La Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione
Ravenna 13 maggio 2014
Programma della giornata
Ore 9:30 Benvenuto e presentazione Talea ConsultingSilvia Montanari - President and CEO
Ore 9:40 Fatturazione Elettronica verso la Pubblica AmministrazioneNormativa, decorrenze, attori coinvolti, obblighi
ARXivar come intermediarioInvio e ricezione di fatture e ricevute con ilservizio IX (INVOICE XCHANGE)
Ore 11:00 Coffee Break
Ore 11:15 Gestione documentaleAcquisizione, ricerca, distribuzione dei documenti e loro pubblicazione sul web tramite ARXivar
Automazione dei processi aziendaliWorkflow per la gestione dei flussi informativi
Ore 12:30 Domande e Risposte
Ravenna 13 maggio 2014
Start-up specializzata in ambito Enterprise Information Management
Document Management System
Business Process Management
Conservazione Sostitutiva
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I Servizi Talea Consulting
Consulting Projects RemoteServices
..per migliorare ed ottimizzare i processi di business aziendaliadattandoli continuamente alle esigenze di mercato
Ravenna 13 maggio 2014
“Le possibilità di ritrovare un’informazione archiviata sono inversamente proporzionali alla sua importanza”
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Perché Talea Consulting ?
Specializzazione
Competenza ed Esperienza
Entusiasmo
Solidità
Le principali Partnership
Ravenna 13 maggio 2014
Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione
LUCA TUMIDEIProject Manager - Talea Consulting S.r.l.
Il punto di partenza : le normative Direttiva, art. 217 e 232 DPR 633/1972, art. 21 comma 1
“Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”
“Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione mediante l'apposizione della firma elettronica digitale dell'emittente o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati”
Direttiva, art. 233 DPR 633/1972, art. 21 comma 3
“Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica”Direttiva, art. 39, DPR 633/1972,
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La fatturazione nei confronti dello Pubblica Amministrazione deve avvenire esclusivamente in forma elettronica.
La trasmissione delle fatture elettroniche destinate all’amministrazione dello Stato deve essere effettuata tramite il Sistema di Interscambio.
Il punto di partenza : le normative
FINANZIARIA 2008 E DECRETO MINISTERIALE N.55 03/04/2013
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Fattura Elettronica verso la PA
È la sola tipologia di fattura che, progressivamente, potrà essere accettata dalle Pubbliche Amministrazioni e solo tramite il Sistema di Interscambio
Il contenuto è rappresentato in XML (eXtensible Markup Language), secondo un formato specifico che è l'unico ad oggi previsto ed accettato dal Sistema di Interscambio
L'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite dall'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale del soggetto emettitore della fattura
La trasmissione avviene mediante uno dei canali previsti ed è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura, che consente al Sistema di Interscambio l'inoltro della fattura alla Pubblica Amministrazione
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I soggetti coinvolti
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Il formato
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Il formato: Codice IPA
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Non è facoltativa, ma obbligatoriaNon è possibile utilizzare un tracciato della fattura proprietario, ma quello prescritto dalla SOGEILa fattura, in quanto fattura elettronica, deve essere firmata digitalmente e conservata elettronicamenteÈ necessario veicolare la fattura tramite il SDIViene previsto in fattura un nuovo elemento obbligatorio: il codice IPAConservando anche le notifiche di consegna associate alle fatture si ha la prova della trasmissione (e dunque del momento dell'emissione)
La Fatturazione Elettronica vs la PA
Ravenna 13 maggio 2014
SDICOOP un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “Web Service” fruibile attraverso protocollo HTTPS. Richiede accreditamento. Sistema totalmente automatizzabile.
Modalità di invio
SPCCOOP un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione. Richiede accreditamento.
SDIFTP un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP (prevede presidio del sistema ed un collegamento statico con il SDI).
WEB (Fiscoonline, Entratel) sistema manuale.
PEC un sistema di posta elettronica certificata che garantisca data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse. Gestione manuale.
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Processo di trasmissione
Ravenna 13 maggio 2014
Processo di trasmissione
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La ricevuta di consegna
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Accreditarsi presso il Sistema di Interscambio di SOGEI, entità di raccolta e smistamento delle fatture elettroniche alle varie PAGestire in maniera manuale l’invio di fatture e le loro ricevuteArchiviare in maniera digitale le fatture
Problemi per fornitori PA
Spedire per conto del fornitore al SDI la fattura elettronica, per mezzo di uno dei canali previsti dal SDIPredisporre la fattura secondo la nomenclatura prevista e firmarla digitalmenteGestire ed associare le notifiche provenienti dal SDICompletare il processo con la Conservazione a norma
Ruolo dell’intermediario
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Servizio di intermediazione IX INVOICE XCHANGE
I vantaggi del servizio
ARXivar è accreditato in qualità di “intermediario riconosciuto” presso il Sistema di Interscambio SOGEI, di conseguenza le aziende che scelgono il servizio IX non avranno bisogno di accreditarsi
Può supportare la generazione del XML, partendo dal PDF generato dal gestionaleSi occupa in autonomia dell’invio della fattura e della ricezione ed archiviazione delle ricevute da parte del SDIFirma digitalmente il documento autonomamente o consente la firma remota o automatica dall’emittente
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I vantaggi del servizio
La fattura elettronica emessa e l’insieme delle ricevute SOGEI possono essere sottoposte a processo di conservazione elettronica, sia in modalità in house che outsourcingDispone di una interfaccia utente web per la ricerca e consultazione delle fatture e relative notifiche, anche da dispositivi mobile.
Potendo essere collegato ad ARXivar, gli eventi scatenati dalle notifiche permettono l’esecuzione di processi di workflow
Ravenna 13 maggio 2014
che si possono conservare
il libro giornale e il libro degli inventari, libro dei cespiti, Registro dei corrispettivi, mastri, registro di carico e scaricole scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, lettere, fax, sollecito di pagamento, estratti conto, avvisi, verbali CdA e Collegio Sindacale, Libri Sociali, etc.le scritture ausiliarie di magazzino, documento di trasporto, bolle di accompagnamento, bolletteil bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativai registri prescritti ai fini dell’IVA, quali ad esempio, il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle vendite, etc.le fatture, le ricevute e gli scontrini fiscali, i documenti di trasporto ed altri documenti similile dichiarazioni fiscali, dichiarazione dei redditi, IRAP, LULla modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C)
che NON si possono conservareScritture e Documenti rilevanti ai fini Tributari nel Settore Doganale, delle Accise e delle Imposte di Consumo Competenti L’Agenzia delle DoganeBolle DoganaliFatture con Accise (alcolici, carburante, etc.)In caso di Fatture con Accise o Imposte di Consumo, queste devono essere riportate su un apposito sezionale IVA separato, al fine di non confluire nello stesso numeratore delle altre FattureScheda carburante, scontrini fiscali e altri documenti che hanno impresso timbri a secco o firme autografe
Procedura certificata che permette di archiviare in modo digitale i documenti aziendali e … POTER ELIMINARE IL CARTACEO
Documenti
Conservazione Sostitutiva
Ravenna 13 maggio 2014
Conservazione Sostitutiva
Eliminazione della carta all’interno dell’azienda
Costi di gestione per ciascun documento
Ravenna 13 maggio 2014
Conclusioni
Ravenna 13 maggio 2014
Conclusioni
Ravenna 13 maggio 2014
[FONTE: OSSERVATORIO FATTURAZIONE ELETTRONICA E DEMATERIALIZZAZIONE]
Conclusioni
Non un obbligo … ma un’opportunità
Conservazione sostitutiva per i documenti fiscali
Archiviazione documentale per le diverse aree aziendali Gestione dei flussi informativi
DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI PROCESSI AZIANDALI
tutto questo dopo …
Ravenna 13 maggio 2014
“Oggi l’archiviazione in formato digitale, seguendo anche le procedure della conservazione sostitutiva, permette alle varie organizzazioni di dematerializzare praticamente tutti i documenti che circolano dentro e fuori l’azienda … di seguito solo alcuni esempi “
I Documenti DIGITALIZZABILI
Documentazione bancaria• Distinte di versamento e prelievo• Ricevute di bonifico• Contratti• Attestazioni di conformità• Ecc.
Documentazione fiscale• Fatture e note attive e passive• Documenti di trasporto• Libri e registri contabili• Dichiarazioni, Bilanci • Ecc.
Documentazione assicurativa• Polizze• Registri assicurativi• Documenti annessi• Ecc.
Documentazione tecnica• Schede tecniche di prodotto• Documenti di progetto • Disegni CAD o altri formati• Ecc.
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• Diminuzione del tempo di lavorazione per la gestione di ogni documento • Diminuzione del Consumo di carta per “inutili” copie• Diminuzione di Errori• Razionalizzazione materiali di consumo (es. toner) e periferiche (es.
fotocopiatrici, stampanti)• Riduzione dello spazio fisico dedicato ai documenti cartacei• Ecc.
Esempi di Benefici “Tangibili”
• Condivisione simultanea dei documenti fra diversi utenti • Miglioramento della conoscenza delle informazioni aziendali• Miglioramento del livello di organizzazione dell’azienda• Miglioramento nei tempi di risposta agli utenti• Aumento della soddisfazione del personale e incremento della
produttività• Ecc.
Esempi di Benefici “Intangibili”
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E in più la Digitalizzazione dei PROCESSI…. lo dicono gli esperti
Ravenna 13 maggio 2014
Solo alcuni dei tanti Esempisulle Aree di Applicazione
Ambiti Applicativi
Amministrazione
Vendite
HR
Qualità
IT e Organizzazione
Acquisti
Produzione
CRM
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Approvazione / completamento informativo Fatture Fornitori [Post Registrazione – Pre Registrazione]
Verifica Solvibilità Cliente
Gestione Insoluti
Gestione Solleciti di Pagamento
Gestione iter Recupero Crediti
Amministrazione
Fatturazione PA
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Codifica e revisione Anagrafica Articoli
e Distinta Base
Gestione Fascicolo di Commessa
Gestione ConceptNuovo Prodotto
Richiesta Fattibilitàper prodotti non standard
Gestione ECO (Engineering Change Order)
Gestione DocumentazioneTecnica di Prodotto
Progettazione
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Risorse Umane
Gestione Curriculum Vitae
Gestione Note spese e Trasferte
Richiesta Nuovo Personale
Gestione Esiti Colloqui di Lavoro
Gestione Iter Assunzione
Approvazione
Ferie e Permessi
Gestione Flotte Auto
Circolari e Comunicazioni ai Dipendenti
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CRM
Servizi post vendita e Ticketing
Gestione Lead, Prospect, Account
Gestione Attività
Gestione Opportunità
Gestione Mass mailing
e DEM
Gestione documentazione per la rete commerciale
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IT e Organizzazione
Scadenzario Contratti Assistenza
Gestione Progetti di Sviluppo
Gestione Ticket di Assistenza
Gestione Rapportini Elettronici
Archiviazione Licenze Software
Ravenna 13 maggio 2014
Vendite
Emissione ed Approvazione Offerte a clienti
Gestione Richieste Clienti
Gestione Ordini Clienti
Approvazione e Distribuzione circolari
Gestione Contratti / Ordini Aperti (scadenze rinnovi)
Ravenna 13 maggio 2014
Acquisti
Gestione RDA
Approvazione
Ordini di Acquisto
Approvazione al Pagamento
delle Fatture di Acquisto
Scadenziario – Piano pagamenti
Spedizione Ordini a Fornitori
Gestione Gare di appalto
Gestione Contratti di Acquisto
Ravenna 13 maggio 2014
Qualità
Modifica / Approvazione di un Documento di Qualità
Controllo Accettazione
Entrata Merce
Gestione delle Non Conformità
Gestione Azioni Correttive
e/o Preventive
Gestione Resi
Gestione Reclami
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