Automatisation en pharmacie hospitalière APHNET LILLE 3 Avril 2008
Automatisation
en Pharmacie Hospitalière
Quels outils, pour quels
établissements ?
Brigitte SABATIER Alain CHEVALLIER
Hôpital Européen Georges Pompidou 75015 - Paris
Groupe Hospitalier Broca La Rochefoucauld 75013 - Paris
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La démarche habituellement adoptée
optimiser les approvisionnements des
services de soins et la gestion
Informatiser les prescriptions la validation pharmaceutique
la dispensation des médicaments
Mise à disposition des médicaments sous formes unitaires et dispensation individuelle nominative DJIN
Gérer le dossier de soin patient dans sa globalité
Prévenir les erreurs d'administration des médicamentset améliorer l'enregistrement de la traçabilité
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AMELIORATION DE LA QUALITE
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- intégrer de nouvelles tâches nombreuses et répétitives dans un contexte d'effectifs pharmaceutiques réduits
- travailler rapidement dans des délais courts
- fiabiliser la dispensation en réduisant le nombre d’erreurs
Les contraintes imposéespar la mise en place d'une DJIN
Mise à disposition des médicaments sous formes unitaires et dispensation journalière individuelle nominative
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Les solutions manuellesDispensation journalière individuelle et nominative
DJIN centralisée à la pharmacie
ou d’antennes pharmaceutiques dans les services de soins
nécessitent des investissements
- Locaux adaptés
- Matériel : postes de cueillette, armoires mobiles, chariots etc…
- Personnel pharmaceutique
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Le contexte actuel en FranceDifficultés budgétaires des hôpitaux
Les charges salariales représentent près de 70 % des coûts
Pénurie conjoncturelle de personnel infirmier de personnel pharmaceutique
Faire mieux (diminution des erreurs de dispensation)
Sans augmenter considérablement les effectifs
Utiliser le personnel pour les tâches à valeur ajoutée
Ce qui nous est demandé
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CENTRALISEEAutomates situés dans la pharmacie
DECENTRALISEE Automates situés dans les services de soins
Choix d’un type d'organisation
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LES SYSTEMES CENTRALISES
cueillette préparation dispensation
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Les stockeurs rotatifs
Electroclass
Hanel
Kardex @
Automates de cueillette 1
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- localisés dans la pharmacie ou le magasin médical
- stockage en hauteur et encombrement réduit
- possibilité de réfrigération
- facilitent la cueillette en limitant les déplacements du personnel
- peuvent être interfacés avec des logiciels de gestion de stock de prescription
- prélèvement des produits un par un
Automates de cueilletteLes stockeurs rotatifs
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En 2006, 20% des officines sont automatisées
Motivations :- problème d’augmentation de masse salariale (passage
aux 35 heures)- délocalisation de stock- amélioration du conseil à la délivrance
Ces automates délivrent des boites entières
Automates de collecteLes stockeurs automatisés
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3 technologies différentes • Automate : système à canaux, éjecteurs
multiples Apoteka®
• «Robot» : stockage à plat, bras animé Rowa®
• Combiné : robomate : bras «robot» et éjecteurs multiples
Les stockeurs automatisésAutomates de collecte
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Consis Thema @
Automates de cueilletteLes stockeurs automatisés
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Apoteka @
Technilab
Les stockeurs automatisésAutomates de cueillette
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Automates de collecteLes stockeurs automatisés
Rowa
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Automates de cueillette
Ont été conçus pour être utilisés à l’officine Efficacité accrue par prélèvements simultanés (temps masqué)Peuvent alimenter plusieurs postes de distribution Manipulent des conditionnements officine
Les stockeurs automatisés
La contrainteLes formes manipulées
doivent avoir un format standard
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Mettre à disposition des médicaments sous une forme unitaire permettant jusqu’au chevet du patient :
- l’identification du médicament, dosage, lot, péremption - l’identification du patient, sa localisation, heure de prise
afin de pouvoir vérifier l’adéquation patient médicament
Alors que l’objectif est de
Les formats manipulés sont peu standardisés
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Automates de préparation
de formes unitaires
en série
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Ils servent à préparer des formes unitaires standard « de type industriel »
mentionnant : nom, dosage, forme, lot, date de péremption du médicament
ne mentionnant pas : le nom du patient, sa localisation, la date et l’heure de l’administration
Nécessitent le déconditionnement des médicaments (vrac)
Ne garantissent pas la conservation dans le conditionnement initial
Mobilisent du personnel pharmaceutique dédié
Grande inertie car conditionnement par lots et pas au coup par coup
Ne permettent pas de déterminer facilement quels lots ont été administrés au patient
Automates de préparation en série 3
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Préparation en série de formes orales sèches
Conditionneuses Autoprint Klockner @
Automates de préparation en série 3
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Sachets Autoprint II Formes unitaires
orales reconditionnées
Automates de préparation en série
film coloré pour la protection des effets
de la lumière
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Conditionneuses FLUIDOSE
Préparation de formes orales liquides
Automates de préparation en série 3
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Automates
de préparation individuelle
des médicaments
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préparation de formes orales sèches
Automate ATC 212 BAXTER @
Automates de préparation individuelle
Automate diffusé en France de 1993 à 2002
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Automates SYGIPHJVC 240 – JVC 350
EURAF @
diffusés en Francede 1998 à 2004
Remplacés en 2004 par une nouvelle gamme plus diversifiée
préparation de formes orales sèches Automates de préparation individuelle
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Sygiph nouvelle gamme d’automates
80,160 et 240 alvéoles 240, 330, 350, 400 et 500 alvéoles
JV BX JV SL
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préparation de formes orales sèches Automates de préparation individuelleAutomates de préparation individuelle
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Automates HYUPSHINSYGIPH EURAF @
préparation de formes orales sèches Automates de préparation individuelleAutomates de préparation individuelle
120 000 € à > 250 000 €
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Armoire contenant 212 alvéoles à réapprovisionner avec des formes orales sèches en vrac
Cadence de production : 1500 doses/heureCoût d’investissement : environ 190 000 €
Gamme d’automates pouvant contenir de 80 à 500 alvéoles à réapprovisionner avec des formes orales sèches en vrac
Cadence de 3600 sachets/heureCoût d’investissement : environ 120 000 € à > 250 000 €
ATC 212
SYGIPH
préparation de formes orales sèches Automates de préparation individuelle
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Absence de répartition des risques en cas de panne : nécessité de prévoir des solutions de recours dégradées
pas adaptés aux contextes de prescriptions peu stables, non standardisées ou urgentes émanant de services tels que blocs opératoires et des services de réanimation
INCONVENIENTSN’automatisent qu’une partie de la cueillette : les formes orales sèches
Nécessité de déconditionner les médicaments en vrac pour leur approvisionnement (procédures de déconditionnement).
Investissement conséquent et frais de maintenance
Ne garantissent pas la conservation dans le conditionnement initial, mais administration dans un délai court
préparation de formes orales sèches Automates de préparation individuelle
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AVANTAGES
Fonctionnement simple et robuste permettant une formation rapide des préparateurs à leur maniement (et/ou à leur dépannage)
Appareils compacts ne nécessitant pas un aménagement particulier des locaux
Les unités préparées (formes unidoses ou multidoses) sont nominatives et permettent un contrôle visuel au lit du malade par l’infirmière
Possibilité d'utiliser des codes barres spécifiques identifiant le patient, médicament etc … et d'imprimer une ligne de commentaire type par médicament sur chaque sachet
Préparation rapide d’un grand nombre d’unités de formes sèches pour tous les patients d’un établissement en quelques heures
préparation de formes orales sèches Automates de préparation individuelle
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préparation de formes unitaires injectables
Le système INTELLIFILL @
Automates de préparation individuelle 3
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Le système INTELLIFILL vient d’apparaitresur le marché américain
soit à partir de flacons de lyophilisat à reconstituersoit de poches souples de solutés reconstitués
Automates de préparation individuelle
préparation de formes unitaires injectables
Il permet de préparer des seringues injectables pré-remplies étiquetées au nom du patient
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Plusieurs générations successives :
• Ne traitant que les formes orales sèches en présentation vrac
• Traitant plusieurs formes pharmaceutiques sans découper les blisters
• Traitant plusieurs formes pharmaceutiques en découpant les blisters
Automates de préparation individuellemanipulant toutes les formes de médicaments
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PADOM ® (BBR Automation)
PrototypeBras articuléDécoupe les blisters
manipulant toutes les formes de médicamentsAutomates de préparation individuelle
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Les Systèmes Homerus et Swisslog
utilisent plusieurs automates combinés effectuantdes fonctions de conditionnement
stockage dispensation
manipulant toutes les formes de médicamentsAutomates de préparation individuelle
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Le système combiné HOMERUS
Hyperion Calypso
Arges
Automates de préparation individuelle 3
manipulant toutes les formes de médicaments
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Hyperion
Calypso
Arges
Automates de préparation individuelle
Le système combiné HOMERUS
manipulant toutes les formes de médicaments
conditionnement
Stockage
dispensation
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Arges
Le système HOMERUS
Automates de préparation individuelle
Distribue les médicaments reconditionnés en sachets
dans des tiroirs étiquetés au nom du patient
manipulant toutes les formes de médicaments 3
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Le système combiné Swisslog
Concept "très voisin" du système HOMERUS
et fonctionnalités comparables
@
Automates de préparation individuellemanipulant toutes les formes de médicaments
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Automates de préparation individuellemanipulant toutes les formes de médicaments
Drug-nest
stockde formesunitaires
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Automates de préparation individuellemanipulant toutes les formes de médicaments
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Cassette Sygiph Box Pillpick
Puce
code barre
Puce RFIDcode barre
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AVANTAGESAVANTAGES
Alimentation possible en toutes formes de médicaments (vrac, blisters découpés, sachets pré-conditionnés, injectables, seringues …)
Délivrance de sachets individuels, dans des tiroirs étiquetés au nom des patients
rassemblés par un lien
Système permettant de conserver le conditionnement primaire du médicament
Traçabilité de toutes les opérations
Automates de préparation individuellemanipulant toutes les formes de médicaments
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INCONVENIENTSINCONVENIENTS
Complexité de fonctionnement, cadences (700 à 1000 u/h)
Dimensions et poids nécessitant un aménagement des locaux
Coût d’investissement environ 1 000 000 €
Absence de répartition des risques en cas de panne : nécessité de prévoir des solutions de recours dégradées
Pas adapté aux contextes de prescriptions instables, non standardisées ou urgentes émanant de services tels que des blocs opératoires et des services de réanimation
Automates de préparation individuellemanipulant toutes les formes de médicaments
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Motivations pour l’acquisition d’une solution automatisée
• Gain de temps• Sécurisation du circuit du médicament
Produit des performances de la machine et de « l’informatique »
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Machine Quels médicaments sécuriser ?Cadences (700 doses/h à 2000 doses/h),FiabilitéMaintenance préventive et curative (technicien)
Informatique Elaboration et Transmission des fichiers
Performance de la solution automatisée
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Automate Prototype MEDCACHE
NextRx @
Un système combiné en développement
Approvisionnement avec des médicaments (étiquetés avec un
code à barre) mélangés en vrac Tri et rangement automatisé des médicaments
Stockage et dispensation
Automates de préparation individuellemanipulant toutes les formes de médicaments
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Armoires sécurisées informatisées
ArmoiresArmoiresOMNICELLOMNICELL
EURAFEURAF @
Remplacent Remplacent les armoires les armoires SUREMED BaxterSUREMED Baxter
PHARMACIE
Réseau informatique
approvisionnement
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Le marché actuel
Pyxis ® (Alaris) Omnicell ® (Euraf)
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Supplypoint ® (Electroclass)
Sextant Médical ® (Mach 4)
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TiroirsTiroirsmatricielsmatriciels
TiroirsTiroirsdédiés dédiés
Systèmes Systèmes modulairesmodulaires
Armoires sécurisées informatisées
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Plusieurs niveaux de sécurisation des tiroirs permettent de stocker aussi bien des gros volumes d’usage courant que des stupéfiants
Armoire Omnicell
Tiroir sécurisé (stupéfiants)
Armoires sécurisées informatisées
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Armoires PYXIS Armoires PYXIS Medstation Medstation
AllegianceAllegiance @
Armoires sécurisées informatisées
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différents types d’extensions
PYXISPYXIS
Même principe de gestion d'extensions auxiliaires par l'armoire du service
Armoires sécurisées informatisées
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différents types d’extensions peuvent être gérées par l'armoire du service
Extensions réfrigéréesExtensions auxiliaires
OMNICELLOMNICELL
Armoires sécurisées informatisées
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Adaptées au stockage et à la gestion des stupéfiants et des besoins urgents et diversifiés des blocs opératoires et des services de réanimation
- recherches à double entrée par nom commercial ou DCI, - accès rapide à la liste des médicaments disponibles
La cueillette peut se faire par :
Traçabilité de toutes les opérations : prélèvements et approvisionnements
Interfaçage possible avec un logiciel de prescription
1 à 2 spécialités disponibles par tiroir (ou plus dans le grand tiroir central), ce qui limite le risque de confusion ou d’erreur de prélèvement
Armoires sécurisées informatisées
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AVANTAGESAVANTAGES
Convivialité du système (outil accepté très facilement par le personnel)
Mise en place facile, équipement progressif de plusieurs services qui permet d'étaler les coûts d’investissement
Optimisation de la gestion des stocks (moins de péremption et de coulage, rationalisation des stocks, suivi des stocks à distance )
La traçabilité de toutes les opérations, prélèvements et approvisionnements est facilitée ainsi que la tenue des registres de stupéfiants
Armoires sécurisées informatisées
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LIMITESLIMITES
Nécessité d’être combiné à une dispensation journalière ou nécessité d’extensions complémentaires
Ré-agencement des tiroirs peu souple en cas de changement de médicaments
Le réapprovisionnement et la cueillette sont consommateurs de temps pharmaceutique et infirmier
Ne peuvent répondre à tous les besoins en médicaments (gros volumes, solutés massifs ….)
Armoires sécurisées informatisées
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Les automates
Pour quels établissements ?
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Analyse des besoins
Notion de profil d’établissements de services de soins
Evaluation des flux
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44,18%
20,84%
20,33%
7,94% 6,71%
Form es oralessèches
Form es oralesliquides
Form es injectablesclass iques
Form es injectablesen poches
Autres form es
Profil hôpital aigu
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Cas pratique n° 1Profil : Service de Gérontologie
ETUDE DES FLUX DE MEDICAMENTS PROFIL : GERONTOLOGIE
Service Pr THIBAULT Spécialité MEDECINE GERIATRIQUE
Nb de lits 82 lits D.M.S 48 j
Ref médicament utilisées en 6 mois 637 Ref en moyenne par mois 412 Ref
Unités consommées en moyenne /mois 25 830 unités /j 861 par jour et par patient 10,5 unités
Moy /mois moy /j en %
Formes orales sèches 21 206 707 82,1%
Formes injectables 1 653 55 6,4%
Solutés massifs 904 30 3,5%
Stupéfiants 568 19 2,2%
Autres formes 1 498 50 5,8%
Total toutes formes 25830 861 100,0%
Nombre d'unités consomméesFormes consommées
0,0%
10,0%
20,0%30,0%
40,0%
50,0%
60,0%70,0%
80,0%
90,0%
FOS INJ SOL STUP Autres
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Cas pratique n° 2Profil : Service de Médecine générale
ETUDE DES FLUX DE MEDICAMENTS PROFIL : MEDECINE
Service Pr THOMAS Spécialité MEDECINE GENERALE
Nb de lits 38 lits D.M.S 10,25 j
Ref médicament utilisées en 6 mois 439 Ref en moyenne par mois 199
Unités consommées en moyenne /mois 12 405 unités /j 414 par jour et par patient 10,9 unités
Moy /mois moy /j en %
Formes orales sèches 8 774 292 70,7%
Formes injectables 1 245 42 10,0%
Solutés massifs 911 30 7,3%
Stupéfiants 649 22 5,2%
Autres formes 826 28 6,7%
Total toutes formes 12 405 414 100,0%
Nombre d'unités consomméesFormes consommées
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
70,0%
80,0%
FOS INJ SOL STUP Autres
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Type 3 : Bloc opératoire
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
F.O.S. INJ Massifs Autres
Type 1 : Médecine Générale
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
9000
F.O.S. INJ Massifs Autres
Type 2 : Réanimation médicale
0100020003000400050006000700080009000
F.O.S. INJ Massifs Autres
Type 4 : cancérologie
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
F.O.S. INJ Massifs Autres
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Etude des flux de médicaments
Nombre d'unités
Nombre d'unités cumulées % du total
Nombre d'unités
Nombre d'unités cumulées
Nombre d'unités
Nombre d'unités cumulées
1 77 400 77 400 6,4% 284,6 285 853,7 855
20 11 880 611 340 50,3% 44,0 2 248 132,0 6 744
50 5 000 838 422 69,0% 18,4 3 082 55,1 9 246
100 2 520 1 015 463 83,6% 9,3 3 733 27,8 11 199
200 690 1 155 050 95,1% 2,5 4 247 7,6 12 741
637 <1 1 215 075 100,0% <1 4 467 - -
TOTAL 1 215 075 1 215 075 100,0% 4 467 4 467 13 402 13 402
Nombre de références
administrées
Statistique sur 9 mois à préparer sur 1 journée à préparer sur 1 Week end
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Armoire sécurisée
Automate centralisé
+ armoire sécurisée
Scénario I
Scénario IIApprovisionnement Réagencement
Picking infirmier
Médecine Interne
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Cas pratique n° 3Profil : Service de Réanimation
ETUDE DES FLUX DE MEDICAMENTS PROFIL : REANIMATION
Service Pr ROUDIERE Spécialité Réanimation médicale
Nb de lits 20 lits D.M.S 13,6 j
Ref médicament utilisées en 6 mois 448 ref en moyenne par mois 166
Unités consommées en moyenne /mois 14 846 unités /j 495 par jour et par patient 24,7 unités
Moy /mois moy /j en %
Formes orales sèches 2 484 83 16,7%
Formes injectables 8 653 288 58,3%
Solutés massifs 1 743 58 11,7%
Stupéfiants 1 445 48 9,7%
Autres formes 521 17 3,5%
Total toutes formes 14 846 495 100,0%
Nombre d'unités consomméesFormes consommées
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
FOS INJ SOL STUP Autres
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Cas pratique n° 4Profil : Service de Chirurgie
ETUDE DES FLUX DE MEDICAMENTS PROFIL : BLOCS OPERATOIRES
Service Pr LORIEAU Spécialité Chirurgie cardiovasculaire
Nb d'interventions / an 2328 nombre de Blocs : 8 7 Ref de Stups
Ref médicament utilisées en 6 mois 95 Ref en moyenne par mois 59 Ref
Unités consommées en moyenne /mois 10 414 unités /j 347 par jour et par patient 10,9 unités
Moy /mois moy /j en %
Formes orales sèches 52 2 0,5%
Formes injectables 2 750 92 26,4%
Solutés massifs 6 231 208 59,8%
Stupéfiants 1 325 44 12,7%
Autres formes 56 2 0,5%
Total toutes formes 10 414 347 100,0%
Nombre d'unités consomméesFormes consommées
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
FOS INJ SOL STUP Autres
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Cas n°2Profil : Service de Réanimation médicale
Type 2 : Réanimation médicale
0100020003000400050006000700080009000
F.O.S. INJ Massifs Autres
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Cas n°3Profil : Service de Chirurgie : Bloc opératoire
Type 3 : Bloc opératoire
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
F.O.S. INJ Massifs Autres
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Type 4 : cancérologie
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
F.O.S. INJ Massifs Autres
Cas n°4Profil : Service de Cancérologie
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Les automates centralisés sont bien adaptés aux contextes de prescriptions stables tels que les services de médecine générale, long et moyen séjour
Les automates décentralisés sont plus adaptés à des contextes de prescription urgentes ou peu stables dans le temps telles que : services d'urgences, blocs opératoires et réanimations etc…
Tous les services ne peuvent bénéficier des mêmes outils et des mêmes gains en terme de sécurité
Le choix d'une organisation ne peut se faire qu'en tenant compte du contexte médical
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Implantation actuelledes automates
en France et aux USA
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En France Nombreux automates de reconditionnement unitaires installés (achats et renouvellements d'équipements anciens)
Ventes de stockeurs rotatifs(achats et renouvellements d'équipements anciens)
stockeurs automatisés(équipements récents)
Peu d’automates centralisés installés : moins de 10 automates de type ATC 212
moins de 10 d'automatisation SygifHomerus et Swisslog Robots
Automates décentralisés installés (>100 armoires informatisées)
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Équipement en automates centralisés
Développement de systèmes informatiques utilisant des codes à barre
La tendance actuelle
Aux USA
suite aux recommandations de la JCAHO et ASHP
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Impact de l'automatisation sur la sécurité du circuit du
médicament
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optimiser les approvisionnements des
services de soins et la gestion1
LES GAINS EN MATIERE DE SECURITE
Les stockeurs permettent de limiter les erreurs de distribution et les risques de péremption
Les armoires sécurisées fiabilisent l'accès et la gestion des médicaments "sensibles" tels que les Stupéfiants, médicaments à distribution contrôlée
Automatisation en pharmacie hospitalière APHNET LILLE 3 Avril 2008
Electroclass
Hanel
Kardex @
Rowa
Mach 4
Apoteka @
Technilab
A la pharmacie
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Pyxis ®
(Alaris) Omnicell ® (Euraf)
Supplypoint ® (Electroclass)
Dans les services cliniques
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Informatiser les prescriptions la validation pharmaceutique
la dispensation des médicaments 2
Préalable indispensable pour l'automatisation de la préparation centralisée et extemporanée de formes individuelles
Le logiciel utilisé doit concourir à prévenir le risque d'erreurs
LES GAINS EN MATIERE DE SECURITE
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Mise à disposition des médicaments sous formes unitaires et dispensation individuelle nominative DJIN3
Réduit les erreurs de préparation des médicaments
Facilite le contrôle infirmier lors de l'administration
Garantit les conditions de bonne conservation et de prise des médicaments
LES GAINS EN MATIERE DE SECURITE
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Automatisation formes oralesSygiph
Systèmes combinés Homerus ou Swisslog
A la pharmacie
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Gérer le dossier de soin patient dans sa globalité4
LES GAINS EN MATIERE DE SECURITE
Augmente la pertinence de l'analyse pharmaceutique
Permet de limiter le risque d'omissions ou dedouble prises de médicaments
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Prévenir les erreurs d'administration des médicamentset améliorer l'enregistrement de la traçabilité5
LES GAINS EN MATIERE DE SECURITE
La production de formes unitaires étiquetées avecun code à barre permet de fiabiliser l'administration : Le bon médicament au bon patient au bon moment
et l'enregistrement de la traçabilité des actes
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Seuls les systèmes centralisés conditionnant extemporanément les médicaments permettent de faire figurer en clair ou code à barredirectement sur le médicament délivré :
l'identité du patient, l'identité du médicament, le lieu (N° de lit, service) et l'horaire de prise
Contrôle de l'administrationau chevet du patient
Contrôle direct
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Contrôle de l'administrationau chevet du patient
Contrôle indirectTous les autres systèmes ne peuvent mentionner que l'identité du médicament
Le contrôle au chevet du patient ne pourra se faire dans ce cas : qu'indirectement
soit par l'infirmière au vu d'un plan de soins actualisé
soit à l'aide de portables informatiques intégrant en temps réel
le dossier de soin du patient
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Développement de systèmes informatiques utilisant des codes à barre
Recommandations de la JCAHO et ASHP
Prévenir les erreurs d'administration des médicaments
Au chevet du patient
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L'automatisation et/ou l'informatisation peuvent apporter une aide très efficace mais ce ne sont que des outils de suppléance.
Ils ne peuvent en aucun cas remplacer l'intervention humaine qui reste la seule garante de la qualité des soins
Conclusion
Toutes les tâches ne sont pas automatisables
Il est toujours nécessaire de prévoir des procédures manuelles dégradées pour pallier à des défaillances