Fastställd av kommunstyrelsen den 24 mars 2004, § 17. * Redaktionella justeringar 2008-04-22 samt 2014-04-07.
Enligt arkivlagen ska alla kommunens myndigheter ha dokumenthanteringsplaner för sina verksamheter. Planerna arbetas fram i samråd mellan berörd verksamhet och stadsarkivet. Av dokumenthanteringsplanen framgår bland annat vilka handlingar som finns samt hur de ska ordnas och hanteras. Dessutom beskrivs om de ska bevaras, och i så fall när de ska överlämnas till stadsarkivet, eller om de ska gallras och efter hur lång tid det i så fall ska ske. Dokumenthanteringsplanerna fastställs av den myndighet som är ansvarig för verksamheten, efter förslag från arkivmyndigheten.
Dokumenthanteringsplan för Heroma-systemet, Norrköpings stadsarkivs beteckning 03 Diarienummer KS 71/2004 004
Dokumenthanteringsplan
STADSARKIVET
NKN2001 Utgåva 01 2002.10 www.signon.se
Stadsarkivariens delegations-beslut om planändringar:
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
för Heroma-systemet/PA-handlingar
fastställd KS PersU 2004-03-24 § 17
ändrad
2004-12-14. Redaktionella justeringar 2008-04-22. 2014-04-07.
sid I, 1 (9) NSA bet. 03
Handlingar Hanteringsregler Gallrings-frist, Bevaras
Anteckningar (NSA = Norrköpings stadsarkiv) (Gia = gallras vid inaktualitet)
Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska be- varas ska skrivas ut på åldrings- eller arkivbeständigt papper och arkiveras på angivet sätt. Handlingar som enligt planen ska gallras behöver inte överhuvudtaget skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING INDATA Nyanställning Förtroendevalda Pågående anställning Tillägg/avdrag Avslutad anställning UTDATA INDATA TILL ECONOMA ÖVRIGT LÖNER DATASYSTEMET HEROMA
Indata Digitalt lagrad information Utdata PROGRAM, REGISTER Säkerhetskopiering HANDBÖCKER, INSTRUKTIONER AVTAL (om systemet) Arkiveras i personalakt, exempel
Sida 1 2 2 3 4 5 6 6 7 7 7 8 8 8 9 9 Bilaga
NORRKÖPINGS KOMMUN 2014-04-04 EIA = efter inaktualitetGIA = gallras vid inaktualitet
Dokument Papper DigitaltDokument-ansv. NK
Bevaras/Gallras Anmärkning
P-akt LK
1 INDATA23 NYANSTÄLLNING
4
Anställningsansökan (avseende viss ledigförklarad tjänst) X
Löneregistre-rande enhet Bevaras
Ska diarieföras i rekryteringsärendet men arkiveras i personalakten. Inte antagnas ansöknings-handlingar ska åter-sändas till ingivaren eller gallras. Återsändande eller gallring får inte verkställas förrän 2 år efter tillsättnings-beslutet. X
5
Anställningsbevis/-information, utgör tillika delegationsprotokoll X
Löneregistre-rande enhet Bevaras
Ska diarieföras i rekryteringsärendet men arkiveras i personalakten. Anmäls till KS Pu genom rutin hos Personalkontoret. X
6 Lönesättningsbeslut XPersonal- kontor Bevaras
Ska diarieföras och anmälas till KS Pu
7 Skattsedel XLöneregistre-rande enhet 2 år
8 Jämkningsbeslut XLöneregistre-rande enhet 2 år
9 Införselbeslut XSystem-förvaltning GIA
Efter att beslut om upphävande inkommit
2 år EIA
10 Fasta tillägg och avdrag XLöneregistre-rande enhet 2 år EIA
10 år EIA
11 Fast fördelning XLöneregistre-rande enhet 2 år EIA
12 Arbetstidsscheman Heroma Enhet GIA
Finns kvar i Heroma. Ursprungsschema eventuellt på papper hos enhet
10 år ursprungsschema
13
Dokumenthanteringsplan Heroma NSA-bet. 03
Fastställd av KS PersU 2004-03-24 § 17Ändrad
Version 2014-04-04
1
NORRKÖPINGS KOMMUN 2014-04-04 EIA = efter inaktualitetGIA = gallras vid inaktualitet
Dokument Papper DigitaltDokument-ansv. NK
Bevaras/Gallras Anmärkning
P-akt LK
14 Förtroendevalda:
15Förtroendevalda ledamöter och suppleanter (anställning)
KF-protokoll
Löneregistre-rande enhet GIA
KS diarium
16 Intyg / försäkran XLöneregistre-rande enhet 2 år EIA
Om förlorad arbets-förtjänst vid ledighet för politiska uppdrag 10 år
17Närvarolistor, sammanträden (underlag för arvode) X
Löneregistre-rande enhet 2 år 10 år
18Beslut om fast förtroendemannaarvode
KF-protokoll
Löneregistre-rande enhet GIA
2 år EIA
19 Beslut om storlek på arvodetKF-
protokollLöneregistre-rande enhet GIA
2 år EIA
20Ersättning för barnpassning mm förtroendevalda
Nämnd-protokoll
Löneregistre-rande enhet GIA 10 år
21 Tiduppgift förtroendevalda XLöneregistre-rande enhet 2 år
Underlag för ersätt-ning för förlorad arbetsförtjänst / för-rättningsersättning 10 år
22
23 Konsultkontrakt:
Avser "uppdrags-tagare" och innehåller både anst.uppg. och uppg. om ersättning
24 - original X Enhet Bevaras Ska diarieföras 10 år
25 - kopia X XLöneregistre-rande enhet 2 år EIA
2627 PÅGÅENDE ANSTÄLLNING
28 Protokoll löneöversyn XPersonal-kontor Bevaras
29 Protokoll övrig löneförhandling XPersonal-kontor Bevaras
30 Avtal leasingbil:
31 - protokoll - avtal XPersonal-kontor Bevaras
Grundavtal, ska diarieföras X
32 - leasingavtal - original X Enhet 10 år EIA
Mellan betalande enhet och leasing-företag. Ska diarieföras
Beva-ras
33 - kopia XLöneregistre-rande enhet GIA
34 Individuellt pensionsavtal XPersonal-kontor Bevaras
Ska diarieföras men arkiveras i personalakten X
35Personalvårdshandlingar ang. den anställde X Enhet Bevaras
Ska diarieföras men arkiveras i personal-akten. Sekretess gäller enligt OSL 39:1-3 X
2
NORRKÖPINGS KOMMUN 2014-04-04 EIA = efter inaktualitetGIA = gallras vid inaktualitet
Dokument Papper DigitaltDokument-ansv. NK
Bevaras/Gallras Anmärkning
P-akt LK
36Förändring av anställning (förlängn., ändringar) X
Rapporteran-de enhet Bevaras Anställningsbevis X
37Komplettering av tid för minnesgåva X Heroma
Rapporteran-de enhet Bevaras Korrigeras i Heroma GIA
38Facklig tid, rapporter och sammanställningar X
Löneregistre-rande enhet 2 år
39 Arbetstidsschema Heroma Enhet GIA
Finns kvar i Heroma. Ursprungsschema kvar på enheten
40Prel.skatt - skatteuppgifter för anst.
Fil från CSR Lönecenter GIA
41 Skattetabell
Fil från Heroma HRM Lönecenter GIA
CGI är leverantör av systemet Heroma.
42 JämkningsbeslutFil från CSR Lönecenter GIA
43Jämkningsbeslut under årets gång X
Löneregistre-rande enhet GIA
44 Införselbeslut X Lönecenter GIAEfter att beslut om upphävande inkommit
2 år EIA
45Fast fördelning inom egen enhet X
Rapporteran-de enhet 2 år EIA
46 Fast fördelning mellan enheter XLöneregistre-rande enhet 2 år EIA
47 Underlag för personuppgifter XRapporteran-de enhet GIA
Ex. adressändring, telefon
48 Arbetsskadeanmälan, original XEnhet/om-råde
Till FK. Ska diarie-föras
49 Arbetsskadeanmälan, kopia XEnhet/om-råde Bevaras X
50 Tillägg/avdrag
51 Tjänstgöringsrapport XRapporteran-de enhet 2 år
Gäller både månads- och timavlönade 10 år
52 Ledighetsansökan < 1,5 år XRapporteran-de enhet 2 år 10 år
53 Ledighetsansökan >1,5 år XRapporteran-de enhet Bevaras X
Ingen delning
54 Sjukanmälan (papper) (X) HeromaRapporteran-de enhet (2 år)
Normalt muntlig an-mälan. Sekretess gäller enligt OSL 39:1-3
55Friskanmälan/Försäkran för sjuklön (papper) (X) Heroma
Rapporteran-de enhet (2 år)
Normalt muntlig an-mälan. Sekretess gäller enligt OSL 39:1-3. 10 år
56 Läkarintyg XRapporteran-de enhet 2 år
Sekretss gäller enligt OSL 39:1-3
57 Läkarvårdsersättning XLöneregistre-rande enhet 2 år
Sekretess gäller enligt OSL 39:1-3 10 år
3
NORRKÖPINGS KOMMUN 2014-04-04 EIA = efter inaktualitetGIA = gallras vid inaktualitet
Dokument Papper DigitaltDokument-ansv. NK
Bevaras/Gallras Anmärkning
P-akt LK
58
Beslut om högriskersättning (inkommer från Försäkrings-kassan) X Lönecenter 2 år EIA Kopia av beslut 10 år
59 Friskvårdsersättning XRapporteran-de enhet 10 år
60
Rekvisition av högriskersättning för sjuklönekostnader:
61 - original XLöneregistre-rande enhet Skickas till FK
62 - kopia XLöneregistre-rande enhet 2 år 10 år
63 Kostavdrag XLöneregistre-rande enhet 2 år 10 år
64 Avdrag för P-plats, telefon mm XLöneregistre-rande enhet 2 år 10 år
65 Underlag till löneskuld (faktura) XLöneregistre-rande enhet 2 år 10 år
66Överenskommelse om regle-ring av fel utbetald lön X
Personal-kontor Bevaras
Ev. facklig förhandling X
67Skuldbrev, upplysning om din löneskuld. X
Löneregistre-rande enhet EIA
2 år EIA
68Underlag för makulering av löneskuld X
Personal-kontor Bevaras X 10 år
69Redovisning av egna utlägg i tjänsten X
Rapporteran-de enhet alt. Löneregistre-rande enhet 10 år
Rapporterande enhet om reseräkningsrutin används. I annat fall lönereg enhet
70Körjournal för hållande av egen bil i tjänsten X
Rapporteran-de enhet alt. Löneregistre-rande enhet 10 år
Rapporterande enhet om reseräkningsrutin används. I annat fall lönereg enhet
71Körjournal för hållande av förmånsbil i tjänsten X
Rapporteran-de enhet alt. Löneregistre-rande enhet 10 år
Rapporterande enhet om reseräkningsrutin används. I annat fall lönereg enhet
72 Reseräkning inkl. kvitton X
Rapporteran-de enhet alt. Löneregistre-rande enhet 10 år
Rapporterande enhet om reseräkningsrutin används. I annat fall lönereg enhet
73Underlag för löneavdrag Strejk/Lockout X
Rapporteran-de enhet 2 år 10 år
74 Bankinsättning/Utanordning X Lönecenter 2 år10 år PLUTO
7576 AVSLUTAD ANSTÄLLNING
77Slutlöneberäkning (uppgifter från avgångsanmälan) Heroma
Löneregistre-rande enhet 2 år EIA
78Egen uppsägning (avgångsanmälan) X
Rapporteran-de enhet Bevaras X
4
NORRKÖPINGS KOMMUN 2014-04-04 EIA = efter inaktualitetGIA = gallras vid inaktualitet
Dokument Papper DigitaltDokument-ansv. NK
Bevaras/Gallras Anmärkning
P-akt LK
79 Pensionsansökan XPersonal-kontor Bevaras X
80Beslut om uppsägning från arbetsgivaren X
Personal-kontor Bevaras
Ska diarieföras men arkiveras i personalakten X
81 LAS X EnhetGIA / Bevaras
Ny blankett ersätter gammal. Den sista bevaras X
82
Besked till personal om att an-ställning för begränsad tid kom-mer att upphöra, med talong för anmälan om företrädesrätt X Enhet Bevaras
Återkommen an-mälan om företrädes-rätt gallras med 2 års frist X
2 år EIA
83
Varsel till personalorganisation om att medlems anställning för begränsad tid kommer att upphöra X Enhet
Skickas till personal-organisation
84 Erbjudande om anställning X Enhet Bevaras Sparas om svar - nej. X
85 Ansökan om avgångsvederlag XPersonal-kontor Bevaras
Ska diarieföras men arkiveras i personal-akten X
86Överenskommelse om avgångsvederlag, original X
Personal-kontor Bevaras
Ska diarieföras men arkiveras i personal-akten X
87 Individuellt pensionsavtal XPersonal-kontor Bevaras
Ska diarieföras men arkiveras i personal-akten X Saknas
88Besked om avslutad/ändrad behörighet i Heroma X Lönecenter 2 år EIA
Avslut även via telefon. Saknas
8990 UTDATA
91Sjukanmälan till Försäkringskassan X Heroma
Löneregistre-rande enhet Rapport till FK 2 år?
92Signallistor i Heroma vid lönebearbetning Heroma
Rapporteran-de/ lönereg enhet GIA
93Signallistor vid lönebearbetning (Driftrutinen) X Heroma Lönecenter GIA "Filskyffeln"
94Rapport extra utbetalning (PLUTO) X Lönecenter 2 år
95 Lönefil till utbetalande bank Heroma Lönecenter
96Avstämningslistor vid lönebearbetning X Heroma Lönecenter GIA "Filskyffeln" 2 år
97
Redovisningsunderlag till myndigheter (skatt, arbetsgivar-avgift, m m) X Lönecenter 10 år
98 Utanordningslista X Heroma Enhet 2 år
Ska attesteras på papper eller elektronisk attest. 10 år
5
NORRKÖPINGS KOMMUN 2014-04-04 EIA = efter inaktualitetGIA = gallras vid inaktualitet
Dokument Papper DigitaltDokument-ansv. NK
Bevaras/Gallras Anmärkning
P-akt LK
99 Grundlista HeromaLöneregistre-rande enhet GIA
Kan tas ut vid behov. Avställning till historikdatabas.
Beva-ras
100
Listor över olika löneavdrag som skall vidareredovisas till olika myndigheter X Lönecenter 2 år Ex. Kronofogde
101Tjänstgöringsuppgift per anställd och månad X Heroma
Rapporteran-de enhet GIA Kan tas ut vid behov 10 år
102Rapporter ur Heroma, ex. bevakning av olika slag X Heroma
Rapporteran-de enhet och löneregistre-rande enhet GIA Kan tas ut vid behov
103 Övertidsjournal Heroma Enhet 2 år Kan tas ut vid behov GIA
104Kortperiodisk syssels.statistik (underlag) Heroma
Personal-kontor Fil till SCB 2 år
105 Kontrolluppgifter Fil Lönecenter Fil till RSV
106 Kontrolluppgifter - rapport Heroma Lönecenter 10 årLäggs i särskild kata-log i Heroma-server
107 Underlag för pension Fil Lönecenter Fil till SPP 2 år
108Underlag för årsredovisning till olika myndigheter Fil Lönecenter GIA
109 Lönestatistik till SKL Fil Lönecenter Fil till SKL 2 år
110 Utdata ur LAS-modul Heroma Enhet GIA
Minnesgåva, tur-ordning, bevakning av vikariat Saknas
111112 INDATA TILL ECONOMA
113 Bokslutsbilagor X Lönecenter
Bevaras enligt EA-plan
Textdokument som lämnas till ekonom vid KS-kontor
114Bokföringsorder för skatt, arbetsgivaravgift och nettolön X Lönecenter
Gallras enl EA-plan
115Lönefil från Heroma till Economa Heroma Lönecenter Fil-överföring 2 år
116 Omkonteringsfil från Heroma Heroma Lönecenter Fil-överföring 2 år117118 ÖVRIGT LÖNER
119 Återförda löner från banken XSystem-förvaltning
Gallras enl EA-plan
Utgör underlag för bokföringsorder GIA
120 Utbetalning av Reseförskott X HeromaLöneregistre-rande enhet 10 år
121 Tjänstgöringsbetyg/-intyg, kop. X Enhet Bevaras X122 Arbetsgivarintyg, AMS, kopia X Lönecenter Bevaras X
123Försäkr.kassans förfrågan om anställds inkomst X
Löneregistre-rande enhet
Åter FK genom besvarande.
6
NORRKÖPINGS KOMMUN 2014-04-04 EIA = efter inaktualitetGIA = gallras vid inaktualitet
Dokument Papper DigitaltDokument-ansv. NK
Bevaras/Gallras Anmärkning
P-akt LK
124 Försäkringshandlingar:125 - gruppliv X Lönecenter 5 år
126 - AMF XLöneregistre-rande enhet 5 år 5 år
127 Personalakt: Se bilagan.
128 - pågående anställning X
Löneregistre-rande enhet / Enhet
Avställs vid upphörd anställning. Levere-ras årsvis till NSA.
129 - avslutad anställning X Stadsarkivet Bevaras
130Arbets- och info-material av tillfällig betydelse X X
Löneregistre-rande enhet/ Rapporteran-de enhet/En-het GIA
131132 DATASYSTEMET HEROMA133 INDATA134135 Generella grunduppgifter 136
137Underlag för ändring i styr-/löneartstabeller X X Lönecenter GIA
138
139DIGITALT LAGRAD INFORMATION
140141 Databas drift
142 Behörighetsansökan X Lönecenter 2 år EIAUnderskrivet av behörig chef
143 Behörighetsregistret X Lönecenter GIA GIA
144Tabellregister, tex löneartsförteckning X Lönecenter GIA
145Körplaner, register över planerade körningar X Lönecenter GIA
146 Personregister X Lönecenter GIA
147 Anställningsregister X LönecenterAvställs efter 3 år
Avställning till historikdatabas
148Ackumulatorregister, registret töms årligen X Lönecenter 1 år
149 Frånvaroregister, årsregister X LönecenterAvställs efter 3 år
Avställning till historikdatabas
150Transaktionsregister, årsregister X Lönecenter 3 år
7
NORRKÖPINGS KOMMUN 2014-04-04 EIA = efter inaktualitetGIA = gallras vid inaktualitet
Dokument Papper DigitaltDokument-ansv. NK
Bevaras/Gallras Anmärkning
P-akt LK
151 Historikdatabas X Lönecenter Bevaras
Systemförvaltningen ansvarar för att till-gängligheten upprätt-hålls. Samråd ska ske med arkivmyndig-heten / stadsarkivet Saknas
152153 Databas test154 Testdatabas X Lönecenter GIA155156 UTDATA157158 Vid ändring av uppgifter
159Logg av gjorda ändringar i Heroma X Lönecenter 2 år 3 år
160Logg av gjorda ändringar i Styrett X Lönecenter
GIA efter kontroll
161
162Årslistor resp. tömning av inaktuella data i registren
163164 Övriga utdatalistor165 Körplaner utskrivna på papper. X X Lönecenter GIA166167 PROGRAM, REGISTER168169 Originalprogram170 Driftsprogram X CGI GIA Ligger i systemet171
172 Säkerhetskopior på program 173 Versioner och releaser X LK-data 10 år174
175Säkerhetskopior på register i Heroma
Gallras enligt rutinbe-skrivning nedan Saknas
176 Behörighetsregister X LK-data177 Tabellregister X LK-data178 Körplaner X LK-data179 Personalregister X LK-data180 Frånvaroregister X LK-data181 Lönetransaktionsregister X LK-data182 Ackumulatorregister X LK-data183 Transaktionsregister X LK-data184 Personalplaneringsregister X LK-data
8
NORRKÖPINGS KOMMUN 2014-04-04 EIA = efter inaktualitetGIA = gallras vid inaktualitet
Dokument Papper DigitaltDokument-ansv. NK
Bevaras/Gallras Anmärkning
P-akt LK
185 Säkerhetskopiering på band: Saknas
186 Varje natt, delkopiering XSystem-förvaltning -
Gallras när system-kontrollen under-känner kvalitén
187 Veckovis, totalkopiering XSystem-förvaltning -
Gallras när system-kontrollen under-känner kvalitén
188 Månadsvis, totalkopiering XSystem-förvaltning 1 år
189 Årsvis, totalkopiering XSystem-förvaltning 5 år
190191
192HANDBÖCKER, INSTRUKTIONER
193 Heroma-nytt Heroma Lönecenter GIA
Heroma, digital bokhylla för manualer mm.
194 Användardokumentation Intranät Lönecenter GIA
Heroma, digital bokhylla för manualer mm.
195 Handböcker för drift Internet LK-data GIA196 Avbrottsplaner X LK-data 2 år GIA
197Ansökan om ny behörighet i Heroma X Lönecenter 2 år EIA Skriftlig
198Ansökan om ändrad behörighet i Heroma X Lönecenter 2 år EIA Skriftlig
199200 AVTAL 201 Drift-avtal X Systemägare Bevaras Ska diarieföras
Det är en robot som säkerhetskopierar alla servrar. Roboten innehåller upp till 100 st band för säkerhetskopiering. När informationen på banden blir 4 veckor gammal tar roboten själv ut månadsbanden, som
placeras i ett brandsäkert skåp som är placerad utanför både serverhall och det rum där roboten står. De månadsband som roboten tar ut i slutet av året betraktas som årsband.
9
Bilaga till dhpl NSA bet 03
Arkiveras i PERSONALAKT exempel
���� Ansökningshandlingar
���� Anställningsavtal/-beslut
���� Avtal i övrigt som ingås med individen - bil - m fl - avgångsvederlag - pension
���� Beslut om tjänstledigheter >>>> 1,5 år
���� Beslut om tf-/vikariatsförordnanden
���� Personalvårdshandlingar om individen
���� Arbetsskadeanmälningar
���� Besked anställning för begränsad tid upphör
���� Uppsägnings-/entledigandedokument
���� Kopior av tjänstgöringsintyg/-betyg
���� Korrigering av anställningstid