Creación de segmento y actualización de tablas
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Tabla de Contenido
Tabla de Contenido ......................................................................................................................... 1
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. INSTRUCCIONES .......................................................................................................................... 2
4. DEFINICIONES ............................................................................................................................ 18
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 18
6. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 19
7. APROBACION ............................................................................................................................. 19
8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 19
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1. OBJETIVO
Mostrar las actividades necesarias para realizar la creación de segmentos, logrando la generación
de los reportes de donaciones.
2. ALCANCE
La actividad inicia con la recepción de la solicitud de creación de segmento, por correo electrónico
por parte del área de Apoyo Financiero y/o la Dirección de Desarrollo, y finaliza con el
transporte de la parametrización a los ambientes de calidad y producción.
La solicitud de creación de segmento debe incluir el Formato de solicitud de creación del
segmento (incluye el nombre del segmento que se debe crear y la firma del solicitante), la hoja de
vida del segmento, convenio vigente u otrosí firmado por el donante y la Universidad
3. INSTRUCCIONES
A continuación se presentan las instrucciones necesarias para realizar la creación de segmentos.
3.1. Validar creación del segmento
Antes de iniciar la creación del segmento es necesario validar la solicitud recibida, con el
Jefe de Contabilidad. Una vez haya dado el visto bueno para la creación del segmento, se
procede a realizar dicha creación, el cual debe estar soportado con la justificación formal
de parte de la unidad solicitante
3.2. Verificar nombre del segmento
En la transacción se consulta el consecutivo numérico del segmento vs el nombre, con el
fin de verificar que no se repita el nombre, teniendo en cuenta la cantidad máxima de
caracteres permitidos por el sistema.
3.2.1. Ingresar al ambiente de producción en SAP
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3.2.2. Ingresar a la transacción F.01
3.2.3. Ingresar los parámetros a continuación, para hacer la consulta del consecutivo del
segmento. Dicha información se encuentra en el ambiente Producción (sistema
financiero SAP):
PUC: Plan de Cuentas (Es la estructura que compone el balance)
Sociedad: UAND (Universidad de los Andes)
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Ledger: Libro de contabilidad en el que se registra la información. El ledger
varía de la siguiente forma, según sea el caso: ZL (Norma Colombiana) y 0L
(Norma Internacional), en el periodo transiccional
Estructura: Es el nombre como está creada: BP08, BP09, BP01. (Cualquiera que
se digite traerá la información)
Periodicidad: Año y mes actual al que se están consultando
3.2.4. Se debe hacer clic en el botón indicado para visualizar una nueva pantalla, donde se
muestra el campo segmento (los nombres y número consecutivo)
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3.2.5. En la nueva pantalla se busca el campo segmento, se da clic en el campo segmento y
se oprime el botón f4 del teclado.
3.2.6. En la nueva pantalla se verifica manualmente, desplazándose de arriba hacia abajo,
cual número consecutivo debe continuar, y a la vez se valida que no se repita el
nombre del segmento
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3.3. Validar información de solicitud
Una vez realizada la validación en el sistema SAP, se imprime el formato de solicitud que envió
por correo electrónico el área de Apoyo Financiero y/o Desarrollo, junto con el soporte
respectivo (carta formal justificada adjuntada al mismo correo de solicitud). Se revisa la firma del
solicitante, la carta formal justificada y el valor. Si la información solicitada en el correo, no es
consistente con la información estipulada en la carta formal, se procede a contactar
telefónicamente a las áreas que solicitaron la creación del segmento (Área de Apoyo Financiero
y/o Desarrollo), para consultar el porqué de dicha creación.
3.4. Crear segmento
3.4.1. Ingresar al ambiente 100 de desarrollo en SAP
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3.4.2. Ingresar a la transacción SPRO
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3.4.3. Hacer clic en el botón “IMG referencia SAP”
3.4.4. Se despliega el árbol de Estructura haciendo clic en las siguientes opciones
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Al dar clic en “Definir segmento” de la imagen superior, se despliega la pantalla a continuación, en
la que se debe revisar el último número del consecutivo, dependiendo si se va crear el segmento
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27xxx, 25xxx y/o 26xxx. Ejemplo: si se va crear un segmento 27, en este caso seguiría el
consecutivo sería 27038.
3.4.5. Hacer clic en el botón “Entradas nuevas” para abrir una nueva pantalla
Se abre la pantalla a continuación:
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3.4.6. Se digita la información como se muestra en la imagen a continuación (nombre y
número de segmento), según la secuencia:
Ejemplo: a) Segmento: 27038 (Es el consecutivo que seguiría) b) Descripción: Nombre del
segmento respetando lo indicado en el formato de solicitud enviado por el área de Apoyo
Financiero y/o Desarrollo, pero siguiendo el parámetro de los nombres de los segmentos
anteriores creados en SAP Fondo Programa XXXXX, (definido de las tablas de Presupuesto) de
acuerdo al segmentó 25, 26, 27 (nombre solicitado).
3.4.7. Una vez digitado el Numero y el Nombre, se debe grabar haciendo clic en el botón
indicado
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3.4.8. En la nueva pantalla, se hace clic en el botón con la imagen de una hoja
3.4.9. En el campo de “Descr.breve”: se digita la denominación FL_GL Creación Segmento
Fondo Programa XXXXX
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3.4.10. Se graba dando clic en el botón indicado para que el sistema genere el Número de
Orden del Transporte
3.4.11. El Número de Orden del Transporte generado por el sistema (cuadro verde) se anota
en el formato físico de solicitud de la creación del segmento y se da clic en el check
box (cuadro rojo)
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3.5. Liberar la orden para solicitar el transporte a los demás mandantes
3.5.1. Ingresar en la transacción SE10 y en la nueva pantalla, dar clic en el botón “Visual”
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3.5.2. En la nueva pantalla se visualiza la orden que generó el sistema (cuadro verde), y la
tarea inferior de la orden (cuadro rojo)
3.5.3. Se libera inicialmente la tarea inferior, dando clic en el logo del camión
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3.5.4. Se repite el paso anterior con la orden
3.6. Solicitar transporte
Vía correo electrónico se solicita al departamento de Contabilidad el transporte de la
orden a los mandantes en los cuales se necesita actualizar la parametrización, indicando el
número de orden del transporte
3.7. Verificación
Una vez recibida la confirmación de transporte por parte de Contabilidad, digita la
transacción F.01 y se valida que aparezca en el mandante de Producción el segmento
creado.
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3.8. Dar respuesta al solicitante
Se procede a dar respuesta por vía correo electrónico al usuario (área de Apoyo financiero
y/o área de Desarrollo), confirmando la creación del segmento con el nombre y Número
del segmento para que procedan a solicitar la creación del cebe y orden interna.
3.9. Firmar formato de solicitud
El formato de solicitud se firma por parte de Contabilidad y se remite al Asistente
Administrativo para que solicite la aprobación de los jefes del área de Contabilidad y
Presupuesto (firmado el físico).
3.10. Archivar formato de solicitud
Una vez firmado el formato de solicitud de creación de segmento el Asistente
Administrativo lo devuelve al área de Contabilidad (Donaciones), para archivar el formato
en la carpeta que está en custodia en el área de Impuestos.
3.11. Actualización de tabla SEGMENTOS
3.11.1. Con base en la información suministrada en el formato de solicitud de creación de
segmentos, se debe actualizar las columnas de la A a la L, del archivo de Excel
SEGMENTOS:
3.11.2. Una vez el área de Presupuesto confirme la creación de los centros de costo y de
orden interna, se procede a actualizar el mismo archivo SEGMENTOS con la
información adicional (columnas N y O).
3.11.3. El archivo consolidado se envía por correo electrónico al Administrador de Sistemas de
Información del área de Presupuesto.
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3.12. Actualización de tabla Categoria_Segmentos_Especiales
3.12.1. Una vez creado el segmento especial, se debe actualizar el archivo de Excel
Categoria_Segmentos_Especiales, indicando el número de segmento, el nombre y la
categoría correspondiente. Estos parámetros son definidos por la Dirección Financiera.
El archivo actualizado se envía por correo electrónico al Administrador de Sistemas de
Información del área de Presupuesto.
4. DEFINICIONES
Mandante: Ambiente del sistema en el que se realizan diferentes operaciones (ej:
Desarrollo, Calidad, Producción)
Segmento : Agrupador que tipifica la información financiera de un donante especifico
Segmentos especiales: No hacen referencia a un donante específico sino a recursos internos
de la Universidad.
Transacción F.1: Inicio de la consulta del Balance para identificar el Consecutivo del
segmento.
Ledger: Libro de contabilidad en el que se registra la información.
Orden de transporte: Paquete que contiene los ajustes que se realizan a las
parametrizaciones en el sistema, y que es replicado en los diferentes ambientes o
mandantes.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
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Archivo SEGMENTOS
Archivo Categoría_Segmentos_Especiales
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6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
0 Elaboración 27/10/2015
Publicación 31/03/2016
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7. APROBACION
NOMBRE CARGO FECHA
ELABORÓ Maritza León Analista Contable 30/10/2015
REVISÓ Manuela Peña Ingeniera de procesos 10/11/2015
Manuel Romero Coordinador Contabilidad 11/11/2015
APROBÓ Manuel Romero Coordinador Contabilidad 11/11/2015
8. ANEXOS
No aplica.