GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communicationscommunications
Système de gestion des connaissances
Système d’imagerie Système d’imagerie documentairedocumentaire
Benjamin BartheletBenjamin Barthelet
Pierre-Philippe PaquettePierre-Philippe Paquette
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Plan IntroductionIntroduction La gestion des connaissancesLa gestion des connaissances
DéfinitionDéfinition Cycle de vie de la connaissanceCycle de vie de la connaissance Diffusion de la connaissance : Imagerie et publication sur Diffusion de la connaissance : Imagerie et publication sur
le Weble Web Gestion électronique des documents (GED)Gestion électronique des documents (GED) Objectifs poursuivis par l’imagerie documentaireObjectifs poursuivis par l’imagerie documentaire AvantagesAvantages InconvénientsInconvénients Étapes de mise en œuvreÉtapes de mise en œuvre Facteurs de succèsFacteurs de succès Solutions offertes sur le marchéSolutions offertes sur le marché Étude de casÉtude de cas ConclusionConclusion
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Introduction
Selon certains théoriciens, la Selon certains théoriciens, la connaissance et le savoir forment un connaissance et le savoir forment un actif aussi important voire plus que les actif aussi important voire plus que les actifs physiques et financiers.actifs physiques et financiers.
La connaissance rend l’entreprise plus La connaissance rend l’entreprise plus concurrentielleconcurrentielle
Le succès de l’entreprise dépend de sa Le succès de l’entreprise dépend de sa capacité à recueillir, produire, maintenir capacité à recueillir, produire, maintenir et diffuser les savoirset diffuser les savoirs
Nécessité de tirer profit de ces Nécessité de tirer profit de ces ressources grâce à une gestion des ressources grâce à une gestion des connaissances efficaceconnaissances efficace
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La gestion des connaissances
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Définition
« Processus actif de gestion et « Processus actif de gestion et d’optimisation systématique des bases d’optimisation systématique des bases de connaissances d’une organisation. » de connaissances d’une organisation. » (Laudon & Laudon)(Laudon & Laudon)
La gestion des connaissances est le La gestion des connaissances est le procédé par lequel les organisations procédé par lequel les organisations identifient, rassemblent et partagent la identifient, rassemblent et partagent la connaissance de leurs propres connaissance de leurs propres employés et d’autres compagnies employés et d’autres compagnies plutôt que de réinventer la roue à plutôt que de réinventer la roue à chaque fois.chaque fois.
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Définition
Valorisation de la compétence de Valorisation de la compétence de l’organisation, par la capitalisation l’organisation, par la capitalisation des connaissances en s’appuyant sur des connaissances en s’appuyant sur les NTIC et sur des méthodes de les NTIC et sur des méthodes de travail en groupetravail en groupe
3 types de connaissance3 types de connaissance Connaissance interne structurée (savoir)Connaissance interne structurée (savoir) Connaissance extérieureConnaissance extérieure Connaissance interne informelle (tacite, Connaissance interne informelle (tacite,
savoir-faire)savoir-faire)
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Cycle de vie de la connaissance
4 étapes4 étapes Création des connaissancesCréation des connaissances Mobilisation et codification des Mobilisation et codification des
connaissancesconnaissances Mise en commun des connaissancesMise en commun des connaissances Diffusion des connaissancesDiffusion des connaissances
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Cycle de vie de la connaissance
CréationCréation
Systèmes Systèmes pour le travail pour le travail
intellectuelintellectuel
Mobilisation / Mobilisation / CodificationCodification
Systèmes Systèmes d’intelligence d’intelligence
artificielleartificielle
Mise en Mise en communcommun
Systèmes de Systèmes de soutien du soutien du travail de travail de
collaborationcollaboration
DiffusionDiffusion
Systèmes Systèmes de de
bureautiquebureautique
TempsTemps
% q
ui a a
ccès
à la
% q
ui a a
ccès
à la
con
nais
san
ceco
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san
ce
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Gestion électronique des documents
GED ou ECM (Enterprise Content GED ou ECM (Enterprise Content Management)Management)
Ensemble d'outils et de techniques qui Ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, permettent de dématérialiser, classer, gérer, stocker et diffuser des documentsstocker et diffuser des documents
La GED apporte La GED apporte un accès sélectif,un accès sélectif, la capacité de décentraliser les traitements,la capacité de décentraliser les traitements, la sécurité (verrouillage d’accès, limitation de la la sécurité (verrouillage d’accès, limitation de la
circulation de l’original…),circulation de l’original…), des économies importantes : temps de recherche, des économies importantes : temps de recherche, un nouveau potentiel : l’enrichissement des un nouveau potentiel : l’enrichissement des
compétences de l’organisation.compétences de l’organisation.
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Gestion électronique des documents
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Système d’imagerie documentaire
« Système qui convertit les documents « Système qui convertit les documents et les images en forme numérique, et les images en forme numérique, qu’on peut stocker en mémoire. » qu’on peut stocker en mémoire. » (Laudon & Laudon)(Laudon & Laudon)
Système qui récupère, traite, et stocke Système qui récupère, traite, et stocke l’image numérisée d’un documentl’image numérisée d’un document
Suppression de la version papier, qui Suppression de la version papier, qui représente 85% de l’information d’une représente 85% de l’information d’une entrepriseentreprise
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Système d’imagerie documentaire
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Témoignage
Le président de Walters Gardens, Inc nous parle du système d’imagerie documentaire implanté dans sa société depuis 3 ans par Document Imaging Solutions, Inc
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Objectifs de l’imagerie documentaire
1.1. Recueillir l’information sous forme Recueillir l’information sous forme numériquenumérique
2.2. Garder au sein de l’organisation son Garder au sein de l’organisation son savoir-faire et ses connaissancessavoir-faire et ses connaissances
3.3. Pouvoir les diffuser aux personnes Pouvoir les diffuser aux personnes concernéesconcernées
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Avantages
1.1. Économie de tempsÉconomie de temps
2.2. Meilleur contrôle sur les documents Meilleur contrôle sur les documents et sur leurs modificationset sur leurs modifications
3.3. Réduction des coûtsRéduction des coûts
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Avantages
4.4. Augmentation de l’efficience Augmentation de l’efficience organisationnelleorganisationnelle
Possibilité de partager l’information Possibilité de partager l’information entre les départementsentre les départements
Possibilité de partager l’information à Possibilité de partager l’information à travers Internettravers Internet
5.5. Augmentation du niveau de service Augmentation du niveau de service à la clientèleà la clientèle
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Avantages
Mais surtout :Mais surtout :
Conservation des Conservation des connaissances aussi bien connaissances aussi bien
tacites qu’explicites au sein tacites qu’explicites au sein de l’organisationde l’organisation
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Inconvénients
1.1. Peut coûter très cherPeut coûter très cher
2.2. Difficulté d’implantationDifficulté d’implantation
3.3. Difficulté à lire et à modifier les Difficulté à lire et à modifier les documentsdocuments
4.4. Dépendance envers le système Dépendance envers le système d’imagerie documentaired’imagerie documentaire
5.5. Possible problème de sécuritéPossible problème de sécurité
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Étapes de mise en œuvre
1.1. Analyse et planificationAnalyse et planification
2.2. Acceptation du projetAcceptation du projet
3.3. Achat des systèmes et Achat des systèmes et des des outils outils informatiquesinformatiques
4.4. Implantation du système d’imagerie Implantation du système d’imagerie documentairedocumentaire
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Implantation du système
1.1. InstallationInstallation
2.2. Faire des tests du système individuel Faire des tests du système individuel avec les autres systèmes de avec les autres systèmes de l’entreprisel’entreprise
3.3. Former les utilisateursFormer les utilisateurs
4.4. Mettre à jour la documentationMettre à jour la documentation
5.5. Convertir les fichiersConvertir les fichiers
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Implantation du système
6.6. Modifier les procédures existantesModifier les procédures existantes
7.7. Passer de l’ancien système au Passer de l’ancien système au nouveau systèmenouveau système
8.8. Maintenance du systèmeMaintenance du système
9.9. Mise à jour fréquente des Mise à jour fréquente des « backup »« backup »
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Facteurs clés de succès
1.1. Être certain d’avoir besoin du Être certain d’avoir besoin du système d’imagerie documentairesystème d’imagerie documentaire
2.2. Les gestionnaires et les employés Les gestionnaires et les employés Avoir la bonne équipeAvoir la bonne équipe Implication de tous et support Implication de tous et support
appropriéapproprié Bonne communication Bonne communication
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Facteurs clés de succès
3.3. Changement organisationnel Changement organisationnel reconfiguration des processus reconfiguration des processus
organisationnelsorganisationnels
4.4. Intégration de l’imagerie Intégration de l’imagerie documentairedocumentaire
5.5. Support techniqueSupport technique
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Solutions offertes sur le marché
Le marché de l’imagerie Le marché de l’imagerie documentairedocumentaire Document Imaging SolutionsDocument Imaging Solutions DocDocImageImage DocubaseDocubase KodakKodak ……
Peu de sociétés spécialiséesPeu de sociétés spécialisées Les solutions d’imagerie Les solutions d’imagerie
documentaire sont offertes par les documentaire sont offertes par les sociétés spécialisées dans la GEDsociétés spécialisées dans la GED
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Solutions offertes sur le marché
Les systèmes d’imagerie Les systèmes d’imagerie documentaire sont indissociable des documentaire sont indissociable des systèmes de GEDsystèmes de GED
Le marché de la GEDLe marché de la GEDLes huit premiers éditeurs du marché mondial
de la gestion de contenu
EditeursPart de marché
2003
IBM 20%
Documentum 14%
Open Text 9%
Vignette 7%
Hummingbird 7%
Staffware 6%
Interwoven 4%
FileNet 4%
Source Wintergreen Research
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Parmi les premiers opérateurs Parmi les premiers opérateurs mondiaux :mondiaux : couverture internationale étendue à plus couverture internationale étendue à plus
de 180 paysde 180 pays
Bilan 2003Bilan 2003 7 millions de clients7 millions de clients 7 000 collaborateurs7 000 collaborateurs3 2833 283 millionsmillions d'euros de chiffre d'euros de chiffre
d'affairesd'affaires 16,3% de part de marché en France16,3% de part de marché en France
Étude du cas Bouygues Télécom
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ObjectifObjectif Accéder à l’information en temps réelAccéder à l’information en temps réel
La facturation : principal support clientLa facturation : principal support client En 2002En 2002
Mise en place de Docubase SystemsMise en place de Docubase Systems Gestion et consultation de l’ensemble des Gestion et consultation de l’ensemble des
facturesfactures 10 millions de pages entrent chaque mois dans 10 millions de pages entrent chaque mois dans
le systèmele système 3 000 utilisateurs déclarés3 000 utilisateurs déclarés 500 accès simultanés500 accès simultanés 15 000 consultations par jour15 000 consultations par jour
Étude du cas Bouygues Télécom
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Résultats
Amélioration de la relation clientAmélioration de la relation client
Identification rapide de son profil de Identification rapide de son profil de consommationconsommation
Un des outils informatique adopté Un des outils informatique adopté pour limiter le recours au papier dans pour limiter le recours au papier dans le cadre de la politique de le cadre de la politique de développement durabledéveloppement durable 750 000 feuilles de papier économisées750 000 feuilles de papier économisées
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Conclusion
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Merci de votre attention
Questions ?Questions ?
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Bibliographie
Sites web utilisésSites web utilisés http://solutions.journaldunet.com/http://solutions.journaldunet.com/
dossiers/webcontent/sommaire.shtmldossiers/webcontent/sommaire.shtml http://solutions.journaldunet.com/http://solutions.journaldunet.com/
0210/021014_panorama_portails.shtml0210/021014_panorama_portails.shtml http://www.docubase.comhttp://www.docubase.com http://www.lentreprise.bouyguestelecom.frhttp://www.lentreprise.bouyguestelecom.fr http://http://
www.developpementdurable.bouyguestelewww.developpementdurable.bouyguestelecom.frcom.fr
Les systèmes d’information de gestion Les systèmes d’information de gestion (Laudon & Laudon)(Laudon & Laudon)
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