Download - electronic document management
![Page 1: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/1.jpg)
1
ระบบเอกสารระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�Electronic DocumentElectronic Document
เนิณุ�ภา ส�ภเวชย์�
![Page 2: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/2.jpg)
2
ความหมาย์ของ เอกสาร “ ”ความหมาย์ของ เอกสาร “ ” เอกสาร ค�อ หล็�กฐานิการท�างานิ หร�อหล็�กฐานิของการกระท�า ประมวล็กฎหมาย์อาญามาตรา 1 (7 ) "เอกสาร " หมาย์ถึ$ง "กระดาษ หร�อว�ตถึ�อ�'นิใด
ซึ่$'งได+ท�าให+ปรากฏความหมาย์ด+วย์ต�วอ�กษร ต�วเล็ข ผั�ง หร�อแผันิแบบอย์/างอ�'นิ จะเป1นิโดย์วธี4พิมพิ� ถึ/าย์ภาพิ หร�อวธี4อ�'นิอ�นิเป1นิหล็�กฐานิแห/งความหมาย์นิ�6นิ "
พิจนิานิ�กรมฉบ�บราชบ�ณุฑิตย์สถึานิ พิ.ศ . 2525 เอกสาร ค�อ หนิ�งส�อท4'ใช+เป1นิหล็�กฐานิ
ระเบ4ย์บส�านิ�กนิาย์กร�ฐมนิตร4ว/าด+วย์งานิสารบรรณุ พิ.ศ . 2526 เอกสารราชการ/หนิ�งส�อราชการ ค�อ เอกสารท4'เป1นิหล็�กฐานิในิราชการ
ตามพิระราชบ�ญญ�ตข+อม:ล็ข/าวสารของราชการ พิ.ศ.2540 [1 ] ได+ระบ�นิย์ามของ “ข+อม:ล็ข/าวสาร” หมาย์ถึ$ง “ส'งท4'ส�'อความหมาย์ให+ร: +เร�'องราวข+อเท�จจรง ข+อม:ล็ หร�อส'งใด ๆ ไม/ว/าการส�'อสารความหมาย์นิ�6นิจะท�าได+โดย์สภาพิของส'งนิ�6นิเอง หร�อ โดย์ผั/านิวธี4การใด ๆ แล็ะไม/ว/าจะได+จ�ดท�าไว+ในิร:ปของเอกสาร แฟ้=ม ราย์งานิหนิ�งส�อ แผันิผั�ง แผันิท4' ภาพิวาด ภาพิถึ/าย์ ฟ้>ล็�ม การบ�นิท$กภาพิหร�อ เส4ย์งการบ�นิท$กโดย์เคร�'องคอมพิวเตอร� หร�อวธี4อ�'นิใดท4'ท�าให+ส'งท4'บ�นิท$กไว+ปรากฏได+” ด�งนิ�6นิเอกสารจ$งเป1นิส'งท4'ใช+ในิการส�'อข+อม:ล็ข/าวสารตามเจตนิาของเอกสารนิ�6นิ
![Page 3: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/3.jpg)
3
ความหมาย์ของ เอกสาร “ ”ความหมาย์ของ เอกสาร “ ”
ส'งท4'บ�นิท$กไว+แล็ะใช+เป1นิหล็�กฐานิ จ�ดท�าไว+ในิร:ปแบบใดๆ ก�ได+ เช/นิ กระดาษ ส�'อโสต ส�'ออเล็�กทรอนิกส�
สรุ�ป เอกสารุ คื�อ
![Page 4: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/4.jpg)
4
![Page 5: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/5.jpg)
5
เอกสารกระดาษ เอกสารกระดาษ (Paper Document)(Paper Document)
เป1นิเอกสารหล็�กฐานิท4'ใช+มาก แล็ะถึ$งแม+ว/าจะอย์:/ในิย์�คอเล็�กทรอนิกส� เอกสารท4'เป1นิกระดาษ ก�ย์�งคงใช+เป1นิหล็�กฐานิส�าค�ญอย์:/
เอกสารกระดาษ ผัล็ตได+จาก software ส�านิ�กงานิ เช/นิ Microsoft Office,
Linux ทะเล็ ฯล็ฯ software อ�'นิๆ เช/นิ จากการพิมพิ�ใบเสร�จหร�อออก
ราย์งานิโดย์โปรแกรมบ�ญช4 ราย์งานิการเข+าออกงานิของระบบตอกบ�ตร/พิมพิ�ล็าย์นิ6วม�อ โปรแกรมพิมพิ�เช�ค หร�อราย์งานิอ�'นิๆ
![Page 6: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/6.jpg)
6
การผัล็ตเอกสาร การผัล็ตเอกสาร Paper Paper DocumentDocument
![Page 7: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/7.jpg)
7
เอกสารอเล็�กทรอนิกส� เอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic (Electronic Document)Document)
ไฟ้ล็�เอกสารต/างๆ ท4'ใช+ในิการสร+างเอกสารกระดาษ
ไฟ้ล็�อ�'นิๆ
![Page 8: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/8.jpg)
8
แหล่�งก�าเนิ�ดของเอกสารุแหล่�งก�าเนิ�ดของเอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�อ�เล่�กทรุอนิ�กส�
แหล็/งผัล็ตเอกสารอเล็�กทรอนิกส�ท4'ส�าค�ญม4ด�งนิ46 เคร�'องม�อทางซึ่อฟ้ต�แวร� ส/วนิใหญ/จะเป1นิโปรแกรมสร+างเอกสาร
อเล็�กทรอนิกส�ต/าง ๆ ได+แก/ เวร�ดโปรเซึ่สเซึ่อร� เช/นิ ไมโครซึ่อฟ้ต�เวร�ด ปล็าดาวออฟ้ฟ้>ศ/ล็นิ�กซึ่�ทะเล็
เคร�'องม�อทางฮาร�ดแวร� ใช+หล็�กการถึ/าย์จากภาพิจรงหร�อถึ/าย์ภาพิจากเอกสารกระดาษ แปล็งไปเป1นิไฟ้ล็�ข+อม:ล็อเล็�กทรอนิกส�ชนิดร:ปภาพิ เช/นิ สแกนิเนิอร� โทรสาร กล็+องถึ/าย์ภาพิ
![Page 9: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/9.jpg)
9
การใช+งานิเอกสารการใช+งานิเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
เก�บไว+ท4'เคร�'อง Share ไฟ้ล็� นิ�าข$6นิเว�บ Intranet/Internet ใช+ระบบงานิมาบรหารจ�ดการ
Microsoft Portal Lotus Note ระบบงานิต/างๆ Document Management
System, Imaging, Workflow, ฯล็ฯ
![Page 10: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/10.jpg)
10
ประกาศ สทธีแล็ะสว�สดการWork Instruction
Employee
Resources
Research ข/าวค:/แข/งข/าวการตล็าด
![Page 11: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/11.jpg)
11
เอกสารเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
ในิปAจจ�บ�นิ
![Page 12: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/12.jpg)
12
![Page 13: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/13.jpg)
13
““เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�”” ในิ ในิป�จจ�บั�นิป�จจ�บั�นิ
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic Filing Cabinet System)
ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส� (Workflow)ระบบอนิทราเนิ�ต (Intranet)Electronic Records / Electronic
DocumentsE-office / paperless office
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�แบบ PDF / E-book
![Page 14: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/14.jpg)
14
““เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�”” ในิ ในิป�จจ�บั�นิป�จจ�บั�นิ
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic Filing Cabinet System)
ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส� (Workflow)ระบบอนิทราเนิ�ต (Intranet)Electronic Records / Electronic
DocumentsE-office / paperless office
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�แบบ PDF / E-book
![Page 15: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/15.jpg)
15
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic Filing (Electronic Filing Cabinet System)Cabinet System)
จ�าล็องการจ�ดเก�บเอกสารแบบต:+ ล็6นิช�ก แฟ้=ม Digitization projectก�าหนิดสทธีBการเข+าถึ$งเอกสารได+ ระด�บต:+ ล็6นิช�ก
แฟ้=ม หร�อเป1นิราย์เอกสาร (เหม�อนิเอกสารล็�บ ผั:+ท4'เห�นิเอกสารได+ = ห�วหนิ+างานิเท/านิ�6นิ)
บางระบบ จะnote ข+อความ ท�างานิเอกสาร high light ฯล็ฯ ได+
บางระบบ จะ integrate workflow ส/งแฟ้=มต/อให+คนิอ�'นิ approve งานิได+ track งานิได+
![Page 16: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/16.jpg)
16
![Page 17: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/17.jpg)
17
![Page 18: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/18.jpg)
18
![Page 19: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/19.jpg)
19
““เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�”” ในิ ในิป�จจ�บั�นิป�จจ�บั�นิ
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic Filing Cabinet System)
ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส� (Workflow)ระบบอนิทราเนิ�ต (Intranet)Electronic Records / Electronic
DocumentsE-office / paperless office
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�แบบ PDF / E-book
![Page 20: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/20.jpg)
20
ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส�ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส� (Workflow)(Workflow)
ล็งทะเบ4ย์นิร�บเอกสาร บ�นิท$กการส/งเอกสารในิองค�กร ตดตามสถึานิะการท�างานิของเอกสารได+ บ�นิท$กค�าส�'งการได+ แนิบเอกสารได+ ออกเล็ขท4'เอกสาร ควบค�มเล็ขท4'เอกสารในิองค�กรท�6งในิระด�บ
แผันิก/ฝ่Dาย์/ท�6งองค�กร บ�นิท$กข+อม:ล็เอกสารท4'เข+ามาในิองค�กร สร+างข$6นิส/งในิองค�กร หร�อ
ส/งออกภาย์นิอกองค�กร ส�าหร�บบรหารเอกสาร Active เอกสารในิระบบอาจเป1นิเอกสาร hard copy scan หร�อ
soft file (เอกสารสร+างส/งภาย์ในิ/ภาย์นิอก ) บางระบบอาจ integrate ก�บ e-mail นิ�า e-mail มาแสดงในิระบบเพิ�'อบรหารตดตามงานิ
![Page 21: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/21.jpg)
21
Supplier Law
Government
Customer
Potential Customer
![Page 22: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/22.jpg)
22
Law
Government
Customer
Potential Customer
Supplier
![Page 23: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/23.jpg)
23
![Page 24: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/24.jpg)
24
![Page 25: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/25.jpg)
25
R&DSales
Admin
CEO
CustomerRelation
AnnouncementProcedureMemoCall for Meeting
Project filesAdmin files
Newsletter
![Page 26: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/26.jpg)
26
ADM 00337/2008
ADM 00337/2008
![Page 27: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/27.jpg)
27
Supplier Law
Government
Customer
Potential Customer
Copy
![Page 28: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/28.jpg)
28
ABC 00337/2008
![Page 29: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/29.jpg)
29
““เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�”” ในิ ในิป�จจ�บั�นิป�จจ�บั�นิ
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic Filing Cabinet System)
ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส� (Workflow)ระบบอนิทราเนิ�ต (Intranet)Electronic Records / Electronic
DocumentsE-office / paperless office
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�แบบ PDF / E-book
![Page 30: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/30.jpg)
30
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�บนิระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�บนิ Intranet Intranet
Intranet = ข+อม:ล็ส�าหร�บพินิ�กงานิภาย์ในิ ข+อม:ล็อาจประกอบด+วย์ค�าส�'ง ประกาศ กจกรรม หร�อ
resources อ�'นิๆ เช/นิ ข+อม:ล็ ห+องสม�ด link ไปย์�งระบบงานิภาย์ในิอ�'นิๆ
Intranet = web site แต/ให+บรการบนิเคร�อข/าย์ภาย์ในิ บางแห/งอาจนิ�าข+อม:ล็มาท�าเป1นิเว�บเพิจ (เส4ย์เวล็า) บางแห/งอาจนิ�าไฟ้ล็�ข+อม:ล็มาแสดงบนิเว�บเล็ย์
ข+อม:ล็ส�าหร�บพินิ�กงานิ บางเว�บไซึ่ต�อาจอย์:/บนิ Internet แต/เป1นิข+อม:ล็ท4'ไม/เป1นิความล็�บ
![Page 31: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/31.jpg)
31
วธี4การนิ�าไฟ้ล็�เอกสารข$6นิวธี4การนิ�าไฟ้ล็�เอกสารข$6นิแสดงบนิเว�บแสดงบนิเว�บ
ท�าเว�บเพิจ แล็+วแทรก link ไปย์�งไฟ้ล็�เอกสารใช+โปรแกรมสร+างเว�บใช+ content management system
![Page 32: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/32.jpg)
32
![Page 33: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/33.jpg)
33
![Page 34: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/34.jpg)
34
http://www.intranetdashboard.com/press/photos/press_homepage_hi.jpg
![Page 35: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/35.jpg)
35
Documents on Intranet/Internet/Content Documents on Intranet/Internet/Content Management SystemManagement System
จ�ดการเอกสารท4'ต+องการเผัย์แพิร/บนิเว�บ อาจจ�าแนิกการเผัย์แพิร/เป1นิ
Intranet Internet Intranet + Internet
![Page 36: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/36.jpg)
36
Promotion Newsletter
Customer
Supplier
Application form
JobWant to buy…
News Announcementภาพิกจกรรม
Employee
Resources
Research ข/าวค:/แข/งข/าวการตล็าด
Announcement
XxxxxxxxXxxxxxxxxxx
XxxxxxxxxxxxNewsletter
![Page 37: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/37.jpg)
37
““เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�”” ในิ ในิป�จจ�บั�นิป�จจ�บั�นิ
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic Filing Cabinet System)
ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส� (Workflow)ระบบอนิทราเนิ�ต (Intranet)Electronic Records / Electronic
DocumentsE-office / paperless office
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�แบบ PDF / E-book
![Page 38: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/38.jpg)
38
Electronic Records / Electronic Electronic Records / Electronic DocumentsDocuments
เป1นิคล็�งราย์ช�'อแฟ้=ม-เอกสารท�6งหมดขององค�กร จ�ดเป1นิหมวดหม:/ พิร+อมสถึานิะ (current, transfer, destroyed) แล็ะสถึานิท4'จ�ดเก�บ (เช/นิแผันิก , ต:+หมาย์เล็ข , แฟ้=มรห�ส xxx)
บรหารจ�ดการเอกสาตามวงจรช4วตเอกสาร จ�ดการ retention ของเอกสาร ท�6งเอกสาร hard copy แล็ะ
electronic file เช/นิ word, ฯล็ฯ ต+องก�าหนิดหมวดเอกสาร แล็ะก�าหนิดอาย์�การเก�บเอกสารของ
เอกสารแต/ล็ะประเภทก/อนิ เม�'อเอกสารใหม/ ถึ:กจ�ดหมวดหม:/ ระบบจะค�านิวณุอาย์�ท�าล็าย์ให+
สามารถึตดตามการเคล็�'อนิไหวของเอกสารได+ เพิราะเม�'อม4การเคล็�'อนิย์+าย์เอกสาร ต+องม4การ check in-check out (เหม�อนิการเช/า vdo)
![Page 39: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/39.jpg)
39
เม�'อสร+างเอกสารแล็+ว โย์นิเอกสารไปเก�บในิฐานิข+อม:ล็ได+เล็ย์
![Page 40: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/40.jpg)
40สร+างเอกสารจาก สร+างเอกสารจาก Template Template ส�าหร�บงานิ ส�าหร�บงานิ routine routine ได+ได+
![Page 41: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/41.jpg)
41
จ�ดเก�บราย์ล็ะเอ4ย์ด เอกสาร แฟ้=ม กล็/อง ท�าให+ค+นิหาเอกสารได+ ว/าเอกสารอย์:/ในิแฟ้=ม/กล็/องใด
![Page 42: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/42.jpg)
42
![Page 43: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/43.jpg)
43
““เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�”” ในิ ในิป�จจ�บั�นิป�จจ�บั�นิ
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic Filing Cabinet System)
ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส� (Workflow)ระบบอนิทราเนิ�ต (Intranet)Electronic Records / Electronic
DocumentsE-office / paperless office
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�แบบ PDF / E-book
![Page 44: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/44.jpg)
44
Paper-based Paper-based VsVs
Electronic Records Electronic Records
![Page 45: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/45.jpg)
45
เอกสารเกดข$6นิได+อย์/างไร แล็+วเอกสารเกดข$6นิได+อย์/างไร แล็+วเอกสารไปไหนิบ+างเอกสารไปไหนิบ+าง
![Page 46: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/46.jpg)
46
Supplier Law
Government
Customer
Potential Customer
![Page 47: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/47.jpg)
47
Law
Government
Customer
Potential Customer
Supplier
![Page 48: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/48.jpg)
48
R&DSales
Admin
CEO
CustomerRelation
AnnouncementProcedureMemoCall for Meeting
Project filesAdmin files
Newsletter
![Page 49: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/49.jpg)
49
Supplier Law
Government
Customer
Potential Customer
Copy
![Page 50: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/50.jpg)
50
![Page 51: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/51.jpg)
51
จะจ�ดการเอกสารในิจะจ�ดการเอกสารในิองค�กรได+อย์/างไรองค�กรได+อย์/างไร
![Page 52: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/52.jpg)
52
การจ�ดการเอกสารระบบการจ�ดการเอกสารระบบ Paper-BasedPaper-Based
![Page 53: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/53.jpg)
53
จ�ดการเอกสารรอบต�วบนิโตFะท�างานิจ�ดการเอกสารรอบต�วบนิโตFะท�างานิ
![Page 54: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/54.jpg)
54
In-Out trayIn-Out tray เอกสารท4'โตFะท�างานิ ควรเอกสารท4'โตFะท�างานิ ควรค�ดแย์กด�งนิ46ค�ดแย์กด�งนิ46
In-tray ส�าหร�บเอกสารเข+ามาใหม/ ย์�งไม/ค�ดแย์กด�าเนินิการ Action tray เอกสารท4'ต+องด�าเนินิการ ซึ่$'งอาจแบ/งเป1นิ
Tray เพิ�'อล็งนิาม Tray เพิ�'ออ/านิ เพิ�'อทราบ Tray เพิ�'อตอบหร�อด�าเนินิการท�นิท4
Pending tray เอกสารท4'ต+องรอ เพิ�'อด�าเนินิการต/อไป Out tray ส�าหร�บเอกสารท4'ต+องส/งต/อไปหนิ/วย์งานิภาย์ในิ-เพิ�'อนิ
ร/วมงานิในิแผันิก หร�อส/งไปหนิ/วย์งานิภาย์นิอก Filing tray ส�าหร�บเอกสารท4'รอเก�บเข+าแฟ้=ม
*** นิอกจากนิ46 บรเวณุโตFะท�างานิอาจม4เอกสารต/อไปนิ46 ข+อม:ล็ Reference เช/นิ นิามบ�ตร เบอร�ตดต/อ directories ค:/ม�อต/างๆ To-do list แล็ะปฏทนิ
![Page 55: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/55.jpg)
55
จ�ดการเอกสารในิจ�ดการเอกสารในิส�านิ�กงานิส�านิ�กงานิ
Filing & Retention
![Page 56: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/56.jpg)
56
![Page 57: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/57.jpg)
57
![Page 58: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/58.jpg)
58
เอกสารเข+ามาจากภาย์นิอก เอกสารภาย์ในิ แล็ะเอกสารท4'สร+างข$6นิไว+ใช+ ม4อ�ตราเพิ'มข$6นิมากกว/าอ�ตราท�าล็าย์เอกสาร
![Page 59: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/59.jpg)
59
ทฤษฎ4วงจรช4วตของเอกสารทฤษฎ4วงจรช4วตของเอกสาร
Current / Active
Semi-currentSemi-active
Non-currentNon-active
Distribution
Disposal
Creation& capture
Use
Storage andmaintenance
![Page 60: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/60.jpg)
60
Creation&capture
Distribution
Disposal Use
Storage andmaintenance
ประเมนิค/าจ�ดเก�บถึาวรท�าล็าย์ถึ/าย์ล็งส�'ออ�'นิ
Current / Active
Semi-currentSemi-active
ร�บเอกสารจากภาย์นิอกสร+างส/งภาย์ในิ ท�าข$6นิเพิ�'อใช+งานิ ราย์งานิ แบบฟ้อร�มสร+างส/งภาย์นิอกราย์ช�'อแฟ้=ม ราย์ช�'อเอกสารของบรษ�ท
จ�ดเก�บว/าเอกสารส/งไปให+ใครบ+าง แล็ะปAจจ�บ�นิเอกสารอย์:/ท4'แผันิกใด
ใช+งานิ อาจม4การร�บส/งเอกสารส/งอนิ�ม�ต ด�าเนินิการตามข�6นิตอนิ ใช+จ�ดงานิ ประช�มท�ากจกรรม ฯล็ฯ
เก�บเข+าแฟ้=ม ต:+ หร�อoff-site เผั�'อเร4ย์กใช+หร�อเก�บไว+ตามกฎหมาย์
Vital Records
Non-currentNon-active
![Page 61: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/61.jpg)
61
Creation&Capture
Distribution
Disposal Use
Storage andmaintenance
Current / Active
Semi-currentSemi-active
Trackตดตามว/าเอกสารส/ง
ไปให+ใคร/แผันิกใดบ+าง
Registerได+ราย์ช�'อเอกสาร/แฟ้=ม
พิร+อมรห�ส-หมวดหม:/ แล็ะว�นิท4'เอกสาร (จะได+ค�านิวณุ
อาย์�ท�าล็าย์/ถึ/าย์โอนิได+)
Noteอาจบ�นิท$กผัล็การ
ท�างานิล็งเอกสาร หร�อม4การส/งต/อตามข�6นิ
ตอนิ
Filingบ�นิท$กว/าเอกสารจ�ดเก�บท4'
ต:+/แผันิกใด
Trackเอกสารท4'ถึ/าย์โอนิ
Off-site หร�ออ�'นิๆ
Recordการท�าล็าย์เอกสาร/
Archive ถึาวร
Non-currentNon-active
![Page 62: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/62.jpg)
62
Information Information ของเอกสารของเอกสารIndex
Document & attachments File Folder Box
Status Active Filed Transfer Destruction / Archive
![Page 63: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/63.jpg)
63
ต�วอย์/างหมวดหม:/แล็ะต�วอย์/างหมวดหม:/แล็ะ RetentionRetention
อาจต+องม4ค:/ม�อเอกสาร หมวดหม:/เอกสาร
แล็ะรห�สแฟ้=ม ตารางก�าหนิด
อาย์�เอกสาร (Retention Schedule)
Records series no
Records description
Suggested in office
Suggested total
FGA.9 Important Accounting files
F+1 F+7
FGA.10
Insurance records
CF+7V P
FGA.10.1
Insurance policy register
T(policy)+7
P
FGA.10.2
Insurance policy documents (public liability, worker compensation)
CF+7 P
FGA.10.3
Insurance claim register
CF+7 P
FGA.10.4
Insurance claim records
CP+7 P
![Page 64: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/64.jpg)
64
ภาพิจาก www.accutrac.com
เทคโนิโล็ย์4 เทคโนิโล็ย์4 RFID RFID ส�าหร�บตดตามส�าหร�บตดตามเอกสารแทนิเอกสารแทนิ BarcodeBarcode
![Page 65: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/65.jpg)
65
![Page 66: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/66.jpg)
66
FilingFiling ClassificationClassification
![Page 67: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/67.jpg)
67
เอกสารุธุ�รุการุ Business Files บรหาร Administration เช/นิ ประก�นิ กฎหมาย์/ระเบ4ย์บ ราย์งานิการ
ประช�ม ประชาส�มพิ�นิธี� เอกสาร Equipment, supplies, services เช/นิ ค:/ม�อ pricelist เคร�'อง
เข4ย์นิ พิ�สด� การเงนิ Finance เช/นิ บ�ญช4 ราย์ร�บราย์จ/าย์ บ�ตรเครดต ค/าเดนิทาง
เงนิเด�อนิ/ค/าจ+าง อาคารแล็ะท4'ดนิ Premises เช/นิ ค/าเช/า ค/าซึ่/อม ค/าด:แล็อ�ปกรณุ�ต/างๆ
เอกสารุตามภารุะก�จ Operational Files แตกต/างก�นิไปตามภาระกจ เช/นิ Business plan, customers/clients, inventory, marketing, presentations, project, supplies
จดหมายเหต� Permanent Files เช/นิ ส�ญญา เอกสารสร�ปการเงนิ ราย์งานิการประช�ม ภาพิถึ/าย์ เอกสารโครงการ ส'งพิมพิ�ของหนิ/วย์งานิ
เอกสารุอ$างอ�ง Reference Files เช/นิ ราย์ช�'อหนิ�งส�อใหม/ ราย์ช�'อค:/แข/ง เอกสารประกอบการส�มมนิา ข/าวธี�รกจ (ข/าวในิวงการท4'เราอย์:/ )แผันิท4'
![Page 68: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/68.jpg)
68
Filing Classification Filing Classification ได+จาการวเคราะห�ภารกจขององค�กร นิ�ามาสร+างหมวดเอกสาร ไม/ควรต�6ง
ช�'อหมวดตามช�'อหนิ/วย์งานิ เพิราะ re-organize ได+ง/าย์ จาก slide ท4'แล็+ว ม4แค/ series ก�บไฟ้ล็� ก�นิ/าจะพิอ แต/บางหนิ/วย์งานิ จะจ�ดหมวด series เป1นิ series sub-series file xxxx หร�อ Functions / category / group / primary
Sub-function / sub-group / secondary– Series
Sub-seriesSub-function
– SeriesSub-series - file xxxxx - file xxxxxx
![Page 69: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/69.jpg)
69
Classification constructionClassification construction
Function 99 managing human resources Sub-function 99.1
ensuring optimum staffSeries 99.1.1 assess
staff needs of business units
Series 99.1.2 recruiting staffs for vacant posts
– Sub-series 99.1.2.1 advertising
– Sub-series 99.1.2.2 short listing
– Sub-series 99.1.2.3 interviewing
Org purpose
FunctionSub-function
ActivitiesSteps – sub-steps
เช/นิ HR
จ�ดสรรบ�คล็ากร
ร�บสม�ครพินิ�กงานิประกาศ
![Page 70: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/70.jpg)
70
Documents – Files - SeriesDocuments – Files - SeriesDocument File
Executive committeeMinutes 2005
SeriesExecutive committee
Executive committeeMinute of meeting
1/2005
Executive committeeMinute of meeting
5/2005
Executive committeeMinute of meeting
4/2005
Executive committeeMinute of meeting
3/2005
Executive committeeMinute of meeting
2/2005
2004 2005
Series เด4ย์วก�นิ เอกสารเด4ย์วก�นิเวล็าก�าหนิดอาย์�เอกสาร จ$งก�าหนิดท4'series
![Page 71: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/71.jpg)
71
Classification Classification
ช�'อหมวดเอกสาร ไม/ควรต�6งช�'อตาม organization chart เพิราะอาจเปล็4'ย์นิโครงสร+างได+ ให+ก�าหนิดตามภารกจขององค�กร ตาม function
หมวดเอกสาร ควรใช+ร/วมก�นิท�6งองค�กร ปAญหาหนิ$'งเก4'ย์วก�บ classification แล็ะ security
ค�อ จะท�าอย์/างไรเม�'อม4การ reorganize หนิ/วย์งานิอาจถึ:กย์�บ รวมก�บหนิ/วย์งานิอ�'นิ แต/เอกสารท4'สร+างข$6นิก/อนิหนิ+านิ46ย์�งต+องใช+อย์:/ แล็ะเข+าถึ$งได+
![Page 72: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/72.jpg)
72
Classification CodeClassification Code
code เช่�นิ A-Teaching & Learning- 1A Curriculum Development
A-1-1 MA in AnthropologyA-1-2 MA in Information Science
- 2A Course Development- 3A Course Delivery
![Page 73: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/73.jpg)
73
Classification CodeClassification Code
Block numeric เช/นิ1000 Corporate Management
100 legal matters
200 media relations
300 corporate communities
10 press releases
20 audio and video kits
30 ...
2000 HR Management
3000 Facilities Resource Management
4000 Information Resource Management
![Page 74: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/74.jpg)
74
RetentionRetention
เม�'อได+หมวดเอกสารแล็+ว จะสามารถึก�าหนิด Retention ของเอกสารได+Record
s series no
Records description
Suggested in office
Suggested total
FGA.9 Important Accounting files
F+1 F+7
FGA.10 Insurance records CF+7V P
FGA.10.1
Insurance policy register
T(policy)+7
P
FGA.10.2
Insurance policy documents (public liability, worker compensation)
CF+7 P
FGA.10.3
Insurance claim register
CF+7 P
FGA.10.4
Insurance claim records
CP+7 P
![Page 75: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/75.jpg)
75
ประว�ตพินิ�กงานิประว�ตพินิ�กงานิประว�ตพินิ�กงานิ
![Page 76: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/76.jpg)
76
![Page 77: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/77.jpg)
77
![Page 78: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/78.jpg)
78
ระบบงานิท4'บรหารตามระบบงานิท4'บรหารตาม Life CycleLife Cycle
Classification
1 xx 2 xxx 3 xxx
1.1 1.2 3.1 3.2
ThesaurusRetention
Series
Sub-series
Database
Movement (tracking)Process control
Doc metadataFile
metadata
appraise
archive
destroy
![Page 79: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/79.jpg)
79
ระบบบรหารเอกสารท4'สมบ:รณุ�ระบบบรหารเอกสารท4'สมบ:รณุ�
Document System
Management of active records
Management of inactive records
Management of Records creation
And capture
Vital RecordsProtection
Policy
Training Life Cycle Management
Vital Records & Business Continuity
Privacy & SecurityCorporate & WorkgroupRequirement
Document ControlVersion, copy, draftcontrol
![Page 80: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/80.jpg)
80
Archives
Archive
Records(s)
document
trace
Evidence
Corporate memory
Collective memory
activityfunction
purposeInstitution
Organization
Unit
ทฤษฎ4 ทฤษฎ4 Records Continuum ModelRecords Continuum Model
Dimension 2CAPTURE
Dimension 3ORGANIZE
Dimension 1CREATE
Dimension 4PLURALISE
Recordkeeping containers
Transactionality
Evidentiality
Identity
Upward (1995)
![Page 81: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/81.jpg)
81
การจ�ดการเอกสารการจ�ดการเอกสาร Electronic Electronic RecordsRecords
![Page 82: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/82.jpg)
82
![Page 83: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/83.jpg)
83
เอกสารุธุ�รุการุ Business Files บรหาร Administration เช/นิ ประก�นิ กฎหมาย์/ระเบ4ย์บ ราย์งานิการ
ประช�ม ประชาส�มพิ�นิธี� เอกสาร Equipment, supplies, services เช/นิ ค:/ม�อ pricelist เคร�'อง
เข4ย์นิ พิ�สด� การเงนิ Finance เช/นิ บ�ญช4 ราย์ร�บราย์จ/าย์ บ�ตรเครดต ค/าเดนิทาง
เงนิเด�อนิ/ค/าจ+าง อาคารแล็ะท4'ดนิ Premises เช/นิ ค/าเช/า ค/าซึ่/อม ค/าด:แล็อ�ปกรณุ�ต/างๆ
เอกสารุตามภารุะก�จ Operational Files แตกต/างก�นิไปตามภาระกจ เช/นิ Business plan, customers/clients, inventory, marketing, presentations, project, supplies
จดหมายเหต� Permanent Files เช/นิ ส�ญญา เอกสารสร�ปการเงนิ ราย์งานิการประช�ม ภาพิถึ/าย์ เอกสารโครงการ ส'งพิมพิ�ของหนิ/วย์งานิ
เอกสารุอ$างอ�ง Reference Files เช/นิ ราย์ช�'อหนิ�งส�อใหม/ ราย์ช�'อค:/แข/ง เอกสารประกอบการส�มมนิา ข/าวธี�รกจ (ข/าวในิวงการท4'เราอย์:/ )แผันิท4'
(อาจนิ�ามาท�าเอกสารอเล็�กทรอนิกส�บางส/วนิ ถึ+าเป1นิระบบเอกสาร)
![Page 84: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/84.jpg)
84
จ�ดหมวดเอกสารตามปกต
![Page 85: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/85.jpg)
85
ประว�ตพินิ�กงานิประว�ตพินิ�กงานิประว�ตพินิ�กงานิ
ก�าหนิดช�6นิความล็�บตามปกต
![Page 86: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/86.jpg)
86
http://www.4projects.comม4ดรรชนิ4ส�าหร�บค+นิหาเอกสาร
![Page 87: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/87.jpg)
87
อาจม4การร�บส/งเอกสาร หร�อ function อ�'นิๆ
![Page 88: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/88.jpg)
88
สทธีการเข+าถึ$งเอกสาร
![Page 89: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/89.jpg)
89
![Page 90: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/90.jpg)
90
Role /การท�างานิเอกสาร
![Page 91: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/91.jpg)
91
![Page 92: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/92.jpg)
92
![Page 93: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/93.jpg)
93
Version controlVersion control ในิ ในิ softwaresoftware ควบค�มควบค�มเอกสารเอกสาร
จะ check in check out เอกสารออกมาท�างานิ เหม�อนิ Microsoft share point
![Page 94: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/94.jpg)
94
![Page 95: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/95.jpg)
95
![Page 96: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/96.jpg)
96
การควบค�มเอกสารการควบค�มเอกสาร
![Page 97: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/97.jpg)
97
การควบค�มเอกสารการควบค�มเอกสาร ในิระบบเอกสารแบบ Paper-based ธีรรมดา
อาจไม/ได+ควบค�ม แต/ล็งทะเบ4ย์นิเข+าระบบเพิ�'อบรหารจ�ดการ
การควบค�มเอกสาร Paper-based ส�ารวจเอกสาร ด:ว/าม4การผัล็ตเอกสารท4'ไหนิบ+าง อาจ
ก�าจ�ดเอกสารท4'ซึ่�6าซึ่+อนิออก ควบค�มแบบฟ้อร�ม ควบค�มการผัล็ตราย์งานิ
![Page 98: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/98.jpg)
98
การควบค�มเอกสารในิระบบการควบค�มเอกสารในิระบบ ISOISO
ไม/ได+ควบค�มเอกสารท�กอย์/าง แต/ควบค�มเอกสารท4'จ�าเป1นิต/อระบบ QM Quality Manual ค:/ม�อค�ณุภาพิ WP Work Procedure หล็�กปฏบ�ต WI Work Instruction วธี4ปฏบ�ต FM Form แบบฟ้อร�ม LT List ราย์การ QR Quality Records บ�นิท$กค�ณุภาพิ
ใช+ก�บ hard copy แล็ะ เอกสารอเล็�กทรอนิกส�ในิองค�กร
![Page 99: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/99.jpg)
99
ระบ�เอกสารท4'จะควบค�ม
ก�าหนิดวธี4ควบค�ม
จ�ดเตร4ย์มเอกสาร
ร�บรองก/อนินิ�าออกไปใช+
แจกจ/าย์เอกสาร
ใช+เอกสาร
ทบทวนิเอกสาร
เล็กใช+เอกสาร
แก+ไขหร�อเปล็4'ย์นิแปล็ง
![Page 100: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/100.jpg)
100
ข�6นิตอนิการควบค�มเอกสารในิข�6นิตอนิการควบค�มเอกสารในิระบบระบบ ISOISO
1 . ต+องม�'นิใจว/าท/านิม4บ�ญช4ราย์การแจกจ/าย์เอกสารควบค�มท4'ท�นิสม�ย์ ส�าหร�บค:/ม�อค�ณุภาพิ แล็ะค:/ม�อหล็�กปฏบ�ตท� 6งหมด ซึ่$'งสามารใช+เป1นิราย์การตรวจสอบความท�นิสม�ย์ของเอกสารท�6งหมดได+
2. ในิการปร�บปร�งเอกสารควบค�มให+ท�นิสม�ย์นิ�6นิ ท/านิต+องแก+ไขว�นิท4'ใหม/ ท�6งในิหนิ+าสารบ�ญ แล็ะในิค:/ม�อตรงส/วนิท4'แก+ไข
3. หากท/านิเล็�อกท4'จะล็งนิามในิเอกสารท�กหนิ+า วธี4ท4'จะช/วย์ประหย์�ดเวล็าได+ก�ค�อ ล็งนิามไว+ท4'ต+นิฉบ�บ จากนิ�6นิจ$งถึ/าย์ส�าเนิาจากต+นิฉบ�บ แล็+วค/อย์ประท�บตราย์างระบ�ว/าเป1นิ เอกสารควบค�ม ห+ามถึ/าย์ส�าเนิา“ ”
![Page 101: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/101.jpg)
101
ข�6นิตอนิการควบค�มเอกสารในิข�6นิตอนิการควบค�มเอกสารในิระบบระบบ ISOISO
4 .ก�าหนิดให+ม4การช46แจงก�บพินิ�กงานิเก4'ย์วก�บส'งท4'เปล็4'ย์นิแปล็ง ก/อนิว�นิท4'จะเร'มปฏบ�ตจรง โดย์ท/านิอาจจะแจ+งส'งท4'เปล็4'ย์นิแปล็งให+พินิ�กงานิทราบด+วย์วาจา หร�อส/งส�าเนิาฉบ�บใหม/ไปให+ โดย์เนิ+นิส/วนิท4'เปล็4'ย์นิแปล็งให+เห�นิช�ดเจนิ
5. ต+องม�'นิใจว/าว�นิท4'ใหม/ในิหนิ+าเอกสารนิ�6นิ สอดคล็+องก�บว�นิท4'ในิแฟ้=มข+อม:ล็คอมพิวเตอร� (เพิ�'อความสะดวกในิการตรวจเช�ค ) แล็ะต+องแจ+งให+พินิ�กงานิทราบว�นิท4'ท4'จะเร'มใช+ปฏบ�ต
![Page 102: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/102.jpg)
102
ข�6นิตอนิการควบค�มเอกสารในิข�6นิตอนิการควบค�มเอกสารในิระบบระบบ ISOISO
6. การนิ�าส/งเอกสารฉบ�บใหม/ (แก+ไข ) ไปใส/แทนิของเก/า ถึ�อเป1นิความร�บผัดชอบของผั:+ถึ�อครองเอกสาร แต/ในิบางองค�กรอาจระบ�ให+ม4การนิ�าเอกสารฉบ�บเก/า (ย์กเล็ก ) มาแล็กก�บเอกสารฉบ�บใหม/ (แก+ไข ) เพิ�'อสร+างความม�'นิใจในิความท�นิสม�ย์ของเอกสาร
7. ต+องม�'นิใจว/าแฟ้=มข+อม:ล็ของค:/ม�อค�ณุภาพิแล็ะเอกสารหล็�กปฏบ�ตเป1นิการ อ/านิได+เท/านิ�6นิ “ ” (Read Only) เพิ�'อท4'พินิ�กงานิคนิอ�'นิจะได+สามารถึแก+ไขโดย์ไม/ได+ต�6งใจ เพิราะเป1นิส'งท4'ส�าค�ญมาก โดย์เฉพิาะอย์/างย์'งถึ+าแฟ้=มข+อม:ล็นิ�6นิจ�ดเก�บไว+ในิระบบเคร�อข/าย์
![Page 103: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/103.jpg)
103
การควบค�มเอกสารท4'เป1นิแบบการควบค�มเอกสารท4'เป1นิแบบฟ้อร�มฟ้อร�ม
แบบฟ้อร�มอาจถึ:กส�าเนิาได+ เม�'อม4การแก+ไขแบบฟ้อร�ม จะต+องย์กเล็กแบบฟ้อร�มเก/า หร�อท�าล็าย์แบบฟ้อร�มเก/าท6ง เพิ�'อความม�'นิใจ อาจเล็�อกใช+แบบฟ้อร�มบนิกระดาษส4
![Page 104: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/104.jpg)
104
บ�นิท$กการแก+ไขเอกสารบ�นิท$กการแก+ไขเอกสาร จ�ดเก�บส�าเนิาของหนิ+าท4'ถึ:กย์กเล็ก แล็ะประท�บตรา
ถึ:กแทนิท4' “ ” (Replaced) หร�อ ย์กเล็ก “ ”(Canceled) ไว+บนิหนิ+านิ�6นิๆ
![Page 105: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/105.jpg)
105
การควบค�มเอกสารในิการควบค�มเอกสารในิระบบระบบ
Electronic DocumentElectronic Document
![Page 106: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/106.jpg)
106
การควบค�มเอกสารการควบค�มเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
ส�าหร�บเอกสารท�'วไป การเข+าถึ$งเอกสาร สทธีการท�างานิเอกสาร Version Control
ส�าหร�บเอกสารในิระบบ ISO เผัย์แพิร/เอกสารล็/าส�ดเสมอ จ�าก�ดการ print หร�อท�าส�าเนิา
![Page 107: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/107.jpg)
107
การเข+าถึ$งเอกสารการเข+าถึ$งเอกสาร เอกสารท4'ท�กคนิสามารถึเข+าถึ$งได+ (public) เช/นิ
ประกาศ ค�าส�'ง เอกสารควบค�มในิ ISO เอกสารท4'ใช+เฉพิาะแผันิก เช/นิ เอกสารการเงนิ เอกสาร
ฝ่Dาย์บ�คคล็ หร�อใช+ระหว/างแผันิก เช/นิ เอกสารงบประมาณุ ของฝ่Dาย์การเงนิ แต/ฝ่Dาย์บรหารควรเห�นิเอกสารได+ด+วย์
เอกสารท4'เข+าถึ$งได+โดย์ผั:+บรหาร เช/นิ ประว�ตพินิ�กงานิในิแผันิก งบการเงนิ
เอกสารท4'เข+าถึ$งได+ โดย์คณุะท�างานิ (ซึ่$'งอาจประกอบด+วย์บ�คล็ากรจากหล็าย์แผันิก ) เช/นิ เอกสารโครงการ การจ�ดกจกรรมต/างๆ ฯล็ฯ
![Page 108: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/108.jpg)
108
สทธีการท�างานิก�บเอกสารสทธีการท�างานิก�บเอกสาร ด:อย์/างเด4ย์ว แก+ไขเอกสารได+ ล็บเอกสารได+
![Page 109: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/109.jpg)
109
Hybrid SystemHybrid System
เอกสารกระดาษ ด�าเนินิการตามวงจรช4วตเอกสาร ผัล็ต ร�บ-ส/งเอกสาร
เก�บเข+าแฟ้=ม ประเมนิค/า ท�าล็าย์ ถึ/าย์โอนิไปเก�บท4'อ�'นิ หร�อเก�บถึาวร
เอกสารอเล็�กทรอนิกส� เอกสารท4'ต+องเผัย์แพิร/ ควบค�ม จ�าก�ดการท�างานิของ
เอกสาร (ผัล็ต แก+ไข ล็บ ด:อย์/างเด4ย์ว ) แล็ะการเข+าถึ$งเอกสาร
![Page 110: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/110.jpg)
110
การเป>ดเอกสารแนิบโดย์ท�'วไปใช+โปรแกรมท�'วไปเป>ด เช/นิ Adobe,Microsoft PictureAnd Fax Viewer,MS Office Imaging
![Page 111: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/111.jpg)
111การเป>ดเอกสารแนิบโดย์ม4การควบค�ม ต+องล็งโปรแกรมเฉพิาะเพิ�'อควบค�มการส�าเนิา
![Page 112: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/112.jpg)
112
ต�วอย์/าง Software ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�
![Page 113: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/113.jpg)
113
Electronic Filing Cabinet SystemElectronic Filing Cabinet System
![Page 114: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/114.jpg)
114
![Page 115: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/115.jpg)
115
![Page 116: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/116.jpg)
116
![Page 117: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/117.jpg)
117
![Page 118: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/118.jpg)
118
![Page 119: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/119.jpg)
119
![Page 120: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/120.jpg)
120
![Page 121: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/121.jpg)
121
![Page 122: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/122.jpg)
122
![Page 123: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/123.jpg)
123
![Page 124: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/124.jpg)
124
การสร+างเอกสารการสร+างเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
![Page 125: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/125.jpg)
125
การสร+างเอกสารการสร+างเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
![Page 126: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/126.jpg)
126
DEMO ระบบ INFOMA WebForm
![Page 127: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/127.jpg)
127
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อ�'นิๆ
![Page 128: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/128.jpg)
128
![Page 129: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/129.jpg)
129
![Page 130: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/130.jpg)
130
![Page 131: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/131.jpg)
131
![Page 132: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/132.jpg)
132
![Page 133: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/133.jpg)
133
![Page 134: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/134.jpg)
134
![Page 135: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/135.jpg)
135
![Page 136: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/136.jpg)
136
![Page 137: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/137.jpg)
137
Work FlowWork Flow
![Page 138: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/138.jpg)
138
DEMO ระบบ INFOMA WebFlow
![Page 139: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/139.jpg)
139
![Page 140: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/140.jpg)
140
![Page 141: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/141.jpg)
141
![Page 142: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/142.jpg)
142
![Page 143: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/143.jpg)
143
![Page 144: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/144.jpg)
144
![Page 145: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/145.jpg)
145
![Page 146: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/146.jpg)
146
![Page 147: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/147.jpg)
147
WorkflowWorkflow ต/างประเทศ เป1นิ ต/างประเทศ เป1นิ automated automated workflowworkflow
ม' business process analysis
![Page 148: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/148.jpg)
148
Intranet / content Intranet / content management systemmanagement system
![Page 149: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/149.jpg)
149
IntranetIntranet Dream Weaver/Front Pageใช+โปรแกรมสร+างเว�บใช+ content management system
![Page 150: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/150.jpg)
150
![Page 151: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/151.jpg)
151
![Page 152: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/152.jpg)
152
![Page 153: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/153.jpg)
153
![Page 154: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/154.jpg)
154
![Page 155: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/155.jpg)
155
![Page 156: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/156.jpg)
156
![Page 157: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/157.jpg)
157
![Page 158: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/158.jpg)
158
Banner Right PaneTop Pane
Menu
Left Pane Content Pane
footer
![Page 159: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/159.jpg)
159
Content Management SystemContent Management System
จ�ดการไฟ้ล็�อเล็�กทรอนิกส� จ�ดการสทธีB แล็ะการเข+าถึ$งเอกสาร
![Page 160: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/160.jpg)
160
![Page 161: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/161.jpg)
161
![Page 162: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/162.jpg)
162
![Page 163: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/163.jpg)
163
![Page 164: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/164.jpg)
164
Promotion Newsletter
Customer
Supplier
Application form
JobWant to buy…
News Announcementภาพิกจกรรม
Employee
Resources
Research ข/าวค:/แข/งข/าวการตล็าด
Announcement
XxxxxxxxXxxxxxxxxxx
XxxxxxxxxxxxNewsletter
![Page 165: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/165.jpg)
165
http://www.intranetdashboard.com/press/photos/press_homepage_hi.jpg
![Page 166: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/166.jpg)
166
Share Point Share Point แล็ะแล็ะ Portal Portal
![Page 167: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/167.jpg)
167
Microsoft SharepointMicrosoft Sharepoint
online publishing of standard file formats
version controldocument approval basic search
facility .
![Page 168: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/168.jpg)
168http://www.businessofficesynergy.com
![Page 169: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/169.jpg)
169
http://www.businessofficesynergy.com
![Page 170: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/170.jpg)
170
Microsoft Sharepointhttp://office.microsoft.com/en-us/sharepointdesigner/HA101005871033.aspx
![Page 171: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/171.jpg)
171
การการ ImplementImplement ระบบการจ�ดท�า ระบบการจ�ดท�า ควบค�ม แล็ะจ�ดเก�บเอกสารควบค�ม แล็ะจ�ดเก�บเอกสาร
อเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
![Page 172: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/172.jpg)
172
![Page 173: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/173.jpg)
173
![Page 174: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/174.jpg)
174
เม�'อต+องการใช+ระบบเอกสารเม�'อต+องการใช+ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
ระบบ run บนิเคร�อข/าย์ เพิ�'อใช+เอกสารร/วมก�นิ ด�งนิ�6นิ จะต+องเตร4ย์มส'งต/อไปนิ46 PC Network บ�คล็ากร ระบบงานิ (Software + Database) Document Scanner โครงการ + คณุะท�างานิ
![Page 175: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/175.jpg)
175
Document ScannerDocument Scanner
![Page 176: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/176.jpg)
176
ข�6นิตอนิการข�6นิตอนิการ ImplementImplement
Kick off meeting หา requirement หา solution ร:ปแบบการ
ใช+งานิ อบรม แล็ะให+ค�าปร$กษา
![Page 177: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/177.jpg)
177
ข�6นิตอนิการข�6นิตอนิการ Implement Implement
![Page 178: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/178.jpg)
178
ข�6นิตอนิการข�6นิตอนิการ ImplementImplement คณุะท�างานิของบรษ�ท ศ$กษา เล็�อกบรษ�ท software มา demo
แล็ะท�าส�ญญา บรษ�ทท�าการส�'งซึ่�6อ server/scanner Kick off meeting / บรษ�ท Software ส/งคนิเข+าไปหา
contact ท4'จะค�ย์ราย์ล็ะเอ4ย์ดว/าต+องการให+ config/customize/ออกแบบการใช+ระบบงานิให+ออกมาอย์/างไร ท4ม Support จะประสานิก�บฝ่Dาย์จ�ดซึ่�6อของบรษ�ทเพิ�'อจ�ดการให+ส/งเคร�'องแล็ะตดต�6ง server รวมถึ$งตดต�6ง software สอบถึามช�'อ server name/domain/IP address ของ server ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� แล็ะสถึานิท4'จ�ดต�6งจากฝ่Dาย์ IT
อาจส/งแบบสอบถึามให+แผันิกท4'ต+องการใช+ระบบงานิ อาจส�มภาษณุ� ไปด:สถึานิท4' ปรมาณุ แล็ะล็�กษณุะเอกสาร อาจขอต�วอย์/าง–
เอกสารมาเพิ�'อศ$กษาราย์ล็ะเอ4ย์ด เพิ�'อการออกแบบด�ชนิ4 สทธีการเข+าถึ$ง การจ�ดหมวดหม:/เอกสาร การออก report
![Page 179: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/179.jpg)
179
![Page 180: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/180.jpg)
180
ข�6นิตอนิการข�6นิตอนิการ ImplementImplement
Support ร�บแบบสอบถึามค�นิเพิ�'อวเคราะห�หมวดหม:/ การก�าหนิดสทธีต/างๆ จ�านิวนิฐานิข+อม:ล็ จ�านิวนิล็6นิช�ก แล็ะเจ+าของล็6นิช�ก จ�านิวนิแฟ้=ม แล็ะระด�บสทธี
อาจต+องขอต�วอย์/างเอกสาร ส�าหร�บการออกแบบดรรชนิ4 แล็ะประเภทของเขตข+อม:ล็ เขตข+อม:ล็ท4'ต+องการแสดงในิผัล็การส�บค+นิแล็ะราย์งานิราย์งานิการศ$กษา
ราย์งานิการศ$กษา คร�6งท4' 2
![Page 181: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/181.jpg)
181
ข�6นิตอนิการข�6นิตอนิการ ImplementImplement
Support ล็องท�า Prototype มาเสนิอแล็ะนิ�าต�วอย์/างข+อม:ล็เข+าเพิ�'อทดสอบ
ตดตาม server ตดต�6งโปรแกรม แล็ะ configuration ตาม prototype ท4'นิ�าเสนิอไว+
![Page 182: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/182.jpg)
182
![Page 183: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/183.jpg)
183
![Page 184: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/184.jpg)
184
![Page 185: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/185.jpg)
185
![Page 186: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/186.jpg)
186
สทธีสทธี--การเข+าถึ$งเอกสารการเข+าถึ$งเอกสาร สทธี
เพิ'ม แก+ไข ล็บ ด:อย์/างเด4ย์ว ประเภทเอกสาร
เอกสารท4'ท�กคนิสามารถึเข+าถึ$งได+ (public) เช/นิ ประกาศ ค�าส�'ง เอกสารควบค�มในิ ISO
เอกสารท4'ใช+เฉพิาะแผันิก (department) เช/นิ เอกสารการเงนิ เอกสารฝ่Dาย์บ�คคล็ หร�อใช+ระหว/างแผันิก เช/นิ เอกสารงบประมาณุ ของฝ่Dาย์การเงนิ แต/ฝ่Dาย์บรหารควรเห�นิเอกสารได+ด+วย์
เอกสารท4'เข+าถึ$งได+ โดย์คณุะท�างานิ (ซึ่$'งอาจประกอบด+วย์บ�คล็ากรจากหล็าย์แผันิก ) เช/นิ เอกสารโครงการ การจ�ดกจกรรมต/างๆ ฯล็ฯเอกสารท4'เข+าถึ$งได+โดย์ผั:+บรหาร เช/นิ ประว�ตพินิ�กงานิในิแผันิก งบการเงนิ
ระด�บสทธี เอกสารล็�บ ล็�บมาก ล็�บท4'ส�ด ส�าหร�บเอกสารเฉพิาะแผันิก user ของแผันิก
เด4ย์วก�นิ อาจเห�นิเอกสารได+ไม/เหม�อนิก�นิ executives จะเห�นิเอกสารมากกว/าเจ+าหนิ+าท4'ท� 'วไป
![Page 187: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/187.jpg)
187
ข�6นิตอนิการข�6นิตอนิการ ImplementImplement จ�ดท�าค:/ม�อการล็งดรรช4 / ค:/ม�อการใช+งานิ ขอราย์ช�'อ user ของระบบ ช�'อ-สก�ล็ หนิ/วย์งานิ รห�ส
พินิ�กงานิ หร�อ user name อาจเช�'อมต/อก�บระบบ Active Directory ท4'ม4อย์:/ได+
แจ+งก�าหนิดการอบรม เตร4ย์มห+องอบรม อาจเตร4ย์มฐานิข+อม:ล็จ�าล็องส�าหร�บ
การอบรมแย์กจากฐานิข+อม:ล็ท4'จะใช+งานิจรง อบรม On-site Support หากม4ข+อสงส�ย์การใช+งานิ หล็�งจากระย์ะ On-site
Support สามารถึโทรถึามได+Check list
![Page 188: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/188.jpg)
188
ระย์ะเวล็าด�าเนินิการระย์ะเวล็าด�าเนินิการ หล็�งจากเซึ่�นิต�ส�ญญา
ระย์ะเวล็าศ$กษาระบบ ประมาณุ 1-2 เด�อนิ หร�อมากกว/า ข$6นิอย์:/ก�บ scale ของงานิ แล็ะการนิ�ดพิบผั:+ใช+ระบบ
ระย์ะเวล็าส�'งซึ่�6อเคร�'องแม/ข/าย์แล็ะ hardware การตดต�6ง hardware ณุ จ�ดต/างๆ (scanner)
เตร4ย์มงานิก/อนิ D-Day ประมาณุ 1 เด�อนิ โดย์ท�'วไปโครงการนิ46ใช+ระย์ะเวล็าก/อนิเซึ่�นิต�ส�ญญาประมาณุ 1 ปH
(ช/วงหา software ท4'เหมาะสม) หล็�งจากเซึ่�นิต�ส�ญญาแล็+ว ใช+เวล็าประมาณุ 60-120 ว�นิ หล็�งจากนิ�6นิข+อม:ล็จากเข+าส:/ระบบจากหนิ+าท4'ประจ�าของพินิ�กงานิ เจ+า
หนิ+าท4'บรษ�ทจะเข+ามาช/วย์เหล็�อด:แล็ เป1นิระย์ะเวล็าหนิ$'ง จากนิ�6นิ อาจเข+ามาพิบ 1-2 เด�อนิ/คร�6ง แล็ะสามารถึปร$กษาทางโทรศ�พิท�ได+ แล็ะเร4ย์กให+เข+ามาได+อ4กหากต+องการ
โดย์ส/วนิมาก เม�'อ data จรงเร'มเข+าส:/ระบบ อาจต+องม4การปร�บปร�งระบบบ+าง เช/นิ ปร�บหมวดหม:/ หร�อขย์าย์ field หร�อปร�บร:ปแบบราย์งานิ เป1นิต+นิ
![Page 189: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/189.jpg)
189
ต�วอย์/างระบบฐานิข+อม:ล็คณุะอ�กษรต�วอย์/างระบบฐานิข+อม:ล็คณุะอ�กษรศาสตร� จ�ฬาฯศาสตร� จ�ฬาฯ
2548 เตร4ย์มการ แล็ะต�6งงบ 49
ม.ค -. ก.พิ . 48 ประช�มก�าหนิดขอบเขตของฐานิข+อม:ล็ ประช�มร/วมก�บรองคณุบด4 ฝ่Dาย์บ�คล็ากร ฝ่Dาย์ทะเบ4ย์นิ แล็ะพิ�สด� แล็ะผั:+ใช+ข+อม:ล็อ�'นิๆ ศ$กษาระบบปAจจ�บ�นิ ศ$กษาต�วอย์/างเอกสาร แล็ะ requirement จากผั:+บรหาร
พิ.ค . 48 ออกแบบดรรชนิ4จากการประช�มข+างต+นิ แล็ะนิ�าเสนิอท4'ประช�ม ราย์งานิ#1
พิ.ย์ . 48 นิ�า comment มาปร�บปร�ง ท�า prototype แล็ะท�า documentation ราย์งานิ#2
ธี.ค 48 นิ�า comment มาปร�บปร�ง ท�า prototype แล็ะท�า documentation ราย์งานิ#3
![Page 190: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/190.jpg)
190
ต�วอย์/างระบบฐานิข+อม:ล็คณุะอ�กษรต�วอย์/างระบบฐานิข+อม:ล็คณุะอ�กษรศาสตร� จ�ฬาฯศาสตร� จ�ฬาฯ
2549 ด�าเนินิการบ�นิท$กข+อม:ล็ม.ค -. ก.พิ .49
จ�ดซึ่�6อเคร�'องแม/ข/าย์ ตดต�6งโปรแกรม ทดสอบการใช+งานิ
ม4.ค . 49 อบรม (หล็าย์ร� /นิตามความเหมาะสม)
ม4.ค.–พิ.ค .49
เย์4'ย์มแล็ะตดตามการท�างานิของผั:+ใช+งานิแล็ะตรวจสอบการบ�นิท$กข+อม:ล็ รวบรวมปAญหาต/างๆ
พิ.ค. -ธี.ค.49
ตดตามสถึตการใช+งานิประจ�าเด�อนิ
พิ.ย์ . 49 อบรมห�วหนิ+าหนิ/วย์งานิ หล็�กส:ตรผั:+ค+นิหาข+อม:ล็
พิ.ค . 50 ปร�บปร�งโครงสร+างฐานิข+อม:ล็แล็ะส�มมนิาผั:+ใช+
![Page 191: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/191.jpg)
191
ต�วอย์/างการ ต�วอย์/างการ implement implement ระบบเอกสารระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
3 เด�อนิ-1ปH จ�ดหา software ท4'ตรงก�บความต+องการ บางท4' อาจใช+บรการท4'ปร$กษา ซึ่$'งอาจศ$กษาวเคราะห�ระบบเอกสารแล็ะระบบสารสนิเทศปAจจ�บ�นิถึ$ง 1 ปH
1 เด�อนิ เซึ่�นิต�ส�ญญา1-2 เด�อนิ Kick off – sales จะให+ contact
person มา ฝ่Dาย์ Customer Support จะนิ�ดเข+าไปหา แล็ะให+ contact person นิ�ดประช�มให+-แจกแบบสอบถึาม ให+เวล็าผั:+ใช+กรอก 1-2 ส�ปดาห�-ตดตามแบบสอบถึาม
![Page 192: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/192.jpg)
192
ต�วอย์/างการ ต�วอย์/างการ implement implement ระบบเอกสารระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
1-2 เด�อนิ(ต/อ)
นิ�ดพิบ user เพิ'มเตม ไปศ$กษาปรมาณุเอกสาร ศ$กษาเอกสาร ดรรชนิ4
-เอกสารสม�ครงานิ ฝ่Dาย์บ�คคล็-เอกสาร import-export-เอกสาร BIO
-ท�า prototype เสนิอผั:+ใช+ระบบ อาจม4การแก+ไขจนิกว/าจะได+ตามต+องการ-เตร4ย์มเคร�'องแม/ข/าย์-เตร4ย์มอบรม
![Page 193: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/193.jpg)
193
ต�วอย์/างการ ต�วอย์/างการ implement implement ระบบเอกสารระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
1 เด�อนิ -อบรม-onsite support-เย์4'ย์ม user ตามแผันิกต/างๆ ด:แล็ความเร4ย์บร+อย์ของ scanner
1 ปH -บ�าร�งร�กษาราย์เด�อนิ เข+ามาตรวจเช�ค Backup file แล็ะค�ย์สอบถึามปAญหา-บรการให+ค�าปร$กษาอ�'นิๆ เช/นิ คาดคะเนิปAญหา storage เต�ม การย์+าย์ข+อม:ล็ล็งซึ่4ด4 ปAญหาการส�บค+นิ การท�าราย์งานิ
![Page 194: electronic document management](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022050805/55b8cdf0bb61eb162b8b4570/html5/thumbnails/194.jpg)
194
ค�าถึามค�าถึาม