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報告人:宋竹齡
時 間:中華民國101年5月2/9日
文書處理簡介
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臺北市立教育大學公文與檔案管理系統
筆硯公文製作系統
臺北市政府公文處理整合系統
基嘉科技影像系統
檔案管理局目錄建檔軟體
柯達影像掃描系統
公文處理
檔案管理
98年1月5日
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*機關公文電子交換有三類:第一類(經電子交換中心處理)、
第二類(機關間點對點傳遞者)
第三類(直接登載電子公布欄) ,由【員工愛上網】進入電子公布欄。
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文書處理
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線上簽核測試及正式上線時間
測試網址為http://doctest.taipei.gov.tw,帳號和正式主機相同,密碼預設為777777 。
本校線上簽核規劃第一期分二階段執行。
第一階段:101年5月3日創簽稿線上簽核。
第二階段:101年5月21日電子來文線上簽核。
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公文處理流程之異同
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線上簽核處理流程圖
線上簽核處理流程圖
分文
承辦人
線上陳核
批示
判行 校對及更正核稿
歸檔
發文
會辦
總收文
提陳
ENDEND
判定是否線上簽核
是否
列印紙本
歸檔
送至發文臺
1.單位主管以下決行.2.含附件在5頁以內.3.保存年限在1年內.4.副本.5.存查案.
創創稿稿
電子來文電子來文
收發同號1.先簽後稿2.以稿代簽3.簽稿並陳
製稿製稿
1.不掛文號-列印分文.2. 掛文號-個人文;臺灣教育大學系統文;
改分文案件-列印分文.3.掛文號-檢核相關事項(文別、性質、
附件等)並修正完畢-依內容電子檔分文.
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實施線上簽核配合事項
1. 請承辦人每日上、下午至少各一次進入«臺北市政府公文處理整合系統»,查看是否有線上來文待辦。(如非所承辦業務,請於2小時內線上退文並送改分文單)。
2.各單位指定專人上網檢視單位內無人簽收之公文並分文。
3.每月行政會議列出各單位之線上簽核數(30%績效)。
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實施線上簽核配合事項(續)
4.列印公文時,請列印文號並雙面逐件(批次列印時附件容易出狀況)列印。
紙本公文職名章位置如下圖(時間8碼)。
5.請假時,請於«臺北市政府公文處理整合系統»設定代理人(公文管理/共通性作業/5.代理人流程設定/設定代理人及起訖日期)。
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公文列印後用印位置
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線上簽核作業之限制
1.學校重要政策之訂定。
2.案情複雜之會辦案。
3.人事任免案。
4.重要之採購案。
5.保存年限10年案。
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分文1.依本校公文分文原則(10104101010410行政會議修正通過)分文。2.最速件及有修正之重複來文,本組以電話通知承辦單位。
改分文:單位承辦人認為公文非屬業務範圍時,請2小時內線上退文,並填送改分文建議表,由本組列印紙本(連同建議表)改分。
每日取紙本文時間:各單位連絡人,每日上午9:30至10時、下午2:30至3時至本組簽收公文。
本校連絡員離校至市政府時間:上午9時整
發文請於下午4時前送本組處理發文作業。遇有急件需當日發文者,請事先通知本組,並俟本組完成發文作業無誤後才可離校(有狀況時可即時通知補正)。
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一般規定:*收發文同號。創簽稿之公文應於
陳核前取文號(整合系統取號)。
*本文應加蓋騎縫章(公文超過兩頁時,點選套印騎縫章 )。
*發文內容承辦人需留存參考者,以「抄本」繕發。
臺北市政府文書處理實施要點971007修正,共計一百八十五點)
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職名章位置
*應於適當位置蓋職名章,但機關首長得以簽名代之,並註記時間(8碼)。紙本用印(職名章)位置原則:由上而下,由左到右(範例)。「代為決行」在職名章上
方用印。(內會在左方,外會在右)
右上方(校長批示位置)。右下角條碼請勿加註任何註記或用印(掃描公文收文號位置)。
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免備文逕送案件之處理(紙本文)
填送資料時-整合系統中以發文處理歸檔。擬辦事項中除敘明依限送達(或填報)外,資料內容尚需經陳核程序(如範例)。
無資料可免送時-在簽擬事項中敘明並陳閱後以一般歸檔程序處理。
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分層負責(第十點)
首長得就本機關職權及單位職掌,將部分公務授權各層主管決定處理,並由被授權者負責其決定之責任。
本校被授權各單位主管:各處(教務處、學務處、總務處、研發處、進修推廣教育處)、室(人事室、會計室)、三中心(計網中心、師培暨就輔中心、校培中心)、圖書館及三學院(教育學院、人文藝術學院、理學院) 。
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單位主管決行時用印位置
單位主管決行時,於決行處蓋「代為決行」及職名章。
核稿人員代理決行者決行文稿時,於決行處蓋本人職名章,並於蓋章處右側加一「代」字,本人核稿處毋需再行蓋章。
承辦與決行同為一人時,在決行處蓋章並加註「兼代為決行」,承辦人員原處無需蓋章。
代為決行
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文書簡化(第一百三十五至一百三十八點)
簡化公文遞送流程: 有關校內之開會通知、會議紀錄(行政會
議、校務會議、系所務會議…等)使用E-mail送至各單位(師長)信箱,或以內部網路刊載。
利用業務會報商討涉及二個以上單位之案件 ,經成決定後再辦,以減少公文會簽手
續。
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(一)公文雙面列印(含附件及資料)。
(二) 各項研討會資料、報名表等網頁下載;公文傳閱。
(三)推動會議資料及簡報直接投影之E化會議。
(四) 適度使用二手紙(公文稿及正式公文不得使用)
(五)以替代原列印之發文或歸檔之清單(如下圖)
節能減紙--節約用紙採行措施
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發文、歸檔送件簿
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申請用印
業務單位相關作業簽准之案件,配合用印。
有用印需求時,填送用印申請書經核准後用印。
發文之公文附件需要用印時,於用印之附件上黏貼見出標籤提示之。
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申請套用印信(第一百四十二~第一百四十六點)
製作大量之公文書、聘書(聘函)、畢業證書、獎狀等
提出申請表並經 校長核定。登記並填妥領據領取印模(同時檢具承印廠商
具結切結書)依核定數量印製並編定流水序號(由使用單位
指定專人負責保管,填發時應分別設置專用簿冊登記)
作廢之證照書狀,應列冊敘明種類、編號、份數及理由,簽報核定後銷毀,並副知文書組登錄備查。
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密件之處理
機密文書處理作業,確實註明保密期限或解密條件。
例:本件至103年4月26日解密;
本件於附件抽存後解密(需再加註解密年月日)。
所蓋職名章下方均需簽註八碼(含以職名章當騎縫章) 。
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文書流程管理(第一百七十點)
一般公文:最速件1日;速件3日;普通件6日;限期公文;專案管制案件。
立委議員質詢案件(隨到隨辦)
人民陳情案件(函復時檢附處理情形滿意度調查表)
人民申請案件(依法規之規定)
訴願案件
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學校內受會單位案件處理時限(第一百六十八點)
最速件:單位會簽會核時限1小時。速 件:單位會簽會核時限2小時。普通件:單位會簽會核時限4小時。機密文書:單位會簽會核時限1小時。
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逾期前一日系統即自動寄e-mail提醒承辦人,逾期即自動稽催至歸檔完成。
各單位逾期未歸檔之公文,將在每月行政會議中籲請 貴單位主管協助查催。
公文處理將逾期時,請於逾期前上系統展延並列印申請單(第一次展期須簽請單位主管同意;第二次展期則須簽請主秘以上主管同意),簽請單位主管同意。
稽催管制作業
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考核獎懲情形(第一百七十八~一百八十五點)市政府公文處理重大疏失各級人員懲處標準表
獎勵(3項): 文書流程管理推動制度、流程簡化具重大貢獻者。
文書流程管理制度之革新或改進建議,經採行確具績效者。
議處(15項) 無故拒收公文或對承辦公文,延不簽收逾二日者。
未依規定改分或移文,嚴重影響案件處理時效者。
承辦人員無故未將判發之文稿送發文,逾一日者。
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公文之成效檢核 (本府文書處理實施要點一百七十五點)
依規定對內部單位辦理公文之成效,應至少每年檢核一次。
本校每年依「文書處理實施要點」及教育局公文檢核之重點內容,修訂「本校公文處理自我檢核表」 ,辦理公文成效檢核。
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文書處理相關規定及本校訂定之相關規定(詳細內容請上文書組網頁)
研訂本校「處理閱卷作業要點」。
依行政程序法資訊公開原則,研訂本要
點。
研訂本校『檔案鑑定小組設置要點』
依檔案保存價值鑑定規範第三點規定,
研訂本要點。
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