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COMPARTILHANDO EXPERIÊNCIAS Prática Secretariado
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Agenda online
calendário consolidado e integrado de reuniões
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Gerando resultados satisfatórios
O objetivo principal foi propiciar a integração das agendas de
reuniões e treinamentos, evitando as remarcações e conflitos de
compromissos, além de gerar transparência com a exposição dos
compromissos da instituição. Com isso, evitamos as consultas de
agendas através de ligações, pois o sistema é sempre mantido
atualizado.
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Funções da agenda: Calendário consolidado de reuniões;
Envio automático dos compromissos para o Outlook dos participantes;
Envio automático das alterações das reuniões para o Outlook dos participantes; Visualização de todas as reuniões/treinamentos Corporativos;
No momento da reserva da reunião, possível integrar a reserva do espaço e os materiais necessários para a reunião, direcionando automaticamente para o setor envolvido;
Permite a reserva do auditório e sala de videoconferência;
Permite a reserva dos veículos corporativos;
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Metodologia: software Fluig
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Resultado:
Agilidade na consulta dos treinamentos/reuniões agendadas;
Diminuição no número de reagendamentos;
Diminuição dos conflitos de reuniões e treinamentos;
Autonomia para reservas de salas de reuniões;
Autonomia para reservas de veículos;
Relatórios das reuniões realizadas;
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Conclusão: Adequação tecnológica;
Facilidade em fazer e acompanhar os registros;
Integração com o Outlook;
Recebimento de notificações dos compromissos;
Possibilidade de acesso de qualquer lugar;
Compartilhamento de tarefas;
Maior organização;
Possibilidade de anexar documentos e informações necessárias para cada reunião;
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OBRIGADA! SECRETARIA UNIMED PONTA GROSSA