Download - ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE
![Page 1: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/1.jpg)
• A monitoring rendszer alapja a projekttervezés
• Kontrolling dimenziói
• Kontrolling folyamata
• Kontroll a projekt egyes fázisaiban
• A monitoring szintjei
• Kontrolling mérföldkövek
ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE
![Page 2: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/2.jpg)
Kontrolling = Monitoring
![Page 3: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/3.jpg)
A monitoring rendszer alapja a projekttervezés
![Page 4: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/4.jpg)
A LOGIKAI KERETMÓDSZER
A logikai keretmódszer garantálja:
• a valós problémákra épülést
• a célok strukturáltságát
• a mérhetőséget
• a kockázatok felmérését
• a projektterv következetességét
Tervezési módszer?
• Projektmenedzsment
• Projektértékelés
![Page 5: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/5.jpg)
LOGIKAI KERETMÓDSZER
A módszer előzménye a problémafa-célfa analízis A módszer két elemből áll:
a projekt átgondolása: a probléma okaira való
koncentrálást szolgálja az elemzési fázis, az elemzés dokumentálása: a tervezés fázisa,
ahol a projektötletből részletes projektterv lesz,
elkészül a logikai keret-mátrix felépítése
(logframe matrix)
![Page 6: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/6.jpg)
A logikai keretmódszer középpontjában a logikai keret-mátrix áll. Ez egy olyan 4x4-es táblázat, melyben egy projekt legfontosabb részei összefoglalhatóak. A logikusan egymásra épülő, a projekt tevékenységeiből,
eredményeiből, céljából és a megcélzott stratégiai célból álló beavatkozási stratégia
Az egyes célokhoz tartozó, azok mennyiségi és minőségi specifikációját adó indikátorok
Az indikátorok teljesüléséről képet adó információforrások meghatározása
A projekt megvalósításához meglévő források és a még szükséges feltételek
A megvalósítás költségigénye
LOGIKAI KERETMÓDSZER
![Page 7: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/7.jpg)
A LOGFRAME MÁTRIX
A mátrix (logframe) nem más, mint a projekt
– Inputok
– Tevékenységek
– Outputok
– Eredmények és
– Hatások közötti logikai kapcsolatrendszer rendszerezett és egyértelmű vizuális megjelenítése.
![Page 8: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/8.jpg)
KITÖLTÉSI SORREND
1. Először a beavatkozási logikát írjuk le (első oszlop), felülről lefelé – az átfogó céloktól a tevékenységek felé haladva – felhasználva a stratégia-elemzés során azonosított projektcélokat.
2. Ezután a projekt külső feltételrendszerét, a kockázatokat írjuk le (negyedik oszlop), alulról felfelé, vagyis az előfeltételektől az egyre magasabb szintű célokhoz tartozó feltételek felé haladva.
3. A következőkben az egyes célszintekhez meghatározzuk az adott célt mérő indikátorokat, és az indikátorok forrásait (második és harmadik oszlop felső három sora).
4. Végül meghatározzuk (megbecsüljük) a projektet megvalósító tevékenységekhez szükséges eszközöket és a kapcsolódó forrásokat (második és harmadik oszlop negyedik sora).
![Page 9: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/9.jpg)
KITÖLTÉSI SORREND
5előfeltétel
610
költségek
9eszközök, források
4Tevékenységek
712113Eredmények
814132Projektcél
16151Stratégiai célok
FeltételezésekIndikátorok
forrásaIndikátorok
Beavatkozási stratégia
![Page 10: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/10.jpg)
• Az átfogó cél a célfa csúcsán lévő, a pályázati kiírásban szereplő céllal megegyező megfogalmazás adja.
• Projektcélként a célfából a stratégia célt szolgáló konkrét, az eredmény következményeként előálló célmegfogalmazást emeljük ki.
• Az eredmény a projekt kézzelfogható hozadéka, közvetlen outputja.
• A tevékenységek sorában az eredmény elérése érdekében elvégzendő feladatokat soroljuk fel.
LOGIKAI KERETMÓDSZER (BEAVATKOZÁSI LOGIKA/STRATÉGIA)
![Page 11: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/11.jpg)
A CÉLOK SZINTJEIIntervenciós logika
Átfogó célok
Projekt célja
Eredmények
Tevékeny-ségek Erőforrás
ok
A tevékenységek elvégzéséhez szükséges fizikai és nem fizikai eszközök
A projekt végrehajtása során a projekt eredményeinek elérése érdekében elvégzett tevékenységek
Az elvégzett tevékenységek „termékei”
A projekt központi célja a célcsoportok számára fenntartható kedvezmények biztosítása érdekében.
Magasabb szintű célkitűzések, amelyek megvalósulásához a projekt hozzájárul
![Page 12: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/12.jpg)
A FELTÉTELEZÉSEK
Értelmezése:• a program sikeréhez szükséges
körülmények, amelyeket azonban a program (v. menedzsmentje) nem tudbefolyásolni.
Szintjei:
a beavatkozási logikával összhangban
Jelentősége: • a projektek kockázatának felmérése• a végrehajtás során segíti a monitoringot
![Page 13: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/13.jpg)
A MEGVALÓSÍTÁS TOVÁBBI FELTÉTELEINEK MEGHATÁROZÁSA
• A feltárásban alulról felfelé haladunk, mégpedig olyan logika mentén, hogy minden szinten azt keressük, hogy az adott szinten elért eredmények, hatások mellett a következő szint céljának teljesüléséhez mire van még szükség
– milyen előfeltételeknek kell teljesülniük ahhoz, hogy a tevékenységeket teljesíteni tudjuk,
– ha a tevékenységek megtörténtek, mi kell még az eredmény eléréséhez
– ha ez is meg van, mire van még szükség a projektcél teljesüléséhez, végül,
– ha a projektcél teljesült, milyen feltételeknek kell még meglenniük a stratégiai cél és az ahhoz tartozó indikátorok eléréséhez.
![Page 14: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/14.jpg)
Feltételezések rendszere (vertikális logika)
Általános cél, hatás
Közvetlen,azonnali cél
Feltételezések,kockázatok
Ki és hogyanméri
Mérhetőindikátor
Tevékenységek(fázisok)
Eredmény,output
A projektelőfeltételei
Beavatkozási logika
![Page 15: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/15.jpg)
LOGIKAI KERET HORIZONTÁLIS LOGIKA
Általános cél, hatás
Közvetlen,azonnali cél
Feltételezések,kockázatok
Ki és hogyanméri
Mérhetőindikátor
Tevékenységek(fázisok)
Eredmény,output
Eszközök és források
A projektelőfeltételei
Beavatkozási logika
![Page 16: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/16.jpg)
A FELTÉTELEZÉSEK LOGIKÁJA
A pr. szempontjából fontos a
feltételezés?IGEN NEM
Teljesülni fog?
Majdnem biztosan
IGEN
Ne vegyük be a LKM-ba!
Valószínűleg IGEN
Vegyük be a LKM-ba!
Valószínűleg NEM Át tudjuk-e tervezni
a pr-et úgy, hogy ez ne legyen feltétel?
IGENNEM
Tervezzük át a pr-et, adjunk hozzá további tevékenységeket
szükség szerint!Gyilkos tényező, a
projekt való-színűleg megvalósíthatatlan
![Page 17: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/17.jpg)
A MEGVALÓSULÁS MUTATÓI
Tevékenységek
EredményekKimenetimutatók
A mutatókforrásai
Projekt céljaEredmény-mutatók
A mutatókforrásai
Átfogó célokHatás-
mutatókA mutatók
forrásai
Eszközök
Költségek
Intervenciós logika
A mérések forrásai
Objektív módon mérhető mutatók
![Page 18: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/18.jpg)
LOGIKAI KERETMÓDSZER(INDIKÁTOROK ÉS FORRÁSAIK)
Az indikátorok olyan objektíven mérhető jelzőszámok és specifikációk, melyek az eredmények mennyiségi (db, fő, m, m2, m,3, tonna, Ft, EUR, %,
stb.), minőségi (kategória, szint, célcsoportra, funkcióra,
kompetenciára, helyre, témára utaló jelző), vagy időbeni (állandó, időszakos, … évi)
meghatározását adják.
![Page 19: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/19.jpg)
Az indikátorok mellett az azok ellenőrzésére alkalmas információs források is meghatározandók. Az indikátorok és forrásainak megjelölésekor figyelembe kell vennünk, hogy azok kövessék az un. SMART-elvet, azaz legyenek: eléggé részletezők, specifikusak (Specific) mérhetők (Measurable) megszerezhetők, megfizethető áron elérhetők (Achieveable) hitelesek és reálisak (Realistic) a projekt élettartamához alkalmazkodók (Time-based).
Leggyakrabban a belső nyilvántartásokból és a hivatalos statisztikákból nyerhető információkat használjuk, de gyakran szükség van önálló adatgyűjtésre is. Ebben az esetben vigyáznunk kell, hogy megbízható, de költség kímélő felmérési módot válasszunk.
LOGIKAI KERETMÓDSZER (SMART)
![Page 20: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/20.jpg)
Logframe
beavatkozásistratégia
indikátorok indikátorok forrása feltételezések
stratégiai célok
projekt-cél
eredmények
tevékenységek források költségek
előfeltétel
![Page 21: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/21.jpg)
Kontrolling dimenziói
1. Az időhöz kötődő kontroll (kapcsolódó terület: folyamatkontroll)
• Ebben az esetben az ellenőrzés tevékenység-, folyamat-, illetve teljes megvalósítási szintű is lehet egyidejűleg.
• Az időhöz kötődő kontroll tehát felöleli a teljes projektmegvalósítás menetét, s ezért nevezhető a folyamatkontroll kapcsolódó tevékenységi területnek.
![Page 22: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/22.jpg)
Kontrolling dimenziói
2. A pénzügyekhez kötődő kontroll (kapcsolódó területek: erőforráskontroll, költségkontroll, készpénzkontroll)
• a projektek pénzügyi ellenőrzése hatékonyan vizsgálható az erőforrások igénybevételén és a projektvégrehajtás időbeli költségekalakulásán keresztül.
• A büdzsé időbeni felhasználásának vizsgálata is fontos
![Page 23: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/23.jpg)
Kontrolling dimenziói
3. A teljesítéshez kötődő kontroll (kapcsolódó terület: eredménykontroll):
• A projekt teljesítésének szintje természetesen összefügg a projekt elsődleges céljainak teljesülésével, vagyis a határidő és a költségkorlátok betartásával, illetve a kitűzött eredmény elérésével
• Egy másik megközelítés szerint a teljesítéshez kötődő kontroll középpontjában a projekt megvalósítása során képzett eredmény áll, mely szemléletet létrehozott értéken alapuló kontrollnak nevezik
![Page 24: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/24.jpg)
Kontrolling dimenziói
4. Dokumentumkontroll • A projektek „életét” végigkísérik azok az iratok,
melyek a tervezés különböző fázisaihoz kötődnek pl.: hatósági engedélyek, átadás – átvételi jegyzőkönyvek, állapotfelmérések
• A projektfolyamatok nyomonkövetésének egyik legjobb módja, a projektfolyamatok során képződött bármilyen adminisztratív jellegű adatforrás feldolgozása és a döntéshozók elé tárása
• E tevékenység hatékonysága azonban azon múlik, hogy mennyire egzakt az információ, s hogy mennyire tekinthető aktuálisnak.
![Page 25: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/25.jpg)
Kontrolling dimenziói
4. Egyéb kontrollformák• a minőségkontroll, melynek módszertani hátterét
a Teljes Minőségellenőrzési Tevékenység (Total Quality Management – TQM), az ISO, vagy az SAP minőségellenőrzési rendszerek alkotják
• emberi erőforrás menedzsment, melynek elemzését nem is a kontrollerek, hanem a személyzeti tevékenységekkel foglalkozók mérik fel
• A projektfolyamatok ellenőrzését nemcsak belső szervezeti szereplők végezhetik, hanem számos külső érintett is
![Page 26: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/26.jpg)
Kontrolling folyamata
A projektkontroll folyamata az ellenőrzési normák deklarálásával indul (Plan), majd az ellenőrizni kívánt elemek állapotát jellemző adatok beszerzésével folyatatódik (Monitor), ezt követi a tények összevetése a kívánt helyzettel (Compare), s végül az „ellenőrzési kör” - ha az eltérések mértéke megkívánja - a szükséges a folyamatok megváltoztatására irányuló intézkedések megtételével zárul (Act).
![Page 27: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/27.jpg)
Kontrolling folyamata
Lockyer és Gordon gondolatmenete:• 1. Tervezés, mely megfelel a követendő projektnormák
rögzítésének.• 2. Publikálás, mely a normák írásos formában való
definiálását és az érintettekkel történő megismertetését jelenti. Fő dokumentumai az időtervek, kötelemgyűjtemények, a projekt Gantt – struktúrája.
• 3. A Mérés fázisa, ahol a meghatározott indikátorok aktuális és kvantifikálható adatokkal való feltöltése történik.
• 4. Az Összehasonlítás tevékenysége fedi az elemzési – összevetési folyamatelemet. Lényegében itt kerül sor a projekttervekben leírtak és a valódi állapotok közti különbségek feltárására és elemzésére.
![Page 28: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/28.jpg)
Kontrolling folyamata
Lockyer és Gordon gondolatmenete:• 5. Jelentéstételi tevékenység, mely az eltérések rögzítését
foglalja magában. Amennyiben a differencia mértéke megkívánja, az adott helyzetben kívánatos vezetői lépések javaslatai is ebben a dokumentumban kapnak helyet, melyekről azonban a felsővezetőknek kell meghozniuk a végső döntést.
• 6. Végül, az Előrejelzés és kijavítás tevékenysége annyiban összetettebb zárófolyamat ebben a modellben, mint a korrekciós intézkedések elvégzése, hogy a változtatási döntések kihatásai is ebben a szakaszban kerülnek felmérésre, melyek alapján aztán a tényleges intézkedések meghozatala történik. Az előzetes hatásvizsgálat tehát egyfajta továbbgondolása a nyers kontroll adatainak, mellyel megkönnyíthető a felelős döntéshozatal
![Page 29: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/29.jpg)
Kontroll a projekt egyes fázisaiban
1. Kontrollfeladatok a projekttervezési fázisban
• A tervezés során szükséges vizsgálni az egyes felmerült projektalternatívák gazdaságossági mutatóit
• A kontrolling feladata olyan mérőszámok kreálása és tervdokumentációba vonása is, melyek lehetővé teszik a projekt majdani megvalósításakor a projektfolyamatok és az –eredmény mérhetőségét.
![Page 30: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/30.jpg)
Kontroll a projekt egyes fázisaiban
2. Kontrollfeladatok a projektmegvalósítás során:
• A kontrollerek legfőbb feladatává a projektesemények és a projektet körülvevő üzleti környezet változásának nyomonkövetése
• Sor kerülhet a szándékolt és nem szándékolt eltérések elemzésére a tervezett és tényleges állapotok között és az esetlegesen szükségessé váló korrekciós intézkedések javasolására
•
![Page 31: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/31.jpg)
Kontroll a projekt egyes fázisaiban
3. Kontrollfeladatok a projektzárás fázisában
• Össze gyűjtésre kerül a projekt véghezvitele során felgyülemlett tapasztalatokat
• Ennek eredményeképpen készülhet el az a belső projektzárási összefoglaló jelentés
![Page 32: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/32.jpg)
A monitoring szintjei
KTK Monitoring Bizottság
OP Monitoring Bizottság
OP Irányító Hatóság
Közreműködő szervezet
Címzett (pályázó)
Projekt monitoring
Program monitoringKTK Irányító Hatóság
![Page 33: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/33.jpg)
A közreműködő szervezetek által végzett monitoring
• Intézkedés-monitoring: a program-monitoring inputja– projektadatok összesítése, intézkedés-szintű
adatok generálása– jelentés az Irányító Hatóság felé– számítógépes rendszer (EMIR).
• Projekt-monitoring– az egyes projektek megvalósulásának
nyomonkövetése– a projekt teljesítményének összhangja a
pályázatban leírtakkal– szükség esetén közbelépés, beavatkozás.
![Page 34: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/34.jpg)
Kontrolling mérföldkövek
• A projekttagok ismerik a mérföldkőtervet is. Az ő jelentéseiben ki kell mutatniuk, ha a tevékenységi szinten nemkívánatos fejlesztési lépések hatással vannak a mérföldkőtervre.
• A jelentést a projekttulajdonosnak (pl. ügyvezető) vagy a felügyelő bizottságnak is el kell küldeni.
• A projektvezetőnek korrekciós intézkedéseket kell bevezetnie, ha azt szükségesnek látja.
![Page 35: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/35.jpg)
Kontrolling mérföldkövek
• A mérföldkőtervről készített jelentés két részből áll:– A mérföldkövek és a köztük lévő kölcsönös
függőségek: mérföldkőnek központi szerepe van, a jelentés olyan elszámolást képvisel, ki kell mutatnia, milyen különleges események fordultak elő
– A mérföldkövek becsült befejezési dátumai: fontos, hogy a mérföldkő szinten minél jobban igyekezzünk betartani a befejezési dátumokat, egy mérföldkő esetében elengedhetetlenül szükséges minden egyéb eltérés jelentése az előre jelzett befejezési dátumokhoz képest, az eltérések okait is kell deríteni
![Page 36: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/36.jpg)
Kontrolling mérföldkövek
Jelentésdialógus
• A jelentéseket a tervvel egyenértékűen mutató formában kell előállítani.
• A jelentéskészítés a mérföldkő szinten nem olyan strukturált, mint tevékenység szinten
• A projektvezetőnek mindig kötelessége jelenteni, hogy a mérföldkő-teljesítési dátumok mennyire közelítenek a tervezetthez képest
![Page 37: ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022070404/56813aec550346895da35985/html5/thumbnails/37.jpg)
Kontrolling mérföldkövek
• A mérföldkő jelentés lehet egy rövid és tömör beszámoló a projektvezető részéről a projekttulajdonos, a felügyelő bizottság felé, valamint az alapszervezet kulcsfontosságú tagjai számára.
• Egy projektvezetői elemzés eredménye egy intézkedési javaslat, amelyről a projekttulajdonos, vagy a felügyelő bizottság dönt.