GRUPO SUPERVISÃO EDUCACIONAL - GSE ÁREA GESTÃO DE VIDA ESCOLAR - GEVE
GRUPO SUPERVISÃO EDUCACIONAL - GSE ÁREA GESTÃO DE VIDA ESCOLAR – GEVE / CADA
TUTORIAL
DO SPDOC
Secretaria Acadêmica
Incorporação
de Documentos
➢ É o procedimento que consiste em unir, em caráter definitivo, documentos de um mesmo órgão /
entidade que tratam do mesmo assunto e possuem as mesma partes interessadas.
➢ Somente documentos protocolados no SPdoc permitem Incorporação.
➢ A incorporação poderá ocorrer :
▪ Entre documentos compostos;
▪ De documento avulso protocolado a documento composto.
➢ Os documentos só poderão ser inseridos pelas unidades que estiverem de posse do documento;
➢ Com a incorporação, prevalecerá o número do documento principal. Para efeito de recuperação da
informação, o número do documento incorporado deverá ser registrado no Termo de Incorporação.
➢ Esta Supervisão orienta a Etec acessar o Manual de Operação página 106 disponível na Plataforma do
SPdoc, menu “Ajuda” para maiores informações.
As informações descrita acima foram retirada do Manual de normas e procedimentos de protocolo para a
administração Pública do Estado de São Paulo.
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➢ Informamos que a partir do momento que o documento foi incorporado, não
poderá mais ser retirado.
➢ Solicitamos atenção antes de realizar essa tarefa, para que não ocorra
incorporação de documentos incorretos.
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Acesse a plataforma SPdoc por meio do link: http://10.200.10.19/spdoc/Publico/Login.aspx
com login (CPF) e senha de Diretor Acadêmico / Colaborador com o Perfil de ( Cadastro).
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Selecione a opção
Pré - Cadastro
Selecione a opção
Gerar Protocolo
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Selecione a opção
Gerar Protocolo
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IMPORTANTE!
Após Gerar o “Protocolo” o
SPdoc emite essa Folha
“ Protocolo de Recebimento
de Documentos”, informamos
que não será necessário
salvar ou imprimir esta folha.
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Para cadastrar a Portaria do Diretor, preencha os campos, conforme abaixo:
Após o
preenchimento
Clique na
opção “Salvar”
Documento: Interno
Data do Documento: Informe a
data da abertura da Portaria do
Diretor.
Série Documental: Selecione a
opção “Nome da Série”
descreva “ Decreto, Estatuto,
Código, Regulamento,
Regimento, Instrução
Normativa, Norma, Resolução,
Deliberação, Portaria”
001.01.01.001
Assunto: Doc. , Módulo, Curso,
Semestre ou Ano
Interessado (Nome/Razão
Social): A Etec (descreva o
nome da Etec).
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Para cadastrar a Portaria do Diretor, preencha os campos, conforme abaixo:
Após o
preenchimento
Clique na
opção
“Concluir”
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Clique na
opção “OK”
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Clique na
opção “OK”
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IMPORTANTE!
Após clicar no “Ok” o SPdoc
emite a Folha Líder,
informamos que não será
necessário salvar ou imprimir
esta folha.
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PRONTO!
Cadastro efetuado.
Caso deseje corrigir
alguma informação,
basta clicar na opção
“Alterar Cadastro”
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Selecione a
opção
Documento
Em seguida
selecione a
opção
Incorporação -
“Incorporar”
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Informe o número de protocolo do documento principal, ou seja aquele que deverá receber a incorporação dos outros documento.
Clique na
opção
“Pesquisar
”
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Clique na
opção
“Adicionar”Informe o número de protocolo do documento que será incorporado ao documento principal.
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Clique na
opção
“Incorporar”
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Nome: Informe o nome completo
do Responsável da Área
Cargo: Informe o nome completo
do Cargo do Responsável da
Área.
Após o
preenchimento
Clique na opção
“OK”
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Clique na
opção “OK”
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IMPORTANTE!
Após clicar no “Ok” o SPdoc
emite o Termo de
Incorporação, informamos
que será necessário salvar ou
imprimir esta folha, e anexar
ao Documento Físico
Principal.
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Pronto!
Incorporação Realizada