Download - Aplikasi teknologi informasi perpustakaan
APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN
NAZARUDDIN MUSA, S.Ag.SIP., MLIS
DIPRESENTASIKAN PADA KEGIATAN DIKLAT DITEMPAT KERJA (DDTK) BIDANG
PERPUSTAKAAN
KERJASAMA BALAI DIKLAT KEAGAMAAN MEDAN DENGAN UPT.PERPUSTAKAAN
IAIN AR-RANIRY
RUANG SERBAGUNA UPT.PERPUSTAKAAN IAIN AR-RANIRY BANDA ACEH
TANGGAL 26 S/D 29 MARET 2012
PENDAHULUAN
Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) atau sering juga disebut
ICT (Information Communication and Technology) telah memberi dampak yang signifikan
dalam berbagai aspek kehidupan manusia. Dampak tersebut sangat jelas terlihat, khususnya
pada badan atau instansi penyedia jasa layanan, seperti layanan perbankkan, kesehatan,
transportasi, pendidikan, dan juga Perpustakaan. Khusunya dalam hal aktifitas layanan,
Chauhan (2004) mengatakan bahwa secara garis besar ada empat manfaat penggunaan TIK,
atau sering singkat dengan manfaat 4 E; yaitu “Economy (Murah), Easy (mudah), Extension
(Luas) (or expansion) and Efficiency” (efisien)
Namun dibalik manfaat tersebut, jika kita jeli dalam membaca tlisan-tulisan terkait
informasi, kita juga menemukan berbagai istilah untuk menggambarakan kedahsytan
perkembangan informasi dewasa ini. Diantara istilah-istilah tersebut misalanya orang sering
mengatakan “ledakan informasi” (Explode of Information), di bombardir oleh informasi
(Bombardired by information),” Membanjirnya informasi (Flood of Information), membludaknya
informasi (Information overload), dan lain-lain. Sayangnya, Kesemua istilah tersebut
berkonotasi negative. Dengan kata lain, kesemuanya bermakan bencana (catastrophe)
Meskipun dipahami bahwa yang dimaksudkan oleh istilah-istilah tersebut hanyalah untuk
menggambarkan banyaknya informasi yang tersedia saat ini, tapi pada kenyataannnya
memang keadaan tersebut dapat menimbulkan keresahan dan kesukaran bagi para pencari
informasi. Hal ini karena akibat terlalu banyaknya informasi yang tersedia dalam berbagai
format dan media, akan menyulitkan pencarian informasi yang relevan dan terpercaya
(reliable ) jika informasi tersebut tidak dikelola dengan baik. Oleh karena disadari bahwa
perkembangan TIK lah yang telah membuat dahsyatnya perkembangan informasi, maka
diharapkan TIK pulalah yang bisa menjadi solusi untuk mengatasi masalah tersebut di atas.
Disini pulalah menjadi poin penting mengapa penerapan TIK dalam dunia informasi menjadi
sangat signifikan diimplementasikan di Perpustakaan.
Mengapa demikian? Alasanya adalah perpustakaan merupakan salah satu dari
sumber informasi yang telah memiliki kapabilitas dan kompetensi tentang arti dari informasi itu
2 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
sendiri. Perpustakaan memiliki hak untuk mendapatkan, mengolah, memproses serta
menyebarkan informasi yang terseleksi dan aktual kepada pengguna perpustakaan ataupun
masyarakat luas. Jadi informasi yang dihasilkan oleh perpustakaan adalah informasi yang
betul-betul berguna untuk masyarakat. Artinya informasi yang disajikan bukan semata-mata
informasi yang biasa-biasa saja tetapi telah melalui tahapan pemrosesan oleh pustakawan
yang memiliki kompetensi dalam menyajikan informasi tersebut.
CAKUPAN PEMBAHASAN
Makalah ini akan membahas secara komperehensif berbagai aspek penerapan Teknologi
Informasi Komunikasi (TIK) di Perpustakaan. Pada bagian awal akan menjelaskan secara
singkat perkembangan Perpustakaan dan signifikasi penerapan TI serta dampaknya terhadap
layanan Perpustakaan di era global. Pada bagian kedua, makalah ini akan mempresentasikan
secara aplikatif alngkah-langkah bagaimana langkah penerpan TI dalam berbagai bidang
layanan Perpustakaan.
KOMPETENSI YANG DIHARAPKAN
þ Peserta diklat memahami secara filosofis terhadap latar belakang penerapan TIK dalam
dunia Perpustakaan.
þ Peserta diklat mamiliki pengetahuan secara umum tentang kebutuhan akan perangkat
keras (hardware) dan perangkat lunak (software) TIK yang diperlukan di Perpustakaan.
þ Peserta diklat memahami tahapan-tahapan kegiatan yang diperlukan dalam proses
penerapan sistem TIK di perpustkaaan.
þ Peserta diklat akan memimiliki kompetensi untuk mengoperasikan sistem TIK secara
umum dalam berbagai aspek layanan perpustakaan
þ Peserta akan lebih percaya diri dalam mengoperasionalkan berbagai sistem informasi
manjemen Perpustakaan (SIMPUS).
3 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
þ Peserta diklat akan lebih kreatif dalam mengembangkan layanan-layanan perpustakan
yang inovatif sesuai perkembangan dunia TIK dan perubahan perilaku pencari informasi (
Information Seekers Behavaiour).
PENGERTIAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK)
Banyak pengertian kita temukan tentang pengertian teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK). Untuk lebih jelasnya kita perlumelihat secara terminologi kesemua
gabungan kata itu satu persatu. Istilah Teknologi Informasi merupakan kombinasi dua istilah
dasar yaitu teknologi,informasi dan Komunikasi. Teknologi dapat diartikan sebagai
pelaksanaan ilmu, sinonim dengan ilmu terapan. Sedangkan pengertian informasi adalah
sesuatu yang dapat diketahui. Namun, ada pula yang menekankan informasi sebagai transfer
pengetahuan. Perbedaan definisi informasi ini dikarenakan, pada hakekatnya, informasi tidak
dapat diuraikan (intangible), sedangkan informasi itu bisa dijumpai dalam kegiatan sehari-hari,
yang diperoleh dari data dan dari observasi terhadap dunia sekitar kita serta diteruskan
melalui komunikasi. Sementara Komunikasi yang dimaksudakan dalam hal ini adalah
komunikasi data yang memungkinkan komputer yang berdiri sendiri terintegrasi pada jaringan
komputer baik pada tataran lokal maupun global dengan menggunakan software dan
hardware jaringan.
Secara sederhana, teknologi informasi dapat diartikan sebagai teknologi yang
digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah, serta menyebarkan informasi.
Definisi tersebut menganggap bahwa teknologi informasi tergantung pada kombinasi
komputasi dan teknologi telekomunikasi berbasis mikroelektronik (Ma’in: 2005). Revolusi
informasi dengan kemampuan kolaborasi yang luar biasa dengan perangkat ICT tengah
melanda lapisan masyarakat saat ini.
Di dalam kamus the Dictionary of Computers, Information Processing and
Telecommunications Teknologi informasi: “Teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan,
dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan
4 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
telekomunikasi yang lahir karena “... adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan
teknologi baru yang dapat mengatasi kelambatan manusia mengolah informasi.
Pengertian yang hamper senada juga kita dapat lihat di Website TUTOR2U. Disini
TIK atau ICT sebagaii berikut: “ICT is concerned with
the storage, retrieval, manipulation, transmission or receipt of digital data. Importantly, it
is also concerned with the way these different uses can work with each other”
Lebih jauh Joner (2000) mengartikan bahwa teknologi informasi sebagai perpaduan
antara:
1. komputer, yang mencakup komponen perangkat keras dan perangkat lunak,
2. komunikasi data yang memungkinkan komputer yang berdiri sendiri terintegrasi pada
jaringan komputer baik lokal maupun internasional,
3. media penyimpanan dan metode yang merepresentasikan data dengan tujuan untuk
memperoleh, mengolah, menyimpan, serta menyampaikan informasi.
Chauhan (2004) kemudian menyimpulkan bahwa “ ICTs is a generic term referring
to technologies that are used for collecting, storing, editing and passing on
(communicating) information in various forms ’, dengan menggunakan perangkat perangkat
berikut ini
1) Computer
2) Internet
3) Digital camera
4) Webcam
5) Smart Card
6) Scanner
7) E-Book
8) Printer
9) Electronic Journals
10) WEB-OPAC
5 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
11) Animation
12) E-Mail
13) CDROM.
14) DVD
15) RFID Technologies
APLIKASI TIK DI PERPUSTAKAAN
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Perpustakaan sekarang ini ternyata
tidak hanya merubah paradigma Perpustakaan sebagai gudang buku dan juga tidak terbatas
sebagai tempat penyediaa jasa informasi, tetapi juga also Perpustakaan telah dipandang
sebagai social software (Perangkat lunak social) yang setara dengan mesin Google, Yahoo,
MSN, Amazon, Microsoft dan lain-lain yang bertujuan untuk melayani informasi masyarakat
global.
Jadi, kalau sudah dianggap demikian, lalu apa perpbedaan perpustakaan dengan
software sosial lainnya? Apakah secara subtansi mereka sama? Jawabannya mereka beda.
6 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
Mengapa demikian? Alasanya adalah perpustakaan merupakan salah satu dari sumber
informasi yang telah memiliki kapabilitas dan kompetensi tentang arti dari informasi itu sendiri.
Perpustakaan memiliki hak untuk mendapatkan, mengolah, memproses serta menyebarkan
informasi yang terseleksi dan aktual kepada pengguna perpustakaan ataupun masyarakat
luas. Jadi informasi yang dihasilkan oleh perpustakaan adalah informasi yang secara
seubtansi betul-betul sesuai dengan kebutuhan masyarakat pengguna. Artinya informasi yang
disajikan bukan informasi asalan, tetapi informasi yang tetapi telah melalui tahapan
pemrosesan mulai dari proses seleksi, organisasi, sampai dengan distribusi kepada pemakai,
yang dilakukan oleh pustakawan yang memiliki kompetensi dalam bidang perpustakaan dan
informasi.
Jika sudah demikian jelas bahwa orientasi hasil dari pengolahan dan pengelolaan
informasi tersebut adalah untuk kepentingan pengguna (user oriented). Pengguna adalah
target utama dari perpustakaan. Ini dilakukan adalah untuk memberikan layanan yang lebih
berkualitas dan lebih baik. Menjadi hal yang penting dilakukan karena kemudahan akses
informasi tidak semata-mata dimonopoli oleh perpustakaan, tetapi kondisinya justru
sebaliknya. Perpustakaan terkadang kurang memperhatikan pekembangan perilaku dari
pencari informasi yang selalu menginginkan layanan yang fleksibel, mudah, cepat seiring
dengan pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
ALASAN APLIKASI TIK DI PERPUSTAKAAN
Dengan semakin berkembanganya pemanfaata perangkat teknologi informasi diperpustakaan
telah memberi dampak pada perkembangan Perpustakaan. Perpustakaan terlihat semakin
modernis dan dinamis menyesuaikan dengan tren teknologi terkini. Barangkali inilah yang
dimaksudkan oleh “Bapak Perpustakaan” Ranganathan bahwa perpustakan sebagai “ living
organism” yaitu sesuatu yang hidup dan berkembang sesuai zaman. Secara kast mata, kita
bisa melihat bahwa perpaduan antara ilmu perpustakaan dan perangkat TIK saat ini telah bisa
7 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
menghasilkan beragam produk layanan informasi kepada masyarakat yang lebih variatif dan
interaktif.
Namun satu hal yang perlu diingat oleh kita semua adalah bahwa “meskipun
penerapan TIK di Perpustakaan secara langsung dapat merubah perpforma
(penampilan) Perpustakaan, tetap tidak serta mengangkat citra pustakawan, jika tidak
disinergikan dengan kompetensi TIK petugas Perpustakaan”. Jika ini kompetensi ini
diabaikan, penerpan TIK bahkan dapat lebih memperburuk citra pustakawan. Hal ini karena
penerpan TIK dianggap hanya semata sebagai pajangan untuk memperindah penampilan
Perpustakaan.Disinilah pula terlihat jelas bahwa ternyata peran “brainware” atau manusia
sangat krusial dalam proses penarapan hardware dan software TIK di Perpustakaan. Lalu apa
saja peran brainware?. Diantara peran penting penting tersebut adalah
Menganalisa kebutuhan akan penerapan TIK, menentukan tujuan, merencanakan tahapan
pelaksanaan, menentukan siapa pelaksana dan yang mengoperasional, memikirkan
anggaran operational dan anggaran untuk pengembanagannya. Intinya, brainware menjadi
kunci keberhasilan penerpan TIK di Perpustakaan.
Berdasarkan paparan diatas, terlihat jelas bahwa alasan utama penerapan TIK di
perpustakaan bukanlah sebuah trend kemajuan, tetapi lebih kepada tuntutan pengguna,
khususnya generasi ”netizen ” yang sudah terbiasa menemukan informasi di ujung jari atau
serba clik (clicable). Fenomena perubahan perilaku pencari informasi (information seekers
changed behaviour) sangat penting direspon oleh perpustakaan. Karena jika tidak
perpustakaan akan menjadi alternatif terkhir dikunjungi oleh pemustaka. Dapat dimaklumi
karena karena mereka telah ”dimanjakan” dengan layanan internet on line yang memberi
jutaan informasi dengan sekali “klik”meskipun tingkat kerelevansian dan keterpercayaannya
belum terjamin.
FAKTOR PENDORONG PENERAPAN TIK DI PERPUSTAKAAN
8 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
Terkait dengan faktor penggerak (generating factor) penerapan TIK di perpustakaan,
Sulistyo Basuki (1993) ini menyebutkan bahwa faktor penerapan TIK di Perpustakaan adalah:
þ Kemudahan mendapatkan produk TI
þ Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI
þ Kemampuan dari teknologi informasi
þ Tuntutan layanan masyarakat yang serba “klick”, terutama “netizen”
Sementara itu, alasan penerapan TIK di Perpustakaan dapat di kategorikan sebagai
berikut, yaitu:
þ Mengefektifkan dan mengefisiensikan pekerjaan pustakawan.
þ Meningkatkan mutu layanan kepada pengguna perpustakaan
þ Meningkatkan penampilan perpustakaan dan citra pustakawan
þ Memperluas networking, baik nasional, regional dan global.
TINGKATAN PENERAPAN TIK DI PERPUSTAKAAN
Karena beragamnya pemahaman tentang isltilah terkait model penerapan TIK di
perpustakaan, maka menjadi penting untuk kita memahami terlebih dahulu apa perbedaan
dan persamaan diantara isltilah-istilah tersebut. Istilah yang sering kita dengan terkait
dengan penerapan TIK di perpustakan adalah Perpustakaan terautomasi (Automated
Library),Perpustakaan Digital (Digital Library),Perpustakaan Maya (Virtual Library),
Perpustakaan 2.0 (Library 2.0) dan pengembangan terbaru dalam bidang TIK saat ini
adalah Cloud Computing. Oleh karena itu saya memprediksikan bahwa kedepan akan
muncul model Perpustakaan baru, saya menyebutnya Perpustakaan Awan (Cloud Library).
Berbicara tentang perkembangan TIK sepertinya tidak akan pernah berakhir. Salah
satu sebabnya karena TIK merupakan ilmu terapan, yang selalu berkembang dan terus
berkembang. Karena menyadari keadaan perpustaak kita, khususnya di Aceh yang umumnya
konvensional,maka penulis selalu mengajak mahasiswa “menghayal” ketika kuliah yang
berkenaan dengan bidang Aplikasi Teknologi Informasi..Karena kalau tidak, saya khawatir
mahasiswa akan mengira itu hanya bicara impian, atau Cet Langet. Tetapi dengan berhayal
9 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
terkadang dapan menumbuhkan motivasi untuk berjuang di bidang profesi pustakawan, yang
belum begitu popular di Negara kita.
Aplikasi TIK di perpustakaan memiliki tahapan-tahapan yang berbeda-beda antara
satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya. Hal ini karena setiapperpustakaan memiliki
kemampuan financial dan Sumber Daya Manusia (SDM), serta kebutuhan pengguna yang
berbeda-bedada pula. Secara umum tingkatan aplikasi TIK di Perpustakaan ini dapat
diurutkan kedalam tingkatan atau tahapan sebagai berikut ini,
1. Perpustakaan Terautomasi (Automated Library)
Bahasan berikut akan menjelaskan: Apa itu Automasi Perpustakaan?, Apa bedanya dengan
Digital Library, Bidang apa saja yg Automasikan?, dan apa saja faktor penggerak Automasi?
Secara singkat automasi Perpustakaan sering artikan sebagai Penerapan komputer
sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS). Yang dimasudkan dengan
Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) adalah penerpan computer dalam
segala bidang pekerjaan perpustakaan, yaitu:
þ Administrasi
þ Akuisisi
þ Inventarisasi
þ Katalogisasi
þ Sirkulasi, dll.
1. Perpustakaan Digital ( Digital Library)
Tahap awal adanya perpustakaan digital adalah berubahnya sistem kerumahtanggaan
kegiatan perpustakaan dari tercetak menjadi elektronis. Perangkat ICT pada mulanya
hanya digunakan sebagai pengganti mesin ketik, tetapi perkembangan berikutnya adalah
berkembangnya dan terdapat pangkalan data bibliografi koleksi yang merupakan satu
kesatuan database koleksi perpustakaan. Pangkalan data bibliografi dapat ditelusur untuk
mempercepat proses pencarian koleksi perpustakaan. Tahap selanjutnya adalah
berkembangnya sistem otomasi perpustakaan yang lebih menekankan pada proses
peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan. Dalam tahap ini dapat dikatakan
10 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
sebagai satu kesatuan manajemen sistem informasi perpustakaan. Semua kegiatan
perpustakaan dapat diketahui lewat sistem informasi perpustakaan tersebut. Transaksi
sirkulasi, input data, input anggota, bebas pustaka, statistik semua kegiatan
perpustakaan, proses pencarian koleksi terdapat dalam sistem informasi perpustakaan
tersebut. Semua kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan dapat diketahui melalui sistem
informasi perpustakaan tersebut. Kemudian tahap terakhir dari perkembangan
perpustakaan sekarang ini adalah perpustakaan digital. Pada hakikatnya perpustakaan
digital adalah bentuk metamorfosa dari perpustakaan konvensional yang mulanya
menyajikan informasi dalam bentuk tercetak menjadi informasi digital. Ini artinya bahwa
perpustakaan dapat melakukan kegiatan alih bentuk informasi tercetak menjadi informasi
digital dengan berbentuk format fullteks ataupun informasi bibliografi. Format fullteks yang
dimaksud disini adalah semua data koleksi informasi dalam bentuk digital, tidak lagi
dalam bentuk tercetak.
Lalu bagimana dengan fenomena perpustakaan yang terus berlomba mendigitalkan
beberapa koleksi tercetak yang dimiliki agar dapat segera mengakomodasi kepentingan
pengguna yang mulai bergeser dari pencarian informasi melalui informasi tercetak
menuju sumber-sumber informasi digital melalui teknologi internet? Berbagai
perpustakaan dengan koleksi digitalnya mulai menampilkan kelebihan perpustakaan
melalui teknologi world wide web (www) untuk akses informasi di internet. Beberapa
perpustakaan mulai memberanikan diri dengan menyebut dirinya sebagai perpustakaan
digital, meskipun yang dapat dicapai baru sebatas pada perpustakaan hibrida. Artinya
perpustakaan tersebut menyajikan layanan informasi dalam bentuk cetak dan dalam
betuk digital. Ini yang kemudian disebut sebagai langkah transisi menuju perpustakaan
digital yang sebenarnya. Perpustakaan hibrida merupakan jawaban yang tepat bagi
perpustakaan yang memberikan layanan informasi tercetak dan layanan informasi digital.
Apabila perpustakaan tersebut menyajikan informasi dalam dua kategori yakni informasi
tercetak dan informasi digital maka disebut sebagai perpustakaan hibrida, sebaliknya
11 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
yang disebut sebagai perpustakaan digital adalah perpustakaan yang memiliki koleksi
informasi semuannya dalam bentuk digital, bukan lagi tercetak.
Salah satu ciri utama dari perpustakaan digital adalah bagaimana suatu informasi
didapatkan dengan mudah didapatkan tanpa mengenal batas ruang dan waktu. Proses
mendapatkan informasi dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun. Secara umum
dampak dari perpustakaan digital bagi kegiatan rutin perpustakaan adalah
tersedianya database perpustakaan tentang berbagai macam informasi yang ada dalam
perpustakaan digital. Konsekuensi ini tentunya memerlukan pengelolaan
manajemen database perpustakaan digital yang lebih kompleks dan handal. Bagi
perpustakaan sendiri database informasi digital tersebut dikelola sedemikian rupa dan
merupakan aset informasi dari perpustakaan, sehingga dalam proses temu kembali
informasi para pencari informasi dapat dengan mudah mendapatkan informasi tersebut.
2. Dalam proses temu kembali informasi pun perpustakaan digital tidak terbatas pada satu
kesatuan database saja, tatapi perpustakaan dapat mencari informasi diluar
perpustakaan itu sendiri(out source), tentunya terdapat jaringan informasi
global (network) yang menghubungkan perpustakaan digital satu dengan perpustakaan
digital lainnya atau dengan sumber-sumber informasi yang lain. Perpustakaan digital
menjalin kerjasama dengan perpustakaan digital lain dalam memberikan layanan yang
transparan kepada penggunanya. Akses global perpustakaan digital dan pelayanan
informasi menjadi tujuan utama. Yang terjadi selama ini yang telah menyebutnya dengan
perpustakaan digital adalah catalog on line, meskipun telah menggunakan
teknologi www (internet) tetapi hanya tampilan data bibliografi pustaka semata,
tidak fullteksnya.
Pengembangan perpustakaan digital memerlukan kajian komprehensif dari semua
aspek kegiatan perpustakaan, meskipun tujuan utamanya adalah memberikan layanan
informasi yang tepat dan cepat. Kualitas layanan perpustakaan dari semua kegiatan
kerumahtanggan perpustakaan dapat segera diketahui baik oleh lembaga perpustakaan itu
sendiri ataupun oleh masyarakat. Sistem informasi perpustakaan digital selalu
12 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
menggambarkan, merancang dan mengimplementasikan dengan mengunakan proses
perkembangan sistematis oleh pengguna terakhir dan informasi tertentu merancang sistem
informasi berdasarkan pada analisa kebutuhan informasi dalam organisasi perpustakaan.
Jadi, bagian utama dari proses ini adalah mengetahui rancangan dan analisa sistem. Seluruh
aktivitas utama dilibatkan dalam siklus perkembangan yang lengkap.
Supriyanto (2008: 85) menjelaskan dalam perancangan sistem perpustakaan digital
setidaknya harus berpedoman pada 7 langkah perancangan yang harus diaplikasikan oleh
perpustakaan. Pertama adalah harus diketahui terlebih dahulu tentang siklus pengembangan
sistem. Pendekatan siklus ini adalah untuk mengetahui perkembangan dari pemecahan
sistem informasi, nantinya terdapat banyak proses dan siklus yang timbul. Misalkan siklus
pemeriksaan, analisa, rancangan, mengimplementasikan dan pemeliharaan
sistem. Kedua adalah pemeriksaan sistem. Pemeriksaan sistem ini meliputi perancangan
sistem informasi, studi kelayakan, dan kelayakan suatu sistem. Kelayakan suatu sistem itu
sendiri mencakup kelayakan organisasi, kelayakan teknis, kelayakan ekonomi dan kelayakan
operasi. Ketiga adalah analisa sistem. Digunakan oleh pengguna akhir sebelum
perancangan sistem informasi baru dapat diselesaikan. Produk akhir dari analisa sistem
adalah seluruh kebutuhan sistem untuk usulan sistem informasi (ini juga disebut spesifikasi
fungsional atau kebutuhan fungsional). Keempat adalah rancangan sistem. Rancangan
sistem terdiri dari rancangan pengguna antar muka, rancangan data, rancangan proses,
rancangan sistem logika, perancangan sistem fisik. Rancangan sistem ini lebih menekankan
pada konsep pengembangan struktur database perpustakaan yang akan
dibuat. Kelima adalah keterlibatan unsur pengembang sistem. Unsur pengembang yang
dimaksud disini adalah kondisi intern dari organisasi perpustakaan itu sendiri, diantaranya
ukuran organiasi, deskripsi tugasnya, relevansi pengalaman, latar belakang pendidikan
dalam konsep-konsep proses informasi, peralatan dan teknik. Keenam adalah langkah
pengembangan sistem informasi perpustakaan. Dalam langkah ini yang dilakukan adalah
pembuatan dan pengembangan software yang akan digunakan dalam perpuatakaan digital.
Diperlukan studi banding pada perpustakaan yang telah menggunakan software serupa yang
13 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
kemudian akan di setupdalam perpuatakaan kita. Pada tahap ini juga harus diperhatikan
faktor lain yang tidak kalah penting yakni tentang gambaran umum tentang sistem yang akan
digunakan, kelebihan dan kelemahan sistem yang akan digunakan, alternatif solusi yang
dapat diterapkan, layanan digital berfungsi menyediakan fasilitas dan bimbingan, dan alokasi
biaya. Ketujuh adalah perencanaan pengembangan. Rencana pengembangan perpustakaan
digital harus dinyatakan secara jelas dan detail. Rencana pengembangan harus disesuaikan
dengan visi dan misi dari perpustakaan, serta adanya dukungan
dari stakeholder perpustakaan.
TIK DAN TANTANGAN BAGI PUSTAKAWAN
Kehadiran perpustakaan digital sebagai sumber informasi dan pengetahuan sudah
sewajarnya menjadi tantangan dan harus diakomodasi oleh pustakawan. Tantangan yang
nyata adalah bagaimana sikap pustakawan dalam memberikan layanan informasi sebaik
mungkin kepada penguna perpustakaan. Pustakawan merupakan penyaji informasi yang
memiliki kompetensi dan kapabilitas dalam bidangnya. Tetapi yang harus diperhatikan adalah
bagaimana pustakawan harus memberikan informasi secara benar dan tepat kepada
masyarakat. Pustakawan harus menseleksi informasi untuk memberikan akses layanan
informasi yang betul-betul diperlukan oleh masyarakat. Jika kebijakan yang diambil dalam
proses seleksi informasi tersebut mengedepankan pada kepentingan akses untuk pengguna
maka proses yang dilakukan oleh pustakawan adalah memberikan pertimbangan masalah
nilai ekonomi dari informasi. Setidaknya pustakawan harus memiliki kemampuan tantangan
dalam tiga hal yakni: kemampuan mengembangkan layanan perpustakaan digital,
kemampuan peka terhadap perkembangan teknologi informasi dan kemampuan menjalin
kerja sama dengan stakeholder diluar perpustakaan.
Pustakawan sudah sewajarnya mengembangan layanan perpustakaan digital, yakni
dengan jalan selalu meng up grade tren teknologi perpustakaan terkini yang selalu
berkembang dinamis. Kemampun pengembangan perpustakaan digital misalnya dengan
mengikuti pelatihan-pelatihan aplikasi dari teknologi informasi dan internet. Sedangkan
14 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
kemampuan kerja sama dengan pihak-pihak diluar perpustakaan memberi
peluang sharing informasi yang menunjang pengembangan perpustakaan digital
MANFAAT YANG DIHARAPKAN DARI DIKLAT INI
Secara umum hasil yang dicapai melalui workshop ini dapat dikategorikan ke dalam empat
manfaat (Four benefits) berikut:
þ Intelectual Benefits : yaitu bertambahnya pengetahuan dan wawasan staf dalam
bidang teknologi Informasi sehingga mampu berpikir kritis dalam penerapan IT di UPT
Perpustakaan IAIN Ar-Raniry.
þ Practical Benefits: yaitu meningkatnya keahlian dan kreatifitas staf dalam
pengembangan program dan layanan perpustkaan berbasis IT, terutama terkait
dengan bidang kejanya masing-masing.
þ Emotional Benefits: yaitu meningkatkan motivasi staf dalam mengikuti workshop
dalam bidang IT, serta terlihat proaktif dalam kerja kelompok untuk memecahkan
persoalan penerapan IT di perpustkaan.
þ Spiritual Benefits: yaitu meningkatnya ketekunan dan kesabarabaran staf dalam
memikirkan dan memberikan jasa layanan kepada pengguna perpustakaan.
TIK DAN JARINGAN KERJASAMA (NETWORKING)
Pengintegrasian aplikasi teknologi informasi dalam berbagi aspek kegiatan
perpustakaan saat ini sudah memungkinkan Perpustakaan melakukan kerjasama dalam
berbagai jenis layanan tanpa terbatas waktu dan jarak. Adapun jenis kerjasama yang sangat
memungkinkan dilakukan dalam konteks kerjasama nasional saat ini adalah:
þ Kerjasama Akses Elektronik Jurnal (E-Jurnal)
E-Jurnal adalah salah satu solusi efektif untuk memenuhi kebutuhan informasi dan
sekaligus mengantisipasi perubahan perilaku pencari informasi abad ini. Namun
mengingat bervariasinya subyek, mahalnya harga langganan dan terbatasnya pemanfaat
e-jurnal dikarenakan kendala bahasa inggris bagi kebanyakan pengguna perpustakaan di
Indonesia, maka Kerjasama Access E-Jurnal (KAE) bisa menjadi alternatif yang tepat.
Kerjasama ini bisa dilakukan dengan konsep ”`perpustakaan mana langgan apa”. Dengan
kata lain setiap perpustakaan dalam jaringan kerjasama berkewajiban untuk melanggan
satu e-jurnal dan memberi hak akses ke seluruh anggota jaringan.
15 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
þ Kerjasama Akses Koleksi Digital
Sama halnya dengan kerjasama akses e-jurnal, namun Kerjasama Akses Koleksi Digital
ditujukan kepada koleksi digital yang dimiliki masing-masing perpustakaan, misalnya
abstrak karya ilmiah,kliping koran,manuskrip dan lain-lain.
þ Kerjasama Pertukaran Metadata (copy Cataloging)
Kerjasama ini kemungkinan besar bisa dilakukan. Hal ini karena pada umumnya
perpustakaan dibawah Kementrian Agama RI menggunakan sistem pengolahan koleksi
yang sama, terutama pada kegiatan katalogisasi, yang meliputi kegiatan klasifikasi dan
penentuan tajuk subyek. Alasan lain kerjasama ini bisa dilakukan karena umumnya
perpustakaan IAIN/UIN di Indonesia sudah memiliki database elektonik online. Jika
kerjasama ini dapat terlaksana maka akan menghemat waktu pengolahan koleksi,
sekaligus juga bisa menigkatkan keseragaman metadata pada perpustkaan yang
bernaung dibawah Kementrian Agama RI.
1. Rencana Jaringan Kerjasama Global
Dengan perkembangan teknologi informasi sekarang ini, kerjasama tidak terbatas
pada tingkat nasional, tetapi juga memungkinkan dilakukan pada tingkat global. Seperti
16 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
LAIN-LA IN
GUNUNG JATI
ISLAMICUS
RADEN FATAH
?
SUNAN AMPEL
?
ANTASARI
?
MEDAN
?
WALISONGO
?
UIN JKT EBSCO
UIN JOGJA
EMERALD
KERJASAMA AKSES
E- JOURNAL
AR-RANIRY
?
Gambar 1: Skema Kerjasama Akses E-Jurnal
halnya pada kerjasama Nasional, kerjasama pertukaran metadata atau copy cataloging juga
sangat mungkin dilakukan pada tingkat global. Namun karena ada perbedaan dalam
beberapa prosesi pengolahan koleksi, terutama terkait pedoman yang digunakan, maka untuk
kerjasama inernasional diperlukan penyeragaman pedoman dan sistem, terutama dalam hal
stardarisasi metadata, yaitu menggunakan MARC21. Jika ini sudah standard maka kerjasama
seperti dengan OCLC melalui layanan WorldCat akan sangat mungkin dilakukan.
Kerjasama global ini menjadi penting untuk dipikirkan karena menawarkan banyak
manfaat. Salah satunya adalah memungkinkan pertukaran data bibilogrfis perpustakaan
melalui penggandaan catalog (copy cataloging), khususnya untuk koleksi-koleksi berbahasa
asing.
Manfaat dari kerjasama copy cataloging diantaranya adalah:
Mengurangi beban kerja staf bagian katalogisasi pada khususnya dan bagian
pengolahan koleksi pada umumnya
Memungkinkan kegiatan katalogisasi dilakukan secra lebih cepat, hemat dan akurat.
memungkinkan pelaksanaan kerjasama global secara setara dan berimbang, baik
dalam konteks pertukaran data bibliografis maupun peminjaman antar perpustakaan
(Inter Library Loan).
dapat memenuhi kebutuhan pemakai, meningkatkan performa perpustakaan
sekaligus citra pustakawan
KENDALA PENERAPAN TIK DI PERPUSTAKAA
Ada beberapa kendala inernal yang dihadapi perpustakaan Ar-Raniry saat ini, diantaranya:
Pemanfaatan layanan perpustakaan oleh pengguna belum maksimal.
Koordinasi internal antara pihak pustakawan, rektorat dan civitas akademika IAIN Ar-
Raniry belum berjalan optimal, khususnya dalam hal pengembangan koleksi dan
pengembangan layanan Perpustakaan lainnya.
Koordinasi eksternal, baik pada tingkat regional maupun nasional dengan pihak-pihak
penyedia jasa informasi masih belum terjalin secara inten.
Dana operational perpustakaan masih belum memadai sehingga menyebabkan
fasilitas tidak cukup, kondisi perpustakaan belum menarik,baik dari segi kebersihan,
kenyamanan dan lain sebagainya.
Kompetensi staff, khususnya dalam bidang ICT masih lemah
Jaringan dan Quota Internet yang diberikan masih belum memadai.
17 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
Kesadaran dan kemampuan pengguna dalam penelusuran informasi masih kurang
Dalam konteks kerjasama jaringan, salah satu kendala yang mungkin dihadapi
adalah masih adanya ketidakseragaman, terutama dalam proses pengolahan koleksi.
SOLUSI PENERAPAN TIK
Perkembangan sistem pendidikan dan perkembangan teknologi informasi yang
mengharuskan mahasiswa melakukan studi mandiri, serta tuntutan akademisi untuk menulis
karya ilmiah, maka perpustakaan tidak boleh pasrah pada keadaan yang ada. Keaktifan dan
keseriusan pustakawan dalam mencari terobasan dan solusi sangat diperlukan. Salah satu
solusi efektif adalah melakukan kerjasama jaringan dengan berbagai pihak, baik pada tingkat
internal,regional,nasional maupun global. Adapun solusi yang direkomendasi oleh
Perpustakaan IAIN Ar-Raniry dalam menghadapi kendala di atas adalah sebagai berikut:
Perlu meningkatkan koordinasi baik secara internal,regional,nasional maupun
internasional
Perlu pengembangan staf melalui magang, studi banding ke perpustakaan-perpustakaan,
baik dalam maupun ke luar negeri,
Perlu meredefinisi visi, misi dan fungsi perpustakaan agar semakin jelas arah
pencapainnya.
Perlu melakukan evaluasi terhadap sistem automasi perpustakaan, hal ini bertujuan untuk
mencapai azas keseragaman dan standarisasi.
Perlu membicarakan konsep dan manfaat kerjasama jaringan secara jelas kepada
stokholder masing-masing agar mendapat perhatian dan dukungan baik moril maupun
modal.
Perlu membentuk satgas jaringan kerjasama perpustakaan untuk mengidentifikasi,
mengevaluasi serta mencari solusi terhadap permasalahan yang dihadapi jaringan.
Perlu menyiapkan staf khusus pada tiap-tiap perpustakaan untuk menangani jaringan
kerjasama perpustakaan
Perlu pelatihan staff baik untuk tenaga operational jaringan, maupun staf bidang lainnya
seperti pengolahan, pelayanan, dan lain-lain.
Perlu memaksimalkan program yang sedang berjalan, khususnya program-program yang
terkait dengan kerjasama jaringan.
Perlu mengidentifikasi, menyeleksi, mengadakan, mengolah dan mendistribusikan koleksi
dengan mengutamakan faktor kerelevansian, ketersediaan dan kemutakhiran .
18 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
I. PENUTUP DAN SARAN
Perkembangan Teknologi Informasi yang begitu pesat menuntut para penyedia jasa
informasi untuk berbenah diri, kreatif, proaktif dan professional dalam memberikan layanan.
Penguasaan Teknologi Informasi baik secara teoritis maupun praktis menjadi sangat penting
bagi staf perpustakaan. Hal ini karena disamping untuk menunjang tugas-tugas operasional
kepustakawanan, juga untuk memenuhi kebutuhan informasi, khususnya para ”netizen” yang
cendrung mencari informasi serba click (Clickable). Dalam konteks Perpustakaan IAIN Ar-
Raniry, pembekalan IT ini bahkan menjadi ”wajib” hukumnya . Hal ini dikarenakan minimnya
pengetahuan dan keahlian staf perpustakaan dalam bidang aplikasi teknologi Informasi.
Pemenuhan kebutuhan informasi secara cepat dan akurat menjadi tantangan
tersendiri bagi perpustakaan di era ICT ini. Penigkatan kompetensi staff dan malakukan
kerjasama jaringan perpustkaan dengan berbagai pihak, dan pada berbagai tingkatan adalah
solusi tepat yang tidak bisa ditawar.
Dengan mengucap syukur kepada Allah S.W.T penulis berharap jika pertemuan
koordinasi jaringan perpustkaan di lingkup Kemeterian Agama RI ini dapat menjadi satu
motivasi dan kekuatan baru bagi kita semua, dan bagi pustakawan Indonesia pada umumnya
dalam rangka menjalan misi Iqra’ kita.
Akhirnya, mudah-mudahan kebersamaan kita selama empat hari di Bogor,
mendiskusikan berbagai solusi terkait bentuk koordinasi kerjasama perpustakaan ini dapat
memberi manfaat maksimal, baik manfaat intelektual, praktikal, emosional dan juga manfaat
spiritual.Amin!
19 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]
DAFTAR BACAAN
1. Chauhan,Buddhi Prakash ( 2004). ICT Enabled Library and Information Services,
Institute of Engineering. Diakses tanggala 20 Maret 2012 dari
http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&sqi=2&ved=0CCQQFjAA&url=http%3A%2F%2Fdspace.thapar.edu%3A8080%2Fdspace%2Fbitstream%2F123456789%2F51%2F1%2FICT%2BEnabled%2BLibrary%2BServices.doc&ei=Kc9rT8SLHKnJmAX_ppDGBg&usg=AFQjCNENuvRdgjeS86-8YcwsI1E-h3zP0w&sig2=qxkjvcbPjntYFN1a-cd1Mw
2. Tutor2u (2012). Ahttp://tutor2u.net/business/ict/intro_what_is_ict.html
3. The Dictionary of Computers, Information Processing and Telecommunications
4. Hasugian, Joner. 2000. Penerapan Teknologi Informasi Pada Sistem Kerumahtanggan
Perpustakaan Perguruan Tinggi. Marsela. Vol. 2. No 2-3 Agustus
5. Setiarso, Bambang. 1997. Penerapan Teknologi Informasi dalam Sistem Dokumentasi
dan Perpustakaan. Jakarta: Grasindo.
6. Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan;
Strategi Perencanan Perpustakaan Digital. Yogyakarta: Kanisius
20 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]