MINDER HINDERCHECKLIST

� � De ‘Minder Hinder’-ChecklistDe ‘Minder Hinder’-Checklist

MINDER HINDER

CHECKLIST

Tijdens het verloop van de planning van een werk kun je de checklist gebruiken

als een geheugensteuntje met een overzicht van de verschillende mogelijke

minder hindermaatregelen.

Je kunt de checklist hanteren vanaf de eerste plannen tot de

uiteindelijke uitvoering van de werken.uiteindelijke uitvoering van de werken.

Je kunt als gemeente uiteraard zelf bepalen hoe je de checklist wenst

te gebruiken. De schepen van Openbare Werken kan hem bijvoorbeeld

gebruiken om te kijken welke minder hindermaatregelen hij belangrijk acht gebruiken om te kijken welke minder hindermaatregelen hij belangrijk acht

voor een specifiek wegenwerk.

Maar de checklist kan ook fungeren als een instrument tot verslaggeving

van de geplande minder hindermaatregelen. Zo benut je de checklist

als een manier om aan de bewoners en de handelaars aan te geven dat je

aandacht schenkt aan hun belangen.

De maatregelen zijn opgesplitst aan de hand van thema’s als bereikbaarheid, De maatregelen zijn opgesplitst aan de hand van thema’s als bereikbaarheid,

afdwingbaarheid, coördinatie en communicatie. afdwingbaarheid, coördinatie en communicatie.

De minder hindermaatregelen staan in de checklist vermeld in vraagvorm.

Naast de vragen vind je drie kolommen waarin je kunt aankruisen of een

bepaalde maatregel al of niet wordt genomen of niet van toepassing is voor een specifiek

werk of voor een bepaald moment in het proces van de werken.

Gebruik je de checklist als een rapportagemiddel van de minder hinderaanpak

voor een bepaald werk, dan kun je de vragen gebruiken als een leidraad voor de

opmaak van een minder hinderverslag.

In elk geval wil deze checklist bijdragen tot een goede minder hinderaanpak bij

wegenwerken in de Vlaamse steden en gemeenten.

De ‘Minder Hinder’-Checklist Ondernemers ervaren heel wat hinder bij wegenwerken. Om hieraan te Ondernemers ervaren heel wat hinder bij wegenwerken. Om hieraan te

verhelpen werken VVSG, VOKA en UNIZO in samenwerking met Vlaamse verhelpen werken VVSG, VOKA en UNIZO in samenwerking met Vlaamse

minister van Economie Moerman een aantal instrumenten uit die de minister van Economie Moerman een aantal instrumenten uit die de

gemeenten kunnen helpen bij hun aanpak van hinder bij wegenwerken. gemeenten kunnen helpen bij hun aanpak van hinder bij wegenwerken.

Deze ‘Minder Hinder’-Checklist maakt hier deel vanuit. Deze ‘Minder Hinder’-Checklist maakt hier deel vanuit.

De checklist geeft een overzicht van de belangrijkste minder

hinderbepalingen die een gemeente kan nemen bij wegenwerken,

zowel in de ontwerp-, bestek- als uitvoeringsfase van de werken.

Voor wie?

Elkeen die in de gemeente te maken heeft met wegenwerken vindt in de checklist wellicht

een nuttig instrument. Dit kan onder meer gaan om de schepen voor openbare werken,

de ingenieurs van de technische dienst, de mobiliteits- en communicatieambtenaren en de

ambtenaren lokale economie.

Wat en hoe?

De checklist dient in de eerste plaats als een inspiratielijst, met een opsomming van

de verschillende minder hindermaatregelen. Als je de checklist doorneemt, krijg je een

overzicht van de meest courante minder hindermaatregelen die jouw gemeente kan nemen

bij wegenwerken. Er wordt specifiek ingegaan op de maatregelen die de hinder voor

ondernemers sterk kunnen beperken.

MINDER HINDERCHECKLIST

JA NEE NVTJA NEE NVTJA NEE NVT

Alternatieven voor functies

• Is er een alternatief parkeerbeleid uitgewerkt zodat er in de

buurt voldoende parkeergelegenheid voor de bewoners en de

klanten gewaarborgd blijft?

• Is er een alternatief huisvuil- en afval ophaalsysteem uitgewerkt

voor bewoners en handelaars?

• Zijn er (voldoende) laad- en losruimtes voor de toelevering

aan de handelaars en de ondernemingen?

Bereikbaarheidsplan

• Is er een alternatief bereikbaarheidsplan uitgeschreven?

• Staat dit bereikbaarheidsplan in functie van de verschillende

doelgroepen of functies (bv. bewoners, ondernemingen,

scholen, ziekenhuizen)?

• Is dit bereikbaarheidsplan aangepast aan de fasering

van de werken?

• Werd er over de totstandkoming van dit bereikbaarheidsplan

overlegd met de handelaars en ondernemingen?

• Wordt dit bereikbaarheidsplan gecommuniceerd?

• Blijft het openbaar vervoer beschikbaar (De Lijn)?

Omleidingsplan

• Bestaat er een omleidingsplan?

• Is in dit omleidingsplan rekening gehouden met

eventuele werking in fasen?

Is er een signalisatieplan opgemaakt?

JA NEE NVTJA NEE NVTJA NEE NVT

1. Bereikbaarheids- en toegankelijkheidsmaatregelen

Toegankelijkheid

• Wordt er rekening gehouden met zwakke weggebruikers

(fietsers en voetgangers, mensen met een handicap)?

• Zijn er voorzieningen voor de klanten en bewoners zoals

voetgangers- en fietsbruggen?

• Wordt er met steenslag of een ander voorlopig materiaal

verhard?

• Wordt er een afwerking per rijvak gepland (afwerking langs

één zijde van de weg)?

• Zijn er specifieke locaties voor de opbraak- en bouwmaterialen?

• Worden de toegankelijkheidsbepalingen expliciet opgenomen

in het bestek (evt. met beschreven afmetingen en minimum-

vereisten)?

• Wordt de doorstroming van het verkeer in de dwarsstraten

gegarandeerd?

• Worden er in het bestek beperkingen in de tijd van onbereik-

baarheid van opritten opgenomen?

• Wordt de toegankelijkheid van handelspanden en ondernemin-

gen zo veel mogelijk gewaarborgd?

• Wordt de toegankelijkheid van de handelspanden ingeschreven

in het bestek?

• Wordt er rekening gehouden met de noodzaak om te laden en

te lossen aan ondernemingen?

Bereikbaarheid en toegankelijkheid - De ‘Minder Hinder’-Checklist

1. Bereikbaarheids- en toegankelijkheidsmaatregelen

De ‘Minder Hinder’-Checklist - Bereikbaarheid en toegankelijkheid

� �

JA NEE NVTJA NEE NVTJA NEE NVT

3. Planning van werken en communicatie

3.1 Coördinatie

Reglementen

• Wordt er voor de wegen- en nutswerken gebruik gemaakt van

de Code voor infrastructuur- en nutswerken langs gemeente-

wegen?

• Bestaan er ten aanzien van nutsbedrijven andere gemeentelijke

reglementen?

Overleg tussen opdrachtgevers

• Vindt er een regelmatig overleg plaats tussen de mogelijke

opdrachtgevers van werken in de gemeente?

Afstemming tussen opdrachtgevers

• Worden de termijnen van de verschillende opdrachtgevers

op elkaar afgestemd zodat een snelle aaneensluiting van de

werken mogelijk wordt?

• Wordt er een snelle opvolging afgesproken tussen het leggen

van de nutsleidingen en de overkoppelingen?

• Wordt er gebruik gemaakt van een gemeenschappelijke sleuf

voor nutswerken?

Fasering

• Wordt er gewerkt in fases?

• Wordt er bij de fasering rekening gehouden met handelaars en

ondernemingen en concentraties van ondernemersactiviteiten

(bv. winkelcentrum, bedrijventerrein)?

• Wordt de fasering expliciet beschreven in het bestek?

• Worden op de plannen van de ontwerper de locaties van de

handelszaken en ondernemingen aangegeven (als hulpbron

voor de afbakening van de fases)?

JA NEE NVTJA NEE NVTJA NEE NVT

2. Afdwingbaarheid van ‘Minder Hinder’

Bestek

• Staan de minder hinderbepalingen expliciet in het bestek

beschreven?

• Heeft er communicatie plaats met de aannemers omtrent de

minder hinderbepalingen en het afdwingbaar karakter ervan?

Handhaving

• Is er bepaald hoe de gemeente omgaat met niet-naleving van

de minder hindermaatregelen door de aannemers?

• Zijn er controles voorzien om de bepalingen afdwingbaar te

maken?

• Bestaat er een bonus-malussysteem met een belonings- en/of

bestraffingsysteem ten aanzien van aannemers of opdracht-

gevers bij tijdige of laattijdige afwerking?

Gebruikerspanel

• Wordt er gebruik gemaakt van een extern gebruikerspanel

dat de minder hinderbepalingen op zijn effectiviteit test?

(bv. een groep van ondernemers)

• Is dit gebruikerspanel evenwichtig en representatief

samengesteld?

De ‘Minder Hinder’-Checklist - Afdwingbaarheid van ‘Minder Hinder’

2. Afdwingbaarheid van ‘Minder Hinder’

Planning van werken en communicatie - De ‘Minder Hinder’-Checklist

3. Planning van werken en communicatie

� �

JA NEE NVTJA NEE NVTJA NEE NVT

• Is er gerichte communicatie naar de verschillende

doelgroepen gepland?

- Inwoners?

- (Doorgaand) verkeer?

- Openbaar Vervoer - Hulpdiensten - Scholen - Publieke plaatsen?

- Interne communicatie

4. Ondernemers informeren en betrekken

Ondernemers betrekken

• Vindt er een wijk- en straatoverleg plaats met de ondernemers?

• Is er een permanent overleg met de ondernemersverenigingen?

• Worden de adviesraden zoals de middenstandsraad en de

adviesraad lokale economie geraadpleegd?

Voorontwerp en ontwerpfase

• Hebben de handelaars en ondernemers vooraf hun

verwachtingen aangegeven in verband met de inhoud

van de werken?

• Worden er info-, inspraak- en overlegmomenten omtrent

het voorontwerp georganiseerd met de handelaars en

de ondernemers?

• Wordt de inspraak en het overleg met de ondernemers

teruggekoppeld naar het ontwerp?

• Wordt het definitieve ontwerp gecommuniceerd naar de

handelaars en ondernemingen?

JA NEE NVTJA NEE NVTJA NEE NVT

3.2 Communicatie

Projectteam communicatie

• Wordt er een intern gemeentelijk projectteam samengesteld

- voor de afstemming van de interne en externe communicatie

- om de informatie-uitwisseling te stroomlijnen?

• Zijn alle relevante diensten en betrokkenen binnen de gemeente

vertegenwoordigd in dit team?

> Schepen voor Economie, Middenstand

> Andere

- De ambtenaar lokale economie

- De mobiliteitsambtenaar

- Andere

• Is er een voorzitter of verantwoordelijke van het projectteam

aangesteld?

• Worden de doelstellingen van het projectteam vastgelegd en

gecommuniceerd aan de leden van het projectteam?

Communicatieplanning

• Is er een communicatieplan opgesteld voor deze werken?

• Is er een communicatiedraaiboek in de gemeente beschikbaar

voor wegenwerken?

• Wordt er afhankelijk van de periode en fasering bepaald welke

info wordt verleend?

• Wordt er een timing afgesproken voor de info- overleg- en

communicatiemomenten?

De ‘Minder Hinder’-Checklist - Planning van werken en communicatie Ondernemers informeren en betrekken - De ‘Minder Hinder’-Checklist

3.2 Communicatie

� �

JA NEE NVTJA NEE NVTJA NEE NVT

• Is er een permanente doorstroming van informatie naar de

handelaars en ondernemingen?

- Is er een regelmatige terugkoppeling van de werfvergaderingen?

• Worden de handelaars en ondernemingen gericht aangeschreven?

• Wordt er een informatiefolder opgesteld omtrent de werken?

• Wordt de informatie aangekondigd op de website van de

gemeente?

• Wordt er een afzonderlijke website voor de werken gebruikt?

• Wordt er een aankondiging van de werken opgenomen in het

informatieblad gemeente?

• Worden er alternatieve communicatievormen gebruikt?

• Wordt er een persbericht opgesteld?

• Wordt er een aankondiging in de media gepland?

• Wordt er rekening gehouden met de bepalingen van

de wet inkomenscompensatievergoeding handelaars

(participatiefonds)?

• Worden andere regelingen zoals het Derde Waarborgbesluit en

het decreet dat voorziet in een rentetoelage gecommuniceerd

aan de handelaars en ondernemingen?

5. Afronding en beëindiging Werken

• Wordt er gecommuniceerd wanneer de werken beëindigd zijn?

• Wordt de afronding van de werken in het licht gezet?

• Wordt er een evaluatie gehouden van de werken?

• Wordt er een tevredenheidsonderzoek gehouden na afloop

van de werken?

JA NEE NVTJA NEE NVTJA NEE NVT

Uitvoeringsplannen

• Hebben de handelaars en ondernemers inspraak over de

uitvoeringsplannen?

• Worden de definitieve uitvoeringsplannen toegelicht?

• Hebben de ondernemers inspraak bij de opstelling van de

omleidingsplannen?

• Is er een handelaar of ondernemer aangezocht die als tussen-

persoon kan fungeren tussen de handelaars en de gemeente?

- Worden deze tussenpersonen aangesteld per fase van de

werken?

• Kunnen de handelaars en ondernemingen gebruik maken

van een website, e-mail of een telefoonnummer om eventuele

problemen te melden?

• Wordt er gebruik gemaakt van een meldingskaart waarop de

ondernemingen met klachten en opmerkingen terecht kunnen?

• Wordt er een tevredenheidsonderzoek gehouden tijdens het

verloop van de werken?

Ondernemers informeren

• Wordt de technische inhoud van de werken toegelicht?

• Wordt het resultaat van de werken aangegeven?

• Geeft men aan wat het nut en de meerwaarde is van de

werken?

• Wordt er geïnformeerd over de start en de duur van de werken?

• Informeert de gemeente omtrent de verwachte hinder?

• Wordt de informatie van de contactpersonen voor inwoners,

handelaars en ondernemingen gegeven?

• Wordt de informatie op een visuele wijze gepresenteerd (bv.

kaartjes, 3D-presentaties) zodat de handelaars en bewoners

zich aan de hand van het presentatiemateriaal een beeld kun-

nen vormen van de werken en de plannen?

De ‘Minder Hinder’-Checklist - Ondernemers informeren en betrekken Afronding en beëindiging Werken - De ‘Minder Hinder’-Checklist

10 11

Colofon

Verantwoordelijke uitgever: Mark Suykens (VVSG)

Stuurgroep project Minder Hinder: Dany Nauwelaerts (Integan),

Albert Mergaey (Infrax), Peter Van De Veire (Gemeente Evergem),

Marc Van Pelt (Stad Antwerpen), Nathalie De Roeck (Stad Antwerpen),

Eddy Thijs (Stad Aalst), Dirk Doclo (Stad Aalst), Hans Destrycker (Agentschap

Econonomie, Vlaamse Overheid), Jerry Crombez (UNIZO), Stef Broodcoorens (UNIZO),

Bart Van Camp (VOKA), Gaby Rappoort (Aquafin), Kris Baetens (UNIZO),

Erwin Debruyne (VVSG), Pieter Van Sande (VVSG)

Redactie: Pieter Van Sande (VVSG)

Begeleiding en eindredactie: Adina Balog, Nicole Van Wichelen, Jan Van Alsenoy (VVSG)

Vormgeving en illustraties: visueel denken

Druk: Schaubroeck