BrOffice.org Writer 2.0 Mala Direta

Andr Luiz de Souza Paula 23 de Maro de 2007

SUMRIO1. 2. 3. 4. 5. 6. INTRODUO O QUE MALA DIRETA CONSTRUINDO UM BANCO DE DADOS CRIANDO UM NOVO DOCUMENTO E VINCULANDO O BANCO DE DADOS PREPARANDO TEXTO GERANDO MALA DIRETA

TERMOS DE USO Este trabalho est licenciado sob uma Licena Creative Commons Atribuio-UsoNoComercialCompartilhamento pela mesma licena. Para ver uma cpia desta licena, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/br/ ou envie uma carta para Creative Commons, 559 Nathan Abbott Way, Stanford, California 94305, USA. Cpia da Licena disponvel em: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/br/ Se desejar fazer sugestes para podermos melhorar esta apostila mande email para: Andr Luiz de Souza Paula - andresp@celepar.pr.gov.br Download do BrOffice.org em http://www.broffice.org Apostila revisada em 23 de Maro de 2007.

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1 - INTRODUO BROffice Writer um poderoso processador de textos capaz de auxiliar no dia-a-dia de qualquer profissional de todas as reas de atividade. Esta apostila destina-se exclusivamente a criar um exemplo de utilizao desta ferramenta de trabalho, a mala direta. Verificou-se que existem muitas apostilas a respeito da utilizao do Writer, porm poucas pessoas exploram a capacidade de substituio do software proprietrio usado para criao de malas-direta. Espero que no exemplo de criao de mala direta, que vamos explorar, todas as necessidades deste recurso possam ser utilizadas, contudo h muito mais para explorar no mundo da comunidade BROffice.org. Como no abordo conceitos bsicos do Writer e do Calc sugiro que leiam previamente as apostilas oficiais disponveis no site www.broffice.org.br/docs. Para iniciar o Writer , d um clique sobre o boto iniciar (No Windows), ou no menu K (No caso do linux com KDE), posicione-se sobre o item Programas(No Windows) ou no item BrOffice.org 2.0(No Linux) e clique sobre BrOffice.org Writer. 2 - O QUE MALA DIRETA Poucas so as definies encontradas sobre o que mala-direta, a melhor maneira de definir o que uma mala direta atravs de um exemplo prtico. Podemos entender como um modelo de carta, formulrio ou etiqueta personalizada que nos permite atravs de uma base de dados inserir dados de clientes (amigos, empresas, etc...) para que no haja o repetitivo trabalho de termos que criar um documento para cada um destes clientes. 3 - CONSTRUINDO UM BANCO DE DADOS O banco de dados de seus clientes (amigos, empresas, etc...) pode ser gerado no prprio BROffice.org utilizando-se do Calc ou Base, mas tambm pode ser utilizado um catlogo de endereos em Mozilla, Netscape, Thunderbird, Microsoft Outlook, Outlook Express, dados de endereo em um servidor LDAP, ou outro banco de dados Externo. No exemplo a seguir vamos utilizar o BROffice Calc, apenas vamos criar uma tabela com alguns dados conforme figura 1: Ttulo - Nome Cargo Empresa

Figura 1 Aps inserir os campos e registros necessrios vamos salvar/fechar essa planilha com o nome dados.ods, ela ser utilizada para gerar o banco de dados em nosso exemplo. Podero ser inseridas outras colunas e quantos registros forem necessrios. Observe que a primeira linha descreve os campos e as demais linhas possuem os dados.3/7

4 - CRIANDO UM NOVO DOCUMENTO E VINCULANDO O BANCO DE DADOS

Procedimento para vincular o banco de dados ao nosso documento inicial da mala direta: Abra no BROffice Writer um novo documento; Selecione Inserir > Campos > Outros na barra de menu conforme figura 2; Ir aparecer uma janela como na figura 3, voc dever clicar no boto Procurar e encontrar o arquivo dados.ods que criamos no item 3 da apostila. Neste momento o BROffice ir criar um novo banco de dados BROffice Base baseado nas informaes da planilha que criamos gerando arquivo dados.odb, que ser salvo na sua pasta de usurio /home ou Meus Documentos; Ou seja, nossa planilha passa a ser uma tabela deste banco de dados, caso deseje alterar ou adicionar algum registro utilize este arquivo. O arquivo dados.odb no pode ser apagado, seno iremos perder a fonte de dados que vinculamos a nossa mala direta, porm o arquivo dados.ods pode ser deletado; Selecione Ttulo e clique em inserir, faa o mesmo com Nome, Cargo e Empresa, depois clique no boto Fechar;Figura 2

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5 - PREPARANDO TEXTO - Aps inserir os campos clique na tecla de atalho F4 ou selecione Exibir > Fonte de Dados na barra de menu; Ento teremos uma janela conforme a figura 4 - abaixo:

Figura 4 - Entre os campos vamos preparar o texto da mala direta com as informaes que devem aparecer na carta, segue um exemplo:

Iremos realizar uma festa em comemorao a nossa primeira mala-direta, o evento ser realizado na . Contamos com sua presena, Silvio Brito Relaes Pblicas

Salve seu documento como maladireta.odt, este documento vai servir como um documento inicial para a criao das suas correspondncias ou da sua empresa. Para salvar basta clicar em Arquivo > Salvar na barra de menu;

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6 - GERANDO MALA DIRETA

Para gerar a Mala Direta clique no boto Mala Direta conforme indicao na figura 5;

Figura 5

A seguinte janela ser aberta: Figura 6

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Selecione a opo Iniciar a partir de um documento existente, clique no boto Procurar e selecione o arquivo maladireta.odt que foi salvo no passo anterior e clique em Prximo; Na etapa 2 selecione a opo Carta e clique em Prximo; Nas etapas 3, 4, 5, 6 e 7 no selecione nehuma opo e clique em Prximo; Na etapa 8 clique no boto Salvar documento inicial e depois em Concluir;

Figura 6

O BROffice Writer ir criar um novo documento com todas as cartas a serem enviadas contendo o ttulo, nome, cargo e empresa de cada um dos registros do banco de dados; Agora que j temos o documento inicial e o banco de dados vinculado podemos efetuar alteraes na carta sem ter que recriar ou vincular o banco de dados, basta abrir o documento maladireta.odt e alterar; Se houver alguma mudana no dados do Banco de Dados a ser feita basta abrir o arquivo dados.odb na tabela Planilha1 e alterar, incluir ou remover os registros;

Espero ter contribudo para a criao de mala-direta, caso tenha alguma sugesto ou dvida sobre o contedo entre em contato, conforme os termos de uso esta apostila pode sofrer alteraes e ser distribuda livremente. Att. Andr Luiz de Souza Paula

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