Evaluasi Pelayanan Permohonan
Ijin Perjalanan Dinas Luar Negeri
Kemenristekdikti
Biro Kerja Sama dan Komunikasi Publik
Yogyakarta, 15 Desember 2017
Daftar Isi
• Dasar Hukum
• Standar Pelayanan Umum
• Mekanisme Pelayanan Ijin PDLN
• PIC Ijin PDLN di Kemenristekdikti
• SImPeL
• Status Ijin PDLN
Dasar Hukum
• PP No. 45 Tahun 2013 tentang Tata Cara Pelaksanaan APBN
• Instruksi Presiden No. 11 Tahun 2005 tentangPerjalanan Dinas Luar Negeri
• Permen Setneg No. 11 Tahun 2008 tentangPetunjuk Pelaksanaan PenangananAdministrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri
• PMK No. 164 Tahun 2015
• PMK No. 227 Tahun 2016
PMK No. 164 Tahun 2015
• Pasal 3 - Prinsip Perjalanan Dinas Luar Negeri
1. Selektif yaitu hanya untuk kepentingan yang sangattinggi dan prioritas yang berkaitan denganpenyelenggaraan pemerintahan
2. Ketersediaan Anggaran dan kesesuaiandengan pencapaian kinerja KementerianNegara/Lembaga
3. Efisiensi dan efektivitas penggunaan belanjanegara
4. Transparansi dan akuntabilitas pelaksanaanPerjalanan Dinas khususnya dalam pemberian perintahdan pembebanan biaya perjalanan dinas
PMK NO. 227 Tahun 2016
• Penyempurnaan dari PMK No. 164 Tahun 2015
pada pasal 13, penambahan ayat 5a:
– Uang harian sebagaimana dimaksud pada ayat 4
diberikan sebesar 100% dari tarif uang harian
dalam hal:
a. Diperlukan penginapan pada waktu transit yang tidak
ditanggung oleh penyedia Moda Transportasi;
dan/atau
b. Diperlukan penginapan setibanya di Tempat Tujuan
Luar Negeri
Syarat untuk PDLN bagi ASN
• Memperoleh Surat Persetujuan (SP) dari
Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg)
• Memperoleh Paspor Dinas dari Kementerian
Luar Negeri (Kemenlu)
• Memperoleh Exit Permit dari Kemenlu
• Jika PDLN memerlukan Visa, selain Exit Permit,
diperlukan Rekomendasi Visa dari Kemenlu
Fungsi SP Setneg
1. Pertanggung-jawaban atas penggunaan uang negara(APBN)
2. Pengurusan Paspor Dinas (Paspor Biru) di Kementerian Luar Negeri RI
3. Salah satu bukti pendukung setelah pelaksanaan
kegiatan atau tugas belajar di luar negeri dalamrangka urusan kepegawaian
4. Salah satu persyaratan dalam penyetaraan ijazahluar negeri bagi yang tugas belajar di luar negeri
Standar Pelayanan Umum
Permohonan Ijin PDLN Kemenristekdikti
Mekanisme Pelayanan Ijin PDLN
• Pejabat Eselon 1, 2, dan Pemimpin Perguruan
Tinggi (Menristekdikti)
• Pejabat Eselon 3, 4, dan Non-Eselon di
Kemenristekdikti (Sekjend Kemenristekdikti)
• Dosen dan Tenaga Kependidikan (Setditjen
SDID)
• Mahasiswa (Setditjend Belmawa)
Standar Pelayanan Permohonan Ijin PDLN:
Pejabat Eselon 1 dan 2 dan Pemimpin PTN
Standar Pelayanan Permohonan Ijin PDLN:
Pejabat Eselon 3-4 dan Non-Eselon Ristekdikti
Hal – Hal yang harus diperhatikan
• Pejabat Eselon 1-2 Kemenristekdikti dan Pemimpin PTN
untuk melaksanakan PDLN harusmemperoleh persetujuan dari Menristekdikti
• Siapa Saja yang dimaksud dengan Pemimpin PT?
– Rektor / Direktur Politeknik / Direktur Akademi Komunitas
– Wakil Rektor / Wakil Direktur Politeknik / Wakil Direktur AkademiKomunitas
• Permohonan Ijin PDLN sebaiknya disampaikan 3 minggusebelum tanggal keberangkatan
• Pastikan dokumen lengkap dan tepat (terutama dalamejaan nama dan kesesuaian informasi dalam tiap dokumen)
Dokumen yang Diperlukan
• Surat Pengantar dari Rektor dan Pejabat Setingkat Eselon 1 kepadaMenristekdikti
– Pengisian tanggal penugasan yang nantinya akan dicantumkan dalam SP Setneg mengacu padatanggal acara yang memiliki keakuratan durasi waktu
• Surat Tugas– Pengaturan tanggal keberangkatan dan kepulangan sepenuhnya diserahkan oleh PT sesuai
dengan prinsip kewajaran, efisiensi, efektivitas, dan objektivitas yang dituangkan dalam SuratTugas masing-masing PT.
• Surat Undangan dan Agenda Pertemuan
• Curriculum Vitae (include nomor HP dan alamat email)
• Salinan KTP
• Surat Pernyataan tentang Sumber dan Jumlah PembiayaanPDLN
• Dokumen pendukung lainnya seperti naskah perjanjian yang akan ditandatangani pada saat kunjungan, brosur pameran, dll.
Standar Pelayanan Permohonan Ijin PDLN:
Dosen dan Tenaga Kependidikan
Dokumen yang Diperlukan
A. UNTUK TUGAS BELAJAR(DEGREE/NON-DEGREE):
1. Surat pengantar dari pemimpin PT/Kopertis
2. LoA (Letter of Acceptance) dari PT LN
3. Daftar riwayat hidup singkat
4. Surat perjanjian tugas belajar bermaterai(diketahui pimpinan)
5. Surat jaminan biaya
6. Fotokopi KTP
Dokumen yang Diperlukan
B. Untuk Kunjungan Singkat:1.Surat pengantar dari pimpinan PT/Kopertis
2.Surat undangan (invitation) dari pihak LN
3.Daftar riwayat hidup singkat
4.Fotokopi KTP
5.Surat jaminan biaya (jika ada sponsor)/surat
tugas (sebutkan kisaran biaya jika dari APBN)
6.Jadwal/agenda kegiatan selama di LN
Standar Pelayanan Permohonan Ijin PDLN:
Mahasiswa
Dokumen yang Diperlukan
1.Surat pengantar dari pimpinan PT
2.Surat undangan (invitation) dari pihak LN
3.Surat Tugas
4.Daftar riwayat hidup singkat
5.Fotokopi KTP
6.Surat jaminan biaya (jika ada sponsor)/surat
tugas (sebutkan kisaran biaya jika dari APBN)
7.Brosur Pameran jika ada
Paspor Dinas
1. Diberikan kepada PNS, pegawai BUMN atau Lembaga Negara
2. Masa berlaku: 5 tahun dan tidak dapat diperpanjang
3. Diterbitkan oleh Direktorat Konsuler, Kemlu RI
4.Penggunaannya harusdengan izin Pemerintah RI (SP-Setneg)
5.Wajib ditandatangani ybs. pada halaman 2
Fungsi Paspor Dinas
1. Fasilitas counter khusus pada bandara diIndonesia
2. Pemberian bebas Visa di beberapa negaratertentu
3. Perhatian dan perlakuan yang berbeda dari Keimigrasian di Bandara negara lain
Rekomendasi Visa
Dokumen yang Diperlukan untuk
Pembuatan Paspor DinasProsedur:
Lama Proses : 3-4 hari kerja
PERSYARATAN:
• Melampirkan paspor dinas lama (bagi yang ingin melakukan penggantian paspor)
• Bila paspor yang masih berlaku hilang, maka harus menyertakan surat keterangan kepolisian
• Surat Pengantar dari Instansi
• Surat Persetujuan Sekretariat Negara
• Mengisi Form Permohonan Pelayanan Paspor Dinas (pastikan data benar)
– http://kemlu.go.id/id/Pelayanan-Kekonsuleran/Pages/pelayanan-paspor.aspx
• Fotocopy Kartu Pegawai atau SK (dilegalisir cap basah)
• Fotocopy KTP
• Pas Foto berwarna terbaru (maks 3 bulan terakhir)
– 4 x 6 tiga lembar
– latar belakang putih
– untuk pria berjas dan berdasi, dan untuk perempuan berblazer
• Fotocopy Kartu Keluarga/Akte Kelahiran
(sekiranya ada perubahan/penambahan nama)
PDLN: Negara yang Tidak ada
Hubungan Diplomatik
• Negara yang tidak mempunyai Hubungan
Diplomatik dengan Indonesia: Taiwan danIsrael
• Setiap pemohon PDLN harus memiliki
clearance dari Direktorat KeamananDiplomatik, Kementerian Luar Negeri, sebelummengajukan permohonan SP Setneg
• Paspor yang digunakan Paspor Hijau
• Mohon perhatikan waktu pengajuanpermohonan ijin PDLN
Tim Perijinan PDLN
• Biro Kerja Sama dan Komunikasi Publik
– Judin
HP. 0815 1329 9973
– Asmaria
HP. 0838 9523 8404
– Luqman Hakim
HP. 0856 1789 651
– Annisa Pranowo
HP. 08161493952
Biro KSKP
KemenristekdiktiGed. II BPPT Lantai 18
Jl. MH. Thamrin No. 8
Jakarta 10340
e-mail: [email protected]
Telp: 021 - 3169684
Tim Perijinan PDLN
• Biro Kerja Sama dan Komunikasi Publik
– Judin
HP. 0815 1329 9973
– Asmaria
HP. 0838 9523 8404
– Luqman Hakim
HP. 0856 1789 651
– Annisa Pranowo
HP. 08161493952
Biro KSKP
KemenristekdiktiGed. II BPPT Lantai 18
Jl. MH. Thamrin No. 8
Jakarta 10340
e-mail: [email protected]
Telp: 021 - 3169684
Tim Perijinan PDLN
• Setditjen Sumber Daya Iptek dan Dikti (SDID)u.p. Sekretaris Ditjen Sumber Daya Iptek dan DiktiKementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan TinggiGedung D Ristekdikti Lt. 5 Jln. Pintu 1 Senayan, Jakarta Pusat 10270email: [email protected]
PIC: Anis Apriliawati
• Setditjen Pembelajaran dan Kemahasiswaan
u.p. Sekretaris Ditjen Pembelajaran dan KemahasiswaanKementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan TinggiGedung D Ristekdikti Lt. 7 Jln. Pintu 1 Senayan, Jakarta Pusat 10270email: [email protected]
PIC: Abdoel Syukur
Status Ijin PDLN
Update Ijin PDLN as per 8 Desember 2017:
I. Jumlah surat rekomendasi SP Setneg yang telah terbit:
a. Eselon 1 dan Pemimpin PT: 152 buah
b. Eselon 2 dan ke bawah: 236 buah
II. Jumlah SP Setneg yg masih pending 52 buah dengan rincian sbb:
a. Dikembalikan (karena telat/berkas tidak lengkap) = 39 buah
b. Diproses = 13 buah
III. Jumlah surat rekomendasi Exit Permit/Paspor Dinas/Rek. Visa
yang telah terbit: 99 buah
IV. Jumlah surat tidak disetujui untuk Pemimpin PT sebanyak 13 buah
SImPeL
SImPel(Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri)
1. Pelayanan Penanganan Izin PDLN dilaksanakan secara On-Line terhitung
mulai 3 Januari 2017 dengan mengakses https://simpel.setneg.go.id
2. Seluruh transaksi dokumen dimulai dari proses permohonan berikut
kelengkapan dokumen dan produk akhir berupa Surat Persetujuan
Pemerintah (SP Setneg) dilakukan dan dihasilkan secara elektronik.
3. Surat Persetujuan PDLN yang diterbitkan Kemensetneg hanya
menyebutkan tanggal pelaksanaan kegiatan di luar negeri, tidak
termasuk tanggal perjalanan pergi/berangkat dan pulang/kembali
4. SImPeL diperuntukkan pula untuk Data Base PDLN sehingga:
a. Permohonan izin perjalanan dinas luar negeri ke beberapa negara,
registrasi melalui SImPeL dilakukan berdasarkan negara.
b. Informasi mengenai sumber pembiayaan dan besarnya anggaran
perjalanan dinas luar negeri agar disebutkan.
SImPel(Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri)
Manfaat SImPel:
1. Mengubah Budaya Pelayanan dari Manual ke Elektronik
2. Mengurangi kontak fisik manusia
3. Percepatan pelayanan, transparan, akuntabel dan paperless
4. Tersedianya Data Base PDLN yang lebih lengkap dan dapat dishare kepada pihak yang membutuhkan
5. Potensi diintegrasikan dengan Aplikasi terkait di Kementerian/Lembaga dan Kementerian Fasilitator lainnya (Kemenlu, KemenkumHAM, Kemenkeu)
SImPel(Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri)
1. Penambahan Daftar
Pemohon Baru• Masukkan nama pemohon sesuai
identitas (KTP)
• Masukan NIP, NIK, Jabatan
• Pilih instansi asal pemohon
• Masukkan alamat email dan
nomor telepon pemohon
• Pilih “Aktif”
SImPel(Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri)
2. Penambahan Daftar
Kegiatan PDLN Baru• Pilih jenis kegiatan PDLN (sidang,
meeting, diskusi, dll,.)
• Ketik nama kegiatan PDLN
• Ketik nama penyelenggara kegiatan
(instansi diluar negeri)
• Masukkan jadwal kegiatan (tanggal
awal dan akhir)
• Pilih negara tujuan dan kotanya
• Pilih “Aktif”
SImPel(Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri)
3. Detail Umum -
Pengajuan Permohonan
Ijin PDLN Baru• Pilih tingkat pemohon PDLN
• Masukkan nomor surat pengantar
• Upload surat pengantar ijin PDLN
• Ketik pejabat penandatangan
surat permohonan
• Simpan draft, lanjutkan
SImPel(Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri)
4. Detail Kegiatan
• Pilih jenis dan nama kegiatan yang
sudah di input (poin 2)
• Upload berkas pendukung ijin
PDLN (undangan, surat pengantar
dari instansi asal, surat tugas,
penjelasan pembiayaan; jika ada
dana dari donor, keterangan
Keamanan Diplomatik; khusus
PDLN ke Taiwan dan Israel)
• Simpan draft dan lanjutkan
SImPel(Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri)
5. Detail Peserta -
Pemilihan Nama Peserta,
Tanggal Pelaksanaan
PDLN dan Jenis Biaya
PDLN
• Pilih nama peserta PDLN pada list
data peserta yang sebelumnya
sudah di input (poin 1)
• Pilih waktu pelaksanaan kegiatan
• Tentukan jenis pembiayaan PDLN
(biaya tunggal atau campuran)
• Simpan data peserta yang sudah
dipilih
• Simpan draft dan lanjutkan
SImPel(Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri)
6. Konfirmasi Permohonan
Ijin PDLN
• Periksa kembali detail umum,
detail kegiatan, dan detail peserta
• Ceklist persetujuan, simpan draft
dan kirim permohonan
SImPel(Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri)
7. Pengiriman Ijin PDLN
dan Nomor Registrasi
• Permohonan yang telah dikirim
akan mendapatkan konfirmasi dan
nomor registrasi pengajuan ijin
PDLN
SImPel(Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri)
8. Dashboard
• PStatus Dalam Proses Setneg :
permohonan sedang dalam alur
di Kemensetneg
• Status Dikembalikan :
permohonan dinilai kurang
lengkap, sehingga perlu diperiksa
kembali dan di perbaiki (bisa di
detail kegiatan, detail peserta,
ataupun detail pembiayaan)
• Status Disetujui : permohonan
ijin PDLN telah mendapatkan
persetujuan dari Kemensetneg
(SP Setneg bisa di unduh
langsung dari Sistem Simpel
Setneg)
SImPel(Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri)
Surat Persetujuan (SP) Digital
TERIMA KASIH