BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Perpustakaan
Perkembangan perpustakaan pada era masyarakat informasi dewasa ini telah
dimanfaatkan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan,
penelitian, rekreasi dan pelestarian pada ilmu pengetahuan. Peran perpustakaan telah
berkembang menjadi pusat komunitas, artinya masyarakat dapat berkumpul di
perpustakaan dalam rangka pengembangan pengetahuan dan budaya melalui berbagai
aktifitas keilmuan dan sosial.
2.1.1 Pengertian Perpustakaan
Pengertian perpustakaan berkembang dari waktu ke waktu. Pada abad ke-19
perpustakaan didefinisikan sebagai "suatu gedung, ruangan atau sejumlah ruangan
yang berisi koleksi buku yang dipelihara dengan baik, dapat digunakan oleh
masyarakat atau golongan masyarakat tertentu" (Pelayanan Referensi di Perpustakaan,
Sumardji, 1992). Kemudian The American Library Association (ALA) menggunakan
istilah perpustakaan untuk suatu pengertian yang luas yaitu "pusat media, pusat
belajar, pusat sumber pendidikan, pusat informasi, pusat dokumenstasi dan pusat
rujukan" (Pelayanan Referensi di Perpustakaan, Sumardji, 1992). Sedangkan menurut
Keputusan Presiden RI nomor 11, disebutkan bahwa "perpustakaan merupakan salah
satu sarana pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi
sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan dalam rangka
mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional"
(Pelayanan Referensi di Perpustakaan, Sumardji, 1992).
Universitas Sumatera Utara
18
2.1.2 Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan menurut tujuannya dibagi menjadi dua yaitu (Manajemen dan Tata
Kerja Perpustakaan Sekolah, Damono, 1994) :
1. Perpustakaan umum
Perpustakaan umum memiliki buku-buku yang terdiri dari berbagai jenis ilmu
pengetahuan dan bersifat terbuka untuk semua kalangan.
2. Perpustakaan khusus
Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang memiliki buku-buku dengan
jenis ilmu pengetahuan tertentu dan bersifat tertutup untuk suatu organisasi atau
kelompok tertentu saja.
Dari kedua jenis perpustakaan di atas maka MAN 1 Medan memiliki kategori
perpustakaan khusus. Karena hanya memiliki buku-buku akademis dan diperuntukkan
bagi siswa, guru, dan staf dari MAN 1 Medan saja. Perpustakaan di MAN 1 Medan
dapat didefinisikan sebagai perpustakaan sekolah. Adapun pengertian perpustakaan
sekolah adalah perpustakaan yang berada dalam suatu sekolah yang kedudukan dan
tanggung jawabnya kepada kepala sekolah, yang melayani aktifitas akadernik sekolah
yang bersangkutan (Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah, Damono,
1994).
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah dalam perannya di dunia pendidikan mempunyai fungsi sebagai
(Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah, Damono, 1994) :
1. Pusat kegiatan belajar-mengajar untuk pendidikan seperti tercantum dalam
kurikulum sekolah.
2. Pusat penelitian sederhana yang memungkinkan para siswa mengembangkan
kreatifitas dan imajinasinya.
Universitas Sumatera Utara
19
3. Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang (buku-
buku hiburan) .
4. Pusat belajar mandiri bagi siswa.
5. Pusat pelayanan peminjaman buku untuk para siswa sehingga siswa dapat
mengembangkan ilmunya di luar perpustakaan.
Dari beberapa fungsi tersebut maka dapat dilihat bahwa sudah semestinya
perpustakaan menjadi bagian integral dari sistem pembelajaran, bukan lagi menjadi
pelengkap saja bagi keberadaan sebuah sekolah.
2.2 Konsep Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi terdiri dari banyak jenis, salah satunya adalah sistem informasi
manajemen. Adapun sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah kelengkapan
pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna
mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi. Pada
SIM, masukan yang diberikan berupa data transaksi yang telah diproses, beberapa data
yang asli, model-model pengolahan data. Kemudian data-data tersebut akan diproses.
Proses yang terjadi berupa pembuatan laporan-laporan yang ringkas, keputusan-
keputusan yang rutin dan jawaban dari query yang diberikan (Sistem Informasi
Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006).
Konsep tentang sistem informasi manajemen dapat dibagi dalam beberapa
tahap yaitu data, informasi, sistem, sistem informasi, dan sistem informasi
manajemen.
2.2.1 Data
Data berupa catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud dan segera
diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Data yang telah diletakkan dalam
konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk
Universitas Sumatera Utara
20
digunakan di dalam pembuatan keputusan disebut informasi (Sistem Informasi
Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006). Oleh karena itu, data harus diproses
agar menjadi lebih berarti dan berguna.
Dilihat dari sistem pengolahan data, dapat dibagi dalam tiga tahap dasar yaitu
(Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006):
1. Membaca data atau input data.
2. Mengolah data atau proses
3. Hasil atau output.
Pengolahan data melalui komputer meliputi beberapa bagian antara lain (Pengenalan
Teknologi Informasi, Abdul Kadir, 2005):
1. Recording (Perekaman)
Data yang diolah dan ditulis dalam suatu formulir dasar dari pengolahan data
selanjutnya.
2. Clasifying (Klasifikasi)
Pemberian suatu identifikasi ke dalam data yang diolah, klasifikasi yang sering
dibuat adalah kode-kode seperti numerik, alphanumerik dan sebagainya.
3. Sorting (Pengurutan)
Setelah data yang akan diolah diberi identifikasi maka data perlu diatur/diurut
menurut kode klasifikasinya dan biasanya diurut menurut kode numeriknya.
4. Calculating (Penghitungan)
Pelaksanaan penghitungan sangat diperlukan dalam menghitung data yang masuk
dan data yang keluar.
5. Storing (Penyimpanan)
Penyimpan data yang sejenis dalam bentuk referensi yang akan datang perlu
dilakukan. Periode penyimpanan setiap data berlainan antar data yang satu dengan
yang lain.
6. Summarizing (Penyusunan)
Untuk memungkinkan dilakukannya analisa terhadap, data atau informasi yang
dihasilkan, maka perlu dilakukan pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan
Universitas Sumatera Utara
21
keinginan yang membutuhkan informasi.
7. Retrieving (Pencarian )
Pencarian data ke dalam file distore atau disimpan terdiri dari beberapa cara
disesuaikan dengan penyimpanan.
8. Reproducing (Penggandaan)
Data yang dimiliki dapat diperbanyak sesuai dengan keinginan, penggandaan
dapat dilakukan dengan foto copy.
9. Distribute (Pembagian)
Dalam pengolahan data, informasi yang dihasilkan berasal dari beberapa, bagian
sehingga diadakan pembagian laporan.
2.2.2 Informasi
Pengertian informasi menurut sejumlah pakar (Pengenalan Teknologi Informasi,
Abdul Kadir, 2005):
1. Menurut Davis
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat
mendatang.
2. Menurut Andri Kristanto
Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.
3. Menurut Jogiyanto
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
Universitas Sumatera Utara
22
Adapun pengertian umum Informasi dalam manajemen adalah data yang telah diolah
sehingga menjadi lebih berguna dan berarti untuk pengambilan keputusan.
2.2.3 Sistem
Istilah sistem merupakan istilah dari bahasa Yunani yaitu sustema yang artinya adalah
himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai
tujuan bersama. Pengertian sistem menurut Wikipedia Indonesia adalah sistem berasal
dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang
terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan
aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk
menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika
seringkali bisa dibuat. Pengertian umum dari sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Pengertian Sistem Menurut Para Ahli (Pengertian dan Manfaat Sistem -
Informasi Manajemen, Duniabaca.com, 2012);
1. L. James Havery
Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu
rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud
untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang
telah ditentukan.
2. John Mc Manama
Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-
fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik
untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.
Universitas Sumatera Utara
23
3. C.W. Churchman.
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk
melaksanakan seperangkat tujuan.
4. J.C. Hinggins
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.
5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict
Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling
berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling
pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.
Esensi sistem terdiri dari (Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety,
2006):
1. Komponen-komponen dalam sistem tersebut, mencakup
- perangkat keras/hardware.
- perangkat lunak/software.
- prosedur-prosedur/procedure.
- perangkat manusia/brainware.
- Informasi/information itu sendiri.
2. Fungsi-fungsi teknologi di dalam sistem yaitu:
- input.
- proses/process.
- output.
- penyimpanan/storage.
- Komunikasi/communication.
Universitas Sumatera Utara
24
Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen (Sistem Informasi
Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006):
1. Objek
Yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Objek dapat berupa benda
fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus tergantung kepada sifat sistem tersebut.
2. Atribut
Yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya.
3. Hubungan internal
Hubungan internal masing–masing objek di dalam sistem.
4. Lingkungan
Tempat di mana sistem berada.
Syarat-syarat sistem (sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006):
1. Sistem harus dibentuk untuk menyelessikan masalah.
2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari
pada elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
Universitas Sumatera Utara
25
2.2.4 Sistem Informasi
Sistem Informasi menurut beberapa pakar adalah :
1. John F Nash
Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi,
media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi
yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu
manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan
keputusan yang tepat.
2. Henry Lucas
Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang
diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk
mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.
3. John F Nash dan Martil B. Robert
Sistem Informasi adalah kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media,
prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur
komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal
kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal.
Dari ketiga pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi menyediakan
informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan
dari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan.
Adapun tujuan sistem informasi adalah :
1. Menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen.
2. Membantu petugas di dalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari.
3. Menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
26
2.2.5 Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida yaitu
Lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan
sebagainya. Lapisan kedua terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung
operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem
informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk
pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk
mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen (Sistem
Jormasi Manajemen dan Fungsi SIM, www.yoyoke.web.ugm.ac.id, 2012).
Pengertian sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal
orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk
menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan
keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras
(hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model
manajemen dan keputusan, dan sebuah database.
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi
manajemen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi
yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing--
masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut
(Sistem Informasi Manajemen dan Fungsi SIM, www.yoyoke.web.ugm. ac.id, 2012):
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi
para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem
Informasi secara kritis.
Universitas Sumatera Utara
27
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan dan keterampilan pendukung sistem
informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem
informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan
sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,
mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau
pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan,
membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan
pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan
Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil,
dapat tertutup atau terbuka.
Universitas Sumatera Utara
28
12. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional
dilaksanakan secara efektif dan efisien.
13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk
mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan
keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dan mengalokasi sumber
daya.
14. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis
Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi di mana, suatu
organisasi akan mampu mencapai tujuannya.
15. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi
Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang
didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing
subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua proses
informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut
database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap,
subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat
aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian
manajemen, dan perencanaan strategis.
2.3 Konsep PHP dan AJAX
PHP dan AJAX digunakan oleh penulis untuk merancang website tentang Sistem
Informasi Manajemen Perpustakaan MAN 1 Medan. Oleh karena itu, perlu
pemahaman tentang website, PHP, dan AJAX.
Universitas Sumatera Utara
29
2.3.1 Website
Website berdasarkan strukturnya dapat dikatakan halaman yang berisi informasi yang
dibangun oleh beberapa aplikasi dan bahasa pemrograman yang diorientasikan agar
dapat diakses melalui internet.
Menurut definisi umumnya "Website merupakan kumpulan halaman yang
menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara,
video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis
yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait di mana masing-masing
dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink)" (Website adalah...,
www.proweb.co.id., 2010).
2.3.2 PHP
Website dapat dibuat dengan menggunakan MySQL, PHP, CSS, dan Javascript. PHP
merupakan bahasa pemrograman dengan internet yang digunakan untuk berinteraksi
sepenuhnya dengan server dan memberikan pengembalian informasi kepada client
(Mastering Ajax dan PHP, Abdul Kadir , 2009).
Menurut struktur bahasanya PHP dimulai dengan tag "<?php" dan diakhiri
dengan "?>". File PHP disimpan dengan ekstensi "nama_file.php".
PHP dapat dijelaskan oleh flowchart berikut :
PHP
Gambar 2.1 Flowchart PHP
Dari flowchart di atas dapat disimpulkan bahwa eksekusi permintaan terjadi di server
setelah permintaan client dikirim ke server. Setelah itu, server menanggapi
permintaan dan mengirim balik hasil eksekusi ke client.
CLIENT SERVER
Universitas Sumatera Utara
30
2.3.3 AJAX
"AJAX adalah suatu lapisan yang terdiri dari Javascript dan XML yang diproses pada
sisi client sebagai perantara untuk berinteraksi dengan database server" (Mastering
Ajax dan PHP, Abdul Kadir, 2009). Dengan demikian AJAX disimpan dalam bentuk
ekstensi javascript yaitu "nama_file.js". Adapun cara mengaktifkan ajax pada
javascript dapat menggunakan fungsi berikut :
var xmlhttp = buatobjek();
function buatobjek(){
var obj = null;
try{
obj = new ActiveXObject("Microsoft.XMLHTTP”);
catch(e){
try{
obj = new XMLHttpRequest();
}
catch(e){}
}
if(obj == null){
alert(“Browser tidak mendukung Ajax”);
}
return obj;
}
atau
var xmlhttp = buatobjek;
function buatobjek(){
var obj = null;
if(window.ActiveXObject)
obj = new ActiveXObject(“Microsoft.XMLHTTP”);
Universitas Sumatera Utara
31
else{
if(window.XMLHttpRequest)
obj = new XMLHttpRequest();
}
if(obj == null)
alert("browser tidak mendukung AJAX”);
return obj;
}
AJAX dapat dijelaskan oleh flowchart berikut :
Gambar 2.2 Flowchart AJAX
Flowchart di atas menjelaskan bahwa client melakukan suatu permintaan dan disaring
oleh lapisan ajax, jika permintaan membutuhkan eksekusi dari server maka
permintaan akan diteruskan ke server. Sebaliknya, jika masih dapat ditangani oleh
lapisan ajax maka permintaan akan di respon langsung oleh javascript.
CLIENT LAPISAN AJAX SERVER
Universitas Sumatera Utara