Download - Comunic Cu Publicul
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
1/39
COMUNIC RECu
publicul
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
2/39
CUPRINS
INTRODUCERE...............................................................................................................................1CAPITOLULI...................................................................................................................................2Procesul de comunicare.....................................................................................................................2 1.1.Elementele procesului de comunicare....................................................................................
1.2.!unc"iile comunic#rii..............................................................................................................
1.$.%odalit#"i de comunicare.......................................................................................................&1.&.Canalele de comunicare..........................................................................................................'
1.'.Comunicare (i moti)a"ie.......................................................................................................1*
2.2.Rela"iile cu pu+licul..............................................................................................................2& 2.2.1.Conduita ,n rela"iile cu pu+licul...................................................................................2& 2.2.2.Retorica ,n rela"iile cu pu+licul....................................................................................2' 2.2..Persuasiunea ,n rela"iile cu pu+licul.............................................................................2'
2.2.&.Accesul cet#"enilor la in-orma"iile de interes pu+lic...................................................
2.. Comunicarea. Concepte de +a# ale comunic#rii ,n procesul de administrare................../ 2..1. Comunicarea cu superiorii ierar0ici............................................................................$* 2..2. Comunicarea cu coleii...............................................................................................$2 2... Comunicarea cu su+alternii.........................................................................................$2 2.$. Coresponden"a administrati)#.............................................................................................$$
2
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
3/39
INTRODUCERE
O pro+lem# important# cu care se con-runt# societatea modern# ce a-ectea# direct (iimediat dar (i indirect pe termen nederminat )ia"a indi)iilor colecti)it#"ilor (i a societ#"ii ,nansam+lu este pro+lema comunic#rii.
Caracteristic# speci-ic uman# comunicarea este liantul indi)iilor dintr3o colecti)itate ceo-er# posi+ilitatea cunoa(terii opiniilor acestora a omoeni#rii su+ aspect psi0o3social asiur,nd-unc"ionare normal# a colecti)ului indi-erent de m#rimea (i natura sa.
A comunica nu ,nseamn# doar a emite sunete (i cu)inte ci ,nseamn# ,n acela(i timp a4ndi (i a cunoa(te. 5n )ia"a de i cu i oamenii sunt con-runta"i cu di-erite situa"ii care cercomportamente speci-ice (i modele de comunicare adec)ate. Ast-el ei tre+uie s# dispun# de oade)#rat# cultur# a comunic#rii 6 cum s# )or+easc# unde c4nd ,n ce situa"ie.
Dinamismul societ#"ii contemporane determin# e7isten"a specialistului competent +inein-ormat cult nu numai ,n domeniul strict al acti)it#"ii curente +un analist economic si politiccunosc#tor (i m,nuitor al te0noloiei in-ormati#rii etic (i moral etc. ,ntr3 un cu),nt un
pro-esionist ca s# ,n"elea# (i s# aplice ,n mod creator )alorile democratice ,n comunitatea uman#unde ,(i des-#(oar# acti)itatea de i cu i s# -ie cu ade)#rat ,n slu8+a cet#"eanului. Ast-el cacomunicarea este un proces nu doar important ci (i necesar -unc"ionarul pu+lic a),nd o+lia"ia dea3(i ,ndeplini co(tiincios atri+u"iile pentru a promo)a o imaine -a)ora+il# pentru institu"ia sau
autoritatea pu+luc# ,n care ,(i des-#(oar# acti)itatea.Primul capitol al lucr#rii aduce o incursiune ,n toria comunic#rii6 elemente etape +ariere
-unc"ii modele modalit#"i (i canale de comunicare ast-el -iind e)iden"iate principalelecaracteristici ale acestui proces comple7. Comunicarea e-icient# apare ca un cataliator pentru +una -unc"ionare a ,ntreului sisteminstitu"ionaliat. Capitolul doi tratea# pro+lematica comunic#rii ca +a# a rela"iilor pu+liceidenti-ic,nd comunicarea institu"iilor (i autorit#"ilor pu+lice cu presa societatea ci)il#comunicarea cu proprii ana8a"i comunicarea cu pu+licul lar 9cet#"enii: propun,ndu3se (i solu"iila pro+leme speci-ice comunic#rii institu"ionaliate -iind preentat (i un studiu de ca. Ultima
parte a capitolului tratea# elementele distincti)e ale coresponden"ei administrati)e ca -orm# acomunic#rii scrise.
Comunicarea ,n procesul de administrare prin speci-icul stilului preint# anumitetr#s#turi. !iind un stil de specialitate este o+liatorie -amiliariarea -unc"ionarilor cucaracteristicile acestui stil deaceea capitolul trei are ca tem# stilul administrati) aduc4ndu3se ,n
prim3plan enea (i e)olu"ia inclusi) ,n periada actual# tipurile de redact#ri (i re(elile cele mai-rec)ente ale stilului administrati).
Dac# primele trei capitole tratea# pro+lematica comunic#rii ,ntr3o )iiune mai multteoretic# ultimul capitol a),nd ca tem# practicile comunica"ionale Rom4nia3Repu+lica %oldo)a
preint# o tratare cu e7emple relement#ri 8uridice -orma (i con"inutul anumitor acteadministrati)e (i situa"ia actual# ,n domeniu.
5n realitate +una comunicare constituie rareori o preocupare ma8or# pentru conduc#torii
institu"iilor (i autorit#"ilor pu+lice care sunt con)in(i c# st#p4nesc acest# art#. Anume din acest#cau# are de su-erit imainea institu"iei pu+lice (i ,ncrederea cet#"eanului ,nt3un ser)iciu decalitate. De aici (i +ine cunoscutul stereotip3 -unc"ionarul este un ;0,r"oar< o ma(in# care nu -acenimic ,n a-ar# de dispoi"iile conduc#torului direct (i nu este a-ectat de pro+lemele cet#"eanului.Desiur este -oarte reu de a elimina din mentalitatea societ#"ii actuale un asemenea stereotip daro re-orm# ar putea sc0im+a situa"ia ,m+un#t#"ind calitatea ser)iciilor prestate comportamentul-unc"ionarilor aduc4nd o desc0idere c#tre cet#"ean -unc"ionarul nu )a -i )#ut ,ntr3o alt# lumin#mai -a)ora+il#.
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
4/39
Capitolul I
PROCESUL DE COMUNICARE
Oricine nu face, nu gne!te !i nu "pune orice, oricu#, oricui, oricn, oriune, "au$n orice "itua%ie, $n orice "cop, cu orice efect
=ar> ?o0ns pro-esor la ConcordiaUni)ersit> din %ontreal
5n preent teoriile despre comunicare sunt ,n plin# e)olu"ie deoarece situa"iile prin care
trec orania"iile indi)iii ,n particular sunt ,n continu# sc0im+are. Procesul de comunicare esteadesea asemuit cu un input3procesare (i acetput3de in-ormare.1Competen"a ,n ;lucrul< cu in-orma"ia de orice natur# ar -i ea a de)enit o cerin"#
indiscuta+il# pentru aproape orice pro-esie. 5n acest conte7t comple7itatea speci-icul (iimplica"iile comunic#rii au -#cut ca studiul acesteia s# se -ac# separat pe pro-esii.
Termenul de comunicare este -olosit ,n str4ns# le#tur# cu termenii lim+# (i lim+a8. Sunt-olosi"i uneori ca ec0i)alen"i alteori se -ace o distinc"ie clar# de sens. !iecare termen cap#t#semni-ica"ii noi dac# i se asocia# un atri+ut speci-ic.
Ast-el comunicarea poate -i )er+al# sau non)er+al# interrupal# sau intrarupal# etc.Lim+a poate -i matern# de circula"ie etc. Lim+a8ul poate -i artistic matematic -iloso-icemo"ional etc. Clar-ic#ri asupra con"inuturilor acoperite de ace(ti termeni sunt aduse de c#tre
discipline di-erite6 lin)istic# psi0oloie in-ormatic# socioloie loic# -iloso-ie ar0itectur# etc.Indi-erent de (colile domeniile sau opiniile care de-inesc comunicarea se pot identi-icac4te)a aspecte comune6
comunicarea repreint# un proces de transmitere de in-orma"ii 9in-orma"ia -iind pri)it# caun termen eneral re-erindu3se at4t la concepte c4t (i la semne sim+oluri etc.:
comunicarea necesit# cel pu"in doi poli 9indi)id3indi)id indi)id3rup etc.:Etimoloic termenul pro)ine din lim+a latin# unde ;communis< ,nsemna ;a -i ,n rela"ie cu a
pune de acord
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
5/39
Comunicarea B sc0im+ul de in-orma"ii idei (i sentimente B a -ost de-init ca un procesinterpersonal de transmitere (i recep"ie de sim+oluri care au ata(ate ,n"elesuri. $Comunicarea estedeci acel -enomen care permite crearea de le#turi ,ntre oameni ,ntre institu"ii (i ,ntre institu"ii (ioameni le#turi asem#n#toare unor pun"i in)ii+ile de esen"# in-orma"ional#. Comunicarea esteun proces de mare comple7itate di-icil de desci-rat ceea ce impune simpli-icarea lui pentru a3l
putea ,ntelee. Procesul de comunicare const# ,n ansam+lul opera"iilor de transmitere (i primire a
sim+olurilor cu ,n"elesurile ata(ate lor.
&'&' Ele#entele proce"ului e co#unicare
Un model comple7 de comunicare )a include urm#toarele elemente61. emi"#torul este sursa de in-orma"ii punctul de pornire unde este enerat# ideea ce )a -i
transmis#.2. emitentul este orice ana8at care de"ine in-orma"ii idei inten"ii si o+iecti)e pri)ind
comunicarea -ormulea# mesa8ul alee lim+a8ul receptorul si mi8locul de comunicare ,ns#nu poate controla deplin ansam+lul procesului.
. codi-icarea repreint# procesul de transpunere a ideii ,ntr3o -orm# sim+olic# 9se e7prim# princu)inte rostite imaini sau esturi: ce se poate apoi e7pedia.
$. mesa8ul este sim+olul sau ansam+lul sim+olurilor transmise de emi"#tor receptorului.& 5neneral mesa8ul este o com+ina"ie de imaini sunete si cu)inte.
&. canalele de comunicare sunt traseele pe care circul# mesa8ele.Dup# radul de -ormaliare acestea pot -i6
-ormale 9o-iciale:3care de reul# se suprapun rela"iilor orania"ionale adi"ionale 9ne-ormale neo-iciale:3care nu sunt impuse (i se sta+ilesc pe alte +ae
9pre-erin"e interese:.. mi8locul de comunicare repreint# suportul te0nic al procesului de comunicare asociat
canalului pe care se transmite mesa8ul. Cele mai utiliate sunt6 tele-onul tele7ul tele-a7ulpo(ta electronic# etc.
'. decodi-icarea este procesul in)ers al codi-ic#rii prin care prin care receptorul intrpretea#mesa8ul atri+uind sim+olurilor codi-icate de emi"#tor un anumit ,n"eles sens ,ncerc4nd s#descopere ideea mesa8ului transmis.
/. receptorul este destinatarul mesa8ului reu(ita procesului de comunicare impune emi"#toruluisa ia in considerare capacitatea receptorului de a decodi-ica mesa8ul.
. raspunsul este maniera ,n care reactionea# la mesa8 atitudinea receptorului -a"# de acesta.El poate sa nu ai+# nici o reac"ie din di)erse moti)e poate sa ai+# o reac"ie de respineresau poate a)ea mai multe r#spunsuri.
1*. cone7iunea in)ers# 9-eed3+acF3ul: este partea r#spunsului dat de receptor emi"#torului prindi)erse mi8loace direct sau indirect.
11. conte7tul sau mediul este o component# adiacent# dar care poate in-luen"a considera+ilcalitatea comunic#rii. Se re-er# la situa"ia particulariat# ,n care are loc comunicarea 9spa"iustare psi0ic# inter-eren"ele omotelor imainilor )iuale care pot pro)oca ,ntrerupericon-uii:.
12. -actorii pertur+atori sunt condi"iile care pertur+# sau se inter-erea# cu transmitereamesa8ului produc4nd de-orm#ri ale acestuia 9distorsiuni: di-icult#"i ,n receptarea lui
9+ruia8e: trierea in-orma"iilor con"inute 9-iltra8e: sau ,mpiedicarea transmiterii lor 9+loca8e:.
&'(' )unc%iile co#unic*rii
Funcia de informare orania"iile au ne)oie de interac"iuni ,n mediul e7terior ,n care-unc"ionea# (i ,n mediul interior ,ntre p#r"ile ei componente. Cei mai importan"i sunt oamenii.
$Gurdu( E. !undamentele manaementului orania"iei Ed. Economica Gucure(ti 1 p. 2$&%arinescu P. %anaementul institu"iilor pu+lice Ed. Uni)ersitatii din Gucuresti 2** p. 'Nicolescu O. Sistemul in-orma"ional manaerial al orania"iei Ed. Economic# Gucure(ti 2**1 p $'
&
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
6/39
Conduc#torul este pus ,n -a"a monitori#rii a dou# -eluri de in-orma"ie6 in-orma"ia e7tern# Btrimis# (i primit# prin intermediul acti)it#"ilor de rela"ii pu+lice (i in-orma"ia intern# B care circul#
prin canalele -ormale (i ne-ormale de comunicare. Funcia de comand i instruire aceast# -unc"ie a comunic#rii se re-er# la modalit#"ile
prin care conduc#torii se asiur# c# oamenii (i departamentele ac"ionea# continuu ,n direc"iao+iecti)elor institu"iei.
Funcia de influenare i convingere, ndrumare i sftuire prin aceast# -unc"ie serealiea# moduri speci-ice de control asupra in-orma"iei (i asupra comport#rii mem+rilorinstitu"iei.
Funcia de integrare i meninere -unc"ie ce tre+uie pri)it# su+ urm#toarele aspecte6 p#strarea institu"iei ,n stare opera"ional# prin cursi)itatea in-orma"iei -olosirea corect# a canalelor de comunicare pentru a e)ita ,nc#rcarea cu in-orma"ie
inutil# sortarea (i )eri-icarea datelor interarea p#r"ilor ,n ,ntre prin raportarea lor la
acesta (i la conte7tul ,n care p#r"ile tre+uie s# -unc"ionee.Interesa"i de strateia institu"iei (i tot prin comunicare ace(tia pot -i moti)a"i. Tot prin
comunicare conduc#torul poate asiura circula"ia in-orma"iei in-orma"ia corect# (i util# tre+uie s#a8un# la locul potri)it ,n momentul potri)it ast-el c# e-orturile tuturor s# se coordonee ,ntre ele.Co#unicarea ca a+anta "trategicComunicarea e-icient# este unul dintre instrumentele strateiilor de sc0im+are a institu"iei.5n multe dintre orania"iile din economiile per-ormante se constat# ,n preent tendin"a de
descentraliare a structurii orania"ionale (i trecerea de la cea des-#(urat# pe )ertical# la ceades-#(urat# pe oriontal# e7ist# tendin"a de adoptare a principiilor TH% 9Total Hualit>%anaement: a ideii ,mputernicirii (i implic#rii ana8a"ilor (i a lucrului ,n ec0ipe.'Comunicareaintern# e-icace de)ine un element c0eie al strateiei orania"iei.
Caracteristicile esen"iale ale acesteia de)in ast-el6 comunicarea tre+uie s# ai+# loc -#r# ,ncetare (i prin orice mi8loace comunicarea tre+uie s# -unc"ionee la ni)el emo"ional mai dera+# dec4t
intelectual.Se o+ser)# sc0im+#ri -undamentale ,n comportarea presei (i a auditoriului orania"iei6
apari"ia unor pro+leme e7trem de comple7e 9E7. responsa+ilitatea orania"iei -a"#de mediu:
ne)oia de transparen"# a sistemului de deciii ne)oia de a comunica totul (i imediat credi+ilitatea intern# (i e7tern# a conducerilor orania"iilor ne)oia sc0im+#rii percep"iei in)estitorilor -a"# de orania"ie ne)oia parteneriatului cu sindicatele.
&'-' Moalit*%i e co#unicare
A. Comunicarea oralSitua"iile speci-ice de comunicare oral# sunt urm#toarele6 Comunicarea fa n fa cu o persoan# are a)anta8ul c# este direct# (i c# permite
-olosirea tuturor mi8loacelor )er+ale (i non)er+ale de comunicare. De asemenea poate -iinteracti)# permi"4nd a8ustarea mesa8elor pe parcurs pe +aa -eed3+acF3ului )er+al (i non)er+al.
Comunicarea interpersonal este important# ,n situa"ii de e)aluare a per-orman"ei(i moti)are de dare de instruc"iuni de reol)are de con-licte de neociere etc. Comunicarea
interpersonal# -ocaliat# pe construirea de rela"ii interpersonale este necesar# ,n procesul de,ndrumare (i s-#tuire a ana8a"ilor. Comunicarea n grup are -unc"iuni caracteristice cum sunt6 a8ut# la de-inirea
rupului spri8in# procesul de implementare a deciiilor (i sc0im+#rii. O -orm# a comunic#rii ,nrup este comunicarea n faa unui auditoriu; ea are ca scop -ormarea unei imaini proprii arupului sau a orania"iei.
Comunicarea oral# ca mod de comunicare a manaerului tre+uie s# "in# cont de mul"i-actori de conte7t cum ar -i6 cultura orania"ional# e7perien"ele a)ute de a lunul comunic#rii
'%arinescu P. op. cit. p. 1*
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
7/39
anterioare di)erse moti)e care stau la +aa rela"iilor personale sociale (i pro-esionale. Adresareaoral# are ca -orme speci-ice mai importanteprezentarea, briefingul, raportul de situaie iraportul final. 1*
Prezentrile pot a)ea loc ,n interiorul orania"iei sau ,n e7teriorul ei. 5n caulpreent#rilor ,n interiorul orania"iei se presupune ,n eneral c# auditoriul are caracteristicicomune. 5n le#tur# cu preent#rile ,n -a"a unui auditoriu e7tern orania"iei pot ap#rea dou#
pro+leme importante6 di-icultatea adapt#rii preent#rii (i a )or+itorului la auditoriul (i cadrul e7tern mai
pu"in cunoscute -aa di-icil# a ,ntre+#rilor (i r#spunsurilor.C4te)a din nea8unsurile -rec)ente ,n le#tur# cu preent#rile at4t interne c4t (i e7terne pot
-i6 preent#rile sunt con-ue 9in-orma"ia tre+uie ast-el oraniat# ,nc4t s# poat# -i
urmat# (i ,n"eleas#: preent#rile sunt prea luni 9conciia al#turi de claritate este ,ntotdeauna apreciat#
poiti):
preent#rile sunt necon)in#toare 9auditoriul tre+uie con)ins c# in-orma"ia esteimportant# (i c# arumentele sunt corecte: stilul de preentare a in-orma"iilor este de-icitar.
riefingul este o preentare mai scurt# cu scop de reumare a unor in-orma"ii sau cu scopde in-ormare la i pri)ind acti)it#"i de a-aceri proiecte ,n des-#(urare prorame sau proceduri.
Ca -ormat +rie-inul este de o+icei o comunicare ,ntr3un sinur sens de la )or+itor spreauditoriu procesul de in-ormare poate s# implice (i auditoriul.
!aportul are ca scop analia situa"iei unei acti)it#"i sau proiect (i const# ,n preentarea dein-orma"ii rele)ante pentru o anumit# -a# a acestora sau pentru -inaliarea lor.
!aportul de situaie se -ace printr3o preentare de *3$* minute. Scopul raportuluide situa"ie este de a -amiliaria auditoriul cu starea la i a proiectului sau acti)it#"ii (i uneori s#-ac# re-eriri la proiec"ii ,n )iitor.
!aportul final este o preentare -ormal# ma8or# de $*3* minute destinat# analieimuncii la ,ntreul proiect de la ,nceput p4n# la s-4r(it. Are ca scop recomandarea pentru luareaunor deciii sau reol)area unei pro+leme preentarea unui reultat -inal al muncii ,n cadrul unui
proiect.Situa"iile nepre)#ute de comunicare oral#
apar -rec)ent ,n acti)itatea de comunicare.Calitatea acestei -orme de comunicare poatecre(te dac# a)em ,n )edere -aptul c# perioada dera"ie 9inter)alul dintre ,ntre+are (i r#spuns:
-urniea# timpul necesar pentru a decide asupraideilor ce se )or emite (i pentru a lua deciiileate de mesa8.
Alt tip de comunicare oral# este cea prin tele-on. Aspectul distincti) al acestei comunic#rieste lipsa din mesa8 a elementelor de natur# non)er+al#. Aceasta enerea# o distan"# psi0oloic#-a"# de interlocutor care duce ,n mod -iresc la un con"inut depersonaliat al mesa8ului.
Comunicarea cu mass3media poate ,m+r#ca -orme di-erite6 inter)iurile e7clusi)e (i spontane comunicatele de pres# con-erin"ele de pres#.Planurile strateice ale orania"iei tre+uie s# includ# (i un plan ,n le#tur# cu rela"iile de
comunicare cu mass3media.G. Comunicarea n scrisCaracteristicile pe care tre+uie s# le posede un mesa8 scris pentru a -i e-icient sunt
urm#toarele6 tre+uie s# -ie u(or de citit tre+uie s# -ie corect tre+uie s# -ie adec)at direc"iei de transmitere
1*Idem
'
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
8/39
tre+uie s# -ie +ine 4ndit.5nainte de a comunica ce)a tre+uie s# sta+ilim scopul pentru care )rem s# transmitem un
mesa8. Tre+uie s# clari-ic#m dac#6 este oportun# transmiterea mesa8ului reac"ia de r#spuns este -a)ora+il# mesa8ul transmis are (anse s#3(i atin# scopul.Pasul urm#tor ,n procesul de scriere este clari-icarea (i sistematiarea 4ndurilor ,n
le#tur# cu materialul pe care am decis c# este oportun s#3l scriem. Acest proces cuprindeurm#toarele -ae6
enerarea sistematiarea oraniarea materialului.Ultimul pas const# ,n scrierea propriu3is# a mesa8ului ,ncep4nd cu redactarea lui (i
continu4nd cu editarea (i punerea lui ,n -orma adec)at#.Este e7trem de important s# con(tientiam -aptul c# a 4ndi (i a scrie sunt dou# procese
di-erite. 5n eneral etapa de 4ndire constituie apro7imati) $* din timpul necesar ,ntocmirii
unui mesa8 scris iar etapa a doua de scriere propriu3is# restul.Comunicarea ,n scris a8ut# oamenii s# de)in# mai sistematici ,n 4ndire. Studierea atent# a
semni-ica"iei pentru a cunoa(te precis nuan"ele este o condi"ie a calit#"ii mesa8ului.C. Comunicarea non"verbal5n comunicarea oral# 9direct# -a"# ,n -a"#: oamenii transmit mesa8e prin intermediul
e7presiilor -aciale modula"iilor )ocii esturilor (i a posturii corpului. Adesea nu suntemcon(tien"i de esturile noastre (i de e-ectele pe care le au acestea asupra interlocutorului.
5n cadrul comunic#rii non3)er+ale putem s# anali#m (i mediul ,n care are loccomunicarea. Este -oarte important s# (tim ,n ce mediu poate a)ea loc un dialo sau altul.Am+ientul contri+uie la o +un# des-#(urare a (edin"elor sau ,ntre)ederilor de orice -el.
At4t ac"iunile ,n-#ptuite c4t (i cele nerealiate transmit un mesa8. Conducatorul care uit# s#mul"umeasc# unui su+ordonat sau s# se "in# de o promisiune comunic# ce)a.11
Pentru a ,n"elee importan"a (i comple7itatea comunic#rii preent#m mai 8os principalelecanale de comunicare6
&'.' Canalele e co#unicare
A/Preentare
E7emple (icaracteristici
A)anta8e Dea)anta8e
Po(t# Scrisori memo3uri rapoarte 5nreistr#ri permanente.%esa8e consec)ente c#tre to"iprimitorii. Pot -i citite (i li sepoate r#spunde la momentulpotri)it.
Necesit# spa"iu dedepoitare. Lipsa implic#riipersonale. Jolum e7cesi).R#spuns ,nt4riat
%i8loaceelectronice
%esa8e e3mail-a73uricon-erin"e )ideo
Rapide cu un consum redusde 04rtie r#spunsul poate -iimediat dac# receptorul sea-l# pe linie. adesea cost# mai
pu"in dec4t trimiterile po(tale.
Posi+il numai ,ntre cei care-ac parte din re"ea. Pericolulscurerii de in-orma"iicon-iden"iale
5ntruniri 5nt4lnirea a dou#
sau mai multepersoane.!ormale3
Ne-ormalePlani-icate3
Neplani-icateStructurate3
Nestructurate
%ecanisme e-ecti)e de
concentrare a e-orturilorpentru transmitereain-orma"iilor solu"ionarea
pro+lemelor documentareadeciiilor etc. Pot asiuraana8area rupului -a"# deo+iecti)ele sta+ilite.
Consum mare de timp Nu
toate discu"iile preint#importan"# pentru to"iparticipan"ii. Dac# nu suntstructurate pot -i mane)rate,n scopul e)it#rii lu#rii unordeciii.
11I+idem p.1&
/
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
9/39
Con)or+iritele-onice
%odalitateconcret#imediat# (idirect# detransmitere sauo+"inere de
in-orma"ii
Se poate o+"ine un r#spunsimediat.Asiur# un tip de contact
personal
Nu se -ac ,nreistr#ri scrise.Nu permit -eed3+acF )iual
!a"# ,n -a"# Cel mai utiliat (io+i(nuit canal decomunicare.Canalul cel mai
pre-erat
Cel mai utiliat (i o+i(nuitcanal de comunicare. Canalulcel mai pre-erat
Consum de timp.Nu se -ac ,nreistr#ri scrise
Sursa mesa8ului sau emi"#torul este o persoan# care dore(te s# comunice cu o alt#persoan#3receptorul. Pentru a comunica sursa traduce ,n"elesul pe care )rea s#3l transmit# ,nsim+oluri. Acest proces de traducere implic# at4t sim+oluri )er+ale c4t (i non3)er+ale -rec)ent ocom+ina"ie a acestora. Receptorul la r4ndul s#u )a decoda sim+olurile primite trans-orm4ndu3le,ntr3un ,n"eles perceput.
Decodi-icarea este procesul prin care mesa8ele recep"ionate sunt translatare ,n termeni9sim+oluri: ce au semni-ica"ie pentru destinatari. Speciali(tii au tendin"a s# codi-ice mesa8ele ,ntr3un lim+a8 care este ,n"eles de al"i speciali(ti din acela(i domeniu dar mai pu"in de pu+lic.
5ntre emi"#tor (i receptor mesa8ul poate -i modi-icat datorit# unor K+ariere
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
10/39
=rad ridicat de personaliare =rad ridicat de -ormaliare !eed3+acF imediat !eed3+acF ,nt4riat Nu se ,nreistrea# ,nreistrare permanent# E-icien"# pentru mesa8e simple E-icien"# pentru mesa8e
comple7e Pierdere acurate"e P#strare acurate"e
In-orma"ie non3)er+al# disponi+il# In-orma"ie non3)er+al#indisponi+il# sau redus#
E7ist# patru criterii ,n raport de care se aprecia# calitatea comunic#rii691: rapiditatea sesi#rii erorilor prin -olosirea cone7iunii in)erse (i corectarea lor92: ela+orarea mesa8elor ,n -unc"ie de particularit#"ile speci-ice destinatarilor9: capacitatea de a transmite multe in-orma"ii simultan9$: +o#"ia lim+a8ului 9lim+a8ul )er+al ,n raport cu cel numeric:.5n situa"iile ,n care este necesar un timp ,ndelunat pentru analia in-orma"iilor putem
considera comunicarea inconsistent#.De cele mai multe ori comunicarea -a"# ,n -a"# este cea mai e-icace pentru c# o-er# r#spuns
-eed+acF rapid. Ast-el se poate )alida ,n timp real mesa8ul transmis. 5n acest tip de comunicare unrol important ,l au6
lim+a8ul utiliat tonul )ocii e7presia -e"ei.0/Canalele de comunicare ,n institu"iile pu+lice%ediile prin care se transmit in-orma"iile de la emi"#tor la receptor repreint# canalele de
comunicare. E7ist# dou# tipuri de canale6 -ormale in-ormale.Prin canale -ormale se transmit -lu7urile in-orma"ionale o-iciale.5n raport cu direc"iile de propaare a -lu7urilor in-orma"ionale comunicarea este de mai
multe tipuri6 )ertical# descendent# )ertical# ascendent# oriontal# o+lic#.Comunicarea vertical descendent cuprinde -lu7uri de in-orma"ii 9mesa8e: enerate de
manaerii de la ni)elurile cele mai ,nalte ale institu"iei (i adresate celor de la ni)elurile in-erioare.Ele se mani-est# ,ntre manaeri (i su+ordona"i (i se concretiea# prin deciii instruc"iuni
proceduri memorii o-iciale relement#ri interne norme rapoarte etc.Comunicarea vertical ascendent se sta+ile(te ,ntre conducere (i su+ordona"i -iind
caracteriat# de -lu7uri de in-orma"ii orientate Kde 8os ,n sus< ,n cadrul unei orania"ii pe)erticala sistemului de manaement. Prin intermediul acestor canale de comunicare sunt -urniatein-orma"ii pentru control (i -undamentarea deciiilor.
Comunicarea orizontal apare ,ntre persoane care ocup# poi"ii situate la acela(i ni)elierar0ic ,n sistemul de manaement ,ntre care e7ist# rela"ii oraniatorice de cooperare. Acest tipde comunicare este necesar pentru coordonarea di)erselor -unc"ii ale institu"iei.
Comunicarea oblic apare de o+icei ,ntre persoane ce ocupa posturi situate pe ni)eluriierar0ice di-erite -#r# ca ,ntre acestea s# e7iste rela"ii de autoritate de tip ierar0ic.
Canalele in-ormale de comunicare se sta+ilesc ,n eneral ,ntre persoane din rupurilein-ormale. Acestea sunt -ormate din ana8a"i care au interese comune sau a-init#"i. In-orma"iiletrans-erate prin aceste canale sunt neo-iciale (i au un caracter personal sau eneral ele nu sunt)eri-icate.
O con-iurare ne-ormal# a comunic#rii ,ntr3o institu"ie pu+lic# o repreint# enerarea9lansarea: )onurilor.12Circula"ia )onurilor poate scurcircuita canalele -ormale de comunicare.
Lansarea unui )on )iea# 6 "inta 9o+iecti)ul )onului:
12I+idem p. 1'
1*
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
11/39
declara"ia 9ceea ce tre+uie comunicat mediului "int#: sursa 9emi"#torul:.La ni)el orania"ional e7ist# tendin"a de e)itare a comunic#rii )e(tilor nepl#cute care
poate pro)oca uneori +locarea acti)it#"ii economice.
&'1' Co#unicare !i #oti+a%ie
5n"eleerea comunic#rii drept sc0im+ de im-orma"ii ,ntre indi)id 9rup sistem: (i mediuleitimea# ,intre+#rile6 KCe determin# procesul comple7 de comunicare
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
12/39
-'4natoritor cu dominan"# sla+# (i socia+ilitate ridicat# -olose(te mi8loace de comunicare persuasi)e Sunt persoane supuse care nu se a-irm# sensi+ile care e)it# s# ia deciii
Pentru neociere persoanele ,ndatoritoare sunt indicate ,n situa"ii +aate pe strateie secedare. .')le3i5il
este un stil com+inat mo+il care corespunde a(tept#rilor celorla"i (i se modi-ic# ,nraport cu situa"ia +a,ndu3se pe pe cele patru stiluri anterioare
comunicarea este controlat# con(tient (i sc0im+#rile de estic# mesa8 atitudinesunt deli+erate.
Acest stil este -olosit ,n neocierea cu discern#m,nt a a-cerilor -iind cel mai e-icient.Toate stilurile de comunicare preentate mai sus sunt potri)ite pentru o situa"ie sau alta ,n careeste necesar# neocierea.1Neocierea r#m,ne doar o cale de reol)are a con-lictelor sau dereac"ie la o situa"ie -rustrant#.
('(' Rela%iile cu pu5licul
Pu5licul5n sensul cel mai lar acest termen se re-er# la orice rup ai carui mem+ri au un interes comun,ntr3o anumit# situa"ie sau impart#(esc )alori comune ast-el un partid politic manaerii uneicorpora"ii -anii unei -orma"ii candida"ii la e7amenul de admitere etc. pot -i considera"i ca
pu+licuri. E)ident c# din aceast# perspecti)# eneral# este reu de delimitat pu+licurile speci-ice
ale unei orania"ii.Inspirindu3se din de-ini"iile uuale din (tiin"ele sociale teoriticienii (i practicienii rela"iilor
pu+lice consider# ca pu5liculrepreint#6 ... orice rup sau indi)id care este implicat ,n )reun -elanume ,n )ia"a unei orania"ii.$*
('('&' Conuita $n rela%iile cu pu5liculA/ C4nd rela"ia s3a n#scut la ini"iati)a pu+licului.
Practica a do)edit c# ,n toate ipostaele sale de om al leii -unc"ionarul pu+lic tre+uie s#do)edeasc# polite"e des#),r(it# conduita irepro(a+il# mai ales atunci c4nd tre+uie sa dea odeclara"ie sa primeasc# o cerere sa eli+eree un document sau c4nd cine)a i se adresea#solicit4ndu3i spri8inul.$1
5n acest# situa"ie se pot comite destule re(eli a+ateri de la cerin"ele conduitei corecteci)iliate care e)ident atra dup# sine aprecieri de-a)ora+ile ast-el este important# respectareaurmatoarelor principii6
tre+uie sa3i -ie clar ce dore(te solicitantul sa (tie dac# nu cum)a respecti)a dorin"#)iea# pro+leme ce sunt de competen"a altuia
c4nd solicitantul nu se e7prim# destul de clar se )or adresa ,ntre+#ri corespunatoareurm#rind ,nl#turarea oric#rei ne,n"eleeri sau interpret#ri re(ite a dorin"elor persoanei respecti)e.
Numai dup# aceea se )a da l#murirea orientarea e7plica"ia cerut# de solicitant l#murirea s# -ie c4t mai scurt# clar# (i complet# ast-el de)enind cu ade)arat -olositoare
solicitantului dec4t sa spun# persoanei respecti)e un neade)#r sau s#3i preinte o orientare re(it# este
pre-era+il s#3l ,ndrume pe solicitant la cel ,n masur# s#3l a8ute.
Prin atitudinea politicoas# -a"# de pu+lic prin r#spunsul la solicit#rile acestuia se )ado+,ndi at4t sporirea prestiiului c4t (i e7ercitarea unei in-luen"e psi0oloice asupra mentalit#"iioamenilor care ast-el trata"i )or ,ncepe s#3(i piard# a)ersiunea -a"# de m#surile3unele
1Idem$*Coman C. Rela"ii Pu+lice principii (i strateii Ed. Polirom Ia(i 2**1 p. 2$1Leea pri)ind Codul de conduit# a -unc"ionarilor pu+lici art. 12 alin.12 9Leea nr. '@1/.*2.2**$ pu+licat# ,n%onitorul O-icial Partea I nr. 1&' @ 2.*2.2**$:
12
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
13/39
nepopulare3 luate de autorit#"i ,ncerc4nd s# #seasc# nu doar un ,n"eles coerciti) nepl#cut ci (iun rost o+(tesc de)enind ,n cele din urm# coparticipan"i )oluntari la men"inerea ordinii de drept.
0/Cind rela"ia s3a n#scut la ini"iati)a -unc"ionarului pu+lic5n ,ndeplinirea atri+u"iunilor sale acesta intra ,ntr3un comple7 de rela"ii cu pu+licul din ini"iati)asa ,n cadrul c#rora tre+uie s# ai+# o atitudine politicoas# s# e)ite +ruscarea sau atitudinea
pro)ocatoare sa -ie respectuos dar autoritar.
Pentru conduita sa ,n asemenea situa"ii tre+uie respectate urm#toarele norme6 c4nd se na(te o rela"ie cu cine)a la ini"iati)a sa sau a institu"iei s# se "in# seama demoti)ele care ,l determin# (i o+iecti)ul pe care ,l urm#re(te persoana respecti)# (i cui seadresea#
solicitarea tre+uie adresat# potri)it maniera (i tonul corespun#toare iar mimica (iesturile adaptate situa"iei
c4nd rela"ia se na(te din ne)oia unor ac"iuni de corectare a comportamentului cui)a carea dep#(it limitele toleran"ei dar nici nu este ,n deplin acord cu normele sociale se )a apela at4t la
pre#tirea sa pro-esional# c4t (i la o am# de alte mi8loace6 )or+ire ton "inut# esturi idei etc. polite"ea se impune c0iar (i -a"# de un om nepoliticos deoarece ea este o arm# puternic#
(i are o putere coerciti)# proprie careia nu i se poate sustrae nici c0iar omul incult
,n ansam+lul rela"iilor cu pu+licul -unc"ionarul tre+uie sa -ie politicos dar (i 0otar4t ,ntoate ac"iunile sale
0ot#r4rile luate indi-erent de natura acestora tre+uie duse la ,ndeplinire cu enerie ,n-olosul ser)iciului (i al pu+licului 9prin enerie nu tre+uie s# se ,n"elea# +#d#r#nia ci o atitudinesiur# 0ot#r4t# (i calm#:
,n ac"iunile sale -unc"ionarul pu+lic tre+uie sa -ie c#l#uit de o impar"ialitate desa)4r(it#,n ansam+lul rela"iilor cu pu+licul indi-erent c# acestea s3au n#scut la ini"iati)a unei p#r"i sau aalteia.$2
Prin atitudinea (i comportarea lui ,(i )a atrae nu numai respectul pu+licului iu+itor deordine ci ,(i )a asiura spri8inul popula"iei.
La ni)elul Institu"iilor pu+lice pot ap#rea +loca8e ,n comunicare ,n rela"iile cu cet#"enii.Reult# de aici6 -rustrare nemul"umire -ormarea unei imaini proaste despre institu"ie.Apar de asemenea +ariere impuse de apari"ia corup"iei cu impact asupra imainii (i
acti)it#"ii institu"iilor pu+lice.Pentru -iecare ana8at al unei institu"ii pu+lice sunt necesare staii de ,nsu(ire a unor
te0nici de comunicare e-icient# la ni)elul6 interpersonal autopreent#rii preent#rii institu"iei ,n rela"iile cu presa preent#rii institu"iei ,n rela"iile cu partenerii str#ini.Costurile unor asemenea staii produc +ene-icii ,n )iitor pentru c# oamenii a(teapt# de la
-unc"ionarii pu+lici6 competen"# ec0ili+ru deontoloie pro-esional# disponi+ilitate la dialo.$
('('('Retorica in relatiile cu pu5liculelul oratorilor este s# con)in# sa o+"in# adeiunea celor ce3l ascult#.
Pentru a a)ea succesul scontat de autor ,nainte de realiarea discursului tre+uie #siter#spunsurile la urm#toarele ,ntre+#ri6
1. care este o+iecti)ul2. cine este auditoriul
$2Qer+ S. op.cit. p.2$%arinescu P. op.cit. ,p. /
1
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
14/39
. este necesar# comunicarea cu ade)aratDac# ne)oia de comunicare este o necesitate pentru a pune procesul ,n mi(care primul pas esteacela de a analia o+iecti)ul. Toate discursurile tre+uie s# r#spund# la trei mari o+iecti)eenerale6 a direc"iona a in-orma 9sau a intre+a: (i a con)ine.
C4te)a recomand#ri pentru pre#tirea unui discurs63 -amiliariarea ,n detaliu cu o+iectul preent#rii pentru a nu pierde din aten"ie anumite
aspecte de detaliu.3 este important de cunoscut (i p#r"ile +une (i pe cele mai pu"in +une ale discursului.3 a-larea detaliilor pri)ind pu+licul c#ruia i se -ace preentarea.Structura unui discurs este in linii mari urm#toarea6
a: Sc0ema loic# a preent#rii presupune6 sta+ilirea ideilor c0eie sta+ilirea rela"iilor dintreacestea.
+: !orma preent#rii poate -i6 rela7at# academic#.Nu se )a alee o -orm# te0nicist# pentru un pu+lic prea pu"in a)iat.
c: Recep"ia. Dac# traseul loic este prea lun repetarea din timp ,n timp a ideilor e7puse (i aconcluiilor trase este o+liatorie.
d: A+ordarea punctelor sla+e presupune aleerea a dou# strateii6
3 Ori se )or eluda aceste puncte (i se )a pre#ti raspunsul intre+#rilor3 Ori se )or ataca punctele sla+e (i se )a r#spunde con)in#tor.
e: Tipul de preentare63 Este pre-era+il# aleerea unei preent#ri li+ere 9-#r# a citi: pentru c# este mai dinamic#
(i )a permite un dialo real cu auditoriul3 Dac# concentrarea este sla+# pentru a nu pierde elementele importante ideile discursului
se )or structura pe mici +uc#"ele de 04rtie.-: !olosirea suporturilor )iuale6
3 !olii pentru retroproiector6 diapoiti)e ra-ice ta+ele -ilm.: 5nainte de preentare se )a )eri-ica -unc"ionarea tuturor elementelor )iuale de a8utor.
3 De cele mai multe ori ,n cadrul preent#rilor )eri-icarea aparatelor enerea# momentepeni+ile de aceea este important# asiurarea c# ele sunt un spri8in nu o piedic# pentrucursi)itatea discursului.
0: 5ncadrarea ,n timpul prescris.3 De o+icei preent#rile 9discursurile: nu tre+uie sa -ie mai mari de 1&32* de minute. Dac#
su+iectul este mai amplu se )or trata temele c0eie se )or de)olta c0estiunile esen"iale aparte (il#sa desc0ise temele pentru ,ntre+#rile ce urmea# preent#rii.
('('2' Per"ua"iunea $n rela%iile cu pu5licul#mperativele unui bun comportament al funcionarului n relaiile cu publicul.
1. Adoptarea unei atitudini de recepti)itate de ,nt4mpinare cu ama+ilitate. Aceasta este
opus# atitudinii de ini"iati)# care pune cet#"eanul ,n situa"ia e)ident# de a -i o+liat s#r#spund# la ,ntre+#ri (i s# reac"ionee.2. Concentrarea interesului asupra celor tr#ite de interlocutor (i nu asupra -aptelor pe care le
preint#.. Nu tre+uie luate in considerare e)enimentele ca atare ci in-luen"a lor asupra su+iectului
discu"iei.$. A -i interesat de persoan# (i nu de pro+lem#. Nu tre+uie )#ut# pro+lema separat ci ca o
le#tur# ,ntre pro+lem# (i cel ce o preint#.&. Respectarea interlocutorului (i mani-estarea unei considera"ii reale -a"# de el ,n loc s#3i
ar#t#m o poi"ie de superioritate sau de domina"ie.. Inter)en"ia tre+uie -#cut# ast-el ,nc4t s# se creee certitudinea c# este respectat modul s#u
de a tr#i sau a ,n"elee.'. A ,nlesni comunicarea (i a nu -ace dest#inuiri sau de)#luiri./. Este necesar a se -ace un e-ort pentru a men"ine (i im+un#t#"i capacitatea de comunicare (i
de -ormulare a pro+lemei nu de a a(tepta un moment -a)ora+il pentru a3i da e7plica"iiasupra a ceea ce se presupune c# el ar tre+ui s# spun# sau s# nu -ac#.$$
Factori pozitivi n procesul de convingere3 Crearea unei atmos-ere prietene(ti adoptarea unui ton politicos sensi+il la e)enimente.3 Aparen"a credi+il# (i competen"a.
$$Iordan N. %anaementul ser)iciilor pu+lice Ed. All GacF Gucure(ti 2** p.$
1$
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
15/39
3 In"eleerea situa"iei partenerului distinc"ie ,ntre dorin"a cet#"eanului (i restric"iile impusede lee.
3 Arument#ri pentru con)inerea cet#"eanului pri)ind ,n"eleerea corect# a situa"iei.3 A -i desc0is la orice -el de o+iec"ii.3 A comunica cu cet#"eanul la ni)elul st#rii sale emo"ionale 9lim+a8 adaptat a -urnia
in-orma"iile strict necesare:.
Factorii negativi in precesul de covngere3 Atmos-era respinerea tonul impersonal deinteresul -a"# de e)enimente3 Aparen"a de incompeten"#3 A l#sa s# se )ad# deinteresul deapro+are -a"# de cererea cet#"eanului.3 A se e7prima pe ton de superioritate -olosind -ormul#ri a+stracte -#r# a se +aa pe
te7tele de lee.3 A inora o+iec"iile.3 A adopta o stare de neutralitate.3 A -olosi un lim+a8 specialiat +oat ,n detalii te0nice.$&
!eguli de baz ale comportamentuluiunui bun funcionar in vederea crerii unui climat deinelegere
1. !unc"ionarul tre+uie s# incerce s# in"elea# cit mai corect cererea cet#"eanului (imoti)a"ia acestuia.
2. El tre+uie s# poat# o+"ine cit mai repede posi+il (i -#r# s#3l 8ineasc# pe interlocutorin-orma"ii importante necesare lu#rii unei deciii re-eritoare la cererea -ormulat#.
. Tre+uie s# respecte relement#rile leislati)e (i s# nu se lase in-luen"at de p#rerilepersonale pri)ind drepturile cet#"eanului in cau# pentru a putea lua o deciie corect#.
$. Tre+uie s# se pun# intr3ade)#r in ;pielea cet#"eanului
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
16/39
prin .=. nr.12@*'.*2.2**2 (i pu+licate ,n %onitorul O-icial nr.1'@*/.*.2**2. Ela+orarea leii(i a normelor de aplicare a acesteia au repreentat un model de de+atere pu+lic# (i de parteneriat=u)ern3societatea ci)il#.
PSD partidul a-lat la u)ernare la momentul adopt#rii leii a cola+orat (i cu Opoi"ia deatunci ,n procesul de ela+orare (i de+atere pu+lic# a proiectului de lee. Semni-icati) este -aptulc# -orma actual# a leii este reultatul studierii modelelor de lee similare din statele Uniunii
Europene SUA (i Canada.Prin leea accesului la in-orma"iile de interes pu+lic orice persoan# -iic# sau 8uridic# aredreptul de a solicita accesul la in-orma"iile de"inute sau estionate de institu"iile pu+lice. Leea
pre)ede un termen de ma7im * de ile ,n care solicitarea tre+uie s# -ie reol)at#. 5n caul ,n carese consider# c# cerin"ele leii nu au -ost respectate solicitantul are la dispoi"ie caleaadministrati)# sau se poate adresa 8usti"iei.
Leea o+li# institu"iile pu+lice s# pun# la dispoi"ia pu+licului din o-iciu anumitecateorii de in-orma"ii cum ar -i6 relementarea ,n +aa c#reia -unc"ionea# institu"ia numele (icoordonatele de contact ale (e-ilor institu"iei (i ale persoanei responsa+ile de in-ormarea pu+lic#
proramele strateiile (i atri+u"iile departamentelor sursele -inanciare +uetul (i +ilan"ulconta+il precum (i modalitatea de contestare a deciiei institu"iei ,n situa"ia ,n care se consider# c#
dreptul la in-orma"ie este ,nc#lcat.Ca ,n orice "ar# e7ist# (i e7cep"ii de la accesul la in-orma"ii pentru a asiura un ec0ili+ru
,ntre mai multe )alori constitu"ionale6 pe de o parte accesul la in-orma"ie iar pe de alt# partene)oia de prote8are a intimit#"ii persoanei (i a securit#"ii na"ionale. Din acest moti) sunt e7ceptatede la accesul li+er in-orma"iile clasi-icate din domeniul ap#r#rii siuran"ei na"ionale (i ordinii
pu+lice (i cele care pri)esc interesele economice (i politice ale Rom4niei precum (i acelein-orma"ii de ordin comercial care ar ,nc#lca principiul concuren"ei loiale. %ai sunt e7ceptatein-orma"iile c pri)ire la datele personale (i cele care se re-er# la procedurile 8udiciare (i aleanc0etelor penale ,n curs.
Leea accesului la in-orma"ii este un instrument de lupt# ,mpotri)a corup"iei pentru c#permite accesul li+er al cet#"enilor la in-orma"iile (i documentele de interes pu+lic o+li4ndinstitu"iile pu+lice s# pun# la dispoi"ia solicitan"ilor orice in-orma"ie care nu se ,ncadrea# lae7cep"ii. Ast-el in-orma"iile care pri)esc ac0ii"iile atri+uirea de contracte modul ,n care suntutilia"i +anii pu+lici sunt in-orma"ii pu+lice iar cadrul leislati) ini"iat de %IP este un pas ma8or,n institu"ionaliarea transparen"ei ,n rela"ia dintre administra"ie3ca estionar al +anului pu+lic (icet#"ean3 ca pl#titor de ta7e (i impoite.
'tadiul implementrii %egii (r.)**+--, n administraia publicResponsa+ilitatea pentru implementarea leii apar"ine -iec#rei institu"ii pu+lice ,ns#
%inisterul In-orma"iilor Pu+lice (i3a asumat rolul de -acilitator ,n aplicarea leii (i a in-ormat (e-iiinstitu"iilor pu+lice despre e7isten"a leii a a)ertiat despre termenele pre)#ute de lee (iuren"a ,n-iin"#rii +irourilor de in-ormare pu+lic# a asiurat 1* sesiuni de trainin oraniate de
%IP (i participarea la & (edin"e de trainin oraniate de ministere (i $ de societatea ci)il# 9SARIRIS C?I IRI:. De asemenea la ni)el local repreentan"ii %IP au participat la 1$ ,nt4lniri cupersonalul ,ns#rcinat cu in-ormarea pu+lic# de la ni)elul 8ude"elor. P4n# ,n preent au -ost,n-iin"ate6 la ni)el central $2 de compartimente 9+irouri: de in-ormare (i rela"ii pu+lice iar ,nteritoriu un num#r de 1*'$ de persoane desemnate ca -iind responsa+ile sau care lucrea# ,n
+irouri de in-ormare (i rela"ii pu+lice. 5n con-ormitate cu Leea &$$ -iecare instit"ie pu+lic# esteo+liat# s# preinte un raport anual pri)ind implementarea Leii.
C0eltuirea +anilor pu+lici (i salariile -unc"ionarilor din administra"ia local# sunt in-orma"iisecretiate ,n 8umatate din caurile documentate de trei orania"ii non3u)ernamentale ce aue-ectuat ,naintea aleerilor locale din iunie un studiu pri)ind transparen"a administra"iei locale.Repreentan"ii Asocia"iei Pro Democra"ia 9APD: ai Transparenc> International 9TI: (i ai
orania"iei trans!OR%A au solicitat ,n perioada aprilie3mai 2**$ ,n +aa Leii li+eruluiacces la in-orma"ii pu+lice o serie de date pri)ind ,n special c0eltuirea +anilor pu+liciinteritatea moral# a personalului sau a)erile (i interesele -unc"ionarilor. Cererile asocia"iilor au-ost adresate administra"iilor locale din 12 orase6 Arad Gac#u Gra(o) Clu8 Constan"aDr##(ani %analia One(ti R4mnicu J4lcea Si+iu Timi(oara (i Turda.&1
&1Par)ulescu C.e ce sunt administaiile locale refractare la ntrebri despre banii publici/Re)ista Na"ional# deAdministra"ie Pu+lic# Actualitate numarul 2& 2**$
1
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
17/39
Reultatele studiului arat# c# ,n ciuda -aptului c# ,n toate institu"iile )iate e7ist# oamenicare s# se ocupe de pu+licarea (i -urniarea datelor de interes pu+lic solicitate con-orm leii doar,n mai pu"in de 8umatate din caurile documentate acestea sunt actualiate sau prelucrate pentru ade)eni accesi+ile (i solicitan"ilor neini"ia"i ,n pro+lemele de acest en. In-orma"iile disponi+ilela cerere sunt o-erite cu promptitudine ,n mai mult de 8umatate din cauri complete ,n mai putinde 8umatate din cauri e7acte ,n 8umatate din cauri iar la un pre" reona+il ,n ece din cele 12
localita"i se arata ,n raportul ce con"ine reultatele studiului celor trei ON=3uri.In-orma"iile pri)ind media )eniturilor consilierilor ale(i sau al primarului precum (i media)eniturilor -unc"ionarilor remunera"i de la +uet au -ost accesi+ile ,n doar trei din cele 12localita"i se mai arata ,n raport. Principala suspiciune a celor )ia"i de cererile noastre a -ostaceea c# datele -urniate nou# ar putea -i -olosite ,mpotri)a lor ,n campania electoral#documentarea -iind realiat# ,n lunile premer#toare aleerilor a declarat Cristian Par)ulescu
presedintele APD.
0'0ransparena administrativ i accesul la informaie n !epublica 1oldova.Accesul la in-orma"ia administrati)# in di-erite "#ri este conceput in mod di-erit con-orm
sistemului 8uridic e7istent.
5n Repu+lica %oldo)a unul dintre cele mai ample (i mai recente acte normati)e indomeniul accesului la in-orma"ia o-icial# este Leea cu pri)ire la accesul la in-orma"ie.&2Scopul principal al acestui act 8uridic este crearea codului normati) eneral al accesului lain-orma"iile o-iciale e-icientiarea procesului de in-ormare (i a controlului e-ectuat de c#trecet#"eni asupra acti)it#"ii autorit#"ilor pu+lice (i a institu"iilor pu+lice stimularea particip#rii lor la
procesul deciional in Repu+lica %oldo)a. Con-orm opiniei e7per"ilor auto0toni (i din str#in#tateLeea corespunde standardelor interna"ionale (i porne(te de la deideratul de +a# c# statultre+uie s# sta+ileasc# proceduri e-iciente de asiurare a accesului la in-orma"ia o-icial#.
Leea nominaliat# are drept o+iect de relementare6a: raporturile dintre -urniorii de in-orma"ii (i persoana -iic# (i@sau 8uridic# in procesul de
asiurare (i realiare a dreptului constitu"ional de acces la in-orma"ie+: principiile condi"iile c#ile (i modul de realiare a accesului la in-orma"iile o-iciale
a-late in posesia -urniorilor de in-orma"iic: aspectele accesi+ilit#"ii in-orma"iei cu caracter personal (i protec"iei acesteia in cadrul
solu"ion#rii pro+lemei accesuluid: drepturile solicitan"ilor in-orma"iei inclusi) la in-orma"ia cu caracter personale: o+lia"iile -urniorilor de in-orma"ii in procesul asiur#rii accesului la in-orma"iile
o-iciale-: modalitatea ap#r#ri dreptului de acces la in-orma"ie.
Din punct de )edere al pro+lematicii studiate de noi preint# interes scopurile leii nominaliatecare constau con-orm punctului +: al art. 2 in ;e-icientiarea procesului de in-ormare a popula"iei
(i a controlului e-ectuat de c#tre cet#"eni asupra acti)it#"ii autorit#"ilor pu+lice (i a institu"iilorpu+lice< (i ;c: stimularea -orm#rii opiniilor (i particip#rii acti)e a popula"iei la procesul de luarea deciiilor in spirit democratic.
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
18/39
Dac# pornim de la pre)ederile leii -iecare -unc"ionar pu+lic din prim#rie sau din ser)iciilepu+lice ale consiliilor locale cad su+ inciden"a acestui articol de)enind -urniori de in-orma"iio-iciale (i dispunand de drepturile (i o+lia"iunile ce reies din leea e7aminat# aici.
Cine sunt solicitan"ii in-orma"iei o-iciale in condi"iile preentei leiR#spunsul este simplu6 orice cet#"ean al Repu+licii %oldo)a precum (i cet#"enii altor state care audomiciliul sau re(edin"a pe teritoriul Repu+licii %oldo)a apatriii sta+ili"i cu domiciliul sau cu
re(edin"a pe teritoriul Repu+licii %oldo)a.Ce tip de in-orma"ii pot -i cali-icate drept in-orma"ii o-iciale5n sensul leii nominaliate in-orma"ii o-iciale sunt considerate toate in-orma"iile a-late ,n posesia(i la dispoi"ia -urniorilor de in-orma"ii care au -ost ela+orate selectate prelucrate sistematiate(i@sau adoptate de orane ori persoane o-iciale sau puse la dispoi"ia lor ,n condi"iile leii de c#treal"i su+iec"i de drept.Este semni-icati) compartimentul leii ce "ine de restric"iile in e7ercitarea dreptului de acces lain-orma"ie. Aceasta poate a)ea loc doar in caurile pre)#ute de o lee oranic# care arcorespunde urm#toarelor necesit#"i6
a: respectarea drepturilor (i reputa"iei altei persoane+: protec"ia securit#"ii na"ionale ordinii pu+lice ocrotirii s#n#t#"ii sau protec"ia moralei
societ#"ii. 9art.' al. 1:.5n con-ormitate cu pre)ederile aceluia(i articol accesul la in-orma"ie nu poate -i ,nr#dit cue7cep"ia6
a: in-orma"iilor ce constituie secretul de stat+: in-orma"iilor con-iden"iale din domeniul a-acerilor preentate institu"iilor pu+lice cu
titlul de con-iden"ialitatec: in-orma"iilor cu caracter personal a c#ror di)ulare este considerat# drept imi7tiune in
)ia"a pri)at# a persoaneid: in-orma"iilor ce "in de acti)itatea operati)# (i de anc0et# a oranelor de resorte: in-orma"iilor ce re-lect# reultatele -inale sau intermediare ale unor in)estia"ii
(tiin"i-ice (i te0nice.Con-orm pre)ederilor leii dac# accesul la in-orma"iile documentele solicitate este par"ial
limitat -urniorii de in-orma"ii sunt o+lia"i s# preinte solicitan"ilor p#r"ile documentuluiaccesul la care nu con"ine restric"ii con-orm leisla"iei indic4ndu3se ,n locurile por"iunilor omiseuna din sintamele6 ;secret de stat
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
19/39
': s# asiure prote8area in-orma"iilor ce se a-l# la dispoi"ia sa de accesul distruerea saumodi-icarea nesansc"ionate
/: s# men"in# in-orma"iile documentele a-late la dispoi"ia sa ,n -orm# actualiat#: s# di-uee de uren"# pentru pu+licul lar in-orma"ia care i3a de)enit cunoscut# ,n
cadrul propriei acti)it#"i dac# aceast# in-orma"ie6a: poate pre,nt4mpina sau diminua pericolul pentru )ia"a (i s#n#tatea oamenilor
+: poate pre,nt4mpina sau diminua pericolul producerii unor pre8udicii de oricenatur#c: poate opri r#sp4ndirea in-orma"iei ne)eridice sau diminua consecin"ele neati)e
ale r#sp4ndirii acesteiad: comport# o deose+it# importan"# social#.
Un moment important ce se con"ine ,n lee (i care "ine direct de acti)itatea autorit#"ilorpu+lice a ser)iciilor a+ilitate cu -urniarea in-orma"iei o-iciale o are alineatul 2 al art. 11 ,n carese stipulea# (i anumite acti)it#"i ale -urniorului de in-orma"ii ,n scopul arant#rii li+erului accesla in-orma"iile o-iciale. !urniorul de in-orma"ii este o+liat6
3 s# asiure un spa"iu amena8at pentru documentare accesi+il solicitan"ilor3 s# numeasc# (i s# instruiasc# -unc"ionarii responsa+ili pentru e-ectuarea procedurilor de
-urniare a in-orma"iilor o-iciale3 s# ela+oree reulamente cu pri)ire la drepturile (i o+lia"iunile -unc"ionarilor ,n
procesul de -urniare a documentelor in-orma"iei o-iciale3 s# acorde asisten"# (i spri8inul necesar solicitan"ilor pentru c#utarea (i identi-icarea
in-orma"iilor3 s# asiure accesul e-ecti) la reistrele -urniorilor de in-orma"ii care )or -i completate in
con-ormitate cu leisla"ia3 s# des-#(oare ,ntrunirile (i (edin"ele sale ,n mod pu+lic ,n con-ormitate cu leisla"ia.
De aici reies (i o+lia"iunile persoanelor responsa+ile de realiarea pre)ederilor acestei lei ,npractica de lucru a autorit#"ilor pu+lice. Pentru -iecare din punctele enumerate mai sus urmea# a-i ela+orat un (ir de m#suri menite s# pun# ,n ac"iune acest act normati).
('2' Co#unicarea' Concepte e 5a6* ale co#unic*rii $n proce"ul ea#ini"trare
E-ortul -unc"ionarului pu+lic de a sta+ili o le#tur# cu ceilal"i ca ,ntre dou# persoaneeale e-ortul de a3l ,n"elee cu ade)#rat pe cel#lalt de a3l apropia de a sta+ili puncte decomunicare cu el de a3i cunoa(te pro+lemele (i de a ,ncerca s#3l a8ute ,n"ele4ndu3l cu ade)#ratnu poate dec4t s# +ucure s# dea cura8 s#3i a8ute pe oameni.&
Strateiile (i te0nicile de comunicare utiliate de c#tre -unc"ionarii pu+lici suntdeterminate de rela"iile sociale dup# cum urmea#6
A. Rela"iile din interiorul ser)iciului pu+lic6- cu (e-ii ierar0ici- cu ceilal"i -unc"ionari- cu ,ntreul personal- cu su+alternii.
0. Rela"iile cu ceilal"i su+iec"i de drept din a-ara institu"iei pu+lice +ene-iciari ai ac"iunii-unc"ionarului pu+lic.
C. Rela"iile cu personalul unor institu"ii pu+lice (i alte persoane 8uridice cu carecola+orea# institu"ia unde este ,ncadrat -unc"ionarul pu+lic.
D. Rela"iile cu celelalte institu"ii ale statului din s-era celor trei clasice puteriE. Rela"iile cu societatea ci)il# ,n ansam+lul s#u.
!unc"ionarul pu+lic este implicat ,n -iecare din cele patru ni)eluri ale comunic#rii6- comunicarea intraindi)idual#6 c4nd in-orma"ia este transmis# de la o parte la alta a
oranismului- comunicarea interpersonal#6 in-orma"ia este transmis# de o persoan# unei alte persoane.
Acest tip de comunicare are patru o+iecti)e6 in-luen"area altor persoane e7primarea emo"iilor sausentimentelor sc0im+ul de in-orma"ii intrarea )alidit#"ii canalului de comunicare utiliat
- comunicare intraorania"ional#6 in-orma"ia este transmis# ,n rupurile sau unit#"ile din& %anea %. op. cit. p.1&*
1
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
20/39
aceea(i orania"ie 9nota de ser)iciu adresat# de la un departament la altul:- comunicarea e7traorania"ional#6 in-orma"ia este transmis# de o orania"ie mediului
din care -ace parte 9campania pu+licitar# etc.:.Pentru a realia o comunicare e-icient# -unc"ionarul tre+uie s# cunoasc# +arierele
comunica"ionale.S3a constatat e7isten"a a trei +ariere comunica"ionale6
&' Gariere de receptare6 stimuli de mediu atitudinile (i )alorile receptorului ne)oile (ia(tept#rile receptorului.(. Gariere de ,n"eleere6 pro+leme leate de lim+a literar# sau de lim+a8ul speci-ic unui
rup pro-esional a+ilitatea receptorului de a asculta (i de a recep"iona acele mesa8e care nu sunt,n concordan"# cu concep"ia sa distan"a de comunicare e-ecte leate de situa"ii.
2. Gariere de acceptare6 pre8udec#"i con-licte personale ,ntre emi"#tor (i receptor.Pentru a reduce e-ectele acestor +ariere care stau la +aa dis-unc"iilor multor orania"ii (i
care pot ,ntrerupe procesul comunica"ional este necesar# clari-icarea unor ac"iuni.
Ac%iuni $n proce"ul e co#unicare*
E#i%*torul7
DE CE8De ce dore(te s# comunice Care sunt moti)eleDe ce tre+uie comunicat S# -ie in-ormat ,n le#tur# cu ceea cese comunic#.
C9ND8 Alee momentul cel mai potri)it pentru o receptare optim#.
CUM8Utiliea# lim+a pe care o ,n"elee receptorul (i care nu d#na(tere la ne4n"eleeri (i ec0i)ocuri. Alee canalul decomunicare6 oral 9-a"# ,n -a"# sau la tele-on: sau scris.
UNDE8Alee locul unde receptarea ,n"eleerea (i acceptarea mesa8uluinu )or -i ,mpiedicate6 acas# sau ,ntr3un loc retras la munc# saula restaurant etc.
Receptorul7 S# -ie atent la emi"#tor s# asculte acti) mesa8ul trimis s# cear#clari-icarea sau repetarea acestuia c4nd este caul s# "in#le#tura cu emi"#torul.
A#5ele p*r%i7
Realiea# c# ,nt4mpl#tor pot inter)eni distorsiuni pierderire(eli ,n procesul de comunicare -apt care tre+uie s# "in# ,nalert# am+ele p#r"i pentru a e)ita sau pentru a reducene,n"eleerea mesa8ului ascult# -oarte atent )eri-ic# dac# au,n"eles mesa8ul.
Comunicarea st# la +aa raporturilor ,ntre oameni ,n institu"ii (i orania"ii (i ,n societate.Comunicarea presupune o capacitate su-icient# de a ie(i din tine ,nsu"i -#r# a -ace a+strac"ie de
in-orma"iile ce e7ist# ,n c4mpul propriu. Ea descrie sistemul de credin"e de 4nduri de imaini (ide sena"ii pe care le de)olt#m practic ,n orice moment.%odul ,n care percepem lucrurile ,nt4mpl#rile ac"iunile (i persoanele din 8urul nostru (i
le interpret#m poart# o amprent# personal# puternic#. Percep"iile ne sunt cunoscute doar nou#,n(ine p4n# nu le comunic#m celor din 8ur. Ele sunt determinate de atitudinile noastre.
A)em atitudini -a"# de orice. Dac# ne e7prim#m atitudinea ,n cu)inte ea de)ine opinie.Atitudinile sunt condi"ionate de ;istoria< )ie"ii noastre (i se interea# ,n trei componente6
- componenta coniti)# cum 4ndim leat# de cunoa(tere (i con)ineri 9de e7emplu4ndim ;(tiu c# V este ,ntotdeauna corect cu mine
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
21/39
procesul de comunicare6 comunicarea este ce)a ce decure de la sine orice -unc"ionar pu+licintelient (tie s# comunice (i nu ,n)a"# s# comunice. Aceasta este o atitudine ,nt4lnit# ,n mod-rec)ent (i are consecin"e neati)e asupra calit#"ii comunic#rii -unc"ionarului pu+lic. Pentru a osc0im+a este ne)oie s# ne autoanali#m s# con(tienti#m pro+lemele de comnicare pe care lea)em. Alt-el spus la ni)el coniti) prin raportarea modului nostru de a comunica cuno(tin"eacumulate ,n domeniul comunic#rii identi-ic#m ne)oia de per-ec"ionare. 5n continuare tre+uie s#
-ie +aat# pe con)inerea c# aceast# atitudine st# ,n calea succesului nostru ca -unc"ionari pu+lici9componenta a-ecti)#:. Apoi trecem la -ormare prin ,n)#"are (i practicare de deprinderi noi cares# con"in# sc0im+area dorit#. Deci ,nsu(im (i practic#m anumite moduri de a ac"iona9comportamente:.
Din punct de )edere pur pro-esional -unc"ionarii ar tre+ui sa intre ,n rela"ii unii cu al"ii numai ,ninteres de ser)iciu ,n raport cu cerin"ele -iec#rui compartiment de munc# (i s# se comporte strictra"ional s# lucree e7act c4t (i ce tre+uie -#r# alte implica"ii de ordin a-ecti) social cultural. 5n realitate ,n orice institu"ie -unc"ionarii acesteia intr# ,n rela"ii unii cu al"ii prin ,ntreaalor personalitate -apt ce are e-ecte (i poiti)e dar (i neati)e asupra muncii. Tocmai de aceea o
cerin"# cu caracter eneral pri)ind conduita este aceea ca ,n rela"iile dintre -unc"ionari s# nu apar#atitudini incompati+ile cu demnitatea uman# ,n eneral cu cea pro-esionala ,n special. 5ncateoria unor ast-el de atitudini care se repercutea# neati) asupra calit#"ii climatului de munc#inclusi) asupra rela"iilor cu pu+licul se cuprinde tot ceea ce leea# ,ntr3un -el sau altulsensi+ilitatea (i demnitatea ori ra"iunea uman# tot ceea ce apare ca nedrept incorect a+surd,n8ositor tri)ial etc. Qi ,n rela"iile dintre -unc"ionari ca dintre to"i oamenii se cuprinde totdeauna o do#
puternic# de a-ecti)itate (i sensi+ilitate se a-irm# principii ra"ionale (i morale au loc sc0im+uride in-orma"ii de considera"ii sociale -iloo-ie artistice etc. De(i acestea sunt ade)#ruricunoscute nu ,ntotdeauna se "ine seama de ele. Unii -ie ei conduc#tori sau su+alterni secomport# ,n colecti)ele de munc# dup# impulsuri sau tendin"e spontane -#r# s# de)in# con(tien"ide semni-ica"ia acestora. Acord# prea pu"in# aten"ie surisului pri)irii salutului str4nerii dem4n# e-ectului unei )or+e +une al unui est amical ama+ilit#"ii sensi+ilit#"ii etc. ,n crearea unorrela"ii optime de munc#. Dar se (tie ca -unc"ionarul pu+lic intr# ,n rela"ii cu oameni de cele mai)ariate pro-esiuni (i st#ri socio3culturale cer4ndu3i3se s# de)in# un -actor acti) de sta+ilitate ,ncon)e"uirea ci)iliat# a acestora. 5n indeplinirea acestui rol -unc"ionarul pu+lic )a lua dreptmodel speci-icul rela"iilor din colecti)ul s#u de munc#. 5n -unc"ie de calitatea acestora el )ae7terioria ,n rela"iile cu oamenii -ie un comportament ci)iliat corect -ie unul )iciat. Caracterul rela"iilor interindi)iduale este determinat de o serie de -actori ,ntre care6ansam+lul condi"iilor de munc# personalitatea conduc#torului tr#s#turile indi)iduale (i calit#"ile
personale ale oamenilor. De e7emplu munca ,n spa"ii necorespun#toare de-icien"ele de
oraniare supraalomerarea cu sarcini neritmicitatea ,n reol)area pro+lemelor enerea#animoit#"i (i deteriorea# calitatea rela"iilor dintre lucr#torii respecti)i. Reultatele ineale ,n munc# la di-eri"i -unc"ionari aduc dup# sine di-eren"ieri (i creea#nemul"umiri pri)ind aprecierea salariarea promo)area contri+uie la conturarea unorresentimente -a"# de cei care o+"in constant succese ,n pro-esiune.
Dimpotri)# o +un# oraniare a muncii repartiarea ra"ional# a sarcinilor pe oameni,ndrumarea competent# a -iecarui -unc"ionar de c#tre conduc#torul s#u au consecin"e poiti)easupra calit#"ii rela"iilor dintre lucr#tori.
Co#unicarea $n carul "er+iciului pu5licTermenul de ser)iciu pu+lic are at4t o semni-ica"ie oraniatoric# de oranism social c4t
(i o semni-ica"ie -unc"ional# de acti)itate des-#(urat# de acest oranism. Ca oranisme sociale
ser)iciile pu+lice au -ost ,n-iin"ate pentru satis-acerea ne)oilor colecti)it#"ilor umane.No"iunea deserviciu publiceste utiliat# pentru a desemna un oranism adic# o persoan#8uridic# pri)at# sau pu+lic# prin care se realiea# o acti)itate de interes eneral.1
('2'&' Co#unicarea cu "uperiorii ierar:iciComunicarea ascendent# se des-a(oar# corespunator rela"iilor de tip ierar0ic conduc#tori
3 su+ordona"i mesa8ele transmise ,n cadrul acesteia const4nd ,n rapoarte in-orm#ri cererisuestii critici nemul"umiri. 5n eneral pentru o coordonare e-icace a acti)it#"ilor orania"iei
1Pro-iroiu A. op.cit.,p.11
21
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
22/39
-lu7urile comunica"ionale ascendente (i cele descendente tre+uie s# -ie ec0ili+rate din punctul de)edere al intensit#"ii transmiterii mesa8elor.
Studii e7perimentale au demonstrat c# dintre comunic#rile orania"ionale celeascendente sunt cele mai pu"in e-icace deoarece su+ordona"ii sunt reciten"i s# transmit#superiorilor lor in-orma"ii ne-a)ora+ile cu pri)ire la reultatele muncii lor di-icult#"ile,nt4mpinate (i incapacitatea de a dep#(i unele di-icult#"i.2
!ormele su+ care se mani-est# acest tip de di-icult#"i sunt6 reer)a su+ordona"ilor ,n a e7prima propriile opinii din teama de a nu a)ea nepl#ceri cusuperiorii sau de a nu3(i periclita a)ansarea con)inerea c# pro+lemele su+ordona"ilor nu3l interesea# pe superiorul ierar0ic lipsa de o+i(nuin"# ,n comunicare. Ast-el personalul de e7ecu"ie nedispun4nd dea+ilitatea de a e7prima ,n scris sau )er+al renun"# la a da curs comunic#rii din propriaini"iati)# tendin"a de a considera ca orice idee propunere de per-ec"ionare implic# automate7isten"a unei de-ec"iuni a conducerii. 5ntr3un asemenea conte7t o propunere ar p#rea ca undenun" -a"# de cel ce conduce ceea ce i3ar putea declan(a ostilitatea
concordan"a dintre cerin"ele comunic#rii (i posi+ilit#"ile su+ordona"ilor de a le satis-ace ,ncondi"ii de calitate (i ,n timp util -rec)en"a modi-ic#rilor. Cu c4t modi-icarea unor instruc"iuni ordine este mai -rec)ent#cu at4t creea# nrmul"umiri ,n r4ndul su+alternilor pun4nd ,n lumin# de-a)ora+il# capacitatea(i competen"a conduc#torului.
Su+ordona"ii se )or a7a ,n rela"iile cu conduc#torul pe respectarea normelor (i reulilorierar0ice a condescen"ei su+ordonatului -a"# de conduc#tor. !unc"ionarul are o+lia"ia de a sesu+ordona conduc#torului s#u 9art.$ alin2: de a3i raporta periodic despre acti)it#"ile ,ntreprinsedespre stadiul reali#rii sarcinilor ce i3au re)enit despre nereulile ce au ap#rut ,n munca sa etc.Se )a adresa conduc#torilor s#i ,n pro+leme di-icile de munc# solicitindu3le spri8inul.
Oricare su+ordonat este dator s# ,ndeplineasc# ordinile primite (i s# raportee
conduc#torului direct de e7ecutare. Controalele e-ectuate de c#tre superiori e)entualelenemul"umiri ale acestora nu tre+uie sa duc# la descump#niri sau sup#r#ri ci tre+uie sa duc# laper-ec"ionarea acti)it#"ii -unc"ionarului respecti). Su+ordonatul )a a)ea ri8# s# c4(tie deopotri)# simpatia (i respectul conduc#torilor
precum (i pe cel al coleilor de munc#. E7ist# -unc"ionari pe care nu3i interesea# p#rereaconduc#torului su+apreciind3o pe a coleilor de munc#. Acestea sunt anima"i de moti)e
personale ,nuste. Cu timpul )or -i contesta"i de coleii lor. Situa"ia cea mai ec0ili+rat# este cea,n care un lucr#tor este apreciat deopotri)# (i de conduc#tor (i de colei. Dac# ,n e7tremacealalt# un -unc"ionar 0arnic destoinic nu este apreciat nici deconduc#tor nici de colei de(i
prin reultatele o+"inute ar -i indrept#"it la acest lucru ,ncepe s# su-ere este nemul"umit ,(i )a,ndeplini sarcinile ,n mod de-ectuos.
Situa"ia ,n care un -unc"ionar pu+lic ,n ca ca o merit# este apreciat de c#tre colei ,nmai mare masur# dec4t de conduc#tor este pre-era+il# (i mai stimulatoare dec4t cea ,n careaprecierea conduc#torului nu este ,nso"it# de a coleilor de munc# sau uneori c0iar o contraice.
Ast-el comunic#rile ascendente sunt esen"iale pentru -undamentarea deciiilor conducerii(i pentru in-ormarea conduc#torilor cu pri)ire la transpunerea ,n -apt a deciiilor lor.
5ntre modalit#"ile cele mai -rec)ent utiliate pentru ,m+un#t#"irea comunic#rilorascendente se numar# (edin"ele de rup participarea lar# a su+ordona"ilor la luarea deciiilorma8ore pri)ind acti)itatea lor ,ndeose+i prin (edin"e deciionale participati)e cutiile de suestiiadoptarea de catre conduc#tor a politicii u(ii desc0ise9Posi+ilitatea o-erita su+alternilor de acomunica direct cu un conducator -ara a parcure circiutul ierar0ic:.$
E3e#ple e i"tor"iuni $n co#unicare
Ce "pune !eful Ce +oia "* "pun* ;gnirea/Ce $n%elege interlocutorul;caniatul, angaatul/
Tre+uie s# determin mai ,nt4isitua"ia -inanciar# a
Urm#resc de -apt s# am4nana8area poate mai apar (i
Nu este r#+it s# m#ana8ee. Deci nu are ne)oie
2Nicolescu O. op.cit. p.&*Leea pri)ind statutul -unc"ionarilor pu+lici 9Leea nr.1//@1 pu+licat# ,n %onitorul O-icial nr.** @ /.12.1:$O)idiu N. op.cit. p.&*
22
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
23/39
,ntreprinderii. A+ia apoi pot-ace o nou# ana8are.
al"i candida"i. de mine.
5n aceast# lun# reultatelesunt -oarte sla+e a(tept s#re)eni"i la per-orman"enormale.
Ar tre+ui s# )# pedepsescdar eu (tiu c# a -ost unaccident.
Dac# reultatele )or -i la -elluna )iitoare )# concedie.
Ne3ar tre+ui situa"ia c4t mairepede posi+il.
Am ne)oie de raport ,naceast# s#pt#m4n#.
Las# orice alt# lucrare (i -#ast#i situa"iaW
('2'( ' Co#unicarea cu colegii
Una din cerin"ele ma8ore este realiarea inter#rii ,n munc# ,n -unc"ie de calit#"ile (iparticularit#"ile noilor ,ncadra"i precum (i e7perien"a coeiunea (i permea+ilitatea rupului demunc# ,n care )a lucra noul )enit.
!iecare colecti) de munc# are propriul sistem de rela"ii interindi)iduale (i enerale. Celemai conser)atoare sunt colecti)ele din +iroul ori ser)iciul de personal. Noul ana8at )a -i,nt4mpinat ,ntr3un mod politicos cordial. De la prima ,ntilnire cu conduc#torul ,n mintea noului
-unc"ionar tre+uie s# ram4n# ideea de ordine oraniare (i preciie care domne(te ,n rela"iiledintre mem+rii colecti)ului respecti).
5n -iecare colecti) dup# o anumita peroiad# de timp oamenii a8un s# se cunoasc#su-icient de +ine ,ntre ei s# -ormee un anumit tip de rela"ii e7primate ,n o+iceiuri (i modele decomportament ce se cer cunoscute (i respectate de noul ana8at. Aceasta nu se poate realia dec4t,n timp ,n m#sura ,n care noul ,ncadrat ,(i cunoa(te coleii se acomodea# dar (i ,n m#sura ,ncare el )a -i cunoscut (i asimilat de colecti)ul respecti). Noul -unc"ionar pu+lic se )a ,ncadra ,nsistemul de rela"ii pe care ,l #se(te sau ,l )a )icia prin comportamentul s#u constituind ast-el,nceputul restructur#rii acestuia ,n parte sau total.
('2'2 Co#unicarea cu "u5alternii5n asiurarea unor rela"ii s#n#toase ,ntre lucr#tori conduc#torul institu"iei (i ceilal"i
conduc#tori ,ndeplinesc un rol important.Conduc#torul )a a)ea ,ntotdeauna -a"# de -iecare ana8at un comportament corect
ci)iliat. 9art.1 leea'@2**$ :&Ja a)ea mare ri8# s# nu 8ineasc# pe cine)a s# nu leeepersonalitatea demnitatea su+alternilor s#i.
Ca ini"iatori (i coordonatori ai comunic#rii conduc#torii au tendin"a de a ridica +arierearti-iciale ,n comunicarea cu su+alternii sau omoloii lor ,n eneral datorit# di-icult#"ilor ,ncapacitatea de transmitere a in-orma"iilor.In aceast# cateorie se includ6
insu-icienta documentare ceea ce determin# o utilitate redus# tendin"a de a supradimensiona e7plica"iile introducti)e de)enite inutile mai ales c4nd
interlocutorul este su+altern sau cole -amiliariat cu su+iectul stereotipiilor ,n modalit#"ile de transmitere (i preentare ceea ce duce la sc#derea aten"iei
interlocutorilor utili#rii unui ton ridicat (i marcat de irita+ilitate ceea ce poate duce la intimidarea
partenerului (i lipsa r#spunsului utili#rii unui lim+a8 neadec)at persoanei care receptea# mesa8ul. !olosirea unor termini
prea uita"i prea ele)a"i sau a unor termeni de strict# specialitate reduce posi+ilit#"ile dereceptare interal# (i corect# a in-orma"iilor comunicate
lipsa de aten"ie sau de a+ilitate ,n diri8area (i controlul dialoului c#tre realiarea unuio+iecti)
de-icien"e ,n capacitatea de ascultare.
5n dialoul cu su+alternii conduc#torul )a respecta cel pu"in urm#toarele cerin"e63 s# nu se adresee su+alternilor su+ in-luen"a unor st#ri emo"ionale puternice deoareceacestea tul+ur# o+iecti)itatea (i claritatea 4ndirii creea# o stare de tensiune la su+alterni curepercursiuni neati)e asupra climatului (i randamentului ,n munc#
3 sa (tie clar ce )a comunica (i ,n ce condi"ii3 sa dea o -ormulare corespun#toare care s# e7prime e7act ce doreste s# comunice
&Leea pri)ind Codul de conduit# a -unc"ionarilor pu+lici 9Leea nr. ' @ 1/.*2.2**$ pu+licat# ,n %onitorul O-icialPartea I nr. 1&' @ 2.*2.2**$:Gurdu( E. C#pr#rescu =. op.cit. p.$$*
2
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
24/39
3 in-orma"iile transmise s# -ie ,n"elese s# se asiure c# nici unul dintre su+alternii s#i nuare pro+leme neclare ,n le#tur# cu ceea ce are de -#cut ,n continuare
3 prin )or+# s# creee un climat -a)ora+il cola+or#rii (i coeiunii colecti)ului respecti)3 deciia comunicat# sa e7prime aleerea unei solu"ii optime dintre cele posi+ile prin care
s# declan(ee ac"iuni e-iciente ,n reol)area pro+lemei respecti).ariere n calea comunicrii eficiente ntre conductor i subalterni
Al#turi de di-eren"ele esen"iale de personalitate (i de percep"ie pro)oac# pro+leme ,ntreconduc#tor (i su+altern (i al"i -actori6 Solicit#ri con-lictuale ale rolului. Rolul de lider cere conduc#torilor s# ,ndeplineasc#
-unc"iuni at4t de ser)iciu c4t (i de suport socio3emo"ional adic# s# diri8ee (i s# controleemunca su+alternilor (i simultan s# acorde aten"ie ne)oilor su-lete(ti (i dorin"elor acestora.%ul"i conduc#tori au di-icult#"i ,n ec0ili+rarea acestor dou# solicit#ri ale rolului lor.
E-ectul de cocolo(ire.'Tendin"a de a e)ita comunicarea (tirilor proaste celorlal"i. Este unalt -actor care in0i+# comunicarea e-icient# dintre conduc#tor (i su+altern. De e7empluconduc#torii au adesea eit#ri ,n a comunica su+alternilor eli+erarea din -unc"ie sautrecerea ,ntr3o -unc"ie in-erioar# a acestora. Ast-el nu este ne)oie ca emi"#torul s# -ieresponsa+il de )e(tile proaste pentru ca e-ectul s# se produc#. Este limpede c# e-ectul este(i mai pro+a+il atunci c4nd emi"#torul este responsa+il de acele )e(ti rele.Su+alternii care aspir# puternic la a)ansare sunt cei cu pro+a+ilitatea ma7im# de a a)ea
di-icult#"i de comunicare cu superiorii lor. Aceasta se poate e7plica par"ial prin e-ectul decocolo(ire3 salaria"ii care )or s#3(i impresionee conduc#torii pentru a o+"ine o a)ansare aumoti)e puternice s# re"in# )e(tile proaste.
E-ectul nu se ,nt4lne(te doar la su+ordona"i. Este posi+il ca conduc#torul s# ai+# (o)#ieli,n a comunica )e(tile proaste. !unc"ionarii mai +ine cota"i au (anse mai mari dec4t ceilal"i s# -iein-orma"i despre cum sunt )#u"i. 5n mod e)ident conduc#torii e)it# s# dea (tiri proaste de caresunt par"ial responsa+ili din moment ce ei ,n(i(i au -#cut aprecierea acti)it#"ii.
Cecet#rile ara# c# conduc#torii (i su+alternii percep adesea di-erit urm#toarele aspecte6
modul ,n care su+ordona"ii ,(i -olosesc timpul -a"# de cum ar tre+ui sa o -ac# c4t durea# sa ,n)e"i ce)a c4t de important# este lea-a pentru su+ordonat c4t# autoritate are su+ordonatul capacitatea pro-esional# a su+ordonatului per-orman"ele su+ordonatului (i o+stacolele ,n calea acestora stilul de conducere al conduc#torului./
Di-eren"ele perceptuale de acest -el suerea# o lips# de desc0idere ,n comunicare care poatecontri+ui mult la con-lictul de roluri (i am+iuitate ,n special din partea su+ordona"ilor. 5n pluslipsa unei comunic#ri desc0ise reduce satis-ac"ia ,n munc# a cestora.
E-ectul statutului -unc"iei. Un al treilea -actor care in0i+# comunicarea dintre (isu+ordonat este tendin"a conduc#torilor de a pune prea pu"in pre" pe comunicarea cusu+alternii lor. !#r# indoial# c# su+ordona"ii ,(i dau seama de ast-el de reac"ii neati)e (i,ncep s# opreasc# -lu7ul in-orma"iilor ceea ce contri+uie la o comunicare sla+#.
Timpul. Un ultim -actor care poate duce la o sla+# comunicare ,ntre conduc#tor (isu+ordonat este simpl lips# de timp. Asta este )ala+il mai ales la e(aloanele ierar0icein-erioare. Studiile au ar#tat ca ,ntr3o i comunicarea ,ntre conduc#tor (i su+ordonatdurea# ,n medie circa $ minute.
Uneori ,n rela"iile dintre conduc#tori (i su+ordona"i pot ap#rea tendin"e de -a)oritism deindulen"# e7aerat# de toleran"# peste limitele accepta+ile -a"# de unii (i intoleran"# -a"# de al"iiceea ce contra)ine nu numai normelor morale ci (i celor leale ,n )ioare.'*
Un conduc#tor cu un comportament corect respectuos -a"# de su+ordona"ii s#i )a o+"ine oanume identi-icare a -iac#rui -unc"ionar pu+lic cu institu"ia ,n care lucrea# cu rostul ei ointerare e-icient# ,n sistemul de rela"ii de munc# de rela"ii cu pu+licul. 5n acest sens un roldeose+it ,l are conduc#torul direct. Rostul acestuia nu tre+uie ,n"eles ,ns# ca -iind de
'?o0ns =. Comportament Orania"ional Ed. Economic# Gucure(ti 1/ p.1/I+idem p.2I+idem p.1'*Leea pri)ind Codul de conduit# a -unc"ionarilor pu+lici 9Leea nr. ' @ 1/.*2.2**$ pu+licat# ,n %onitorul O-icialPartea I nr. 1&' @ 2.*2.2**$: art.1
2$
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
25/39
supra)e0ere (i ,ndrumare marunt# de d#d#cire ci de coordonator al acti)it#"ii din rupulrespecti).
('-' Core"ponen%a a#ini"trati+*
Acti)itatea oranelor pu+lice locale este indisolu+il leat# de procesul comunic#rii at4t cu
pu+licul c4t (i cu oranele similare sau ierar0ic superioare. Comunicarea poate -i )er+al#9direct#: sau scris# 9indirect#: realiat# prin intermediul coresponden"ei. Coresponden"a tre+uiein"eleas# at4t ca proces dinamic care const# ,n sc0im+ul de scrisori e-ectuat ,n procesulcomunic#rii c4t (i ca totalitate a scrisorilor dintre coresponden"i.
Coresponden"a se realiea# prin intermediul unui ansam+lu de purt#tori de in-orma"iecare ser)esc la )e0icularea in-orma"iilor (i la ,ntre"inerea le#turilor ,ntre persoane. Realiareae-icient# a acti)it#"ii de coresponden"# administrati)# presupune pe de o parte cooptareama7imal# a oranelor pu+lice locale ,n cadrul sistemului administrati) iar pe de alt# partesta+ilirea unei cone7iuni in)erse cu pu+licul (i cresterea particip#rii cet#"enilor la acti)it#"ileoranelor respecti)e.'1
Importan"a coresponden"ei ,n domeniul administrati) este imens# (i6 repreint# o modalitate de sta+ilire a le#turilor dintre administra"ia pu+lic# local#
(i alte persoane -iice sau 8uridice ,n )ederea reali#rii unei acti)it#"i sausolu"ion#rii ,n comun a unor pro+leme
constituie o surs# de documente con-irmatoare pentru ,nreistr#rile conta+ile o-er# posi+ilitatea consemn#rii scriptice a unei acti)it#"i ser)e(te ca pro+# ,n 8usti"ie repreint# o surs# de documentare constituirea unui -ond ar0i)istic care re-lect#
e)olu"ia rapoartelor 8uridice (i economice ale administra"iei pu+lice locale cu al"isu+iec"i
permite resta+ilirea unei acti)it#"i anterioare (i reconstituirea unui ciclu de
coresponden"# )i4nd rapoartele pe care le ,ntre"ine administa"ia local# cu di-eritepersoane -iice sau 8uridice.
Realiarea cu succes a -unc"iilor acti)it#"ii de coresponden"# implic# ,n primul r4nd -aptulc# -unc"ionarii care primesc repartiea# ,ntocmesc (i trimit coresponden(a 9secretarii: au ,nsu(it
principiile reulile metodele (i -ormele ,n +aa c#rora se redactea# se preint# (i se -olosescscrisorile (i actele o-iciale. Acti)itatea de coresponden"# se des-#(oar# ,n +aa urm#toarelor principii6
1. Prioritatea comunic#rii )er+ale. Jiea# e)itarea coresponden"ei inutile ,n caulunor pro+leme care pot -i solu"ionate prin contact personal sau tele-onic.Comunicarea )er+al# se recomand# ,n locul celei scrise deoarece permitereol)area operati)# printr3un dialo direct a pro+lemei. La coresponden"# se )arecure ,n caurile c4nd comunicarea direct# este imposi+il# (i c4nd pentru
8usti-icare sau documentare este necesar# e7isten"a unui act scris.2. Diminuarea +irocratismului. Coresponden"a tre+uie ,ntre"inut# ,n con-ormitate cu
pre)ederile leale -#r# ,ns# a pierde din e-icien"# (i din timp prin parcurerea unorcircuite documentare prea so-isticate (i +irocratiate.
. Promptitudinea. Implic# operati)itate ,n reol)area (i e7pedierea coresponden"ei.E7ecutarea la timp a lucr#rilor e)it# alomerarea coresponden"ei nereol)ate (irepreint# un act elementar de polite"e -a"# de coresponden"ii c#rora li se datorea#un raspuns.
$. Cunoa(terea pro+lemei tratate. La +aa ,ntocmirii unei coresponden"e ,n special a
celei de r#spuns tre+uie s# stea o in-orma"ie e7act# asupra pro+lemei respecti)e.Se )or e)ita r#spunsurile -ormale sau e)ai)e.&. Economia. Acest principiu are ,n )edere economia de timp economia de materiale
(i economia de spa"iu de ar0i)are.Coresponden"a administrati)# indi-erent de con"inutul ei tre+uie s# -ie intocmit# ,nt3un
lim+a8 adec)at care ar corespunde pro+lemelor tratate modalit#"ilor a+ordate ,n discu"ie. 5n acestca tre+uie respectate urm#toarele reuli6
'1Popa J. =0idul Primarului Ed. ARC C0i"in#u 2**1 p.12*
2&
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
26/39
3 claritatea3 respectarea riuroas# a sensului real e)itarea reionalismelor ar0aismelorneoloismelor neasimilate ec0i)ocurilor. De asemenea presupune succesiunea loic# a ideilor-#r# contradic"ii sau omisiuni ,n de)oltarea arumenta"iei e7primarea ,n -rae scurte
3 simplitatea3 e7punerea ideilor tre+uie s# se -ac# ,ntr3o -orm# simpl# s# -ie e)itatee7presiile reoaie ,ns# -#r# -olosirea -ormelor3(a+lon sau a teelor
3 conciia3 presupune -ormularea c4t mai succint# a ideilor e7primate (i care repreint#
caracteristic# de +a# a coresponden"ei3 polite"ea3 tre+uie s# -ie preent# ,n orice situa"ie (i constitue premis# principal# a cre#rii (ide)olt#rii unei rela"ii de cola+orare presupune de asemenea respectarea -ormulelor protocolare
3 corectitudinea3 te7tul tre+uie s# -ie corect din punct de )edere ramatical stilistic (iortora-ic.
!unc"ionarii pu+lici tre+uie s# posede un anumit stil administrati) al coresponden"ei. De(inu e7ist# o terminoloie special# pentru administra"ia pu+lic# o serie de cu)inte e7presii -rae,m+in#ri de cu)inte au c#p#tat un caracter o-icial3documentar.
Lucr#rile de coresponden"# at4t prin con"inut c4t (i prin -orm# e7terioar# repreint#emitentul -iind cartea de )iit# a acestuia. 5n acest ca pentru promo)area unei imaini credi+ileele tre+uie s# -ie nu doar corect redactate ci (i preentate ,ntr3o -orm# placut# (i ,nri8it# at4t ,n
e7ecu"ia ra-ic# precum (i prin modalitatea de scris -olosit#. Aceasta se realiea# prindactilora-ierea te7tului care nu tre+uie sa con"in# corect#ri )ii+ile (i prin -olosirea unei 04rtii de
+un# calitate curt# ne(i-onat# -#r# ,ndoituri sau rupturi taiat# drept de -orm# standard.Principalele tipuri de scrisori
Coresponden"a administra"iei pu+lice se di-eren"ia# ca reim ,n -unc"ie de sursa ei depro)enien"#. Ast-el se poate )or+i de coresponden"a intern# ,n caul documentelor emise decompartimentele din interiorul unei institu"ii (i de coresponden"a e7tern# repreentat# dedocumentele care sunt emise de compartimentele unei institu"ii c#tre un destinatar din a-ar#acesteia ori de acele documente care pro)in din e7terior de la alte persoane 8uridice sau -iice.
5n practic# aceast# di-eren"iere are e-ect asupra modului de a+ordare a -iec#rui tip decoresponden"# 9intern# sau e7tern#: precum (i a modului de ,nreistrare a circula"iei.
(otele de informareB repreint# comunicatele ,n cadrul unei institu"ii pe oriontal# saupe )ertical# ca ,n care se pot asimila rapoartelor. E7ist# posi+ilitatea -olosirii notelor dein-ormare (i ,n e7teriorul unei autorit#"i pu+lice numai atunci c4nd ele au ca destinatar un -orierar0ic superior. Con"inutul lor const# ,n preentarea unei sinure situa"ii concrete sau a uneisintee a opera"iunilor sau -aptelor administrati)e ,ntreprinse. Con"inutul mai poate )ia (isesiarea unor situa"ii materiale care a-ectea# determin# sau spri8in# des-#(urarea curent# aacti)it#"ii. Tot ,n cateoria notelor de in-ormare intr# (i notele verbale care preint# aceea(i-orm# ,ns# con"inutul se re-er# la reultatul unor con)or+iri sau ac"iuni premer#toarecontactelor o-iciale ale unui decident. De e7emplu6 in-ormarea unui ministru de c#tre directoruls#u de ca+inet pri)ind contactarea (i inten"ia unor in)estitori de a demara acti)it#"i ,n domeniul
s#u de competen"#. Aceast# in-ormare este necesar# la sta+ilirea unor ,ntre)ederi.Puncte de vedere sau acorduri de principiu'2
Acest tip al coresponden"ei interne are un caracter preala+il deciiei administrati)e ori reali#rii-aptelor de competen"# material# (i este preent c4nd ,ntr3o ac"iune sunt implicate mai multecompartimente.
Punctul de )edere este ,nt4lnit ,n situa"ia ,n care un compartiment de specialitate ,(ie7prim# poi"ia ,n le#tur# cu oportunitatea unei deciii administrati)e ca element de)ala+ilitate al#turi de lealitate.
Acordul de principiu este necesar ,n caul demar#rii unei proceduri de ac0ii"ie pu+lic# dec#tre un compartiment specialiat 9e7.6 pentru Direc"ia Sisteme In-ormatice este necesar acordulde principiu al Direc"iei de Guet care con-irm# e7isten"a surselor -inanciare (i alocarea ,n -ila
de +uet:.Ca element al coresponden"ei interne acordul de principiu nu are o -orm# speci-ic# elput4ndu3se mani-esta prin a)i -a)ora+il preala+il pe un re-erat supus apro+#rii sau ca atareprintr3un act distinct care )a purta titlul de acord de principiu
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
27/39
At4t punctul de )edere c4t (i acordul de principiu repreint# de -apt r#spunsuri la alteelemente ale coresponden"ei interne ele neput4nd -i ini"iate din o-iciu 9e7cep"ie -ace punctul de)edere pe marinea unor proiecte normati)e sau reulamente:.
'crisoarea nsoitoare de acteB are o lar# utiliare at4t ,n coresponden"a intern# c4t (i,n cea e7tern# (i este poate cea mai clasic# -orm# de coresponden"# are un caracter intern c4nd,nso"e(te lucr#ri redirec"ionate ,ntre compartimentele acelea(i institu"ii sau ,n caul transmiterii
de la un co#parti#ent la altul ,n cadrul unei proceduri de a)iare ,n etape6 ea p#strea# -ormaunei adrese o+i(nuite cu men"ionarea ,n -ormula de introducere a cauelor care au determinattrimiterea de acte. Ast-el se trimit acte6
B periodic 9,n caul ,n care e7ist# un act normati) din care reiese o+liati)itatea:. E7emplu6.,naintarea la termene dinainte sta+ilite a situa"iilor statistice d#rile de seam# etc:. 5n acest ca-ormula de introducere este6 )# ,naint#m 9trimitem: al#turatX
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
28/39
Procesul"verbal de constatare se ,ntocme(te de c#tre una sau mai multe persoane,mputernicite de un oran de stat inspectorate (i inspec"ii din cadrul oranelor centrale saulocale de specialitate din administra"ia pu+lic# 9Inspectoratul sanitar Inspectoratul pentrucontrolul calit#"ii etc: Acestea pot aplica sanc"iuni administrati)e ,n +aa proceselor )er+ale,nc0eiate. De o+icei se ,nc0eie pe -ormulare tipiate (i au urm#toarea structur#6
B antetul institu"iei
B titlu (i o+iectul procesului )er+alB nr. de ordine (i dataB numele (i calitatea persoanei sau persoanelor care au -#cut constatarea cu indicarea
actului de ,mputernicire respecti)B consemnarea detaliat# a -aptelor cu enumerarea elementelor pe care se ,ntemeia#
9constat#ri personale declara"ii documente etc:B men"ionarea num#rului de e7emplare ,n care a -ost ,ntocmit (i destina"ia -iec#rui
e7emplarB semn#turile persoanelor care l3au ,ntocmit.Procesul"verbal de predare"primire a unei estiuni B se ,nc0eie ,n urma transmiterii
drepturilor (i o+lia"iilor re-eritoare la estiune de la cel care pred# la cel care prime(te.
Elementele lui o+liatorii sunt6B unitatea ,n cadrul c#reia se petrece predarea3primireaB titlul Proces3)er+al de predare3primire
-
8/12/2019 Comunic Cu Publicul
29/39
De asemenea -oarte -rec)ent tot un ast-el de document 9protocol: se ,nc0eie (i ,ntresindicate (i =u)ern ,ntre di-erite oranisme interna"ionale ,n cadrul c#ruia sunt consemnate,n"eleerile la care se a8un ,n urma unor discu"ii.
1inuta B la -el ca (i procesul3)er+al protocolul minuta consemnea# ,n"eleeriinter)enite cel pu"in ,ntre dou# p#r"i. Spre deose+ire de procesul3)er+al (i protocol minutaconsemnea# ,n"eleeri mai sumare cu pri)ire la pro+leme de mai mic# importan"#
Deose+irile -a"# de procesul3)er+al sunt6B constat#rile -#cute printr3o minut# cuprind o situa"ie la un moment dat o propunere sauo ac"iune ,ntreprins#
B minuta are un caracter intermediar de trecere de la o constatare la alta de la o etap# laalta
B minuta are un caracter par"ial ce urmea# a -i ,ntreit# ulterior prin complet#ri.1inuta administrativ B este -olosit# ,n institu"ii pentru reol)area pro+lemelor ,n
urm#toarele situa"ii6 ca document preliminar de ,n"eleere ,ntre delea"ii unit#"ilor cu ocaia,ncerc#rii acestora de a reol)a di-erite pro+leme de interes comun ca document ,nc0eiat ,nscopul de a consemna discu"iile (i ,n"eleerile ,ntre delea"ii aen"ilor economici cu ocaia,nc0eierii unor contracte ca document ,nc0eiat la recep"ionarea par"ial# a unor lucr#ri (i ser)icii.
4nc5eierea este un act o-icial ,ntocmit de c#tre un colecti) de lucru ,n care seconsemnea# 0ot#r4rile -inale luate ,n cadrul (edin"ei cu ocaia unei constat#ri. Inc0eierea seasem#n# cu procesul3)er+al prin redactare scop (i prin colecti)ul care o redactea#. Sedeose+e(te de procesul3)er+al prin ,mpre8ur#rile ,n care se ,ntocme(te.5nc0eierea administrati)# B se ,ntocme(te ,ntre delea"ii p#r"ilor cu ocaia (edin"elor ,n care sediscut# condi"iile de ,nc0eiere a contractelor ne,n"eleerile i)ite ,ntre unit#"i. Se mai -olose(te (i,n caul )eri-ic#rilor unor lucr#ri (i ser)icii.
5nc0eierea de con-irmare a unui proces3)er+al de contra)en"ie se ,ntocme(te de c#tre (e-uloranului al c#rui ,mputernicit a ,nc0eiat procesul3)er+al de constatare (i sanc"ionare pentrucontra)en"ie.
5nc0eierea notarial# B est certi-icarea prin care notariatul autenti-ic# ,ndeplinirea unui actnotarial. De asemenea ,nc0eierea de lealiare este o ,nc0eiere notarial#.5nc0eierea 8udec#toreasc# est ,ntocmit# de oranele 8usti"iei.
!eferatul este o lucrare curent# ,n care sunt preentate aspecte concrete dar (i aprecieri,n le#tur# cu o anumit# pro+lem# cu o situa"ie e7istent#. Re-eratele sunt speci-icecoresponden"ei interne ele neput4nd -i utiliate ,n raporturile unei autorit#"i cu mediul e7terioreste cel mai important instrument de coresponden"# al administra"iei pu+lice. Din punct de)edere rela"ional ,n interiorul unei autorit#"i administrati)e re-eratul -ace le#tura ,ntre s-erae7ecu"iei (i cea a deciiei. Re-eratul se utiliea# ,n toate domeniile de acti)itate.Re-eratul poate -i6 de necesitate de apro+are a c0eltuielilor de propunere a aplic#rii de sanc"iunidisciplinare etc. Prin re-erate se propun solu"ii te0nice (i oraniatorice menite s# duc# la
,m+un#t#"irea muncii sau la +una des-#(urare a unor ac"iuni. Ele se redactea# din dispoi"iaconduceri sau din o-iciu (i se preint# su+ -orm# scris# oriinal#.!aportul spre deose+ire de re-erat poate -i utiliat (i ,n e7teriorul autorit#"ii pu+lice
respecti)e pe cale ierar0ic# de la ni)el in-erior spre ni)elul superior. Se preint# su+ -orm#scris# (i nu necesit# ,n mod o+liatoriu r#spuns sau apro+are. Cerin"a ma8or# pentru a se asiurae-icien"a rapoartelor este de a le preenta ,ntr3o -orm# clar# cu con"inut edi-icator +aat pecunoa(terea temeinic# a pro+lemei cu concluii con)in#toare arumentate.Raportul cuprinde de o+icei o e7punere -#cut# de un mem+ru al unui oran de control cu
pri)ire la ,ndeplinirea unei sarcini sau atri+u"ii de ser)iciu semn