UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
INGENIERIA EN FINANZAS, AUDITORIA Y CPA
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN FINANZAS, AUDITORIA Y CPA
TEMA: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y REGISTRO CONTABLE DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
ALMACENAJE Y UTILIZACIÓN DE INVENTARIOS EN “DEPORTEX”
AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA
TUTOR: DOCTOR FABIÁN ARICO
AÑO 2014
QUITO
I
DECLARATORIA DE AUTENTICIDAD O RESPONSABILIDAD
El desarrollo de esta Tesis: “Implementación de un Sistema de Control Interno para la
Administración y Registro Contable de los Procesos de Adquisición, Almacenaje y Utilización
de Inventarios en DEPORTEX” fue autorizada por el Señor AYO GUACHAMIN LUIS
RAMIRO para el desarrollo de acuerdo a procedimientos y técnicas que son exclusiva
responsabilidad del autor.
Geovanna Vanessa Ayo Pila
C.C. 1719365197
II
CERTIFICACION
Certifico que la presente tesis “implementación de un sistema de control interno para la
administración y registro contable de los procesos de adquisición, almacenaje y utilización de
inventarios en “Deportex” fue elaborada luego de la investigación realizada por la Srta.
Geovanna Vanessa Ayo Pila, como requisito previo a la obtención de su título de Ingeniera en
Finanzas, Auditoria y CPA de la Universidad Tecnológica Equinoccial.
DOCTOR FABIÁN ARICO DIRECTOR DE TESIS
III
DEDICATORIA
A Dios y a la Virgen por darme fuerzas y sabiduría para culminar una etapa maravillosa en mi
vida profesional.
A mis padres Blanca Pila y Ramiro Ayo por el esfuerzo, sacrificio y apoyo que me han brindado,
este triunfo es dedicado a ustedes ya que con el ejemplo día a día me han enseñado a luchar y
cumplir mis propósitos.
A mi amado esposo y amigo Paúl quien ha sido la persona que desde un inicio de mi carrera ha
estado dándome la mano para que juntos podamos alcanzar este sueño que nos llenará de mucha
alegría porque el éxito no solo es mío sino de los dos.
A mi familia ustedes que nunca dudaron que lograría alcanzar una de las cuantas cumbres que
me faltan por recorrer, gracias, por su incondicional apoyo en cada momento ustedes son la
razón de mi ser.
A mis pequeños consentidos Samy, Ary, Martin y Maty ustedes son esa luz tan maravillosa que
dan felicidad en mi vida, a pesar de ser tan pequeños me han enseñado cosas muy valiosas.
Geovanna Ayo
IV
AGRADECIMIENTO
A mis padres, ya que durante mi carrera han sido mi apoyo en todo momento, ustedes han
tratado de darme lo mejor de su vida.
¡Gracias!
A mi profesor Fabián Arico quien me ha brindado sus conocimientos, tiempo y apoyo para la
culminación de esta Tesis.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
1
INDICE1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA “DEPORTEX”......................................................... 6
1.1 HISTORIA DE LA EMPRESA ....................................................................................... 6 1.2 BASE LEGAL.................................................................................................................. 7 1.3 ORGANISMOS DE CONTROL ..................................................................................... 7
1.3.1 SERVICIO DE RENTAS INTERNAS .................................................................... 7 1.3.2 MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES ................................................... 7 1.3.3 INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL .................................. 8 1.3.4 MUNICIPIO ............................................................................................................. 8
1.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................................. 8 1.5 JUSTIFICACION............................................................................................................. 9 1.6 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION ........................................................................ 9
1.6.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................ 9 1.6.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS.................................................................................... 9
1.7 IDEA A DEFENDER..................................................................................................... 10 1.8 VARIABLES DE LA INVESTIGACION. .................................................................... 10
1.8.1 VARIABLES DEPENDIENTES............................................................................ 10 1.8.2 VARIABLES INDEPENDIENTES. ...................................................................... 10
1.9 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN.............................................................. 10 1.10 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN .............................................................................. 12
2 MARCO REFERENCIAL .................................................................................................... 14 2.1 MARCO TEÓRICO. ...................................................................................................... 14 2.2 MARCO CONCEPTUAL. ............................................................................................. 17 2.3 CONTROL INTERNO .................................................................................................. 18
2.3.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO ............................................................. 18 2.3.2 CONTROL INTERNO SOBRE LOS INVENTARIOS ......................................... 19 2.3.3 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO...................................................... 19 2.3.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO ............................................................ 19 2.3.5 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO.......................................................... 20
2.4 GESTIÓN DE RIESGOS ............................................................................................... 20 2.5 RIESGO DEL CONTROL INTERNO .......................................................................... 20
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
2
2.6 INVENTARIOS ............................................................................................................. 21 2.6.1 DEFINICIÓN DE INVENTARIOS ....................................................................... 21 2.6.2 TIPOS DE INVENTARIOS ................................................................................... 22 2.6.3 MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS SEGÚN NIFF ................ 23
2.7 LOS MÉTODOS PRINCIPALMENTE ACEPTADOS EN VALORACIÓN: ............. 23 2.8 OBJETIVO DE LOS INVENTARIOS .......................................................................... 24 2.9 ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS .......................................................... 24
2.9.1 DEFINICIÓN .......................................................................................................... 24 2.10 RECURSOS QUE REQUIERE LA ENTIDAD ............................................................ 25
2.10.1 DEFINICIÓN .......................................................................................................... 25 2.10.2 RECURSOS MATERIALES.................................................................................. 25 2.10.3 RECURSOS DE TALENTO HUMANO ............................................................... 25 2.10.4 RECURSOS FINANCIEROS ................................................................................ 25
3 SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA DEPORTEX .................................................. 26 3.1 ANTECEDENTES ......................................................................................................... 26
3.1.1 DESCRIPCIÓN DE LA PRODUCCIÓN ............................................................... 27 3.1.2 LOCALIZACION DE LA EMPRESA ................................................................... 27
3.2 MISIÓN .......................................................................................................................... 28 3.3 VISIÓN .......................................................................................................................... 28 3.4 ANÁLISIS FODA .......................................................................................................... 28 3.5 DIAGNÓSTICO DE PROBLEMAS EN DEPORTEX ................................................. 30 3.6 POLÍTICAS INTERNAS ............................................................................................... 30
3.6.1 DEFINICIÓN .......................................................................................................... 30 3.7 POLÍTICAS DE CONTROL DE BODEGA ................................................................. 31 3.8 INFRAESTRUCTURA, MAQUINARIA Y EQUIPO .................................................. 32
3.8.1 INFRAESTRUCTURA FÍSICA ............................................................................. 32 3.9 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ......................................................................... 33
3.9.1 DEFINICIÓN .......................................................................................................... 33 4 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE LA EMPRESA DEPORTEX .................................. 34
4.1 ENTREVISTAS AL PERSONAL DE DEPORTEX ..................................................... 34 4.1.1 ENTREVISTA AL JEFE DE BODEGA ................................................................ 34 4.1.2 ENTREVISTA A LA ASISTENTE CONTABLE ................................................. 37 4.1.3 ENTREVISTA AL ADMINISTRADOR ............................................................... 39
4.2 INTERPRETACIÓN DE LA ENTREVISTA ............................................................... 40
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
3
5 IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACION Y REGISTRO CONTABLE DE LOS PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA “DEPORTEX”. . 42
5.1 PUNTOS DEBILES DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL AREA DE BODEGA. ........................................................................................................................... 42 5.2 MEDIDAS DE CONTROL INTERNO ......................................................................... 43
5.2.1 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS ................................... 43 5.2.2 INVENTARIO FÍSICO .......................................................................................... 43 5.2.3 FLUJOGRAMA DE INVENTARIO FÍSICO ........................................................ 44 5.2.4 FORMATO DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS .......................................... 45
5.3 PROCESO DE FACTURACIÓN .................................................................................. 46 5.3.1 FLUJOGRAMA DE FACTURACIÓN .................................................................. 47 5.3.2 FORMATO DE FACTURA ................................................................................... 48
5.4 PROCEDIMIENTO DE INGRESO A BODEGA ......................................................... 49 5.4.1 FLUJOGRAMA DE INGRESO A BODEGA ....................................................... 50 5.4.2 FORMATO DE INGRESO A BODEGA ............................................................... 51
5.5 PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE MERCADERÍA ............................................... 52 5.5.1 FLUJOGRAMA DE EGRESO DE MERCADERÍA ............................................. 53 5.5.2 FORMATO DE EGRESO A BODEGA................................................................. 54
5.6 PROCEDIMIENTO DE ORDEN DE PRODUCCIÓN ................................................. 55 5.7 FLUJOGRAMA DE PROCESOS DE PRODUCCIÓN ................................................ 56 5.8 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES DEL PERSONAL DE “DEPORTEX” ................ 57
5.8.1 DEFINICIÓN DE SEGREGACIÓN DE FUNCIONES ........................................ 57 5.9 ORGANIGRAMA REESTRUCTURAL ....................................................................... 62 5.10 ANÁLISIS DE COSTOS ............................................................................................... 63
5.10.1 PLANIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN DE MEDIAS .......................................... 63 5.10.2 PLANIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN EN BASE A COSTOS DE CALENTADORES ............................................................................................................... 64 5.10.3 PLANIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN EN BASE A COSTOS DE CAMISETA EN JERSEY ALGODÓN ............................................................................................................ 65
5.11 PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS DE ADQUISICIÓN .......................................... 66 5.11.1 DEFINICIÓN DE ADQUISICIÓN ........................................................................ 66 5.11.2 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES .......................................................... 66 5.11.3 FORMATO DE ORDEN DE COMPRA ................................................................ 68
5.12 DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTROS CONTABLES .................. 69 5.13 PROCESO DE ALMACENAJE .................................................................................... 70
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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5.13.1 DEFINICIÓN .......................................................................................................... 70 5.13.2 POLITICAS DE RECEPCION Y ALMACENAJE ............................................... 70 5.13.3 FLUJOGRAMA DE PROCESO DE ALMACENAJE .......................................... 71 5.13.4 IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO DE ALMACENAJE ............................... 72 5.13.5 FORMATO DE KARDEX ..................................................................................... 73
5.14 CLASIFICACIÓN DE LA MATERIA PRIMA E INSUMOS ..................................... 74 5.15 IMPLEMENTACIÓN Y BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO ......................... 75 5.16 ESTADOS FINANCIEROS .......................................................................................... 76
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................... 84 6.1 CONCLUSIONES ......................................................................................................... 84 6.2 RECOMENDACIONES ................................................................................................ 85
BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................... 86 ANEXO......................................................................................................................................... 88
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
5
RESUMEN EJECUTIVO
“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y REGISTRO
CONTABLE DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
ALMACENAJE Y UTILIZACIÓN DE INVENTARIOS EN
DEPORTEX”
DEPORTEX es una empresa dedicada a la producción de ropa deportiva y para instituciones,
una de sus falencias es el manejo inadecuado de los inventarios, la finalidad de este proyecto es
mostrar un método adecuado para controlar la materia prima e insumos, para establecer un
control adecuado de los inventarios.
Para la elaboración de este proyecto de investigación se contó con la colaboración de
colaboradores y autorización del propietario.
Para lo cual esta tesis contiene seis capítulos que detallo a continuación: en el primer capítulo se
ven los anteceden de la empresa, en el segundo capítulo la definición, principios, componentes
del control interno e inventarios, en el tercer capítulo la situación actual de la empresa, en el
cuarto capítulo entrevistas al gerente, contador y bodeguero, en el quinto capítulo
implementación de control interno de inventarios, en el sexto capítulo las conclusiones y
recomendaciones a las que se han llegado al realizar la investigación.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
6
CAPITULO I
1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA “DEPORTEX”
1.1 HISTORIA DE LA EMPRESA
La fábrica de confecciones deportivas “DEPORTEX” nace como un negocio familiar, su
actividad es producción y comercialización, en el año 1985, ubicado en el Barrio el Condado
Calle Julián Quitu y Sagalíta, contando con un reducido local de aproximadamente 20 m2, el
mismo que estaba dividido como almacén de ventas y área de producción. Haciendo dificultoso
el desenvolvimiento de las actividades productivas, Blanca Pila y Ramiro Ayo eran los únicos
que desempeñaban, contaban con dos máquinas de coser, producto del primer contrato con el
Colegio Alvernia de Quito, para la fabricación de Prendas Escolares ya que contaban con un
capital reducido de 48000 sucres.
La microempresa nace con el objetivo de obtener una utilidad por parte de sus propietarios,
además de satisfacer la demanda de ropa deportiva en el sector. Para el año 1990 su cartera de
clientes era sumamente amplia abarcando un gran número de instituciones educativas de la
ciudad de Quito, para entonces ya se observaba un notable incremento de maquinaria, operarios
e incluso nueva infraestructura.
Actualmente la empresa está ubicada en la Av. Manuel Córdova Galárza Barrio la Campiña
Calle N91B contamos con instalaciones propias y adecuadas para el funcionamiento con una
área de 900 m² con 15 colaboradores.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
7
1.2 BASE LEGAL
La empresa DEPORTEX, comienza sus actividades como artesanos calificados en el año 1985,
con dos Gerentes Blanca Pila y Ramiro Ayo. La actividad principal es Fabricación de prendas de
vestir para entrenamiento deportivo, instituciones educativas y empresariales.
Actualmente la empresa cuenta con 12 colaboradores, y cumple con todos los requisitos legales
para su correspondiente registro laboral y social.
1.3 ORGANISMOS DE CONTROL
Los organismos de control son entidades principalmente públicas o privadas que se encargan de
verificar el cumplimiento de los derechos y obligaciones de la empresa en el desarrollo de sus
actividades.
1.3.1 SERVICIO DE RENTAS INTERNAS
El Servicio de Rentas Internas es una entidad autónoma que tiene la responsabilidad de recaudar
tributos internos establecidos por ley mediante la aplicación de la normativa vigente. (SRI, 2014)
Para estos efectos la empresa debe cumplir con obligaciones tributarias referentes a:
Declaración del IVA mensual
Declaración del Impuesto a la Renta
Anexo Transaccional Simplificado
Declaración Patrimonial
Impuesto a la Propiedad de Vehículos Motorizados
1.3.2 MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES
Responsable de velar por el desarrollo de los trabajadores y la justicia laboral, mediante la
aplicación de la ley, sustentada en el Código de Trabajo donde se protege los derechos del
trabajador y empleador.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
8
1.3.3 INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad basada en principios de equidad,
encargada de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma parte del Sistema
Nacional Seguridad Social. (IESS, 2014)
En efecto la empresa está comprometida en el cumplimiento de sus obligaciones laborales en
base a la aplicación de:
Ley de Seguridad Social
1.3.4 MUNICIPIO
Regula las actividades de la empresa mediante la emisión de una Patente Municipal que permite
desarrollar una actividad comercial.
1.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA La implementación de un adecuado sistema de control interno de inventarios en la empresa
“DEPORTEX” permitirá responder a las siguientes interrogantes.
1. ¿Qué métodos utiliza la empresa para el control de inventarios?
2. ¿Qué efectos ha ocasionado la ausencia de un sistema de control de inventarios en
“DEPORTEX”?
3. ¿De qué forma la ausencia de un sistema de control de inventarios afecta a los resultados
de la empresa?
4. ¿El no contar con un adecuado control de inventarios en cada uno de los procesos,
afectaría a determinar costos?
5. ¿Qué efectos provoca la ausencia de un control en bodega, en las existencias de producto
terminado disponible para la venta?
6. ¿Cómo mejoraría que “DEPORTEX” cuente con un control y manejo de inventarios y su
incidencia en el desarrollo de la misma.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
9
1.5 JUSTIFICACION
“DEPORTEX” actualmente tiene ausencia de un adecuado sistema de control que ayude a
establecer los inventarios y la fijación de precios del producto terminado, que conlleva a un
exceso de materia prima e insumos.
De lo anteriormente señalado el factor más importante dentro de la empresa son los inventarios,
ya que son de gran importancia y deben ser manejados de forma eficiente, logrando un adecuado
control en cada proceso.
Un eficiente manejo de inventarios en “DEPORTEX” ayudara a mantener un abastecimiento de
mercadería prudente, fijación de precios, y aplicar políticas que permitan comprar y mantener un
stock adecuado. Con ello facilitara la fabricación, venta oportuna y control de desperdicios.
1.6 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
1.6.1 OBJETIVO GENERAL
Implementar un sistema de control interno para el manejo de inventarios en la empresa
“DEPORTEX”, con la finalidad de optimizar recursos, tiempo y dinero. Lo que facilitará
contar con una información adecuada y oportuna de las existencias, mejoramiento del
sistema de control interno, logrando información adecuada y oportuna.
1.6.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Diagnosticar el manejo actual de los inventarios de insumos, materia prima, productos en
proceso y productos terminados.
Analizar las falencias de cada uno de los procesos y procedimientos del manejo de
inventarios.
Analizar las afectaciones con el inadecuado manejo de stock de inventarios en la
empresa.
Analizar el mejor método de control que se pueda implementar para lograr un óptimo
manejo de inventarios.
Implementar los procedimientos metodológicos propuestos y evaluar sus beneficios.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
10
Demostrar financieramente como al implementar un control interno en el manejo de los
inventarios redunda en mejores resultados empresariales.
1.7 IDEA A DEFENDER
La implementación de un sistema de control interno aplicado para el manejo de inventarios en la
empresa “DEPORTEX” permitirá lograr un ordenamiento en el manejo de los mismos, poder
contar con información actualizada, confiable lo que reflejara una mayor eficiencia y resultados
de la gestión empresarial.
1.8 VARIABLES DE LA INVESTIGACION.
1.8.1 VARIABLES DEPENDIENTES
Control de procesos de adquisición.
Control de procesos de producción y control de calidad de los productos.
Control de ingresos de mercadería e insumos a bodega.
Control de existencias y determinación de stock de bajo movimiento.
Capacitación del personal encargado del área de bodega logrando un eficaz manejo de la
mercadería.
1.8.2 VARIABLES INDEPENDIENTES.
El proveedor puede tardar la entrega de la mercadería.
Puede el proveedor disminuir el porcentaje de descuento.
Puede producirse variaciones en los precios de la materia prima.
Remisión por parte del proveedor, no requeridos por la empresa.
1.9 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN.
Es el procedimiento riguroso, formulado de una manera lógica, que el investigador debe seguir
en la adquisición del conocimiento.
Para el presente trabajo de investigación se aplicarán metodologías y métodos de investigación:
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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METODOLOGÍA HISTÓRICA: Está vinculado al conocimiento de las distintas etapas de los
objetos en su sucesión cronológica, para conocer la evolución y desarrollo del objeto o fenómeno
de investigación se hace necesario revelar su historia.
Esta metodología es muy importante aplicarla en todo el proceso ya que necesitamos saber la
evolución y desarrollo de la empresa.
METODOLOGÍA EXPLORATORIA: Es aquella que se efectúa sobre un tema u objeto
desconocido o poco estudiado, por lo que sus resultados constituyen una visión aproximada de
dicho objeto, es decir, un nivel superficial de conocimiento. Será aplicada en todo el proceso de
la investigación para llegar a tener un gran conocimiento sobre la empresa y poder desarrollar de
forma correcta.
METODOLOGÍA DESCRIPTIVA: Consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y
actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y
personas.
Esta metodología será aplicada al inicio de la investigación para tener conocimiento de que
empresa vamos a auditar.
MÉTODO DOCUMENTAL: Es la que se realiza como su nombre lo indica apoyándose en
fuentes de carácter documental esto es, en documentos de cualquier especie.
Durante la investigación se revisará documentos de la empresa DEPORTEX, como visión,
misión, objetivos, organigrama, etc.
MÉTODO INDUCTIVO: Se trata del método científico más usual, en el que pueden
distinguirse cuatro pasos esenciales: la observación de los hechos para su registro; la
clasificación y el estudio de estos hechos; la derivación inductiva que parte de los hechos y
permite llegar a una generalización y la contrastación. (GROSS, 2011)
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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Se aplicará el método mediante la revisión de la documentación como: orden de compra, normas,
leyes, facturas, registros contables, kardex, etc., luego de lo cual se estableció un diagnóstico de
la empresa sobre la situación actual y se llegará a establecer conclusiones.
MÉTODO ANALÍTICO: Se distinguen los elementos de un fenómeno y se procede a revisar
ordenadamente cada uno de ellos por separado. Los datos y la información de la documentación
obtenida de las áreas de inventarios y contable de la empresa, se analizará a fin de examinar si la
información que contiene debe ser aplicada o mejorada.
1.10 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN Para la obtención de información que requiere este trabajo de investigación se utilizará las
siguientes técnicas:
Entrevista: Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos
personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin de obtener
información de parte de este, que es, por lo general, una persona entendida en la materia
de la investigación.
Entrevistaremos a personal de gerencia, administración y jefes de producción para captar
información referente al manejo de cada uno de los procesos.
Encuestas: es una técnica destinada a obtener datos de varias personas cuyas opiniones
impersonales interesan al investigador.
Anécdotas: Es un cuento corto que narra un incidente interesante o entretenido, una
narración breve de un suceso curioso, algo que se supone le haya pasado.
Para poder obtener de información sobre anécdotas de la empresa realizaremos una
entrevista con los dueños de la empresa
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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Observación: Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o
caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis.
Se observará la elaboración de todo el trabajo de campo, de manera que este tipo de
metodología permitirá identificar el problema y las alternativas de solución, este método
es importante en la investigación pues el desarrollo de las actividades del personal que
labora en las áreas en análisis, nos permitirá identificar si los procesos se cumplen
apropiadamente.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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CAPITULO II
2 MARCO REFERENCIAL
2.1 MARCO TEÓRICO.
“Ante los efectos de la globalización, las organizaciones se ven obligadas a buscar herramientas
o metodologías que les permitan optimizar los recursos y administrar los riesgos, a fin de ser
competitivas en el mercado al que están dirigidas. En este sentido, las compañías deben alcanzarlos niveles
óptimos de recursos materiales, financieros y humanos, además deben ser capaces de administrar
oportunamente los riesgos inherentes a sus actividades.” (SISTEMA DE CONTROL INTERNO, 2011)
El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de Gestión y está
constituido por el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el sistema
de información financiero y todas las medidas y métodos encaminados a proteger los activos,
promover la eficiencia, obtener información financiera confiable, segura y oportuna y, lograr la
comunicación de políticas administrativas que estimulen y evalúen su cumplimiento.
El control interno debe garantizar la obtención de información financiera correcta y segura ya
que ésta es un elemento fundamental en la marcha del negocio, pues con base en ella se toman
las decisiones y formulan programas de acciones futuras en las actividades del mismo. Debe
permitir también el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa
determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en
el mercado.
“La evaluación del control interno consiste en hacer una operación objetiva del mismo. Dicha
evaluación se hace a través de la interpretación de los resultados de algunas pruebas efectuadas,
las cuales tienen por finalidad establecer si se están realizando correctamente y aplicando los
métodos, políticas y procedimientos establecidos por la dirección de la empresa.” (TIPOS DE
RIESGOS DE AUDITORIA, 2012)
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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El inventario constituye un activo fundamental dentro de la mayoría de las organizaciones. De
él dependen varias funciones como son las de producción, ventas, compras, financiación,
llegando a ser parte medular de un negocio. Tradicionalmente se consideraba un inventario como
una cantidad almacenada de materiales que se utilizaba para facilitar la producción o para
satisfacer las necesidades del consumidor y el propósito fundamental era descrito como el de
desacoplar las diferentes fases del área de operaciones. Por ejemplo, el inventario de materias
primas servía para desconectar a un fabricante de sus vendedores; los inventarios de producto en
proceso para desengranar las varias etapas de la manufactura una de otra y el inventario de
producto terminado para desacoplar a un fabricante de sus clientes. (SURIA, 2007)
El coste de mantener existencias incluye no sólo el coste de almacenamiento y el riesgo de
deterioro u obsolescencia, sino también el coste de oportunidad del capital. Es decir, los
problemas de inventario requieren que la dirección de la empresa encuentre políticas y reglas de
decisión que logren balancear los diversos costos.
La administración del inventario, es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la
rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y qué tipo de inventario
tenga la empresa, pues a través de todo esto se determinan los resultados (utilidades o pérdidas)
de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas
necesarias para mejorar o mantener dicha situación. La administración de inventario es
primordial dentro del proceso de producción porque existen diversos procedimientos que va a
garantizar como la empresa logrará obtener un nivel óptimo de satisfacción a los clientes. Dicha
política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la
producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de
materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de
rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario.
Los inventarios son los que una empresa cuenta para la comercialización o producción. A su vez,
en el inventario constan aquellos materiales con los que se elabora el producto (materia prima),
los que aun no han sido terminados, y los suministros utilizados para la realización del artículo.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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La Ley Orgánica de Regulación y Control de Poder de Mercado protege a los consumidores, a
los empresarios, pero sobre todo a los pequeños y medianos productores, de los abusos derivados
de la alta concentración económica y las prácticas monopólicas. El Poder de Mercado es la
capacidad que tiene un operador económico (empresa, industria, etc.) de incidir en el
comportamiento del mercado. La ley garantiza a las empresas reglas claras y transparentes para
competir en condiciones justas, y que sus logros puedan darse por eficiencia y no por prácticas
tramposas o desleales. (Rafael Correa Delgado, 2011)
Los problemas de un mercado sin regularización son:
Altos precios
Poca variedad de oferta
Menor calidad
Menor productividad
Menor competitividad
Aumento de inequidad
Los beneficios de un mercado regulado
Bajos precios
Incrementa la oferta de bienes y servicios
Mayor calidad
Repartición equitativa de beneficios
Mayor productividad
Mayor competitividad
Permite el florecimiento de las industrias
Desarrollo tecnológico (SENPLADES, 2011)
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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2.2 MARCO CONCEPTUAL.
Auditoría: Es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de
personas independientes del sistema auditado de procedimientos y de la actividad
económica de la organización.
Activos: Es un bien tangible o intangible que posee una empresa o persona natural.
Adquisición: Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o
propiedad de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos.
Almacenaje: Es una parte de la Logística que incluye las actividades relacionadas con
el almacén; en concreto, guardar y custodiar existencias que no están en proceso
de fabricación.
Administración: Se encargada de la planificación, organización, dirección y control de
los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos).
Control: Etapa del proceso administrativo que permite evaluar la ejecución de planes,
programas y proyectos periódica, eventual o permanentemente para que una organización
cumpla con su objetivo. Contabilidad: Es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el
patrimonio y la situación económico financiera de una empresa u organización, con el fin
de facilitar la toma de decisiones.
Estados Financieros: Son informes que utilizan las instituciones para informar de la
situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o
período determinado.
Implementar: Es la acción de poner en práctica, medidas y métodos, entre otros, para
concretar alguna actividad, plan, o misión.
Inventarios: Es el recuento detallado de los bienes, derechos y deudas que una persona o
una entidad poseen a una fecha determinada.
Proceso: Es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un
número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo
previamente identificado.
Rentabilidad: Es la capacidad de producir o generar un beneficio adicional sobre la
inversión o esfuerzo realizado.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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Riesgo Inherente: Este tipo de riesgo tiene que ver exclusivamente con la actividad
económica o negocio de la empresa, independientemente de los sistemas de control
interno que allí se estén aplicando.
Riesgo de control: Aquí influye de manera muy importante los sistemas de control
interno que estén implementados en la empresa y que en circunstancias lleguen a ser
insuficientes o inadecuados para la aplicación y detección oportuna de irregularidades.
Riesgo de detección: Este tipo de riesgo está directamente relacionado con los
procedimientos de auditoría por lo que se trata de la no detección de la existencia de
error en el proceso realizado.
Sistema de Control Interno: Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas,
normas, registros, procedimientos y métodos y actitudes que desarrollan autoridades y su
personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad.
Registro Contable: Son aquellos asientos que se realiza en los libros de contabilidad de
un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la
información financiera.
Sublimación textil: La sublimación es la técnica para el marcaje de objetos mediante
transferencia de la tinta al objeto con la aplicación de calor. La sublimación permite
transferir imágenes y diseños a gran variedad de objetos. Estos objetos tiene que estar
recubiertos de poliéster o si son tejidos han de contener un mínimo de un 75% de
poliéster.
2.3 CONTROL INTERNO
2.3.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO
El control interno tiene por objeto salvaguardar y preservar sus activos para evitar
desembolsos de fondos, y así ofrecer seguridad, calidad y mejora continua verificando la
exactitud y veracidad de su información contable como eficiencia de las operaciones.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
19
2.3.2 CONTROL INTERNO SOBRE LOS INVENTARIOS
“El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de un negocio de comercialización. Los elementos de un buen
control interno incluyen”. (CHARLES, 2011)
Conteo físico de los inventarios en forma periódica durante el ejercicio contable.
Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimiento de embarque.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal encargado de la custodia de los
bienes y, que no tengan acceso a los registros contables.
Comprar el inventario en cantidades económicas y necesarias para la gestión del negocio.
Mantener inventario óptimo y disponible para prevenir situaciones de déficit.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de
tener dinero restringido en mercadería innecesaria y gastos relacionados como seguros,
financieros, custodia, operacionales y administrativos.
2.3.3 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
El control interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la
entidad, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros
que ayude a la entidad a realizar su objeto.
2.3.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Los objetivos del control interno son la base para realizar el control y mediante su
aplicación se ejerce una supervisión sobre el funcionamiento de los sistemas de la
entidad.
Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la entidad.
Obtener información exacta.
Asegurar registros contables
Creación de normas y procedimientos internos.
Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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2.3.5 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
AMBIENTE DE CONTROL: Esta dado por los valores, por la conducta ética y la
integridad dentro y fuera de la entidad.
EVALUACIÓN DE RIESGOS: Son los factores que puedan interferir en el cumplimiento
de los objetivos propuestos por el sistema de la entidad se denominan riesgos. Estos pueden
provenir del medio ambiente o de la organización misma.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL: Son emitidos por la dirección que consiste en
políticas y procedimientos que asegure el cumplimiento de los objetivos de la entidad, para
brindar la seguridad necesaria para afrontar los riesgos.
2.4 GESTIÓN DE RIESGOS
La gestión de riesgos de una empresa se define como el proceso de identificar, analizar y
cuantificar las probabilidades de perdida, mediante acciones preventivas, correctivas y
reductivas.
Es necesario contar con un control de gestión de riesgo empresarial que permita:
Analizar de forma global el riesgo que asume la empresa con sus clientes.
Garantizar a los proveedores la solvencia. (http://www.informa.es/gestion-riesgo-
empresarial, 2014)
2.5 RIESGO DEL CONTROL INTERNO
Es importante que toda entidad cuente con una herramienta que garantice la correcta
evaluación de los riesgos a los cuales están sometidos los procesos y actividades de una
entidad y por medio de procedimientos de control se pueda evaluar el desempeño de la
misma.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
21
Ya que existe la posibilidad de presentar errores en distintos niveles por lo tanto se puede
analizar de forma más apropiada la implicación de cada nivel sobre las auditorias que vayan a
ser realizadas, mediante la determinación de los tipos de riesgos.
RIESGO DE CONTROL: Es aquel que existe y que se propicia por falta de control de las
actividades de la empresa y pueden generar deficiencias del sistema de control interno.
RIESGO DE DETECCIÓN: Es aquel que se asume por aparte de los auditores que en su
revisión no detecten deficiencias en el sistema de control interno.
RIESGOS INHERENTE: Son aquellos que se presentan inherentes a las características del
sistema de control interno.
2.6 INVENTARIOS
2.6.1 DEFINICIÓN DE INVENTARIOS
Es el conjunto de artículos que tiene la empresa para comercializar, permitiendo la compra,
venta o fabricación, lo cual debe mostrar el número de unidades en existencia a una fecha
determinada, así como la descripción del artículo, los precios unitarios, la suma por grupo y el
total del inventario. (GITMAN, 2011)
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el centro del negocio. El
inventario es por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
Estado de Resultados.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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2.6.2 TIPOS DE INVENTARIOS
INVENTARIOS DE MERCANCÍAS: Constituyen todos los bienes que le pertenecen a la
entidad, sean comerciales o mercantiles. Con la finalidad de comprarlos para luego venderlos sin
ser modificados.
INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS: Son aquellos bienes cuya elaboración ha
concluido, y han sido aprobados por los controles de calidad. Es decir que esta clase de
inventarios están constituidos por todos los artículos manufacturados, aptos para la
comercialización.
INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACIÓN: Son aquellos
inventarios compuestos por la contabilización de bienes parcialmente elaborados o
manufacturados. Se registran de acuerdo a la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de
fabricación que recaerán sobre los mismos.
INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS: Son aquellos materiales utilizados para la
elaboración de nuevos productos, pero que aún no han sido sometidos a proceso de
transformación alguno. Se diferencian de los suministro de fábrica, en el hecho de que los
primeros sí pueden contabilizarse.
INVENTARIO DE SUMINISTROS DE FÁBRICA: Son aquellos elementos utilizados para la
fabricación del producto, pero que no se pueden cuantificar estrictamente. Es decir, los
suministros de fábrica no se identifican como parte del artículo, aunque son utilizados en el
proceso su elaboración. Esto se debe a que las cantidades manipuladas de estos suministros son
intrascendentes. (TIPOS DE INVENTARIO , 2014)
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
23
2.6.3 MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS SEGÚN NIFF
Los inventarios se valorarán al menor costo o valor neto realizable.
“El costo de los inventarios comprenderán todos los costos derivados de la adquisición y
transformación de los mismos, así como otros costos en los que haya incurrido para darles su
condición y ubicación actuales” (HANSEN)
La aplicación de un método arbitrario de valoración de las salidas, que, en última instancia,
determina el valor de las existencias. Su elección depende de la conveniencia para la gestión y
deberá seguir "el principio de uniformidad", es decir, adoptado un criterio de valoración, deberá
mantenerse en el tiempo, salvo que existan razones extraordinarias que aconsejen su alteración.
Los inventarios son activos. Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de
sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.
Los inventarios de una entidad manufacturera se clasifican de la siguiente forma:
(a) productos terminados: activos mantenidos para la venta en el curso normal de las
operaciones;
(b) trabajo en proceso: activos en proceso de producción con vistas a esa venta;
(c) bienes fungibles: activos en forma de suministros que se consumirán en el proceso
productivo; y
(d) materia prima: activos en forma de materiales que se consumirán en el proceso
productivo. ( Material de formación sobre la NIIF para las PYMES, 2010)
2.7 LOS MÉTODOS PRINCIPALMENTE ACEPTADOS EN VALORACIÓN:
a) Primeros en entrar primeros en salir (PEPS): Se considera la primera existencia que entra
es la primera que sale. El coste de la venta, será el más antiguo de los precios de adquisición
existentes. Este método de primera entrada, primera salida, supone que las existencias
inventariadas coinciden con las últimas entradas. Por ello incrementa más el resultado de la
empresa que otros métodos.
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24
b) Precio Medio Ponderado (PMP): El valor de coste de la venta es la media ponderada de los
distintos precios de entrada en función del volumen de unidades adquiridas a cada uno de los
precios. Ello tiene como resultado, en las condiciones actuales del mercado, un coste intermedio
entre los dos anteriores.
c) Último precio de compra: Consiste en valorar la mercadería al costo actual del mercado o
competidores.
2.8 OBJETIVO DE LOS INVENTARIOS
Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a
disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidos de los mismos y
así evitar fraudes, robos o sustracciones. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades
reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto
la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
2.9 ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS
2.9.1 DEFINICIÓN
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, rotación y evaluación del inventario de
acuerdo a la entidad a través de la administración determinamos los resultados de utilidad o
pérdida razonablemente para establecer la situación financiera de la entidad.
La administración de inventarios depende del tipo de proceso que se use como: producción
continua, órdenes específicas y montajes o ensamblajes.
PRODUCCIÓN CONTINUA: En este proceso la materia prima se adquiere con anticipación y
el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.
ORDENES ESPECÍFICAS: En este proceso la materia prima se adquiere después de recibir la
orden y el producto terminado prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado.
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25
PRODUCCIÓN POR MONTAJE: En este proceso se requiere en general más inventarios de
productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes.
2.10 RECURSOS QUE REQUIERE LA ENTIDAD
2.10.1 DEFINICIÓN
Para que una organización pueda lograr sus objetivos propuestos, es necesario que cuente con
elementos, recursos o insumos para contribuir en el funcionamiento esperado.
2.10.2 RECURSOS MATERIALES
Son todos los bienes tangibles con los que cuenta la entidad tales como:
Edificios, terreno, maquinaria, equipo, oficinas, herramientas.
Materia prima
2.10.3 RECURSOS DE TALENTO HUMANO
Son trascendentales para la existencia de cualquier grupo social, es un factor muy importante en
una entidad, de ello depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos.
La administración de talento humano consiste en la planeación, organización, control, desarrollo
y coordinación.
2.10.4 RECURSOS FINANCIEROS
Son los recursos propios y ajenos de carácter económico que la empresa requiere para desarrollar
sus actividades. Estos recursos pueden ser en dinero en efectivo, aportaciones de los accionistas,
utilidades, créditos bancarios, emisión de valores
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CAPITULO III
3 SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA DEPORTEX
3.1 ANTECEDENTES
La fábrica de confecciones deportivas “DEPORTEX” nace como un negocio familiar iniciando
sus actividades productivas y comerciales en el año 1985 es decir hace veinte y dos años. La
misma que en un inicio únicamente contaba con dos operarios, dos máquinas de coser y un
capital sumamente reducido, la cual fue Calificada por la Junta Nacional del Artesano como
microempresa artesanal.
La microempresa nace con el objetivo de obtener una utilidad por parte de sus propietarios,
además de satisfacer la demanda de ropa deportiva en el sector.
“DEPORTEX” para entonces se encontraba ubicada en el Barrio el Condado, contando con un
reducido local de aproximadamente 20 m2, el mismo que estaba dividido como almacén de
ventas y área de producción. Haciendo dificultoso el desenvolvimiento de las actividades
productivas. Para eso las prendas que se elaboraban eran: ternos de calentamiento (sudaderas),
camisetas, pantalonetas, y pantalones para damas, caballeros y niños.
Para el año 1990 su cartera de clientes era sumamente amplia abarcando un gran número de
instituciones educativas de la ciudad de Quito, para entonces ya se observaba un notable
incremento en la demanda, así como, en maquinaria, operarios e incluso nueva infraestructura.
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27
3.1.1 DESCRIPCIÓN DE LA PRODUCCIÓN
Hoy en día la empresa cuenta con una amplia gama de uniformes deportivos,
empresariales y educativos.
Es importante hacer mención de los productos que ofrece:
Ternos de calentamiento
Uniformes deportivos en sublimación textil
Chompas en tela polar
Camisetas de algodón; manga larga o corta
Camisetas atléticas en tela algodón
Pantalonetas
Medias deportivas
Medias casuales y de algodón (polines)
Ropa interior de hombre (calzoncillos)
Chalecos
Gorras tipo americanas
Camisetas tipo polo elaboradas con diferente tela de acuerdo al modelo de la
institución.
Servicio de Bordado
Servicio de Sublimación Textil.
3.1.2 LOCALIZACION DE LA EMPRESA
En la actualidad “DEPORTEX” se encuentra localizada en la Av. Manuel Córdova
Galarza en el K5 ½. Sector Pusuquì, Barrio la Campiña.
La empresa cuenta con un área de terreno de 900 m2 y una infraestructura de 825 m2
aproximadamente.
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28
3.2 MISIÓN
Fabricar y comercializar prendas deportivas, utilizando altos estándares de calidad y servicios,
superando las necesidades y expectativas de nuestros clientes, al mismo tiempo brindar una
atención excelente, eficiente y personalizada a nivel nacional.
3.3 VISIÓN
Ser la empresa líder a nivel nacional en fabricación y comercialización de ropa deportiva,
logrando satisfacer a un mercado exigente. Orientada a un mejoramiento continúo.
Todo esto se logrará con el apoyo y la capacidad de nuestro personal entusiasta y dedicado.
3.4 ANÁLISIS FODA A continuación se da a conocer un análisis de la situación actual de “DEPORTEX” donde se
identifica las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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FIGURA 1. ANÁLISIS FODA
AUTORA: GEOVANNA VANESSA AYO PILA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Buena relación con clientes.
Atención personalizada a sus
clientes.
Posicionamiento de la marca.
Productos de calidad.
Variedad de productos.
Precios competitivos.
Maquinaria de avanzada tecnología.
Entrega a domicilio de mercadería.
Ventas al por mayor y menor.
Clientes satisfechos.
Incremento de cultura deportiva.
Ampliación de la línea de productos.
Aprovechar del mercado y de la moda.
Apertura de Sucursales.
DEBILIDADES AMENAZAS
Bajo control de inventarios.
Falta de capacitación a todos los
colaboradores.
Personal no calificado.
Procesos no estructurados en manuales.
Sistema contable no eficiente.
Exceso de stock de productos
terminados.
Crecimiento de la competencia.
Productos importados a bajos precios.
Escases de mano de obra especializada.
Incremento de costos de materia prima.
Microempresas que tengan tecnología de
información en todas las áreas.
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3.5 DIAGNÓSTICO DE PROBLEMAS EN DEPORTEX
Al diagnosticar la situación actual de la empresa se observan situaciones desfavorables tanto
internamente como externamente, detallados a continuación:
• Ineficiente Sistema de Control de Inventarios.
• Ausencia de metodología y herramientas para fijación de costos y precios de ventas de
productos.
• Deficiente control de abastecimiento de materia prima e insumos.
• Ausencia de políticas y control de compras.
• Control inapropiado de desperdicios de materia prima e insumos.
• Falencias en el proceso de control de ingreso de mercadería e insumos a bodega.
• Ausencia de capacitaciones al personal sobre manejo de procesos.
• Uso inadecuado de insumos y mercadería por parte de los colaboradores.
• Personal no calificado para realizar sus tareas.
• Falta de segregación de funciones al personal.
• Falta de organización en todas las áreas que conforman la empresa.
• Disminución de la utilidad de la empresa.
3.6 POLÍTICAS INTERNAS
3.6.1 DEFINICIÓN
Las políticas internas de la empresa DEPORTEX son métodos, procedimientos, directrices que
son establecidas para respaldar y fomentar el trabajo que nos llevará a cumplir los objetivos,
facilitando la solución de los problemas que se detallan a continuación:
Las adquisiciones se hacen en base a una orden de pedido, previa verificación del
inventario.
Los niveles de existencia serán de acuerdo a la demanda en el mercado de
productos estacionarios en periodos de temporada alta.
Definir el modo de almacenamiento de mercadería e insumos en las bodegas.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
31
Establecer sistemas de abastecimiento mediante porcentajes de venta.
El personal encargado del Área de Bodega debe verificar y ser responsable de la
mercadería entregada por parte del proveedor o notificar inmediatamente algún
desperfecto o falencia.
Se deberá realizar una precalificación a los proveedores según las condiciones,
tiempo de entrega, plazos, flexibilidad para verificar el más conveniente para la
empresa.
Se solicitará en el proceso de adquisiciones proformas como mínimo de 3
proveedores.
Verificar el mejor precio en los productos, así como su calidad.
El crédito a clientes se realizará previa verificación, por lo menos debe realizar 3
compras de contado.
Incentivar al personal de DEPORTEX para lograr cumplir sus objetivos.
Los horarios de trabajo estarán sujetos a las necesidades de la empresa basándose
al Código de Trabajo.
3.7 POLÍTICAS DE CONTROL DE BODEGA
Destinar un área específica para almacenamiento de mercadería la misma deberá
ofrecer seguridad.
El personal asignado para control de bodega deberá ser responsable por la
mercadería.
Bodega adecuada en infraestructura y condiciones ambientales de la materia prima
y producto terminado.
El cuidado, manejo, conservación y control físico de la mercadería debe ser
asignado a una persona quien será responsable.
Determinar funciones específicas al personal encargado detallando las actividades
a cumplir respecto al almacenamiento, despacho y control de la mercadería.
El acceso a Bodega será restringido.
Controlar las salidas de mercadería e insumos.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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3.8 INFRAESTRUCTURA, MAQUINARIA Y EQUIPO
3.8.1 INFRAESTRUCTURA FÍSICA
Confecciones deportivas DEPORTEX dispone de 3 áreas continuas para la producción. La
infraestructura de la fábrica posee componentes aptos para este tipo de actividad. Construidos
con bloques de alto grosor, loza de cemento, piso de vinil resistente para el peso de la
maquinaria. El área total de terreno es de 900 m2 los cuales se encuentran divididos de la
siguiente manera:
FIGURA N° 2 INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE “DEPORTEX”
FUENTE: DEPORTEX
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33
3.9 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
3.9.1 DEFINICIÓN
El organigrama de la empresa DEPORTEX indica cómo está organizada y cuáles son los
departamentos que la conforman, en la cual refleja la estructura jerárquica de cada área dentro de
la organización y se encuentra estructurado de la siguiente manera:
DEPORTEX ha venido siendo administrado por el propietario el Sr. Ramiro Ayo, el cual se
desempeñaba como poli funcional, la Sra. Blanca Pila es prácticamente una operaria y cumplía
con responsabilidades del puesto de Gerente.
FIGURA N° 3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUENTE: DEPORTEX
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34
CAPÍTULO IV
4 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE LA EMPRESA DEPORTEX
4.1 ENTREVISTAS AL PERSONAL DE DEPORTEX
4.1.1 ENTREVISTA AL JEFE DE BODEGA
1. ¿Qué actividad realiza en la bodega?
Recibo la mercadería cada que llega y verifico que conste la cantidad facturada, y
verifico que este en perfectas condiciones, como constancia de haber recibido solo
firmo.
2. ¿Entrega algún tipo de reporte a su Jefe? ¿Con que frecuencia?
No, porque no hacemos inventario por lo tanto no existe control y nos dificulta el no
tener etiquetas en la mercadería y es por eso que no sabemos cuándo y qué cantidad
solicitar.
3. ¿Cuándo usted recibe la mercadería del proveedor usted registra alguna
información?
No, ninguna solo verifico cantidades y en ocasiones, si hay mercadería que hay que
pesar lo realizo pero no de forma frecuente y si existiera un faltante en el peso solo
escribo en la factura o llamo al proveedor para que me reponga.
ENTREVISTA JEFE DE BODEDA
RESPONSABLE: LORENA JACOME
FECHA DE INGRESO: 23 DE FEBRERO DEL 2004
TIEMPO DEL CARGO: 6 AÑOS
EDAD: 29 AÑOS
CARGO: CORTADORA
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4. ¿Al recibir los productos usted revisa la mercadería y que verifica?
Solo controlo el pedido con la factura, verifico la cantidad en metros, kilos o
unidades, hay mercadería que llega en kilos pero no acostumbramos a pesar y no lo
hacemos porque no contamos con los medios necesarios.
El metraje
5. ¿Cuándo existe faltantes o inconformidad usted que hace?
Las pocas veces que se realiza una correcta verificación de la mercadería, y si existe
un error me comunico con el proveedor para que me reponga o me envié otro
producto o en ocasiones se pide cambiar la factura.
6. ¿Qué documento emite durante la recepción de la mercadería y a quien entrega?
No entrego ningún documento solo firmo la guía de remisión y la factura que me
entrega el proveedor y los documentos dejo en la oficina del contador.
En otras ocasiones no recibo directamente la mercadería sino lo suele traer alguna
persona encargada de adquirir la mercadería y ahí no es mi responsabilidad.
7. ¿Cómo sabe dónde colocar la mercadería?
Buscando un espacio libre en la fábrica o cuando está organizada la bodega es más
fácil de colocar la mercadería ya que se complica porque no existe un lugar
determinado, porque existen 3 bodegas en diferentes lugares, o cuando ya están muy
llenas guardamos la mercadería en la casa del propietario.
Se dificulta porque no hay variedad de estanterías y nos toca poner la tela una sobre
otra, no existe un orden determinado o donde podamos clasificar por tipo de tela o
colores.
8. ¿Cómo sabe qué cantidad de mercadería debe solicitar al proveedor?
Según la orden de pedido realizo un cálculo para saber cuántos metros de tela voy a
necesitar. Luego verifico si el producto existe en bodega caso contrario solicito al
proveedor.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
36
9. ¿Cuál es el método que utiliza para verificar la existencia de la materia prima en
bodega?
Encargo la búsqueda en las diferentes bodegas donde creemos que pueda estar la
mercadería porque no se ha determinado un lugar para tal mercadería, el encontrar
nos hace perder tiempo o desperdicio porque si no encontramos pedimos mas
mercadería.
10. ¿Existen en bodega productos de gran valor? ¿Cuáles?
Si existe variedad de telas de un valor económico considerable por ejemplo: tela
Picket, tela Jersey, tela lycra y nylon.
11. ¿Usted realiza tomas físicas del inventario?
No, nunca hemos realizado un inventario, ni nos han indicado como realizar.
12. ¿Qué hacen con la mercadería obsoleta o pasado de moda?
Al final del mes se fabrica uniformes deportivos con la tela obsoleta o pasada de
moda, y los precios son muy accesibles en el mercado competitivo.
13. ¿Usted ha propuesto mejoras para las operaciones de la bodega?
Si, como la asignación de una sola bodega donde puedan estar clasificados los
productos e insumos, y por áreas. También debería poner más estanterías donde este
la mercadería ordenada, con etiquetas y llevar un control con un sistema contable que
nos especifique la cantidad, los colores, dónde localizar la mercadería y sobre todo
realizar inventarios de forma periódica.
Algo muy importante es que la empresa se encargue de capacitar al personal sobre el
manejo y control de la mercadería, así evitaríamos desperdicios y yo como encargada
de la bodega sabría cómo recibir la mercadería y cómo actuar ante un faltante.
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4.1.2 ENTREVISTA A LA ASISTENTE CONTABLE
ENTREVISTA- ASISTENTE CONTABLE
RESPONSABLE: VALERIA BASURTO
FECHA DE INGRESO: 13 DE ENERO DEL 2013
TIEMPO DEL CARGO: 1 AÑO 7 MESES
EDAD: 22 AÑOS
1. ¿Su trabajo en la empresa es a tiempo completo o parcial?
Mi trabajo en la empresa es de forma Parcial, únicamente laboro 4 horas semanales,
debido a que los requerimientos de la empresa no son mayoritarios.
2. ¿Cuáles son sus funciones en esta empresa?
Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el
registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaración
de IVA.
Elaborar roles de pago y acreditación
Facturación
3. ¿La empresa cuenta con un sistema contable?
Si, cuenta con el sistema MICROSYSTEM
4. ¿Cuál es el método utilizado para el registro contable?
Básicamente se utiliza MICROSOFT EXCEL y MICROSYSTEM para el registro de
compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y facturación.
5. ¿Se han establecido procedimientos para el control de inventarios?
No, porque no ha existido un correcto control.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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6. ¿De qué manera afecta la forma incorrecta de manejar un sistema contable en
sus informes mensuales?
El hecho de no contar con un sistema contable completo me perjudica porque lo
realizo todo de forma manual y afecta de manera significativa en el factor tiempo.
7. ¿El no contar con un adecuado control de inventarios en cada uno de los
procesos, afectaría a determinar costos?
Si, debido a que no se conoce los costos fijos y variables que generan los diferentes
procesos de producción, y esto afecta de modo significativo a los resultados finales
de la empresa.
8. ¿Usted ha propuesto mejorar el sistema de control de inventarios en cada uno de
los procesos?
Si, como la compra de un sistema contable más avanzado para mejorar la forma de
registros contables y sería necesario contar con una contadora de planta.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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4.1.3 ENTREVISTA AL ADMINISTRADOR
1. ¿Cuáles son las fortalezas de la empresa?
Los puntos fuertes como empresa son los productos de calidad que entregamos al
consumidor, el contar con maquinaria de última tecnología ha ayudado para contar
con precios competitivos.
2. ¿Cuáles son las debilidades de la empresa?
Los puntos débiles son no contar con personal calificado, la falta de capacitación y la
forma incorrecta del control de materia prima.
3. ¿Cuáles son sus funciones en “DEPORTEX”?
Mis funciones en la empresa es poli funcional, no tengo un área determinada.
4. ¿Qué efectos provoca la ausencia de un control en bodega?
El no llevar un control de materia prima causa efectos en los recursos económicos ya
que muchas veces no se cuenta con mercadería en otras ocasiones existe stock de
materia prima e insumos.
5. ¿Cuáles son los problemas que se ocasionan en el inventario de productos
terminados?
La falta de registros de productos terminados ocasiona faltantes o sustracción.
ENTREVISTA- ADMINISTRADOR
RESPONSABLE: RAMIRO AYO
TIEMPO DEL CARGO: 29 AÑOS
EDAD: 53 AÑOS
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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6. ¿De qué forma la ausencia de un sistema de control de inventarios afecta a los
resultados de la empresa?
Afecta de manera considerable en el sentido económico, debido a que no se tiene
conocimiento de un registro adecuado de la mercadería de la empresa.
7. ¿Cómo le afecta a la empresa la falta de inventarios físicos?
Es el punto más débil de la empresa ya que no se cuenta con datos reales.
8. ¿Cómo le ha afectado el no contar con personal capacitado en la empresa?
Si, ha afectado en todos los procesos de producciones, ocasionado desperdicios en
materia prima, insumos y en tiempos de producción.
9. ¿Cómo mejoraría que “DEPORTEX” cuente con un control y manejo de
inventarios?
DEPORTEX mejoraría de forma significativa para el desarrollo de la misma,
mejoraría su tiempo de producción, se lograría capacitaciones al personal evitando
tiempos ociosos, sustracciones y se reducirían los desperdicios mejorando el entorno
económico de la empresa, la adquisición de un sistema contable completo ayudaría
para la obtención de resultados reales e inmediatos.
4.2 INTERPRETACIÓN DE LA ENTREVISTA En general podemos afirmar que el personal de Deportex está de acuerdo en que se implemente
nuevos métodos sobre manejo de inventario y una correcto utilización del sistema contable
computarizado. Conscientes también de que en este proceso de cambios no será fácil su
adaptación pero con el compromiso de que a futuro se logrará los objetivos deseados.
Consideraciones generales
• Los aspectos mejor valorados son aquellos que hacen referencia al cambio en el proceso
productivo y administrativo que cada empleado propone.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
41
•Cada una de las personas encuestadas ha aportado con sugerencias y observaciones muy
válidas para ser tomadas en consideración.
•Se determina que el entorno laboral en las áreas de producción y administración no es
placentero y en ocasiones tiende a ser incómodo.
Fortalezas
•Compromiso y apoyo para la implementación de futuros cambios en la estructura
organizacional por parte de todo el personal que labora en Deportex.
•Reconocimiento de falencias y del impacto que este causa en ámbito laboral.
•En general se consideran adecuados los recursos para desarrollar el trabajo y los futuros
cambios los mismos que se utilizarán de una manera eficiente.
•Existe gran aceptación para implementar los cambios y sobretodo un compromiso
personal y económico por parte de los jefes.
Áreas que se debe tomar en cuenta para mejorar
•Implementación de un sistema contable, control de inventarios y demás procesos
contables.
•Contracción de personal calificado para el manejo de cada área.
•No existe buena coordinación entre áreas.
•Carencia funciones, no se ha desarrollado un manual de procedimientos donde conste
cargos funciones para cada empleado.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
42
CAPITULO V
5 IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACION Y REGISTRO CONTABLE DE LOS PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA “DEPORTEX”.
5.1 PUNTOS DEBILES DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL AREA DE BODEGA.
DEPORTEX, actualmente no cuenta con procesos definidos, porque lo realizan de
forma empírica o en base a sus costumbres, no realizan verificación de la mercadería
al momento de la entrega y tiene deficiente control de inventarios al no realizar
registros en Kardex o en el sistema contable, la forma incorrecta de clasificación de
la mercadería en bodega conlleva a pérdidas de tiempo y de dinero ya que se debe
organizar por áreas y tipos de materiales. Además no cuenta con una estructura
definida ya que algunos de sus colaboradores son poli funcionales, porque no están
definidos los procedimientos y las responsabilidades de cada puesto de trabajo.
En cuanto a la producción no cuentan con una planificación de los procesos, en esta
área no cuentan con documentos de respaldo como orden de producción y de
compra, este problema les lleva a retrasar los procesos productivos al no contar a
tiempo con la materia prima e insumos.
La falta de políticas, segregación y procedimientos en la empresa han ocasionado
grandes pérdidas de materia prima e insumos y de tiempo ocioso de los
colaboradores.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
43
5.2 MEDIDAS DE CONTROL INTERNO
5.2.1 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS
5.2.2 INVENTARIO FÍSICO OBJETIVO
El objetivo del inventario físico en la entidad es mantener los registros de existencia
actualizados y con información real.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1. El bodeguero entregará un reporte de la mercadería recibida, con respaldo de
la orden de compra o de producción. Los documentos deben tener firmas de
responsabilidad.
2. Se realizará el conteo físico de la mercadería por parte del departamento
contable para verificar si dicha cantidad coincide con los registros, el
documento debe tener firmas de responsabilidad.
3. Si existiera algún problema con diferencias en la mercadería, debe ser
reportado al Gerente, y el bodeguero debe dar la razón de las falencias de
mercadería.
4. Si el contador determina diferencias realiza ajustes con la aprobación del
Gerente.
5. Una vez aprobado con firmas y sellos de cada departamento se realiza el
registro contable en el sistema.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
44
5.2.3 FLUJOGRAMA DE INVENTARIO FÍSICO
AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
45
5.2.4 FORMATO DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
FUENTE: DEPORTEX
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46
5.3 PROCESO DE FACTURACIÓN OBJETIVO
La facturación es un documento legal, que refleja la operación de compraventa donde se
detalla la cantidad de mercadería entregada con sus respectivos precios.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1. El asesor comercial elaborará la cotización en caso de ser necesario para el
cliente.
2. Se recibe la orden de compra del cliente.
3. Se realiza la factura con 3 copias en el sistema contable de acuerdo con la orden
de compra verificando la cantidad y precios.
4. La factura debe contar con dos firmas, de la persona que recibe y de persona
responsable del despacho.
5. El asesor comercial recepta el cobro en efectivo o tarjeta de crédito, y realiza el
registro de cobro en el sistema contable.
6. Al final del día se realiza el reporte de cobro para realizar el depósito al día
siguiente.
7. Se entregará reporte diarios a contabilidad de registro de cobros con los
respectivos depósitos para su verificación y archivo.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
47
5.3.1 FLUJOGRAMA DE FACTURACIÓN
AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
48
5.3.2 FORMATO DE FACTURA
FUENTE: DEPORTEX
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
49
5.4 PROCEDIMIENTO DE INGRESO A BODEGA OBJETIVO
El ingreso de bodega se realiza al momento de la recepción de la mercadería como
constancia de la misma.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1. El jefe de bodega recibe la mercadería con la factura y guía de remisión,
comparando con la orden de compra enviada al proveedor.
2. El jefe de bodega debe verificar que conste la mercadería solicitada, si existiera
faltantes o sobrante se deberá registrar y dar a conocer al proveedor.
3. El responsable de bodega debe revisar que la mercadería llegue en buen estado.
4. Se debe verificar que la factura tenga la firma del despachador.
5. El responsable de bodega procederá a firmar con sello de la empresa y la fecha de
recepción.
6. Al momento de haber recibido la mercadería se procederá a clasificar.
7. Con la factura se proceda a elaborar el ingreso de bodega enumerado para
proceder con el registro contable de compra en el sistema.
8. El documento de ingreso a bodega y factura serán entregados y archivados en
contabilidad previa verificación.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
50
5.4.1 FLUJOGRAMA DE INGRESO A BODEGA
AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
51
5.4.2 FORMATO DE INGRESO A BODEGA
FUENTE: DEPORTEX
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52
5.5 PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE MERCADERÍA OBJETIVO
El objetivo del comprobante de egreso de bodega es controlar la mercadería entregada, de esta
manera los inventarios se mantendrán actualizados, el jefe de bodega será la única persona
responsable de su área.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1. El jefe de bodega debe recibir la orden de producción en la cual está debidamente
detallada las cantidades a ser utilizadas.
2. El jefe de bodega verificará si la mercadería e insumos solicitados se encuentren en
existencia.
3. Si no existiera la mercadería se debe solicitar al proveedor.
4. Revisar de forma periódica la mercadería para evitar falta de stock.
5. La mercadería deberá ser despachada por el personal responsable con firmas tanto de la
persona que requiere y del responsable.
6. La mercadería debe ser enviada al área requerida dentro de la empresa.
7. La mercadería e insumos destinados para la empresa debe salir con el comprobante de
egreso, para poder actualizar el inventario.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
53
5.5.1 FLUJOGRAMA DE EGRESO DE MERCADERÍA
AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
54
5.5.2 FORMATO DE EGRESO A BODEGA
FUENTE: DEPORTEX
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55
5.6 PROCEDIMIENTO DE ORDEN DE PRODUCCIÓN OBJETIVO
El procedimiento por órdenes de producción se basa en el control eficiente de las operaciones
productivas, con fines administrativos de llevar una planificación y control de los costos.
El objetivo de realizar órdenes de producción es mejorar los tiempos, planificar y controlar los
costos, mano de obra, gastos y conteo de materia prima. Su contenido es amplio y contiene
información de especificación, observaciones e instrucciones de producción para que los
colaboradores al recibir el documento sepan realmente lo que deben hacer así se evitará los
tiempos muertos, desperdicios en material o fallas en las prendas.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1. El departamento de ventas en contacto con nuestro cliente realizan la orden que es enviada
mediante correo electrónico.
2. Existe siempre un contacto directo entre cliente y departamento de ventas.
3. El jefe de producción revisa la orden de forma detalla para cada proceso de fabricación.
4. En la orden se detalla los datos del proveedor, código del producto, cantidad, descripción,
precios.
5. La orden pasa a las diferentes áreas de producción para evitar errores, ya que se describe
todos los detalles de la prenda y de forma gráfica.
6. Con la orden se pasa a empaquetado para verificar las cantidades a despachar.
7. Al finalizar la orden de producción se envía a Contabilidad para que se realice la factura.
8. La mercadería pasa a bodega o se realizar la entrega del pedido al cliente.
9. Se realiza una confirmación al cliente sobre la mercadería despachada para ver si no existe
alguna inconformidad.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
56
5.7 FLUJOGRAMA DE PROCESOS DE PRODUCCIÓN
FUENTE: DEPORTEX
PRODUCTO TERMINADO
FACTURACIÓN DE ACUERDO A LA ORDEN DE PRODUCCIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN DE MEDIAS
ELABORACIÓN DE ORDEN DE PRODUCCIÓN
ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA
PREPARACIÓN DE DISEÑO
CARGA DE DISEÑO Y PREPARACIÓN DE MÁQUINAS
ELABORACIÓN DE MEDIAS
ENTREGA DE MEDIAS- ÁREA DE COSTURA
ENTREGA Y DISTRIBUCIÓN DE LOS CORTES Y MATERIALES AL ÁREA DE
CONFECCIÓN
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA CARGA DE TRABAJO
PROCESO DE COSTURA DE ACUERDO A LOS GRUPOS DE
TRABAJO
COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN EN EL ÁREA DE BORDADO
ÁREA DE REMATE, PLANCHADO Y
EMPAQUETADO
ÁREA DE CONFECCIÓN DE ROPA DEPORTIVA
ELABORACIÓN DE ORDEN DE PRODUCCIÓN
ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA
PREPARACIÓN DE MOLDES
DISEÑO Y CORTE SEGÚN ORDEN DE PRODUCCIÓN
PROCESO DE PRODUCCIÓN
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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5.8 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES DEL PERSONAL DE “DEPORTEX”
5.8.1 DEFINICIÓN DE SEGREGACIÓN DE FUNCIONES
La segregación de funciones es una actividad importante dentro del control interno
porque está destinado a prevenir, reducir errores o irregularidades, especialmente el
fraude dentro de la organización. Su principal función es determinar que una sola persona
no lleve a cabo toda una transacción, por lo cual debe realizarse en cuatro etapas:
aprobación, autorización, ejecución y registro
La segregación de funciones tiene como finalidad detectar errores involuntarios y
prevenir fraudes en la empresa.
En la empresa se delega la Gerencia al propietario el Sr. Ramiro Ayo por los años, su
conocimiento en los procesos y la práctica. La Sra. Blanca Pila deja de ser operaria y se
delega jefe de producción así está conectada con todas las áreas ya que es una persona
importante en la empresa por su amplio desempeño.
GERENTE
FUNCIONES GENERALES
Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar de forma eficiente, diseñando
estrategias para lograr los objetivos de la empresa.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
Realiza evaluaciones periódicas del cumplimiento de funciones, objetivos y
metas.
Desarrolla metas a corto y largo plazo.
Atiende a clientes promoviendo el desarrollo de la empresa.
Toma decisiones en base a la experiencia mediante la participación de todas
las áreas.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
58
Coordina con cada uno de los departamentos para asegurarse el correcto
proceso y cumplimiento.
Supervisa las tareas de cada área o procesos de producción.
Estimula la participación de los colaboradores en la toma de decisiones.
El gerente es responsable de la fijación de precios en base al método de costos
más el margen de utilidad y de definir políticas de descuento según porcentaje
del monto.
Implementa un adecuado sistema de ventas
Es responsable de solucionar conflictos tanto con colaboradores, clientes y
proveedores.
Revisa la emisión de cheques por concepto a pago de proveedores, aportes,
pago de servicios, entre otras asignaciones.
Aprobar y firmar la emisión de cheques, notas de debito y adquisiciones.
En conclusión un gerente es fundamental en el organigrama ya que es responsable del
manejo de la empresa, de guiar a sus colaboradores y lograr que los procesos se lleven a
cabo para cumplir con los objetivos y la visión de la empresa.
CONTADOR
FUNCIÓN GENERAL
El contador procesa, codifica y contabiliza los comprobantes de activos, pasivo, ingresos
y egresos, con el fin de llevar el control de los movimientos contables que dan lugar a los
reportes financieros.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
Elaborar los Estados Financieros de forma oportuna.
Controlar el correcto registro contable.
Verificar el valor de los inventarios de mercadería y efectuar ajustes.
Revisar reportes de ventas diarias.
Elaborar el presupuesto.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
59
Elaborar declaraciones de forma mensual
Revisar y registrar facturas de compras y ventas
Revisar y clasificar los documentos como comprobantes de ingreso,
egreso cheques, cuentas por pagar.
Elaborar y revisar conciliaciones bancarias
Realizar transferencias bancarias
Contabilizar nómina de pago a colaboradores
Ejecutar mensualmente el comprobante del IESS
Realizar las planillas de Décimos, utilidades y contratos de trabajo
Elaborar asientos contables
Emitir cheques a proveedores y pagos de servicios
Control de cuentas por pagar y por cobrar
Registro y control de comprobantes de egreso de bodega
Controla la dotación de mercadería
Suministra información contable a los entes que requieran la situación
financiera
Llevar todos los movimientos o registros contables en el Software de la
empresa
Realizar la relación de cuentas por cobrar con cuentas por pagar
El propósito del departamento contable es llevar las cuentas claras de ingresos y egresos
de la empresa para determinar al final del año el resultado.
JEFE DE PRODUCCIÓN
FUNCIÓN GENERAL
Es el encargo de coordinar, dirigir y supervisar los procesos productivos de la empresa
para lograr eficiencia y productos de calidad.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
Coordinar y supervisas labores del personal
Velar por el correcto funcionamiento de la maquinaria y equipos
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
60
Responsable de las existencias de materia prima e insumos
Responsable de la materia prima en proceso durante el desempeño
Entrena y supervisa al personal encargado de los procesos productivos
Supervisa la calidad de los productos fabricados
Ejecuta planes y mejora de procesos de producción
Supervisa los planes de seguridad industrial, higiene y limpieza del área de
trabajo
Programa y gestiona la producción de forma diaria y semanal
Desarrolla controles de calidad
JEFE DE BODEGA
FUNCION ESPECÍFICA
Es responsable de recibir la materia prima e insumos, almacenaje y clasificación. Su
función es velar por el inventario tanto físico como en el sistema.
FUNCIONES GENERALES
Recepción de materia prima e insumos necesarios para la producción
Controlar el estado de materia prima
Ubicar en bodega la mercadería clasificada por color y tipo cuidando que no se
dañe ni se deteriore
Realizar comprobantes de egreso de mercadería
Realizar devoluciones o inconformidad en la mercadería
Realizar órdenes de compra de mercadería e insumos con anterioridad
Velar por el orden y distribución de la mercadería.
Despachar material según comprobante de egreso debidamente autorizado.
Realizar conteo de inventario de forma periódica para su actualización
El propósito del jefe de bodega es mantener un orden y al día el stock de mercadería, llevando el
control de los ingresos y egresos de bodega, sin permitir daños, deterioros o antigüedad
.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
61
ASESOR COMERCIAL
FUNCION ESPECÍFICA
Planear, programar y controlar la emisión de facturas y entrega de mercadería para
que la empresa obtenga los resultados esperados mediante la venta y comercialización.
FUNCIONES GENERALES
Atención al cliente de forma personalizada
Responsable de asesorar al cliente acerca de los productos
Encargado de compras y ventas
Elabora un plan estratégico comercial y de mercadeo
Establece estrategias para lograr generar ventas cumpliendo con las
necesidades del consumidor
Posicionar la marca en el mercado
Comunica la cliente sobre precios y condiciones de pagos
Controlar que la factura y mercadería se encuentre de acuerdo a la cantidad y
precio establecido
Verificación de créditos a clientes en plazos no mayor a 30 días
Certificar con rubrica la entrega y conformidad de la mercadería
Realizar como mínimo 3 proformas a proveedores
Constatar como mínimo la mercadería de bodega
Intervenir en la toma física de inventarios
Asegurarse del buen servicio de proveedores, incluyendo la calidad y seriedad
en la entrega
Implanta políticas de compra
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
62
5.9 ORGANIGRAMA REESTRUCTURAL
FIGURA N° 4 REESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
AUTORA: GEOVANNA VANESSA AYO PILA
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63
5.10 ANÁLISIS DE COSTOS
5.10.1 PLANIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN DE MEDIAS
AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
64
5.10.2 PLANIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN EN BASE A COSTOS DE CALENTADORES
AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
65
5.10.3 PLANIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN EN BASE A COSTOS DE CAMISETA EN JERSEY ALGODÓN
AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
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5.11 PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS DE ADQUISICIÓN
5.11.1 DEFINICIÓN DE ADQUISICIÓN
La adquisición es la forma de abastecimiento para las operaciones de la empresa, ya que se
necesita de materia prima, insumos, maquinaria y servicios donde se comienza por involucrar
a proveedores, negociar precios, calidad y condiciones de pago.
La función de la persona responsable de compras es asegurar el abastecimiento y relacionarse
directamente con las áreas para estar al tanto de sus requerimientos.
“DEPORTEX” no cuenta al momento con cantidades precisas de compra, ya que no cuenta
con una persona responsable en el área de compras. La planificación ayudará a conseguir los
objetivos de la empresa, de modo que pueda acceder a precios competitivos, adquisiciones
oportunas y así aumentar la productividad y disminuir desperdicios o stock en inventarios.
La persona encargada de compras es responsable de buscar proveedores con variedad de
mercadería e insumos, se debe tener en cuenta que el proveedor tenga productos de calidad,
que se envié el producto a tiempo, que el servicio sea oportuno, que nos brinden garantía.
5.11.2 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES
1. ANÁLISIS DE ORDEN DE COMPRA
Cada departamento puede solicitar la orden de compra.
El Gerente analiza el pedido solicitado, verifica las cantidades, el detalle
y características.
2. ANÁLISIS DE PROVEEDORES
El análisis de proveedores lo realiza el departamento de compras el cual
se encarga de obtener mayor cantidad de proveedores según el
requerimiento de la materia prima e insumos.
Se solicitará 3 o más proformas a diferentes proveedores, para comparar
la propuesta y elegir la que más le conviene a la empresa, se debe de
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
67
tener en cuenta el precio, calidad, condiciones de pago, descuento, plazo
de entrega, confiabilidad y garantía.
Aprueba la orden de compra el Gerente de la empresa.
El departamento de compras procede.
3. RECEPCIÓN DE MATERIA PRIMA
El jefe de bodega recibe del proveedor la orden de compra solicitada.
Se verifica si coincide con la orden de compra, y se inspecciona el
material con las especificaciones.
Realiza el comprobante de ingreso a bodega a la factura del proveedor.
El personal responsable de bodega ingresa y clasifica en forma
organizada la materia prima e insumos.
4. DEPARTAMENTO CONTABLE
El jefe de bodega entrega la factura, orden de compra, comprobante de
ingreso al departamento contable.
El departamento contable contabiliza la compra de mercadería.
Ingresa al sistema contable.
Realiza la codificación.
Procede a realizar el pago a proveedor en la fecha a convenir.
5. PAGO A PROVEEDORES
El Gerente autoriza realizar el pago de la factura al proveedor.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
68
5.11.3 FORMATO DE ORDEN DE COMPRA
FUENTE: DEPORTEX
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69
5.12 DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTROS CONTABLES
FIGURA N° 6 DIAGRAMA DE REGISTROS CONTABLES
AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
70
5.13 PROCESO DE ALMACENAJE
5.13.1 DEFINICIÓN
La gestión de almacenaje se refiere a la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un
mismo almacén, hasta el punto de consumo de materia prima, semielaborados y productos
terminados. Se debe proporcionar instalaciones adecuadas, equipo, personal y técnicas para
recibir, almacenar y embarcar. Se debe tener en cuenta las características de la mercadería
como el peso, metraje, tamaño, color, durabilidad y aspectos económicos.
5.13.2 POLITICAS DE RECEPCION Y ALMACENAJE
La mercadería será recibida en la bodega central, la cual debe ser aprobada por el jefe de
bodega al verificar la cantidad, precio y especificaciones según la orden de compra.
Toda la mercadería ingresada a bodega será responsabilidad del jefe de bodega.
El jefe de bodega recibe la mercadería bajo su responsabilidad.
Una vez que se reciba la mercadería y se realice el ingreso a bodega se procede a la
clasificar la mercadería en estanterías con sus respectivos Kardex de forma manual y en
el sistema contable.
La bodega está clasificada por procesos o áreas de producción.
Cuando soliciten mercadería en producción se realizarán los comprobantes de egreso de
bodega y se entregará al personal responsable.
Los documentos serán entregados en contabilidad para el respectivo registro contable.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
71
5.13.3 FLUJOGRAMA DE PROCESO DE ALMACENAJE
AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
72
5.13.4 IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO DE ALMACENAJE
FIGURA N° 5 BODEGA
AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
73
5.13.5 FORMATO DE KARDEX El kardex es un documento donde se registra el movimiento de la mercadería en bodega,
facilita al momento de realizar inventarios ya que nos especifica la cantidad, valor de medida y
precio unitario.
FUENTE: DEPORTEX
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IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
75
5.15 IMPLEMENTACIÓN Y BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO
IMPLEMENTACIÓN
DIAGNOSTICO IMPLEMENTACIÓN BENEFICIÓ
Falencia en la determinación de costos
Los costos se determinan sumando el costo de venta + el porcentaje de utilidad
Saber en realidad cual es el precio de nuestros productos sin tener pérdida alguna
Ausencia en el control de bodega
Se implementó el área de bodega para poder controlar y hacer responsable a la persona que recibe la mercadería
Se logrará evitar robos, desperdicios
Colaboradores poli funcionales
La realizó la reestructuración del organigrama de la empresa
Tener colaboradores más eficientes, delegando funciones y cargos. Se evitará tiempos muertos
Carencia de documentos de respaldo
Se implementó orden de compra, de producción, kardex, formato de toma física, comprobante de ingreso y egreso a bodega
Obtener un documento de respaldo con firmas de responsabilidad, para un mejor control de cada proceso
Falta de organización, clasificación de la mercadería en bodega
Se mejoró la clasificación por tipos, color y características de la mercadería para cada una de las áreas de producción
Reducir tiempo de búsqueda de la mercadería, obtener de forma inmediata la información real de los inventarios
No se realiza inventarios
Se recomienda realizar de forma sorpresiva inventarios o cada seis meses
Tener un mejor control de los inventarios de esta forma la información será clara y oportuna
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
76
5.16 ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros son documentos que debe elaborar la empresa al terminar el ejercicio
contable, con la finalidad de conocer la situación financiera y los resultados obtenidos durante
el período así facilitará la toma de decisiones.
AYO GUACHAMIN LUIS RAMIRO
RUC: 1705332268001 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 EN USD DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTEAMERICA
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA VALOR 1. Activo 387.643,29 1.1 Corriente 237.695,341.1.1 Disponible 4.170,711.1.1.01 Caja 401.1.1.01.01 Caja chica 401.1.1.02 Bancos 4.130,711.1.1.02.01 Banco Pichincha 4.130,711.1.2 Realizable 190.548,711.1.2.01 Inventarios en Materia Prima 165.188,801.1.2.01.01 Aritex 52.715,061.1.2.01.02 Lesly 59.225,161.1.2.01.03 Pasaltex 24.839,011.1.2.01.04 Fiesta 21,61.1.2.01.05 Alvares 3.111,481.1.2.01.06 Espinel 1.018,381.1.2.01.07 Armas 85,251.1.2.01.08 Sintofil 2.358,051.1.2.01.09 Sotic 21.980,161.1.2.01.10 Valor Neto de Realización -165,351.1.2.02 Inventarios en Productos terminados 25.359,911.1.2.02.01 Calentadores 13.720,001.1.2.02.02 Camisetas 5.386,961.1.2.02.03 Medias 4.826,561.1.2.02.04 Calzoncillos 1.426,391.1.3 Exigible 42.975,921.1.3.01 Cuentas por cobrar 35.148,841.1.3.01.01 Cuentas por cobrar 35.503,88
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
77
1.1.3.01.02 Provisión Incobrables -355,041.1.4.02 Cuentas por cobrar Fiscales 7.827,081.1.4.02.01 Retenciones en la fuente 2.023,451.1.4.02.02 Retenciones IVA 5.803,631.2 Fijo 149.947,951.2.1.01 Maquinaria y Equipo 114.810,001.2.1.01.01 Tejedora 6.000,001.2.1.01.02 Maquinas de medias 47.040,001.2.1.01.03 Maquinas de coser 3.650,001.2.1.01.04 Bordadora 40.000,001.2.1.01.05 Plotter 12.500,001.2.1.01.06 Plancha sublimadora 5.000,001.2.1.01.07 Planchas 2401.2.1.01.08 Cortadora 3801.2.2.01 Equipos de Computación 3.900,001.2.2.01.01 Computadoras 3.600,001.2.2.01.02 Impresora 3001.2.3.01 Muebles y Enseres 2.600,001.2.3.01.01 Fax 1501.2.3.01.02 Televisión 4501.2.3.01.03 Escritorios 1.200,001.2.3.01.04 Mesas para planchar 8001.2.4.01 Vehículos 64.991,071.2.4.01.01 Terracan 25.714,291.2.4.01.02 Fortuner 39.276,791.2.5.01 Depreciación Acumulada -36.353,121.2.5.01.01 Depreciación Acumulada Maquinaría y Equipo -21.677,041.2.5.01.02 Depreciación Acumulada Equipos de Computación -2.470,001.2.5.01.03 Depreciación Acumulada Vehículos -11.727,681.2.5.01.04 Depreciación Acumulada Muebles y enseres -478,42. Pasivo 208.066,39 2.1 Corriente 208.066,392.1.1 Obligaciones Bancarias 45.000,002.1.1.01 Préstamos bancarios 45.000,002.1.2 Cuentas por pagar 151.087,252.1.2.01 Proveedores 151.087,252.1.3 Cuentas por pagar Fiscales 3.899,122.1.3.01 1% retenciones en la fuente 864,912.1.3.02 2% retenciones en la fuente 1982.1.3.03 10% retenciones en la fuente 11
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
78
2.1.3.04 30% retenciones IVA 2.825,212.1.4 Cuentas por pagar IESS 1.138,322.1.4.01 9,45% Aporte personal por pagar 356,82.1.4.02 11,15% Aporte Patronal por pagar 425,492.1.4.03 1% IECE/SECAP por pagar 38,162.1.4.04 Fondos de Reserva por pagar 317,872.1.5 Beneficios a empleados 6.941,702.1.5.01 Sueldos por pagar 3.459,202.1.5.02 Décimo cuarto sueldo por pagar 1.590,002.1.5.03 Décimo tercer sueldo por pagar 132,52.1.5.04 15% Utilidades por pagar 1.760,002.2 No Corriente 02.2.1 Obligaciones Bancarias 02.2.1.01 Préstamos bancarios 03 PATRIMONIO 3.1 Patrimonio 179.576,903.1.01 Aporte Inicial 1,923.2 Resultados 143.207,373.2.01 Resultados Acumulados 143.207,373.3 Resultado del Ejercicio 36.367,613.3.01 Utilidad del Ejercicio 36.367,613.3.02 Pérdida del Ejercicio 0
ACTIVO 387.643,29PASIVO + PATRIMONIO 387.643,29
AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
79
AYO GUACHAMIN LUIS RAMIRO RUC: 1705332268001
ESTADO DE RESULTADOS DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2013
EN USD DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTEAMERICA
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA VALOR 4 Ingresos 252.931,714.1 Ingresos 252.931,714.1.1 Ventas 252.931,716 COSTOS 6.1 Costo de Ventas 147.177,436.1.01 Calentadores 79.624,666.1.02 Camisetas 31.263,476.1.03 Medias 28.011,176.1.04 Calzoncillos 8.278,135 GASTOS 5.1 Operacionales 69.386,675.1.1 Administrativos 50.070,005.1.1.01 Sueldos 38.160,005.1.1.02 Décimo Tercero 3.180,005.1.1.03 Décimo Cuarto 3.180,005.1.1.04 Bonificación 5.000,005.1.1.05 Suministros y materiales 1505.1.1.06 Mantenimiento Seguridad 4005.1.2 Ventas 11.823,895.1.2.01 Sueldos 3.816,005.1.2.02 Décimo Tercero 3.816,005.1.2.03 Décimo Cuarto 3.816,005.1.2.04 Bonificación 1005.1.2.05 Gastos de Gestión 275,895.1.3 Financieros 5.732,785.1.3.01 Comisiones e Impuestos 1.240,285.1.3.02 Intereses 4.492,505.1.4 Otros resultados 1.760,005.1.4.01 15% Participación utilidades 1.760,00
Utilidad del Ejercicio 36.367,61
AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
80
AYO GUACHAMIN LUIS RAMIRO RUC: 1705332268001
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA AL 31 DE JULIO 2014
EN USD DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTEAMERICA
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA VALOR 1. Activo 309.090,10 1.1 Corriente 168.365,711.1.1 Disponible 6.820,251.1.1.01 Caja 401.1.1.01.01 Caja chica 401.1.1.02 Bancos 6.780,251.1.1.02.01 Banco Pichincha 6.780,251.1.2 Realizable 133.499,841.1.2.01 Inventarios en Materia Prima 115.747,911.1.2.01.01 Aritex 36.900,541.1.2.01.02 Lesly 41.457,611.1.2.01.03 Pasaltex 17.387,311.1.2.01.04 Fiesta 15,121.1.2.01.05 Alvares 2.178,041.1.2.01.06 Espinel 712,871.1.2.01.07 Armas 59,681.1.2.01.08 Sintofil 1.650,641.1.2.01.09 Sotic 15.386,111.1.2.02 Inventarios en Productos terminados 17.751,941.1.2.02.01 Calentadores 9.604,001.1.2.02.02 Camisetas 3.770,871.1.2.02.03 Medias 3.378,591.1.2.02.04 Calzoncillos 998,471.1.3 Exigible 28.045,611.1.3.01 Cuentas por cobrar 24.497,671.1.3.01.01 Cuentas por cobrar 24.852,711.1.3.01.02 Provisión Incobrables -355,041.1.4.02 Cuentas por cobrar Fiscales 3.547,941.1.4.02.01 Retenciones en la fuente 771,291.1.4.02.02 Retenciones IVA 2.776,651.2 Fijo 140.724,391.2.1.01 Maquinaria y Equipo 114.810,001.2.1.01.01 Tejedora 6.000,001.2.1.01.02 Máquinas de medias 47.040,001.2.1.01.03 Máquinas de coser 3.650,001.2.1.01.04 Bordadora 40.000,001.2.1.01.05 Plotter 12.500,001.2.1.01.06 Plancha sublimadora 5.000,001.2.1.01.07 Planchas 2401.2.1.01.08 Cortadora 380
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
81
1.2.2.01 Equipos de Computación 3.900,001.2.2.01.01 Computadoras 3.600,001.2.2.01.02 Impresora 3001.2.3.01 Muebles y Enseres 2.600,001.2.3.01.01 Fax 1501.2.3.01.02 Televisión 4501.2.3.01.03 Escritorios 1.200,001.2.3.01.04 Mesas para planchar 8001.2.4.01 Vehículos 64.991,071.2.4.01.01 Terracan 25.714,291.2.4.01.02 Fortuner 39.276,791.2.5.01 Depreciación Acumulada -45.576,681.2.5.01.01 Depreciación Acumulada Maquinaría y Equipo -27.999,511.2.5.01.02 Depreciación Acumulada Equipos de Computación -3.190,421.2.5.01.03 Depreciación Acumulada Vehículos -13.768,821.2.5.01.04 Depreciación Acumulada Muebles y enseres -617,932. Pasivo 120.012,90 2.1 Corriente 120.012,902.1.1 Obligaciones Bancarias 18.750,002.1.1.01 Préstamos bancarios 18.750,002.1.2 Cuentas por pagar 88.134,232.1.2.01 Proveedores 88.134,232.1.3 Cuentas por pagar Fiscales 2.729,382.1.3.01 1% retenciones en la fuente 605,442.1.3.02 2% retenciones en la fuente 138,62.1.3.03 10% retenciones en la fuente 7,72.1.3.04 30% retenciones IVA 1.977,652.1.4 Cuentas por pagar IESS 1.119,382.1.4.01 9,45% Aporte personal por pagar 353,432.1.4.02 11,15% Aporte Patronal por pagar 417,012.1.4.03 1% IECE/SECAP por pagar 37,42.1.4.04 Fondos de Reserva por pagar 311,542.1.5 Beneficios a empleados 9.279,902.1.5.01 Sueldos por pagar 3.386,572.1.5.02 Décimo cuarto sueldo por pagar 3.400,002.1.5.03 Décimo tercer sueldo por pagar 2.493,333 PATRIMONIO 3.1 Patrimonio 189.077,203.1.01 Aporte Inicial 1,923.2 Resultados 179.574,983.2.01 Resultados Acumulados 179.574,983.3 Resultado del Ejercicio 9.500,303.3.01 Utilidad del Ejercicio 9.500,303.3.02 Pérdida del Ejercicio
ACTIVO 309.090,10PASIVO + PATRIMONIO 309.090,10
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
82
AYO GUACHAMIN LUIS RAMIRO
RUC: 1705332268001 ESTADO DE COSTO DE PRODUCCIÓN Y VENTAS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE JULIO 2014 EN USD DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTEAMERICA
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA VALOR
7 Compras 125.001,677.1 Compras 104.290,097.1.1 Inventario inicial 147.177,437.1.1.01 Inventario Final 126.465,866 COSTOS 6.2 Costo de Producción 40.705,426.2.01 Materia Prima 22.780,296.2.01.01 Aritex 4.007,116.2.01.02 Lesly 9.870,866.2.01.03 Pasaltex 4.139,846.2.01.04 Fiesta 3,66.2.01.05 Alvares 518,586.2.01.06 Espinel 169,736.2.01.07 Armas 14,216.2.01.08 Sintofil 393,016.2.01.09 Sotic 3.663,366.3.01 Mano de Obra Directa 4.363,336.3.01.01 Sueldos 3.740,006.3.01.02 Décimo Tercero 311,676.3.01.03 Décimo Cuarto 311,676.3.01.04 Bonificación 06.4.01 Mano de Obra Indirecta 3406.4.01.01 Sueldos 3406.5.01 Costos Indirectos 13.221,806.5.01.01 Luz 2.556,296.5.01.02 Agua 836,466.5.01.03 Teléfono 192,076.5.01.04 Internet 341,46.5.01.05 Combustibles y Lubricantes 2206.5.01.06 Tiñer 506.5.01.07 Suministros y materiales 4.920,766.5.01.08 Mantenimiento vehículo 1.850,836.5.01.09 Mantenimiento maquinarías 520,43
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
83
6.5.01.10 Mantenimiento Equipos de Computación 261,746.5.01.11 Matricula vehículo 154,176.5.01.12 Depreciaciones 1.317,656.6.01 Costo de Ventas 32.967,896.6.01.01 Calentadores 17.836,006.6.01.02 Camisetas 7.003,056.6.01.03 Medias 6.274,536.6.01.04 Calzoncillos 1.854,315 GASTOS 5.1 Operacionales 41.828,065.1.1 Administrativos 28.087,505.1.1.01 Sueldos 23.800,005.1.1.02 Décimo Tercero 1.983,335.1.1.03 Décimo Cuarto 1.983,335.1.1.04 Suministros y materiales 87,55.1.1.05 Mantenimiento Seguridad 233,335.2.1 Ventas 7.300,945.2.1.01 Sueldos 2.380,005.2.1.02 Décimo Tercero 2.380,005.2.1.03 Décimo Cuarto 2.380,005.2.1.04 Gastos de Gestión 160,945.3.1 Financieros 6.439,625.3.1.01 Comisiones e Impuestos 4.580,245.3.1.02 Intereses 1.859,38
Utilidad del Ejercicio 9.500,30
AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
84
CAPITULO VI
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 CONCLUSIONES
• La indagación realizada a DEPORTEX me ha permitido conocer las carencias de
normas y procedimientos dificultando el crecimiento organizacional viéndose
afectados, al no contar con un control interno de inventarios.
• La empresa se ha venido manejando de forma tradicional, por tanto existe
incertidumbre de conocer sus utilidades reales. Por ejemplo existen tres bodegas de
donde los artículos están mezclados. Se pudo verificar que no existe control sobre los
desperdicios, en el caso de productos terminados no existe registro alguno.
• No existe documentación que sustente la entrada y salida de mercadería, ni un control
permanente del área de bodega, ya que no cuenta con un jefe de bodega, dificultando el
control. Al no existir políticas de planeación de abastecimiento de los inventarios se
desconoce el stock de materia prima e insumos.
• No cuentan con un eficiente esquema organizacional, lo que genera confusión entre las
diferentes áreas, y ha generado tener colaboradores poli funcionales.
• Se verifico que no cuentan con un manual de manejo de control de inventarios, lo cual
ha provocado desperdicios y sustracciones por ende disminución en la utilidad.
• La mercadería carece de codificación y clasificación en bodega lo que dificulta la
búsqueda, y conlleva pérdidas de tiempo.
• Se detecto falencias en contabilidad ya que no es un colaborador de planta porque la
empresa estaba considerada como Artesana, debido a los montos logrados en ventas
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
85
durante el 2013 la empresa comienza a llevar un mejor registro y desde el 1 de Enero
del 2014 deja de ser Artesano y pasa a llevar contabilidad.
6.2 RECOMENDACIONES
• Se recomienda la implementación del Sistema de Control Interno para la
administración y registro contable de los procesos de adquisición, almacenaje y
utilización de inventarios en DEPORTEX, generando así beneficio común entre toda la
organización, con la obtención de información oportuna y confiable.
• Capacitar a los colaboradores en el procedimiento de control de inventarios, y en cada
uno de los procesos de producción ya que su correcta utilización se obtendrá resultados
favorables.
• Se programaran controles sorpresivos sobre los inventarios con la finalidad de verificar
errores o faltantes se implemento kardex, codificación y mejorar la forma de clasificar
la mercadería.
• Con la creación de códigos internos en materia prima e insumos, permitirá identificar
la mercadería con facilidad, en la bodega se implemento un nuevo proceso de
almacenaje donde se clasificara según el tipo, color o características.
• Fue necesario la implementación del departamento contable ya que es necesario llevar
contabilidad, al mismo tiempo se actualizó el programa contable para que sea eficiente
en los procesos de registros.
• DEPORTEX debe aplicar el sistema propuesto con el propósito de mejorar los
procesos de producción, adquisición, registros contables y control de inventarios para
lograr mayor rentabilidad, ahorrando tiempo y brindando un mejor servicio a nuestros
clientes de forma oportuna. La información de la empresa será clara, verídica y actual.
IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
86
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IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS
88
ANEXO Quito, 29 de Agosto del 2014
CERTIFICO
Yo, AYO GUACHAMIN LUIS RAMIRO propietario de la empresa DEPORTEX, certifico
que la Señorita GEOVANNA VANESSA AYO PILA con C.C 1719365179 ha comenzado
con la implementación del control interno de inventarios, actualmente se llevan los procesos
según el proyecto de investigación.
Se expide el presente certificado, para los fines de la interesada.
Atentamente,
Ramiro Ayo
1705332268