijke secundaire arbeidsvoorwaarden, plus een opslag van 15%.
2. Wordt materieel inzet belast tegen door ZuidPlus vastgestelde materieeltarieven of tegenkostprijs voor
ZuidPlus, plus een opslag van 15%.
3. Worden benodigde materialen belast tegen kostprijs voor ZuidPlus, plus een opslag van 15%.
4. Wordt de inzet van andere (onder)opdrachtnemer(s) belast tegen kostprijs voor ZuidPlus, plus een opslag
van 15%.
VOORTGANGSAUTORISATIE EN HANDTEKENINGEN
Opdrachtnemer bevestigd hierbij te vereisen en te verzoeken, of te begrijpen en ermee akkoord te gaan, dat
ZuidPlus zal overgaan tot het uitvoeren en/of leveren, ofwel laten uitvoeren en/of leveren, van de hierboven
omschreven terug te vorderen werkzaamheden en/of materialen en dat Opdrachtnemer ZuidPlus zal
compenseren overeenkomstig de hierin uiteengezette tarieven, prijzen en voorwaarden.
Namens Opdrachtnemer geautoriseerde
vertegenwoordiger
Namens ZuidPlus
Inkoop- en Subcontract Management
Handtekening Handtekening
Naam: Naam:
Datum: Datum:
DEFINITIEVE TERUGVORDERINGSWAARDE EN HANDTEKENINGEN
ZuidPlus heeft het uitvoeren en/of leveren, ofwel laten uitvoeren en/of leveren, van de hierboven omschreven
terug te vorderen werkzaamheden en/of materialen voltooid en heeft daarbij kosten gemaakt ter hoogte van €
, inclusief toepasselijke opslagen en zoals gedetailleerd in de bijgevoegde documentatie, hetgeen zal worden
teruggevorderd middels inhouding op de volgende betaling of anders zoals door ZuidPlus bepaald.
Namens Opdrachtnemer geautoriseerde
vertegenwoordiger
Namens ZuidPlus
Inkoop- en Subcontract Management
Handtekening Handtekening
Naam: Naam:
Datum: Datum:
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-7983
Werkinstructie (CSI) OVEREENKOMST
NUMMER:
CSI NUMMER3: OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........–K............. K............-CSI-.............
WERKZAAMHEDEN TER WAARDE VAN MAXIMAAL €10.000 EN/OF GEDURENDE MINDER DAN EEN WEEK
Vereiste Startdatum Vereist einddatum Deelproject / Werkterrein /WBS
INSTRUCTIE
Opdrachtnemer is hierbij geautoriseerd de hieronder beschreven werkzaamheden aan te vangen
overeenkomstig de voorwaarden in bovengenoemde Overeenkomst:
SCHATTING VAN BENODIGDHEDEN
Manuren:
Materieel:
Materiaal (door ON te leveren):
Werkeenheden (o.b.v. Eenheidsprijzen):
VERREKENING OP BASIS VAN3 Paraaf Aanvrager
Bestaande Eenheidsprijzen Uurtarieven
Nieuwe Eenheidsprijzen (voorstel ON) Geen Meer- en Minderwerk (€0.00)
Kostprijs plus W&R Anders, namelijk:
HANDTEKENINGEN
Namens Opdrachtnemer Namens ZuidPlus
Inkoop- en Subcontract Man.
Namens ZuidPlus
Uitvoeringsmanagement
Handtekening
Naam: Naam: Naam:
Datum: Datum: Datum:
Opmerkingen:
1. Deze CSI moet binnen één (1) werkdag na uitgifte worden overgedragen aan Inkoop- en Subcontract Management.
2. Dit is een instructie voor voortzetting van de beschreven werkzaamheden voorafgaand aan overeenstemming van enige prijsstelling
en/of enige wijziging in de planning. Dit is geen betalingsautorisatie.
3. De velden “CSI Nummer” en “Verrekening op basis van” worden bepaald door de afd. Inkoop- en Subcontract Management.
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-7984
Mandagenregister (MDR)
OVEREENKOMST
NUMMER:
CDR NUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........–K............. K............-MDR-............. [Kies datum]
ALGEMENE INFORMATIE
Start werkdag Einde werkdag Weersomstandigheden overeenkomstig CAO Bouwnijverheid
: uur : uur Werkbaar / Onwerkbaar
URENREGISTRATIE PERSONEEL
Naam Functie Werkgever Uren Opmerking / Activiteit / CSI nr.
<Naam personeel> <functie(groep)> <(O)OA> 1,0 <bijv. locatie>
<bijv. referentie naar meerwerk>
Totaal gewerkte uren 1,0
URENREGISTRATIE MATERIEEL
Omschrijving Eigenaar Uren Opmerking / Activiteit / CSI nr.
<omschrijving materieel> <eigenaar/verhuurder> 2,5 <bijv. einde dag gedemob.>
Totaal gedraaide uren 2,5
TOELICHTING
Beschrijving van vandaag uitgevoerd werk:
Opmerkingen van Opdrachtnemer (afwijkingen, extra werkzaamheden, ongebruikelijke voorvallen, enz., die
relevant zijn voor het werk van vandaag):
Opmerkingen en/of uitzonderingen ZuidPlus:
Onderdeel Werk Meer- en Minderwerk M&M ref.:
HANDTEKENINGEN
Namens Opdrachtnemer Namens ZuidPlus
Inkoop- en Subcontract Man.
Namens ZuidPlus
Uitvoeringsmanagement
Handtekening
Naam: Naam: Naam:
Datum: Datum: Datum:
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-7992
Verzoek tot Opneming (OPN)
OVEREENKOMST
NUMMER:
VERZOEK NUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. K............-OPN-............. [Kies datum]
GEREEDMELDING
Overeenkomstig artikel 46.2 uit ANNEX C bij de Overeenkomst, meldt Opdrachtnemer hierbij het Werk of een
gedeelte daarvan gereed te achten op de hieronder vermelde datum en verzoekt Opdrachtgever om opneming
en goedkeuring van de gereed geachte Werkzaamheden in het kader van artikel 46.3 uit ANNEX C.
Dit verzoek tot opneming betreft:
Opneming van een gedeelte van het Werk
Heropneming na eerdere onthouding van goedkeuring van een gedeelte van het Werk.
Opneming van het gehele Werk teneinde het Werk op te leveren overeenkomstig artikel 45 van
ANNEX C bij de Overeenkomst.
Heropneming van het gehele Werk teneinde het Werk op te leveren overeenkomstig artikel 45 van
ANNEX C bij de Overeenkomst.
Datum waarop de hieronder opgesomde Werkzaamheden gereed worden geacht <datum>
GEREED GEACHTE WERKZAAMHEDEN
Opdrachtnemer bevestigt het hieronder opgesomde Werk op de hiervoor genoemde datum te hebben voltooid
overeenkomstig de eisen en voorwaarden uit de Overeenkomst:
Omschrijving Werkpakket SBS
HANDTEKENINGEN
Namens Opdrachtnemer
Handtekening:
Naam:
Functie:
Datum:
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-7993
Opleveringscertificaat (OPL)
OVEREENKOMST
NUMMER:
CERTIFICAAT
NUMMER:
OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. K............-OPL-............. [Kies datum]
GOEDKEURING
Naar aanleiding van het hieronder vermelde Verzoek tot Opneming, heeft Opdrachtgever het bedoelde
(gedeelte van het) Werk opgenomen en goedgekeurd overeenkomstig artikel 46.4 uit ANNEX C bij de
Overeenkomst, met inachtneming van hetgeen bepaald in dit Opleveringscertificaat.
Tenzij anders vermeld, is het (gedeelte van het) Werk waarvoor in het Verzoek tot Opneming goedkeuring is
gevraagd, niet goedgekeurd en wordt goedkeuring derhalve onthouden.
Deze goedkeuring betreft:
Goedkeuring van een gedeelte van het Werk.
Goedkeuring na eerdere onthouding van goedkeuring van een gedeelte van het Werk.
Goedkeuring van het gehele Werk teneinde het Werk op te leveren overeenkomstig artikel 45 van
ANNEX C bij de Overeenkomst en over te gaan tot de laatste betaling onder de Overeenkomst.
Opdrachtgever bevestigt dat het hieronder opgesomde (gedeelte van het) Werk op de hieronder genoemde
datum te hebben goedgekeurd. Goedkeuring van het Werk is WEL / NIET afhankelijk van voltooiing van
restpunten, waarvan een overzicht is gehecht aan dit Opleveringscertificaat. Bedoelde restpunten dienen
binnen 5 werkdagen na afgifte van dit Opleveringscertificaat aantoonbaar te zijn voltooid, in gebreke waarvan
de geldigheid van dit certificaat volledig komt te vervallen.
Goedkeuring wordt gegeven naar aanleiding van Verzoek tot Opneming nummer:
Datum waarop de hieronder opgesomde Werkzaamheden worden geacht te zijn
geaccepteerd. <datum>
GOEDGEKEURDE WERKZAAMHEDEN
Met deze goedkeuring, en ingeval van restpunten bij gereedkomen van de restpunten, komt het goedgekeurde
(gedeelte van het) Werk niet langer voor rekening en risico van Opdrachtnemer.
Deze goedkeuring ontslaat Opdrachtnemer overigens niet van enige verantwoordelijkheid met betrekking tot
de toepasselijke garantiebepalingen en wettelijke aansprakelijkheden.
Omschrijving Werkpakket SBS Restpunten?
JA / NEE
JA / NEE
JA / NEE
JA / NEE
JA / NEE
JA / NEE
JA / NEE
HANDTEKENINGEN
Namens ZuidPlus
Uitvoeringsmanagement
Namens ZuidPlus
Inkoop- en Subcontract management
Handtekening: Handtekening:
Naam: Naam:
Functie: Functie:
Datum: Datum:
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-7999
Technische Vraag (TQ)
OVEREENKOMST
NUMMER:
VRAAG NUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. K............-TQ-............. [Kies datum]
INFORMATIE
Aan ZuidPlus Ontwerp, naam: Kopie: Inkoop- en Subcontract man.
Werkpakket: SBS:
VRAAGSTELLING
Relevante
documenten
<tekening nummer, specificatie nummer, artikel verwijzing, etc.>
Omschrijving van het
probleem / omvang
van de vraag
<Aanleiding van de vraag en de Concrete vraagstelling (SMART!)>
Opdrachtnemer’s
interpretatie en/of
voorgestelde
oplossing
<Bijv. Wat denkt Opdrachtnemer dat het zou moeten zijn, hoe zou het opgelost
kunnen worden>
Handtekening initiator
van de vraag:
Handtekening:
Naam:
Functie:
BEANTWOORDING
Nr. Antwoord Referentie Toepasselijk?
1. Informatie is opgenomen in de
Overeenkomst
<verwijzing> JA / NEE
2. Informatie is opgenomen in een
tekening
<verwijzing> JA / NEE
3. Informatie is opgenomen in een
specificatie / document
<verwijzing> JA / NEE
4. Dit betreft geen Technische
Vraag
<toelichting> JA / NEE
5. Opdrachtnemer’s voorgestelde
oplossing is akkoord
<verwijzing> JA / NEE
6. Gedetailleerd antwoord anders
dan 1-5:
<toelichting>
JA / NEE
HANDTEKENINGEN
Namens ZuidPlus Ontwerp- of Uitvoeringsmanagement
Handtekening:
Naam:
Datum:
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-71000
Weigeringscertificaat (WEI)
OVEREENKOMST
NUMMER:
CERTIFICAAT
NUMMER:
OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. K............-WEI-............. [Kies datum]
ONTHOUDING VAN GOEDKEURING
Naar aanleiding van het hieronder vermelde Verzoek tot Opneming, heeft Opdrachtgever het bedoelde
(gedeelte van het) Werk opgenomen en het overeenkomstig artikel 46.3 van ANNEX C bij de Overeenkomst
(gedeeltelijk) afgekeurd. Derhalve wordt goedkeuring onthouden.
Hieronder wordt weergegeven welk(e) specifiek(e) gedeelte(n) van het Werk werd afgekeurd, met daarbij
globaal de redenen weergegeven. De weergegeven redenen gelden niet als limitatieve opsomming van
tekortkomingen, maar betreffen een samenvatting op hoofdlijnen.
Voor heropneming van de hierbij afgekeurde Werkzaamheden na correctie, dient Opdrachtnemer een nieuw
Verzoek tot Opneming in.
Weigering naar aanleiding van Verzoek tot Opneming nummer:
AFGEKEURDE WERKZAAMHEDEN
Omschrijving Werkpakket SBS
Redenen voor afkeuring op hoofdlijnen
HANDTEKENINGEN
Namens ZuidPlus
Uitvoeringsmanagement
Namens ZuidPlus
Inkoop- en Subcontract management
Handtekening: Handtekening:
Naam: Naam:
Functie: Functie:
Datum: Datum:
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-XXXX71003
Voorstel Onderaannemer (VOA)
OVEREENKOMST
NUMMER:
VOLGNUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. K............-VOA-............. [Kies datum]
INFORMATIE
Werkpakket: SBS:
VOORGESTELDE ONDERAANNEMER
Bedrijfsnaam
onderaannemer
<Formele bedrijfsnaam OA
Adres <Vestigingsadres OA – Straat en huisnummer>
<Vestigingsadres OA – Postcode en Plaats>
<Vestigingsadres OA – Land>
Werkgebied van de
onderaannemer
<Bijv. Grondwerk, Technische Installaties, Betonwerk, Wapening, etc.>
Beschrijving van de
uitbestede
werkzaamheden
<Omschrijving van welke activiteiten specifiek door de voorgestelde OA worden
uitgevoerd op dit Project>
Aard van de
uitbesteding
Uitbesteding voor een vast deel van het Werk, met specifieke voorwaarden
inzake prestaties, inclusief betreffende delen van de voornoemde
Overeenkomst.
Uitbesteding van het leveren van arbeid volgens uurtarief, onder toezicht van
onderaannemer.
Uitbesteding van het leveren van arbeid volgens uurtarief, onder toezicht van
Opdrachtnemer.
Geplande startdatum <Voorziene startdatum van de onderaannemer>
Voorziene mankracht,
incl. toezicht
<Indicatie van de verwachte omvang van de organisatie van de voorgestelde
onderaannemer>
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-XXXX71003
VERANTWOORDING OPDRACHTNEMER
Opdrachtnemer verklaart dat:
1. Hij de voormelde onderaannemer heeft gescreend ten aanzien van diens ervaring en vaardigheden
betreffende gelijksoortig werk en dat hij bevestigt dat onderaannemer het uitbestede werk kan uitvoeren
overeenkomstig alle voorwaarden van de Overeenkomst.
2. Hij heeft bevestigd dat onderaannemer geregeld de volgens de wet vereiste salarisafdrachten heeft
uitgevoerd en het geld van salarisafdrachten op de rekeningen van de betreffende instanties voor sociale
verzekeringen en belastingen heeft gestort, ten bewijze waarvan bij dit verzoek een recente verklaring van
de belastingdienst is gevoegd.
3. De onderaannemer een bonafide handelsonderneming is met statutaire vestigingen zoals blijkt uit het
bijgevoegde uittreksel uit de registratie van de Kamer van Koophandel.
4. Geen andere speciale vergunning is vereist om onderaannemer toe te staan zijn werk uit te voeren
overeenkomstig de vereisten van autoriteiten met rechtsbevoegdheid over de Werklocatie.
5. De onderaannnemer VCA-gekwalificeerd is en een beleid nastreeft waarbij diens medewerkers zijn
gecertificeerd volgens VCA* en/of VCA** en/of VCA-P en/of VCU, zoals van toepassing. Een kopie van het
certificaat is bij dit verzoek gevoegd.
6. Onderopdrachtnemer is verzekerd overeenkomstig de vereisten van de Overeenkomst. Waar een
dergelijke verzekering niet volstaat zal Opdrachtnemer voorzien in afdoende aanvullende
verzekeringsdekking.
7. Dit voorstel voor het gebruik van een onderaannemer Opdrachtnemer niet ontslaat van enige verplichting
of verantwoordelijkheid onder de Overeenkomst.
8. Opdrachtnemer de gestelde administratieve voorschriften strikt na zal leven om gevrijwaard te zijn tegen
eventuele aansprakelijkstelling in het kader van de ketenaansprakelijkheid (artikel 35 Invorderingswet
1990). Te dezer zake geldt de vrijwaringverplichting van de Opdrachtnemer als bedoeld in artikel 17
(Aansprakelijkheid en vrijwaring) uit ANNEX C bij de Overenkomst.
9. Opdrachtnemer in de overeenkomst met onderaannemer een provisie zal opnemen welke de
Opdrachtgever toestaat om de overeenkomst tussen Opdrachtnemer en onderaannemer zonder verdere
eisen van Opdrachtnemer over te nemen.
Bijlagen namens Opdrachtnemer
Planning Werkzaamheden Onderaannemer.
Mankracht histrogrammen Onderaannemer.
HANDTEKENING OPDRACHTNEMER
Namens Opdrachtnemer
Handtekening:
Naam:
Datum:
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-XXXX71003
VERANTWOORDING ONDERAANNEMER
Onderaannemer verklaart dat:
1. Alle informatie in dit document correct is en dat voormelde onderaannemer een overeenkomst aangaat
met Opdrachtnemer.
2. Alle relevante documenten met betrekking tot de veiligheidsvereisten op de Werklocatie zoals
opgenomen in ANNEX E bij de Overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever, aan
onderaannemer zijn verstrekt.
3. Onderaannemer de bijgevoegde VGM-vragenlijst volledig en naar waarheid heeft ingevuld.
4. Al het personeel dat op de Werklocatie wordt ingezet voor of in verband met het Werk in het bezit is van
ten minste een VCA*-certificaat Basis Veiligheid. Al het toezichthoudend personeel in het bezit is van een
VCA**-certificaat Veiligheid voor Leidinggevenden.
5. Onderaannemer kan voldoen aan de relevante secties van de Kwaliteitsbepalingen zoals opgenomen in
ANNEX G bij de Overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.
6. Onderaannemer vereist dat Opdrachtnemer een gedetailleerde toelichting geeft op elke andere vereiste
met betrekking tot de Werklocatie die mogelijk in werkvergunningen wordt bepaald of zoals die mogelijk
van tijd tot tijd door ZuidPlus worden gepubliceerd.
Bijlagen namens Onderaannemer
Toelichting op ervaring / referenties.
Recente verklaring van de belastingdienst omtrent betalingsgedrag.
Uitreksel KvK.
Ingevulde VGM-vragenlijst (formulier nummer ZPA-FRM-22803).
Kopie geldige VCA certificering.
Kopie geldige ISO-9001 certificering.
HANDTEKENING ONDERAANNEMER
Namens Onderaannemer
Handtekening:
Naam:
Bedrijfsnaam:
Functie:
Datum:
HANDTEKENING OPDRACHTGEVER
ZuidPlus verklaart dat er geen zwaarwegende bezwaren zijn tegen het gebruik van Onderaannemer voor de
omschreven Werkzaamheden.
Namens ZuidPlus Inkoop- en Subcontract Management
Handtekening:
Naam:
Datum:
Pagina 1 van 1 Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-71023
Model Moedergarantie
OVEREENKOMST
NUMMER:
OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. [Kies datum]
DE GARANTIE
DE ONDERGETEKENDE:
[statutaire naam moederbedrijf] (hierna “Garantiegever”), statutair gevestigd en kantoorhoudende te [plaats]
aan de [adres], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te [plaats KvK] onder nummer [nummer KvK], te
dezen vertegenwoordigd door [vertegenwoordigingsbevoegde(n) xx],
IN AANMERKING NEMENDE DAT:
[naam Opdrachtnemer] statutair gevestigd en kantoorhoudende te [plaats] aan de [adres], ingeschreven bij de
Kamer van Koophandel te [plaats KvK] onder nummer [nummer KvK] (hierna “Opdrachtnemer”) een
(uiteindelijke) dochtermaatschappij is van ondergetekende in de zin van artikel 2:24a BW;
Op [datum] een overeenkomst [omschrijving Overeenkomst] voor project Zuidasdok met kenmerk [ZPA-XXX-
KXXX] (hierna de “Overeenkomst”) is gesloten tussen Opdrachtnemer en ZuidPlus VOF, statutair gevestigd te
Prof. E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV, Amstelveen (hierna “ZuidPlus”);
VERKLAART:
Zich overeenkomstig de overige bepalingen van deze garantie en zonder verdere voorwaarden en verweren
dan hierin genoemd, onherroepelijk garant jegens ZuidPlus voor de nakoming van de verplichtingen van
Opdrachtnemer uit hoofde van de Overeenkomst.
Indien Opdrachtnemer in de nakoming van haar verplichtingen zoals die blijken uit de Overeenkomst (hierna de
“Verplichtingen”) toerekenbaar tekort is geschoten en in verzuim is geraakt, en ZuidPlus dientengevolge deze
garantie inroept, zal Garantiegever op eerste aanzegging (i) zorgdragen voor een correcte nakoming van de
Verplichtingen, of naar haar vrije keuze (ii) de schade vergoeden die ZuidPlus lijdt als gevolg van het
toerekenbaar tekortschieten door Opdrachtnemer in de nakoming van de Verplichtingen en daarbij in verzuim
is geraakt, voor zover Opdrachtnemer tot een dergelijke schadevergoeding gehouden zal zijn uit hoofde van de
Overeenkomst.
De maximale aansprakelijkheid van Garantiegever ingevolge deze garantie zal zijn beperkt tot de
aansprakelijkheid van Opdrachtnemer uit hoofde van de Overeenkomst.
Het is ZuidPlus niet toegestaan om haar rechten uit hoofde van deze garantie zonder voorafgaande schriftelijk
toestemming van Garantiegever over te dragen.
Deze garantie vangt aan op moment van ondertekening van de Overeenkomst en eindigt na afloop van de
Verplichtingen.
Deze garantie wordt beheerst door Nederlands recht.
Aldus getekend te [plaats] op [datum],
[Handtekening], [Naam wettelijk vertegenwoordiger Garantiegever], [Functie vertegenwoordiger].
Bijlage(n):
Bewijs van tekenbevoegdheid vertegenwoordiger Garantiegever.
uit voeren op briefpapier Garantiegever
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-71024
Model Bankgarantie
DE BANKGARANTIE (uit te voeren op briefpapier van de bank)
Wij, de ondergetekenden <NAAM BANK>, (hierna te noemen “Bank”), formeel gevestigd te <VESTIGINGSADRES
HOOFDKANTOOR> met een vestiging in <NAAM EN ADRES VESTIGING WELKE DE BANKGARANTIE VERSTREKT>,
overwegende dat:
i. een Overeenkomst is aangegaan door en tussen ZuidPlus V.O.F. (hierna te noemen “ZuidPlus”)
en
<FORMELE BEDRIJFSNAAM OPDRACHTNEMER> (hierna te noemen “Opdrachtnemer”)
met Overeenkomst nummer <NUMMER OVEREENKOMST>, d.d. <DATUM OVEREENKOMST>, voor
de uitvoering van de Werkzaamheden voor of in verband met <OMSCHRIJVING OVEREENKOMST>
(hierna te noemen het “Werk”).
ii. onder voornoemde Overeenkomst is overeengekomen dat Opdrachtnemer ZuidPlus een direct
opeisbare, onvoorwaardelijke en onomkeerbare bankgarantie verstrekt voor de verschuldigde en
trouwe naleving van de Overeenkomst en diens daaruitvolgende garantie(s) en
garantieverplichtingen onder genoemd Contract tot een bedrag van maximaal EUR
<GARANTIEBEDRAG IN CIJFERS> (zegge: <GARANTIEBEDRAG UITGESCHREVEN> Euro).
iii. de ondergetekenden bereid zijn dit verzoek in te willigen,
verbinden zichzelf tot betaling, op eerste verzoek en zonder vereiste van enig ander bewijs van schuldenlast
dan een schriftelijke verklaring van ZuidPlus dat Opdrachtnemer zich ten opzichte van ZuidPlus, of diens
opvolgers of rechtverkrijgenden, niet correct heeft gekweten van zijn verplichtingen onder genoemde
Overeenkomst aan ZuidPlus, van de te vermelden bedragen, met dien verstande dat de totale som niet meer
zal bedragen dan maximaal EUR <GARANTIEBEDRAG IN CIJFERS>. Betalingen uit hoofde hiervan vinden plaats
vrij van en zonder aftrek van enige belastingen, heffingen, importbedragen of welke andere lasten dan ook die
door wie dan ook worden opgelegd.
Deze Bankgarantie is volledig van kracht vanaf de ingangsdatum van voornoemd Contract en vervalt op de
datum dat de garantie en garantieverplichtingen van Opdrachtnemer onder genoemd Overeenkomst vervallen
en niet later dan <UITERSTE VERVAL DATUM>. Onder geen voorwaarde zijn ondergetekenden verplicht de
uitvoer van verplichtingen van Opdrachtnemer uit hoofde van de Overeenkomst te regelen of ervoor zorg te
dragen dat deze uitvoer wordt geregeld.
Alle claims of andere meldingen onder deze Bankgarantie dienen schriftelijk te worden gedaan en via
aangetekende post te worden bezorgd aan bovengenoemd adres van de ondergetekenden.
Het indienen van een claim door ZuidPlus en de betaling daarvan door de ondergetekenden leidt niet tot
beëindiging van deze Bankgarantie zo lang de voornoemde looptijd niet is verstreken en het totale bedrag van
de claims het maximale bedrag van deze Bankgarantie niet heeft overschreden.
Op deze garantie is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
Deze garantie zal na de vervaldatum ervan niet aan de ondergetekenden worden geretourneerd, maar door
ZuidPlus worden vernietigd.
<RECHTSGELDIGE ONDERTEKENING EN BANKSTEMPEL>
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | Rev. 2 | ZPA-FRM-71025
Verzekeringscertificaat
OVEREENKOMST
NUMMER:
OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. [Kies datum]
Opdrachtnemer (Verzekerde) Ondertekende Certificaat uit te geven aan:
Naam: ZuidPlus V.O.F.
Adres: Prof. E.M. Meijerslaan 3
1183 AV AMSTERDAM
Nederland
T.a.v.: Mevr./Dhr. ..................................
Hiermee wordt verklaard dat de hieronder beschreven verzekeringspolissen zijn uitgegeven aan de hieronder
genoemde Verzekerde en op dit moment van kracht zijn betreffende werkzaamheden inzake de uitvoer van de
Overeenkomst met hierboven vermeld nummer tussen ZuidPlus en de Verzekerde.
Type verzekering Verzekerde bedragen Polisnummer (Datums)
Vervaldatum
Sociale verzekeringen, Wettelijk
Wettelijke aansprakelijkheid
inclusief Contractuele
aansprakelijkheid en
Werkgeversaansprakelijkheid
Wet
Aansprakelijkheidsverzekering
Motorrijtuigen (WAM)
Aanvullende verzekering
conform Contractvoorwaarden
(specificeren)
Overige verzekeringen waarin
Opdrachtnemer voorziet
(specificeren)
Van subrogatie tegen ZuidPlus onder alle verzekeringen van Opdrachtnemer voor verlies of schade voortkomend
uit de prestaties van Opdrachtnemer inzake voornoemd Contract wordt, en is hierbij, afstand gedaan.
Opdrachtnemer (voor akkoord)
Geautoriseerde vertegenwoordiger
Verzekeringsmaatschappij / Makelaar Opdrachtnemer
Geautoriseerde vertegenwoordiger
Handtekening: Handtekening:
Naam: Naam:
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-71026
Voorstel Leverancier (VLE)
OVEREENKOMST
NUMMER:
VOLGNUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. K............-VLE-............. [Kies datum]
INFORMATIE
Werkpakket: SBS:
VOORGESTELDE LEVERENCIER
Bedrijfsnaam
leverancier
<Formele bedrijfsnaam LEV>
Adres <Vestigingsadres LEV – Straat en huisnummer>
<Vestigingsadres LEV – Postcode en Plaats>
<Vestigingsadres LEV – Land>
Beschrijving van de te
leveren materialen
<Omschrijving van welke activiteiten specifiek door de voorgestelde LEV worden
geleverd op dit Project.>
Geplande startdatum <Voorziene startdatum van de levering>
Voorziene mijlpalen
in de levering
<Indicatie van de verwachte planning en daarin opgenomen mijlpalen /
deelleveringen. Evt. Gedetailleerde planning bijvoegen>
BIJLAGEN NAMENS OPDRACHTNEMER / LEVERANCIER
Leveringsschema;
Materiaalbladen / Productomschrijvingen.
HANDTEKENING ONDERAANNEMER
Namens Onderaannemer
Handtekening:
Naam:
Datum:
HANDTEKENING OPDRACHTGEVER
ZuidPlus verklaart dat er geen zwaarwegende bezwaren zijn tegen het gebruik van Leverancier voor de
omschreven materialen.
Namens ZuidPlus
Inkoop- en Subcontract Management
Namens ZuidPlus
Ontwerp Management
Handtekening:
Naam:
Datum:
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-71027
Schaderapport Verzekering (SRV)
OVEREENKOMST
NUMMER:
VOLGNUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. K............-SRV-............. [Kies datum]
INFORMATIE
Aan ZuidPlus Inkoop- en
Subcontract man., naam:
Kopie
(CC):
ZuidPlus:
Uitvoeringsmanagement.
VGM Management.
Verzekeringscoördinator.
Werkpakket: SBS:
WAARGENOMEN SCHADE
Beschrijving schade en
locatie
<Korte omschrijving van de schade aan materiaal, materieel of constructie>
(Vermoedelijke) Oorzaak <Korte omschrijving van de vermoedelijke oorzaak. Onderbouwing door middel
van de foto’s en/of situatieschetsen>
(Vermoedelijke)
Veroorzaker
<Bedrijfsnaam en indien beschikbaar naam van de veroorzaker / getuige>
AFHANDELING
Direct herstel noodzakelijk om planning te handhaven? JA / NEE
Uiterste dataum waarop de schade hersteld dient te zijn: <datum en evt. Redenen>
Schade terug te vorderen op veroorzaker? JA / NEE / NIET ZEKER
Indien terugvorderbaar, terugvorderen op: <bedrijfsnaam>
HANDTEKENING WAARNEMER / MELDER HANDTEKENING VEROORZAKER (Indien beschikbaar)
Waarnemer / Melder Veroorzaker
Handtekening: Handtekening:
Naam: Naam:
Bedrijfsnaam: Bedrijfsnaam:
Functie: Functie:
Datum: Datum:
HANDTEKENING OPDRACHTGEVER
Namens ZuidPlus
Inkoop- en Subcontract Management
Namens ZuidPlus
Uitvoeringsmanagement
Handtekening: Handtekening:
Naam: Naam:
Bedrijfsnaam: Bedrijfsnaam:
Pagina 1 van 3 Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-71042
Prestatiemeting Opdrachtnemer
OVEREENKOMST
NUMMER:
OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. [Kies datum]
INFORMATIE
NAW Opdrachtnemer Omschrijving Werkzaamheden
Startdatum Werk Einddatum Werk Deelproject / Werkterrein /WBS
Gunningswaarde Eindwaarde Naam Opdrachtnemer vertegenwoordiger
€ €
SAMENVATTING
Categorie Weging Behaalde score Subtotaal (Weging x Beoordeling)
Veiligheid1 30%
Kwaliteit2 30%
Uitvoering3 20%
Commercieel4 20%
Totaal beoordeling
Aanbevolen voor toekomstige
samenwerking? JA
NEE
Toelichting:
Naam Inkoper:
Handtekening:
Functie:
Datum:
Toelichting:
Autorisatie
Inkoop- en Subcontract Manager
Handtekening: Datum:
Toelichting:
1 Door de Veiligheidsmanager of diens gedelegeerde.
2 Door de manager Integrale Borging en Kwaliteit of diens gedelegeerde.
3 Door de Uitvoeringsmanager of diens gedelegeerde.
4 Door de Inkoper of diens gedelegeerde.
Pagina 2 van 3 Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-71042
VEILIGHEID
Categorie Maximum
score
% conformiteit
t.o.v. vereisten
Subtotaal (Conformiteit
x Maximum)
Algehele naleving van programma's/ compliance 30
Valbescherming/ elektrisch/ bouwplaatscompliance 30
Organisatorische werkzaamheden: (continu
onderhoud, tijdig en afdoende opruimen van
werkterreinen)
20
Veiligheidsprogramma/ OSHA-vereisten:
(op schrift gesteld/bewustzijn)
10
Uitvoerder(s)/ VGM supervisor veiligheid: (deskundig
en coöperatief)
10
Subtotaal
Categorie Aftrek Aantal Subtotaal
(Aftrek x Aantal)
Verzuimongevallen -15
Ongevallen met dodelijke afloop -30
Behaalde score (overbrengen naar pagina 1)
Naam beoordelaar:
Handtekening:
Functie:
Datum:
Toelichting:
KWALITEIT
Categorie Maximum
score
% conformiteit
t.o.v. vereisten
Subtotaal (Conformiteit
x Maximum)
Kwaliteitsprogramma: (naleving van
kwaliteitsvereisten Overeenkomst)
40
Materialen: (naleving van specificaties en tekeningen) 20
Vakmanschap: (vaardig vakmanschap en mate van
nabewerking)
20
Gegevens: (testrapporten, gecertificeerde tekeningen
en tekeningen als gebouwd)
20
Behaalde score (overbrengen naar pagina 1)
Naam beoordelaar:
Handtekening:
Functie:
Datum:
Toelichting:
Pagina 3 van 3 Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-71042
UITVOERING
Categorie Maximum
score
% conformiteit
t.o.v. vereisten
Subtotaal (Conformiteit
x Maximum)
Planning: (handhaving algehele planning en behalen
mijlpaaldatums en voortgangsrapporten)
30
Bouwplaats supervisie: (kundige, coöperatieve
managers met de juiste autoriteit om tijdig besluiten
te nemen en om te gaan met arbeidsrelaties)
20
Onderopdrachtnemers: (correct management) 15
Materiaalmanagement: (in staat materialen te
beheren en te coördineren)
15
Mens en Materieel: (kwaliteit en deugdelijkheid van
personeel en materieel)
15
Ondersteuning kantoor: (ondersteuning van de
bouwplaats)
5
Behaalde score (overbrengen naar pagina 1)
Naam beoordelaar:
Handtekening:
Functie:
Datum:
Toelichting:
COMMERCIEEL
Categorie Maximum
score
% conformiteit
t.o.v. vereisten
Subtotaal (Conformiteit
x Maximum)
Wijzigingen: (tijdig indienen en reageren met redelijke,
adequate en duidelijke rechtvaardiging, inclusief
claims en terugvorderingen)
50
Facturering: (tijdig, correct en volledig) 30
Administratieve indieningen: (indienen en
onderhouden van administratief vereiste documenten,
zoals verzekeringsbewijzen)
10
Ondersteuning ZuidPlus: (onvoorziene betrokkenheid
van ZuidPlus)
10
Behaalde score (overbrengen naar pagina 1)
Naam beoordelaar:
Handtekening:
Functie:
Datum:
Toelichting:
Ref. Eenheidsprijs Aantal Eenheid Subtotaal
A.1 -€
A.2 -€
A.3 -€
-€
Ref. Eenheidsprijs Aantal Eenheid Subtotaal
B.1 -€
B.2 -€
B.3 -€
-€
Ref. Eenheidsprijs Aantal Eenheid Subtotaal
C.1 -€
C.2 -€
C.3 -€
-€
Ref. Subtotaal
A -€
B -€
C.i -€
C.ii 5% -€
-€
Datum Datum Datum
Naam: Naam: Naam:
TOTAAL MEER- EN MINDERWERK
Omschrijving
Subtotaal in mindering
Subtotaal bijkomend op basis van overeengekomen prijzen
Subtotaal bijkomend op basis van kosten plus vergoeding
Berekende vergoeding
HANDTEKENINGEN
Namens ZuidPlus, Inkoop- en Subcontract
management
Namens ZuidPlus,
UitvoeringsmanagementNamens Opdrachtnemer
Handtekening: Handtekening: Handtekening:
SUBTOTAAL BIJKOMEND OP BASIS VAN KOSTEN PLUS VERGOEDING
SAMENVATTING EN VERGOEDING
Kosten opgenomen in de Overeenkomst (in mindering)
C. Bijkomende kosten op basis werkelijke kosten plus aannemersvergoeding
Omschrijving
ZPA-.........–K.............
OVEREENKOMST
NUMMER
Meer- en Minderwerk onderbouwing (MMO)
OMSCHRIJVING
DATUMOPDRACHTNEMER
K............-………..-.............
MEER- & MINDERWERK NR.
DEELPROJECT WERKPAKKET SBS REVISIE NUMMER
A. Kosten opgenomen in de Overeenkomst (in mindering)
KOSTENONDERBOUWING
Omschrijving
SUBTOTAAL IN MINDERING
B. Bijkomende kosten op basis van overeengekomen Eenheidsprijzen en Tarieven
Omschrijving
SUBTOTAAL BIJKOMEND OP BASIS VAN OVEREENGEKOMEN PRIJZEN
Pagina 1 van 1
Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-71043
Pagina 1 van 1 Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-71044
Vrijwaring Laatste Betaling
OVEREENKOMST
NUMMER:
OPDRACHTNEMER: DATUM:
ZPA-.........-K............. [Kies datum]
DE VRIJWARING
In aanmerking nemende dat <BEDRIJFSNAAM OPDRACHTNEMER> (hierna “Opdrachtnemer”), kantoorhoudend
aan <ADRES GEGEVENS>, te <PLAATSNAAM> in <LAND>, met ZuidPlus vof Overeenkomst ZPA-XXX-KXXXX is
aangegaan op <DATUM> ter zake van de Levering van Zaken en/of de Uitvoering van Werken zoals nader
vastgelegd in voornoemde Overeenkomst, elke aanvulling daarop en/of wijziging daarin, alsmede alle (rechts)
handelingen ter uitvoering daarvan.
Bij het door Opdrachtnemer daarwerkelijk ontvangen van de laatste betaling ter waarde van €<BEDRAG
LAATSTE BETALING IN CIJFERS> (zegge: < BEDRAG LAATSTE BETALING UITGESCHREVEN> Euro), wat de volledige
laatste betaling van Opdrachtgever aan Opdrachtnemer in het kader van voornoemde Overeenkomst
representeert en waarmee de totale eindwaarde van de Overeenkomst uitkomt op €<EINDWAARDE
OVEREENKOMST IN CIJFERS> (zegge: < EINDWAARDE OVEREENKOMST UITGESCHREVEN>, bevestigt
Opdrachtnemer het volgende:
1. De eigendom van te leveren of te vervaardigen zaken wordt geacht reeds op de Opdrachtgever te zijn
overgegaan, zodra de Opdrachtnemer deze in bewerking heeft genomen, van derden heeft verkregen,
of heeft vervaardigd. In alle andere gevallen is de eigendom van het geleverde op de Opdrachtgever
over gegaan op het moment van goedkeuring na levering, zodra het geleverde op de overeengekomen
plaats van levering door de Opdrachtgever in ontvangst is genomen. De Opdrachtnemer bevestigd
derhalve de Opdrachtgever en de Klant, alsmede hun moedermaatschappijen, gelieerde
ondernemingen, functionarissen, werknemers, tussenpersonen en vertegenwoordigers te ontheffen
van en vrijwaren voor alle eigendomsvoorbehouden op goederen, documenten, licenties en diensten
in welke vorm ook voor zover Opdrachtnemer die heeft, heeft gehad of hierna zou kunnen hebben in
verband met voornoemde Overeenkomst.
2. De Opdrachtnemer bevestigt de Opdrachtgever en de Klant, alsmede hun moedermaatschappijen,
gelieerde ondernemingen, functionarissen, werknemers, tussenpersonen en vertegenwoordigers te
ontheffen van en vrijwaren voor alle claims, eisen, procedures, schades, onkosten of
aansprakelijkheden, inclusief de kosten van juridische ondersteuning, voor zover Opdrachtnemer die
heeft, heeft gehad of hierna zou kunnen hebben in verband met voornoemde Overeenkomst.
3. De Opdrachtnemer bevestigt bovendien de Opdrachtgever en de Klant, alsmede hun
moedermaatschappijen, gelieerde ondernemingen, functionarissen, werknemers, tussenpersonen en
vertegenwoordigers te ontheffen van en vrijwaren voor alle claims, eisen, procedures, schades,
onkosten of aansprakelijkheden, inclusief de kosten van juridische ondersteuning, voor zover derden
die namens de Opdrachtnemer hebben, hebben gehad of zou kunnen hebben in verband met
voornoemde Overeenkomst of in verband met werkzaamheden die derden namens, in opdracht, of in
dienst van de Opdrachtenemer verricht of verrichtte in verband met voornoemde Overeenkomst.
Aldus zonder enig voorbehoud en rechtsgeldig ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger van
Opdrachtnemer.
HANDTEKENING
Naam:
Handtekening:
Functie:
Datum: