Download - Diapositivos Key Corporate SEGD
KEY – CENTRO DE FORMAÇÃO, LDA
Formadora: Dra. Ana MartinsMaio 2012
ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE ARQUIVO
2
A gestão eficaz da informação faz a diferença nas organizações, sendo uma arma poderosa nas mãos de quem sabe geri-la. Um arquivo bem estruturado proporciona esta maior competitividade, uma vez que a informação “arquivada” em qualquer suporte permite a tomada de decisões. Além disso, os documentos de arquivo guardam a memória das organizações, permitindo fazer estudos retrospectivos. As tecnologias podem contribuir para melhorar a gestão de documentos desde que respeitem padrões internacionalmente aceites, os quais implicam a necessária cumplicidade da arquivística com a tecnologia.
Enquadramento
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
3
Este curso visa dotar os participantes com os conhecimentos necessários para a organização da documentação empresarial, com metodologia de organização, que atenda a necessidade de localização rápida dos documentos.
OBJECTIVOS GERAIS
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
4
- Identificar as principais características dos documentos a tratar e a guardar;
- Descrever o ciclo de vida dos documentos; - Identificar unidades de arquivo; - Apresentar os passos para uma boa
gestão da correspondência; - Resolver as questões físicas que
interferem neste domínio.
Objectivos Específicos
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
5
1. Introdução à gestão de arquivos
1.1. Missão de um sistema de arquivo na organização da empresa
1.2. Difusão, circulação e arquivo 1.3. Tipologia dos documentos e
suportes 1.4. Etapas da vida de um documento e
seus impactos ao nível da gestão documental
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
6
2. Sistemas básicos de arquivo
2.1. Alfabético, Numérico 2.2. Domínios de aplicação 2.3. As vantagens e inconvenientes dos
diversos sistemas de classificação 2.4. Determinação do método de
classificação adaptado às necessidades 2.5. A indexação: generalidades,
conceitos, palavras-chave, descritores, princípios de indexação
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
7
3. Classificação por assunto
3.1. Plano dicionário (descritores) 3.2. Plano ideológico hierarquizado 3.3. Avaliação comparativa destes dois
tipos de plano 3.4. Parâmetros a ter em conta na
escolha
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
8
4. Identificar os prazos de conservação: legais, úteis, históricos
4.1. Os textos jurídicos: aplicação e evolução.
4.2. Documentos a conservar, a prescrição, o original e a cópia.
4.3. Os princípios de segurança e confidencialidade.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
9
5. Suportes de informação
5.1. A informação em suporte de papel: posições e material correspondente e os meios de sinalização
5.2. Os novos suportes da informação (Microfilmes, suportes magnéticos, discos ópticos, …)
5.3. Arquivo informático ◦ 5.3.1. Recorrer a pesquisas multi-critérios ◦ 5.3.2. Indexação pelos campos-chave ◦ 5.3.3. Pesquisa e listagens
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
10
6. O manual de arquivo da informação
6.1. Importância do manual
6.2. Os aspectos que deve incluir
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
11
7. Promover o serviço de arquivo
7.1. Política de comunicação interna
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
Gestão Documental e Workflow
Visão Estratégica
13
Num determinado serviço, a arrumação dos documentos, mais conhecidos na gíria administrativa por “papelada”, é uma tarefa que só se leva a cabo quando há pouca coisa para fazer, ou também na gíria administrativa, quando se tem uma “aberta” para o fazer, em que as tarefas comuns permitem um certo tempo para tarefas “menos importantes, “aborrecidas” e “ingratas”.
QUESTÕES PRÉVIAS
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
14
caos da acumulação de documentos nos serviços;
falta da informação quando ela é mais necessária para a informação da decisão;
enormes massas documentais acumuladas nos locais mais recônditos;
eliminação da história das próprias instituições;
QUESTÕES PRÉVIAS
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
15
arrumar os documentos é seleccionar, arrumar e manter acessível a informação, que é, desde sempre, mas nos dias de hoje com grande acuidade, um recurso estratégico fundamental
QUESTÕES PRÉVIAS
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
16
O caos documental manual torna-se em caos documental digital.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
QUESTÕES PRÉVIAS
17
Questões:◦ Que documentos queremos produzir? ◦ Quais as funções que eles devem cumprir? ◦ De quanto tempo necessitamos deles e onde? ◦ Que futuro queremos dar aos documentos que
produzimos?
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
QUESTÕES PRÉVIAS
18
O que pretendemos com este curso é pensar, reflectir e trabalhar com um conjunto de procedimentos, essencial para a organização dos documentos administrativos. Seja qual for o desenvolvimento tecnológico do nosso serviço, da nossa instituição, sem o conhecimento e aplicação destes procedimentos, jamais conseguiremos atingir a plataforma mais elevada da organização documental: a do “Arquivo”.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
QUESTÕES PRÉVIAS
19
Arquivo: «conjunto orgânico de documentos,
independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade e conservados a título de prova ou informação»
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
CONCEITOS E DEFINIÇÕES
20
um documento de arquivo não é fruto da vontade de uma instituição ou serviço, ele é fruto sim das funções atribuídas a determinada instituição ou serviço, como forma de concorrer para a resolução dos assuntos decorrentes dessas funções
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
CONCEITOS E DEFINIÇÕES
21
Documento: unidade constituída pela informação e respectivo suporte;
Documento de arquivo: «documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial...»
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
CONCEITOS E DEFINIÇÕES
22
Valor:
Valor administrativo/probatório Valor legal/fiscal Valor histórico
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
CONCEITOS E DEFINIÇÕES
23
Teoria das 3 idades:
◦ Primeira idade: na qual os documentos circulam e os assuntos estão em tramitação. Têm um uso frequente e, o seu conjunto resulta no Arquivo Corrente de uma determinada unidade orgânica.
◦ ◦ Segunda idade: os documentos perdem valor administrativo,
mas a sua conservação é necessária já que têm um valor legal e/ou fiscal e são consultados com muita frequência pela Administração ou pelos cidadãos. O seu conjunto forma o denominado Arquivo Intermédio de uma instituição.
◦ Terceira idade: os documentos têm valor histórico e a sua consulta é feita por investigadores. O seu conjunto forma o denominado Arquivo Histórico.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
24
O sistema de arquivo, permitirá que se guardem os documentos enquanto detêm alguma utilidade e atendendo ao seu valor, ou que se proceda à sua eliminação, transcorrido o tempo necessário em que se esgote o seu valor administrativo e fiscal, e caso não tenham valor histórico.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
25
Parâmetros:
◦ Volume documental ◦ Espaço de arquivo disponível ◦ Possibilidade de contacto entre arquivos correntes
e estruturas intermédias ◦ Metros lineares de documentação histórica ◦ Pessoal especializado ◦ Sensibilidade da instituição para a valorização do
arquivo
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
26
política de eliminação de documentos de acordo com critérios racionalizadores, estudando sistemas de conservação e criando quadros de conservação com regras pré-estabelecidas
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
27
Teoria do Ciclo de Vida que, numa versão mais radical, dá aos documentos uma vida similar aos de um organismo vivo, no sentido em que nasce (fase de criação), vive (fase de manutenção e utilização) e morre (fase de conservação histórica ou eliminação).
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
28
Fase de criação de documentos: estudar-se-á o desenho dos formulários, a preparação e a gestão da correspondência, o desenvolvimento de sistemas de gestão da informação e a aplicação das modernas tecnologias a estes processos.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
29
Fase de manutenção e utilização dos documentos: nesta fase desenvolver-se-á um sistema completo de arquivos e recuperação dos documentos, gestão dos arquivos nos serviços, desenvolvimento e manutenção de programas de documentos essenciais e de planificação contra desastres, criação de arquivos intermédios e aplicação de sistemas de análise, automatização e reprografia a estes processos.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
30
Fase de disposição dos documentos (conservação ou eliminação): inclui a identificação e descrição das séries, desenvolvimento dos quadros de avaliação e selecção com o fim de eliminar ou transferir os documentos para Arquivo histórico.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
31
“assegurar uma documentação adequada, evitar o não essencial, simplificar os sistemas de criação e uso do papel, melhorar a forma como se organizam e recuperam os documentos, proporcionar o cuidado adequado ao armazenamento a baixo custo dos documentos nos arquivos intermédios, e assegurar a eliminação adequada dos documentos que não sejam necessários para a gestão dos assuntos correntes”
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
32
COMO ORGANIZAR O ARQUIVO ADMINISTRATIVO
A organização do Arquivo deve ser pensada numa perspectiva das necessidades presentes, mas também numa prospectiva das necessidades futuras do Serviço a que pertence.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
33
Next
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
34
ORDENAÇÃO DAS UNIDADES DOCUMENTAIS DAS SERIES. TIPOS
Num primeiro nível colocaremos: ◦ Ordem cronológica ◦ Ordem alfabética
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
35
Num segundo nível colocaremos entre outras:
◦ Ordem numérica ◦ Ordem numérica-cronológica ◦ Ordem alfanumérica ◦ Ordem por conceitos ou assuntos.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
36
Ordem cronológica
A unidade eleita para a ordenação é a data dos documentos. Os documentos administrativos têm, normalmente, duas datas:
Data do momento da sua criação. Data do registo geral de entrada ou de saída. A data que se deve considerar para a ordenação é a
data do Registo, isto porque: É a mais próxima da realidade. Tem valor legal.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
37
Ordenação alfabética ◦ Os documentos ordenam-se segundo as letras do
alfabeto. É um sistema que se aplica principalmente a documentos que se referem a pessoas, lugares ou entidades.
◦ É apenas recomendável para serviços com volumes documentais baixos e com poucas possibilidades de crescimento, já que apresenta alguns problemas: Que letras vão crescer mais? A alfabetação é feita sempre da mesma forma?
(exige normas claras)
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
38
Ordenação numérica
Os documentos são ordenados seguindo a série de algarismos, do número um em diante.
Num serviço o número pode ser atribuído por um Livro de Registo (manual ou automatizado), elaborado pelo serviço para controlo dos documentos.
O principal problema que apresenta é a tendência para utilizar a ordem numérica de entrada, independentemente da sua tipologia documental e sem relacionar os documentos uns com os outros, se criar processos nem respeitar as séries documentais.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
39
Ordem numérico – cronológica
A ordenação é feita por anos e dentro desta por um número sequencial.
É um dos sistemas mais utilizados na ordenação de documentos administrativos. Exige que se coloque o sistema de ordenação em relação com um Livro de Registo anual, onde se anote que documento se refere a cada número.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
40
Ordenação Alfanumérica
Consiste em ordenar os documentos segundo as letras do alfabeto e anexar a cada letra um numero.
Pode utilizar-se a primeira letra pela qual começa o assunto do processo, como por exemplo: ◦ Processo de Obras nº 34 – 34/O
Ou dar a cada letra um significado:
◦ A – Processos de habitação unifamiliar ◦ B – Processos de loteamento industrial
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
41
Ordenação Temática
Dentro de uma mesma série os documentos ordenam-se de acordo com um índice previamente elaborado.
É um sistema aconselhável quando existe grande volume de documentos.
Os documentos agrupam-se por conceitos e dentro deles por ordem cronológica.
◦ Correspondência da Direcção ◦ Com associações Desportivas ◦ Com Associações Profissionais ◦ Com Associações Religiosas ◦ Com Escolas
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
42
A RECUPERAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Saber como arquivar. Saber como encontrar Conhecer as fases de tramitação de
processos. Obter com rapidez uma informação
solicitada
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
43
Um maior controlo passa por medidas implementadas logo no momento da criação dos documentos, dando importância aos seguintes aspectos:
◦ Normalização e racionalização de impressos e
formulários. ◦ Identificação do documento. ◦ Controlo da circulação dos documentos.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
44
A racionalização de impressos e formulários supõe a implementação de algumas medidas fundamentais:
◦ Suprimir documentos não necessários. Normalmente documentos criados pelos funcionários para controlo de tarefas, estatísticas, etc, e que são multiplicados vezes sem conta.
◦ Simplificar. Ou seja eliminar dados supérfluos, já que os dados pedidos a mais ficam normalmente em branco, originando maior ineficácia e aumento do volume de papel ou de outros suportes, necessário para arquivar.
◦ Utilizar elementos fisicamente agregadores dos documentos. Ou seja a utilização de capilhas ou outras unidades de instalação para os documentos que façam parte de uma mesma tramitação ou processo, e que sejam eles próprios identificadores desses documentos.
◦ Utilizar o formato DIN A4, como referência básica do documento de arquivo, em detrimento de outros formatos.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
45
IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO
A identificação do documento, também contribui para o controlo e recuperação do documento desde a sua criação, nele relevando dois aspectos fundamentais quanto à identificação:
Identificação do autor
◦ Científico ou espiritual ◦ Material ◦ Jurídico ou responsável pela consequência final do conteúdo
Identificação da série documental
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
46
CONTROLO DA CIRCULAÇÃO DE DOCUMENTOS
O extravio de documentos é um enorme problema, com o qual as instituições se têm que debater no dia-a-dia., devido sobretudo à ausência de controlo da circulação e empréstimo dos documentos entre os seus serviços, gerando muito tempo perdido a procurar documentos que “alguém levou!”.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
47
ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE RECUPERAÇÃO DOS DOCUMENTOS E DA INFORMAÇÃO
Recuperação tradicional: ◦ Livros ◦ Ficheiros convencionais
Recuperação automatizada:
◦ Bases de Dados ◦ Arquivo electrónico
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
48
A elaboração destes instrumentos necessita de ser feita quando:
◦ Se necessita satisfazer com rapidez um pedido de
informação. ◦ O volume documental de uma serie seja tão
grande que seja impossível o seu controlo apenas com os sistemas de instalação ou de ordenação.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
49ARQUIVO E GESTÃO
DOCUMENTAL
Gestão Documental
50ARQUIVO E GESTÃO
DOCUMENTAL
Gestão Documental RECUPERAÇÃO TRADICIONAL Os livros podem ser: Livros de entrada/saída de documentos. Livros de controlo e seguimento de
processos
51ARQUIVO E GESTÃO
DOCUMENTAL
Gestão Documental RECUPERAÇÃO AUTOMATIZADA
◦ Consiste em elaborar uma serie de índices mediante a introdução de dados num computador, utilizando para o efeito uma Folha de Recolha de Dados (FRD), desenvolvida numa aplicação informática apropriada.
◦ Supõe enormes possibilidades, só por si suficientes para a sua utilização:
◦ Para o seguimento de processos e controlo dos documentos.
◦ Na elaboração de índices por mais do que uma entrada (remissivos)
◦ Na recuperação da informação por mais de um campo. ◦ Na colocação indevida de uma ficha no conjunto.
52ARQUIVO E GESTÃO
DOCUMENTAL
Gestão Documental Quanto á recuperação automatizada,
podemos optar em circunstâncias normais por dois esquemas:
◦ Bases de Dados ◦ Arquivo Electrónico
53ARQUIVO E GESTÃO
DOCUMENTAL
Gestão Documental Bases de Dados
É um conjunto de dados relacionados entre si e organizados de tal maneira que proporcionaram uma base para a sua utilização efectiva:
Recuperação da informação. Modificação da informação. Elaboração de relatórios.
54ARQUIVO E GESTÃO
DOCUMENTAL
Gestão Documental Dentro da criação de um sistema de
arquivo, há que decidir qual é o nível a que podemos chegar na recuperação automatizada da informação. As possibilidades podem ser as seguintes:
◦ Registo dos documentos entrados e saídos. ◦ Controlo e recuperação de uma série. ◦ Controlo, seguimento e recuperação de uma série. ◦ Controlo, seguimento e recuperação de todo o
arquivo.
55ARQUIVO E GESTÃO
DOCUMENTAL
Gestão Documental Arquivo Electrónico
No fundo, o arquivo electrónico junta às possibilidades das Bases de Dados, na recuperação e localização dos documentos, a recuperação visual, no écrã, do próprio conteúdo do documento, através da utilização de um scanner.
As possibilidades são muito atractivas, mas não podemos esquecer que: ◦ A legislação não permite destruir a maior parte dos originais, o que
implica duplicidade de suportes. ◦ Antes de proceder à captura da imagem, se queremos recuperar o
documento temos que introduzir os dados que permitam a sua recuperação.
56ARQUIVO E GESTÃO
DOCUMENTAL
Gestão Documental ELABORAÇÃO DE NORMAS DE ARQUIVO Todas as decisões que se tomam em relação à
organização e manutenção do arquivo, têm que ser do conhecimento de todos. Para tal há que desenvolver normas de arquivo, que sirvam como guia e como documento de consulta, perante as dúvidas que possam surgir.
Existem vários tipos de normas de desenvolvimento fundamental: ◦ Normas de organização do arquivo. ◦ Normas de conservação dos documentos nos serviços. ◦ Normas de acesso. ◦ Normas de selecção e avaliação.
57ARQUIVO E GESTÃO
DOCUMENTAL
Gestão Documental O CONTROLO DO SISTEMA CRIADO Com a elaboração de normas damos geralmente por
terminada a organização do arquivo corrente. Mas o sistema criado é algo vivo, com inovação e evolução constantes.
Índice do movimento do arquivo:
◦ Nº de documentos consultados por ano/◦ Nº de documentos arquivados
Índice de organização do arquivo:
◦ Nº de documentos que não se encontraram/◦ Nº de documentos localizados
58ARQUIVO E GESTÃO
DOCUMENTAL
Gestão Documental
Não podemos igualmente esquecer, que se a relação pessoal que os funcionários têm com os “papéis” e com o arquivo, melhorar de forma consistente, é porque o nosso trabalho está igualmente de parabéns.
59
Papel da Gestão Documental Conceitos associados à Gestão Documental Desmaterialização de documentos e
processos Apresentação de ferramentas e aplicações Estudo da implementação de um SGDW
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
60
História da Gestão Documental Futuro da Gestão Documental Desafios à Gestão Documental Requisitos dos sistemas de Gestão
Documental Vantagens dos sistemas de Gestão
Documental
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
61
O que era a Gestão Documental?◦ Conversão de documentos em papel para
formato digital (tiff, jpeg, pdf)◦ Arquivo ou armazenamento de ficheiros ◦ Gestão de Correspondência (cartas e faxes)
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
62
Futuro da Gestão Documental?◦ Gerir todos os documentos da empresa◦ Federação dos documentos produzidos em toda
a empresa ◦ Gestão de Correio Electrónico (fonte principal
de entrada de documentos) ◦ Integração com as Comunicações Unificadas
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
63
Desafios do documento electrónico: Autenticidade, fidedignidade, integridade,
inteligibilidade, acessibilidade◦documento electrónico =◦ informação + metainformação
Delimitado logicamente – objectos distribuídos (BD)
Preservação da estrutura, contexto, software para exibição
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
64
Que plataforma tecnológica? Gestão do ciclo de vida dos documentos
criação, recolha, organização, uso, disseminação e preservação, para garantir:
a sua recuperação e acesso rápido e eficaz eficiente resposta às exigências de
organizações que influenciam a condução do seu negócio e procedimentos associados
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
65
Que plataforma tecnológica? Gestão do ciclo de vida dos documentos
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
66
Validação de Documentos
◦ Assinatura Digitalizada
◦ Assinatura Digital
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental
67
Assinatura Digitalizada
◦ Não possui valor legal;◦ Digitalização da assinatura autógrafa e
colocação da mesma sob forma de imagem num documento electrónico;
◦ Risco de uso abusivo por terceiros;◦ O documento pode sofrer alterações
imperceptíveis (informaticamente) após colocação da assinatura.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Validação de Documentos
68
Assinatura Digital
◦ Re-engenharia de processos do físico para o electrónico
◦ Certificados digitais na transmissão de documentos garantias de segurança garantias de valor acrescentado
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Validação de Documentos
69
Assinatura Digital
◦ Certificados digitais – garantias de segurança Valor legal (emitido por entidade certificada) Identificação Integridade Confidencialidade
É possível detectar se após assinatura até entrega no destinatário o conteúdo foi alterado
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Validação de Documentos
70
Assinatura Digital
◦ Certificados digitais – garantias de valor acrescentado Timestamping Assinatura Digital
Aplicável a organizações ou pessoas (cartão do cidadão)
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Validação de Documentos
71ARQUIVO E GESTÃO
DOCUMENTAL
Validação de Documentos
Exemplo
Assinatura no documento e respectivo certificado (que permite visualizá-la)
72
Quando a informação surge e circula em diversos canais de comunicação:◦ Captura?◦ Metainformação?◦ Relação com outros documentos?
Centralização de recursos multimédia
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Comunicações Unificadas
73
Novos requisitos para a Gestão Documental:◦ Captura automática de e-mails, faxes,
chamadas telefónicas, IM;◦ Indexação (semi)automática desses
documentos;◦ Associação a documentos que se encontrem
noutros formatos.
Base tecnológica apropriada Soluções para gestão de Redes e
TelecomunicaçõesARQUIVO E GESTÃO
DOCUMENTAL
Comunicações Unificadas
74
Cópias de segurança Requisito: integridade assegurar o armazenamento do documento, mas
também do contexto de produção (metainformação)
Estratégia para recuperação de desastre Requisito: rapidez assegurar a possibilidade de continuar a trabalhar,
ainda que apenas com o essencial (há maior probabilidade de ser necessário consultar documentos criados / recebidos no mês anterior ao desastre)
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Backups e Disaster Recovery
75
Vantagens de um sistema de Gestão Documental
Redução do espaço, custos de armazenamento e tempo de circulação em papel;
Distribuição rápida, fácil e a uma escala global, de grandes volumes de informação multimédia;
Aumento da eficiência e eficácia na recuperação de informação;
Eliminação de documentos duplicados e possibilidade de controlo de versões;
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Backups e Disaster Recovery
76
Vantagens de um sistema de Gestão Documental
Criação de modelos de documentos, que agiliza o seu processamento;
Aumento da segurança: backups, controlo de acesso a documentos sensíveis, encriptação de dados, assinatura electrónica e certificação cronológica;
Aumento da capacidade de escalabilidade do sistema de informação.
Disponibilização da informação apropriada, às pessoas correctas, no momento certo
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Backups e Disaster Recovery
77
Tempo estimado de processamento da informação em papel e sua pesquisa:
40% - 60% do dia de alguns colaboradores 20% - 45% do custo global com os colaboradores 12% - 15% dos resultados de uma organização
O retorno do investimento num sistema de gestão documental obtém-se rapidamente:
Reduzindo o tempo de operação dos recursos humanos e potenciando um aumento de produtividade até 10%
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
R.O.I. - Return of Investment
78
Como reduzir o tempo de operação dos RH?
1. Reutilização eficiente de documentos
2. Navegação inteligente entre documentos associados
3. Pesquisa rápida de documentos e informação associada
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
R.O.I. - Return of Investment
79
Reutilização eficiente de documentos
Área Comercial
Reutilização de propostas já efectuadas
Descoberta rápida de propostas do mesmo tipo
Consulta de tabelas ou propostas de fornecedores
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
R.O.I. - Return of Investment
80
Navegação inteligente entre documentos associados
Área Financeira Associação de propostas a
adjudicações e facturas Confirmação de valores de propostas,
facturas e recibos
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
R.O.I. - Return of Investment
81
Pesquisa rápida de documentos e informação associada
Área Técnica
Pesquisa de documentos técnicos, manuais e relatórios
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
R.O.I. - Return of Investment
82
Caso de Estudo Custo per capita dos recursos humanos (RH):
14.000€/ano (subsídio de férias, 13º mês, impostos e segurança social incluídos)
◦ Fact./RH * 0,3 (margem) = 14.000 (custo RH) → Fact./Pessoa = 70.000€
◦ Aumento da produtividade de 10% (apenas) → mais 7.000€ de facturação/pessoa
◦ Por cada RH lucro de 700€/ano◦ Aumento da produtividade de 5%◦ Lucro de 350€/ano
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
R.O.I. - Return of Investment
83
Conceito de Workflow Tipos de Workflow Requisitos de sistemas de gestão de Workflows Vantagens dos Workflows
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Workflow
84
Do conceito de repositório ao conceito de Gestão Documental e Workflow
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Workflow
Aumento da automatização do trabalho
Aumento da complexidade dos sistemas
Workflow
85
Definição de Workflow
“Automatização de um processo de negócio, no todo ou em parte, durante o qual informação ou tarefas passam de um participante para outro, de acordo com um conjunto de regras procedimentais” (WfMC - Workflow Management Coalition)
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Workflow
86
Definição de Processo de Negócio
“conjunto de actividades interrelacionadas e interactuantes que transformam entradas em saídas”
◦ por meio de recursos humanos, materiais e informacionais;
◦ tendo em vista a prossecução de um ou mais objectivos do negócio e a criação de valor acrescentado;
◦ essas actividades já são elas próprias governadas por regras.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Workflow
87
Tipos de workflow quanto a:
◦ 1. Nível de estruturação
◦ 2. Sentido do fluxo na organização
◦ 3. Tipo de aplicação
Conjugação destes tipos
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Workflow
88
Quanto ao nível de estruturação
◦ Produção sequências pré-definidas, pela organização;
◦ Ad-Hoc o utilizador determina a sequência no momento de
execução.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Workflow
89
Quanto ao sentido do fluxo na organização
◦ Horizontal flui no sentido da estrutura orgânico-funcional, entre
departamentos ou indivíduos, que têm de processar o trabalho indicado;
◦ Vertical quando o fluxo chega a determinado ponto na organização, os
passos podem ser processados de várias formas (pontos de decisão).
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Workflow
90
Quanto ao tipo de aplicação
◦ Embebido funcionalidades exibidas através de uma aplicação de que faz
parte;
◦ Autónomo não necessita de software de aplicação adicional para ser
utilizável.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Workflow
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
91
Sistema de Gestão de Workflows
Participantes – recursos humanos ou computarizados necessários ao processamento das actividades;
Items de trabalho – To-Do Lists associadas aos participantes;
Software para controlo de progressão no fluxo.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
92
Sistema de Gestão de Workflows Definição do processo:
- modelação ou representação gráfica simplificada da realidade
Interpretação e manipulação através de software:
- sobre cada instância (caso específico) do processo
- histórico (quem, o quê, quando, e estado em que se encontra a instância do fluxo)
93
Vantagens dos Workflows
◦ Aumento da produtividade (tarefas rotineiras e repetitivas podem ser automatizadas e calendarizadas) e redução de custos operacionais;
◦ Aumento da eficiência – processamento automático paralelo;
◦ Distribuição dinâmica do trabalho;◦ Aumento da simplificação, transparência e
controlo dos processos de negócio;
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Workflows
94
Vantagens dos Workflows
◦ Melhoria na comunicação intra e inter-organizacional;
◦ Flexibilidade na redefinição e optimização dos processos de negócio (maior facilidade na gestão da mudança);
◦ Aumento da privacidade e segurança;◦Monitorização (histórico do
processamento), útil para efeitos de auditoria.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Workflows
95
Apresentação SGDW iPortalDoc Conceitos Fundamentais Workflows
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
96
Utiliza ferramentas e serviços de rede standard
Navegador páginas web
HTTP/HTTPS
Gestor de Ficheiros
SMB/NFS
Gestor de E-mail
SMTPARQUIVO E GESTÃO
DOCUMENTAL
Caso Prático
97
Conceitos Fundamentais
◦ Configuração à medida das necessidades de cada organização
◦ Hierarquia de Pastas, a que se associa: Perfis de Utilizadores Tipos de Documentos
Templates◦ Workflows
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
98
Conceitos Fundamentais
Cada documento possui: Metainformação, documentos e e-
mails associados, edições, workflow / esquema cronológico
◦ Pesquisa rápida ◦ Pesquisa avançada◦ Por estados activos do workflow◦ Por estados realizados do workflow
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
99
Hierarquia de pastas
◦ De acordo com as funções desempenhadas são atribuídas permissões aos utilizadores, que condicionam a visualização da hierarquia de pastas.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
100
Perfis de utilizadores
◦ Para cada pasta, para cada utilizador (ou grupo de utilizadores), é atribuído um perfil que lhe pode permitir ou não a consulta, alteração ou eliminação de documentos nessas pastas.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
101
Tipos de documento Código único gerado automaticamente; Template – modelo pré-definido;
◦ Definição da (im)possibilidade de actualização da versão;
Definição de prazo ao fim do qual se arquiva e/ou remove.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
102
Tipos de documento
◦ Objectivos dos Templates Agilizar a criação de documentos; Normalizar o aspecto final dos documentos (PDF)
Formulário com campos de preenchimento automático e editáveis
◦ formatação pré-definida e não editável
◦ Estatísticas – armazenar informação na BD → geração de relatórios (também templates)
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
103
Campos de preenchimento automático◦ Formulário
◦ Aspecto do PDF final
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
104
Outros exemplos:
Carta: destinatário, morada, código postal◦ associado a uma acção do workflow permite colocar
assinatura digitalizada no documento
Fax: número de fax de destino◦ associado a uma acção do workflow permite enviar o fax
directamente a partir do iPortalDoc
Foco na criação do conteúdo do documento propriamente dito
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
105
Opção exclusiva dos templates:
Mail Merge – quando se pretende enviar um mesmo documento para várias entidades
◦ Basta criar um único documento◦ Seleccionar os destinatários◦ Automaticamente são criados tantos documentos
quantos os destinatários, com os respectivos dados (morada etc).
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
106
Validação de Documentos
◦ Workflows e BI do Documento
◦ Workflows e Assinatura Digitalizada
◦ Workflows e Assinatura Digital
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
107
Validação de Documentos
Workflows e BI do Documento◦ Definem as aprovações pelas quais um documento tem
obrigatoriamente de passar;◦ É criado um registo de quem e quando aprovou;
◦ BI do documento + documento = impressão num único PDF
Configuração no servidor – permite acrescentar ao documento um rodapé com informação do tipo: código do documento no sistema, autor, data/hora de introdução e impressão, ...
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
108
Validação de Documentos
Workflows e Assinatura Digitalizada
◦ A imagem da assinatura é associada ao nome de utilizador;
◦ É colocada a imagem no documento quando esse utilizador efectua uma acção definida num workflow, p.e. de aprovação.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
109
Validação de Documentos
Workflows e Assinatura Digital◦ Assinatura Colaborador
◦ É possível assinar um documento com a assinatura digital presente no cartão do cidadão;
◦ Através da realização de uma acção definida num workflow.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
110
Validação de Documentos
Workflows e Assinatura Digital
◦ Assinatura Organização
◦ É colocada a assinatura digital no documento quando é efectuada uma acção definida num workflow.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
111
WorkflowsFáceis de desenhar, utilizar e interpretar
(gráfica e textualmente) – notação simples
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
112
Fluxograma “Proposta”
◦ como representar:
simultaneamente à tarefa de aguardar adjudicação existe uma tarefa de notificação de que foi criada uma nova proposta?
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
113
Diagrama de Estados “Proposta”
- permite estados concorrentes;
mas, como representar:
só é necessária a execução da tarefa de indicação de que a proposta foi ou não adjudicada para que o fluxo prossiga, podendo ficar a tarefa de tomar conhecimento por efectuar?
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
114
Workflow Proposta no iPortalDoc
baseado em máquinas de estado;
Elementos:◦ Estados – etapas ou fases do
circuito documental;
◦ Acções – tarefas a efectuar sobre o documento, em cada estado;
◦ Funções de transição – ligação entre estados.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
115
Participantes e Tarefas
1. Tomar conhecimento de proposta – DC e DF
2. Introduzir Adjudicação - DC3. Encaminhar para execução
de obra / Efectuar pedido de facturação - DC
4. Execução de obra – introduzir de folha de obra - DT
5. Introduzir factura - DF6. Tomar conhecimento de
obra realizada - DC
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
116
Regras
O workflow prossegue para 3 se for efectuada a acção 2 (introduzir adjudicação) na qual é seleccionada uma opção: Adjudicada ou Não Adjudicada.
A acção 1 (tomar conhecimento de proposta) pode permanecer pendente.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
117
Regras
O workflow prossegue para o Estado Final se for efectuada a acção 5 (introduzir factura) em que é seleccionada uma opção: Factura Parcial ou Factura Total.
A acção 6 (tomar conhecimento de obra realizada) pode permanecer pendente.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
118
Condições / operadores booleanos (e / ou)
- aplicáveis às funções de transição
- se tivesse de ser efectuada a acção 1 (tomar conhecimento de proposta) e a 2 (introduzir adjudicação) para o workflow prosseguir.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
119
Condições / operadores booleanos (e / ou)
aplicáveis às acções
se a proposta é encaminhada para mais do que uma pessoa (acção 3) basta uma delas (uma ou outra) efectuar a acção 4 (execução de obra) para o workflow prosseguir.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
120
Lista de Acções a Realizar (To-Do List)
Cada utilizador tem a sua própria lista de tarefas a efectuar sobre documentos, de acordo com o definido em cada workflow, e encaminhamentos ad-hoc efectuados por outros utilizadores.
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
121
A opção seleccionada na acção orienta o percurso do workflow
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
122
Estatísticas
Relatórios detalhados com base nos workflows, por utilizador:◦ acções realizadas/não
realizadas, tempo médio de execução das acções, evolução na realização de acções...
Fonte de informação para executive
intelligence
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
123
Exemplo: Estatísticas por Acções Realizadas
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
124
Metainformação
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
125
Metainformação
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
126
Pesquisa tipo “Google”◦ Colocando o termo de pesquisa◦ Resultados:
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
127
◦ Por estados activos do workflow
◦ Propostas que aguardam adjudicação neste momento:
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático
128
◦ Por estados realizados do workflow
◦ Acções de adjudicação realizadas, por utilizador:
ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL
Caso Prático