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IMPLEMENTIERUNG EINES DATENSCHUTZ-MANAGEMENT-SYSTEMSNACH DSGVO
Dr. Wolfgang Tankcatworkx GmbH - 2018
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• Motivation und Zielsetzung• Konzept und Implementierung von Verfahrensverzeichnissen• Ausblick-Auskunfts- und Meldesystem-Anonymisierung von Benutzern-Special Midsummer Day Offer
• Take Aways
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AGENDA
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WAS TUN? / WARUM SOLLTE ICH WAS TUN?
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Erhöhung der Haftungshöchstgrenze von max. 300.000 Euro laut BDSG auf bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Umsatzes
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HAFTUNGSRISIKIO
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Mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird nach Art. 5 Abs. 2 der Begriff der Rechenschaftspflicht eingeführt, nach dem Verantwortliche die Einhaltung des Datenschutz nachweisen müssen.
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RECHENSCHAFTSPFLICHT
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Verfahrensverzeichnis- Bestandsaufnahme über die laufenden Verarbeitungen von personenbezogenen Daten
- z.B. Bewerbungsverfahren, Newsletterversand, Lohnabrechnung
Auskunftssystem- Bearbeitung von Anfragen von Betroffenen
- Anfragen: Auskunft, Löschung, Einschränkung, Berichtigung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch
Meldesystem- Meldung möglicher Datenpannen / Datenschutzverletzungen
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DATENSCHUTZ-MANAGEMENT-SYSTEM (DSMS)
Pseudo anonymisi
erungAno
nymisierung
Rechte
Fristen
Ernennung DSB
Mitarbeiter vereinbarung
Auskunftssystem IT-
Sicherheits
richtlin ien
Datenschutz-erklörung
Melde-system
Verfahrens-verzeichnis
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• keine Insellösung / keine neue ApplikationØ Individualentwicklung• Umsetzung in der bestehenden JIRA und Confluence
Umgebung nach catworkx Philosophie
“ Jira First “
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ZIELSETZUNG FÜR DIE IMPLEMENTIERUNG BEI CATWORKX
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Adaption von Lösungsbausteinen: Qualitäts-Management, Change- und Release-Management
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LÖSUNGSFINDUNG
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• Pflege relevanter Informationsbestandteile der Verfahren und TOM sowie der Datenschutzfolgenabschätzung in Jira mit begleitender Dokumentation in Confluence
• Lifecycle für die Revision der dokumentierten Verfahren und TOM (Erstellen, Prüfen, Freigabe, Review und Redesign)
• Automatisierte Generierung der Dokumentation und Export aus Confluence• Dynamische Einordnung in ein Verfahrensverzeichnis• Versionierung der Dokumentationen nach Review (Änderungshistorie wird in
Confluence nachvollziehbar)
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DSMS ALS CUSTOMIZING-ANSATZ
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• Dokumentation der Verfahren• Lebender Prozess (Lifecycle) • Aktualisierung und Überprüfung der
Verfahren
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DSMS ARCHITEKTUR (VERZEICHNISSE)
• Erstellung der Dokumentation• Einordnung in ein
Verfahrensverzeichnis• Export
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Approval-Cycle• 4 Augen Prinzip• Überprüfung der Verfahren/TOM auf DSGVO Konformität • Genehmigung durch einen DSB oder Experten
Lifecycle• Aktualisierung und Überprüfung der Verfahren/TOM• Release-Management (Versionierung)
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VERFAHREN UND TOM WORKFLOW
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VOM WORD-FORMULAR ZUR VORGANGSMASKE
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VERFAHRENSPUBLIKATION NACH CONFLUENCE
Issue Publisher for Jira
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DSMS-DOKUMENTENSTRUKTUR IN CONFLUENCE
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DYNAMISCHE VERFAHRENSVERZEICHNISSE
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JÄHRLICHE ÄNDERUNGSNACHWEISE ODER NACH AUDITS
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DASHBOARD FÜR DIE OPERATIVE STEUERUNG
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DSMS ARCHITEKTUR (ERWEITERT)
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AUSKUNFTSSYSTEM ÜBER JIRA SERVICE DESK
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MELDEPROZESS MIT 72H ESKALATIONS-AUTOMATION
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JIRA BENUTZER ANONYMISIEREN
Jira mit Max Mustermann
Jira ohne Max Mustermann
CSV Steuerdatei für die Ersetzung vorbereiten
2 SQL Dateien mit Unix Tools daraus erzeugen
Jira Herunterfahren
SQL Dateien ausführen
Jira Starten
Jira vollständig reindizieren
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• Erweiterung des Auskunfts- und Meldesystems • Verbessertes Reporting (KPIs)• Implementierung von Audits• Aus der Inhouse-Anwendung für den Eigenbedarf wird ein
Produkt
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AUSBLICK
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DSGVO2GO SYSTEMKOMPONENTEN
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Angebotsbundle:
1. Lizenzen für Atlassian Software plus Apps (ohne Optionen)2. Jira Konfigurationstemplate (als Backup-Zip-File) und Confluence Space-Template
3. 2 PT Atlassian Consulting (Senior Expert Level)
25
SPECIAL MIDSUMMER DAY OFFER
für 25 User: 7.500€*
*) DSGVO2GO auch ohne Lizenzen für bestehende Jira / Confluence-Umgebungen in Verbindung mit erhöhtem Roll-Out-Aufwand nach Absprache lieferbar.
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• Der catworkx Ansatz für ein Datenschutz-Management-System ist ein Jira-zentrierter Dokumentationsansatz mit Dokumentenspeicher in Confluence
• Für das Auskunfts- und Meldesystem eignet sich am besten ein Jira Service Desk
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TAKE AWAYS I
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• Unser Issue Publisher for JIRA ist der Kitt, um die Dokumentation automatisch zu erzeugen
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TAKE AWAYS II
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Struktur ist noch kein Content.
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TAKE AWAYS III
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Die catworkx Implementierung wurde von unserem Datenschutzbeauftragten “abgenommen’ und wird als Blaupause auch anderen Unternehmen zur Verfügung gestellt
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TAKE AWAYS IV
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Anonymisierung von Usern ist bedingt durch individuelleDatenstrukturen und App-Abhängigkeiten ein Customizing Thema, wozu catworkx eine Basislösung in der Schublade hat.
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TAKE AWAY V
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catworkx GruppeDeutschland | Schellerdamm 16 | 21079 Hamburg | Tel. +49 40 89 06 46-0 | Fax +49 40 89 06 46-66 | [email protected] | www.catworkx.comÖsterreich | Gußhausstr. 23/1/18 | 1040 Wien | Tel. +43 1 23 69 317-22 | Fax +43 1 23 69 317-9 | [email protected] | www.catworkx.atSchweiz | Bahnhofplatz 17 | 8400 Winterthur | Tel. +41 52 560 22-20 | Fax +41 52 560 21-00 | [email protected] | www.catworkx.ch
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und weiterhin gute Gespräche.