9
BAB II
PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI
2.1. Koleksi Perpustakaan
Koleksi merupakan salah satu unsur utama dalam perpustakaan, pelayanan
tidak dapat dilaksanakan secara maksimal jika tidak didukung dengan adanya
koleksi yang memadai. Untuk dapat memberikan pelayanan informasi secara
maksimal maka perpustakaan harus menyediakan berbagai informasi atau bahan
pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan,
diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi
kebutuhan pengguna. Koleksi yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan tidak
sama, hal ini tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan.
Koleksi perpustakaan tidak mencakup hanya buku, tetapi meliputi segala
macam bentuk cetakan dan rekaman.koleksi tercetak terdiri dari buku, terbitan
berseri seperti majalah, jurnal, surat kabar, brosur dan sebagainya, sedangkan
koleksi rekaman terdiri dari kaset, audio visual, micro film, mikrofis, piringan
hitam, video kaset, CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory) dan lain-lain.
Dari berbagai jenis koleksi perpustakaan yang ada bahwa terbitan berseri
adalah salah satu koleksi yang memberikan informasi penting dalam kegiatan
penelitian untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Terbitan berseri khususnya jurnal ilmiah mempunyai peran antara lain:
1. Memberikan tempat untuk menampung ide, gagasan, pengalaman seseorang.
Pemikiran tersebut dituangkan dalam bentuk karangan yang dimuat dalam
lembaran-lembaran terbitan.
2. Sebagai media untuk menyebarluaskan hasil penemuan dan pengamatan baru
dalam bidang tertentu.
3. Sebagai sumber untuk memperluas wawasan seseorang. (Yuyu Yuli Toha dan
Abdul Rahman Saleh, 1996:25)
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi terbitan berseri
mempunyai peranan penting bagi pengguna yang sedang melakukan penelitian
Universitas Sumatera Utara
10
dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dengan demikian,
koleksi perpustakaan harus dikembangkan secara teratur dan terencana sehingga
koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna, dan layanan
perpustakaan dapat di lakukan secara tepat guna dan berhasil guna.
2.2. Pengertian terbitan berseri
Perpustakaan merupakan salah satu sarana utama yang dapat mendukung
segala kebutuhan informasi secara menyeluruh tanpa membedakan stratifikasinya
pada pengguna perpustakaan, koleksi terbitan berseri ini merupakan sumber
informasi yang sangat penting dan harus dimiliki oleh setiap perpustakaan. Hal
tersebut dapat dikatakan demikian karena terbitan berseri lazimnya memuat
informasi masalah maupun peristiwa yang aktual dan mutakhir. Disamping hal
tersebut frekuensi terbitan berseri umumnya lebih cepat dari buku dalam waktu
yang sama.
Lasa Hs dalam pengelolaan terbitan berseri (1994:97) menyatakan bahwa:
“Periodicals adalah suatu publikasi yang direncanakan terbit terus menerus tanpa dibatasi waktu, berisi berbagai bidang, artikel, berita yang ditulis oleh beberapa orang, lembaga maupun organisasi profesi yang membentuk redaksi sebagai penanggung jawab”. Sedangkan dalam Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan
Perguruan Tinggi (2000:12) mendefenisikan bahwa terbitan berseri adalah
terbitan yang diterbitkan terus menerus dengan jangka waktu terbit tertentu.
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa terbitan berseri
merupakan publikasi yang diterbitkan secara berkesinambungan dengan
berdasarkan nomor urut/secara kronologis dan diterbitkan dalam kurun waktu
yang ditentukan.
Suatu terbitan dapat dikategorikan sebagai terbitan apabila memiliki ciri-
ciri berikut:
1. Dalam sekali terbit memuat banyak karangan dengan topik yang berbeda dan
ditulis oleh banyak orang.
2. Karangan tersebut pada umumnya tidak terlalu panjang seperti pada buku
teks.
Universitas Sumatera Utara
11
3. Menyampaikan berita dalam berbagai bidang, peristiwa, pengumuman,
pemikiran yang dianggap perlu diketahui oleh masyarakatnya.
4. Dikelola oleh redaksi yang bertanggung jawab atas terbitan ini.
5. Terbit terus-menerus dengan memiliki kala, frekuensi terbit tertentu.
misalnya: harian, mingguan, tengah mingguan, bulanan, tiga bulanan, dan
seterusnya.
6. Terdapat ISSN (International Standard Serial Number) sebagai nomor
kontrol terbitan berseri (Lasa Hs, 1994:98).
2.2.1 Jenis Terbitan Berseri
Dalam Perpustakaan Nasional RI (2000: 12) dinyatakan bahwa ada
beberapa jenis terbitan berseri yang dapat dijadikan koleksi perpustakaan antara
lain:
1. Majalah (magazine). 2. Serial (serials) termasuk periodical, annual, laporan tahunan (year book),
proceeding. 3. Bulletin, diterbitkan oleh badan pemerintah, perkumpulan, badan lain
biasanya diberi nomor urut. 4. Pamplet (pamphlet), terdiri dari beberapa halaman tanpa jilid. 5. Abstrak (abstract). 6. Annual. 7. Brosur (brochure). 8. Kumulatif (cumulative), merupakan bibiografi untuk satu tahun atau
periode tertentu. 9. Harian (daily) misalnya surat kabar. 10. Jurnal (journal). 11. Berita (news bulletin). 12. Makalah
2.3. Pengadaan Terbitan Berseri
Pengadaan terbitan berseri merupakan penghimpunan bahan pustaka yang
akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan hendaknya
relevan dan disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna perpustakaan,
sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengadaan koleksi
terbitan berseri dapat ditempuh dengan beberapa cara antara lain:
Universitas Sumatera Utara
12
2.3.1 Pembelian
Pembelian merupakan cara yang efektif dalam pengadaan bahan pustaka
karena perpustakaan dapat memilih bahan pustaka yang cocok untuk dijadikan
koleksi perpustakaan. Pembelian terbitan berseri dapat dilakukan dengan cara
melanggan langsung pada penerbit, melanggan melalui toko buku, dan dari agen
atau distributor. Pembelian secara berlangganan dapat dilakukan di dalam negeri
maupun luar negeri. Jika perpustakaan melanggan terbitan berseri yang berasal
dari luar negeri, biaya pengiriman tetap ditanggung oleh perpustakaan yang
bersangkutan dan sebaliknya dengan melanggan terbitan berseri yang berasal dari
dalam negeri. Pembelian terbitan berseri dapat dilakukan setelah perpustakaan
memutuskan terbitan apa yang akan dibeli sesuai dengan perioritas yang telah
ditentukan.
Ada beberapa kesulitan yang dihadapi perpustakaan dalam pengadaan
terbitan berseri secara berlangganan antara lain:
1. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh.
Penerbit majalah di Indonesia kebanyakan diterbitkan di Jakarta sedangkan
untuk majalah ilmiah dan jurnal diterbitkan di Amerika dan Eropa, oleh sebab
itu dibutuhkan banyak waktu, tenaga dan biaya.
2. Masalah Klaim.
Perpustakaan sering menerima majalah secara tidak lengkap (tidak
berurutan), untuk mengadakan klaim membutuhkan waktu yang cukup lama
dan balasan klaim yang dilakukan sering tidak dibalas.
3. Masalah biaya pengiriman
Biaya pengiriman majalah mahal dan kemungkinan lambat pengirimannya.
4. Informasi tentang majalah yang diterbitkan sulit diketahui.
5. Harga majalah cenderung naik, oleh sebab itu perpustakaan berhenti
berlangganan karena biaya terbatas. ( Belling Siregar, 1999:16)
Sebelum menentukan judul terbitan yang perlu dilanggan, perpustakaan
terlebih dahulu perlu memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :
a. Tersedianya dana/anggaran.
b. Mengetahui bidang yang dicakup perpustakaan itu.
Universitas Sumatera Utara
13
c. Mengetahui minat calon pengguna.
d. Memperhatikan dan mencek terlebih dahulu judul majalah yang telah
dimiliki, dilanggan oleh perpustakaan. (Lasa, 1994; 17)
Untuk dapat memberikan pelayanan yang baik bagi pengguna,
perpustakaan harus melakukan pemilihan atau seleksi terhadap bahan pustaka
yang akan dilanggan. Dalam pelaksanaan pemilihan bahan pustaka perlu diingat
prinsip-prinsip pemilihan bahan pusta yang telah ditetapkan oleh perpustakaan.
Secara umum ada beberapa prinsip pemilihan bahan pustaka (termasuk terbitan
berseri) antara lain:
a. Relevansi atau kesulitan; perpustakaan hendaknya mengusahakan agar
koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta
tujuan lembaga induknya.
b. Orientasi kepada pengguna; dalam pengadaan koleksi hendaknya
mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan sehingga kebutuhan
pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan.
c. Unsur kelengkapan pengadaan koleksi; hendaknya dilakukan dengan
berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna,
bukan berpedoman kepada jumlah eksemplar buku. Mutu suatu perpustakaan
bukan dilihat dari jumlah eksemplar koleksinya tetapi dari
kelengkapan/jumlah judul dan kualitas koleksi yang dimiliki.
d. Unsur kemutakhiran perpustakan harus berusaha untuk menyediakan sumber-
sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi.
e. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak perpustakaan sebaiknya menjalin
kerjasama dengan pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna
dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan
kebutuhan pengguna dapat dipenuhi. (Belling siregar, 1999:6)
Setelah memperhatikan faktor-faktor tersebut di atas, perpustakaan dapat
melanggan beberapa judul majalah yang dapat ditelusuri melalui beberapa alat
bantu pemilihan terbitan berseri, seperti:
Universitas Sumatera Utara
14
a. Ulrich’s international periodicals Directory
b. New serialas Title di terbitkan oleh Library of congres
c. Guide to current British periodicals, berisi daftar majalah inggris
d. Index of Indonesian larned periodicals/Indeks Majalah Ilmiah Indonesia
(IMII) diterbitkan oleh Pusat Dokomentasi dan Informasi Ilmiah (PDII
LIPI)
e. List of Indonesian serials with their ISSN/Daftar majalah Indonesia yang
telah memiliki ISSN
f. Union Catalog of serials/katalog induk majalah terbitan PDIN LIPI
g. Daftar majalah Tahunan
h. Katalog Induk Majalah
i. British Union Catalog of Periodicals/BUCOP-Inggris.
j. Scientific serials in Australia Librarie,-Australia.
k. The List of serials of America and Canada (Lasa Hs, 1994;6).
2.3.2 Hadiah/sumbangan.
Terbitan berseri dapat diperoleh melalui hadiah baik dari Lembaga
pemerintah atau swasta, organisasi profesi maupun perorangan. Penerimaan
hadiah harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti karena adakalanya orang/badan
yang memberi hadiah/sumbangan memberi dengan disertai oleh beberapa
persyaratan yang kemungkinan sulit untuk dilaksanakan oleh perpustakaan atau
menambah beban perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang bersumber dari
hadiah terkadang kurang sesuai dengan tujuan dan fungsi serta ruang lingkup
layanan perpustakaan, maka pengadaan koleksi melalui hadiah bukan merupakan
andalan pembinaan koleksi perpustakaan. Hadiah dapat diperoleh dengan cara:
2.3.2.1 Hadiah atas permintaan
Untuk mendapat sumbangan buku dapat dilakukan dengan mengajukan
permintaan kepada lembaga pemerintah, badan swasta, organisasi profesi maupun
perorangan. sebagaimana diyatakan oleh Soeatminah dalam bukunya
Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan (1992:71) bahwa:
Universitas Sumatera Utara
15
“Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah terbitan kepada lembaga pemerintah atau swasta, lembaga ilmiah di dalam dan di luar negeri, perwakilan Negara sahabat atau perorangan. Permintaan ini dapat dilakukan secara lisan atau tertulis.Permintaan secara lisan sebaiknya dikuatkan dengan cara tertulis melalui surat, agar ada bukti autentik”.
Ada beberapa langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan hadiah
bahan pustaka yaitu:
a. Menyusun daftar pustaka yang diperlukan.
b. Mengirim surat permohonan sumbangan.
c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman dengan surat pengantarnya bila
pustaka sumbangan telah diterima.
d. Mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. (Perpustakaan
Nasional RI 2000; 17).
2.3.2.2. Hadiah tidak atas permintaan
Ada kalanya suatu lembaga/badan dan organisasi profesi maupun
perorangan memberikan bahan pustaka kepada perpustakaan tanpa diminta.
Sebagaimana dikemukakan oleh Soeatminah dalam bukunya Perpustakaan,
Kepustakawanan dan Pustakawan (1992:72) menyatakan bahwa:
“Bila suatu perpustakaan memiliki bahan pustaka yang banyak jumlah eksemplarnya tetapi kurang diminati pengguna maka bahan pustaka tersebut dapat diberikan kepada perpustakaan yang lebih membutuhkan sebagai hadiah”.
Ada beberapa tahapan pekerjaan yang perlu dilakukan dalam menerima hadiah
tidak atas permintaan yaitu:
a. Bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.
b. Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.
c. Menyeleksi bahan pustaka yang sesuai dengan tujuan, fungsi, serta ruang
lingkup layanan perpustakaan, diinventarisasi, dan jika bahan pustaka
tidak sesuai, maka dapat ditawarkan kepada perpustakaan lain sebagai
bahan pertukaran atau dihadiahkan pada perpustakaan yang lain
(Soeatminah, 1992:72)
Universitas Sumatera Utara
16
Dari urian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka
melalui hadiah sangat bermanfaat bagi perpustakaan, terutama untuk memperoleh
bahan pustaka yang langka atau tidak dijual secara umum.
2.3.3 Tukar menukar
Penambahan koleksi dapat dilakukan dengan melakukan tukar menukar,
namun perlu ada persetujuan antara kedua belah pihak yang melaksanakan
pertukaran. Dua perpustakaan yang akan melaksanakan pertukaran terbitan berseri
pada prinsipnya harus mengirimkan contoh terbitan berseri yang akan
dipertukarkan. Sebagai bahan pertukaran dapat diambil dari terbitan yang tidak
sesuai dengan kebutuhan perpustakaan/hasil penerbitan sendiri atau lembaga
induk perpustakaan tersebut. Untuk dapat melakukan pertukaran, perpustakaan
perlu memperhatikan beberapa prosedur tukar menukar terbitan berseri yaitu:
1. Perpustakaan yang menawarkan, menyusun daftar terbitan yang akan
ditukarkan. Penawaran terbitan berseri dapat dilakukan berdasarkan judul,
maupun pengarang.
2. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada sejumlah perpustakaan lain
yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan yang
ditawarkan, yang telah menjalin kerjasama dengan perpustakaan yang
menawarkan terbitan berseri. Dalam penawaran disebutkan syarat-syarat
tukar menukar, misalnya terbitan apa yang diinginkan, ongkos kirim dan
sebagainya.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran harus mempelajari tawaran dan
persyaratan dari pihak yang menawarkan.
4. Perpustakaan penerima memilih terbitan yang diinginkannya dan
menyusun daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan
penukaran.
5. Perpustakaan penerima mengirim daftar bahan yang diinginkan yang
disertai dengan daftar koleksi yang akan dilaksanakan sebagai penukaran.
6. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat dalam tukar menukar maka
dapat dilaksanakan.
Universitas Sumatera Utara
17
7. Setelah menerima bahan penukaran masing-masing perpustakaan segera
mengelola sesuai dengan prosedur inventarisasi. (Yuyu Yulia dkk,
1993:43)
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan koleksi
terbitan berseri pada perpustakaan dapat dilakukan dengan cara pembelian,
hadiah, dan pertukaran.
2.4. Inventarisasi Terbitan Berseri
Langkah awal yang harus dilakukan perpustakaan terhadap terbitan berseri
yang diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan
penerimaan dan inventarisasi. Kegiatan penerimaan meliputi pemeriksaan
terhadap terbitan berseri yang diterima. Dalam hal ini terbitan berseri yang
diterima harus benar-benar sesuai dengan terbitan yang dipesan. Pada waktu
penerimaan terbitan berseri harus diperiksa keutuhan terbitannya dan faktur
dicocokan dengan terbitan dan kartu pesanan yang ada dalam file perpustakaan.
Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan yang tercantum dalam
kartu pesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang mengirim
terbitan tersebut. Terbitan berseri yang telah diterima diberi tanda atau cap
perpustakaan, selanjutnya diinventarisasi dalam buku/inventaris. Informasi yang
dicatat dalam buku induk adalah:
1. Judul terbitan
2. ISSN
3. Penerbit
4. Alamat
5. Kala terbit
6. Harga langganan
7. Asal/sumber. Disini dicatat asal terbitan berseri apakah hasil pembelian, hadiah
dan pertukaran
8. Pengarang
Universitas Sumatera Utara
18
Gambar 1. Contoh Kartu Inventaris Terbitan Berseri.
(Abdul Rahman Saleh, 1996:44)
Sumber: Abdul Rahman Saleh, 1996:44.
Gambar 2. Contoh Pencatatan Terbitan Berseri dengan Menggunakan Buku Gambar 2. Contoh pencatatan terbitan berseri dengan menggunakan buku Inventaris.
NO TGl
TERIMA
NOMOR
INVENTARISASIJUDUL VOL,NO,BLN,THN KET
Sumber: Abdul Rahman Saleh, 1996:44
Nomor inventaris dapat dicatat berurutan secara terus-menerus tetapi dapat juga
dicatat setiap tahun. Artinya setiap tahun dimulai dari nomor satu. Setelah terbitan
berseri dicatat dalam kartu registrasi atau buku induk/inventarisasi, maka terbitan
berseri tersebut dikirim ke bagian pengolahan untuk dibuat katalog dan
kelengkapan selanjutnya pada terbitan berseri tersebut.
KARTU REGISTRASI MAJALAH Judul : Kala terbit : ISSN : Harga langganan : Penerbit : Beli/Hadiah/tukar : Alamat : Subjek :
THN JANUARI FEBUARI MARET APRIL DST
Universitas Sumatera Utara
19
2.5. Pengolahan Terbitan Berseri
Setiap terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus segera
diproses, agar informasi yang ada di dalamnya dapat secepatnya disebarluaskan
kepada pengguna perpustakaan. Keterlambatan pengolahan bahan pustaka berarti
menghambat proses penyampaian informasi kepada masyarakat/pengguna. Hal
pertama yang dilakukan dalam mengolah koleksi terbitan berseri adalah
pengklasifikasian. Pengkasifikasian secara umum telah dilaksanakan oleh
masyarakat, yaitu mengumpulkan satu kelompok, bahan-bahan sejenis atau yang
hampir bersamaan antara yang satu dengan yang lainnya. Pekerjaan ini
dilaksanakan untuk memudahkan dalam pencarian kembali apabila bahan bahan
tersebut dibutuhkan.
Demikian pula pengklasifikasian bagi terbitan berseri tidak terkecuali.
Klasifikasi bagi terbitan ini sangat diperlukan sebab dengan dilaksanakannya
klasifikasi akan memudahkan dalam pelayanan. Terbitan yang sejenis atau yang
sama menjadi satu kelompok, sedangkan yang hampir sejenis atau berhubungan
erat akan berdekatan letaknya. Majalah yang terjilid (dibundel) diangggap sebagai
monograf. Oleh karena itu harus diproses pengklasifikasinya menurut subjek
sebagaimana melakukan klasifikasi terhadap monograf.
Untuk menentukan sistem klasifikasi yang dipergunakan sebaiknya adalah
sistem klasifikasi yang sudah umum dipergunakan sehingga tidak menyulitkan
pelaksanaanya.
Ada beberapa sistem klasifikasi yang dapat dipergunakan sebagai berikut :
1. Dewey Decimal classification (DDC).
2. Universal Decimal Classification (UDC).
3. Library of Congres Classification (LLC).
4. Colon Classification.
5. Bills Bibliographic classification.
Klasifikasi UDC dan DDC sudah umum dipergunakan oleh perpustakaan
perpustakaan. Namun dalam perkembangannya sistem DDC lebih banyak
dipergunakan di setiap perpustakaan di Amerika, Eropa, Asia, Australia dan juga
sudah tentu di Indonesia. UDC kebanyakan dipergunakan oleh perpustakaaan
Universitas Sumatera Utara
20
khusus, yaitu Bibliotheca Bogoriensis, RISPA Medan. Sistem UDC walaupun
namanya universal berasal dari klasifikasi persepuluhan Dewey, angka-angka
yang dipergunakan UDC sangat komplek dan membingungkan bagi pustakawan
pemula, sebab angka dasarnya sampai ada mencapai enam bahkan sembilan
bilangan. Sistem klasifikasi colon adalah sistem yang diperkenalkan oleh
R.Rangganathan yang hidup dari tahun 1892-1972, berasal dari India di kota
Madras.
Klasifikasi persepuluhan Dewey yang lebih dikenal dengan istilah DDC,
di perkenalkan pertama sekali oleh Melvil Dewey pada tahun 1873 selagi beliau
masih seorang mahasiswa pada Amherst College, diterbitkan pertama sekali pada
tahun 1876 dengan hanya berjumlah 42 halaman yang terdiri dari atas 12 dari
padanya adalah tabel dan indeksnya adalah 18 halaman. Pada tahun 1894
klasifikasi ini telah berada dalam edisi yang kelima dan telah berkembang
menjadi 467 halaman yaitu 275 halaman tabel dan 191 halaman indeks. Melvil
Dewey meninggal pada tahun 1931. Ilmu yang diwariskannya telah beredar di
seantero dunia, dipergunakan oleh perpustakaan perpustakaan di Jepang, Jerman,
Prancis dan negara-negara maju yang telah tinggi teknologinya. Sampai pada saat
ini DDC telah mengalami pencetakan edisi ke 9 yang diterbitkan pada tahun 1978
dan juga telah diterbitkan dalam edisi bahasa Indonesia oleh pusat pembinaan
perpustakaan. 1 set buku DDC ini terdiri atas 3 jilid yaitu:
1. Introduction Tables yang merupakan bagan umum tentang pemakain DDC.
2. Schedules yaitu yang menunjukkan subjek subjek dengan menggunakan
nomor nomor klasifikasi.
3. Index yaitu daftar subjek-subjek yang disusun secara alfabetis, yang
dipergunakan dalam pencarian nomor nomor klasifikasi yang terdapat pada
schedules.
Sebagai dasar Melvil Dewey membagi bidang ilmu pengetahuan atas dasar
10 bidang yang mendasari pembagian ini diperbuatnya sejalan dengan sejarah
pertumbuhan akal pikiran manusia sebab menurut Dewey mula-mula manusia
berfilsafat kebutuhan agama, kebutuhan hidup, dan berhubungan yang satu
Universitas Sumatera Utara
21
dengan yang lainnya dalam berbahasa. Ilmu pasti alam kemudian lahir diikuti
dengan pengetahuan praktek kesehatan teknologi barulah manusia terpikir akan
olah raga dan kesenian sastra dan ditutup dengan sejarah dan ilmu bumi.
Dari 10 bidang pertama tadi dibagi lagi tiap-tiap bidang menjadi 10 seksi
sehingga mencapai 100 seksi untuk lebih terperinci dalam subjek-subjeknya
bilangan tersebut dikembangkan lagi uraiannya dengan keperluannya kesepuluh
bidang pertama tersebut yang menjadi dasarnya adalah sebagai berikut ini:
1. Karya karya umum golongan 000
2. Filsafat golongan 100
3. Agama golongan 200
4. Ilmu pengetahuan masyarakat golongan 300
5. Ilmu pengetahuan bahasa golongan 400
6. Ilmu pasti dan pengetahuan alam golongan 500
7. Ilmu pengetahuan praktis golongan 600
8. Kesenian, hiburan dan olahraga golongan 700
9. Kesusastraan golongan 800
10. Sejarah, Bibliografi dan ilmu bumi golongan 900
Untuk menentukan nomor klasifikasi terbitan berseri isi subjek harus
diperiksa dengan teliti walaupun subjek terbitan berseri sudah tertera pada
judulnya namun ada terbitan berseri yang meragukan antara lain judul dengan
subjeknya. Untuk hal tersebut dapat diketahui dari daftar isi atau informasi lain
yang terdapat di dalamnya, lebih baik lagi isinya diteliti secermat mungkin agar
diketahui subjeknya atau masalah yang dikemukakan dalam terbitan berseri itu.
Bila subjek telah dapat diketahui maka dapat ditentukan pula nomor
klasifikasinya.
Menurut Lasa (1994:34) terdapat beberapa langkah dalam proses
pengolahan terbitan berseri yakni:
1. Pemeriksaan
Terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus diperiksa terlebih
dahulu, apakah diterima sebagai hadiah/sumbangan, langganan, pertukaran
Universitas Sumatera Utara
22
atau sekedar titipan, kegiatan tersebut hendaknya dilakukan oleh
perpustakaan agar tidak terjadi kesalahfahaman dalam pemrosesan.
2. Pemberian cap, tanda kepemilikan
Setelah pemeriksaan terbitan, dilakukan pemberian stempel atau cap yang
diletakkan pada halaman paling depan yakni halaman setelah
sampul/cover, dengan syarat tidak menutupi tulisan atau teks pada terbitan
berseri tersebut.
3. Pencatatan
Setelah kedua kegiatan tersebut selesai dilakukan, dilanjutkan dengan
kegiatan berikutnya yaitu:
a. Pencatatan kartu registrasi
Pencatatan atau registrasi ini dilakukan pada kartu registrasi. Data
yang perlu dicatat antara lain adalah judul terbitan berseri, ISSN
atau International Standard Serial Number, penerbit, alamat, kala
terbit, harga langganan, asal terbitan, subjek. Kartu-kartu registrasi
ini biasanya hanya ditempatkan pada bagian pengadaan untuk
mencatat atau mengontrol masuknya terbitan berseri ke
perpustakaan yang mengolahnya.
b. Pencatatan dalam buku inventarisasi
Pencatatan terbitan berseri dapat juga dilakukan dengan
menggunakan buku inventarisasi. Data yang dicatat dalam sistem
kartu ini meliputi judul terbitan berseri, ISSN, nomor inventarisasi
tanggal diterima, volume, nomor, bulan, tahun dan lain-lain.
4. Pembuatan kartu katalog
Setiap majalah maupun terbitan berkala lainnya yang diterima oleh
perpustakaan perlu dibuatkan daftar/katalog. Katalog ini dapat berbentuk
buku/printed katalog maupun kartu/card katalog. Katalog tersebut sangat berguna
bagi pencarian informasi terutama pengenalan judul dan nomor-nomor yang
dimiliki oleh suatu perpustakaan.
Untuk membuat deskripsi bibliografi katalog terbitan berseri, perpustakaan
memerlukan sumber informasi pengatalogan. Sumber informasi tersebut antara
lain:
Universitas Sumatera Utara
23
1. Halaman Judul.
2. Halaman lain seperti halaman judul singkat, samping halaman judul, balik
halaman judul dan kolofon.
3. Bagian lain dari buku seperti kata pengantar praktis kulit buku teks dan
bibiliografis serta indeks.
4. Luar buku (publikasi). (Yahya Suhendar, 2005:44)
Informasi tersebut dapat membantu kataloger untuk menentukan subjek
terbitan berseri. Dalam melakukan pengatalogan terbitan berseri ada beberapa
informasi yang perlu dicantumkan pada deskripsinya katalog yaitu:
1. Judul majalah, judul pararel, anak judul.
2. Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak diketahui
maka cukup dicantumkan nomor, bulan yang paling lama dimiliki.
3. Frekuensi kala terbit.
4. ISSN (International Standard Serial Number).
5. Kota terbit.
6. Nama lembaga.
7. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang dimiliki perpustakaan.
8. Nama pemimpin redaksi/editor. Terutama apabila nama itu cukup dikenal
oleh kalangan luas.
9. Ukuran tinggi majalah.
10. Edisi.
11. Catatan. (Abdul Rahman Saleh dan Yuyu Yulia, 1996:51)
Bentuk kartu inventarisasi dalam rangka pengkatalogan ini dapat
dibedakaan menjadi:
1. Kartu inventarisasi, terbitan berseri yang diterbitkan secara harian.
2. Kartu inventarisasi, terbitan berseri yang diterbitkan secara mingguan, dua
mingguan, bulanan, dua bulanan, tiga bulanan, empat bulanan, tengah
tahunan, tahunan, dll.
Untuk terbitan berseri yang diterbitkan secara harian, seperti surat kabar
dan jurnal, kartu pencatatan dapat dipakai untuk selama 1 tahun setiap halaman.
Universitas Sumatera Utara
24
Bila dipergunakan 2 halam an secara timbal balik maka kartu dapat dipergunakan
selama 2 tahun. Hal tersebut sangat praktis dan ekonomis. Pada kartu inventarisasi
terbitan berseri yang baru berukuran 25 x 22 cm, yang perlu dicatat adalah data
berikut:
a. Judul surat kabar.
b. Penerbit surat kabar.
c. Alamat surat kabar.
d. Kala terbit.
e. Harga.
Tahun, bulan dan tanggal, dll, yang dianggap penting. Surat kabar terbit
setiap hari, kartu pencatatan ini dapat dipergunakan setiap hari,kartu pencatatan
ini dapat dipergunakan setiap hari pula mulai tanggal 1 Januari sampai dengan
tanggal 31 Desember setiap tahun. Tangggal dan bulan sudah tertera pada kartu
pencatatan yang tetap tidak berubah walaupun judul surat kabar berbagai judul.
Pustakawan hanya bertugas mengisi data surat kabar pada setiap awal tahun dan
selanjutnya seriap hari hanya mem beri tanda “V” bila surat kabar sudah masuk ke
perpustakaan dan tanda baca “-“ bila surat kabar tidak masuk/tidak ada.
Untuk pencatatan terbitan berseri yang diterbitkan secara tengah bulanan
sekali atau tiga minggu sekali, kartu pencatatan terbitan berseri ini untuk selama 2
tahun yang dipergunakan timbal balik. Pada halaman pertama atau halaman depan
dipergunakan pencatatan terbitan berseri yang terbit pada bulan Januari sampai
dengan bulan Juni. Sedangkan pada halaman belakang atau sebaliknya
dipergunakan untuk pencatatan terbitan berseri yang terbit pada bulan Juli sampai
dengan Desember. Kartu tetap dibuat 10 jalur dengan ukuran 22x15 cm. Data
majalah dapat seluruhnya dimasukkan pada kartu pencatatan seperti: judul,
penerbit, alamat, frekuensi terbit, harga, ISSN, tanggal tahun dan bulan, nomor
majalah, volume/tahun ke, dll.
Kartu pencatatan terbitan berseri yang diterbitkan secara mingguan, untuk
menghemat kartu dapat memuat masa penerbitan 2 tahun yang dipergunakan
secara timbal balik. Pada halaman depan diperuntukkan pencatatan yang terbit
pada bulan januari sampai dengan bulan Juni. Sedangkan pada halaman belakang
Universitas Sumatera Utara
25
dipergunakan untuk pencatatan yang terbit pada bulan Juli sampai dengan
desember. Kartu yang berukuran 22x15 cm itu harus dibuat sebanyak 10
jalur.sebab dalam 1 bulan, hari yang sama ada yang 5 kali. Jadi kalau untuk 2
tahun, ada yang terpakai 10 jalur. Di bawah ini dapat dilihat contoh kartu katalog
terbitan berseri.
Gambar 3.Contoh Kartu Katalog Terbitan Berseri.
Majalah pertanian Indonesia
Volume 1 no.1 (1974- )
Bogor: Institute Pertanian Bogor, 1974.
Jil: Il ; 24cm
Kuartalan
ISSN 0216-0455
Tahun volume nomor
1999 1 1,2,3,4
2000 II 1,2,3,4
2001 III 1,2,3,4
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sebelum melakukan
pengatalogan terbitan berseri, perpustakaan perlu terlebih dahulu memeriksa
setiap terbitan berseri yang telah diterima agar tidak terjadi kesalahan dalam
pembuatan kartu katalog yang menjadi sarana penelusuran koleksi perpustakaan
bagi pengguna. Setelah selesai melakukan pengatalogan proses selanjutnya adalah
pemberian kelengkapan seperti label dan kantong kartu terbitan berseri.
Universitas Sumatera Utara
26
Gambar 4.Contoh Kartu Majalah.
UNIVERSITAS GADJAH MADA
PERPUSTAKAAN FAK.TEKNOLOGI PERTANIAN
KARTU MAJALAH
No.Inventaris :738/jfs/90
Judul : j.of food science
Kode : 664.8.05/jfs
Volume : XlX
Nomor : 1-3
Tahun : 1989
No.Anggota Tgl Pinjam No. Anggota Tgl Pinjam
Sumber : Lasa Hs, 1994:94.
Untuk kantong kartu terbitan berseri dapat berbentuk segitiga dan segi
empat, dapat dilihat pada contoh di bawah ini.
Gambar 5.Kartu Katalog Berbentuk Segitiga.
Gambar 6.Kantong Kartu Majalah Berbentuk Segi Empat.
Kelengkapan tersebut diperlukan apabila sewaktu-waktu majalah tersebut
dipinjam untuk difotocopy.
Universitas Sumatera Utara
27
2.6. Penjajaran Terbitan Berseri
Setelah mengalami proses pengolahan, maka terbitan dapat dipajang di rak
khususnya untuk terbitan terbaru dengan demikian setiap perpustakaan yang
menerima terbitan baru harus segera memproses dan menjajarkan kedalam rak
agar informasi yang didalamnya dapat secepatnya dimanfaatkan oleh pengguna
perpustakaan. Menurut Lasa Hs (1994:86) terdapat beberapa cara/sistem pejajaran
terbitan berseri yaitu:
1. Terbitan Berseri Disusun Berdasarkan Alfabetis
Sistem ini memiliki kecenderungan dalam penelusuran informasi karena
pengguna lebih menitikberatkan pada judul. Sistem ini sangat cocok untuk
perpustakaan atau lembaga yang hanya memiliki terbitan terbatas.
2. Disusun Perkelompok Bidang
Dalam sistem ini lebih dititikberatkan pada bidang. Dengan demikian
pengguna akan mencari judul terbitan sesuai dengan minat dan bidang
masing-masing. Cara ini lebih cocok untuk perpustakaan yang menerima
terbitan dalam jumlah banyak.
3. Disusun Kronologis Penerimaan
Terbitan yang diterima tanggal tertentu disusun pada rak pertama dengan
memberi petunjuk, misalnya: majalah hari ini. Kemudian esok harinya
dipindah ke rak berikutnya. Sedangkan rak pertama diisi dengan terbitan
yang baru diterima. Perpindahan terbitan dari satu rak kerak berikutnya
dilakukan setiap hari.
Sistem penjajaran koleksi terbitan berseri dalam rak disesuaikan dengan
ketentuan yang dibuat oleh perpustakaan. Kartu kartu terbitan berseri dimuat
dalam satu tempat yang disusun secara alfabetis menurut judul terbitan berseri
dalam satu kotak yang berukuran 30x22x10cm. Dengan demikan kartu kartu
dapat tersusun dalam posisi berdiri sehingga memudahkan pengecekan karena
setiap saat dibutuhkan baik untuk melihat terbitan berseri yang ada/tidak ada
ataupun untuk pencatatan terbitan berseri yang baru masuk ke perpustakaaan.
Universitas Sumatera Utara
28
2.7. Pelayanan Terbitan Berseri
Tugas perpustakaan perguruan tinggi yaitu memberikan pelayanan pada
seluruh aktivitas akademika yang terdiri dari mahasiswa, staf pengajar, peneliti,
dan staf administrasi. Untuk melaksanakan kegiatan pelayanan perpustakaan
dengan baik, maka perpustakaan harus dapat menyediakan bahan pustaka yang
sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dikatakan demikian karena bahan
pustaka merupakan sumber informasi yang sangat penting bagi mahasiswa dalam
penyelesaian tugas yang telah diberikan oleh dosen, bagi staf pengajar untuk
keperluan mengajar, sedangkan bagi peneliti untuk menyelesaikan tugas
penelitian yang sedang dilakukannya.
1. Sistem Layanan Terbuka (open access).
Sistem layanan terbuka memungkinkan pengguna untuk mengambil
langsung bahan pustaka ke rak. Hal ini sesuai seperti yang dimuat dalam Pedoman
Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000; 24) bahwa:
Layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna menelusur jajaran koleksi penempatan relatif akan lebih menguntungkan karena pengguna memiliki kesempatan menemukan pustaka lain yang berkaitan dengan pustaka yang dibutuhkannya.
Dalam melaksanakan sistem pelayanan terbuka perpustakaan harus dapat
melakukan beberapa hal antara lain:
a. Penataan Koleksi
Koleksi perpustakaan harus ditata dan diatur secara sistematis menurut
klasifikasi agar pengguna mudah mencari dan menemukan bahan pustaka
yang dibutuhkan.
b. Rambu-rambu
Rambu-rambu petunjuk arah pencarian bahan pustaka harus dibuat dengan
jelas tetapi singkat serta ditempatkan pada tempat yang tepat. Rambu-
rambu tersebut dapat berwujud panah atau tulisan.
Universitas Sumatera Utara
29
c. Tata Ruang
Tata ruang harus baik sehingga memungkinkan pengawasan petugas
kepada setiap pengunjung secara seksama.
d. Katalog
Meskipun pengunjung perpustakaan dapat memilih bahan pustaka secara
langsung ke rak, katalog perpustakaan tetap diperlukan dan harus ada.
(Soeatminah, 1992:130)
2. Sistem Layanan Tertutup (Closed Access)
Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan
pengguna perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Dalam sistem ini pengguna
perpustakaan tidak diberi izin untuk masuk dan mengambil langsung bahan
pustaka ke rak, tetapi bahan pustaka yang diminta pengguna diambil oleh petugas
perpustakaan. Pengguna memilih bahan pustaka yang ingin dipinjam melalui
katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya maka petugas
perpustakaan dapat mengambil koleksi ke rak akan tetapi dibantu oleh petugas
sirkulasi.
Sehubungan dengan uraian diatas pelaksanaan sistem layanan tertutup
perpustakaan perlu memperhatikan beberapa hal yaitu:
a. Penataan koleksi
Koleksi pada sistem tertutup tidak harus ditata secara sistematis menurut
urutan klasifikasi. Sehingga pengambilan bahan pustaka dan
pengembaliannya tidak dapat dilakukan dengan cepat. Nomor urut lebih
memungkinkan pengambilan dan pengembalian dilakukan dengan cepat.
b. Rambu-rambu
Petugas yang sudah hafal letak pustaka, rambu-rambu petunjuk arah kurang
diperlukan.
b. Tata ruang
Berhubungan karena pengguna tidak boleh masuk, ruang koleksi harus di
pisahkan dari ruang pengguna.
c. Katalog perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
30
Katalog perpustakaan sangat vital karena merupakan satu-satunya alat untuk
mencari dan menentukan bahan pustaka yang ingin dibaca atau dipinjam.
Perpustakaan dengan sistem tertutup tidak mungkin tanpa katalog.
(Soeatminah, 1992:131)
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan pengguna
merupakan bagian penting pada perpustakaan karena merupakan sarana yang
efektif dalam pemberian informasi secara umum bagi pengguna perpustakaan.
Perpustakaan STMIK Neumann sampai saat ini menggunakan sistem layanan
terbuka (Open access).
Universitas Sumatera Utara