Transcript
Page 1: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

1. Google Calendar1.1. What is Google Calendar?

Google Calendar คอบรการปฏทนแบบออนไลนของ Google ซงทำาใหคณสามารถเกบขอมลเหตการณตางๆ รวมไวในทเดยวกนได ไมวาจะเปนการสรางกำาหนดการนดหมายและกำาหนดเวลาเหตการณตางๆ สามารถสงขอความเชญ สามารถใขปฏทนรวมกบเพอนรวมงาน และ คนหาเหตการณตางๆ ได

1.2. Custom login pageสามารถเรยกใช Calendar ไดโดย URL สำาหรบเขาสหนานซงจะอยในรปแบบ http://www.google.com/calendar/a/YourDomain เมอ YourDomain คอชอโดเมนของทาน หรอ เปน Web address ทเปนแบบ Custom URL ตามผบรหารระบบมการกำาหนดกได เชน http://calendar.your_domain เปนตน ทหนาเขาสระบบใสชอและรหสผานเพอเขาสระบบ

1

Page 2: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

1.3. Calendar viewsในหนาหลกของ Calendar มสวนประกอบหลกๆ ดงน

ดานบนo Search Public Calendars: คนหารายการเหตการณตามทเปดใหทานสามารถดขอมลไดo Search My Calendar: คนหารายการเหตการณของปฏทนของทานเองo Settings: กดทลงค Settings เพอเขาไปตงคารปแบบของปฏทน ดรายละเอยดท 3.4

ดานซายo Create event: กดทลงค Create Event เพอสรางกำาหนดการ ดรายละเอยดท 3.5o Quick add: กดทลงค Quick add เพอสรางกำาหนดการ แบบรวดเรว ดรายละเอยดท 3.5o Calendar: แสดงตวเลอกวนทในรแบบปฏทน รายเดอนo รายการ Calendar แยกตามเจาของ Calendar: แสดงรายชอปฏทนทมการใชรวมกน สามารถเลอก

check ท box ดานหนา เมอตองการใหแสดงเหตการณของปฏทนนนๆ ทำาใหสามารถดปฏทนหลายๆ อนในเวลาเดยวกนได ซงชวยใหสามารถทราบไดวาเหตการณใดททบซอนกนอยหรอไมทำาใหงายในการทำากำาหนดการตางๆ นอกจากนยงสามารถตงสของปฏทนไดเพอใหงายในการดขอมลดวย

o Manage Calendar: กดทลงค Manage Calendar เพอเขาไปเพมหรอลบรายการ Calendar ตรงกลาง

o View events: คอสวนแสดงเหตการณตางๆ สามารถเลอกดตาม วน สปดาห เดอน แบบกำาหนดเอง หรอ ดเปนรายการได

1.4. Settingsหนาสำาหรบตงคาตางๆ ของ Calendar ม 3 หนาดงน

General: คอการตงคาทวไปของปฏทนของทาน Calendars: คอการตงคาตางๆ ของแตละปฏทน Mobile Setup: คอหนาสำาหรบตงคาการใชโทรศพทมอถอในการรบ SMS

2

Page 3: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

1.5. Adding eventsการเพมเหตการณใหมนนสามารถทำาไดหลายวธ คอ กดเลอกและลากบนชวงเวลาในปฏทน (Event view) กดลงค Quick Add ตรงดานซายมอ ซงจะทำาใหสามารถสรางกำาหนดการโดยพมพเพยงแครายละเอยดสนๆ

ได

3

Page 4: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

กดลงค Create Event ตรงดานซายมอ โดยมสวนของชองสำาหรบบนทกขอมลรายละเอยดดงน

o What: ใสชอของเหตการณo When: ใสเวลาo Where: ใสขอมลสถานทo Description: ใสรายละเอยดของเหตการณo Add Guests: ใสทอยอเมลของ Guest สามารถกำาหนดคา Guest can ได คอ

Invite others: เลอกเมอตองการให Guest สามารถเชญ Guest อนๆ ได See guest list: เลอกเมอตองการให Guest ของทานเหนรายการ Guest ทถกเชญ

ทงหมดo Options: .กดทลงค Options เพอเพมเตมเกยวกบการตงคาการเตอน (Reminder) สถานะท

ตองการแสดง (Show me as) และ ความเปนสวนตว (Privacy)o Save: กดปม Save เพอบนทกเหตการณ ระบบจะแสดงขอความใหยนยนวาตองการจะเชญ

Guest ตามรายการทปรากฏหรอไม กดปม OK เพอยนยน ระบบจะแสดงขอความใหเลอกวาตองการสงการเชญไปยง Guest ทางอเมลหรอไม กด Send หากตองการใหแจงทางอเมลดวย หรอ Don’t send หากตองการใหแสดงเหตการณในปฏทนแตไมตองการแจงทางอเมล

4

Page 5: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

o ตวอยางขอความเชญทสงไปทางอเมล: ขอความทสงไปจะมรายละเอยดตามทสรางไว Guest สามารถตอบรบการเชญไดโดยเลอก Yes, No หรอ Maybe

5

Page 6: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

1.6. Sharing calendarsการตงคาการใช Calendar รวมกนนนคอการกำาหนดวาตองการเปดใหผอนสามารถเขาถงขอมลบนปฏทนของทานในระดบใด การตงคาสามารถทำาไดดงน

o กดทลงค Settings เพอเปด Calendar settings o เลอก Tab – Calendarso กดทลงค Share this calendar ของ Calendar ทตองการใหสามารถใชรวมกนได

o ตงคาทหนา Share this calendar: ใหตงคาการใช calendar รวมกน ดงน Share with everyone ม 2 ทางเลอกคอ

6

Page 7: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

Do not share with everyone: เลอกเมอไมตองการใหมการใช calendar รวมกบผอนเลย

Share only my free / busy information (hide details): เลอกเมอตองการใหผอนใช calendar รวมกนได แตไมแสดงรายละเอยดจะเหนแคสถานะวาวางหรอไมวาง เทานน

Share with my domain การตงคาการใช calendar รวมกนภายในโดเมนม 3 ทางเลอกคอ

Do not share with everyone in my domain: ไมตองการใชรวมกน Share all information on this calendar with everyone in my

domain: เปดใชรวมกบทกๆ คนบนโดเมน Share only my free / busy information with my domain: เปดให

แสดงเพยงขอมลสถานะวาวางหรอไมวางเทานน Share with specify people: หากตองการระบวาตองการใหผใดใช calendar รวม

ไดกระบทอยอเมลและเลอกระดบการเขาถงขอมลจาก list ดงน Make changes AND manage sharing: สามารถเปลยนแปงล และ

จดการการใชขอมลปฏทนรวมกนได Make changes to events: สามารถแกไขเหตการณได See all event details: สามารถดรายละเอยดของเหตการณได See free/busy information (no details): สามารถดสถานะวาวางหรอ

ไมวาง ไมแสดงรายละเอยดของเหตการณ Save: กดปม Save เพอบนทกการตงคา

1.7. Importing/exporting การนำาขอมลเขา (Importing): Google Calendar นนสามารถเขากบโปรแกรม Calendar อนๆ

เชน iCal ของ Apple, Mozilla Sunbird และ Microsoft Outlook คณสามารถทจะนำาขอมลจาก Calendar อนๆ ทอยในรปแบบ iCal หรอ CSV เขามารวมอยใน Google Calendar ได

การนำาขอมลออก (Exporting): Google Calendar สามารถนำาขอมลออกเพอนำาไปใชกบ Calendar ประเภทอนๆ ได

สามารถศกษารายละเอยดเพมเตมในการนำาขอมลเขาไดทhttp://www.google.com/support/calendar/bin/topic.py?topic=8559

1.8. Notificationsการตงคาการเตอนเหตการณตางๆ ได โดยสามารถสงขอมลเตอนไดทาง อเมล, SMS, หรอสง Pop-up แสดงทหนาจอคอมพวเตอร มรายละเอยดการตงคาดงน

7

Page 8: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

o Event reminders: เตอนกอนเกดเหตการ สามารถกำาหนดไดวาใหเตอนกอนกนาทo New invitations: เตอนเมอไดรบการเชญใหมo Changed invitations: เตอนเมอการเชญมการเปลยนแปลงo Invitation replies: เตอนเมอการเชญมการตอบกลบo Daily agenda: สงขอความเตอนวามเหตการณนดหมายอะไรบางในหนงวน ทางอเมลโดยจะสงใหทกวน

เวลา 5:00 ตามโซนเวลาสำาหรบการตงคาใหมการสงขอมลการเตอนทาง SMS นนจะตองทำาการตงคาโทรศพทมอถอของทานดงน

กดทลงค Settings เพอเปด Calendar settings เลอก Tab – Mobile setup

8

Page 9: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

เลอกประเทศ ใสหมายเลขโทรศพทเคลอนท กดปม Send Verification Code: ระบบจะสง SMS ทมขอมลรหสตรวจสอบมาใหทหมายเลขโทรศพทมอ

ถอททานระบ Verification code: ใสรหสตรวจสอบทไดรบแลวกดปม Finish setup หากการตงคาเรยบรอยแลวระบบ

จะสง SMS มาแจงสถานะอกครง2. Docs & spreadsheets

2.1. What is Docs and Spreadsheets?Docs and Spreadsheets คอบรการของ Google Apps ททำาใหคณสามารถสรางเอกสารและสเปรดชต โดยไมจำาเปนตองเกบไฟลขอมลเหลานไวบนเครองคอมพวเตอร แตสามารถเกบไวในทเกบขอมลของ Google ทมความปลอดภย และคณสามารถดาวนโหลดไฟลขอมลทเกบไวมาใชไดดวย และเนองจากเอกสารนถกจดเกบไวแบบออนไลน ทำาใหสามารถทจะกำาหนดสทธตางๆ ในการใชเอกสารและขอมลรวมกบผใชอน (ด และ/หรอ แกไข)

2.2. Custom Login pageสามารถเรยกใช Calendar ไดโดย URL สำาหรบเขาสหนานซงจะอยในรปแบบ http://docs.google.com/a/YourDomain เมอ YourDomain คอชอโดเมนของทาน หรอ เปน Web address ทเปนแบบ Custom URL ตามผบรหารระบบมการกำาหนดกได เชน http://docs.your_domain เปนตน ทหนาเขาสระบบใสชอและรหสผานเพอเขาสระบบ

9

Page 10: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

2.3. Create basic documents and spreadsheetsการสรางเอกสารและสเปรดชตแบบพนฐาน มรายละเอยดดงน

ตวอยาง1: การสรางเอกสาร กดทเมน สราง แลวเลอก เอกสาร สามารถสรางเอกสารไดโดยใชเครองมอตางๆ ดงรป

10

Page 11: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

ตวอยาง2: การสรางสเปรดชต กดทเมน สราง แลวเลอก สเปรดชต สามารถสรางเอกสารไดโดยใชเครองมอตางๆ ดงรป

ตวอยาง3: การสรางโฟลเดอร กดทเมน สราง แลวเลอก โฟลเดอร

11

Page 12: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

ใสชอโฟลเดอรแลวกด enter

ทดานซายเลอก โฟลเดอรทงหมด จะแสดงรายการโฟลเดอรตามทสรางไว

2.4. Upload existing document and spreadsheetหากทานมเอกสารหรอสเปรดชตทสรางไวแลวสามารถถ Upload เอกสารนนเขามาเกบไวในระบบได ดงน

กดทเมนอปโหลด

เรยกดไฟลในคอมพวเตอรของคณเพอเลอกไฟลทจะอปโหลด: กดปม Browse เพอเลอกไฟลทตองการ upload

12

Page 13: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

หรอปอน URL ของไฟลบนเวบ: ถาทานมไฟลทอยบนเวบแลวใหใส URL ของไฟลนน คณตองการเรยกวาอยางไร? (ถาแตกตางจากชอไฟล): สามารถตงชอไฟลทตองการใหมได สำาหรบคณสมบตของไฟลท upload ไดมรายละเอยดตามคำาอธบายดานขวา ดงน

o ประเภทของไฟลทคณสามารถอพโหลดได (ไดถง 500 KB): เอกสาร

ไฟล HTML และขอความลวน (.txt) Microsoft Word (.doc), Rich Text (.rtf), OpenDocument

Text (.odt) และ StarOffice (.sxw) Spreadsheets

ขอมลทคนคาดวยจลภาค (.csv) ไฟล Microsoft Excel (.xls) และสเปรดชต OpenDocument

(.ods)

13

Page 14: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

2.5. Edit documents and spreadsheetsสามารถแกไขเอกสารและสเปรดชตไดดงน

เปดเอกสารหรอสเปรดชตทตองการไปทเมน ไฟล > เปด...

ระบบจะแสดงรายการเอกสารในระบบ กดทลงคบนชอเอกสารทตองการแกไข หรอกดทปม Browse ดานลางเพออปโหลดเอกสารในคอมพวเตอรของคณเขามาแกไขได การแกไขเอกสารหรอสเปรดชตสามารถใชเครองมอตางๆ ตามทระบบเตรยมไวให

14

Page 15: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

2.6. Discuss สามารถสนทนากบผทใชไฟลรวมกบทานได ดงน

เปดไฟลเอกสารหรอสเปรดชตทตองการใหใชงานรวมกน กดท แทบ-สนทนา

ทดานขวาของหนาจอจะแสดงขอมลและมการทำางานดงนo กำาลงดในขณะน: แสดงรายชอผทดเอกสารรวมกนอยo ชองแสดงขอมลการสนทนา: แสดงบทสนทนาโตตอบo ชองสำาหรบพมพขอความสงสนทนา: พมพขอความสนทนาสงทน

15

Page 16: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

2.7. Collaborate and Share สามารถใหผอนมาใชไฟลตางๆ รวมกบทานไดโดยการตงคาดงน

เปดไฟลเอกสารหรอสเปรดชตทตองการใหใชงานรวมกน กดท Tab-ใชงานรวมกน

ทหนาใชงานเอกสารนรวมกน บนทกขอมลดงนo เชญบคคลอน

ในฐานะผทำางานรวมกน: เลอกเมอตองการกำาหนดใหผทใชเอกสารรวมนนสามารถทำางานกบเอกสารไมวาจะเปนการดหรอแกไขเอกสารได

ในฐานะผด: เลอกเมอตองการกำาหนดใหผใชเอกสารรวมสามารถดเอกสารไดเทานนo รายชอทอยอเมลของผใชเอกสารรวม: ใสรายชอทอยอเมลของผททานตองการใหใชเอกสาร

รวมกนไดโดยคนดวยเครองหมาจลภาค

16

Page 17: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

o ตวเลอกขนสง ผทำางานรวมกนสามารถเชญผอนได : เลอกเมอตองการใหผทำางานรวมกนสามารถ

เชญผอนได คำาเชญสามารถใชโดยบคคลใดกได: เลอกเมอตองการใหสามารถเชญบคคลใดกได ทกคนทอยในโดเมน: เลอกเมอตองการใหทกคนทอยในโดเมนทำางานรวมกนกบ

เอกสารนได โดยตองกำาหนดวาเปนการ ดหรอแกไข เมอเลอกตวเลอกนแลวจะแสดง URL ทใหสามารถเขาไปยงเอกสารไดทดานลางตวเลอก

o เชญผทำางานรวมกน: กดปม เชญผทำางานรวมกน เพอบนทกขอมล รายชอทอยอเมลจะแสดง‘ ’ทดานขวามอ

o กดทลงค สงอเมลไปยงผทำางานรวมกน เพอแจงขอมลการเขาถงไฟลนนๆ

o ระบบจะแสดงขอความทจะสงไปแจงเชญใหใชเอกสารรวมกน สามารถใสขอความเพมเตมได เมอเรยบรอยแลว กดปม สงคำาเชญ‘ ’

o ระบบจะสงอเมลไปยงทอยตามทระบพรอมแจงลงคใหเขาไปใชเอกสารรวมกนได ตวอยางดงรป กดทลงคเพอเขาไปใชเอกสารในระบบ

17

Page 18: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

2.8. Publishสามารถเผยแพรเอกสารไปยงอนเตอรเนตได ดงน

เปดไฟลเอกสารหรอสเปรดชตทตองการใหใชงานรวมกน กดท Tab-เผยแพร

เปดไฟลเอกสารหรอสเปรดชตทตองการใหใชงานรวมกน กดทแทบ-เผยแพร ระบบจะแสดง URL ทสามารถใหเขามาใชเอกสารรวมกนได กดปม เผยแพรเดยวน ระบบจะแสดงขอความใหยนยนการเผย‘ ’แพร กดปม ตกลง ‘ ’

18

Page 19: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

2.9. Data Storageสามารถดรายขอมลไฟลเอกสารและสเปรดชตทถกจดเกบไวได ดงน

คนหาขอมลเอกสารได โดยใสชอเอกสารทชองคนหาแลวกดปม คนหาใน ‘ Docs’ หรอ กด คนหาในเวบ ‘ ’หากตองการคนหาขอมลทางอนเตอรเนต

เมนดานซาย: คอโครงสรางการจดเกบไฟลขอมลตางๆ ดงนo รายการทงหมด คอเอกสารทงหมด แบงออกเปนกลมๆ ดงน

สรางโดยฉน: รวมรายการไฟลทสรางดวยทานเอง ตดดาว: รวมรายการไฟลทตดดาวไว ถงขยะ: รวมรายการไฟลทถกลบ

o โฟลเดอรทงหมด รายการทไมอยในโฟลเดอร เอกสารทวไป

o รายการตามชนดo ใชงานรวมกน

ตรงกลาง: แสดงรายการขอไฟลเอกสารและสเปรดชต

19

Page 20: Google Apps – User Guide - Burapha Universityathitha/310101/Go... · Web viewรายช อท อย อ เมล ของผ ใช เอกสารร วม: ใส รายช

20


Top Related