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CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
CAROLINA MÁRQUEZ MARULANDAANDAP - SENA
MANIZALES2015
1. MOMENTO DE GESTIÓN
En este momento el documento va desde su creación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó.
El momento de gestión comprende tres momentos que son:
1.1. PLANEACIÓN: Planear, idear, diseñar el tipo de documento con los siguientes criterios:
1.1.1. INFORMACIÓN: Qué debe decir el documento.
1.1.2. SOPORTE: Medio por el cual se transmite la información.
1.1.3. RECORRIDO: Proceso que se va a llevar a cabo para entregar el documento al destinatario final.
1.2. ELABORACIÓN: Es hacer el documento siguiendo lo siguiente:
1.2.1. Normatización: En nuestro caso debemos tener en cuenta la GTC 185
1.2.2. Normalización: Son las normas que tenga la empresa.
1.3. TRÁMITE: Es el proceso que tiene el documento para que sea válido.
2. MOMENTO INTERMEDIO
En este momento el documento cumple la función para lo cual fue creado (informar, testimoniar o disponer).
En este momento el documento empieza a tener vigencia y el plazo precaucional.
2.1. VIGENCIA: Es el momento central en la vida de un documento.
2.2. PLAZO PRECAUCIONAL: Es el tiempo prudente que se debe guardar el documento por posibles reclamaciones, antes de decidir su destino final.
3. MOMENTO PERMANENTE
Es el momento de la conservación permanente del documento.
MOMENTO DE GESTIÓN
MOMENTO INTERMEDIO
MOMENTO PERMANENTEHISTÓRICO –
INSTITUCIONALHISTÓRICO
1 EDAD 2 EDAD 3 EDAD
MOMENTO DE LA PLANEACIÓN
MOMENTO DE LA ELABORACIÓN
MOMENTO DE LA TRAMITACIÓN
MOMENTO DE VIGENCIA
MOMENTO DEL PLAZO PRECAUCIONAL
FASE PERMANENTE O HISTÓRICA
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
FONDO
• Nombre del archivo o de la empresa
SECCIÓN
• Cada una de las áreas de la empresa• En empresas grandes existen sub-secciones
SERIE
• Es la forma en que yo divido la sección
SUBSERIE
• Son las divisiones que tiene la serie
TIPO DOCUMENT
AL
• Son los documentos que integran la serie
¡MUCHAS GRACIAS!