Seminararbeit
Evaluation von Dokumenten Management Systemen:
Potenziale und Grenzen der Verwaltung von
unstrukturierten Informationen.
vorgelegt bei
Prof. Dr. Ludwig Nastansky
April 2005
betreut durch
Dipl.-Wirt.-Inf. Bernd Hesse
vorgelegt von
Tatjana Götz
Studiengang Wirtschaftsinformatik Matrikelnummer 6057007
Rimbeckerweg 14 33100 Paderborn
2
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung ............................................................................................................................... 3
2. Grundlagen............................................................................................................................. 5
2.1. Dokumente ...................................................................................................................... 5
2.1.1 Definition................................................................................................................... 5
2.1.2 Dokumentenklassifikation......................................................................................... 6
2.1.3 Dokumenten Lebenszyklus......................................................................................... 7
2.2 Dokumenten-Management-Systeme ................................................................................ 8
2.2.1 Definition................................................................................................................... 9
2.2.2 Funktionen von Dokumenten-Management-Systeme................................................ 9
3. Besonderheiten von unstrukturierten Informationen............................................................ 14
3.1 Strukturierte Daten ......................................................................................................... 14
3.2 Unstrukturierte Daten..................................................................................................... 15
3.3 Anforderungen an Verwaltung von Dokumenten mit unstrukturierten Informationen . 16
4. Marktübersicht ..................................................................................................................... 19
5. Produktbeschreibungen ........................................................................................................ 21
5.1 d.3................................................................................................................................... 21
5.2 OS:DTR.......................................................................................................................... 23
6. Fazit...................................................................................................................................... 26
7. Literaturübersicht ................................................................................................................. 28
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Entwicklungsstufen von Dokumenten-Management-Systemen ......................... 8
Abbildung 2: Unstrukturierte Informationen in Unternehmen. .............................................. 15
Abbildung 3: d.3 Produktarchitektur........................................................................................ 21
Abbildung 4: Web-Client von d.3 ........................................................................................... 22
Abbildung 5: OS:DRT Client................................................................................................... 24
Tabellenverzeichnis:
Tabelle 1: Suchvarianten und geeignete Applikationen .......................................................... 17
1. Einleitung 3
1. Einleitung
In der heutigen Informationsgesellschaft müssen die Unternehmen mit einer ständig
wachsenden Flut der Information fertig werden. Die Information aus unterschiedlichen
Quellen wie Internet, E-Mail, DV-Systeme müssen erfasst, ausgewertet, strukturiert abgelegt
und bei Bedarf schnell wieder gefunden werden.
„ Schneller Informationszugriff und hohe Auskunftsbereitschaft werden zu strategischen
Komponente eines Unternehmens. Information wird hier zum Wettbewerbsfaktor und
vielfach zum Produkt.“ (Gulbins et al., 2002 )
„Die Menge an Dokumenten und Informationen, die ein Unternehmen verwalten muss, um
seinen wirtschaftlichen, organisatorischen und rechtlichen Aufgaben zu erfüllen steigen
stetig.“ (Zoeller, 2005)
So sehen die Autoren der zahlreichen Publikationen zum Thema Dokumenten-Management,
das Wachstum von der Informationsmenge in Unternehmen. Daraus wird deutlich, dass der
Einsatz von Dokumenten- Management- Systemen (DMS) immer wichtiger für die
Konkurrenzfähigkeit und den Erfolg eines Unternehmens wird. Aber die heterogenen
Einsatzfelder von Dokumenten-Management-Systemen in den Unternehmen und ein
unübersichtlicher Herstellermarkt machen es nicht einfach ein passendes Werkzeug für das
Unternehmen zu finden.
Mit Hilfe von Dokumenten-Management-Systemen wurden viele Prozesse im Bürobereich
optimiert und beschleunigt.
− Die Wege, die ein Dokument in dem Unternehmen zurücklegen muss, wurden verkürzt.
− Die riesigen Papierberge in den Archiven konnten mit Hilfe von elektronischen Archiven,
abgebaut werden.
− Die Zeiten für die Suche nach den Unterlagen, die oft ergebnislos blieb, wenn das
Dokument falsch abgelegt wurde, konnten drastisch verkürzt werden
Diese Verbesserungen betreffen in erster Linie den geschäftlichen Schriftverkehr eines
Unternehmens, wie z.B. den Rechnungs- Ein-/ und –Ausgang. Das sind überwiegend
strukturierte Informationen. Sind aber die Dokumenten-Management-Systemen auch für die
Verwaltung von unstrukturierten Informationen geeignet? Wo liegen die Unterschiede
zwischen strukturierten und unstrukturierten Informationen und welche besondere
1. Einleitung 4
Anforderungen ergeben sich an die Dokumenten-Management-Systeme, wenn diese für die
Verwaltung von Dokumenten mit unstrukturierten Informationen eingesetzt werden sollen?
In der vorliegenden Arbeit werden insbesondere die speziellen Anforderungen an ein
Dokumenten Management System bei der Verwaltung von unstrukturierten Informationen in
einen Unternehmen erläutert und am Beispiel von zwei ausgesuchten Dokumenten
Management Werkzeugen evaluiert.
In dem Kapitel 2 werden die notwendigen Grundlagen und die Begriffe wie „Dokument“ und
„Dokumenten-Management-System“ geklärt. In dem Kapitel 3 werden dann die
Besonderheiten von unstrukturierten Informationen und sich daraus ergebenden
Anforderungen an die Dokumenten-Management-Systeme dargestellt. Kapitel 4 bietet einen
Überblick über die Situation auf dem Markt der DMS-Hersteller und erläutert die
Vorgehensweise bei der Auswahl der zu evaluierenden Dokumentenmanagement Produkten.
In Kapitel 5 werden die ausgesuchten Werkzeuge näher erläutert und auf die in dem Kapitel 3
ausgearbeiteten speziellen Anforderungen für die Verwaltung von unstrukturierten
Informationen geprüft. In dem Kapitel 6 wird ein Fazit gezogen.
2. Grundlagen 5
2. Grundlagen
2.1. Dokumente
Dokumente sind wichtige Informationsträger in einem Unternehmen. Mit Hilfe von
Dokumenten können Informationen gesammelt, aufbewahrt und in dem Unternehmen verteilt
werden.
2.1.1 Definition
Der Begriff Dokument ist nicht einheitlich definiert und wird je nach Verständnis
unterschiedlich verwendet. Einerseits ist das Dokument in der Deutschen Sprache eng mit der
papierbasierten Form des Dokumentes verbunden und erhält dadurch einen hohen Anspruch
an die Qualität des Inhaltes und damit verbundene rechtliche Relevanz. Dagegen ist der
Begriff von „elektronischem Dokumenten“ weitergefasst und „…bezieht sich im Prinzip auf
alle Arten von unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem DV-
System als Datei vorliegen. Es kann sich dabei um ein gescanntes Faksimile oder ein digital
übermitteltes Fax aber auch um eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, einen
Datenbankauszug oder eine Liste handeln.“1 Das Wort Dokument wird auch als ein Synonym
für eine Textdatei, die mit Hilfe von einem Textverarbeitungsprogramm erstellt wird,
verwendet. Als ein Dokument wird auch das Ergebnis einer Dokumentation zu einem
bestimmten Sachverhalt bezeichnet.2
In der Definition von (Götzer et al., 2004) wird zwischen den Dokumenten im engeren und
weiteren Sinne unterschieden:
„Als Dokumente im engeren Sinne werden Dokumente bezeichnet, die als körperliches Dokument (z.B. Papier) vorliegen oder ursprünglich als körperliches Dokument vorlagen oder für die Publizierung auf einem körperlichen Medium vorgesehen sind. Die Begrifflichkeit des Dokumentes im weiteren Sinne erweitert den Begriff des Dokumentes im engeren Sinne um semantisch zusammengehörige Informationsbestände, die für die Publikation in nicht-körperlichen Medien (z.B. Web-Seiten, Radio, Fernsehen) vorgesehen sind.“3
Neben dem eigentlichen Dokumentenbegriff sind auch die Dokumentenmerkmale, die ein
Dokument bezüglich seiner physikalischen, formalen und inhaltlichen Eigenschaften
1 vgl.Kampffmeyer, 2001. 2 vgl.Kampffmeyer, 2001 3 vgl. Götzer et al., 2004, S.2
2. Grundlagen 6
beschreiben, wichtig. Die Ausprägungen von diesen Merkmalen sind für die Anforderungen
an die organisatorischen und technischen Eigenschaften eines Dokumenten-Management-
Systemen entscheidend. Aus den Dokumentenmerkmalen lässt sich schließen wie ein
Dokument in das Dokumenten-Management-System übergeben und wo es innerhalb der
Ablagestruktur abgelegt wird, welche gesetzliche Aufbewahrungsfristen für das Dokumente
gelten, für welche Anwender das Dokumente bestimmt ist und welche Anwendungen für die
Darstellung oder Bearbeitung von dem Dokument notwendig sind.
Bei (Kampffmeyer, 2001) werden folgende Dokumentenmerkmale unterschieden:
− physische Eigenschaften (Papier, Datei u.ä.),
− formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung u.ä.),
− Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version u.ä.),
− Inhalt (inhaltlicher Bezug u.ä.),
− Charakter (Archivierungswürdigkeit, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten u.ä.),
− Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung u.ä.),
− Erzeuger (Absender, Ersteller u.ä.),
− Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter u.ä.).4
2.1.2 Dokumentenklassifikation Mit Hilfe von den oben beschriebenen Dokumentenmerkmalen lassen sich die Dokumente in
inhaltlich formal und technisch zusammenhängende Klassen einteilen um einerseits eine
strukturierte Ablage erreichen zu können und anderseits um die Anforderungen an das
Dokumenten-Management-System definieren zu können.
Bei (Angerhausen et al., 2002) wird hinsichtlich der Klassifikationskriterien zwischen der
Dokumentenart (z.B. Text, Zeichnung oder Video), dem Dokumentenformat (Word-
Dokument, Pixelgrafik usw.) und dem Dokumententyp (inhaltliche Einteilung anhand der
Indexklassen wie Berichte oder Rechnungsbelege) unterschieden5, eine ähnliche Aufteilung
ist auch bei (Götzer et al., 2004, S.117) zu finden.
Nach der Komplexität der Dokumente werden elementare Dokumente, Compound
Documents und Container unterschieden. Elementare Dokumente bestehen nur aus einem
Datentyp z.B. Text. Compound Documents sind zusammengesetzte Dateien aus mehreren
Datentypen z.B. Text, Bilder, Tabellen, Verweise. Zur besseren Handhabung werden
4 vgl. Kampffmeyer, 2001
5 vgl., Angerhausen et al., 2002, S. 28 f
2. Grundlagen 7
Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links und Verwaltungsdaten in
Containern zusammengefasst.6.
Des Weiteren werden Dokumente, nach der Art der Kodierung, in zwei Klassen eingeteilt:
kodierte Informationen (CI = Coded Information) und nicht codierte Informationen (NCI
=Non Coded Information). Unter CI versteht man Dokumente, die in digitaler Form vorliegen
und elektronisch Ausgewertet werden können, diese Dokumente werden in den
unternehmensinternen bzw. –externen Anwendungssystemen erstellt. Solche Dokumente
können Office-, HTML-, CAD- oder E-Mail Dokumente sein.
Die NCI sind Dokumente die ursprünglich in Papierform vorlagen und durch Einscannen in
das System übertragen werden. Die NCI Dokumente können z.B. papierbasierte Eingangspost
oder Faxe sein. Mit Hilfe von OCR (Optical Character Recognation) lassen sich auch diese
Informationen in kodierte Informationen umwandeln, um diese elektronisch auswertbar zu
machen.7
2.1.3 Dokumenten Lebenszyklus Dokumente unterliegen einem bestimmten Bearbeitungszyklus in einem Unternehmen, der
durch das eingesetzte Dokumenten-Management-System unterstützt werden soll. Das
Dokument wird erzeugt, abgelegt, bearbeitet, weitergeleitet, archiviert, und zu einem
bestimmten Zeitpunkt gelöscht, dieser Zyklus wird als Dokumenten Lebenszyklus bezeichnet.
Folgende Definitionen lassen sich in der Fachliteratur zu dem Begriff „Dokumenten
Lebenszyklus“ finden:
„Der Lebenszyklus von Dokumenten erfasst stark vereinfacht Eingabe, Indizierung, Ablage und gegebenenfalls Ausgabe“8.
„Der Lebenszyklus der Dokumente ist in der Regel eng mit den Geschäftsprozessen verknüpft:
• Geschäftsprozesse kreieren, verändern, und vernichten die Dokumente. • Dokumente begleiten und steuern Geschäftprozesse.“9
Wegen der engen Verknüpfung zwischen dem Dokumentenlebenszyklus und den
Geschäftsprozessen ist der Einsatz von Workflow Komponenten bei Dokumenten-
Management- Systemen sinnvoll.
6 vgl. Kampffmeyer, 2001 7 vgl. Gulbins et al., 2002, S.16 f., VOI, 2003, S.19 und Angerhausen et al.2002, S. 29 8 vgl. Angerhausen et al.,2002, S28 9 vgl. Götzer et al., 2004, S.12
2. Grundlagen 8
2.2 Dokumenten-Management-Systeme Dokumentenmanagement fasst alle Prozesse die zur Verwaltung von Dokumenten dienen
zusammen. Die ursprünglichen elektronischen Dokumenten-Management-Systeme dienten
dazu, die in Papierform vorliegenden Dokumente mit Hilfe von Scannern zu digitalisieren
(Imaging). In erster Linie wurde das Imaging eingesetzt, um die Vorteile von elektronischen
Archiven zu nutzen10. Mit der Zeit wurden diese Funktionen zum elektronischen Dokumenten
Management, mit der Anforderung der Bearbeitung und Verteilung von aktuellen
Dokumenten, erweitert. Mit der Verbreitung von Web-Technologien und daraus
resultierenden Anforderungen, die Informationen in unterschiedlichen Medien darstellen zu
müssen, wurden die Dokumenten-Management Systeme um die (Web) Content- Management
Komponenten erweitert. Durch die zunehmende Integration in die Workflow –Anwendungen
können die Dokumente, mit Hilfe von „dokumentenbasierten Workflows“, auch strukturiert
verteilt werden.11 In der Abbildung 1 werden die zunehmende Integration in die
Arbeitsabläufe und der wachsende Funktionsumfang von Dokumenten-Management-
Systemen dargestellt.
Abbildung 1: Entwicklungsstufen von Dokumenten-Management-Systemen12 Heute werden die Dokumenten- Management- Systeme in Rahmen von unternehmensweiten
Informations- oder Content- Management- Systemen eingesetzt um die richtige Information
zum richtigen Zeitpunkt am richten Platz zu bringen.
10 Siehe dazu Gulbins et al.,2002, S 14ff 11 Siehe dazu Angerhausen et al., 2002, S.2 ff. und Thome et al., 2003, S 914 12 vgl. Thome et al., 2003, S 914
2. Grundlagen 9
2.2.1 Definition Die heterogenen Einsatzfelder für Dokumenten-Management-Systeme machen eine
einheitliche Definition schwierig, in der Fachliteratur werden folgende Definitionen für
Dokumenten-Management-Systeme benutzt:
Bei (Götzer et al., 2004) werden die Dokumenten-Management-Systeme in Dokumenten-
Management-Systeme in engeren und weiteren Sinne unterteilt.
„Bei Dokumenten -Management-Systemen im engeren Sinne geht es um die Logik der Verwaltung von Dokumenten, deren Status, Struktur, Lebenszyklus und Inhalt. Dokumente werden beschrieben, klassifiziert und in einer bestimmten logischen Struktur eingeordnet, damit sie wieder einfach gefunden werden können. Dokumente entstehen, werden verändert und (irgendwann) vernichtet.“ „Den Dokumenten-Management- Systemen im weiteren Sinne ordnet man auch noch zusätzliche Funktionalitäten, wie Schrifterkennung, automatische Indizierung, Computer Output on Laser Disc (COLD), Vorgangssteuerung, Scannen, Publizieren. Hier lassen sich die Grenzen nicht mehr genau bestimmen.“13
Bei (Gulbins et al., 2002) werden die Dokumenten- Management- Systeme dort gesehen, wo
„die Verwaltung und Vorgangsbearbeitung der Dokumente im Vordergrund stehen und der
volle Lebenszyklus von Dokumenten wesentlich ist…“ und die „Versionierung,
differenzierte Zugriffsrechte und Volltextrecherche eine wichtige Rolle Spielen.“14
In der „BARC“- Studie wird unter einem Dokumenten-Management-System, ein System
verstanden, dass „die Archivierung (Ablage zumeist ohne Bearbeitungsmöglichkeiten) von
(Papier-) Dokumenten und Spooldaten, aber auch umfangreiche Bearbeitungsfunktionen (wie
Wiedervorlage, Versionsverwaltung, Mail- Integration oder volle Office- Integration)
umfasst.“15
Des Weiteren wird in der Literatur der Trend zur Trennung von ursprünglichen Dokumenten-
Management-Systemen, die hauptsächlich zur Archivierung von gescannten Dokumenten
(Imaging) vorgehen waren, in Archiv- und Dokumentenmanagement Systemen beobachtet.16
2.2.2 Funktionen von Dokumenten-Management-Systeme Bei allen vorangegangenen Definitionen von Dokumenten-Management-Systemen lässt sich
erkennen, dass diese sich stark an den Lebenszyklus von Dokumenten und den
13 vgl. Götzer et al., 2004, S.4 14 vgl. Gulbins et al., 2002, S.11 15 vgl. Angerhausen et al., 2002, S.2 16 Vgl. Angerhausen et al., 2002, S.3 und Gulbins et al., 2002, S. 10
2. Grundlagen 10
unterstützenden Funktionalitäten anlehnen. Die Kernfunktionen von einem Dokumenten-
Management- System, nach der BARC Studie, sind
• Erfassung
• Indizierung
• Speicherung
• Bestandsverwaltung
• Retrieval (Suche)
• Ausgabe
Eine etwas andere Begrifflichkeit wird bei (Götzer et al., 2004) verwendet, hier werden die
vier Funktionsbereiche: Eingabe, Ablage, Ausgabe und Administration mit folgenden
Funktionseinteilung unterschieden.
• Eingabe (Dokumenteneingang und Indizierung)
• Ablage (Verwaltung und Archivierung)
• Ausgabe (Recherche und Reproduktion)
• Administration17
Für die nähere Beschreibung von den Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems
wird in dieser Arbeit die Aufteilung in der BARC- Studie verwendet.
Erfassung
Bei der Erfassung von Dokumenten muss nach der Art der Kodierung der zu erfassenden
Informationen zwischen Coded- Information (CI) und Non Coded- Information (NCI)
unterschieden werden.18 Die Coded- Information Dokumente können direkt aus einer
Fremdanwendung, wie z.B. Textverarbeitungs- oder Buchhaltungsprogramm, übernommen
und weiter verarbeitet werden. Bei den Non Coded- Informationen Dokumenten ist erst eine
Digitalisierung und eventuell eine Kodierung erforderlich. Zusätzlich zu diesen beiden
Klassen werden von den Dokumenten-Management-Systemen Datenströme (Massendaten)
aus den Host-Anwendungen, die erst in die einzelnen Dokumente zerlegt werden müssen, mit
Hilfe von Computer Output on Laserdisk (COLD) Verfahren erfasst. Da mit dem COLD
Verfahren stark strukturierte Masseninformationen verarbeitet werden, wird in dieser Arbeit
auf das COLD-Verfahren nicht näher eingegangen.
17 vgl. Götzer et al., 2004, S.14-30 18 Siehe dazu Kapitel 2.1
2. Grundlagen 11
Indizierung
Das Ziel von Indizierung ist, eine schnelle und genaue Suche von den erfassten Dokumenten
zu ermöglichen. Bei der Indizierung werden dem Dokument Indexwerte zugeordnet, die in
der Regel Metadaten (Dokumenten-ID, Formatinformationen), beschreibende Merkmale
(Autor, Erstelldatum) und inhaltliche Merkmale (Schlagwörter) umfassen.19 Die Indizierung
kann manuell oder automatisiert erfolgen.
Bei der manuellen Indizierung werden die Indexwerte, durch den Verfasser, bei der Übergabe
in das Dokumenten-Management-System eingegeben. Die beschreibenden Merkmale werden
von meisten Applikationen automatisch erstellt und können durch das Dokumenten-
Management-System übernommen werden. Die Schlagwörter aus denen sich der
Dokumenteninhalt erschließen lässt und die Metadaten, die das Dokument formal
beschreiben, müssen mit Hilfe von Pflicht- oder Optional- Felder bei der Übergabe in das
DMS durch den Verfasser eingegeben werden.
Genauer und weniger fehleranfällig ist die automatisierte Indizierung. Wie auch bei der
Manuellen Indizierung können die Metadaten direkt aus dem Erzeugersystem übernommen
werden. Zusätzlich lassen sich die charakteristischen Angaben eines Dokumentes wie z.B.
Rechnungsnummer, Adresse von Absender, Kontonummer usw. ermitteln. Bei der
Volltextindizierung werden alle in dem Dokument vorkommenden Worte für die spätere
Suche als Indexwerte aus dem Text extrahiert und in die Indexdatenbank abgelegt. Da sich
daraus ein sehr großer Index ergeben kann wird die Volltextindizierung mit Hilfe von
lexikalischen Analyse des Textes, bei der Ausschluss von Stoppwörtern (und, aber, der, die,
das, usw.) vorgenommen wird, verbessert werden. Des Weiteren lässt sich die
Aussagefähigkeit von dem Volltextindex mit Hilfe von statistischen Verfahren oder
Häufigkeitsgewichtung der Suchbegriffe verbessern.20
Speicherung
Bei der Speicherung von Dokumenten werden diese dauerhaft oder nur für eine begrenzte Zeit
auf einen Datenträger gespeichert. Die Art der Speicherung hängt von der Dokumentenart, die
gespeichert werden soll, ab.
Bei den Dokumenten, die sich noch in Bearbeitung befinden und keinen gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen unterliegen, steht der schnelle Zugriff auf die Daten und die
Unterstützung bei der Weiterleitung und der Versionskontrolle im Vordergrund. Hier werden
19 vgl. Angerhausen et al., 2002, S. 34 20vgl. Angerhausen et al., 2002, S.34-37
2. Grundlagen 12
Magnetplatten und wiederbeschreibbare optische Datenträger mit kurzen Zugriffszeiten
eingesetzt.
Müssen die Dokumente langfristig und unveränderbar aufbewahrt werden, muss die
revisionssichere Langzeitarchivierung erfolgen.
Bestandsverwaltung
Wenn bei der Speicherung die technische und physikalische Ablage des Datenbestandes im
Vordergrund steht, dann geht es bei der Bestandsverwaltung um die organisatorische und
logische Ablage der Informationen. Zusätzlich zu den Daten und den Indexinformationen
müssen durch die Bestandsverwaltung, die Zugriffsrechte der Benutzer, der
Bearbeitungsstatus der Dokumente, die Check-In/ Check Out und die Versionskontrolle
Funktionalität verwaltet werden.
Mit der differenzierten Rechtevergabe an die Benutzer und Benutzergruppen kann
sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter nur die Dokumente lesen, bearbeiten und löschen
können, für die sie die nötigen Berechtigungen haben. Um den Administrationsaufwand zu
erleichtern sollte das Dokumenten-Management-System auf die systemübergreifende
Benutzerverwaltung des Unternehmens zugreifen können.
Anhand des Bearbeitungsstatus des Dokumentes kann eine automatische Vorgangssteuerung
mit Hilfe von Workflow- Komponenten angesteuert werden.
Um festzustellen von wem und wann das Dokument bearbeitet und verändert wurde ist ein
Check- In/ Check- Out Mechanismus mit einer Bearbeitungshistorie und einer automatischen
Versionskontrolle notwendig. Bei der Versionsverwaltung geht es um die Möglichkeit, sich
die unterschiedlichen Versionen von einem Dokument anzeigen zu können.
Retrieval (Suche)
Die Suche ist die Funktion mit der die Anwender von Dokumenten-Management-Systemen
am häufigsten in Berührung kommen. Bei der Suche geht es um schnelles und genaues
Finden aller relevanten Informationen, die mit dem Dokumenten-Management-System
verwaltet werden. Neben dem Anspruch die richtigen Informationen zu finden muss auch
sichergestellt werden, dass die vollständige Menge der relevanten Dokumente gefunden wird.
Die Grundlage für die Suche stellt die bei der Erfassung vorgenommene Indizierung dar. Die
Qualität des Indexes ist für den späteren Sucherfolg entscheidend.
2. Grundlagen 13
Die Suche kann anhand von einem erstellten Index, der Ablagehierarchie oder mit
Volltextsuche erfolgen. Bei der Suche über die Indexwerte wird über eine Suchmaske nach
einzelnen oder Hilfe von den booleschen Operatoren verbundenen Stichwörtern gesucht.
Bei der Suche über die Ablagehierarchie wird die logische Struktur der Ablage Schritt für
Schritt abgearbeitet bis das gesuchte Dokument oder Dokumentenmenge auswendig gemacht
wird.
Die Volltextsuche unterscheidet sich aus der Anwendersicht nicht von der Suche über
Indexwerte, auch hier wird eine Suchmaske zur Eingabe von Suchwerten verwendet, nur sind
die Suchbegriffe die Bestandteile von der Textinformationen in den Dateien.
Des Weiteren können folgende Suchmethoden eingesetzt werden, wie z.B.
− Text Mining , eine inhaltsbezogene Suche 21
− phonetische/unscharfe Suche, die unterschiedliche Schreibweisen toleriert,
− eine semantische/assoziative Suche, nach inhaltlich verwandten Wörtern sucht,
− eine Freitextsuche, bei der relevante Dokumente anhand eines Textausschnittes ermitteln
werden.
Um die Trefferquote genauer einzuschränken und eine höhere Qualität des Suchergebnisses
erreichen zu können, werden mehrere Suchverfahren miteinander kombiniert.
Ausgabe
Die gefundenen Dokumente müssen jetzt dem Anwender präsentiert werden. Es gibt eine
Vielzahl von Möglichkeiten ein Dokument auszugeben. Ausgabe auf dem PC-Bildschirm
erfolgt über einen Viewer, wenn die Dokumente nicht mehr verändert werden dürfen, die
Ursprungsanwendung nicht zu Verfügung steht oder die Daten als nur NCI Formaten (TIFF,
GIF) abgelegt sind. Die Ausgabe über die Ursprungsanwendung erfolgt bei den Daten, die
sich noch in Bearbeitung befinden. Hier ist es wichtig, dass die Dokumente ordnungsgemäß,
über die Check-In/Check-Out Funktion, ein- und ausgecheckt werden, um die Richtigkeit der
Versionsverwaltung und der Benutzungshistorie zu gewährleisten.
Die Dokumente können aber auch per E-Mail verschickt, auf Papier gedruckt oder als Fax
versendet werden. Bei den Daten aus dem Langzeitarchiv, die nicht verändert werden dürfen,
kann bei der Hardcopy Ausgabe (Papier, Fax) ein Vermerk erfolgen, dass diese Daten aus
dem Archiv kommen und nicht mehr archiviert werden müssen. Damit kann doppelte Ablage
vermieden werden.
21 vgl. Angerhausen/Weiß/Mertens 2002, S. 50.
3. Besonderheiten von unstrukturierten Informationen 14
3. Besonderheiten von unstrukturierten Informationen
3.1 Strukturierte Daten Strukturierte Informationen sind in der Regel Massendaten, die in relationalen Datenbanken
abgelegt und verwalte werden können. Dokumente mit strukturierten Inhalten können sein:
• Rechnungen
• Lieferscheine
• Bestellungen
• usw.
Die Informationen in den Dokumenten mit strukturiertem Inhalt sind nach bestimmten Regeln
aufgebaut. Zum Beispiel hat eine Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer, einen
Lieferanten und Empfänger, das Rechnungsdatum und Auflistung der erbrachten Leistung mit
dazugehörigen Preisen, einen Gesamtbetrag und Angaben zur Mehrwertsteuer. Diese Daten
lassen sich in jeder Rechnung wieder finden. Diese Eigenschaften von strukturierten
Informationen machen eine aussagekräftige, automatisierte Indizierung, und damit eine
automatische Verteilung von Dokumenten mit strukturierten Informationen möglich. Bei der
Suche nach solchen Dokumenten handelt es sich meistens um eine gezielte Suche nach einer
schon im Voraus feststehenden Information z.B. die Rechnung von einem bestimmten
Lieferanten oder die Bestellung von einem bestimmten Datum. So kann die Suche über
strukturierte Ablage auch zum schnellen Ergebnis führen.
Die Informationen in den Dokumenten mit strukturiertem Inhalt sind in der Regel steuerlich
und rechtlich relevante Daten und müssen nach bestimmten gesetzlichen Regelungen
(GoBS22,GDPdU23) aufbewahrt werden. Diese Informationen können entweder aus den
unternehmensinternen Host-Anwendungen oder als gescannte Eingangspost in das
Dokumenten-Management-System kommen. Sie werden nach fest vorgeschriebenen Regeln
in dem Unternehmen weiterverarbeitet.
22 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme 23 Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
3. Besonderheiten von unstrukturierten Informationen 15
3.2 Unstrukturierte Daten Nach Schätzung der Experten liegen nur etwa 10- 20% der gesamten Informationen eines
Unternehmens in strukturierter Form vor. Ein Großteil der verbleibenden 80-90% besteht aus
unstrukturierten Informationen.24
Und diese 80 % werden auf folgende Informationsquellen in den Unternehmen aufgeteilt.
3%
2%
35%
45%
15%DMS Archives
Web Pages
e-Mail andAttachments
Office Files
PDFs, etc.
Abbildung 2: Unstrukturierte Informationen in Unter nehmen. 25
Bei den Dokumenten mit unstrukturierten Informationen handelt es sich meistens um große
Dateien mit überwiegend fließendem Text in dem Bilder und Grafiken eingebunden sein
können. Solche Dokumente können sein:
• Allgemeinen Korrespondenz
• Verträge
• Berichte
• Sitzungsprotokolle
• Dokumentationen (Produkt-, Prozess-, Projektdokumentationen)
• Fachvorträge( in Form von Präsentationen z.B. PowerPoint)
• Publikationen, Zeitungsartikel
• Richtlinien
Diese Art von Dokumenten unterliegt einem längeren Entstehungsprozess, bei dem in der
Regel mehrere Personen beteiligt sein können. Dokumente mit unstrukturierten Informationen
sind „lebendige Dokumente“, die bearbeitet, verändert, aktualisiert und als Informationsquelle
genutzt werden. Eventuell muss so ein Dokument einen Redaktionsvorgang durchlaufen bei
dem es bearbeitet, geprüft, freigegeben oder gesperrt werden kann. Für diese Art von
24 (vgl. Nastansky, 2000, S.254) 25Quelle:www.forcont.de/Internet/de/forcon/veranstaltungskalender/nachlese/Gauss_forcont_Webinar.ppt (2003)
3. Besonderheiten von unstrukturierten Informationen 16
Dokumenten sind meistens keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgegeben. Nicht
aktuelle oder nicht mehr benötigte Dokumente müssen identifiziert und gelöscht werden. Bei
der Suche nach den Informationen, die in den Dokumenten mit unstrukturiertem Inhalt
abgelegt sind, steht das Ergebnis der Suche nicht im Voraus fest. Sie dient dazu heraus zu
finden, welche Informationen zu dem eingegebenen Suchbegriff in dem Unternehmen schon
existieren.
3.3 Anforderungen an Verwaltung von Dokumenten mit unstrukturierten Informationen Aus den oben aufgelisteten Eigenschaften von unstrukturierten Informationen lassen sich
spezielle Anforderungen an die Dokumenten-Management- Systemen Funktionen ableiten.
Erfassung
Da die Dokumente mit unstrukturierten Informationen überwiegend mit Office Anwendungen
erstellt werden, ist einen starke Integration von DMS in die Standard
Unternehmensanwendungen erforderlich. Die Dokumente sollten direkt aus der Office
Anwendung an das DMS übergeben werden können und umgekehrt muss es möglich sein die
Dokumente aus dem DMS-Archiv zu öffnen ohne die Anwendung wechseln zu müssen.
Indexierung
Wie schon in Kapitel 2.2 erwähnt ist die Qualität der Indexierung für das spätere Finden von
richtigen Dokumenten von besonderer Bedeutung. Um eine aussagekräftige
Indexinformationen zu erreichen ist eine Kombination, aus manuellen und automatischen
Indexverfahren sinnvoll.
Speicherung
Aus den häufigen Zugriffen auf diese Dokumente ergibt sich die Anforderung nach kurzen
Zugriffszeiten. Und da es sich oft um Dokumente mit kurzen bis mittelfristigen Lebensdauer
handelt, ist der Einsatz von wiederbeschreibbaren Speichermedien wünschenswert. Zur
Verkürzung von Zugriffszeiten auf häufig benutzte Dokumente sollte ein Cache-Speicher
verwendet werden.
3. Besonderheiten von unstrukturierten Informationen 17
Bestandsverwaltung
Für diese Art von Dokumenten ist die Unterstützung der Teamarbeit, mit Hilfe von
Groupware und Workflow Komponenten, von besonderer Bedeutung. Für die Unterstützung
von wenig strukturierten Prozessen in der Projektarbeit sollten Ad-Hoc Workflows möglich
sein.
Aus den häufigen Zugriffen durch unterschiedliche Personen ergibt sich die Anforderung für
den Einsatz der Versionsverwaltung, die Check-In/Check-Out Funktion und ein
differenziertes Berechtigungskonzept.
Retrieval (Suche)
Bei der Suche nach Informationen in Dokumenten mit unstrukturiertem Inhalt, ist die
Anforderung an die semantische Richtigkeit der Ergebnisse und deren Relevanz für den
Anwender entscheidend. Die traditionellen Suchverfahren über Indexwerte, Volltextrecherche
oder Suche über die Ablage Struktur erreichen oft nicht die gewünschten Ergebnisse.
Bei (Angerhausen et al., 2002) werden 4 Suchvarianten unterschieden bei denen differenziert
wird ob sie in strukturierten oder unstrukturierten Daten Suchen und ob das Suchergebnis
bekannt oder unbekannt ist, (siehe dazu Tabelle1).
Zugriffsergebnis
Bekannt Unbekannt
Strukturiert Datenabfrage
Datenbanksysteme
Datenanfrage
Suchmaschinen,
Data Mining
D
A
T
E
N
Unstrukturiert Inhaltsabfrage
DMS
Inhaltsanfrage
Recherche Tools,
Text Mining
Tabelle 1: Suchvarianten und geeignete Applikationen 26
Da es sich bei der Suche in unstrukturierten Daten häufig um eine Suche mit einem
unbekanntem Suchergebnis handelt, sollten in diesem Bereich die Verfahren des „Text
Minings“ eingesetzt werden. Bei Text Mining handelt es sich um inhaltbezogenen Zugriff auf
Informationen. Text Mining subsumiert verschiedene Methoden, mit denen in den
Dokumentenarchiven eines Dokumenten-Management-Systems unbekanntes, aber potenzial
nützliches Wissen entdeckt werden kann. Häufig eingesetzte Verfahren des Text Minings sind
26 vgl. Angerhausen/Weiß/Mertens 2002, S. 50
3. Besonderheiten von unstrukturierten Informationen 18
Klassifikation, Segmentierung und Abstracting. Des Weiteren bedient sich die Technologie
des Text Minings verschiedener Analysemethoden (Clusteranalyse, Entscheidungsbäume,
Neuronale Netze, Bayes- Verfahren) aus den verschiedenen Forschungsgebieten wie Statistik,
Datenbanktechnologie, Information Retrieval, künstliche neuronale Netze, natürliche
Sprachverarbeitung oder dem maschinellen Lernen.27
Um gute Suchergebnisse erreichen zu können sollen mehrere Suchvarianten mit einander
verbunden werden können. Da die Endauswahl der relevanten Ergebnisse aber immer noch
bei dem Anwender liegt ist eine übersichtliche Darstellung der Ergebnisse und Möglichkeit
zur komfortablen Navigation in den Ergebnissen (logische und physikalisch Verknüpfungen
von zusammengehörenden Dokumenten) genau so wichtig, wie die eingesetzten
Suchmethoden.
27vgl. Angerhausen et al., 2002, S.50-55
4. Marktübersicht 19
4. Marktübersicht Der Markt für Dokumenten-Managementsystemen ist sehr heterogen gestaltet. Es gibt eine
Vielzahl von großen und kleinen DMS-Anbieter und dazu eine große Anzahl von
Marktsegmenten die mit den Dokumenten-Management-Systemen „verwandt“ sind , wie z.B.
elektronische Archivierung, Enterprice Content Management (ECM), (Web-) Content-
Management- Systeme ((W)CMS), Elektronisches Dokumenten-Management (EDM),
Workflow /Colaboration Systeme, Output Management und Record Management. In einigen
Publikationen wird Dokumenten- Management als Technologie für Wissensmanagement
gesehen.28
Bei der Suche nach dem richtigen Produkt und dem richtigen Anbieter können Fachmessen
(CeBIT29, DMSExpo30), Fachliteratur (Bücher und Zeitschriften) oder Seminare und
Workshops, die von unabhängigen Referenten und Beratungsfirmen veranstaltet werden,
helfen.
Eine weitere Möglichkeit sich im „Dschungel“ der Anbieter und immer neuer Begriffe
orientieren zu können sind die Marktstudien der Verbände, die sich mit dem Thema des
Dokumenten Managements beschäftigen. Hier einige der Studien:
• VOI (Verband Organisations- und Informationsmanagementsysteme e.V.)31
• BARC (Bisness Application Research Centers)32
• AIIM (Association for Information and Image management International)33
Bei der Auswahl, der zu evaluierenden Produkten, wurde auf alle oben aufgezählten
Hilfsmitteln zurückgegriffen.
Nach einer ausführlichen Studie der Fachliteratur und der Marktstudien von VOI und BARC
wurde eine engere Auswahl von interessanten Produkten getroffen. Diese wurden dann bei
der Besichtigung der CeBit im Lifetest angeschaut. Bei dem Besuch von einem Kongress zum
Thema: „Enterprice Content Management“ konnten die Lösungen sechs Anbietern von
Dokumenten Management Systemen verglichen werden. In dem Fokus der Veranstaltung
28 vgl. VOI, 2002, S.7 und Karagianis, 2001, S.319 ff 29„Die CeBIT ist die weltweit größte Messe für Informationstechnik und findet jedes Jahr im März in Hannover statt. Der Begriff CeBIT ist ein Akronym für Centrum der Büro- und Informationstechnik.“ (Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Cebit, 2005) 30 „Europas führende Fachmesse und –konferenz für elektronisches Informations-, Content- und dokumentenmanagement.“(Quelle: http://www.dms-expo.de, 2005) 31 http://www.voi.de/ 32 http://www.barc.de 33 http://www.aiim.org/
4. Marktübersicht 20
standen die automatischen Indizierungsverfahren und die intelligenten Suchverfahren der
teilnehmenden Anbieter.
Aus der oben beschriebenen Auswahlphase ergaben sich 2 Produkte:
• d.3 der Firma d.velop AG 34
• OS:DTR der Firma Optimal Systems GmbH35
34 http://www.d-velop.de/ d.web/ homepage/de/about.shtml 35 http://www.optimal-systems.de/cms/unternehmen/ueberos/index.jsp
5. Produktbeschreibungen 21
5. Produktbeschreibungen
5.1 d.3 Die Firma „d.velop“ positioniert sich als „ein Anbieter von innovativen Lösungen für digitale
Geschäftsprozessoptimierung auf Basis des integralen Archiv-, Dokumenten- und Workflow-
Management System d.3“.
In der BARC Studie wurden insbesondere die Übersichtlichkeit, Bedienung und
Leistungsfähigkeit von dem Produkt „d.3“ hervorgehoben. Insgesamt hat das Produkt
überdurchschnittliche Ergebnisse in der BARC Studie bei den Funktionen Erfassen und
Indizieren erreicht.
Abbildung 3: d.3 Produktarchitektur 36 Das System ist in Modulen aufgebaut, die die Bereiche Informationserfassung,
Informationsbereitstellung, Informationsverarbeitung und Informationsverknüpfung
unterstützen.
Von den oben beschriebenen Anforderungen konnten folgende von d.3 erfüllt werden.
Die Integration in die Office-Umgebung ist durch eine „bidirektionale Integration“, die einen
direkten Import der Daten aus der Microsoft Office Umgebung in d.3 und umgekehrt
ermöglicht, gelöst.
Es ist eine manuelle Indizierung mit Schlagworten oder optional eine automatische
Volltextindizierung vorgesehen.
36 Quelle: http://www.d-velop.de/d.web/homepage/de/products/details/architecture.shtml
5. Produktbeschreibungen 22
Die erstellten Indexdaten werden in relationalen Datenbanken gespeichert. Für die
Datenobjekte können Festplatten, als Speichermedien mit kurzen Zugriffszeiten, gewählt
werden.
Im Bereich der Bestandsverwaltung steht ein Berechtigungskonzept anhand von Rollen und
Klassen zur Verfügung. Mit der Versionsverwaltung und Historie zu den Dokumenten kann
festgehalten werden welcher Anwender, am welchen Tag, welche Version des Dokumentes,
geprüft, freigegeben oder gesperrt hat.
Mit den Komponenten „d.link“ für MS Outlook/Exchange und Lotus Notes werden
Schnittstelen für die Integration in die Groupware Anwendungen angeboten.
Standardmäßig werden von d.3 Funktionen für die Ad-hoc-Worflow´s angeboten und durch
„d.3 flow“ werden die Möglichkeiten des d.3 Systems um eine integrierte regelbasierte
Workflow Komponente erweitert.
Nach den Dokumenten kann über einen Desktop- oder einen Web-Client gesucht werden.
Abbildung 4: Web-Client von d.3 37 Recherche kann nach Indexbegriffen, Dokumentenarten, Textpassagen oder mit Hilfe von
Dokumenten- ID erfolgen. Das Zusatzmodul „d.3 search“ ermöglicht Anbindung
verschiedenster Volltextsuchmaschinen an das d.3 Archiv, um dem Benutzer völlig neue
37 Quelle: http://www.d-velop.de/
5. Produktbeschreibungen 23
Möglichkeiten bei der Dokumentsuche (phonetische und semantische Suche,
Dokumentranking nach Relevanz, Freitextsuche, Suche nach ähnlichen Dokumenten etc.)
anzubieten. Des Weiteren bietet das Modul „d.3 search“ dem Anwender als Ergänzung zur
regelbasierten Suche auch wissensbasiertes Text-Mining an. Mit der integrierten d.3 search
engine und dem als Zusatzmodul erhältlichen d.3 search pro bietet d.3 zwei Alternativen zur
standardmäßig in d.3 vorhandenen Volltextsuche.
Die Rechercheergebnisse werden als eine Liste mit den Angaben zu den wichtigen
Dokumentenattributen, Strukturinformationen der Ablage und einer Vorschauoption
dargestellt. d.velop bietet mit der Komponente d.3 view ein Visualisierungstool das
unterschiedlichste Dokumente am Bildschirm visualisiert und zur weiteren Bearbeitung
bereitstellt.38
5.2 OS:DTR Mit OS:DRT bietet die Firma Optimal Systems ein Produkt an, dass dem Anwender
„Integriertes Management und Archivierung aller Informationsarten, einheitliche Steuerung
der Informationszugriffe unabhängig von Quelle und Nutzung“ 39 ermöglicht.
Das Produkt besteht aus drei aufeinander aufbauenden Stufen
OS:DRT-Basic bietet ein digitales Archiv mit Suchfunktionen, Versionsverwaltung und einer
Rechtevergabe.
OS:DRT- Silver erweitert das Basic Paket zu einem Dokumenten Management- System. Mit
vielen zusätzlichen Funktionalitäten wie Integration in die Office Anwendungen, Check-
In/Chek-Out Funktion, Bearbeitungshistorie und der Anbindung an das Mailsystem. In
diesem System lassen sich allerlei Informationen verwalten unabhängig von deren Herkunft
oder Format. Abbildung 5 zeigt einige der möglichen Formate, wie Text-Dokumente, Video-
Dateien, Grafiken und E-Mails.
38 http://www.d-velop.de/d.web/homepage/de/news/services/downloads/prospects.shtml 39 http://www.optimal-systems.de/
5. Produktbeschreibungen 24
Abbildung 5: OS:DRT Client.40 Mit dem Workflow-Management-System OS:DRT-Gold werden die Funktionalitäten der
Module Basic und Silver von Informationsmanagement zum Vorgangsmanagement erweitert.
Insgesamt konnten folgende, der oben geforderten Funktionalitäten, erfüllt werden:
Integration in die MS-Office Produkte wird mit Menüpunkten, die direkt in der
Anwendungsoberfläche integriert werden, realisiert. Dadurch können viele der OS:DRT-
Funktionen, wie z.B. automatisch Konvertierung, Abfrage von Dokumentenstatus oder
Indizierung, direkt in der Quell-Anwendung ausgeführt werden, ohne diese verlassen zu
müssen.
Für die Speicherung von Metadaten werden von OS-DRT Relationale Datenbanken
unterstützt. Die eigentlichen Dokumente werden für eine schnelle Verfügbarkeit in spezielle
Bereiche des Dateisystems abgelegt. Über Cache-Verfahren wird dafür gesorgt, dass
Dokumente, auf die oft zugegriffen wird, schnell zur Verfügung gestellt werden können.
Im Bereich der Bestandverwaltung wird durch gezielte Rechtevergabe, auf mehreren Ebenen
bis auf die Dokumentebene und Datenfelder, sichergestellt dass nur autorisierte Personen auf
die Dokumente zugreifen können. Mit der Check-In/ Chek-Out Funktion wird das explizite
Sperren und Entsperren und die damit verbundenen Aktualisierungen von Dokumenten
unterstützt. Zusätzlich zu der Versionskontrolle von Dokumenten, die eine Möglichkeit bietet
40 http://www.optimal-systems.de/cms/industrie/dc/index.jsp
5. Produktbeschreibungen 25
sich unterschiedliche Versionen von einem Dokument anzeigen zu können, wird eine
Bearbeitungshistorie angeboten. Mit der Bearbeitungshistorie kann nachvollzogen werden
wann, welcher Anwender, welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. Des
Weiteren wird eine Integration in MS Outlook angeboten. Dadurch können auch E-Mails
archiviert, aus dem Archiv beantworten und weitergeleitet werden.
Mit dem OS:DRT Gold Modul wird ein eigenes Workflow-Management-System angeboten,
das einem Workflow-Editor, Admin und –Client besteht. Mit dem Editor werden die
Workflows grafisch modelliert und die Organisationsstruktur abgebildet. Mit dem Workflow-
Admin können alle laufenden Vorgänge überwacht und eingesehen werden. Die Interaktion
mit dem Anwender findet über den Client statt, hier werden die laufende Vorgänge durch den
Bearbeiter geöffnet, bearbeitet und weitergeleitet. Zusätzlich können Ad-hoc-Workflows aus
dem Mailsystem oder bei Daten- und Dokumentenimport gestartet werden.
Die Recherche nach den Dokumenten kann über eine eigene Maske für jeden Objekttyp oder
als Volltextrecherche, über die Schlagworte oder Dokumenteinhalte, erfolgen. Die
Trefferliste kann einzelnen oder mehreren Spalten erfolgen und mit Hilfe von Filtern
verfeinert werden.
Mit dem zusätzlichem Modul OS:WEB wird von der Firma Optimal Systems das Angebot um
eine Online-Komponente erweitert. OS:WEB bietet die Möglichkeit einige der OS:DTR
Funktionen in dem Inter- bzw. Intranet dem Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.41
41 vgl. Optimal Systems GMBH (2003)
6. Fazit 26
6. Fazit Die gestellten Anforderungen an ein Dokumenten-Managementsystem42, für die speziellen
Eigenschaften von Dokumenten mit unstrukturierten Informationen, werden von beiden
Produkten nur teilweise erfüllt.
Das Produkt d.3 der Firma d.velop bietet ein komfortables Werkzeug zur Unterstützung der
Arbeit mit Dokumenten. Dieses Produkt zeichnet sich besonders durch die übersichtliche
Darstellung von Dokumenten mit vielen Zusatzinformationen auf einem Blick und einer
gelungenen Integration in die Office Standard-Anwendungen, aus. Die standardmäßig
implementierte Ad-hoc-Workflow Funktionalität unterstützt das Weiterleiten von
Dokumenten innerhalb von unstrukturierten Prozessen. Mit Schnittstellen zu den Groupware-
Anwendungen anderer Anbieter wird den Anwendern die Arbeit in Teams ermöglicht. Mit
den Zusatzmodulen wird von d.velop eine breite Palette an Suchverfahren angeboten,
inklusive von inhaltsbezogenen Suchverfahren, wie Text Mining.
Optimal Systems bietet mit dem OS:DRT ein umfangreiches Dokumentenmanagement mit
einem eigenen Workflow- Management- System. Es existiert zwar eine Anbindung an das
MS-Outlook mit einem Outlook- AddIn, aber es ist keine umfassende Integration oder
Schnittstellen zur weiteren Groupware Systemen vorhanden. Bei der Suche werden Methoden
wie Volltext- und phonetische Suche eingesetzt. Es werden aber keine inhaltsbezogenen
Suchverfahren verwendet.
Insgesamt lässt sich zusammenfassen, dass der Einsatz von Dokumenten-Management-
Systemen für die Verwaltung von Dokumenten mit unstrukturiertem Inhalt empfehlenswert
ist. Mit den oben beschriebenen Produkten werden die Anwender bei der Erstellung der
Dokumente, deren Ablage und Suche nach der benötigten Information gestützt. Die
Schnittstellen zu den Groupware Anwendungen unterstützt das Arbeiten in Teams. Die
implementierten Workflow-Komponenten ermöglichen das automatische Weiterleiten der
Dokumente nach vorgeschriebenen Regeln.
Es können aber nicht alle gestellten Anforderungen zur 100 % erfüllt werden. In den
Bereichen der automatischen Indizierung und Kategorisierung, Information Retrieval und der
Integration in die Wissensmanagement – bzw. Informations-Management Systeme sind noch
viele offene Potenziale vorhanden.
Bei den Dokumenten mit strukturierten Informationen werden bei der automatischen
Indizierung und damit verbundenen automatischen Kategorisierung und Weiterleitung der
42 Siehe Abschnitt 3.3.
6. Fazit 27
Dokumente gute Ergebnisse erzielt. Aber bei den Dokumenten mit unstrukturierten
Informationen kann der Inhalt, mit den zur Verfügung stehenden Methoden, nicht so
ausgewertet werden, dass der Text sich eindeutig kategorisieren lässt. Es bedarf einer
manuellen Verschlagwortung oder durch den Verfasser erstellten Zusammenfassung um den
Sinn des Textes wiedergeben zu können.
Bei der Suche können die Suchergebnisse mit dem Einsatz von den neuen Verfahren, wie z.B.
das Text Mining, dass die Methoden aus den Gebieten der Statistik und der künstlichen
Intelligenz nutzt, verbessert werden. Aber die Entscheidung über die Qualität und die
Relevanz der angezeigten Dokumente liegt, in der letzten Instanz, bei den Anwendern.
Der Einsatz von Dokumenten-Management-Systeme darf nicht als eine Insellösung für die
Verwaltung von Dokumente gesehen werden, sondern als eine Basistechnologie für einen
ganzheitlichen unternehmensweiten Lösungsansatz zum Informations- Management.
7. Literaturübersicht 28
7. Literaturübersicht Angerhausen, K.; Weiß, D.; Mertens, H., Dokumenten-Management. 11 Dokumenten-
Management-Systeme im Vergleich.1.Aufl.- Feldkirchen: Oxygon Verlag GmbH, 2003.
Bach, V.; Jansen, C.; Thiesse, F.: “Wissensportale aus Systemsicht.“ In Bach, V.; Österle, H.;
Vogler, P.(Hrsg.):Business Knowledge Management in der Praxis. Berlin: Springer, 2000.
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Bach, V.; Thiesse, F.: „Tools und Architekturen für Business Knowledge Management. “ In
Bach, V. (Hrsg.); Vogler, P.; Österle, H.: Business- knowledge Management:
Praxiserfahrungen mit intranet-basierten Lösungen. Berlin: Springer, 1999. S.85-116.
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überarb. und erw. Aufl.- Heidelberg: dpunkt-Verlag, 2004.
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Kampffmeyer, U. (2001): Was ist ... ein elektronische Dokument? , 2001; Aus:
http://www.PROJECT-CONSULT.net/portal.asp?SR=288. Am 05.04.2005.
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http://www.optimal-systems.de/cms/cache/public/osdrt/Brosch%C3%BCre---OS-DRT---Das-
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7. Literaturübersicht 29
Thome, R.; Böhn, M.; Hagn,A.: “ Dokumenten-Management-Systeme“. In: WISU,
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Zoellner, B.: „Archivierung und Dokumenten- Management. Der Druck wächst". In: BIT,
2.Jg.(2005), S.18.