18
BAB III
PEMBAHASAN
1.1. Tinjauan Perusahaan
Desa Cikalong merupakan salah satu desa yang ada di Kecamatan Cilamaya
Wetan Kabupaten Karawang, yang mana sebagian wilayahnya merupakan daerah
pertanian dan pemukiman dengan luas wilayah 318,518 ha/m2. Potensi sumber daya
manusia desa cikalong dengan total jumlah 4445 jiwa terdiri dari jumlah laki-laki
2176 jiwa, jumlah perempuan 2269 jiwa dan jumlah kepala keluarga 1786.
1.1.1. Sejarah Perusahaan
Desa bernama Cikalong berdiri pada tahun 1942 dipimpin oleh bapak
H.Sulaeman. Pada awalnya Desa Cikalong ini sangat luas, kemudian pada tahun
1958 terjadi pemekaran desa menjadi tiga desa yakni Desa Cikalong, Desa Tegalsari,
dan Desa Cikarang oleh lurah yang dipimpin bapak Casban. Pada saat ini Potensi
sumber daya manusia Desa Cikalong dengan total jumlah 4445 jiwa terdiri dari
jumlah laki-laki 2176 jiwa, jumlah perempuan 2269 jiwa dan jumlah kepala keluarga
1786.
Secara administrative Desa Cikalong berbatasan dengan desa wilayah sebagai
berikut:
1. Sebelah Utara berbatasan dengan Desa Sukatani Kecamatan Cilamaya Wetan
2. Sebelah Selatan berbatasan dengan Desa Banyuasih Kecamatan Banyusari
3. Sebelah Timur berbatasan dengan Desa Tegalsari Kecamatan Cilamaya
Wetan
19
4. Sebelah Barat berbatasan dengan Desa Cikarang Kecamatan Cilamaya Wetan
Desa ini terdiri dari 4 dusun yaitu Dusun Tenggulun, Dusun Krajan I, Dusun
Krajan II dan Dusun Cikalong Girang. Mata pencaharian masyarakat Desa Cikalong
sangat beragam dimulai dari petani, buruh tani, pegawai swasta, pegawai negeri sipil,
pedagang, buruh harian lepas dan sebagainya. Sarana dan prasarana di Desa
Cikalong ini terbilang sudah cukup maju dari mulai prasarana jalan, sarana
peribadatan, sarana kesehatan, dan sarana pertanian.
1.1.2. Struktur organisasi dan fungsi
A. Struktur Organisasi
Jenis struktur organisasi yang digunakan pemerintah kantor desa cikalong
adalah struktur organisasi lini, dimana pemimpin bisa langsung memerintah
kebawahan. Adapun struktur organisasi yang digunakan Desa Cikalong sebagai
berikut :
Sumber: Kantor Desa Cikalong (2019)
Gambar III.1. Struktur Organisasi Desa Cikalong
20
B. Fungsi
1. Badan Permusyawaratan Desa (BPD)
BPD merupakan suatu lembaga tingkat desa yang anggotanya terdiri dari keua
rukun warga, pemangku adat, golongan profesi, pemuka agama, serta tokoh tau
pemuka masyarakat lainnya. Anggota BPD merupakan wakil dari penduduk
desa yang bersangkutan yang dipilih dalam musyawarah mufakat dan masa
jabatan dari anggota BPD adalah 6 tahun.
a. Funsi BPD
1) Menetapkan peraturan desa bersama dengan kepala desa
2) Menampung dan menyalurkan aspirasi masyarakat
b. Wewenang BPD
1) Bersama kepala desa melakukan pembahasan rancangan peraturan
desa
2) Mengawasi pelaksanaan peraturan desa serta peraturan kepala desa
3) Mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian kepala desa
4) Membentuk panitia pemilihan kepala desa
5) Menggali, menampung, menghimpun, merumuskan, serta
menyalurkan aspirasi masyarakat
6) Menyusun tata tertib BPD
c. Hak BPD
1) Meminta keterangan kepada pemerintah desa
2) Menyatakan pendapat
21
2. Kepala Desa
Kepala desa merupakan orang yang berkedudukan sebagai kepala
pemerintahan di desa. Kedudukan kepala desa berada langsung di bawah
Bupati dan bertanggungjawab kepada bupati melalui camat.
Fungsi dan tugas dari kepala desa adalah memimpin penyelenggaraan
pemerintahan serta pembangunan dan pelayanan kemasyarakatan desa.
a. Wewenang kepala desa
Dalam melaksanakan tugasnya tersebut, kepala desa diberikan beberapa
wewenang seperti yang tercantum dalam PP no. 72 tahun 2005, seperti :
1) Memimpin penyelenggaran pemerintahan desa berdasarkan
kebijakan yang ditetapkan bersama BPD.
2) Mengajukan rancangan peraturan desa
3) Menetapkan peraturan desa yang telah menapatkan persetujuan
bersama BPD
4) Menyusun dan mengajukan rancangan peraturan desa mengenai
APB desa untuk dibahas dan ditetapkan brsama BPD
5) Membina kehidupan masyarakat desa
6) Membina perekonomian desa
7) Mengkoordinasi pembangunan desa secara partisipatf
8) Mewakili desa di dalam dan di luar pengadilan serta dapat menunjuk
kuasa hukum untuk mewakilinya sesuai dengan peraturan
perundamg-undangan
9) Melaksanakan wewenang lain sesuai dengan peraturan perundang-
undangan
22
b. Kewajiban pokok kepala desa
1) Memegang teguh dan mengamalkan pancasila, melaksanakan
UUDtahun 1945, serta mempertahankan dan memelihara keutuhan
NKRI
2) Meningkatkan kesejahteraan masyarakat
3) Melaksanakan kehidupan demokrasi
4) Melaksanakan prinsip tata pemerintahan dasa yang bersih dan bebas
dari KKN (korupsi, kolusi dan nepotisme
5) Menjalin hubungan kerja dengan seluruh mitra kerja pemerintahan
desa
6) Mentaati dan menegakan seluruh peraturan perundang-undangan
7) Menyelenggarakan administrasi pemerintahan desa yang baik
8) Melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan keuangan
desa
9) Melaksanakan urusan yang menjadi kewenangan desa
10) Mendamaikan perselisihan masyarakat di desa
11) Mengembangkan pendapatan masyarakat dan desa
12) Membina, mengayomi, serta melestarikan nilai-nilai sosial budaya
dan adat istiadat
13) Memberdayakan masyarakat dan kelembagaan di desa
14) Mengembangkan potensi sumber daya alam dan melestarikan
lingkungan hidup
23
Selain kewajiban-kewajiban pokok diatas, kepala desa juga berkewajiban
untuk :
1) Memberikan laporan penyelenggaraan pemerintahan desa keppada
bupati atau walikota melalui camat sekali dalam setahun
2) Memberikan laporan keterangan pertanggungjawaban kepada BPD
dalam musyawarah BPD setidaknya sekali dalam setahun
3) Menginformasikan laporan penyelenggaraan pemerintahan desa
kepada masyarakat baik melalui selembaran maupun dapat
diinformasikan secara lisan dalam berbagai pertemuan masyarakat
desa maupun media lainnya
3. Sekretaris Desa
Kedudukan dari sekretaris desa adalah sebagai unsur staf yang membantu
kepala desa serta memimpin sekretariat desa. Adapun tugas dari seorang
sekretaris desa adalah membantu tugas kepala desa dalam melaksanakan tugas-
tugas ketatausahaan yang meliputi administrasi, kepegawaian, keuangan,
umum, perlengkapan, perencanaan evaluasi, serta laporan.
a. Tugas Sekretaris Desa
1) Mengkoordinir serta menjalankan administrasi pemerintahan,
pembangunan, kemasyarakatan, dan keuangan desa
2) Memberikan pelayanan administrasi untuk pemerintahan desa dan
masyarakat
b. Funsi Sekretaris Desa
1) Sebagai pelaksanaan bagian surat menyurat, arsip, serta laporan
2) Melaksanakan urusan administrasi keuangan
24
3) Melaksanakan administrasi pemerintahan desa, pembangunan, dan
kemasyarakatan
4) Melaksanakan fungsi serta tugas desa apabila kepala desa sedang
berhalangan
5) Melaksanakan urusan perlengkapan serta kerumahtanggaan desa
6) Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi kepala desa
4. Kasi Keuangan
Kasi Keuangan merupakan bagian dari struktur organisasi pemerintahan desa
yang ikut berperan penting untuk pelayanan administrasi desa.
a. Tugas Kasi Keuangan
1) Membantu tugas kepala desa dibidang administrasi pemerintahan desa
2) Melaksanakan tugas terkait urusan keuangan dan laporan keuangan
3) Membantu sekretaris desa dalam urusan pelayanan adminisrasi
pendukung pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan
b. Fungsi Kasi Keuangan
Melaksanakan urusan keuangan seperti pengurusan administrasi keuangan,
administrasi sumber-sumber pendapatan dan pengeluaran, verifikasi
administrasi keuangan, dan administrasi penghasilan kepala desa,
perangkat desa, BPD, dan lembaga pemerintahan desa lainnya.
5. Kasi Umum
Kasi umum juga merupakan bagian struktur organiasi pemerintahan desa yang
ikut berperan penting untuk menjaga keamanan lingkungan sekitar.
a. Tugas Kasi Umum
1) Membantu tugas kepala desa dibidang teknis maupun administrasi
pemerintahan desa
25
2) Memberikan pelayanan umum serta tugas surat menyurat
3) Melakukan pemeliharaan dan pelestarian aset-aset pemerintah
4) Melakukan pembinaan serta pelayanan administrasi kependudukan
dan perizinan
b. Fungsi Kasi Umum
1) Sebagai pelaksana kegiatan dalam bidang pembinaan kehidupan
masyarakat desa
2) Sebagai pelaksana inventarisasi, pembinaan, serta pelestarian
kebudayaan yang ada di desa
3) Sebagai pelaksana kegiatan peencanaan pada bidang sosial budaya
dan kemasyarakatan
6. Kasi Pemerintahan
Kedudukan kepala urusan pemerintahan adalah sebagai unsur sekretariat, yang
melalui sekretaris desa, ia memiliki tanggung jawab terhadap kepala desa.
a. Tugas Kasi Pemerintahan
1) Membantu pelaksanaan tugas kepala desa terutama di bidang teknis
dan administrasi
2) Membantu melaksanakan pelayanan masyarakat dalam pembuatan
ktp, kk dan surat keterangan lainnya
3) Membantu melaksanaan pencatatan data RT,RW dan Dusun
4) Membantu melaksanakan pembuatan laporan kegiatan-kegiatan rapat
dan rapat lainnya di tingkat pemerintahan desa (Rapat Mingguan
Desa, Daftar Hadir)
5) Membantu melaksanakan pencatatan mutasi tanah dan administrasi
pertanahan
26
b. Fungsi Kasi Pemerintahan
1) Sebagai pelaksana administrasi kependudukan pemerintahan desa
2) Sebagai pelaksana tugas-tugas pemerintahan yang diberikan oleh
kepala desa
3) Sebagai pelaksana penyelenggaraan buku administrasi peraturan desa
dan keputusan kepala desa
4) Sebagai pelaksana kegiatan perencanaan pemerintahan desa
7. Kasi Ekbang
Kepala seksi urusan ekonomi dan pengembangan berkedudukan sebagai unsur
sekretariat, yang bertanggungjawab kepada kepala desa.
a. Tugas Kasi Ekbang
1) Membantu kepala desa dibidang teknis dan administratif pelaksanaan
pengelolaan pembangunan masyarakat desa
2) Membantu membina perekonomian desa
3) Mengajukan pertimbangan kepada kepa desa baik menyangkut
rancangan peraturan desa maupun hal-hal yang bertalian dengan
pembangunan desa.
4) Penggalian dan pemanfaatan potensi desa
b. Fungsi Kasi Ekbang
1) Pelaksana kegiatan bidang pembangunan masyarakat desa
2) Pelaksana kegiatan dalam rangka membina perekonomian desa dan
inventarisasi potensi desa
3) Pelaksana tugas-tugas pembangunan yang dilimpahkan oleh kepala
desa
4) Pelaksana kegiatan perencanaan pembangunan masyarakat desa.
27
8. Kasi Trantib
Kedudukan kepala saksi trantib adalah sebagai unsur pelaksana teknis lapangan
bidang keamanan guna membantu kepala desa dalam menjalankan kegiatan
sesuai dengan bidang tugasnya dilapangan.
a. Tugas Kasi Trantib
1) Membantu kepala desa melaksanakan pembinaan keamanan
2) Menjaga ketertiban umum serta pembinaan perlindungan masyarakat
b. Fungsi Kasi Trantib
1) Sebagai punyusun dan pelaksanaan program kegiatan pembinaan
ketentraman dan ketertiban umum
2) Sebagai penyelenggara penegakan peraturan daerah, peraturan bupati,
keputusan kepala daerah dan perturan perundang-undangan lainnya di
desa
3) Sebagai pelaksanaan pembinaan dan perlindungan kepada masyarakat
dang anggota linmas di desa
4) Sebagai pelaksanaan penertiban terhadap gangguan sosial
9. Kepala Dusun (KADUS)
Kedudukan kepala dusun adalah sebagai unsur kewilayahan yang membantu
pelaksanaan tugas dari kepala desa dilingkup kerjanya. Adapun tugas dari
kepala dusun adalah membantu kepala desa dalam menjalankan kebijakan serta
kegitan di bidang pemerintahan, ketentraman dan ketertiban, pembangunan,
serta kemasyarakatan.
a. Tugas Kepala Dusun
1) Membanu melaksanakan tugas dari kepala desa yang masih berada
dalam wilayah kerjanya
28
2) Melakukan sosialisasi program-program pemerintahan kepada
masyarakat
3) Membantu tugas kepala desa dalam membina serta berkoordinasi
kegiatan dengan Rt maupun RW yang masih berada dalam wilayah
kerjanya
4) Melakukan upaya-upaya pemberdayaan masyarakat dalam
menjunjung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan
pembangunan.
5) Melakukan tugas lain yang diberikan oleh kepala desa
b. Fungsi Kepala Dusun
1) Sebagai pelaksana kegiatan pemerintahan, ketentraman dan
ketertiban, pembangunan, serta kemasyarakatan di wilayah kerjanya
2) Sebagai pelaksana peraturan desa
3) Sebagai pelaksana kebijakan desa di wilayah kerjanya
4) Mengawasi pelaksanaan pembangunan di wilayah kerjanya
1.2. Prosedur Sistem Berjalan
Analisis prosedur sistem berjalan merupakan kegiatan menganalisis prosedur-
prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari
kegiatan analisis ini berupa gambaran nyata urutan kegiatan yang dilakukan oleh
unit-unit oranisasi khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan
pengolahan data.
Prosedur-prosedur pengolahan data peristiwa kependudukan seperti mencatat
data dan mencetak data surat keterangan Kelahiran, Kematian, Pindah dan Datang
pendudukan yang ada di Kantor Desa Cikalong adalah sebagai berikut:
29
1. Prosedur berjalan pembuatan surat kelahiran
Pemohon langsung datang ke kantor desa dengan membawa bukti kelahiran
dari bidan, fotocopy Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan fotocopy kartu keluarga (kk)
sebagai persyaratan. Pemohon mengisi formulir surat keterangan kelahiran dengan
lengkap. Kemudian pemohon menyerahkan formulir surat keterangan kelahiran yang
telah diisi beserta persyaratannya ke bagian kasi pemerintahan. Kasi pemerintahan
meregistrasi formulir surat keterangan kelahiran ke dalam buku arsip pembuatan
keterangan kelahiran. Kemudian kasi pemerintahan membuatkan surat keterangan
kelahiran dan dicetak. Hasil cetak dari surat permohonan akan ditandatangani dan
diberi stempel oleh kepala desa untuk disahkan. Setelah proses selesai dibuat maka
surat kelahiran diserahkan kepada pemohon
2. Prosedur berjalan pembuatan surat keterangan kematian
Pemohon langsung datang ke kantor desa dengan membawa fotocopy Kartu
Tanda Penduduk (KTP) orang yang meninggal dan fotocopy Kartu Tanda Penduduk
(KTP) pelapor. Pemohon mengisi formulir surat keterangan kematian dengan
lengkap. Kemudian pemohon menyerahkan formulir surat keterangan kematian yang
telah diisi beserta persyaratannya ke bagian kasi pemerintahan. Kasi pemerintahan
meregistrasi formulir surat keterangan kematian ke dalam buku arsip pembuatan
keterangan kematian. Kasi pemerintahan membuat surat keterangan kematian dan
dicetak. Hasil cetak dari surat permohonan akan ditandatangani dan diberi stempel
oleh kepala desa untuk disahkan. Setelah proses selesai dibuat maka surat kematian
diserahkan kepada pemohon.
3. Prosedur berjalan pembuatan surat keterangan pindah datang
Pemohon langsung datang ke kantor desa dengan membawa fotocopy kartu
keluarga (kk) dan fotocopy kartu tanda penduduk (ktp). Pemohon mengisi formulir
30
surat keterangan pindah datang wni dengan lengkap. Kemudian pemohon
menyerahkan formulir surat keterangan pindah datang wni yang telah diisi beserta
persyaratannya ke bagian kasi pemerintahan. Kasi pemerintahan meregistrasi
formulir surat keterangan pindah datang wni ke dalam buku arsip pembuatan
keterangan pindah datang wni. Kasi pemerintahan membuat surat keterangan pindah
dan dicetak. Hasil cetak dari surat permohonan akan ditandatangani dan diberi
stempel oleh kepala desa untuk disahkan. Setelah proses selesai dibuat maka surat
keterangan pindah diserahkan kepada pemohon.
1.3. Activity Diagram
Gambar.III.2. Activity Diagram
31
1.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang diperlukan dalam
proses yang dapat menghasilkan dokumen keluaran yang diinginkan, adapun bentuk
dokumen masukan tersebut sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Keluarga
Fungsi : Sebagai persyaratan berkas
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kasi Pemerintahan
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan permohonan surat
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk
Fungsi : Sebagai persyaratan berkas
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kasi Pemerintahan
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan permohonan surat
Bentuk : Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Bukti Kelahiran dari Bidan
Fungsi : Sebagai persyaratan berkas
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kasi Pemerintahan
32
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan permohonan surat
Bentuk : Lampiran A.3
4. Nama Dokumen : Data Formulir Surat Kelahiran, Kematian, dan
Pindah Datang
Fungsi : Sebagai data surat yang diajukan
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kasi Pemerintahan
Media : Kertas
Jumlah : 3 (tiga) lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan permohonan surat
Bentuk : Lampiran A.4
B. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah semua dokumen hasil dari proses yang telah terjadi
pada sistem. Adapun bentuk dokumen keluaran tersebut sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Surat Keterangan Kelahiran
Fungsi : Sebagai bukti kelahiran penduduk baru
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Penduduk
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap membuat Surat Keterangan Kelahiran
Bentuk : Lampiran B.1
33
2. Nama Dokumen : Surat Keterangan Kematian
Fungsi : Sebagai bukti kematian penduduk
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Penduduk
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap membuat Surat Keterangan Kematian
Bentuk : Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Surat Keterangan Pindah Datang WNI
Fungsi : Sebagai bukti dari penduduk Pindah atau
Datang
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Penduduk
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap membuat Surat Keterangan Pindah
Datang
Bentuk : Lampiran B.3
1.5. Permasalahan Pokok
1. Sistem pengolahan administrasi data kependudukan yang berjalan di Kantor
Desa Cikalong masih dilakukan secara manual yaitu menggunakan buku besar
atau buku register untuk proses pengolahan data sehingga dapat terjadi
kesalahan dalam mendata dan memerlukan waktu yang cukup lama.
2. Pencarian data yang sulit jika tiba-tiba dibutuhkan maka harus membuka dan
memeriksa semua buku besar atau buku register satu-persatu berdasarkan jenis
34
data yang dibutuhkan, keamanan data masih dalam susunan lemari sehingga
ada kemungkinan data yang hilang dan dokumen yang rusak.
3.6. Pemecahan Masalah
1. Dari masalah tersebut, dapat diambil keputusan dengan membuat sebuah
perancangan sistem pengolahan administrasi data kependudukan berbasis
desktop. Dengan memanfaatkan sistem komputerisasi dalam proses pengolahan
administrasi data kependudukan maka dapat mengolah data dengan baik dan
proses pengolahan akan lebih cepat, tepat dan akurat, serta meningkatkan
efektifitas dan efisien.
2. Data akan lebih mudah untuk ditemukan karena telah tersimpan dalam
database, data menjadi lebih terjaga keamanannya karena yang dapat
mengakses dan mengelola hanya pengguna yang berhak menggunakan aplikasi
Sistem Administrasi Data Kependudukan.