Appunti per una lezione di
Informatica giuridica
Contenuti digitali – documenti informatici –
Conservazione dei documenti informatici
A cura di Stefano Russo
LUISS Guido Carli
Categorie di contenuti digitali
• Esistono numerose categorie di contenuti digitali:
1) documenti di testo
2)fogli di calcolo
3) presentazioni
4) immagini
5) registrazioni audio e video
6)disegni CAD
7) mappe
8) database
9) ecc.
Fonte: S. Allegrezza, Informatica di base. Conoscere e comprendere le risorse digitali nella società del'informazione, Simple, 2013.
2Roma, 13 ottobre 2016
Tipi di contenuti (o oggetti) digitali• All’interno di ciascuna di queste categorie esistono
diversi tipi di contenuti (o oggetti) digitali (digitalobject), ciascuno dei quali è codificato secondo un certo formato.
• Esempio:
-i documenti di testo possono essere prodotti nei formati TXT, RTF, DOC, DOCX, ODF;
-i fogli elettronici possono essere prodotti nei formati XLS, CSV,ODS;
-una immagine può essere salvata nei formati GIF, JPG, BMP, TIFF, PNG.
Fonte: S. Allegrezza, Informatica di base. Conoscere e comprendere le risorse digitali nella società del'informazione, Simple, 2013.
3Roma, 13 ottobre 2016
File (definizione)• Qualsiasi contenuto digitale viene memorizzato
come file.
Un insieme di BIT (cioè un insieme di 0 e di 1) considerati come una entità unica dal punto di vista logico e fissati con una certa organizzazione fisica su una memoria (ad es. elettronica, magnetica, ottica).
Fonte: S. Allegrezza, Informatica di base. Conoscere e comprendere le risorse digitali nella società del'informazione, Simple, 2013.
4Roma, 13 ottobre 2016
File• I documenti di testo, le immagini, i contenuti sonori, i
filmati, le pagine web, i programmi eseguibili sono tutti
memorizzati come file.
Esempio:
Un documento di testo creato con MS-Word pari a 30 KB
(KILO BYTE) sarà memorizzato nella memoria del
computer (o qualsiasi memoria di massa) come una
sequenza di ben 245.760 BIT 0 e 1.
1 KB = 1024 BYTE 1 BYTE=8BIT
30x1024=30720x8= 245.760 BIT
Fonte: S. Allegrezza, Informatica di base. Conoscere e
comprendere le risorse digitali nella società del'informazione,
Simple, 2013.
5Roma, 13 ottobre 2016
Formato elettronico
• L’insieme delle regole in base alle quali i BIT
che costituiscono la sequenza binaria (file) -
fissata su uno o più supporti di memoria -
assumono un significato e un’organizzazione
ben precisa costituisce il formato elettronico.
Fonte: S. Allegrezza, Informatica di base. Conoscere e
comprendere le risorse digitali nella società del'informazione,
Simple, 2013.
6Roma, 13 ottobre 2016
Codifica binaria• All’interno di un computer tutte le informazioni sono
codificate utilizzando il sistema binario.
• Il motivo per cui i computer utilizzano il sistema binario è
riconducibile al fatto che il loro funzionamento si basa su
centinaia di migliaia di componenti elettronici che
possono assumere due stati (assenza o presenza di
segnale; segnale con intensità più alta o con intensità
più bassa)
Fonte: S. Allegrezza, Informatica di base. Conoscere e
comprendere le risorse digitali nella società del'informazione,
Simple, 2013.
7Roma, 13 ottobre 2016
Codifica binaria• Il computer è in grado di elaborare e memorizzare solo
informazioni di tipo binario, ovvero costituite da sequenze di BIT (0 ed 1), ciò comporta che i vari contenuti (documenti di testo, immagini, contenuti audio e video, ecc.) debbono essere convertiti in sequenze di BIT per poter essere elaborati o memorizzati.
Esempio:
Quando sulla tastiera viene premuto il tasto relativo al carattere A, nel computer viene memorizzato a la sequenza di BIT corrispondente a tale carattere, ovvero 01000001 se si utilizza una delle codifiche ASCII estese.
Fonte: S. Allegrezza, Informatica di base. Conoscere e comprendere le risorse digitali nella società del'informazione, Simple, 2013.
8Roma, 13 ottobre 2016
Media e storage management• Per fissare una sequenza binaria su un supporto di
memorizzazione, oltre al supporto vero e proprio denominato media occorre un sistema di storagemanagement, ossia un insieme di componenti hardwaree software che modificano una o più caratteristiche fisiche del supporto in relazione al valore dei BIT da memorizzare. Queste modifiche possono essere prodotte con raggio laser, e in tal caso si parla di memorie a tecnologia ottica, o con un campo magnetico, come nel caso degli hard disk (memorie magnetiche), oppure con altre tecnologie, quali ad esempio quelle impiegate nelle memorie flah (memorie elettroniche).
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione del documento digitale – Requisito e standard per i formati elettronici, vol. 1, Eum, 2008
9Roma, 13 ottobre 2016
Produzione di un contenuto
digitale - Software
• La produzione di un contenuto digitale, quindi, richiede
la disponibilità di un software che, applicando l’insieme
delle regole che costituiscono il formato elettronico,
forma la corrispondente sequenza binaria e la
memorizza su un media con l’ausilio di storage
management.
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione
del documento digitale – Requisito e standard per i formati
elettronici, vol. 1, Eum, 2008
10Roma, 13 ottobre 2016
Visualizzazione di un contenuto
digitale - Software
• La visualizzazione di un contenuto digitale memorizzato
su un supporto può essere effettuata con un software
che legge la corrispondente sequenza binaria con
l’ausilio di un sistema di storage management, la
interpreta con le regole del formato elettronico e la
rappresenta a video, a stampa, oppure su un altro
dispositivo di output del computer.
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione
del documento digitale – Requisito e standard per i formati
elettronici, vol. 1, Eum, 2008
11Roma, 13 ottobre 2016
Documento informatico - requisiti• E’ un contenuto digitale rappresentativo di atti, fatti o
dati giuridicamente rilevanti (vedi D.Lgs. 82/2005 recante
il codice dell’amministrazione digitale) e per questo
deve soddisfare i requisiti di:
– stabilità,
– autenticità,
– accessibilità,
– leggibilità e
– Riproduicibilità.
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e
conservazione del documento digitale – Requisito e standard per
i formati elettronici, vol. 1, Eum, 2008
12Roma, 13 ottobre 2016
Documento informatico
• Definizione art. 1 lett. p) Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. n.82/2005):
prima delle modifiche apportate dal D. Lgs. n. 179/2016 (G.U. 13/09/2016, n.214)
«la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti»;
• dopo le modifiche apportate dal D. Lgs. n. 179/2016
«Il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti».
13Roma, 13 ottobre 2016
Documento informatico
• Il D.P.R. n.445/2000 all’art. 1, co. 1, lett. b) già definiva
il documento informatico come «la rappresentazione
informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti».
• Il legislatore, in entrambi i testi di legge (D.P.R. 445/2000
e D.Lgs. 82/2005), non fornisce, però, alcuna definizione
di rappresentazione informatica.
14Roma, 13 ottobre 2016
Rappresentazione informatica
• Per gli informatici questa è un insieme di valori binari (sequenza di 0 e di 1 – cioè una sequenza binaria – correlata e registrata su di un supporto di memoria) che, attraverso un processo di decodifica hardware e software, può essere resa visibile su schermo, stampata su carta o trasmessa per via telematica.
15Roma, 13 ottobre 2016
Rappresentazione informatica
• Una rappresentazione informatica può
essere di testo, di immagini (foto, filmati,
disegni) e di audio (voce, suoni).
16Roma, 13 ottobre 2016
Regolamento EIDAS 910/2014/UE
• L’ Art. 3, n. 35) Regolamento EIDAS 910/2014/UE definisce il documento informatico «qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva»
(*) Regolamento in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE
17Roma, 13 ottobre 2016
Conclusione• Un documento informatico è sempre costituito
da insieme di valori binari registrati su un supporto di memorizzazione che, attraverso un processo di lettura e decodifica, eseguito in un determinato ambiente tecnologico composto di hardware e software applicativo e software di base diventa rappresentativo di atti fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Fonte: S. Allegrezza, Informatica di base. Conoscere e comprendere le risorse digitali nella società del'informazione, Simple, 2013.
18Roma, 13 ottobre 2016
Requisiti documento informatico -
Stabilità
• Stabilità = capacità di mantenere inalterata nel
tempo la rappresentazione del contenuto e della
forma del documento, che presuppone la
garanzia dell’integrità della relativa sequenza
binaria e la capacità di interpretare
correttamente il formato elettronico.
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione
del documento digitale – Requisito e standard per i formati
elettronici, vol. 1, Eum, 2008
19Roma, 13 ottobre 2016
Requisiti documento informatico
- Autenticità
• Autenticità = possibilità di ricondurre con certezza
giuridica un documento informatico originale (cioè la
prima stesura definitiva di un documento, perfetta nei
suoi elementi sostanziali e formali) al suo autore che,
normalmente, viene assicurata attraverso l’associazione
o l’apposizione di firme elettroniche.
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e
conservazione del documento digitale – Requisito e standard per
i formati elettronici, vol. 1, Eum, 2008
20Roma, 13 ottobre 2016
Requisiti documento informatico
- Autenticità firma digitale
• A un documento informatico sottoscritto con firma
digitale è attribuita una forza probatoria pari a quella
riconosciuta ai documenti cartacei sottoscritti con firma
autografa (vedi art. 21, co. 2, del CAD).
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione
del documento digitale – Requisito e standard per i formati
elettronici, vol. 1, Eum, 200
21Roma, 13 ottobre 2016
Requisiti documento informatico
- Accessibilità - leggibilità
• Accessibilità - leggibilità : disponibilità di un insieme di
metadati e strumenti tecnologici che permettono di
ricercare i documenti informatici archiviati e di
rappresentarli ai soggetti che hanno diritto di accedervi,
sul dispositivo di output dati preferito, in modo
comprensibile e senza particolari vincoli tecnologici.
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione
del documento digitale – Requisito e standard per i formati
elettronici, vol. 1, Eum, 2008
22Roma, 13 ottobre 2016
Requisiti documento informatico
- Accessibilità
• Accessibilità: necessità di valorizzare, archiviare e
conservare l’insieme dei metadati che descrivono il
contesto, il contenuto e la struttura ndei documenti
informatici (vedi modello OAIS – Reference model for an
Open Archive Information System, ovvero lo standard
ISO 14721:2003).
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione
del documento digitale – Requisito e standard per i formati
elettronici, vol. 1, Eum, 2008
23Roma, 13 ottobre 2016
Metadati
• Metadati: dati che descrivono il contesto, il contenuto, e
la struttura dei documenti e la loro gestione nel tempo
(vedi OAIS).
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione
del documento digitale – Requisito e standard per i formati
elettronici, vol. 1, Eum, 2008
24Roma, 13 ottobre 2016
Requisiti documento informatico
- Riproducibilità
• Riproducibilità:capacità di riprodurre, su diversi tipi di
supporto, duplicati, copie o estratti di documenti
informatici archiviati, garantendone la conformità agli
originali.
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione
del documento digitale – Requisito e standard per i formati
elettronici, vol. 1, Eum, 2008
25Roma, 13 ottobre 2016
Riproducibilità – Normativa italiana
• La normativa vigente in Italia vede i documenti
informatici come entità che possono essere trasferite da
un supporto all’altro senza perdere la loro originale forza
probatoria, così come ammette la riproduzione su base
informatica dei documenti formati in origine su suporto
cartaceo (vedi progetto InterPARES – International
Research on Permanent Authentic Records in
Electronic System).
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione
del documento digitale – Requisito e standard per i formati
elettronici, vol. 1, Eum, 2008
26Roma, 13 ottobre 2016
Conservazione documenti digitali• La conservazione dei documenti informatici archiviati
implica il mantenimento nel tempo della capacità di ricerca e rappresentazione dei relativi oggetti digitali, nonché delle loro caratteristiche di stabilità, accessibilità, leggibilità e riproducibilità.
• Inoltre si deve sempre disporre delle informazioni e degli strumenti che permettono di valutare l’autenticità di un documento informatico – quelle che aveva al momento dell’archiviazione – attraverso la verifica delle firme elettroniche ad esso apposte o associate, oppure con altri metodi previsti a livello normativo o regolamentare.
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione del documento digitale – Requisito e standard per i formati elettronici, vol. 1, Eum, 2008
27Roma, 13 ottobre 2016
Conservazione degli archivi• Il processo di conservazione digitale raggiunge il
massimo di complessità quando è applicato ad un archivio.
• In questo caso, la conservazione dei documenti informatici che lo compongono è una condizione necessaria, ma non sufficiente poiché l’elemento costitutivo di un archivio è il vincolo archivisticorappresentato dall'insieme delle relazioni logiche e formali che esistono tra i documenti prodotti da una persona fisica o giuridica durante l’esercizio delle sue funzioni.
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione del documento digitale – Requisito e standard per i formati elettronici, vol. 1, Eum, 2008
28Roma, 13 ottobre 2016
Conservazione di un archivio
digitale• La conservazione di un archivio digitale deve realizzarsi
attraverso la conservazione dei documenti che lo compongono, delle relazioni che li legano ai loro precedenti e susseguenti, delle unità archivistiche di pari livello o livello superiore, delle informazioni sui flussi documentali e sul contenuto istituzionale, organizzativo, tecnologico e procedurale in cui opera il soggetto produttore.
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione del documento digitale – Requisito e standard per i formati elettronici, vol. 1, Eum, 2008
29Roma, 13 ottobre 2016
Conservazione di un archivio
digitale - metadati• Questo complesso di relazioni può essere esplicitato
solo attraverso la valorizzazione e la memorizzazione, unitamente ai documenti informatici, di un set di metadati che permetta, con l’ausilio di un sistema di gestione informatica dei documenti, più precisamente un sistema ERMS (Electronic Records Management System), di riconoscere la struttura del fondo, proponendo una visione unitaria e organica delle unità documentarie e archivistiche che lo compongono.
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione del documento digitale – Requisito e standard per i formati elettronici, vol. 1, Eum, 2008
30Roma, 13 ottobre 2016
Conservazione di un archivio
digitale – set di metadati
• La valorizzazione del set di metadati non può che
avvenire progressivamente a partire dalla fase della
produzione documentaria fino a quella della
conservazione, passando attraverso i momenti
fondamentali della gestione documentale e della
formazione della memoria digitale.
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione
del documento digitale – Requisito e standard per i formati
elettronici, vol. 1, Eum, 2008
31Roma, 13 ottobre 2016
Criticità del processo di
conservazione
• Molteplici sono le criticità (sia a livello tecnologico sia a
livello organizzativo).
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e conservazione
del documento digitale – Requisito e standard per i formati
elettronici, vol. 1, Eum, 2008
32Roma, 13 ottobre 2016
Minacce al sistema
di storage management
– Il deterioramento dei media (degrado fisico).
– La possibile perdita di file in modo accidentale (errori
di natura tecnica) o volontario (dolo).
– L’obsolescenza tecnologica dei suoi componenti
hardware e software (formati).
Fonte: S. Pigliapoco – S. Allegrezza, Produzione e
conservazione del documento digitale – Requisito e standard per
i formati elettronici, vol. 1, Eum, 2008
33Roma, 13 ottobre 2016