JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 93
IMPLEMENTASI STANDART OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (SOP-AP)
KABUPATEN MADIUN
Bambang Martin Baru, FX. Sudjatmoko 1)
1) Dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Merdeka Madiun.
Abstract
Reform of the bureaucracy that has been running over the years, resulted in efforts to
improve the performance of public services through the implementation of Standard
Operating Procedures (SOP). SOP is expected to be the foundation for every institution
of government in carrying out the functions and duties effectively. Decree of the Head of
General Secretariat Madiun District, No. 188.45 / 101/402 033/2012 on Standard
Operating Procedures Division of General Secretariat Madiun District, as well as part
of the Government's efforts to encourage Madiun County improved performance in
public service delivery. However, implementation is still far from the expectations of
society, because it is not perceived ease of public services, and even the tendency SOP
only meets a mere formality.
Keywords: Public policy, the implementation of the SOP, the government
administration.
A. Pendahuluan
Reformasi birokrasi menuntut
adanya perubahan dalam pelayanan
publik yaitu pelayanan yang mudah,
murah, dan cepat. Untuk itu, pelayanan
publik harus terukur secara jelas agar
masyarakat pengguna jasa dapat
memahami tindakan apa yang harus
dilakukan ketika dalam pengurusan
pelayanan publik, sebab hambatan
terbesar dalam pelayanan publik
disebabkan karena tidak adanya
kejelasan terkait dengan dokumen-
dokumen yang dibutuhkan, mekanisme
dalam pengurusannya, dan waktu dalam
penyelesaian pelayanan publik.
Akibatnya sebagian besar masyarakat
memberikan stigma negatip kepada
birokrasi yaitu berbelit-belit, birokratis,
dan lamban dalam penyelesaian
pelayanan publik. Maka dari itu,
diperlukan komiten dari pemegang
policy untuk melakukan terobosan baru
dalam mewujudkan harapan dan
keinginan masyarakat luas tersebut.
Salah satu pendekatan dalam
perbaikan pelayanan publik adalah
melalui pengembangan standar
operasional prosedur (SOP). Sebuah
kebijakan yang strategis untuk menjamin
kepastian perilaku petugas dan sekaligus
masyarakat pengguna jasa dalam
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 94
pelayanan publik. Berdasarkan
Kepmenpan Nomor:
63/KEP/M.PAN/7/2003, menyatakan
bahwa setiap penyelenggara pelayanan
publik harus memiliki standar pelayanan
dan dipublikasikan sebagai jaminan
adanya kepastian bagi penerima
pelayanan. Standar pelayanan dimaksud
sebagai standar penilaian yang
diberlakukan dalam penyelenggaraan
pelayanan publik yang wajib ditaati bagi
petugas dan atau penerima jasa
pelayanan. Standar pelayanan terseebut
setidak-tidaknya memuat tahapan
pelayanan, waktu yang diperlukan, dan
petugas yang berwenang dalam
menanganinya. Dengan adanya SOP
dapat dijadikan pedoman bagi pegawai
dalam memberikan pelayanan pada
masyarakat sesuai dengan peraturan yang
berlaku. Disisi lain, SOP dapat
mengakomodasi perubahan-perubahan
dengan tuntutan masyarakat yang
semakin dinamis, dan sekaligus sebagai
target kinerja individu dan institusi. Hal
ini juga ditegaskan oleh Djamaludin
Antjok. (1999), tujuan SOP adalah
menciptakan komitment mengenai apa
yang dikerjakan oleh satuan unit kerja
instansi pemerintahan untuk
mewujudkan good governance. Standar
operasional prosedur tidak saja bersifat
internal tetapi juga eksternal, karena SOP
selain digunakan untuk mengukur kinerja
organisasi publik yang berkaitan dengan
ketepatan program dan waktu, juga
digunakan untuk menilai kinerja
organisasi publik di mata masyarakat
berupa responsivitas, responsibilitas, dan
akuntabilitas kinerja instansi pemerintah.
SOP dapat dijadikan sebagai
landasan dalam evaluasi internal kinerja
pemerintahan khususnya menyangkut
kejelasan mekanisme kerja, kelancaran
kegiatan operasional, dan sekaligus
terwujudnya koordinasi antar pegawai
dan atau unit kerja guna meminimalisir
terjadinya tumpang tindih dalam proses
kegiatan yang berlangsung. SOP secara
internal berkaitan dengan prosedur atau
tahapan dalam pengurusan administrasi
perkantoran, sehingga dengan standar
dapat dilakukan monitoring efektifitas
dan efisiensi kinerja institusi publik.
Disamping itu, SOP juga dapat
digunakan untuk melakukan penilaian
kinerja secara eksternal, yaitu
sejauhmana terwujudnya responsivitas,
responsibilitas, dan akuntabilitas dalam
pelayanan publik. SOP dapat menjadi
instrumen kinerja pemerintahan, dalam
mengantisipasi perkembangan dan
dinamika tuntutan masyarakat sebagai
bentuk pertanggungjawaban kepada
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 95
publik. Responsivitas sebagai asas yang
menunjukkan pemerintah dalam
merespon keinginan dan kemauan
masyarakat, dengan berlandasan itu
kemudian pemerintah merefleksikan
kedalam SOP dalam penyelenggaraan
administrasi perkantoran. Untuk itu, SOP
dapat merepresentasikan akuntabilitas
atas penyelenggaraan pelayanan publik.
Pemerintah Kabupaten
Madiun juga mewajibkan seluruh
institusi publik untuk menyusun SOP
sesuai dengan fungsi dan tugasnya.
Berkaitan dengan itulah, Bagian Umum
Sekretariat Daerah (SEKDA) Kabupaten
Madiun mengeluarkan SOP bagi unit
lingkungan kerjanya melalui Keputusan
Kepala Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kabupaten Madiun, Nomor:
188.45/101/402.033/2013 tentang
Standart Operasional Prosedur Bagian
Umum Sekretariat Daerah Kabupaten
Madiun. Hal ini bertujuan memberikan
arah dan pedoman kepada pelaksana
pemerintahan di Bagian Umum Setda
Kabupaten Madiun dalam melaksanakan
tugas pokok dan fungsinya, sehingga
pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat
dan terukur/efektif, efisien. Disamping
itu, SOP Bagian Umum juga bertujuan
untuk mempermudah fungsi pengawasan
kepada pelaksana Bagian Umum Setda
Kabupaten Madiun dalam melaksanakan
tugas pokok dan fungsinya, sehingga
penilaian dapat diarahkan pada
pencapaian kualitas hasil pekerjaan.
Berdasarkan latar belakang
masalah tersebut diatas, maka dapat
dirumuskan masalahnya sebagai berikut:
1. Bagaimanakah pelaksanaan Standart
Operasional Prosedur Bagian Umum
Sekretariat Daerah, Kabupaten
Madiun, berdasarkan Keputusan
Kepala Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kabupaten Madiun, Nomor:
88.45/101/402.033/2012 ?
2. Faktor-faktor apa saja yang
mendorong dan menghambat
pelaksanaan Standart Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan
(SOP-AP) Bagian Umum Setda
Kabupaten Madiun, berdasarkan
Keputusan Kepala Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kabupaten
Madiun, Nomor:
88.45/101/402.033/2012 ?
B. Tinjauan Pustaka.
a. Implementasi Kebijakan.
Dalam implementasi kebijakan
publik harus dipersiapkan secara baik
agar masyarakat sebagai obyek kebijakan
itu dapat memahami dan mau menerima,
serta memberikan dukungan akan
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 96
keberhasilan dalam pelaksanaan
kebijakan tersebut. Kridawati (2011:187)
menjelaskan bahwa: Implementasi
kebijakan pada hakekatnya merupakan
kerja bareng antara: birokrasi- pasar-
komunitas (Iron Trangle), termasuk nilai
budaya dan gaya hidup masyarakat
(terutama masyarakat bawah/akar-
rumput) seringkali memiliki dampak
yang kritis pada kebijakan yang
dilaksanakan, sama halnya dengan
implementasi kebijakan berpengaruh
terhadap birokrasi yang kemudian juga
akan mempengaruhi pasar dan kehidupan
sosial masyarakat lokal. Untuk dapat
melaksanakan kebijakan secara berhasil,
birokrasi yang bertanggungjawab atas
pelaksanaan kebijakan tersebut harus
benar-benar memperhatikan tuntutan-
tuntutan masyarakat yang terkena efek
dari kebijakan itu. Oleh karena itu, setiap
kebijakan yang ada harus siap untuk
dapat diubah pada tahap implementasi,
karena suatu kebijakan tertentu dapat
saja terjadi menolakan dari masyarakat.
Implementasi kebijakan publik itu
menyangkut proses pelaksanaan
keputusan suatu kebijakan, dapat berupa
Undang-Undang, Peraturan Pemerintah,
Peraturan Menteri, Peraturan daerah,
Keputusan Bupati, dan lain sebagainya.
Ada beberapa faktor berpengaruh dalam
implikasi-implikasi terhadap konsep
kebijakan publik, yaitu: Pertama,
kebijakan publik lebih merupakan
tindakan yang mengarah pada tujuan
daripada sebagai perilaku atau tindakan
yang serba acak. Kedua, kebijakan pada
hakekatnya terdiri atas tindakan-tindakan
yang sedang berkait dan berpola yang
mengarah pada tujuan tertentu yang
dilakukan oleh pejabat-pejabat
pemerintah dan bukan merupakan
keputusan-keputusan yang berdiri
sendiri. Ketiga, kebijakan bersangkut
paut dengan apa yang senyatanya
dilakukan pemerintah dalam bidang-
bidang tertentu, misalnya dalam
mengatur perdagangan, mengendalikan
inflasi, atau menggalakkan program
perumahan rakyat bagi golongan
masyarakat berpenghasilan, dan bukan
hanya sekedar apa yang ingin dilakukan
pemerintah dalam bidang-bidang
tersebut. Keempat, kebijakan public
mungkin bersifat positif mungkin pula
negative (Solichin, 2002:6) Namun
dalam implementasi kebijakan perlu
diperhatikan beberapa faktor yang
mempengaruhi keberhasilannya,
sebagaimana dikemukakan oleh Van
Meter dan Van Horn dalam Hanindita,
(2002:142) berusaha membuat tipologi
kebijakan menurut: (1) Ukuran dan
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 97
tujuan kebijakan, (2)Sumberdaya, (3)
Karakteristik agen pelaksana, (4) Sikap
dan kecenderungan (Disposition) para
pelaksana, (5) Komunikasi antar
organisasi dan aktifitas pelaksana, dan
(6) Lingkungan ekonomi, sosial dan
politik.
Atas dasar hal tersebut, dalam
analisis implementasi kebijakan peneliti
menggunakan model rasional dengan
upaya melihat faktor-faktor yang
dominan berpengaruh dalam
implementasi Keputusan Kepala Bagian
Umum Setda Kabupaten Madiun Nomor:
188.45/101/402.033/2012 tentang
Standart Operasional Prosedur (SOP),
serta model transisi dengan memetakan
alur atau proses dalam implementasi
kebijakan tersebut. Dengan model
implementasi kebijakan diatas
diharapkan dapat memetakan berbagai
aspek terkait dengan pelaksanaan SOP di
Bagian Umum Setda Kabupaten Madiun.
b. Standar Operasional Prosedur
(SOP).
Standar Operasional Prosedur
(SOP), secara umum berisi adanya
dokumen-dokumen yang diperlukan
terkait dengan pengurusan
penyelenggaraan administrasi
perkantoran, proses atau cara-cara
melakukan pekerjaan, waktu
pelaksanaan, serta petugas dan tempat
penyelenggaraan pekerjaan. Lebih lanjut
menurut Atmoko (2005) bahwa: SOP
dapat menjadi pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai
dengan fungsi dan sebagai alat penilaian
kinerja instansi pemerintah berdasarkan
indikator-indikator tehnis, administrasi,
dan prosedur kerja dan sistem kerja pada
unit kerja yang bersangkutan.
Dengan penyusunan SOP dapat
memetakan konsep dan tehnik, serta
persyaratan-persyaratan yang diperlukan
dalam setiap kegiatan dari masing-
masing pegawai, sehingga pegawai
memiliki pedoman dalam
menyelenggarakan pekerjaannya. Maka
tujuan SOP dimaksudkan untuk
mengetahui peran dan tugas dari masing-
masing pegawai guna meminimalisir
terjadinya kesalahan atau malapraktek
yang dilakukan oleh pegawai, serta
memperjelas alur tugas, wewenang, dan
tanggung jawab dari petugas. Secara
terperinci tujuan SOP dapat dirumuskan,
sebagai berikut:
1. Menjamin proses berlangsung
sebagaimana telah ditentukan dan
dijadwalkan. Oleh karena itu, waktu
yang telah ditetapkan untuk
penyelesaian satu aktivitas dalam
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 98
rangka proses pelayanan dapat
ditepati.
2. Memudahkan penelusuran terjadinya
penyimpangan dan dapat dengan
cepat dilakukan perbaikan
3. Menjamin tersedianya data untuk
penyempurnaan proses
4. Meningkatkan efisiensi dan
efektivitas pelaksanaan pelayanan
5. Menyediakan pedoman bagi setiap
pegawai di unit pelayanan dalam
melaksanakan pemberian pelayanan
sehari-hari.
6. Menghindari tumpang tindih
pelaksanaan tugas pemberian
pelayanan
7. Membantu penelusuran terhadap
kesalahan-kesalahan prosedural dalam
memberikan pelayanan menjamin
proses pelayanan tetap berjalan dalam
berbagai situasi
8. Membantu memberikan informasi
yang diperlukan dalam penyusunan
standar pelayanan, sehingga sekaligus
dapat memberikan informasi bagi
kinerja pelayanan (Jaka Purnama,
2012).
Menurut Miftah Thoha (1993),
dalam penyusunan SOP harus
memperhatikan beberapa prinsip, yaitu:
1) Prosedur kerja harus sederhana
sehingga mengurangi beban
pengawasan;
2) Spesialisasi harus dipergunakan
sebaik-baiknya;
3) Pencegahan penulisan, gerakan dan
usaha yang tidak perlu;
4) Berusaha mendapatkan arus pekerjaan
yang sebaik-baiknya;
5) Mencegah kekembaran (duplikasi)
pekerjaan;
6) Harus ada pengecualian yang
seminimun-minimunya terhadap
peraturan;
7) Mencegah adanya pemeriksaan yang
tidak perlu;
8) Prosedur harus fleksibel dan dapat
disesuaikan dengan kondisi yang
berubah;
9) Pembagian tugas tepat;
10) Memberikan pengawasan yang terus
menerus atas pekerjaan yang
dilakukan;
11) Penggunaan urutan pelaksanaan
pekerjaaan yang sebaik-baiknya;
12) Tiap pekerjaan yang diselesaikan
harus memajukan pekerjaan dengan
memperhatikan tujuan;
13) Pekerjaan tata usaha harus
diselenggarakan sampai yang
minimum;
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 99
14) Menggunakan prinsip pengecualian
dengan sebaik-baiknya.
Hasil dari penyusunan prosedur
kerja tersebut dapat dituangkan dalam
“buku pedoman organisasi” atau “daftar
tugas”yang memuat lima hal penting,
yaitu :
1) Garis-garis besar organisasi (tugas-
tugas tiap jabatan);
2) Sistem-sistem atau metode-metode
yang berhubungan dengan pekerjaan;
3) Formulir-formulir yang dipergunakan
dan bagaimana menggunakannya;
4) Tanggal dikeluarkannya dan di bawah
kekuasaan siapa buku pedoman
tersebut diterbitkan;
5) Informasi tentang bagaimana
menggunakan buku pedoman tersebut
(Miftah Thoha, 1993).
SOP setelah dirancang dan
disusun, maka pada tahap
implementasinya harus memperhatikan
sejumlah langkah-langkah, yaitu menurut
Ekotoma (2009) menyebutkan empat
langkah dalam mengaplikasikan SOP,
pertama tranning dasar yaitu tranning
yang dilakukan pertama kali untuk
karyawan baru, kedua tranning tingkat
lanjut yaitu tranning yang dilakukan
sebagai kelanjutan traning dasar untuk
meningkatkan ketrampilan kerja
karyawan, ketiga breafing berkala berupa
pemberian pengarahan, dan keempat
evaluasi berkala yaitu evaluasi SOP
selama periode tertentu, misalnya
kwartalan, semesteran dan tahunan.
Kegiatan evaluasi memungkinkan
diketahuinya efektifitas dan efisiensi
organisasi dengan pemberlakuan SOP,
sehingga dapat digunakan untuk
memberikan reward dan punishmen
kepada pegawai guna mendorong dan
memotivasi ketaatan pegawai dalam
menjalankan SOP yang berlaku.
c. Keputusan Kepala Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kabupaten
Madiun, Nomor:
188.45/101/402.033/2012 tentang
Standart Operasional Prosedur.
Bagian Umum Setda Kabupaten
Madiun merupakan unsur
penyelenggaraan pemerintahan di
kabupaten Madiun. Dalam menjalankan
fungsi perencanaan Setda Kabupaten
Madiun mempunyai visi: “Terwujudnya
Penyelenggaraan Pemerintahan yang
demokratis dan terpercaya”. Sedangkan
untuk mewujudkan visi tersebut akan
diwujudkan dalam misi sebagai berikut:
1. Terpeliharanya sarana dan prasarana
pendukung penyelenggaraan
pemerintahan;
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 100
2. Terwujudnya penyelenggaraan
ketatausahaan sebagai upaya tertib
administrasi;
3. Terciptanya kelancaran
penyelenggaraan pelayanan kedinasan
yang tertib dan fleksibel.
Dalam rangka untuk mendukung
terwujudnya visi, dan misi tersebut,
ditetapkan standart operasional prosedur
(SOP) Bagian Umum, melalui Keputusan
Kepala Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kabupaten Madiun, Nomor:
188.45/101/402.033/2013 tentang
Standart Operasional Prosedur Bagian
Umum Sekretariat Daerah Kabupaten
Madiun. Tujuan disusunnya SOP
Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kabupaten Madiun, adalah:
1. Memberikan arah dan pedoman
kepada pelaksana pemerintahan di
Bagian Umum Setda Kabupaten
Madiun dalam melaksanakan tugas
pokok dan fungsinya, sehingga
pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat
dan terukur/efektif efisien.
2. Mempermudah fungsi pengawasan
kepada pelaksana Bagian Umum
Setda Kabupaten Madiun dalam
melaksanakan tugas pokok dan
fungsinya, sehingga penilaian dapat
diarahkan pada pencapaian kualitas
hasil pekerjaan.
Sedangkan manfaat SOP Bagian
Umum Setda Kabupaten Madiun, antara
lain:
1. Standarisasi cara yang dilakukan
pegawai dalam menyelesaikan
pekerjaan yang menjadi tugas dan
tanggung jawabnya.
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan
kelalaian yang mungkin dilakukan
oleh pegawai dalam menyelesaikan
pekerjaan yang menjadi tugas dan
tanggungjawaabnya.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas
pelayanan kedinasan Bupati, Wakil
Bupati, Setda, dan Asisten Setda.
4. Membantu pejabat publik/instansi
pemerintah atau pegawai menjadi
lebih mandiri.
5. Meningkatkan akuntabilitas
pelaksanaan tugas.
6. Memastikan pelaksanaan tugas
penyelenggaraan pemerintahan dapat
berlangsung dalam bebrbagai situasi.
7. Menjamin konsistensi pelayanan
kepada pejabat, masyarakat, baik dari
sisi kualitas dan kuantitas.
8. Memberikan informasi mengenai
kualifikasi kompetensi yang harus
dikuasai oleh pegawai dalam
melaksanakan tugasnya.
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 101
Standart Operasional Prosedur
(SOP) Bagian Umum Setda kabupaten
Madiun, meliputi:
1. SOP Pengelolaan Surat Menyurat,
Melaksanakan dan pengelolaan
surat menyurat dari Bupati, Wakil
Bupati, Setda, dan Asisten Setda yang
meliputi pengkodean surat,
mengagendakan surat, penggandaan
disposisi surat, pendistribusian surat
yang masuk ke Pemerintah Daerah
maupun yang turun dari Pimpinan
berdasarkan tata kearsipan yang
berlaku.
2. SOP Administrasi Kepegawaian,
Melaksanakan kegiatan
penyusunan, pengelolaan dan
pemeliharaan data administrasi
kepegawaian di lingkup Baagian
Umum.
3. SOP Sandi dan telekomunikasi,
Melaksanakan kegiatan kirim
berita/kawat sandi yang meliputi
kegiatan pengagendaan berita/kawat
sandi dalam status kirim, penyandian
(enskripsi) berdasarkan system sandi
yang berlaku, pengiriman berita/kawat
sandi meliputi kegiatan penerimaan
berita/kawat sandi melalui media
komunikasi yang didukung peralatan
sandi, pengagedaan berita/kawat,
pengkupasan (deskripsi) berita/kawat
sandi, penggandaan berita terang,
distribusi sesuai tembusan.
Melaksanakan kegiatan aktifitas
perlindungan/pengamanan terhadap
dokumen sandi yang bersifat rahasia
dalam tempat yang aman dan
terkunci, serta kegiatan menjaga
kemanfaatan perangkat/peralatan
sandi tekomunikasi pada fungsi dan
durasi operasional untuk menjaga
stabilitas komponen perangkat sandi
tersebut.
Melaksanakan kebijakan terkait
penyelenggaraan persandian yang
meliputi kegiatan memperbaruhi
system sandi, peralatan sandi serta
kelembagaan persandian secara
periodik berdasarkan penjadwalan
dari Lembaga Sandi Negara RI selaku
instansi persandian di Indonesia dan
bekerjasama dengan Sandi
Pemerintah Propinsi Jawa Timur dan
Lembaga Sandi Negara RI.
Melaksanakan kegiatan
menyusun kebutuhan peralatan sandi
yang di butuhkan di Unit Teknis
Persandian Pemerintah Kabupaten
Madiun, mengadakan perangkat sandi
melalui kerjasama dengan Lembaga
Sandi Negara RI dalam bentuk pinjam
pakai/hibah, merawat
perangkat/peralatan sandi yang ada
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 102
dengan penuh tanggung jawab serta
melakukan kegiatan penghapusan
peralatan sandi dan system sandi yang
telah mengalami masa
retensi/kedauluarsa berdasarkan
instruksi dari institusi Pembina
Persandian di Indonesia.
Melaksanakan kegiatan
komunikasi persandian dengan
menggunakan perangkat sandi yang
dimiliki Pemerintah Propinsi dan
Pemerintah Kabupaten/Kota dalam
rangka koordinasi.
4. SOP Tata Usaha Barang Inventaris,
Mencatat seluruh barang atau
asset yang ada kedalam Kartu
Inventaris Barang (KIB), Kartu
Inventaris Ruangan (KIR), Buku
Inventaris (BI) dan Buku Induk
Inventaris (BII) sesuai kodefikasi dan
penggolongan barang.
5. SOP Administrasi Pengelolaan dan
Pertanggungjawaban Keuangan.
Menyusun RKA, DPA bersama
Kasubag dan Kabag, membuat SPP,
SPM, UP, GU, TU serta mengurus
pencariannya, menyimpan uang di
brankas dan menyalurkan sesuai pos
anggaran, dan menghimpun surat
pertanggungjawaban.
C. Metode Penelitian.
Penelitian tentang Implementasi
Keputusan Kepala Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kabupaten Madiun,
Nomor: 188.45/101/402.033/2012
tentang Standart Operasional Prosedur
Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kabupaten Madiun menggunakan
metode penelitian kualitatif. Menurut
Sugiyono (2002:4), Metode kualitatif
adalah metode penelitian yang digunakan
untuk meneliti pada kondisi obyek yang
alami (natural), dan peneliti menjadi
instrumen kunci serta hasil penelitiannya
lebih menekankan pada makna dari yang
diteliti, dari pada menggeneralisasikan
obyek penelitian. Dengan demikian
penelitian ini lebih menekankan pada
upaya memberikan kejelasan terhadap
bagaimana SOP dijalankan dan faktor-
faktor yang mempengaruhi dalam
implementasi kebijakan tersebut.
Sedangkan penentuan sumber
informan dilakukan dengan
menggunakan tehnik ”Purposive
sampling”. Menurut Sugiyono,
(2002:62), dijelaskan bahwa: “Purposive
sampling adalah tehnik penentuan
sampel untuk tujuan tertentu saja.
Misalnya akan melakukan penelitian
tentang disiplin pegawai, maka sampel
yang dipilih adalah orang yang ahli
dalam bidang kepegawaian saja”. Atas
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 103
dasar hal diatas, peneliti penetapkan
sumber informan didasarkan atas
pertimbangan bahwa sumber informan
dimaksud benar-benar memahami dan
mengetahui terhadap fokus yang diteliti.
Adapun informan dalam penelitian ini,
meliputi:
a) Asisten Administrasi Umum, 1
orang.
b) Kepala Subbagian lingkup Bagian
Umum, 3 orang,
c) Staf/pegawai Bagian umum, 5 orang.
Tehnik pengumpulan data
dilakukan melalui beberapa metode agar
data yang diperoleh dapat terjamin
akurasinya. Tehnik pengumpulan data
meliputi 3 (tiga) tehnik yaitu observasi,
wawancara, dan dokumentasi. Hanya
yang menjadi fokus lebih banyak dalam
pengumpulan data melalui tehnik
wawancara (interview).
Setelah data penelitian terkumpul
dari hasil pengamatan tersebut kemudian
diadakan suatu analisis data dengan
menggunakan model interaktif. Menurut
Matthew B. Miles dan Michael
Huberman dalam Moleong (2000),
menjelaskan bahwa: dalam melakukan
proses analisis komponen utama yang
perlu diperhatikan setelah pengumpulan
data adalah :
a. Reduksi data, yaitu proses pemilihan,
penyederhanaan, pengabstrakan dan
transformasi data kasar dari catatan–
catatan tertulis di lapangan hingga
laporan akhir lengkap tersusun.
b. Penyajian data, yaitu sekumpulan
informasi yang tersusun agar dapat
memberi kemungkinan dapat menarik
kesimpulan. Dalam penyajian dataini
dilakukan setelah melakukan reduksi
data yang akan dipergunakansebagai
bahan laporan.
c. Menarik kesimpulan atau verifikasi,
yaitu berupa intisari dari penyajian
data yang merupakan hasil dari
analisis yang dilakukan dalam
penelitian.
Ketiga komponen ini merupakan satu
kesatuan yang utuh dan saling terkait,
model analisis yang dipergunakan dalam
penelitian ini adalah "Analisis Interaksi",
artinya analisis ini dilakukan dalam
bentuk interaksi pada tiga komponen
tersebut.
D. Hasil Penelitian Dan
Pembahasan.
a. Standart Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan
(SOP-AP), di Bagian Umum
Setda Kabupaten Madiun.
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 104
Bagian Umum Setda Kabupaten
Madiun merupakan unsur
penyelenggaraan pemerintahan di
kabupaten Madiun. Dalam menjalankan
fungsi perencanaan Setda Kabupaten
Madiun mempunyai visi: “Terwujudnya
Penyelenggaraan Pemerintahan yang
demokratis dan terpercaya”. Sedangkan
untuk mewujudkan visi tersebut akan
diwujudkan dalam misi sebagai berikut:
(1)Terpeliharanya sarana dan prasarana
pendukung penyelenggaraan
pemerintahan; (2)Terwujudnya
penyelenggaraan ketatausahaan sebagai
upaya tertib administrasi; dan
(3)Terciptanya kelancaran
penyelenggaraan pelayanan kedinasan
yang tertib dan fleksibel. Dalam rangka
untuk mendukung terwujudnya visi, dan
misi tersebut, ditetapkan standart
operasional prosedur (SOP) Bagian
Umum, melalui Keputusan Kepala
Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kabupaten Madiun, Nomor:
188.45/101/402.033/2013 tentang
Standart Operasional Prosedur Bagian
Umum Sekretariat Daerah Kabupaten
Madiun.
Standart Operasional Prosedur
(SOP) Bagian Umum Setda kabupaten
Madiun, meliputi: SOP Pengelolaan
Surat Menyurat, SOP Administrasi
Kepegawaian, SOP Sandi dan
telekomunikasi, SOP Tata Usaha Barang
Inventaris, dan SOP Administrasi
Pengelolaan dan Pertanggungjawaban
Keuangan.
a) SOP Pengelolaan Surat Menyurat,
Melaksanakandan pengelolaan
surat menyurat dari Bupati, Wakil
Bupati, Setda, dan Asisten Setda yang
meliputi pengkodean surat,
mengagendakan surat, penggandaan
disposisi surat, pendistribusian surat
yang masuk ke Pemerintah Daerah
maupun yang turun dari Pimpinan
berdasarkan tata kearsipan yang
berlaku. Proses awal dalam
penanganan surat menyurat, diterima
oleh staf TU dan Sanditel, untuk
dilakukan mengagendaan surat.
Dalam mengagendakan surat sangat
penting sebagai salah satu bukti
adanya pnerimaan surat. Setiap surat
masuk diterima oleh staf TU dan
sanditel, dan selanjutnya dilakukan
mengagendaan surat, dengan tujuan
sebagai bukti formal telah diterimanya
surat masuk. Setelah dilakukan
mengagendaan surat selanjutnya
disampaikan kepada Kasubag TU dan
Sanditel untuk diteruskan kepada
Kepala Bagian Umum. Kepala Bagian
Umum melakukan verifikasi dari
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 105
content surat masuk tersebut, dan
selanjutnya memberikan disposisi
seebagai langkah berikutnya dalam
penanganan surat tersebut kepada
kepala subbag TU dan Sanditel. Surat
masuk yang diajukan kepada kepala
Bagian Umum dan setelah dilakukan
verifikasi, selanjutnya didisposisikan
dan disampaikan kepada kasubag. TU
dan Sanditel.
Disposisi surat dari kepala
Bagian Umum, selanjutnya oleh
kasubag. TU dan Sanditel dilakukan
tindak lanjut dengan memproses
sesuai dengan disposisinya. Apabila
disposisi untuk diarsipkan maka saya
perintahkan kepada staf untuk
dilaksanakan mengarsipan, dan
apabila disposisi surat perlu
ditindaklanjuti maka saya perintahkan
pada staf untuk menyusun draf surat
yang isinya sesuai dengan petunjuk
disposisi dari kepala Bagian Umum.
Draf yang dibuat oleh staf selanjutnya
saya lakukan pengecekan sebelum
saya ajukan kepada kepala Bagian
Umum. Disposisi dari kepala Bagian
Umum, oleh kasubag TU dan Sanditel
memerintahkan staf untuk
menindaklanjuti sesuai dengan
disposisinya. Kemudian staf
menyusun draf surat sesuai dengan isi
dari disposinya, yang ditujukan
kepada kasubag TU dan Sanditel
untuk dilakukan pengecekan. Dan
apabila masih dianggap ada kesalahan
atau kekurangan maka saya selaku
staf melakukan perbaikan kembali.
Kasubag TU dan Saditel mengajukan
draf surat kepada kepala Bagian
Umum, dan kepala bagian umum
melakukan koreksi dan pembetulan.
Apabila telah dilakukan pembetulan
selanjutnya dilakukan
penandatanganan dan disampaikan
kepada kasubag TU dan Sanditel
untuk menindaklanjuti surat tersebut
sesuai dengan SOP yang ada. Surat
yang sudah disetujui oleh Kepala
Bagian Umum, kasubag TU dan
Sanditel memerintahkan kepada staf
untuk memberikan kode, nomor, dan
tanggal surat, dan selanjutnya
diteruskan atau dilakukan ekspedisi
surat.
b) SOP Administrasi Kepegawaian.
Melaksanakan kegiatan
penyusunan, pengelolaan dan
pemeliharaan data administrasi
kepegawaian di lingkup Bagian
Umum. Adapun prosedur dalam SOP
administrasi kepegawaian, adalah:
Staf berkonsultasi dengan kasubag.
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 106
TU dan Sanditel untuk mengajukan
kepangkatan pegawai, atas dasar
pertimbangan bahwa sesuai dengan
ketentuan sudah waktunya untuk
diajukan kepangkatan, dan apabila
mendapat persetujuan, kasubag. TU
dan Sanditel mengajukan kepada
kabag. Umum, dan dilakukan
pengecekan, apabila sesuai dengan
ketentuan dapat diproses lebih lanjut.
Dengan persetujuan kabag. Umum
selanjutnya diproses oleh staf dengan
mengajukan permohonan kenaikan
pangkat pegawai, dengan dilengkapi
persyaratannya untuk diajukan kepada
Badan Kepegawaian Daerah (BKD).
c) SOP Sandi dan telekomunikasi,
Melaksanakan kegiatan kirim
berita/kawat sandi yang meliputi
kegiatan pengagendaan berita/kawat
sandi dalam status kirim, penyandian
(enskripsi) berdasarkan system sandi
yang berlaku, pengiriman berita/kawat
sandi meliputi kegiatan penerimaan
berita/kawat sandi melalui media
komunikasi yang didukung peralatan
sandi, pengagedaan berita/kawat,
pengkupasan (deskripsi) berita/kawat
sandi, penggandaan berita terang,
distribusi sesuai tembusan. Adapun
prosedur dalam SOP Sandi dan
Telekomunikasi, sebagai berikut: (1)
Staf pemberitahuan kepada Kasubag.
Sanditel bahwa ada kerusakan atau
tidak berfungsinya alat siskomdagri,
(2) Kasubab. Melakukan pengecekaan
atas laporan dari staf terhadap alat
siskomdagri, dan apabila dipandang
tidak memungkinkan untuk diperbaiki
maka kasubag. Menyampaikan
kepada kabag. Umum penanganan
lebih lanjut atas kerusakan alat
siskomdagri, apabila kabag. Umum
memandang diperlukan penggantian
maka kabag. Umum memerintahkan
kepada kasubag. Sanditel untuk
mengajukan permohonan pergantian
alat siskomdagri, (3)Kasubag.
Sanditel memerintahkan staf untuk
mengajukan permohonan dan
kelengkapan persyaratan yang
diperlukan, (4) Staf memproses sesuai
dengan petunjuk kasubag. Sanditel,
dan selanjutnya surat permohonan
dimaksud disampaikan kepada
kasubag. Sanditel, (5)Kasubag.
Sanditel meneruskan kepada kabag.
Umum untuk dilakukan pengecekan
dan apabila disetujui kabag Umum
membubuhkan tanda tangan,
(6)Kasubag. Sanditel meneruskan
kepada staf untuk menindaklanjuti,
dan (7)Staf dalam memproses
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 107
penanganannya melkukan langkah-
langkah sebagai berikut: memberi
nomor surat, mengagendakan dalam
buku ekspedisi, dan melakukan
ekspedisi.
d) SOP Tata Usaha Barang Inventaris,
Mencatat seluruh barang atau
asset yang ada kedalam Kartu
Inventaris Barang (KIB), Kartu
Inventaris Ruangan (KIR), Buku
Inventaris (BI) dan Buku Induk
Inventaris (BII) sesuai kodefikasi dan
penggolongan barang. Dalam rangka
pengadaan barang, kasub. Rumah
Tangga menyusun daftar kebutuhan
Bagian Umum dalam satu tahun
anggaran, yang nantinya
dikonsultasikan kepada kabag. Umum
selaku penanggungjawab. Dari
beberapa masukan dari kasubag.
Rumah tangga dan
mempertimbangkan, kabag. Umum
dapat merevisi atau memberikan
persetujuan. Hasil konsultasi dengan
kabag. Umum menjadi dasar untuk
pengadaan barang oleh kasubag.
Rumah tangga. Hasil rekomendasi
kabag Umum, selanjutnya kasubag
rumah tangga memerintahkan kepada
staf untuk melakukan pengecekan atas
penerimaan barang sesuai dengan
daftar kebutuhan. Dan selanjutnya,
staf membuat laporan inventarisasi
barang yang akan disampaikan kepada
kabag. Umum dan diteruskan
kekantor Perlengkapan Daerah.
e) SOP Administrasi Pengelolaan dan
Pert
ang
gun
gja
wa
ban
Ke
uan
gan
.
Menyusun RKA, DPA
bersama Kasubag dan Kabag,
membuat SPP, SPM, UP, GU, TU
serta mengurus pencariannya,
menyimpan uang di brankas dan
menyalurkan sesuai pos anggaran, dan
menghimpun surat
pertanggungjawaban. Prosedur
pengelolaan dan pertanggungjawaban
keuangan, diawali dengan kasubag.
Keuangan menyusun program kerja
bagian Umum, dengan melakukan
koordinasi dengan bidang-bidang
untuk membahas program kerja di
masing-masing bidangnya. Hasil
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 108
keputusan koordinasi tersebut,
dijadikan dasar untuk menyusun
program kerja tahunan. Kabag. Umum
melakukan pemeriksaan dan evaluasi
atas usulan program kerja tersebut,
dan apabila disetujui kasubag.
Keuangan meneruskan kepada staf
untuk membuat daftar pengajuan
anggaran (DPA) APBD. Daftar
Pengajuan Anggaran (DPA) diajukan
kepada kabag. Umum untuk
mendapatkan persetujuan dengan
membubuhkan tanda tangan, yang
selanjutkan dilakukan ekspedisi.
b. Faktor-Faktor yang mendorong
dan menghambat implementasi
SOP Bagian Umum, Setda
Kabupaten Madiun.
Dalam implementasi kebijakan
publik tidak dapat terlepas dari faktor-
faktor yang mempengaruhi keberhasilan
dalam pelaksanaan kebijakan. Terkait
dengan implementasi SOP bagian umum
Sekretariat Daerah Kabupaten Madiun,
terdapat beberapa faktor, baik faktor
pendorong maupun penghambat.
a) Faktor Pendorong.
Faktor yang menjadi pendorong
dalam implementasi SOP bagian
umum Sekretariat Daerah Kabupaten
Madiun, adalah faktor sumberdaya
organisasi. Dalam implementasi
kebijakan dibutuhkan sumberdaya
organisasi yang memadai, sebab
sumberdaya organisasi sangat
menentukan dalam pelaksanaan
kebijakan. Sumberdaya organisasi,
meliputi sumberdaya manusia, dan
sumberdaya non manusia.
Sumberdaya manusia adalah
karakteristik para pegawai yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan,
seperti jumlah pegawai, kemampuan,
dan pengalaman kerja. Sedangkan
sumberdaya non manusia adalah
sarana dan prasarana kerja yang
meliputi; gedung/ruang kerja, dan
fasilitas kerja untuk mendukung
pelaksanaan pekerjaan.
Dalam implementasi SOP di
Bagian Umum, Sekretariat Daerah
Kabupaten Madiun, didukung oleh 58
pegawai, yang terdiri dari kabag.
Umum, 3 (tiga) kasubag. Dan 54 staf.
Dengan jumlah pegawai yang
memadai akan mendorong kelancaran
dalam pelaksanaan kebijakan. Jumlah
pegawai di bagian umum Sekretriat
Daerah Kabupaten Madiun, cukup
memadai untuk mendukung
kelancaran dalam pelaksanaan tugas
dan fungsinya. Tugas dan fungsi
Bagian Umum secara umum bersifat
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 109
administratif, dalam mendukung arus
kelancaran pelaksanaan tugas dan
fungsinya Sekretariat Daerah
Kabupaten Madiun. Dengan 58
pegawai untuk melaksanakaan tugas 3
(tiga) subbag cukup membantu
kelancaran penyelenggaraan
administrasi di Bagian Umum.
Dengan jumlah pegawai yang
cukup memadai dapat mendukung
kelancaran penyelenggaraan tugas dan
fungsi di Bagian Umum, dan bahkan
jika dilihat dari aspek kemampuan
dari pegawai di Bagian Umum sangat
menunjang kelancaran tugas di
Bagian Umum. Adapun tingkat
pendidikan formal dari pegawai,
terdiri dari 6 (enam) orang
berpendidikan pasca sarjana (S-2), 5
(lima) orang berpendidikan sarjana
(S-1), 5 (lima) orang sarjana muda
(D-3), 36 (tiga puluh enam) orang
berpendidikan SMU/SMK, dan 7
(tujuh) orang SMP. Dengan
pendidikan tersebut mampu untuk
mendukung pelaksanaan tugasnya,
dan selama ini tidak ada hambatan
yang berarti dalam menjalankan
pekerjaan di Bagian Umum. Adapun
pengalaman kerja dari pegawai juga
cukup mendukung pelaksanaan tugas
di Bagian Umum, karena hampir
sebagian besar pengalaman bekerja
sebagai pejabat pemerintah kurang
lebih 10 tahun atau lebih, sehingga
sudah terbiasa untuk menangani
segala kesulitan dalam pelaksanaan
pekerjaannya.
Sedangkan dalam pelaksanaan
tugas di Bagian Umum, menempati
ruang kerja bersama di Sekretariat
Daerah dengan luas ruangan 12 m x
18 m, dengan fasilitas ruang berAC
sehingga sangat nyaman dalam
menjalankan pekerjaan. Untuk
fasilitas kerja di Bagian Umum
memiliki beberapa perlengkapan kerja
yang cukup memadai dalam
menunjang pelaksanaan pekerjaan,
seperti fasilitas komputer, almari
arsip, meja dan kursi kantor, peralatan
siskomdagri, dan lain sebagainya.
Dengan fasilitas kerja tersebut cukup
memadai, hanya saja perlu
ditingkatkan fasilitas untuk jaringan
internet agar akses informasi dari luar
dapat dengan mudah diakses, serta
dapat digunakan untuk mengakses
informasi keluarg, karena tugas di
Bagian Umum juga perlu untuk
mensosialisasikan informasi ke
publik. Disamping itu, untuk
mendukung pelaksanaan SOP di
Bagian Umum juga dibutuhkan, sikap
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 110
dan pandangan yang positip para
petugas sebagai pelaksana kebijakan.
Faktor disposisi atau sikap
implementor tersebut, merupakan
faktor yang sangat berpengaruh
terhadap implementasi kebijakan
publik, sebab sikap pelaksana akan
menentukan perilaku kerjanya. Faktor
disposisi dimaksud meliputi; respon
terhadap kebijakan, dan komitmen
mereka untuk melaksanakan
kebijakan.
Respon pelaksana terhadap
kebijakan SOP Bagian Umum cukup
baik, karena dengan kebijakan itu
menjadi pedoman bagi petugas untuk
melaksanakan tugasnya masing-
masing. Dengan adanya kebijakan
SOP di Bagian Umum, direspon
secara positip sebagian besar pegawai,
karena menjadikan kemudahan bagi
staf untuk menjalankan pekerjaan.
Adanya kejelasan dan kepastian,
sehingga tidak menimbulkan
keraguan staf menjalankan
pekerjaannya.
Respon yang positip terhadap
kebijakan SOP di Bagian Umum,
akan menghasilkan ketaatan dan
kesungguhan untuk menjalankan
dengan sebaiknya. Kepatuhan
pelaksana terhadap kebijakan SOP
Bagian Umum berlangsung dengan
baik, pelaksana dalam menjalankan
tugas pekerjaannya selalu
mendasarkan ketentuan-ketentuan
yang ada dalam kebijakan tersebut.
b) Faktor Penghambat.
Dalam pelaksanaan kebijakan
SOP di Bagian Umum, tentunya
masih belum efektif sepenuhnya
dalam mendukung ketertiban dalam
penyelenggaraan tugas di Bagian
Umum. Faktor yang menjadi
hambatan dalam menunjang
kelancaran tugas di Bagian Umum,
adalah terbatasnya sosialisasi ke
masyarakat, dan kepercayaan
masyarakat akan pengurusan
pelayanannya.
Efektifitas dalam menjalankan
prosedur kebijakan di Bagian Umum
perlu disosialisakan kepada
masyarakat, agar dalam
pengurusannya dapat mentaati SOP
sebagaimana mestinya. Hal ini masih
ada sebagian masyarakat di
Kabupaten yang dalam pengurusan
pelayanan tidak mengikuti mekanisme
formal yang ada, melainkan langsung
kepada Bupati. Kondisi ini
disebabkan sosialisasi kebijakan SOP
di bagian Umum, sangat terbatas
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 111
khususnya untuk kepentingan di luar
institusi. Keterbatasan sosialisasi ini
membuat masyarakat belum
memahami mekanisme yang
sebenarnya, ketika dalam pengurusan
kepentingan di Kabupaten Madiun,
maka dari itu diperlukan sosialisasi
secara eksternal ke masyarakat pada
umumnya. Sementara masyarakat
belum mengetahui mekanisme formal
yang diberlakukan di Bagian Umum,
akibatnya banyak masyarakat dalam
pengurusan dengan kepentingannya
bukan ditujukan kepada Bagian
Umum melainkan langsung
disampaikan ke Sekpri Bupati,
sehingga ketika ada hambatan sulit
untuk dilakukan pelacakannya.
Disamping terbatasnya
sosialisasi kebijakan SOP Bagian
Umum ke masyarakat, juga masih
sebagian besar masyarakat belum
sepenuhnya percaya terhadap
mekanisme formal yang ada. Banyak
masyarakat yang beranggapan
prosedur pelayanan di pemerintahan
masih berbelit-belit dan relatif lama
untuk penyelesaiannya.
E. Penutup
Kesimpulan.
Dari hasil penelitian dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut:
1. Standart Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan (SOP-
AP), di Bagian Umum Setda
Kabupaten Madiun.
Bagian Umum Setda Kabupaten
Madiun merupakan unsur
kelembagaan yang menundung
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
Sekretariat Daerah Kabupaten
Madiun. Dalam rangka menjalankan
tugasnya, Bagian Umum Kabupaten
Madiun menetapkan Standart
Operasional Prosedur (SOP), yang
terdiri dari: SOP Pengelolaan Surat
Menyurat, SOP Administrasi
Kepegawaian, SOP Sandi dan
telekomunikasi, SOP Tata Usaha
Barang Inventaris, dan SOP
Administrasi Pengelolaan dan
Pertanggungjawaban Keuangan.
1.1 SOP Pengelolaan Surat
Menyurat,
SOP Pengelolaan surat menyurat,
dimaksudkan untuk
melaksanakan dan pengelolaan
surat menyurat dari Bupati, Wakil
Bupati, Setda, dan Asisten Setda
yang meliputi pengkodean surat,
mengagendakan surat,
penggandaan disposisi surat,
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 112
pendistribusian surat yang masuk
ke Pemerintah Daerah maupun
yang turun dari Pimpinan
berdasarkan tata kearsipan yang
berlaku. Dalam pelaksanaannya
SOP pengelolaan surat menyurat
telah dilaksanakan dengan baik
oleh petugas/pegawai, yaitu
sesuai dengan prosedur yang
ditetapkan. Hanya saja proses
hambatan yang seringkali terjadi
adalah penanganan surat
menyurat yang membutuhkan
waktu yang relatif lama.
1.2 SOP Administrasi Kepegawaian.
SOP Administrasi Kepegawaian,
dimaksudkan untuk
melaksanakan kegiatan
penyusunan, pengelolaan dan
pemeliharaan data administrasi
kepegawaian di lingkup Bagian
Umum. Dalam pelaksanaannya
SOP Administrasi Kepegawaian
telah dilaksanakan dengan baik,
dan bahkan dapat melakukan
mengendalian pegawai yang
sudah waktunya untuk diajukan
kepangkatan/golongannya.
1.3 SOP Sandi dan telekomunikasi,
SOP Sandi dan telekomunikasi,
dimaksudkan untuk
melaksanakan kegiatan kirim
berita/kawat sandi yang meliputi
kegiatan pengagendaan
berita/kawat sandi dalam status
kirim, penyandian (enskripsi)
berdasarkan system sandi yang
berlaku, pengiriman berita/kawat
sandi meliputi kegiatan
penerimaan berita/kawat sandi
melalui media komunikasi yang
didukung peralatan sandi,
pengagedaan berita/kawat,
pengkupasan (deskripsi)
berita/kawat sandi, penggandaan
berita terang, distribusi sesuai
tembusan. Dengan adanya SOP
alur informasi dapat tersalurkan
sesuai dengan tujuannya,
sehingga dapat menunjang
kelancaran dalam
penyelenggaraan pemerintah
pada umumnya.
c. SOP Tata Usaha Barang
Inventaris,
SOP Tata Usaha Barang
Inventaris, dimaksudkan untuk
mencatat seluruh barang atau
asset yang ada kedalam Kartu
Inventaris Barang (KIB), Kartu
Inventaris Ruangan (KIR), Buku
Inventaris (BI) dan Buku Induk
Inventaris (BII) sesuai kodefikasi
dan penggolongan barang. SOP
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 113
Tata Usaha Barang Inventaris
tersebut telah berjalan dengan
baik, dan bahkan dapat
mengendalikan terjadinya
penyimpangan dalam pengadaan
barang inventaris kantor.
1.5 SOP Administrasi Pengelolaan
dan Pertanggungjawaban
Keuangan.
SOP Administrasi Pengelolaan
dan Pertanggungjawaban
Keuangan, dimaksudkan untuk
menyusun RKA, DPA bersama
Kasubag dan Kabag, membuat
SPP, SPM, UP, GU, TU serta
mengurus pencariannya,
menyimpan uang di brankas dan
menyalurkan sesuai pos
anggaran, dan menghimpun surat
pertanggungjawaban. SOP
Administrasi Pengelolaan dan
Pertanggungjawaban Keuangan
tersebut menjadi pedoman bagi
petugas/pegawai untuk mengelola
keuangan secara baik dan yang
dapat dipertanggungjawabkan.
2. Faktor-Faktor yang mendorong dan
menghambat implementasi SOP
Bagian Umum, Setda Kabupaten
Madiun.
Dalam implementasi kebijakan
publik tidak dapat terlepas dari
faktor-faktor yang mempengaruhi
keberhasilan dalam pelaksanaan
kebijakan. Terkait dengan
implementasi SOP bagian umum
Sekretariat Daerah Kabupaten
Madiun, terdapat beberapa faktor,
baik faktor pendorong maupun
penghambat.
2.1 Faktor Pendorong.
Sebagai faktor yang menjadi
pendorong dalam implementasi
SOP bagian umum Sekretariat
Daerah Kabupaten Madiun,
adalah faktor sumberdaya
organisasi meliputi: jumlah
pegawai, kemampuan, dan
pengalaman kerja. Sedangkan
sumberdaya non manusia adalah
sarana dan prasarana kerja yang
meliputi; gedung/ruang kerja, dan
fasilitas kerja untuk mendukung
pelaksanaan pekerjaan.
2.2 Faktor Penghambat.
Faktor penghambat dalam
pelaksanaan kebijakan SOP di
Bagian Umum, adalah
terbatasnya sosialisasi ke
masyarakat, dan kepercayaan
masyarakat akan pengurusan
pelayanannya. Keterbatasan
sosialisasi tersebut mendorong
masyarakat untuk melanggar SOP
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 114
di Bagian Umum, disebabkan
masyarakat masih belum
mempercayai SOP tersebut
menjamin kelancaran dalam
proses pengurusannya.
Saran-saran.
Dari hasil penelitian ditemukan
beberapa kelemahan atau kekurangan
terkait dengan implementasi SOP di
Bagian Umum Sekretariat Daerah,
Kabupaten Madiun, maka penelitian
menyampaikan saran-saran sebagai
berikut:
1. SOP Pengelolaan surat menyurat
masih dirasakan belum menjamin
kelancaran dalam pelaksanaan tugas
dan fungsinya. Maka dari itu, perlu
dilakukan pengkajian lagi untuk
menghasilkan kelancaran dalam
proses pengelolaannya.
2. Sosialisasi SOP perlu ditingkatkan
agar masyarakat dapat mengetahi
prosedur yang seharusnya dilakukan
dalam pengurusannya, jika terjadi
kelambatan dalam penyelesaiannya
dapat diketahui letak kelambatannya
itu. Sosialisasi itu dapat dilakukan
melalui media sosial atau jaringan
internet.
DAFTAR PUSTAKA
Atmoko, Tjipto, 2005, Standart
Operasional Prosedur (SOP) dan
Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintahan, Unpad: Bandung,
http://resources.Unpad.ad.id.
Djamaludin Antjok, 1999,
“Penyelenggaraan Good
Governance di Indonesia”.
Makalah. Disampaikan pada
Diskusi Panel Penyelenggaraan
Good Governance di Indonesia
yang diselenggarakan oleh
Lembaga Administrasi Negara,
Jakarta.
Ekotoma, Suryono, 2009, Cara
Gampang Menyusun SOP, Media
Presindo, Yogyakarta
Hanindita, 2002, Analisis Kebijakan
Publik, Yogyakarta: Gadjah Mada
University Press,
Jaka Purnama, 2012, Implementasi
Standar Operasional Prosedur
(SOP) Dalam Organisasi
Pelayanan Publik,
badandiklat.jatengprov.go.id/index
.php?p= wi&m = dt&id=56
Kridawati, Sadhana, 2011, Realitas
Kebijakan Publik, Malang:
Universitas Negeri Malang
(University Press).
Moleong, Lexy, Y, 1994, Metode
Penelitian Kualitatif, Bandung:
Pustaka Remaja Rosdakarya.
Sugiyono, 2000, Metode Penelitian
Administrasi, Bandung: Pustaka
Albert
Solichin, 2002, Analisis Kebijaksanaan:
dari formulasi ke Implementasi
JURNAL SOSIAL, VOL. 16 NOMOR 1 MARET 2015 | IMPLEMENTASI ……. 115
Kebijaksanaan Negara, Penerbit
Sinar Grafika, Jakarta.
Thoha, Miftah (1993 Perilaku
Organisasi Konsep Dasar dan
Aplikasinya. Jakarta: RajaGrafindo
Persada.
Keputusan MENPAN, Nomor:
63/Kep/M.PAN/7/2003, tentang
Kinerja Pelayanan Publik.
Keputusan Kepala Bagian Umum, Setda
Kabupaten Madiun, Nomor.
188.45/101/402.033/2013 tentang
Standar Operasional Bagian
Umum Setda Kabupaten Madiun.