Download - GESTCON GESTIÓN TIEMPO PARA PRODUCTIVIDAD
Gestión efectiva del tiempo para la productividad
Dra. Leticia Artiles Visbal, PhD
Gerente General GESTCON
• Elevar tus niveles de productividad,• Utilizando mejores técnicas de la gestión del
tiempo. • Consigue cumplir los objetivos en tiempo
record, • Cambiando tu antigua forma de hacer las
cosas. Hacer cosas diferentes para obtener respuestas diferentes
¿Qué hacer?
Tiempo: • Magnitud física con la que medimos la
duración o separación de acontecimientos, sujetos a cambio, de los sistemas sujetos a observación; esto es,
• Perceptible para un observador o aparato de
medida.• http://es.wikipedia.org/wiki/Tiempo
LA GESTIÓN DEL TIEMPO
X’X
“Un día alguien me dijo que el tiempo cronológico, al igual que el atmosférico, no se podía gestionar. Que todos teníamos el mismo y que
lo que cabía gestionar era nuestra productividad dentro de ese tiempo.” Manuel Gross
TIEMPO VIDA COTIDIANA
ACTIVIDADES ORDINARIAS RUTINARIAS
INTERACCIONES PERSONALES: REDES , ENTORNO
(ALTERIDAD)
MODOS Y ESTILOS DE VIDATerritorio, estrato social, sexo, género, raza, etnia, edad, capacidades
especiales, parentesco, tipo de familia, biografía.
• ¿Cómo nos organizamos?, • ¿Cómo conciliar diferentes
espacios optimizando el tiempo?,
• ¿Qué herramientas nos pueden ayudar a optimizar el tiempo?
• ¿Cómo organizan su tiempo las mujeres y los hombres?
• ¿Cómo influye la organización del tiempo en la gestión organizacional?
¿Que hacemos con el tiempo?
• Entender la importancia de la planificación del tiempo a nivel individual y organizacional.
• Identificar herramientas que contribuyen a manejar el tiempo de manera efectiva
• Aprender a conciliar el tiempo sin morir en el intento
OBJETIVOS, SABERES Y VALORES
TOME LA HOJA DE PAPEL. SEXO: F/M•Describa brevemente sus actividades en el día de ayer •Ubique sus actividades en las siguientes categorías• Sus acciones la realizó para la empresa (E), para usted (P), para otros (O)• Sus acciones con referencia a la prioridad la clasifica como: (I) importante (U) urgente, (=0) neutro
HAGAMOS ESTE EJERCICIO
HORA ACTIVIDAD Para quién I/U/0
5:am Me levante, aseo personal básico Para mi
5:15 Rutina de ejercicios
5:45 Baño, afeitado,
6:00 Tomo desayuno, preparo refacción
6:15 Revisión del carro, salida
7:00 Revisión, e-mail, agenda de trabajo del día
8.00 Reunión con el equipo de trabajo
• Cuáles son sus horas más productivas• ¿Tiene rutinas? ¿Le son útiles? ¿Le dan
resultado?• ¿Cuál es su nivel de dependencia de las TIC? • Tiene claras sus prioridades y dentro de ellas
las importantes• Se planifica (a que tiempo)
¿Qué tiene y que no tiene?
PRINCIPIOS DE MI ORGANIZACIÓN PERSONAL
PERSONALVALORACIÓN TAREASINICIO DÍA/ SEMANA
PRIORIDADES FAMILIAR
LABORAL
PRIORICEARTICULE
UTILICE MEDIOS DE FACILITACIÓN
•TIC•PERSONAS
•RED PERSONAL DE APOYO•TIEMPOS MUERTOS
MOVILIDAD•/ESPERA
MOVILIDAD
Observación
1. Conocimiento (competencia para lo que hago)
2. Establezco prioridades
3. Evalúo mi tiempo real e identifico las brechas
4. Tengo agenda propia ordenada o improvisado
5. Se decir que NO
6. Delego y controlo
7. Establezco prioridades
8. Soy perfeccionista
9. Tengo habilidad para manejar mi tiempo
10. Cuando me siento congestionado/a lo digo
DiagnósticoColoque si=1/ no=0
•Falta de objetivos previamente definidos. O teoría a salto de mata.
• No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.
• La incorrecta gestión de la agenda de trabajo propia.
• Negación de la propia evidencia. No aceptar que no podemos hacerlo todo.
• La insuficiente delegación de tareas.
• Exceso de información para analizar, información desordenada, imprecisa o tardía.
• Se hace imprescindible que para organizar nuestro tiempo deberemos, en primer lugar, determinar :
– qué acciones o tareas son las más importantes, as que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas de la empresa, a los objetivos, a los costes o a los ingresos.
Factores que intervienen en la incorrecta gestión del tiempo
• Reserve un tiempo para organizar sus tiempos• Si la tarea es demasiado grande “trocéala” “divídala”• Valora los imprevistos – la experiencia evidencia los de
mayor frecuencia• Retroalimenta y replanifica.(Flexibilidad- Recolocación)• Valoración tiempo real con holgura• Prioriza (urgente vs importante)• Delega todo lo que puede ser delegado. No se es
imprescindible• Planifica el ocio
PLANIFICAR
• Tomemos la hoja de diario
• Formemos grupos
• Analicen las actividades que desarrollaron
• ¿Fueron iguales para mujeres y hombres?
• ¿En que se diferenciaron?
• ¿Cuáles pueden ser mejoradas?
EJERCICIO COLECTIVO
PASTEL INEEE
Entropía50%
Rutina Diaria49%
Creatividad1%
INEEE: INEFICIENCIA, INEFICACIA, INEFECTIVIDADINEEE: INEFICIENCIA, INEFICACIA, INEFECTIVIDAD
Deterioro ProcesosDeterioro Procesosfundamentalesfundamentales
AmbienteAmbienteExternoExterno
Fortalecimiento Procesos Fortalecimiento Procesos fundamentalesfundamentales
AmbienteAmbienteExternoExterno
Un sistema gerencial que obliga a sus niveles superiores a un trabajo de apaga incendios, - porque deben dar preferencia al factor urgencia por sobre el factor trascendencia de los problemas que debe atender-, es sin duda un sistema que esta en crisis
Urgente: • Necesita una acción de
solución rápida• Necesita ser solucionado
de forma inmediata
Importante • Asunto vital por encima de
otros muchos• Relación de jerarquía• Relatividad por el
involucramiento de la subjetividad
Lo urgente y lo importante
Ejercicio Grupal: Imaginen su empresa y señalen en un día de trabajo las acciones según la matriz
URGENTE
NO IMPORTANTE
NO URGENTE
IMPORTANTE
• Obliga a la mente a cambiar de objetivos, lo que resulta estresante para el cerebro y gasta mucha energía
• Las distracciones en la oficina “comen” una media 2.1 horas diarias
• Se cambia el foco de atención hasta 20 veces por hora
Multitarea
Haz una organización de las diversas tareas que realizas.– Estructura un diagrama– Tarea 1 - Resultado 1– Tarea 2 - Resultado 2 …
• Acorde a los resultados defina cual es mas importante para el resultado del trabajo individual y de la organización
• Planifique el día siguiente (Incorpore la entropía a la rutina diaria) = eficiencia
Estrategias necesarias
Planifico “hoy”/mañana
Actividades - Resultados
Prioridad para el día Evaluación
Resultado 1 Actividad 1.1 No importante Mueva las actividades en función del resultado + importante
Actividad 1.2 Urgente/no importante
Actividad 1. 3
Resultado 2 Actividad 2.1 Importante y urgente
Actividad 2.2
Resultado 3 Actividad 3. 1 Importante/Urgente
….
Diagrama multitareaUtilice la matriz de Eisenhower
Análisis diario
1. Enfocarse al objetivo no en el proceso
2. Pequeños descansos frecuentes (2h/15 min)
3. 20% de actividades – 80% resultados
4. Dedícate a ti mismo/a la primera hora del día
5. Envía e-mail con objetivos específicos que no requieran respuestas constantes
Recomendaciones para ser más productivo/a
• Planificación diferenciada– Reuniones sistemáticas– Reuniones de urgencia/importancia– Reuniones operativas– Reuniones electrónicas en tiempo real (skype,
webinar, ellluminate)– Reuniones electrónicas no en tiempo real– Tipo: informativas, generación de ideas
Bases de Pilar JericóClasificación
• Definición del objetivo (Resultado)• Orden del día• Hora de inicio/final (revise sexo y características personales
de los/las integrantes de la reunión)• Circulación (depende de urgencia/importancia: correo,
teléfono, cara a cara). Utilice las TIC, solicite respuesta, coordinación “nube”
• Defina el tiempo• Al inicio pregunte o involucre si todos conocen el para qué y
por qué están (Evitar voy para una reunión pero no se para qué?
Primera fase organizativa y de convocatoria
• Preparar y enviar la información de un modo abreviado• Convoque a los que estime necesarios para aportar al tema
(cara-cara, o electrónicamente). Tenga en cuenta las características personales de cada cual
• Tenga en cuenta que toda reunión después de 45 minutos la acción decae (Articule los puntos a tratar entre informativos y generadores)
• Indique que es recomendable traer proposiciones, escritas, previamente elaboradas (si el tiempo lo permite) es útil generar una discusión electrónica previa y la reunión utilizarla para concertar acuerdos y responsabilidades
Segunda fase organizativa
• Distribuya los roles en la reunión (tenga en cuenta las características de las personas– Saber (conocimiento)– Saber hacer: habilidades/competencias– Querer hacer: motivación– Saber estar: compromiso– Poder hacer: lo permitido por la organización
• Toma de acuerdos: tiempos, responsables– Decisiones claras y plan de acción– Definición de indicadores de seguimiento/monitoreo
Tercera fase organizativa
1. Designa tiempos específicos para tareas repetitivas (planifica horas correos, redes)
2. Reconoce la diferencia entre lo urgente y lo importante: refuerza lo importante
3. Aprende a desenfocar la cosas que no te acercan al objetivo, a la obtención de resultado
Recomendaciones para ser más productivo/a
• Organización de una empresa• Asignación de roles (directivo, asistente,
comercial…..)• Definan un objetivo y prepare una reunión.
Señale los pasos que usted daría, a quien convocaría de la empresa, cómo la organizaria
• Exposición
Ejercicio: Roles empresa
ALGUNAS LEYES DE UTILIZACIÓN DEL TIEMPO
El recurso escaso es nuestro tiempodependiendo como lo invirtamos, estaremos condicionando nuestra
satisfacción personal
Ley de Parkinson• El tiempo invertido en un trabajo varía en función del
tiempo disponible
Ley de Pareto• El 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye a
generar el 80% de sus resultados y viceversa
Ley del Criterio ABC
• Una pequeña parte del tiempo de trabajo lo destinamos a las tareas “tipo A” que son las que proporcionan la mayor parte de los resultados”.
Leyes a tener en cuenta
Ley de Illich (O de la Productividad Negativa a partir de un umbral)
• Tras un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”
Ley de Swoboda o Ley de los Ritmos Biológicos• “Cada persona está sometida a múltiples ritmos biológicos
que deben ser tenidos en cuenta en la programación de las actividades
Ley del Valor Económico del Tiempo• Establecer el valor de cada hora de trabajo (coste de hora),
determina la pérdida generada por el tiempo improductivo”
Leyes a tener en cuenta
• Es recomendable utilizar herramientas para realizar un diagnóstico de “t” que permita incrementar la productividad.– Personal– De la empresa
• Revise la productividad (depende de los “t”)• Cómo influye el “t” en la gestión
organizacional
Estrategias necesarias