Download - Implementatie WMS bij Tilburg University
![Page 1: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/1.jpg)
Implementatie WMS bij de Universiteit van Tilburg
Jola G.B. Prinsen, project manager Library & IT Services
WMS Informatiebijeenkomst, 24 mei 2013
![Page 2: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/2.jpg)
2
• Implementatieproject
o Analyse
o WCL implementatie
o WMS implementatie
• Leerpunten
Agenda
![Page 3: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/3.jpg)
3
Implementatieproject
OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
![Page 4: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/4.jpg)
Projectdoelen
Functional requirements
Implementation WMS
Implementation WCL
4
![Page 5: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/5.jpg)
5
Projectorganisatie
Project board
Project manager TiU
Project team TiU
Project manager
OCLC
Project team OCLC
![Page 6: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/6.jpg)
6
• Hoofd acquisitie en catalogiseren
• Hoofd uitleen
• Toekomstig functioneel beheerders
• Technisch projectmanager
• Hoofd communicatie
• Applicatiebeheerder LBS3
• Applicatiebeheerder lokale databases
Samenstelling TiU projectteam
![Page 7: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/7.jpg)
Projectplanning
6/2011-9/2011
Start project
7/2011
Project organization
9/2011
PID
9/2011-3/2012
9/2011-9/2012
Analysis phase
3/2012-8/2012
Implementation WCL
9/2012-3/2013
WCL aftercare
7
9/2012-2/2013
Implementation WMS
2/2013-3/2013
WMS aftercare
![Page 8: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/8.jpg)
8
Analyse
OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
![Page 9: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/9.jpg)
Testen workflow
Workflow analysis
Test environment
Workflow testing
Gap analysisImpact analysis
Go / no go decision
9
![Page 10: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/10.jpg)
152 WMS/WCL gaps by priority
BlockingVery neededNeededWishNot priori-tized
Gap analyse (status maart 2012)
152 WMS/WCL gaps by solution
Solved!WorkaroundRelease planningUnknown
10
![Page 11: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/11.jpg)
• Eindgebruikersservice
o Go live alleen mogelijk aan begin collegejaar
• Voorwaarde: availability info (uit LBS3) moet beschikbaar komen in WCL
Start implementatiefase
WCL Go!
Click icon to add picture
11
![Page 12: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/12.jpg)
• Business case (nog) niet valide
o Hosten LBS3 UvT
o Bezoek aan OCLC Dublin, OH
o Nieuwe releases afwachten
• Vertrouwen in OCLC
• Back-office systeem
o Go live mogelijk op ieder moment
Blijven in analysefase
WMS No go
Click icon to add picture
12
![Page 13: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/13.jpg)
13
WCL implementatie
OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
![Page 14: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/14.jpg)
Uitdagingen WCL implementatie
• WP3 – Laden van metadata lokale databases
o Juiste methode en route vinden
o Niet 100% gelukt (repository, Brabant-databanken)
o Wel gelukt: TiU’s Online Contents, Scripties, full-text documenten in repository
• WP4 – Activeren e-collecties
o Geen tools om TiU link database met WCKBase te vergelijken
o Collecties PubGet/WCKBase niet altijd gelijk aan UvT licenties
o E-books moeten ook geactiveerd worden
14
![Page 15: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/15.jpg)
15
Go live
• soft launch voor bibliotheekmedewerkers
• live voor de wereld
JUNE 2012
AUGUST 2012
![Page 16: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/16.jpg)
16
WMS implementatie
OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
![Page 17: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/17.jpg)
Requirementsanalyse
152 requirements (November 2012)
Met after Feb 2013 release
Workaround
Release planning
Unknown
17
152 requirements (March 2012)
MetWorkaroundRelease planningUnknown
![Page 18: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/18.jpg)
18
Beslissing eind november 2012
LIVE NA
FEBRUARI-RELEASE
![Page 19: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/19.jpg)
19
Uitdagingen WMS Implementatie (1)
• WP2 – Acquisitie
o Serials management – workarounds en zorg voor personeel
o Workflow aanpassen
o Personeel trainen
• WP3 – Uitleen
o Interface met (retour)lendomaten
o Depotaanvragen (WCL en workflow)
o Workflow aanpassen
o Personeel trainen
![Page 20: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/20.jpg)
20
Uitdagingen WMS Implementatie (2)
• WP4 – Interface UvT identity management system – WMS
o Lenerdata niet (!) in de cloud
o Beheer van gastlenerdata
o Dagelijkse update en wekelijkse reload
o Onmogelijkheid om lenerdata en uitleentransacties te deleten (juridische implicaties)
![Page 21: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/21.jpg)
21
Uitdagingen WMS Implementatie (3)
• WP5 – Interface UvT SAP FiCo systeem – WMS
o WMS: bestel- en ontvangstsysteem
o SAP FiCo: alle financiële transacties
o Opschonen van leveranciersdata, budgetcodes verbeteren
VERTRAAGD
![Page 22: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/22.jpg)
22
WP 10 – Data load (1)
• Overeenstemming over (iteratieve!) proces
o Specificatie
o Test loads
o Acceptatie load
o Productie load
• Besteed veel tijd aan specs!
• Werk nauw samen
• Plan handmatige correcties na de migratie
• Plan meer tijd dan je nodig denkt te hebben
![Page 23: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/23.jpg)
23
WP 10 – Data load (2)
• Local Holding Records (exemplaarblokken)
o Lange doorlooptijd (90 dagen)
o Moeilijk om te testen (als WCL ‘kletst’ met LBS)
o Beperkte testsets beïnvloeden ‘testbaarheid’ van andere conversies
• Leveranciers, orders, leners, circulatietransacties
o Uitleenreglement mag niet conflicteren met circulatietransacties
o Schoon je data op vóór de migratie
o Test uitzonderingen
![Page 24: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/24.jpg)
24
Leerpunten
OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
![Page 25: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/25.jpg)
25
![Page 26: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/26.jpg)
26
• Plan een kick-off bijeenkomst voor alle bibliotheekpersoneel
• Workflow analyseren is nuttig. Verbeter waar mogelijk
• Het is moeilijk het gevolg van gaps te kwantificeren
• E-collections activeren kost veel tijd
• Soms heb je deadlines nodig om mensen in beweging te krijgen
Leerpunten (1)
![Page 27: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/27.jpg)
27
• Bespreek uitgebreid met OCLC wat je verwacht van technische en acceptatietesten
• Verrijk lokale metadata vooraf met PPN/OCN, IBSN/ISSN
• Plan tijd om workarounds te ontwikkelen
• Combineer de migratie naar WCL en WMS
• Interfaces ontwikkelen kost veel tijd en vereist specialisten bij bibliotheek én OCLC
Leerpunten (2)
![Page 28: Implementatie WMS bij Tilburg University](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062514/559034061a28abf92c8b4618/html5/thumbnails/28.jpg)
28
Jola Prinsen
Project manager
Tilburg University
Library & IT Services
Vragen?