Download - Informe pre evento buscando mi interior
Informe Pre - Evento – organizar eventos de manera responsable,
teniendo en cuenta la conformación de comités, La coordinación de las
responsabilidades de los diferentes comités, de acuerdo con el tipo
De evento y las políticas institucionales.
Buscando Mi Interior
Diana Marcela Ariza
Laura Mariana Rincón
Michael Álzate
Rigoberto Pesillo Jurado
Santiago Peña
Mercy Liliana Palacios
Yezid Ramos Lara
NELSON ENRIQUE VERA
Servicio Nacional de Aprendizaje – Sena
Regional Cundinamarca
Centro de desarrollo Agroempresarial Chía
Tecnología en Gestión Empresarial
Organizar Eventos Que Promuevan Las Relaciones Empresariales, Teniendo En Cuenta
El Objeto Social De La Empresa.
Chía
INTRODUCCION
Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en
cuenta el objeto social de la empresa.
JUSTIFICACIÓN
Este trabajo es elaborado con el fin de obtener un excelente desarrollo en la
realización del evento, por medio de la organización de las actividades de
forma adecuada que permitan mostrar los tiempos y la forma en que se va a
realizar cada una de ellas.
TABLA DE CONTENIDO
1. Análisis Del Evento ................................................................................................... 5
2. Comités ......................................................................................................................... 6
3. Coordinador General ................................................................................................. 4
4. Comité Organizador ................................................................................................. 8
5. Comité De Logística ............................................................................................... 10
6. Comité De Promoción ............................................................................................ 13
7. Comité De Alimentos Y Bebidas ........................................................................ 16
8. Conclusiones ............................................................................................................... 20
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1. ANALISIS DE EVENTO
Después de un estudio detallado se toma una herramienta importante
conocida como “Lluvia De Ideas” donde cada uno de sus integrantes aporta
una idea, al evento a desarrollar, entre ellos se destacan:
1. Travesía Al parque temático “Parque Jaimeduque”
2. Visita a la mina de sal del municipio de Zipaquirá
3. Retiro espiritual
4. Cena formal
Después de un una ardua selección la idea más llamativa fue el retiro
espiritual, se pudo concluir que esta actividad no solo será aplicada en la parte
personal, sino que también en la parte laboral.
El evento fue denominado “Buscado mi interior”
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2. COMITÉS
Para el desarrollo de una actividad de éxito se acordaron y se estipularon una
serie de comités a cada persona del grupo, estas fueron estipuladas así:
1. Coordinador General (Michael Álzate Rodríguez)
2. Comité Organizador (Mercy Palacios)
3. Comité de Logística (Laura Rincón Y Rigoberto Pesillo)
4. Comité de Promoción (Yezid Ramos)
5. Comité de Alimentos y bebidas (Santiago Peña y Diana)
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3. COORDINADOR GENERAL
Es el encargado del desarrollo y correcto funcionamiento del evento.
Funciones
Implementar el organigrama de funciones
Establecer el cronograma de actividades
Dirigir los demás comités para un mejor desarrollo del evento
Establecer objetivos y metas para cumplir con los temas tratados
Planificar, diseñar, el desarrollo general
Supervisar el desarrollo de la metodología a tratar para un correcto
funcionamiento
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4. COMITÉ ORGANIZADOR
Son los encargados y responsables del desarrollo del evento y su cumplimiento
de los objetivos pactados. Que se realizó:
Seleccionar al grupo de aprendices que estará presente en el
desarrollo del evento.
Identificar le lugar que permita su desarrollo y que cumpla con
las condiciones que se necesitan para que la actividad pueda
ejecutarse en los mejores ambientes posibles.
Diseñar un organigrama de funciones que permita una ejecución
perfecta y evitar futuros inconvenientes además de estandarizar
los procesos que se desarrollan para la competencia.
Establecer los ponentes que serán los encargados de las
actividades, charlas durante la ejecución del evento.
Realizar una celebración para los invitados especiales, en donde se
les realizara un pequeño homenaje que permita un tiempo de
integración familiar para los aprendices.
Establecer una fecha para el desarrollo del evento.
Elaborar un cronograma de actividades que permita un mejor
desempeño del evento además de establecer una orden y manejar
niveles de jerarquía.
Adquirir los elementos técnicos, humanos que se requieren para la
realización del evento entre ellos se destaca (Computadores,
sonido, video beam, recursos humanos).
Realizar encuestas pre – post evento para medir los niveles de
satisfacción de las personas, obtener mayor información que nos
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permita conocer, los gustos, los deseos de cada persona a fin que
se le pueda brindar un evento que cumpla con las expectativas de
los aprendices
Promocionar el evento haciendo uso de las TIC para una mayor
cobertura y ampliación de la información.
CRONOGRAMA
BIENVENIDA
1:00 pm.
HOMENAJE A LOS
CUMPLEAÑEROS
1:30 pm.
EVALUACION Y
CLAUSURA DEL
EVENTO
5:30 PM
RECESO
3:30 pm
BUSCANDO MI
INTERIOR
2:00 A 5:30 pm
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5. COMITÉ DE LOGÍSTICA
Esta comisión estará al pendiente de las siguientes tareas que aplican para
el evento.
Diseño y elaboración de impresos: dentro de los subcomités del
comité organizador se encuentra el Organizador de promoción
de eventos este también es el encargado del diseño y elaboración
de impresos y divulgación del evento.
Seleccionar y capacitar al personal que servirá de apoyo para el
desarrollo del evento.
Psicopedagogo: Néstor Raúl Polo: será el encargado de ejecutar las
actividades de auto encuentro y reflexión.
Este por ser profesional en lo que hace no necesita como tal de
capacitación, pero sin embargo se le dieron unas recomendaciones de
lo que debería tener su rutina.
(Todos los organizadores): repartición de refrigerios higiénicamente
empacados a los agentes de evento, esta acción se hará entre todos para
agilizar la entrega y no hacer esperar a las personas.
Celebración de cumpleaños: (Laura Rincón y Rigoberto Pesillo): Para esta
actividad se entregaran a cada homenajeado un DVD con un video de
recuerdo, y un detalle artesanal.
Se hará de forma organizada y con un enfoque de homenaje.
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1. Adquisición o contratación de materiales, equipos o servicios.
Para el desarrollo de este evento se alquiló un lugar acorde a nuestras
necesidades, el lugar incluye zonas verdes, una cancha de asfalto, un salón
adecuado para exposiciones y charlas.
Los materiales que necesitamos para el desarrollo del evento se
encuentran incluidos en la contratación del sitio, ejemplo. Sillas, mesas y un
tablero para proyección de videos. Un tablero en el salón, una madeja de lana
grande, tres marcadores de diferente color para tablero, tres palos de escoba
con punta, 20 metros de hilo caucho, una madeja de cabuya.
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Nuestro protocolo del servicio será el siguiente
Llegar mínimo una hora antes al sitio para supervisar la entrega de las
instalaciones y el estado de las cosas que contengan.
Poner suma atención a la llegada de los agentes del evento al sitio y
estar pendientes a las a fueras del mismo como punto guía para que
puedan llegar.
Llamar a lista y confirmar exactamente el número de personas que
asistieron al sitio, esto con el fin de tener un mejor control en cuanto a
refrigerios.
Estar atentos con la puntualidad de las actividades y gestionar para que
estas se cumplan.
Estar pendientes en el momento de la entrega de refrigerios para que
nadie se quede sin él.
Recolección de residuos después del refrigerio para tener aseado
el sitio en todo momento.
Supervisar las instalaciones de baños, con el fin de que funcionen bien y
cuente con sus debidos útiles de higiene.
Al finalizar el evento cooperar entre todos los organizadores para
entregar aseado el sitio.
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6. COMITÉ DE PROMOCIÓN
Sus funciones son:
Diseño y elaboración del logotipo.
Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería
especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.
Promoción interna y externa.
Diseño y compra de todo el material promocional.
Elaboración de las pancartas.
Planificación y coordinación del protocolo.
Coordinación de información y entrevistas con los medios de
comunicación.
Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los
conferenciantes e invitados especiales.
Coordinar los actos de inauguración y clausura.
Elaborar los instructivos.
Creación logo y nombre del evento
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Se establecieron y se enviaron las invitaciones a los eventos a los correos
electrónicos de los invitados y homenajeados, se utilizó el medio masivo de
comunicación como lo fue el internet, en el grupo de “Gestores Empresariales
SENA”
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7. COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Se compró comida para la elaboración de los sándwiches: este recibo fue dado
en el supermercado “D1”, “mercafruver don chepe” y “gran fruver” de chía
Se compraron también insumos para la terminación de los sándwiches
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El pan tubo un procedimiento muy
importante ya que fue comprado
en cualquier panadería, por eso
pasó por el proceso de orneado
especial para ello
Fueron comprados gorros para los
compañeros
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8. CONCLUSIONES
Es importante este tipo de proyecto religioso porque los beneficiados del
mismo podrán recordar principios y valores quizás ya olvidados, los cuales le
llevaran muy lejos en la vida, resaltando el lado positivo como personas
racionales, que habitamos y ocupamos un espacio en este mundo.
Gracias a este proyecto todos adquiriremos conciencia de lo que hacemos,
veremos la vida con otro criterio y quizás seremos más tolerantes con nuestro
entorno.
Es importantísimo hacer un alto en el camino y ver hacia atrás y mirar que
está mal, sacar conclusiones de un porque y para que suceden las cosas y
mirar hacia adelante con espíritu de emprendedor y conquistador siempre
irradiando el lado amable y cálido para con las personas sin pasar por encima
de ellas y pensando en su bienestar primero que en el de nosotros mismos.