Oleh :Arief Alamsyah
Problem Solving & Decision Making
Exercise
• Anda berjalan ke dalam sebuah ruangan dan melihat benda ini :
– Benda apa ini ?– Untuk apa benda ini ?– Siapa pemilik benda ini ?
Exercise
• Bagaimana ya kejadiannya.....koq orang ini bisa terperangkap disini ?
“If your only tool is a hammer, you’ll see every problem as a nail.”
—Abraham Maslow
1- Experience and knowledge .2- Creative thinking.3- Self concept.4- Stress5- Interpersonal conflict6- Time available. , money, energy
Factors affecting decision making
Otak Depan Letih - CPF bermasalah(Dr. Daniel Amen)
• Short attention span– Sulit konsentrasi dalam waktu lama
• Conflict seeking– Suka mencari konflik
• Disorganization– Sulit meng-organisasi sesuatu
• Start Many Projects but finish few– Memulai banyak pekerjaan tapi sedikit yang tuntas
• Procrastination– Menunda-nunda
• Distractiblity– Mudah ter-alih /terganggu
• Impulsivity– Meledak ledak
• Moodiness dan negative thinking
Exercise
Bayangkan siapa yang duduk di kursi ini......
Types of Decisions
• Individual decisions– Dibuat oleh 1 orang (leader, manager, supervisor dll)– Bentuknya : imposition (ada unsur pemaksaan) dan mandated solution
• Minority decisions– Dibuat oleh sedikit orang (subgroup)– Dapat dianggap ada vested interest tertentu
• Majority decisions– Dibuat oleh separuh atau lebih orang. Sulit bersepakat
• Consensus decisions– Harus ada kejelasan dan kejujuran. – 70 agreement, 100 % commitment
• Unanimous decisions– 100 % agreement
Types of Problems & Level In the Organization
ProgrammedDecisions
NonprogrammedDecisions Level in
Organization
Top
LowerWell-structured
Poorly-structured
Type ofProblem
Decision Making Styles (Versi Scott and Bruce,1995)
• Rational decision making• Intuitive decision making• Dependent decision making• Avoidant decision making• Spontaneous decision making
Intuitive Decision Making
• Kemampuan intuisi top managers rata-rata 6.5, middle/lower managers rata-rata 5.8
• Intuisi wanita rata-rata 0.6 kali lebih tinggi daripada pria
• Manajer Asia memiliki intuisi 0,3 lebih tinggi daripada manajer Kaukasian
Agor’s Survey: Intuitive Ability
Group Decision Making
• Lebih superior dibanding individual decision makin process
• Lebih sedikit bias• Dapat menggabungkan berbagai macam skills
dari anggota• Meningkatkan kemampuan mencari alternatif
yang lebih banyak
Group Decision Making
• Potential Disadvantages– Memakan waktu lama – Lebih sulit mencari kesepahaman keputusan karena
perbedaan interest dan kecenderungan
Improved Group Decision Making
• Devil’s Advocacy– Bentuknya adalah critical analysis dari sebuah
alternatif solusi baik dari sisi kekuatan maupun kelemahan sebelum diimplementasikan
– Seorang anggota group berfungsi sebagai pengacara buruk (devil’s advocate) yang akan meng-kritik dengan sungguh-sungguh
Improved Group Decision Making
• Dialectical Inquiry– Dua kelompok mencari alternatif penyelesaian kemudian
dievaluasi dan menentukan alternatif mana yang dipilih– Top managers mendengar presentasi kedua group termasuk
mempersilakan masing-masing group saling mengkritik kemudia manajer memimpin dialog untuk memilih satu alternatif .
• Promote Diversity– Mempersilakan setiap orang untuk memberikan masukan yang
berbeda-beda tanpa dikritik dulu (bebas memberikan ide apapun).
Devil’s Advocacy and Dialectical Inquiry
Jika anda Pilot Helikopter.....
Types of Cognitive Biases (1)
• Prior Hypothesis Bias– Berpegang teguh pada sebuah keyakinan akan
hubungan variabel yang mempengaruhi keputusan walaupun bukti menunjukkan bahwa keyakinan itu salah
• Representativeness– Kecenderungan melakukan generalisasi secara tidak
tepat dari kejadian yang kecil atau tunggal
Types of Cognitive Biases (2)
• Illusion of Control– Tendensi untuk bersikap overestimate terhadap
kemampuan anak buah mengontrol sebuah situasi.• Escalating Commitment
– Komitmen pada sebuah project walaupun bukti menunjukkan project tersebut telah gagal (komitmen membabi buta tetapi tidak segera mengambil pelajaran dan mengambil keputusan lain/ turn around)
Types of Problems
– Well-Structured Problems • Sudah sering dialami• Mudah diurai• Akar masalahnya hampir atau sudah jelas
– Poorly-Structured Problems • Masalah baru• Masalah yang ambigu dan tidak komplet
Problem Solving Methode
• Brainstorming• Nominal Group Technique (NGT)• Delphi • Fishbone• ParetoYang Kreatif :• Six Thinking hats
TOOLS & TECHNIQUES
BRAINSTORMING
Purpose: To generate a large number of ideas in a short period of time.
BRAINSTORMING
Rules for Brainstorming:
– The more ideas the better! – No discussion – No idea is a bad idea – Build on one another’s ideas– Display all ideas
1. Practice question: How Do We Motivate Our Local Optimist Club Members?
2. Clarify understanding. Once all the ideas have been generated (it may take approximately 5 to 6 minutes),
BRAINSTORMING GUIDELINES
RememberCreativeThinking
What did you mean by that?!!!
Re-state the question to keep the process going
BRAINSTORMING GUIDELINES
3. Combine items that are similar and/or eliminate duplicates.
4. Completion.
Let’s combine ideas!!!
Are wedone yet?
Six Thinking Hats(Enam Topi Pemikiran)
• Salah satu cara kreatif dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
Dr. Edward de Bono
• M.D., Ph.D., (philosophy, medicine & psychology), Rhodes scholar
• Konsultan ternama dunia untuk bidang bisnis, pemerintah, pendidikan, dan industri
• Pengarang dari 62 buku yang diterjemahkan ke dalam 40 bahasa
• Pemikir dasar dari Six Thinking Hats, Lateral Thinking, dan Direct Attention Thinking Tools
Kegunaan dari 6 Topi Pemikiran
• Untuk mencari pemecahan masalah• Untuk membuat perencanaan kegiatan• Membantu kelancaran pelaksanaan diskusi
dalam meeting• Dalam setiap kesempatan dimana anda
harus mengambil keputusan dengan berbagai pertimbangan!
Using the hats
• Gunakan topi apa saja sesuai kebutuhan• Tidak harus menggunakan semua topi• Waktu penggunaan setiap topi tergantung
ketersediaan waktu (fleksibel saja)• Disiplin
– Saat menggunakan topi, menggunakan cara berpikir topi tsb• Dapat digunakan sendiri atau dalam group (meeting)
The blue hat
• Meng-organisasi pemikiran• Mengontrol topi-topi lainnya• Disiplin dan fokus• Mengawali dan mengakhiri setiap sesi diskusi• Digunakan oleh fasilitator
Open with the blue hat…
• Kenapa kita disini ?• Apa sedang kita pikirkan bersama ?• Apa situasi atau masalahnya• Apa yang akan kita hasilkan ?• Bagaimana step by step rencananya
…and close with the blue hat
• Apa yang sudah kita hasilkan• Outcome• Kesimpulan• Desain• Solusi• Langkah selanjutnya (next steps)
White Hat Thinking
• Netral, informasi obyektif• Fakta dan data• Questions: Data apa yang kita punya/tidak
punya? data apa yang harus kita miliki ?• Hindari opini/penilaian tanpa data• Hilangkan perasaaan
Red Hat Thinking
• Pakai emosi dan perasaan• Intuisi dan impresi• Tidak harus logis atau konsisten• Tidak perlu harus ada alasan
Yellow Hat Thinking
• Positif, lihat peluang• Positive thinking, optimis• Lihat keuntungan (benefit nya)• Skenario terbaik
Green Hat Thinking
• Ide baru• Kreasi tanpa batas• Alternatives and more alternatives• New approaches to problems• Creative & lateral thinking
Black Hat Thinking
• Sangat hati-hati• Logical negative – kenapa “ini” tidak bekerja• Kritis cenderung pesimis• Focus on errors dan conclusions
Six Hats Summary
Biru: Berpikir ter-arah dan terorganisir
Putih: Objektif berdasarkan fakta dan data
Merah: Menggunakan perasaan dan emosi
Kuning : positif, harapan, berani ambil resiko
Hijau: kreatif, tidak biasa/tanpa batas
Black: berhati-hati sekali, cenderung pesimis
Metafora
Merah Kuning
Hitam HijauBiru
White HatInformasi & Data
Netral & ObjektifChecked & Believed Facts
Informasi apa yang kurang & bagaimana mendapatkannya?
Red HatEmosi & Intuisi
Perasaan dan Insting “At This Point”
Tidak perlu alasan atau pertimbangan nyata
Lakukan sesebentar mungkin
Black Hat
Mengapa ini akan GAGALWaspada Bahaya
Masalah Kesalahan Sebisa mungkin punya alasan logis
Yellow HatMengapa ini akan
BERHASILValue & Keuntungan(Nyata & Potensial)Semua Kebaikannya
Alasan Logis yang menunjang keberhasilan
Green HatBerpikir Kreatif
Kemungkinan Alternatif Ide Baru Konsep baru
Mengatasi pesimisme Topi Hitam dan memperkuat optimisme Topi
Kuning
Blue HatBerpikir secara Struktural
Menciptakan fokusMembuat kesimpulan
OverviewMerencanakan langkah selanjutnya
FOCUS
Jika anda diwarisi orang tua rumah ini......
The Rules are…• Fokus pada arah pemikiran
– Aturlah agar hanya satu ‘topi’ yang dipakai dalam satu waktu “Marilah berpikir dengan topi hijau”
– Ex: Topi Hijau SEMUA harus berpikir kreatif saat itu, tidak perlu berdasarkan fakta atau data.
• Jangan menyamakan orang dengan warna topinya– “Dia adalah orang topi hitam, selalu mengkritik dan berpikiran
negatip.”– Semua orang harus memakai semua topi.
• Jangan saling menyalahkan pendapat, tidak fokus pada siapa benar siapa salah, tapi secara konstruktif berpikir kearah yang sama.
• Pakailah topi – topi yang diperlukan saja (tergantung pada besar kecilnya/darurat tidaknya masalahnya)
Keuntungan menggunakan ‘6 Topi’
• Menciptakan kesamaan kondisi pemikiran, sehingga tercipta ‘bahasa pemikiran’ yang sama, mengoptimalkan kerja otak (Fokus).
• Diversity, keragaman pemikiran orang banyak akan menghasilkan pemikiran lebih baik.
• Membantu anggota tim untuk berpikir tanpa dipengaruhi karakternya.
• Menghilangkan “Ego” masing-masing orang.• Mengurangi perdebatan.• Kita akan memakai lebih kreatif karena keterpaksaan
untuk berpikir di masing-masing jalur topi.
Kebingungan dalam berpikirakan membuat kebingungandalam mencari solusi yang
paling tepat.
Bila kita sadar akan Topi Kitamaka persoalan akan lebih
mudah selesai.
Otak kita akan lebihJERNIH dalam berpikir.