Download - Control Patrimonial
CURSO :
LOGICO MATEMATICO
DOCENTE :
LIC.LENIN OMAR MERCADO RIVAS
ALUMNA :
ESTRELLA ESPINOZA ELVIA INES
CÓDIGO :
G08078D
SEMESTRE :
I
HUANCAYO, 11DE OCTUBRE DEL 2014
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ÁREA DE CONTROL PATRIMONIALCORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE
JUNINEXPERIENCIA LABORAL
PRESENTACIÓN
Las entidades públicas, a través de sus unidades orgánicas, tienen la obligación y el reto de
cumplir con todos los lineamientos y obligaciones que establece el ordenamiento jurídico. El
reto consiste en que cada unidad efectúe una gestión eficiente, generadora de valor agregado
a la organización, como también a la Administración Pública, a la par de cumplir con el Sistema
Administrativo a cuya función está relacionada.
Como todos sabemos, las entidades públicas son titulares de bienes muebles e inmuebles. La
Corte Superior de Justicia de Junín en su sede central, y sub sedes dentro de la región Junín.
En muchas entidades surge la pregunta antes de contar con los resultados del inventario:
¿cuántos bienes tiene la entidad?, ¿dónde se encuentran ubicados?, ¿a qué unidades
orgánicas están asignados dichos bienes? y ¿qué gestiones administrativas se pueden realizar a
propósito de conocer la verdadera real dimensión patrimonial?
En el plano de realización de actividades ordinarias y especiales, y del cumplimiento de
obligaciones, identificamos a la Oficina de Control Patrimonial como operadora del Sistema
Nacional de Bienes Estatales, al interior de la Corte Superior de Justicia de Junín. Dicha oficina
tiene la función de planificar y coordinar las actividades relacionadas con el registro, control y
administración de los bienes muebles e inmuebles de propiedad estatal.
CORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE JUNIN
Institución autónoma encargada de
administrar justicia a través de sus
órganos jurisdiccionales que
permita contribuir a la paz social de
su zona.
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CORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE JUNINOFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL
I. OBJETIVO DE LA OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL
1. Atender las solicitudes de asignación, sustitución, reasignación y bajas de bienes muebles
y equipo de cómputo de los diferentes organismos que integren la Corte superior de
Justicia de Junín.
2. Administrar adecuadamente el almacén de bienes y equipo de cómputo que forman parte
del patrimonio de la Corte Superior de Justicia de Junín.
3. Asegurar el correcto resguardo de los bienes muebles y equipo de cómputo que integran
el patrimonio de la Corte Superior de Justicia de Junín.
4. Utilizar el SIGA para realizar el inventario físico de los bienes muebles y equipos de
computo para registrar, etiquetar y resguardar los bienes.
II. ESTRUCTURA ORGÁNICA
III. FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL
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La Oficina de Control Patrimonial tiene como finalidad administrar y controlar el patrimonio
de bienes del sector, así como la coordinación y supervisión de acciones de mantenimiento y
seguridad del patrimonio institucional, en concordancia con las normas legales vigentes.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
a. Formular y aplicar normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización
de los bienes con los que dispone las Sedes de la Corte Superior de Justicia de Junín;
b. Mantener actualizado el margesí de bienes, muebles e inmuebles de la Sedes de la Corte
Superior de Justicia de Junín, velando por su custodia y conservación;
c. Efectuar el Inventario Físico de Bienes, así como el registro, control y actualización
patrimonial;
d. Llevar el control de ingreso y salida de los bienes patrimoniales de la Corte Superior de
Justicia de Junín;
e. Llevar el control de altas y bajas de los bienes del activo fijo;
f. Procurar el saneamiento legal de los bienes, muebles e inmuebles de la CSJJU que así lo
requieran.
g. Mantener actualizado el registro y control patrimonial, así como coordinar la toma de
Inventario físico.
h. Coordinar y ejecutar la realización de inventarios físicos, así como la actualización del
registro y codificación de bienes patrimoniales;
i. Proponer controles internos para el buen uso de los inmuebles, muebles y equipos de
oficina;
j. Suscribir las actas de entrega y recepción por las transferencias de bienes patrimoniales
de acuerdo a las normas legales vigentes;
k. Mantener actualizado el registro del ingreso y salida de los Bienes de almacén;
debidamente valorizados;
l. Mantener el registro de bienes asignados, por usuarios y áreas.
m. Efectuar el control de las Altas, Bajas y transferencias de bienes patrimoniales;
n. Llevar el control en coordinación con el personal de seguridad de la Corte, de la salida y
retorno de los bienes del activo fijo, que se encuentra en proceso de reparación u otros;
o. Formular los informes sobre el control patrimonial de los bienes así como del trámite de
altas y bajas de bienes a efectos de determinar las bajas y altas de los bienes depreciables;
p. Elaborar el informe anual de Activos fijos y remitir para su contabilización en los Estados
Financieros de la institución;
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IV. POLITICAS DE LA OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL
a. Todos los bienes localizados en cualquiera de las instalaciones de la Corte Superior de
Justicia de Junín, susceptibles de registro en el inventario patrimonial y que no cuenten
con su respectiva etiqueta de control, se consideraran parte del patrimonio de la CSJJU,
salvo que se compruebe de manera fehaciente la propiedad de un particular.
b. El departamento de Control Patrimonial es responsable de identificar y ubicar los bienes
que por su estado o características, ya no resulten de utilidad para las funciones que
fueron adquiridos.
c. Se debe ejecutar el procedimiento de baja de bienes patrimoniales al menos una vez
anualmente, procurando minimizar el total de bienes no útiles que aún formen parte del
patrimonio de la Corte Superior de Justicia de Junín.
d. Es responsabilidad de la Oficina de Control Patrimonial la elaboración y actualización del
inventario de bienes patrimoniales, indistintamente del control de activos contables que
tengan el área de contabilidad.
e. Las solicitudes de asignación de nuevos bienes deberán ser presentadas por los titulares
del área por escrito a la Unidad De Administración y Finanzas, justificando el uso
proyectado a dichos bienes, para su revisión y aprobación.
f. La asignación de bienes asignados al usuario se detallaran en la acta de asignación,
debiendo detallares los datos del usuario y del bien asignado, quien deberá firmar en la
acta de asignación bajo su responsabilidad.
g. La emisión, archivo y control de las Actas de asignación de los bienes patrimoniales
asignados a cada uno de los usuarios será responsabilidad del área de Control Patrimonial.
h. Las solicitudes de reasignación que se reciban en el área de control Patrimonial deberán
ser atendidas dentro de los cinco días hábiles después de su recepción.
i. Las actas de asignación pueden incluir uno o más bienes resguardados, pero sólo asignado
a un usuario, quien deberá firmarlo.
V. PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL
V.1. ALTA DE BIENES PATRIMONIALES
El objetivo es incorporar los bienes patrimoniales a la data patrimonial de la Corte
Superior de Justica de Junín, e identificarlo mediante un etiquetado (plaquedo) correcto.
a. Producto y servicios Generados
1. La totalidad de bienes etiquetados y registrados la data patrimonial de control
patrimonial.
2. Data patrimonial de control patrimonial actualizado
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b. Diagrama de Flujo
c. Tabla de Actividades
PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLEDOCUMENTO DE
TRABAJO Y REGISTRO
1 Recibe el bien (comprado) junto con la factura y orden de compra correspondiente, para ingreso al almacén
Encargado de almacén (muebles y equipos de cómputo)
Factura y orden de compra
2 Genera e imprime las etiquetas de control patrimonial de los nuevos bienes
Asistente Administrativo
Formato de etiqueta
3 Etiqueta del nuevo bien Técnico Administrativo
Formato de etiqueta
d. Políticas de procedimientos
Los empleados de la Corte Superior de Justicia de Junín, no podrán ingresar a
las instalaciones de la Corte Superior algún bien o equipo personal sin la
autorización de su Jefe inmediato superior, a través del formato “Ingreso de
bienes personales”, liberando a la Corte de cualquier responsabilidad por el
daño o pérdida del bien.
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El etiquetado de bienes de nuevo ingreso, se realizara dentro de los cinco
primero días hábiles posteriores a la recepción del aviso de ingreso emitido
por parte de la Oficina de Logística.
Cuando se extravíe un bien, el responsable deberá resarcir el daño
ocasionado, mediante la reposición del bien con uno igual o de características
similares al extraviado, obteniendo el dictamen técnico de visto bueno del
área correspondiente. Se procederá al registro de alta por reposición y la baja
del bien extraviado, o bien efectuara efectuará el pago del bien extraviado al
valor de reposición, a través de la cotización.
e. Habilitadores requeridos
Habilitadores Organizacionales
Catálogo de Bienes patrimoniales
Habilitadores Tecnológicos
Etiquetas autoadhesibles de papel para la impresión de etiquetas
Aplicadores y lectores ópticos de etiquetas
Reportes inmediatos de nuevos ingresos a partir de los datos
registrados por almacén.
Formato de “ingreso de bienes personales”
f. Administración de Riesgos
Riesgo de distribución de bienes no etiquetados por atención de solicitudes
urgentes.
Acción: Planeación en las entregas. Oportunidad en el etiquetado por parte del
area de Control Patrimonial.
Riesgo de retraso en el etiquetado de bienes de nuevo ingreso en lotes
grandes.
Acción: información oportuna y anticpada del Área de Logistica y almacén al
área de Control Patrimonial sobre los bienes en proceso de compra, antes de
su recepción en almacén.
V.2. BAJA DE BIENES PATRIMONIALES
El objetivo es desincorporar legalmente del inventario aquellos bienes muebles
patrimoniales que por su estado o características ya no le sean de utilidad a la Corte
Superior de Justicia de Junín.
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a. Productos y servicios generados
Acta o evidencia legal de baja de bien patrimonial (Resolución Administrativa)
Acta o evidencia legal de disposición final de bien patrimonial (oficio de
donación, acta de destrucción)
Base de datos actualizado de Control Patrimonial
Fotografías y otras evidencias de la donación o destrucción de bienes
patrimoniales.
b. Diagrama de Flujo
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c. Tabla de Actividades
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PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS DE TRABAJO Y REGISTROS
01 Realiza inventario comparando físicamente los bienes en almacén, reportes y catálogo de bienes patrimoniales
Responsable de almacén
02 Requisita formato de baja, indicando disposición final y anexando documentos probatorios
Asistente Administrativo de control patrimonial
Formato de Baja
03 Envía solicitud de autorización de baja a la Unidad de Administración y finanzas para validación
Jefatura de Control Patrimonial
Solicitud de baja
04 Estudia la solicitud de baja y el destino final del bien.Si autoriza la propuesta, y el destino final es la donación, sigue al paso 05Si no autoriza la propuesta, sigue al paso 06
Unidad de Administración y Finanzas
Solicitud de baja
05 Informa al área de control Patrimonial para que elabora oficio de la donación al beneficiario, sigue paso 07
Unidad de Administración y Finanzas
Oficio de donación
06 Recibe la solicitud de baja rechazada y la ajusta o documenta, la regresa a la Unidad de Administración y finanzas, ir al paso 3
Jefatura de control Patrimonial
Solicitud de baja
07 Documenta la donación de los bienes.
Jefatura de Control Patrimonial
Actas, fotografías, documentos de donación
08 Registra la baja de bienes en la base de datos de bienes patrimoniales
Asistente administrativo de Control patrimonial
Baja autorizada, base de datos de Control Patrimonial
09 Elabora reporte de bajas, anexando fotografías y otras evidencias de la donación de bienes patrimoniales
Jefatura de Control Patrimonial
Reporte de bajas, fotografías y otras evidencias.
10 Envía reporte de bajas al Área de Contabilidad
Jefatura de Control Patrimonial
Reporte de bienes patrimoniales dados de bajas
11 Recibe reporte de bajas de bienes y en su caso instruye al personal para realizar los asientos contables correspondientes. Termina Procedimiento
Área de Contabilidad Reporte de baja de bienes.
d. Políticas de procedimientos
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Se debe realizar al menos un procedimiento de baja al año.
La Unidad de Administración y Finanzas es la única instancia facultada para
autorizar la baja de bienes del patrimonio de la Corte Superior de Justicia de
Junín.
La Unidad de Administración y Finanzas procederá a autorizar la donación de sus
bienes sólo cuando hayan dejado de ser útiles y una vez cumplido lo siguiente:
La elaboración del Informe técnico de no utilidad de bien patrimonial será
dada por el área de Control Patrimonial, cuando se trate de mobiliario y
equipo de oficina.
La elaboración del Informe técnico de los equipos de cómputos como
obsoletos o no útiles será dado por el área de Informática de la Corte
Superior de Justicia de Junín.
Las solicitudes de donación deben ser registradas a la presidencia de la Corte
Superior de Justicia de Junín, siendo este órgano quien determine si se autoriza
dichas donaciones.
El área de Control Patrimonial no podrá elaborar el informe técnico y retirar
equipos de cómputo que por su estado o características ya no resulten de
utilidad para las funciones que fueron adquiridos.
Es responsabilidad de Control Patrimonial dar de baja en la base de datos de
bienes patrimoniales, los bienes que por su estado y características ya no
resulten de utilidad para las funciones que fueron adquiridos, indistintamente
del control de activos contables que tenga el área de Contabilidad.
Cuando se extrae un bien, el responsable deberá resarcir el daño ocasionado,
mediante la reposición del bien con uno igual o de características similares al
extraviado, obteniendo el informe técnico de visto bueno del área
correspondiente, así como la entrega de la factura original y copia para
determinar la procedencia legal de este, y proceder al registro de alta de su
reposición y la baja del bien extraviado o bien efectuara el pago del bien
extraviado al valor de reposición, a través de cotización.
e. Habilitadores requeridos
Habilitadores Organizacionales
Reglamento para la administración, el registro, disposición final y baja
de bienes patrimoniales.
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Catálogo de bienes susceptibles de inventariarse y controlarse por
Control Patrimonial.
Formatos: Informe Técnico de baja.
Catálogo de Bienes patrimoniales
Habilitadores Tecnológicos
Sistema de control de inventarios que pueda alimentarse con la base
de datos de almacén de bienes muebles.
Áreas específicas para los bienes muebles patrimoniales no útiles,
para los bienes muebles patrimoniales nuevos y para los bienes
muebles patrimoniales en reparación.
f. Administración de Riesgos
Riesgo de no documentar adecuadamente la propuesta de baja y se rechace
su aprobación o autorización.
Acción: describir y documentar de manera clara y convincente las razones
por los cuales los bienes no son útiles.
Riesgo de catalogar inadecuadamente el destino final de los bienes
propuestos de baja.
Acción: Elaborar un reglamento que contenga las disposiciones y
lineamientos que la Corte Superior de Justicia de Junín aplicara en materia
de administración, registro, disposición final y baja de bienes muebles.
V.3. ASIGNACIÓN, REASIGNACIÓN, ENVIO Y CUSTODIA DE BIENES PATRIMONIALES
El objetivo es describir las actividades cuando deba efectuarse la asignación o
reasignación de los bienes muebles y equipos de cómputo del activo fijo patrimonio de
la Corte superior de Justicia de Junín, como son bienes muebles y equipos de cómputo.
a. Productos y servicios generados
El Control Patrimonial de la totalidad de bienes muebles de la Corte Superior
de Justicia de Junín.
La disminución de los costos de inventario de los bienes muebles del Poder
Judicial al controlar la ubicación de cada bien.
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b. Tabla de Actividades
PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS DE TRABAJO Y REGISTRO
01 Recibe oficio de todos los organismos de la Corte Superior de Justicia de Junín para la asignación o baja de resguardo de un bien patrimonial.Si es para asignación de resguardo ir al paso2.Si no es para asignación de resguardo, ir al paso 8.
Jefatura de control Patrimonial
Oficio de asignación o baja de resguardo
02 Si el oficio es para asignación de resguardo, asigna el bien al usuario junto con una salida de almacén
Encargado de almacén
Salida de almacén
03 Recibe la salida del almacén firmada por el organismo
Encargado de almacén
Salida de almacén
04 Lo registra en la base de datos de control Patrimonial y genera e imprime la Acta de Asignación
Asistente Administrativo de Control Patrimonial
Acta de Asignación
05 Envía la Acta de Asignación al usuario para su firma
Asistente Administrativo de Control Patrimonial
Acta de Asignación
06 Envía el acuse de la Acta de Asignación a Control Patrimonial
Usuario Acta de Asignación
07 Archiva la Acta de Asignación firmada. Termina el procedimiento
Asistente Administrativo de Control Patrimonial
Archivo
08 Revisa y coteja los bienes conjuntamente con el personal Servicio de Vigilancia o Informática, según tipo de bien, para determinar si el bien esta extraviado o robado, y en su caso es útil aun o no.Si el bien esta extraviado o robado ir al paso 9. Si es un bien útil, ir al paso 12Si no es un bien útil, ir al paso 13
Asistente Administrativo de Control Patrimonial
Oficio de baja resguardo incluyendo número de control patrimonial e inventario y su descripción
09 Si el bien ha sido extraído o robado, avisa de esto a la jefatura de Control Patrimonial.
Asistente Administrativo de Control Patrimonial
Oficio de aviso de bien extraviado o robado
10 Solicita acta administrativa por bien extraviado o robado y presenta o solicita la presentación de una denuncia ente la Policía Nacional del Perú
Jefatura de Control Patrimonial
Oficio de solicitud de Acta Administrativa o denuncia
11 Da de baja el resguardo en la base de datos. Termina el procedimiento
Asistente Administrativo de Control Patrimonial
Oficio de baja de resguardo, copia de acta administrativa y base de datos de control Patrimonial
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PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS DE TRABAJO Y REGISTRO
12 Si es un bien útil, da de baja el resguardo en la base de datos y lo reubica en el almacén de bienes útiles.Reporta movimiento a la jefatura de control Patrimonial. Termina el Procedimiento.
Asistente Administrativo de Control Patrimonial
Oficio de baja de resguardo, base de datos de control Patrimonial
13 Si no es un bien útil, solicita dictamen de no utilidad o acta administrativa, da de baja el resguardo en la base de datos y lo reubica en el almacén de bienes no útiles. Reporta movimiento la jefatura de Control Patrimonial. Termina el procedimiento
Asistente Administrativo de Control Patrimonial
Oficio de baja de resguardo, dictamen de no utilidad o acta administrativa, base de datos de Control Patrimonial
c. Políticas de procedimientos
En caso de robo o extravio de un bien en asignado debera levantar un acta
administrativa y una denuncia policial ante la Policia Nacional del Perú
correspondiente.
Las actas administrativas deberán elaborarse por el jefe imendiato superior del
usuario. La denuncias policial ante la Policia Nacional del Perú serán realizadas por
el usuario del bien o equipo.
En caso de daño por negligencia, desastre hidrometereológico, incendio o sismo,
Control Patrimonial procederá a levantar un acta administrativa detallando las
circunstancias que provocaron el daño al bien o equipo.
Las devoluciones de bienes deberán realizarse por escrito a la Unidad de
Administración y Finanzas indicando el número de Control Patrimonial e
inventario y su descripción.
A las bajas de asignación, deberán anexarse copia de las actas de asignación
correspondientes.
Los bienes para baja de asignación deben enviarse a:
a. Bienes muebles: Área de Control Patrimonial
b. Equipo de cómputo: Área de informática.
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d. Habilitadores requeridos
Habilitadores Organizacionales
Reglamento para la administración, el registro, disposición final y baja de
bienes muebles patrimoniales.
Habilitadores Tecnológicos
Áreas especificas para los bienes muebles patrimoniales no utiles, para los
bienes muebles patrimonailes nuevos y para los bienes muebles
patrimoniales en reparación.
e. Administración de Riesgos
Riesgo de que los bienes sean cambiados de ubicación o usuario sin informar a
Control Patrimonial.
Acción: resaltar al resguardante su responsabilidad en el control de los bienes
asigandos. Realizar compulsas aleatorias por parte de la oficina de Control
Patrimonial. Definir una consecuencia como un acta administrativa a la
persona que incurra en un cambio, establecer como politica la obligación de
informar a Control Patrimonial de este cambio por parte de cualquier área.
Riesgo de que se introduzacan equipos personales a las áreas sin autorización
del titular o su inmediato superior.
Acción: Implementar la aplicación de “ingresos de bienes personales”. Elaborar
un reglamento que contenga las disposiciones y lineamientos que la Corte
Superior de Justicia de Junin aplicara en materia de Administración, registro,
disposición final y baja de bienes muebles.
Riesgo de que los bienes y equipos pierdan sus etiquetas y no se reporten.
Acción: realizar revisiones periódicas in situ por para de la Oficina de control
Patrimonial.
Riesgo de que el almacen entregue bienes sin etiquetar, por urgencia de los
titulares solicitantes.
Acción: implantar un reglamento que contenga las disposiciones y
lineamientos que la Corte Superior de Justicia de Junin aplicaran en materia de
administración, registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles.
Reporte automático a Control Patrimonial de nuevas requisiones de bienes
muebles.
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V.4. CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES
El objetivo es realizar la Toma de Inventario Físico, Conciliación y Etiquetado de bienes de Activo Fijo y bienes no depreciables de la Corte Superior de Justicia de Junín al treinta y uno de diciembre del dos mil trece, con la finalidad de verificar la existencia física de los bienes, contrastar su resultado con los registros contables y determinar las diferencias que pudieran existir.
a. Productos y servicios generados
Inventario físico de bienes patrimoniales confiables y actualizados
Constancias en concordancias de bienes patrimoniales a titulares de áreas
Bienes muebles correctamente etiquetados, resguardados y registrados en el
inventario de Control Patrimonial en el Sistema Integral de Gestión
Administrativa (SIGA).
Asignación de bienes actualizados
Actas administrativas para el deslinde de responsabilidades respecto a bienes
patrimoniales no encontrados
b. Tabla de Actividades
PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE
TRABAJO Y
REGISTRO
01 Solicita la conformación de la Comisión de Inventario a la Gerencia de la Corte Superior de Justicia de Junín
Jefatura de Control Patrimonial
Oficio de solicitud de Conformación de la Comisión de Inventario
02 Eleva la solicitud de la conformación de la Comisión de Inventario a la Presidencia de la Corte Superior de Justicia de Junín
Gerencia de la Corte Superior de Justicia de Junín
Oficio de solicitud de Conformación de la Comisión de Inventario
03 Emite la Resolución Administrativa de la Conformación de la Comisión de Inventario
Presidencia de la Corte Superior de Justicia de Junín
Resolución Administrativa de Conformación de la Comisión de Inventario.
04 Remite la Resolución Administrativa de la conformación de la Comisión de Inventario a la Administración de la Unidad de Administración y Finanzas, área de Losgitica, área de Control Patrimonial e integrantes de la Comisión de Invenatrio
Presidencia de la Corte Superior de justicia de Junín
Resolución Administrativa de Conformación de la Comisión de Inventario
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PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE TRABAJO Y REGISTRO
05 Elabora el plan de trabajo de Inventario físico de la Corte Superior de Justicia de Junín
Jefatura de Control Patrimonial y Comisión de Inventario
Plan de Trabajo de Inventario físico
06 Envia el Plan de trabajo de inventario Fisico de la Corte Superior de Justicia de junin a la Unidad de Administración y finanzas
Jefatura de Control Patrimonial y Comisión de Inventario
Plan de Trabajo de Inventario físico
07 Eleva el Plan de Trabajo a la Gerencia de la Corte Superior de Justicia de Junín
Administración de la Unidad de Administración y Finanzas
Plan de Trabajo de Inventario físico
08 Si la Gerencia aprueba el Plan de Trabajo del inventario Físico:Emite la Resolución Administrativa de aprobación de presupuesto y se da Inicio al inventario Físico, pasa al paso 13
Gerencia de la Corte Superior de Justicia de Junín
Resolución de Administrativa de aprobación de presupuesto
09 Si la Gerencia no aprueba el Plan de Trabajo del inventario Físico:Envía oficio de rechazo al Plan de Trabajo de inventario Físico a la Unidad de Administración y Finanzas
Gerencia de la Corte Superior de Justicia de Junín
Oficio de rechazo al Plan de Trabajo de Inventario Físico
10 Remite el Oficio de Rechazo al plan de trabajo de Inventario Físico a la Comisión de Inventario
Administración de Unidad de Administración y Finanzas
Oficio de rechazo al Plan de Trabajo de Inventario Físico
11 Replantea el Plan de Trabajo de Inventario Físico, pasa al paso 06
Jefatura de Control Patrimonial y Comisión de Inventario
Plan de Trabajo de Inventario físico
12 Conforma el equipo de trabajo: Asistente Administrativo de Control Patrimonial (Supervisión), inventariores y etiquetadores
Jefatura de Control Patrimonial y Comisión de Inventario
13 Envía oficio informando el inicio del inventario físico a todas las dependencias de la Corte Superior de Justicia de Junín
Jefatura de Control Patrimonial y Comisión de Inventario
Oficio
14 Visita y levantamiento de información a cada sede de la CSJJU para verificar la existencia de bienes físicos
Asistente Administrativo de Control Patrimonial y Equipo de inventariadores.
Acta de inicio y finalización de inventario en la sede
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PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE TRABAJO Y REGISTRO
15 Supervisa la información de inventario.Si es correcta:Imprime las hojas de levantamiento de Información del inventario físico realizado (original y copia), para que sean suscritas por los usuarios responsables y archiva documentosImprime las etiquetas de todos los bienes inventariados para que sean plaqueados. Termina Proceso
Administrativo de Control Patrimonial
SIGA, Hojas de Levantamiento de Información, zebra
16 Supervisa la información de inventario.Si no correcta:Verifica el bien inventariado físicamente y corrige características, vuelve al paso 14
Asistente Administrativo de Control Patrimonial y Equipo de inventariadores
17 Informa culminación de Inventario Físico a la Comisión de Inventario
Asistente Administrativo de Control Patrimonial
Informe
18 Solicita el Contrato de los servicios de un profesional para la Conciliación a la Unidad de Administración y finanzas
Comisión de Inventario
Solicitud de contrato y términos de referencias
19 Envía solicitud de contrato y términos de referencias al área de Logística
Unidad de Administración y finanzas
Solicitud de contrato y términos de referencias
20 Realiza el contrato de servicio y comunica a la Comisión de Inventario y área de Control Patrimonial
Área de Logística Orden de Servicio
21 El conciliador solicita información de Inventario Físico
Conciliador Data Patrimonial, base de datos del inventario físico, SIMI del inventario del año anterior
22 Informa de resultados del inventario físico a la Comisión de Inventario y área de control Patrimonial:Relación de Bienes conciliadosRelación de bienes sobrantes y faltantes
Conciliador Informe de Resultados
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PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE TRABAJO Y REGISTRO
23 Elevan informe Final de inventario físico a la Unidad de Administración y Finanzas
Jefatura de Control Patrimonial y Comisión de Inventario
Informe final de Inventario físico
24 Eleva informe final de inventario físico:Sub Gerencia de control Patrimonial y Saneamiento de la Gerencia General del Poder Judicial.Superintendencia Nacional de Bienes Estatales
Administración de Unidad de Administración y Finanzas
Informe final de Inventario físico
25 Solicita el Saneamiento de Bienes Sobrantes y Faltantes a la Unidad de Administración y Finanzas
Sub Gerencia de control Patrimonial y Saneamiento de la Gerencia General del Poder Judicial
Oficio múltiple de saneamiento de bienes sobrantes y faltantes
26 Comunica solicitud de Saneamiento de Bienes sobrantes y faltantes a Control Patrimonial de la CSJJU
Unidad de Administración y finanzas
Oficio múltiple de saneamiento de bienes sobrantes y faltantes
27 Realiza saneamiento de bienes sobrantes y faltantes e informa a la Unidad de Administración y Finanzas
Área de control Patrimonial
Informe de Saneamiento
28 Eleva Informe de Saneamiento de Bienes a la Sub Gerencia de control Patrimonial y Saneamiento de la Gerencia General del Poder Judicial.Superintendencia Nacional de Bienes Estatales. Termina Proceso
Unidad de Administración y finanzas
Informe de Saneamiento
c. Políticas de procedimientos
Anualmente se realizara un inventario físico de todos los bienes patrimoniales.
Si al finalizar la búsqueda de sobrantes del inventario físico se detectan sobrantes
se levantara un acta Administrativa describiendo en ella los bienes y se
incorporaran a la Data Patrimonial de la CSJJU, según corresponda.
En relación a los bienes faltantes se realizara la búsqueda. Si los bienes no son
localizados se levantara un acta y se solicitara la conformación de una Comisión
de investigación, para realizar las investigaciones del caso. Y determinar
responsabilidades a los responsables de la falta del bien.
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Cuando se extrae un bien, el responsable deberá resarcir el daño ocasionado,
mediante la reposición del bien con uno igual o de características similares al
extraviado, obteniendo el informe técnico de visto bueno del área
correspondiente, así como la entrega de la factura original y copia para
determinar la procedencia legal de este, y proceder al registro de alta de su
reposición y la baja del bien extraviado o bien efectuara el pago del bien
extraviado al valor de reposición, a través de cotización.
Para el caso de los bienes extraviados, robados o siniestrados, se levantara un
acta administrativa en la que se describan los hechos y posteriormente levantar la
denuncia policial ante la Policía Nacional Del Perú.
En los casos de bienes siniestraos y robados, el usuario al que se le determine
responsable deberá pagar la totalidad del daño o en su caso realizar el pago del
deducible del seguro de acuerdo con lo establecido en las pólizas contratadas.
Si se localiza en las instalaciones de la Corte Superior de Justicia de Junín un bien
mueble o equipo de cómputo personal que no esté registrado en el inventario, el
propietario de este debe demostrar su propiedad (Papeleta de Ingreso de bienes
personales o factura) en caso contrario pasara a ser parte del patrimonio de la
CSJJU y se deberá de dar alta en el inventario y generar su asignación
correspondiente, informando de ello al área de Contabilidad para su Registro
contable.
En caso de localizar bienes sin etiquetas, deberán de etiquetarse conforme a los
registros de la base de la data patrimonial, asegurándose de no duplicar el
registro.
d. Habilitadores requeridos
Habilitadores Organizacionales
Reglamento para la Administración, el registro, afectación, disposición
final y baja de bienes.
Campañas periódicas de sensibilización sobre el cuidado de los bienes
patrimoniales y su importancia en el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
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Habilitadores Tecnológicos
Formatos de Actas administrativas, papeletas de ingreso de bienes
personales.
Lectores de códigos de barras para agilizar los levantamientos de
inventarios y disminuir la cantidad de errores.
e. Administración de Riesgos
Riesgo de que no se autorice el presupuesto para el inventario físico
Acción: Planificar anticipadamente el presupuesto requerido.
Riesgo de perder el control de bienes al momento de realizar reparaciones en
muebles y equipos de cómputo no útiles para obtener piezas de repuesto.
Acción: Habilitar un espacio exclusivo de almacenamiento de estos bienes y
dar de baja a estos antes de desmantelarlos.
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